PROGRAMA INTEGRAL PARA DETECTAR NECESIDADES DE CAPACITACION ETAPAS: I.- NEGOCIACIN 1.- Disear Planes y programas de capacitacin 2.

- Analizar costos y beneficios del programa 3.- Preparacin del Estudio de DNC II.- DETECCIN DE NECESIDADES DE CAPACITACION 1.- Analizar las descripciones de puestos 2.- Aplicar las diferentes tcnicas para la D.N.C. 3.- Analizar la informacin resultante 4.- Preparar informes sobre la DNC III.- DISEO DE LOS PLANES Y PROGRAMAS DE CAPACITACION 1.- Disear Las diferentes modalidades de capacitacin 2.- Disear los Contenidos temticos 3.- Seleccionar adecuadamente a los instructores 4.- Disear los materiales didcticos 5.- Programar la logstica de los eventos IV.- DESARROLLO DE LOS CURSOS DE CAPACITACION 1.- informacin Previa a los participantes y jefes 2.- Preparar el lugar y equipos necesarios 3.- Evaluar el proceso de imparticin de la capacitacin V.- EVALUACIN Y SEGUIMIENTO DE LA CAPACITACION 1.- Medir Los resultados e impactos obtenidos 2.- Determinar el costo-beneficio 3.- Construir un proceso de retroalimentacin o mejora continua

I.- NEGOCIACIN
1.- DISEAR PLANES Y PROGRAMAS DE CAPACITACIN Objetivo 1 (Plan integral de capacitacin): Presentar a los Directivos o directores (Funcionarios o Ejecutivos que tienen el poder de decisin) un proyecto para implementar acciones de capacitacin a todos los niveles de la organizacin, basado en las necesidades especificas de: Todos los niveles de la organizacin Todos los departamentos o reas Todos los trabajadores Objetivo 2 (Plan emergente de capacitacin): Presentar a los mismos directivos un proyecto tendiente a mejorar ciertas reas de la empresa en donde se ha detectado una problemtica que puede poner en peligro la permanencia de la organizacin. 2.- ANALIZAR COSTOS Y BENEFICIOS DEL PROGRAMA Es importante comentar que cualquier accin emprendida en materia de capacitacin representar un costo para la organizacin, y que si no somos capaces de traducirlo en beneficios para la misma, difcilmente los que tienen el poder de decisin asumirn esta inversin. La capacitacin normalmente refleja resultados hasta el mediano o largo plazo, por lo que nuestros objetivos debern estar atentos en la documentacin de los impactos que la misma vaya provocando.

POR QUE CAPACITAR ? Generalmente existen 3 argumentos: 1-- La obligacin que hace la ley federal del trabajo en su articulo 153 de proporcionar los patrones a sus trabajadores la instruccin necesaria para el buen desempeo de sus funciones. Generalmente este argumento no tiene validez en la prctica si consideramos los costos que la propia capacitacin genera. 2.- La permanencia de las organizaciones: Deming quien es considerado el padre de la calidad, sostiene que la calidad inicia y termina con la educacin. Las organizaciones de clase mundial, las grandes Instituciones son aquellas que independientemente de los costos que la capacitacin represente, siempre ser una actividad estratgica para poder asumir liderazgos. Para ellos el recurso mas valioso siempre ser el recurso humano, y este refrn no lo presumen sino que lo aplican. Estn convencidos que si su gente esta capacitada para hacer las cosas, stas se harn. La gran diferencia entre una organizacin o Institucin exitosa y una que no lo es, est en la medida en la que invierten en el desarrollo de sus recursos humanos.

3.- Saber convencer a los directivos de los COSTOS DE LA NO CAPACITACION Todos Los errores en que cae una organizacin: Mala calidad de los productos o procesos Mala actitud de los trabajadores Poca informacin con que se cuenta Falta de motivacin para realizar su trabajo Falta de definicin del rumbo Falta de cumplimiento de objetivos o metas Excesiva rotacin y ausentismo Mal liderazgo realizado por jefes intermedios Falta de seguimiento y supervisin a los acuerdos Falta de competencia de los trabajadores TODO Esto puede cuantificarse de manera monetaria para poder demostrar que la inversin que se hace en la capacitacin es redituable.

CUALES SON AHORA LOS COSTOS DE LA CAPACITACIN: 1.- El principal costo de la capacitacin consiste en tener la informacin necesaria para poder implementar las acciones correctas y mejorar las reas, departamentos o funciones, esto significa tener una buena deteccin de necesidades de capacitacin. 2.- Si se aprovecha todo el capital humano en la empresa, estos pueden funcionar extraordinariamente como instructores internos de la organizacin, solo requerirn de un pequeo proceso de adecuacin a esta nueva funcin. 3. Y solo dejar para casos extraordinarios (especialistas) la contratacin de instructores externos, los cuales pueden ser contratados por hora especifica y por tema especifico, para lograr una mejor productividad de nuestros costos.

Sin embargo esta primera fase de Negociacin solo se lograr siempre y cuando sucedan 3 cosas en la empresa o Institucin: 1.- Que el Principal interesado en que esto funcione (Directivo o Gerente) este convencido y comprometido con la implementacin de la capacitacin. 2.- Que Se involucre a todos los jefes departamentales o de rea para que puedan facilitar la logstica de este proceso (tiempos de sus trabajadores, permisos para asistir a la capacitacin, oportunidad para ir aplicando lo aprendido, etc..) 3.- Que Exista un comprometido seguimiento por parte del encargado de capacitacin para facilitar todo este proceso: informacin oportuna, lugares adecuados, seleccin adecuada de instructores y temas basados en las necesidades de los propios trabajadores.

3.- PREPARACIN DEL ESTUDIO DE DETECCIN DE NECESIDADES DE CAPACITACION A lo largo del seminario se ha definido la Deteccin de necesidades de capacitacin como la diferencia entre lo que debe saber hacer un trabajador contra lo que realmente sabe hacer. Si al trabajador le enseas exactamente lo que le hace falta aprender, estars cumpliendo con tus objetivos, l (el trabajador) no requiere saber ms ni menos de sus funciones, el reto por lo tanto consiste en ensear a cada trabajadores todas las actividades mnimas y necesarias para la correcta realizacin de sus funciones. Para poder tener xito en esta primera fase del proceso de CAPACITACION, es importante por lo tanto saber negociar con tus superiores la autorizacin para poder implementar un proyecto de MEJORA para tu ORGANIZACIN. Recuerda que en toda negociacin ambos deben salir ganando: A) La empresa ganar porque: Contar con trabajadores mejor capacitados Contar con mejores personas Se lograrn los objetivos y metas Ser una Institucin ms productiva Desarrollar habilidades, capacidades, criterios y competencias en sus recursos humanos Mejorar los niveles de comunicacin e informacin con los trabajadores Disminuirn los problemas en general de la empresa u organizacin B) El Encargado de Recursos Humanos o de CAPACITACION ganar porque: Aprender y conocer verdaderamente los problemas de la organizacin Podr desarrollar sus capacidades para generar alternativas de mejora Desarrollar trabajos y actividades de valor agregado Aprender haciendo todas sus funciones Se volver en el facilitador o lder interno que la organizacin requiere para mejorar todos sus procesos. COMO PRESENTARLE ESTE PROYECTO A LOS JEFES INMEDIATOS O DIRECTIVOS? 1.- Es importante que la persona que lo va a desarrollar este convencido de lo que se va a hacer, y conozca los alcances de su organizacin para poder llevarlo a cabo. 2.- Se tiene que documentar todo por escrito: A quien va dirigido Objetivo y propsito del mismo Tiempo de ejecucin (acompaado por un pequeo plan e actividades): Que se va a realizar Quien lo va a realizar Cual es el resultado esperado Cuales son los requerimientos para poder realizarlo Indicadores para poder medir los avances Costos y tiempos Personal involucrado 3.- Obtener por escrito la autorizacin del Ejecutivo de mas alto nivel de la organizacin.

Es importante sealar que la capacitacin solo tendr resultados si: Pretende modificar conductas o capacidades de las personas si estas estn dispuestas a cambiar. Que se de mediante un proceso integral (para todos) Si de dan las facilidades necesarias (logstica, informacin, autorizaciones) Y si lo aprendido servir para desempearse de mejor manera. Si se capacita cuando se debe capacitar.

Por lo tanto las Competencias bsicas de un administrador de la Capacitacin en esta primera fase las resumiremos de la siguiente manera: Un administrador de la Capacitacin (AC) es competente cuando: 1.- Documenta por escrito un proyecto (plan de actividades) para implementar acciones de capacitacin, que pueden ser de manera integral o de manera emergente. 2.- Negocia con sus superiores la instrumentacin e implementacin del plan de capacitacin atendiendo a los principios de respeto, y convencimiento con argumentos para poder realizarlo. 3.- Conoce perfectamente los costos de la no capacitacin para emplearlos como argumento de negociacin. 4.- Cuantifica una posible inversin durante todo el proceso de la capacitacin, atendiendo a los recursos disponibles de la empresa. 5.- Es capaz de motivar la participacin de los diferentes jefes o directores de rea para involucrarlos en el proceso, empezando obviamente por el director general. 6.- Sabe dar seguimiento y supervisin a los acuerdos y logros obtenidos con la direccin para trasladarlos a los diferentes departamentos. 7.- Convence con argumentos vlidos a los directivos de la organizacin de la puesta en marcha del proyecto.

II.- DETECCION DE NECESIDADES DE CAPACITACION

1.- ANALIZAR LAS DESCRIPSIONES O ANALISIS DE LOS PUESTOS El anlisis de puestos constituye el punto de partida de todo proceso de capacitacin, ya que en l se describen las diferentes funciones y actividades que debern realizar los trabajadores en sus puestos de trabajo. Toda esta informacin constituye la base sobre la cual las diferentes organizaciones conocen los perfiles y requerimientos de todo trabajador. En l se describe lo que un trabajador debe ser capaz de saber hacer. 2.- APLICAR LAS DIFERENTES TECNICAS PARA LA DETECCION DE NECESIDADES DE CAPACITACION La atencin hacia una DNC puede derivar de: Problemas en la organizacin Sistematizacin de las funciones de capacitacin Desviaciones en la productividad Cambios culturales, en Polticas, Mtodos o Tcnicas Baja o Alta de personal Cambios de funcin o de puesto Por lo tanto las tcnicas mas recomendadas para obtener informacin acerca de las capacidades o habilidades de los trabajadores son las siguientes: Encuesta: Consiste en recabar informacin de tipo abierta sobre las condiciones generales en las que se encuentra determinado departamento o rea. Cuestionario: Es un documento dirigido estrictamente a cada trabajador para conocer el nivel de desempeo con el que realiza sus diferentes funciones o actividades. Lista de Verificacin: Se trata de enumerar las diferentes actividades principales que se realizan en un puesto de trabajo y corroborar si conoce y sabe su funcionamiento o si no lo conoce y no sabe como operarlo. ( si o no ) Gua de observacin: Consiste en preparar una gua acerca de las funciones que se deben realizar en un puesto determinado, y observarlo mientras las realiza, para verificar si las hace correcta o incorrectamente. Anlisis de su desempeo: Consiste en verificar los resultados de su trabajo (ndices de productividad, cumplimiento de metas) para evaluar si esta cumpliendo con lo que se le esta pidiendo. (normalmente estos resultados los tiene su jefe inmediato o el encargado de la produccin). Recomendacin general: En base al tipo de puesto (nivel organizacional) se decide cual de estas tcnicas se debern aplicar para obtener la informacin mas pertinente). En muchos casos se puede usar ms de una tcnica para corroborar la veracidad de la informacin.

Es importante tambin aclarar que existen bsicamente dos tipos de necesidades de capacitacin: A) MANIFIESTAS: Son aquellas cuya evidencia identifica a los trabajadores que requieren de inmediato de un proceso de capacitacin. Esta se puede dar en los siguientes casos: Personal de nuevo ingreso Ascensos Cambios de puesto Cambio de equipo y maquinaria Cambios de procesos y procedimientos Metas y objetivos mas ambiciosos B) ENCUBIERTAS: Estas SI se identifican claramente con aplicacin de las tcnicas anteriormente sealadas, y pueden ser: Falta de conocimientos en el puesto Falta de habilidades en el puesto Preparacin para un posible ascenso Falta de actitud 3.- ANALIZAR LA INFORMACIN RESULTANTE El anlisis de la informacin consiste en un contraste entre las exigencias del puesto que ocupa contra el nivel de desempeo, para evitar que exista posteriormente fuga de responsabilidades ( a mi no me dijeron que yo era responsable de realizar esa actividad). Sin embargo la capacitacin en la mayora de las veces no es de carcter tcnico o de aprendizaje de habilidades, sino que en muchas ocasiones el trabajador requiere cierto tipo de carios o reconocimientos para desempear mejor su trabajo (no es que no sepa hacer las tareas, sino que no quiere hacerlas), para ello se puede hace un anlisis de sus capacidades contra su grado de motivacin dentro de la empresa: Si sus capacidades son bajas y su actitud al puesto es bajo, significa que se hizo una mala seleccin del trabajador al puesto que esta desempeando Si sus capacidades son buenas, pero su actitud al puesto es baja, lo que el trabajador requiere es una adecuada motivacin, desarrollo y reconocimiento a su trabajo para que se comprometa con los objetivos de la empresa. Inclusive se puede aplicar la disciplina para orientarlo con los objetivos de la empresa. Si sus capacidades son bajas, pero su actitud es buena, lo que requiere el trabajador es un buen proceso de induccin y capacitacin al puesto de trabajo, de tal manera que al dominar las funciones entre al ritmo de cumplimiento similar al de sus compaeros. Si sus capacidades son buenas y sus actitudes tambin son buenas, busca en el trabajador habilidades de liderazgo que lo puedan convertir rpida y fcilmente en el lder natural que requieres para estimular el trabajo de sus compaeros. Promueve adems en l algn tipo de reconocimiento que le permita asumir ese rol de lder. NOTA: La experiencia ha demostrado que mucha de la capacitacin tcnica que se proporciona al trabajador en su lugar de trabajo, se debe a un dbil proceso de induccin que se tuvo en la empresa, parte fundamental del Administrador de la capacitacin consistir en preparar un adecuado proceso de Induccin a la empresa y a los puestos de trabajo en coordinacin con sus jefes inmediatos y con el rea de recursos humanos para evitar posibles desviaciones o incumplimientos de sus trabajos.

De hecho tambin es recomendable que este proceso adecuado de induccin contenga la INFORMACIN suficiente y necesaria que debe proporcionrsele a los trabajadores acerca de la empresa y de su puesto de trabajo. Al procesar la informacin obtenida en la Deteccin de necesidades de capacitacin observaremos que Gran Parte de esos tienen que ver con el desconocimiento de reglas, normas, procedimientos, los cuales pueden ser solucionados con la INFORMACIN OPORTUNA que se le proporcione a los mismos. Insistimos una vez ms en que las empresas exitosas COMUNICAN TODO trabajadores para que estos puedan tomar mejores decisiones. a sus

Por ltimo es importante aprender a priorizar las necesidades de capacitacin resultantes del Estudio, el mismo anlisis reflejara cuales son las acciones que no pueden esperar, estas debern considerarse como estratgicas o prioritarias, ya que de su aplicacin o No depender la buena marcha de la organizacin. Normalmente para identificar este tipo de necesidades debemos conocer el giro principal de la empresa y el mercado en el que se desempea, para en base a ello determinar las reas de oportunidad a mejorar de inmediato. 4.- PREPARAR INFORME DE LA DETECCIN DE NECESIDADES DE CAPACITACION informar a todos los involucrados acerca del estudio de DNC es parte fundamental del xito posterior del mismo. Dicho informe deber contener lo siguiente: a) Datos Generales del Estudio b) Justificacin del proyecto ( por qu es importante ) c) Resumen del Documento ( a quien, en que, cuando, cuanto, quien) d) Metodologas utilizadas e) Otra informacin de inters para la empresa (acciones de mejora) f) Plan de actividades g) Mecanismo de informacin y sensibilizacin a todos los involucrados h) Prioridades en el proceso i) Costos de la capacitacin (inversin) j) Resultados esperados (costo beneficio) k) Anexos o evidencias l) Personal que colabor en el estudio m) Fecha de realizacin LA MANERA DE PRESENTACIN DEL DOCUMENTO HABLAR DEL PROFESIONALISMO DE QUIEN LO REALIZ, Y LA FORMA EN QUE ESTE SE SOCIALICE CON LOS DIFERENTES INTERLOCUTORES DEPENDER SU APLICACIN Y XITO. Por lo tanto las competencias bsicas de un Administrador de la Capacitacin en esta segunda fase las resumiremos de la manera siguiente: Un administrador de la Capacitacin (AC) es competente cuando: 1.- Sabe realizar los anlisis o descripciones de todos los puestos de la organizacin, para darle el uso ms adecuado en beneficio de la empresa y de los propios trabajadores. 2.- Sabe mantener actualizados los diferentes anlisis de puestos 3.- Conoce cuales son las principales causas que originan una necesidad de capacitacin en los trabajadores 4.- Conoce y aplica al menos las 5 tcnicas mas importantes para obtener informacin en la DNC

5.- Determina en base a su conocimiento y criterio que tcnicas utilizar de acuerdo a los diferentes niveles de ocupaciones. 6.- Identifica en todo momento cuales son las necesidades manifiestas y encubiertas de su organizacin. 7.- Compara los anlisis de puestos contra el desempeo de los trabajadores y determina el nivel de capacitacin para todos y cada uno de los miembros de la organizacin. 8.- Conoce y aplica los complementos de la capacitacin (informacin, comunicacin, motivacin, reconocimientos) en base a cada trabajador para adecuar correctamente su proceso de formacin. 9.- Prepara un manual con toda la informacin de la empresa, en base a los diferentes niveles de organizacin e induce adecuada y correctamente a los trabajadores a sus puestos de trabajo. 10.- Determina cuales son las necesidades prioritarias y urgentes de la organizacin en materia de capacitacin. 11.- Prepara un informe detallado y profesional del estudio realizado sobre la DNC 12.- Negocia con sus superiores y jefes departamentales la aplicacin y logstica del proceso de capacitacin. 13.- Identifica otras necesidades de la organizacin y las comunica para establecer acciones de mejora.

III.- DISEO DE LOS PLANES Y PROGRAMAS DE CAPACITACION

1.- DISEAR LAS DIFERENTES MODALIDADES DE CAPACITACIN El objetivo de disear las diferentes modalidades de capacitacin consiste en: Optimizar al mximo los pocos recursos de las empresas para la capacitacin Agrupar a los trabajadores con necesidades comunes en equipos para aprovechar los tiempos de los instructores. Dar a cada trabajador la capacitacin que realmente necesita. Las modalidades ms conocidas son las siguientes: A) capacitacin cerrada: Dirigida especficamente para los trabajadores de la organizacin y esta puede impartirse: Adiestramiento a pie de maquina: es aquel que se imparte por un experto dentro de la empresa y est transmitiendo sus conocimientos en el mismo lugar en donde se desempean las tareas. Capacitacin modular: Una vez que se tiene la informacin de las diferentes necesidades de los trabajadores estas se agrupan por tareas o por ejes temticos, y se invita a participar a los trabajadores que requieren especializarse en cada una de ellas, de tal manera que evitemos que un asistente tome cursos de larga duracin en donde ya domina ciertas tareas. Capacitacin por etapas del proceso: en algunas organizaciones dividen su proceso por tareas (preparado, ensamble, terminado), de tal manera que el participante puede acudir verdaderamente a donde requiere adquirir mas habilidades. Capacitacin departamental: Son tareas bsicas de todo un departamento, en donde es importante que todos los que laboran en el conozcan su funcionamiento. Capacitacin por nivel ocupacional: Generalmente se da en niveles operativos en donde es necesario el conocimiento mnimo de varias actividades para poder dominar un puesto bsico.

 Capacitacin por Competencias Transversales: Son aquellas competencias en las que puede participar tanto un directivo como un operativo y sirven en beneficio de la organizacin. (comunicacin, motivacin, trabajo en equipo, relaciones humanas, toma de decisiones, etc..) Capacitacin formativa y de valores: Es aquella en la que la empresa trata de formar mejores personas, basado en los valores universales de comportamiento de los seres humanos tales como honestidad, responsabilidad, tica, compromiso, puntualidad, profesionalismo B) capacitacin abierta: En donde los trabajadores pueden participar en cursos con otras organizaciones dependiendo del nivel de especialidad, con el objetivo de abaratar los costos de la propia capacitacin. La modalidades mas conocidas en este esquema son: Capacitacin a distancia: En donde a travs de la web, se puede incorporar a procesos de aprendizaje y conocimientos en lnea y poder aprender sin necesidad de tener al instructor cerca. Diplomados: Son temas especializados para mandos medios o ejecutivos, en donde asisten a una Institucin acadmica para actualizar sus conocimientos en determinado tema. 2.- DISEO DE LOS CONTENIDOS TEMTICOS El contenido temtico es el conocimiento no conocido por el trabajador que requiere un proceso de aprendizaje para poder aplicarlo en sus tareas. Normalmente estos resultan de la aplicacin de la deteccin de necesidades de capacitacin y lo que tiene que disear el AC es el alcance que se debe de impartir, basado principalmente en los objetivos de la empresa y en la necesidad del trabajador, es decir ensale lo que necesita saber. Todo contenido temtico deber tener un propsito u objetivo medible y alcanzable por los participantes, as como el desarrollo de los diferentes temas que contendr el propio curso, es decir el contenido temtico determina el aprendizaje para que las personas realicen mejor su trabajo y modifiquen la situacin de la organizacin. 3.- SELECCIONAR ADECUADAMENTE LOS INSTRUCTORES La experiencia dice que las mejores personas para ensear son las que lo practican diariamente, por lo tanto para niveles operativos la mejor recomendacin es la preparacin de personal interno que sea capaz de transmitir y compartir sus conocimientos en beneficio de la organizacin. Este proceso debe estar acompaado por reconocimientos y motivacin interna para alentar la participacin de estos expertos en querer compartir su experiencia con otros trabajadores. Poco a poco se puede ir generando una base de datos en base a las diferentes propuestas que reciben por parte de instructores externos, la clave en la negociacin con los agentes capacitadores externos es obligarlos a impartir la capacitacin que la organizacin necesita y no la que ellos conocen o quieren impartir. Es tambin importante irlos involucrando en el objetivo de la empresa: Que queremos, por que estamos capacitando, que resultados esperamos obtener, como evaluaremos este proceso, de tal manera que logremos su involucramiento y compromiso con los objetivos de la empresa. Recordemos que ellos son prestadores de servicios y por lo tanto son ellos los que debern adecuarse a nuestras necesidades.

Como identificar un buen instructor: identificar a trves de su currculo las evidencias necesarias para poder impartir la capacitacin que requerimos. identificar su nivel de profesionalismo y tica para guardar los secretos de nuestra organizacin. identificar su calidad y calidez humana para poder transmitir conocimientos a nuestros trabajadores. Identificar su nivel de actualizacin profesional a travs de las tcnicas y metodologas que aplicarn a lo largo de la capacitacin. Es importante saber que existen programas de apoyo por parte del Gobierno del Estado y del Gobierno Federal para apoyar econmicamente a las micro, pequeas y medianas empresas en sus procesos de capacitacin. 4.- DISEAR LOS MATERIALES DIDCTICOS Gran Parte de este trabajo lo realizar el prestador del servicio con la supervisin y visto bueno del AC, ya que este material pasar a formar parte del acervo cultural de la empresa. El material didctico tiene el nico propsito de facilitar el aprendizaje entre el instructor y el participante. Algunas ideas del desarrollo de material didctico son las siguientes: Dinmicas para propiciar la participacin de los trabajadores. Material de apoyo que corrobore lo aprendido y que sirva de consulta posterior al participante. Pelculas o videos que fomenten la motivacin o asistencia al curso. Discusiones grupales dirigidas. Demostraciones de lo que se esta diciendo. Ejemplos Que clarifiquen la informacin ofrecida. Breve resumen de lo que se trat durante el curso. 5.- PROGRAMAR LA LOGSTICA DE LOS EVENTOS Toda la labor previa se puede venir abajo si los organizadores descuidan la parte logstica de los cursos: Informacin previa a los jefes o directivos Informacin previa a los participantes Das y horas adecuadas (negociables con el sindicato y los trabajadores) Lugar apropiado (de preferencia cerca del trabajo, con ventilacin adecuada, asientos y mesas suficientes) Apoyos visuales: pizarrn, pintaron, material, hojas, gises, plumones. Apoyos audiovisuales: caon, computadora, televisin, video, dvd Refrigerios: dependiendo de los tiempos Recesos: previamente concertados con el instructor Bienvenida a los eventos Lista de asistencia Diploma de participacin y clausura del evento.

Por lo tanto las competencias del Administrador de la capacitacin en esta etapa son las siguientes: Un Administrador de la Capacitacin (AC) es competente cuando: 1.- Optimiza Los recursos de la organizacin diseando la capacitacin en base a sus diferentes modalidades, dependiendo de la necesidad especifica de cada trabajador. 2.- Conoce y sabe aplicar las diferentes modalidades de capacitacin, segn las necesidades de los usuarios. 3.- Construye los diferentes ejes temticos de los cursos, basado en el objetivo de la empresa y en la necesidad de sus trabajadores. 4.- Forma instructores internos para optimizar los pocos recursos de la organizacin. Selecciona adecuadamente a los instructores, basado en su experiencia, profesionalismo, calidez humana y nivel de actualizacin. 5.- Negocia eficazmente con el instructor un proceso de capacitacin basado en la demanda de su organizacin y no en la oferta del mismo. 6.- Conoce y recurre a los diferentes apoyos establecidos por las Instituciones de Gobierno. 7.- Colabora con el instructor en el diseo de los materiales didcticos. 8.- Autoriza y valida la aplicacin de dichos materiales didcticos para la realizacin de los cursos. 9.- Programa de manera eficiente la logstica de los eventos sin perder de vista los detalles. 10.- Consigue la satisfaccin de los usuarios por el trabajo realizado en la coordinacin general del proceso de capacitacin.

IV.- DESARROLLO DE LOS CURSOS DE CAPACITACION

1.- INFORMACIN PREVIA A LOS PARTICIPANTES Y JEFES Los resultados que la empresa espera de todo este proceso de capacitacin dependen en gran medida de la buena negociacin que el administrador de la capacitacin haya realizado con todas las reas o departamentos participantes, y del convencimiento que los jefes hayan tenido del propio programa. Los mejores argumentos para hacer lograr la participacin, consiste en presentar resultados de sus respectivas reas y del desempeo de sus trabajadores, para que en base a esas necesidades los diferentes jefes autoricen a sus colaboradores la asistencia a la capacitacin. Otros argumentos vlidos son los siguientes: El programa ya fue autorizado por el Director General Solamente con la participacin de todos los departamentos se lograrn los resultados. Cada departamento es co-responsable de la participacin y asistencia de sus trabajadores. Se trata de un proyecto de mejora integral para toda la organizacin y todos son importantes. Se desarrollarn mejores habilidades, actitudes y competencias en los trabajadores participantes. Es una oportunidad de crecimiento y desarrollo personal para cada uno de los asistentes. NOTA: Es importante no comprometer algn tipo de premio o beneficio posterior.

2.- PREPARAR EL LUGAR Y EQUIPOS NECESARIOS El trabajo de un administrador de la capacitacin es hacer sentir bien a todos los participantes que asistirn a la capacitacin, por lo que debe tener en cuenta los siguientes aspectos para lograr un mejor desarrollo de los cursos: Un aula de capacitacin limpia y ventilada Sillas y espacios suficientes Material de trabajo para los participantes Puntualidad del instructor y de los organizadores. Equipos listos para el adecuado aprendizaje. Explicacin al grupo del propsito y objetivos de sta capacitacin y de otras ms que la empresa esta tomando. Informacin oportuna de horarios, recesos, refrigerios, sanitarios, etc... Poner a disposicin a una persona con la capacidad para resolver cualquier tipo de contingencia. 3.- EVALUAR EL PROCESO DE IMPARTICION DE LA CAPACITACION

Al principio de todo curso es importante comentar con los participantes los objetivos y alcances del curso, por lo que al final es importante hacer un resumen de todo lo realizado para medir el nivel de cumplimiento del mismo. Para lo anterior se sugiere que el instructor elabore un pequeo informe acerca de la asistencia, participacin, aprendizaje, nivel de colaboracin y recomendaciones para la propia empresa. Al mismo tiempo se pedir a los participantes que evalen el desempeo del instructor bajo los siguientes criterios; Conocimientos Aplicacin prctica de esos conocimientos (aprendizaje) Nivel de explicacin con el grupo Nivel de participacin del grupo Trato y respeto a los participantes Material didctico Ejemplos didcticos Adaptacin del curso a las necesidades de la empresa Puntualidad y asistencia Por ltimo es importante hacer tambin una evaluacin acerca de la organizacin del curso: Informacin previa del mismo Lugar adecuado Material en buen estado Respeto a los horarios Disponibilidad de los organizadores (actitud de servicio) Cumplimiento de los objetivos Nivel de los participantes Nivel de satisfaccin con el curso.

Por lo tanto las competencias del Administrador de la Capacitacin en esta etapa son las siguientes: Un Administrador de la capacitacin es competente cuando: 1.- Utiliza argumentos validos para lograr la participacin en los programas de capacitacin de toda la empresa. 2.- No compromete con ningn jefe o trabajador premios o beneficios posteriores. 3.- Utiliza Como argumento de negociacin principal las necesidades de los distintos departamentos y de sus trabajadores. 4.- Prepara con tiempo y forma el lugar y equipo necesario para impartir la capacitacin. 5.- Evala la participacin del instructor frente al grupo. 6.- Evala la organizacin de los eventos y obtiene retroalimentacin para mejorarla posteriormente. 7.- Logra la satisfaccin de los asistentes por la capacitacin recibida.

V.- EVALUACIN Y SEGUIMIENTO DE LA CAPACITACION

1.- MEDIR LOS RESULTADOS E IMPACTOS OBTENIDOS Una vez concluido el aprendizaje de los participantes en la capacitacin es necesario evaluar dichos conocimientos nuevos y su aplicacin dentro de los procesos de la organizacin, para lo anterior se sugiere lo siguiente: Se disea un cuestionario o entrevista con los participantes del curso, con preguntas basadas totalmente en los objetivos del mismo, as como en los compromisos que se lograron. Se elabora un reporte de seguimiento al aprendizaje, (cuanto y como lo hacas antes, cuanto y como lo realizas ahora). Se elabora conjuntamente con el evaluado un reporte de retroalimentacin que contenga: los diferentes criterios para aplicar los nuevos conocimientos, los requerimientos especficos para mejorar el desempeo y una grfica de avances del desempeo. 2.- DETERMINAR EL COSTO BENEFICIO Esta etapa es considerada la parte fina de los Consultores, solo aquel que sabe cuantificar lo logrado ser indispensable en las organizaciones. Para lograr medir el costo real de la capacitacin contra sus beneficios, es importante seguir los siguientes pasos: Cuantificar en pesos el costo total de la inversin en la capacitacin de los trabajadores de la organizacin. Identificar los indicadores bsicos sobre los cuales se disearon los diferentes cursos de capacitacin (necesidades de capacitacin) Asignar valores (cuanto y como lo hacas, cuanto y como lo haces) Disear un reporte para medir avances cualitativos y cuantitativos. (medicin del desempeo) Asignarles valor en pesos a los diferentes avances que se van logrando. Hacer un comparativo mensual sobre la inversin inicial y la recuperacin lograda con los nuevos aprendizajes o conocimientos. SI EL COSTO BENEFICIO ES MAYOR A LA INVERSIN, ERES UN EXCELENTE ADMINISTRADOR DE LA CAPACITACION. 3.- CONSTRUIR UN PROCESO DE RETROALIMENTACIN O MEJORA CONTINUA En las etapas anteriores hemos mencionado que al realizar un estudio sobre Deteccin necesidades de capacitacin, ste arroja informacin importante sobre el desempeo solo de los trabajadores sino de la propia organizacin, el secreto para el Administrador la capacitacin esta en procesar adecuadamente esa informacin y transformarla oportunidades de mejora. de no de en

La informacin obtenida te puede decir: Como mejorar todos los aspectos de orden, limpieza y disciplina. Como mejorar los procesos o procedimientos Como mejorar la administracin de la organizacin Como detectar problemas de organizacin y poder poner alternativas de solucin En que reas puedes aprovechar mejor los recursos disponibles Cmo revertir las debilidades de la organizacin en oportunidades de mejora As mismo es recomendable or a quien mejor conoce los procesos, que son los propios trabajadores y supervisores, ellos tienen muchos conocimientos que aportar para mejorar el aprendizaje de la organizacin. Y por ltimo es importante aplicar procesos de mejora contina a la capacitacin, esta se logra mediante los siguientes pasos: Identifica problemas o necesidades Implementa las acciones necesarias Evala los resultados logrados Retroalimenta las mejoras con mas acciones. Por lo tanto para esta etapa las competencias del Administrador de la capacitacin son las siguientes: Un administrador de la Capacitacin es competente cuando: 1.- Sabe construir y aplicar reportes para medir los diferentes avances de la capacitacin 2.- Conoce los niveles de desempeo de sus trabajadores 3.- Identifica los indicadores sobre los cuales se medirn los respectivos avances. 4.- Cuantifica en pesos la inversin y la compara contra el resultado 5.- Logra resultados superiores a la inversin realizada 6.- Transforma otras debilidades en oportunidades para las organizaciones 7.- Retroalimenta constantemente sus procesos de capacitacin hasta lograr los resultados esperados.