Universidade Nove de Julho

BPM Business Process Management Gerenciamento de Processo de Negcio

Daniel Malavazi de Oliveira RA 910118007

Introduo
Gerenciamento de Processos de Negcio (Business Process Management B.P.M.) recebeu considervel ateno recentemente pelas comunidades de administrao e cincias da computao. Membros dessas comunidades so geralmente caracterizados pelos diferentes modos de ensino e interesses. Pessoas de administrao de negcios esto interessadas em aperfeioar as operaes da empresa, aumentar a satisfao do cliente, reduzir custos na realizao de negcios, e estabelecer novos produtos e servios a um custo baixo, so os aspectos mais importantes do ponto de vista administrativo. H duas comunidades da cincia da computao que esto interessadas em processos de negcio. Pesquisadores com experincia em mtodos formais investigam a propriedade estrutural de processos, desde a poca em que essas propriedades eram mostradas usando abstraes do mundo real. Usando essas abstraes, podem ser feitas interessantes observao das propriedades estruturais desses processos, na qual so muito teis para a deteco das deficincias estruturais no mundo real. A comunidade de software est interessada em prover sistemas de softwares robustos e escalveis. Desde que os processos de negcios foram realizados dentro do terreno da tecnologia, a integrao dos sistemas de informao existentes formam uma base muito importante para a sua realizao tcnica. A inteno deste trabalho prover um melhor entendimento dos conceitos e tecnologias do gerenciamento de processos de negcio e diminuir o espao entre esses diferentes pontos de vista, afinal de contas TI e negcio devem ou deveriam atuar em conjunto para gerar valor ao negcio.

Motivao e Definio
Gerenciamento de Processos de Negcio baseado na observao de cada produto que uma empresa fornece para o mercado, o resultado de um nmero de atividades desenvolvidas pela organizao. Processos de negcio so as principais chaves para organizar essas atividades e para aperfeioar o entendimento entre suas relaes. Tecnologia da Informao e Sistemas de Informao em particular tem um importante papel no Gerenciamento de Processos de Negcio, porque cada vez mais as atividades desempenhadas pelas empresas, so suportadas por um sistema de informao. Atividades de processos do negcio podem ser desempenhadas por um funcionrio manualmente ou por ajuda de um sistema de informao. Existem tambm atividades que podem ser feitas automaticamente sem a interferncia de um humano. Empresas s podem atingir suas metas de uma forma eficiente e efetiva se os funcionrios e outros recursos trabalharem juntos. Processos de negcio so importantes conceitos para facilitar essa efetiva colaborao. Existe hoje uma lacuna entre os aspectos organizacional do negcio e a tecnologia da informao em muitas empresas. Estreitar essa lacuna importante, porque o mercado hoje muito dinmico, as empresas so constantemente foradas a fornecer produtos melhores e cada vez mais especficos para seus clientes. Os produtos que so o sucesso de hoje pode no ser amanh. Se outra organizao fornecer um produto mais barato, mais bonito e mais conveniente, a cota de mercado desse primeiro produto ir diminuir. Enquanto os processos de negcio em um nvel organizacional so essenciais para um bom entendimento de como as empresas operam, tambm desempenham um papel importante no projeto e realizao de sistemas de informao flexveis. Gerenciamento de processos de negcio influenciado pelos conceitos e tecnologias de diferentes reas da administrao de negcio e cincias da computao. Baseado nos primeiros trabalhos de organizao e gerenciamento, BPM se originou em meados do inicio dos anos 90, onde uma nova forma de organizao foi proposta com base em processos de

negcio por Michael Hammer e James Champy. Eles definiram o processo de negcio como uma coleo de atividades que aproveitam uma ou mais tipos de entradas que criam sadas de valor para o cliente.

1.1Definio 1 O processo de negcio consiste de um conjunto de atividades que so realizadas dentro de um ambiente organizacional de forma tcnica e coordenadas. Essas atividades conjuntas atingem a meta do negcio. Cada processo de negcio promulgado por uma organizao, mas as vezes interagem com processos de negcio realizados por outras empresas. 1.2Definio 2 BPM incluem conceitos, mtodos e tcnicas que suportam o projeto, administrao, configurao, promulgao e anlise dos processos de negcio. A base de BPM a explcita representao de processos de negcio com as suas atividades e a restrio de execuo entre eles. Tradicionalmente, processos de negcio so criados manualmente e guiados pelo conhecimento dos executivos das empresas e assistido pelos regulamentos e procedimentos que nela se encontram. Organizaes podem atingir benefcios adicionais se eles usarem sistemas de software para coordenar as atividades envolvidas nos processos de negcio. 1.3Definio 3 O sistema de BPM um sistema de informao genrico que so guiados por representaes de processos explcitos para promulgao de processos de negcio. As definies introduzidas at agora so ilustradas por um simples processo de negcio. Devido a sua clareza e menor complexidade, um simples processo de requisio a seguir ser bem exemplificado. Essa representao textual lista as atividades do processo de negcio, mas no detalha a forma com as atividades so realizadas. O processo de requisio de uma empresa revendedora e mostrado na fig. 1. Ele consiste de um conjunto de atividades realizadas de forma coordenada. A coordenao entre as

atividades e alcanada por uma representao explcita do processo usando restries de execuo. O processo comea com uma empresa recebendo um pedido, seguido por atividades em duas filiais simultneas. Em uma filial, a fatura e enviada e o pagamento e recebido; na outra filial o produto e enviado. Quando as duas filiais completam suas atividades, a requisio finalizada e o processo de negcio terminado.

Enquanto h vrios grficos para modelagem de processos de negcios, a essncia bem simples.

Fig. 1 Processo de Requisio de revendedor simplificado Este simples processo de requisio mostrado acima pode ser usado como um esquema para a empresa de revenda organizar seu trabalho. Essas observaes aumentam a importncia do conceito de BPM. O esquema mostrado na figura acima um modelo de processo de negcio. Cada requisio que processada de acordo com esse modelo, um processo de negcio. Portanto, existem diversas relaes entre modelos de processos de negcio e exemplos de processos de negcios.

Ciclo de vida do processo de negcio

A meta dessa seo fornecer um entendimento geral dos conceitos e tecnologias que so relevantes ao BPM, usando o ciclo de vida do processo de negcio. O ciclo de vida do processo de negcio que mostrado na fig. 2 consiste em fases que esto relacionadas entre si. Elas esto relacionadas em uma estrutura cclica, mostrando suas dependncias lgicas. Essas dependncias no implicam em uma ordem temporal rigorosa na qual as fases so executadas. Muitas atividades de modelagem e desenvolvimento so conduzidas durante cada uma dessas fases e abordagens incrementais e evolutivas envolvendo atividades simultneas em mltiplas fases no so incomuns tambm.

Fig. 2 Ciclo de Vida do Processo de Negcio

Projeto (Desenho) e Anlise O ciclo de vida do processo de negcio iniciado na fase de projeto(desenho) e anlise, em que pesquisas dos processos de negcio e seu ambiente organizacional e tcnico so conduzidos. Baseados nessas pesquisas, processos de negcios so identificados, revisados, validados e representados por modelos de processos de negcio. Explicitar modelos de processos de negcio em grficos facilita a comunicao dos processos, ento diferentes partes interessadas podem se comunicar eficientemente, refinando-os e aperfeioandoos. Tcnicas de modelagem de processo de negcio assim, validao, simulao e verificao tcnica so usadas durante essa fase, Modelagem de processo de negcio a subfase principal durante o processo de desenho. Baseado em pesquisas e descobertas das atividades de aperfeioamento, a descrio informal para processo de negcio e formalizado usando uma notao.

Uma vez que o desenho de um processo e desenvolvido, ele precisa ser validado. Um instrumento muito til para validar um processo e o workshop, onde as pessoas envolvidas o discutem. Os participantes do workshop checaro se todos os casos de processo de negcio so refletidos pelo modelo de processo de negcio. Tcnicas de simulao podem ser usadas para suportar validaes, porque certas seqncias de execuo indesejadas podem mostrar os dficits no modelo de processo. Simulao de processos tambm permite as partes interessadas, percorrer o processo passo-a-passo e checar se os processos atuais expem o comportamento desejado. A maioria dos sistemas de BPM fornece um ambiente simulado que podem ser usado nessa fase.

Configurao Uma vez que o modelo do processo est desenhado e verificado, o processo de negcio precisa ser implementado. Existem maneiras diferentes de faz-lo. Pode ser implementado por um conjunto de controles e procedimentos que os funcionrios da empresa precisam adequar-se. Neste caso, os processos de negcio podem ser realizados sem o suporte do sistema de BPM. No caso de um sistema de software dedicado ser usado para realizar o processo de negcio, uma plataforma de implementao escolhida durante a fase de configurao. O modelo de processo de negcio melhorado com informaes tcnicas que facilitam a promulgao do processo pelo sistema de BPM. O sistema precisa ser configurado de acordo com o ambiente organizacional da empresa e o processo de negcio cuja promulgao deveria ser controlada. Essa configurao inclui a interao dos funcionrios com o sistema assim como a integrao de um sistema de software existente com o sistema de BPM. A configurao do sistema de BPM podem tambm envolver aspectos transacionais. Transaes so conceitos conhecidos da tecnologia de base de dados, onde o gerente de transao garante que aplicaes rodem como transaes e obedeam ao princpio do ACID: Atomicidade, Consistncia, Isolamento e durabilidade. Isso significa

que transaes so executadas de uma forma em que todo trabalho feito ou nada feito, transfere-se o estado de consistncia da base de dados em outro estado de consistncia dessa base de dados, eles no interferem com outras transaes, e os resultados so duradouros e sobrevivem s futuras falhas de sistema.

Promulgao Uma vez que a fase de configurao do sistema esteja completa, instncias podem ser promulgadas. A fase de promulgao do processo engloba o atual tempo de execuo do processo de negcio. Instncias de processos so inicializadas para cumprir as metas de negcio da empresa. As inicializaes da instncia do processo normalmente seguem eventos definidos, por exemplo, o recebimento de uma ordem enviada por um cliente. Um componente de monitoramento de um sistema de BPM visualiza o status das instncias do processo de negcio. Monitoramento um importante mecanismo para fornecer informaes precisas do status das instncias do processo. Essa informao valiosa, pois respondem s solicitaes do cliente que questionam sobre o atual status do seu caso.

Avaliao A fase de avaliao usa informaes disponveis para estimar e melhorar modelos de processos de negcio e suas implementaes. Relatrio de execuo so avaliados usando monitoramento de atividades de negcio e tcnicas de minerao de processos. Essas tcnicas tm o intuito de identificar a qualidade do modelo de processo de negcio e a adequao ao ambiente de execuo. Por exemplo, monitoramento de atividade de negcio pode identificar que certa atividade est demorando muito devido escassez de recursos necessrios para conduzi-lo. Desde que esta informao seja til para a simulao do processo de negcio tambm, essas fases esto fortemente relacionadas. Consideraes similares so aplicadas ao processo de minerao, o qual recentemente desenvolveu dentro de um campo ativo de pesquisa. H diferentes aplicaes de processo de minerao. Se os relatrios de execuo so gerados por um sistema de informao tradicional, podem ser usados coletivamente com ponto de partida para o desenvolvimento do modelo de processo de negcio. A

avaliao desses modelos est em outras reas de minerao de processo.

Administrao e partes interessadas (StakeHolders)

H diversos artefatos em diferentes nveis de abstrao no cenrio de BPM que precisa ser organizado e bem gerenciado. Armazenamento estruturado e recuperao eficiente de artefatos com relao a modelo de processo de negcio e informao nas instncias de processo de negcio, bem como, a execuo no ambiente organizacional e tcnico precisam ser levados em conta. Especialmente em grandes organizaes com centenas ou milhares de modelos de processo de negocio, um repositrio bem estruturado com um poderoso mecanismo de investigao essencial. Alm dos processos de negcio, conhecimentos dos funcionrios com seus papis e habilidades, assim como ambiente de TI das empresas, precisam ser representado propriamente. O domnio dos processos de negcio caracterizado por vrias partes interessadas com diferentes conhecimentos, percias e experincias; esses so classificados a partir dos papis a seguir: CPO (Chief Process Officer ) Responsvel por padronizar e harmonizar os processos de negcio na empresa. Alm disso, ele ou ela so responsveis pela evoluo dos processos de negcio observando as mudanas das requisies do mercado. Business Engineer responsvel por definir metas estratgicas da empresa dos processos de negcio organizacional. Geralmente os Business Engineers no tm background tcnico, ento essas notaes de modelagem de processo convenientes e simples de usar so necessrias para a comunicao entre o processo de negcio e as parte interessadas. Process Designer Responsvel pela modelagem dos processos de negcio, fazendo o intercmbio entre os experts em negcio e as partes interessadas. Capacidade analtica muito boa e habilidade de comunicao so muito importantes para um Process Designer. Process Participant Conduz o trabalho operacional atual durante a promulgao das instncias de processo de negcio. Eles tambm so conhecedores das atividades conduzidas e

seus inter-relacionamentos com atividades conduzidas por outro process participants. tarefa do process designer de reunir atravs dessas informaes uma viso geral consistente e captur-las como um modelo de processo de negcio. Knowledge Worker Eles usam os sistemas de software para desempenhar atividades do processo de negcio. So detentores de conhecimentos detalhados da aplicao desempenhando atividades ou at partes dos processos de negcio com muita autonomia. Process Responsible Cada modelo de processo de negcio atribudo a quem responsvel pela execuo correta e eficiente de todos os processos de negcio que usam um determinado modelo. Ele ou ela responsvel por detectar ineficincias no processo por melhor-lo, em colaborao com os process participants e os process designer. System Architect: responsvel pelo desenvolvimento e configurao dos sistemas de BPM. Developers Profissionais de TI que desenvolvem os softwares necessrios para a incluso dos processos de negcio. A implementao de interfaces para uma sistema de software existente uma importante rea de trabalho dos developers.

Classificao de Processos de Negcio

Organizacional versus Operacional Diferentes nveis podem ser identificados no BPM, variando de estratgias de negcio de alto nvel at processos de negcio implementado. Esses nveis so retratados na fig. 03. No mais alto nvel, a estratgia da empresa especificada, a qual descreve um conceito de longo prazo para desenvolver uma vantagem competitiva sustentvel no mercado. Um exemplo da estratgia de negcio est na liderana de custo para produtos em certo domnio. No segundo nvel, a estratgia de negcio quebrada em metas operacionais. Essas metas podem ser organizadas, de uma forma que

possam ser divididas em um conjunto de submetas. Reduzir os custos para materiais fornecidos um exemplo de meta que contribui para a realizao da estratgia de negcio mencionada. No terceiro nvel, processos de negcio organizacional podem ser achados. Ele so especificados de forma textual pelas suas entradas, sadas, resultados esperados e sua dependncia de outros processos organizacionais. Agem como fornecedor ou consumidor de processos. Um processo para gerenciar entradas de matria-prima fornecidas por um conjunto de fornecedores um exemplo de processo de negcio organizacional. Enquanto processos de negcio organizacional caracterizam funcionalidades grosseiras, tipicamente h mltiplos processos necessrios que contribuem para um processo organizacional. No processo de negcio operacional, as atividades so especificadas pelos modelos de processos de negcio. Processos de negcio operacional so a base para o desenvolvimento de implementao de processos de negcio. Eles contm informaes na execuo das atividades do processo e o ambiente tcnico e organizacional a qual sero executados.

Fig. 03 Nveis dos processo de negcio: da Estratgia de Negcio at a sua implementao.

Bibliografia WESKE, Mathias. Business Process Management Concepts, Languages, Architectures. German:Springer,2007