UNIVERS. DO EST. SANTA. CATARINA - UDESC CENTRO DE CINCIAS TECNOLGICAS CCT DEPTO.

DE ENGENHARIA MECNICA DEM

TCNICAS DE APRESENTAO

ANDR OLAH NETO

Reviso Agosto 2010

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NDICE
RESUMO: 04

CAPTULO I - INTRODUO: 01) Definio de apresentao 02) Componentes da apresentao 03) Objetivos da apresentao 04) Tipos de apresentao 05) Contexto da apresentao 06) Ingredientes da apresentao 07) Sucesso da apresentao CAPTULO II - PROCESSO DE APRENDIZAGEM: 01) Dinmica envolvida 02) Processo mental de aprendizagem CAPTULO III - PREPARAO DA APRESENTAO: 01) Introduo 02) Objetivo 03) Estratgia 04) Habilidades necessrias do emissor 05) A fala 06) Recursos visuais e de apoio 07) Contedo 08) Receptor ou pblico-alvo 09) Ambiente 10) Tempo de apresentao 11) Ensaio da apresentao CAPTULO IV O EMISSOR: 01) Quem o emissor 02) A aparncia 03) Habilidades necessrias CAPITULO V A FALA: 01) Tipos de falas 02) Formas de falas 03) Utilizao da linguagem verbal 04) Utilizao da linguagem corporal CAPTULO VI OS RECURSOS: 01) Introduo 02) Tipos de recursos

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03) Escolha do recurso 04) Requisitos de um recurso visual 05) Tipos de recursos visuais multimdia 06) Criao dos recursos audiovisuais 07) Utilizao do projetor multimdia 08) Situaes de emergncia CAPTULO VII O CONTEDO: 01) Tema 02) Mensagens-chave 03) Argumentos 04) Estrutura 05) Roteiro e organizao 06) Redao CAPTULO VIII - O RECEPTOR: 01) Definio 02) Caractersticas 03) Preparao CAPTULO IX O AMBIENTE: 01) Tipos de ambientes 02) Circunstncias e contextos envolvidos 03) Acomodao e nmero de envolvidos CAPTULO X - DINMICA DA APRESENTAO: 01) Preparao - vencer o medo 02) Comear a apresentao 03) Ganhar a confiana da platia 04) Estimular o interesse da platia 05) Prender a ateno do pblico 06) Obter retorno da apresentao 07) Responder perguntas 08) Concluir a apresentao 09) Rudos de comunicao 10) Recomendaes finais BIBLIOGRAFIA: 44 37 35 33 31

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RESUMO
O objetivo deste material fornecer subsdios para permitir ao leitor aprimorar suas apresentaes em pblico. Deve-se inicialmente considerar que saber se comunicar em pblico uma necessidade atual para qualquer profissional, desde estudantes recm formados at elevados executivos de empresas ou organizaes. Isto fundamental tanto para aumentar sua capacidade de comunicao e conseguir os resultados esperados, como para melhorar a imagem e agregar um diferencial nas qualificaes profissionais. O Trabalho tem incio discutindo-se os componentes, os objetivos, os tipos, os contextos e os ingredientes envolvidos, bem como todo processo mental de aprendizado envolvida numa sistemtica de apresentao. Tambm tem-se como propsito ajudar as pessoas a planejar e a preparar uma apresentao, produzindo o material com um visual adequado para transmitir o mximo possvel de informaes e melhor a efetividade do processo de comunicao. Tambm orienta o orador a se preparar para a apresentao, saber falar sem medo e inibio, bem como considerar, avaliar e adequar todos os componentes envolvidos no processo, incluindo o prprio emissor, a fala, o ambiente, o pblico, e o contedo, de acordo com os aspectos e os contextos envolvidos. Ajuda o orador a utilizar adequadamente os recursos e as tcnicas disponveis para melhorar o processo de transmisso, concentrao e memorizao do receptor. Finalmente abordada toda a dinmica envolvida na apresentao, orientando o orador a respeito de como se preparar, controlar a ansiedade e o nervosismo, iniciar a apresentao, dominar a ateno do pblico, se posicionar, promover a sinergia e a interao necessria, estimular, observar as reaes, se preparar para o questionamento e responder as perguntas e encerrar a apresentao. O objetivo principal permitir a elaborao de um material de qualidade, bem como a realizao de um processo de comunicao eficiente, garantindo com isto o sucesso esperado.

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CAPTULO I INTRODUO
01) DEFINIO DE APRESENTAO:

Apresentao um ato onde algum, por meio da fala, utilizando os recursos disponveis, apresenta um tema, a um pblico, em algum lugar ou ambiente..

02) COMPONENTES DA APRESENTAO:

Diante disto, conforme mostrado na figura 1, podem ser definidos os seguintes componentes envolvidos num processo ou numa sistemtica de apresentao: ALGUM = aquele que utiliza o processo, o emissor; A FALA = a forma de fazer; O RECURSO = so os meios, os veculos, as ferramentas utilizadas para transmitir: O TEMA = o assunto, o motivo o objetivo o contedo; O RECEPTOR = aquele interessado em receber, o pblico, o alvo; LUGAR = o ambiente onde feita a apresentao ou o meio entre o emissor e o receptor.

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A fala

O tema

O ambiente

O recurso

O emissor

O receptor

Figura 1 Processo e componentes de uma apresentao.

03) OBJETIVOS DA APRESENTAO: As apresentaes podem ser dos seguintes objetivos: COMUNICAO, que objetiva: COMUNICAR = transmitir uma informao importante, um acontecimento, uma novidade, uma situao, apresentar decises, polticas, planos, estratgias, tarefas ou relatrios de projetos, vendas, pesquisa, etc; DEMONSTRAR = divulgar caractersticas e aplicaes de produtos e servios; LECIONAR = dar aulas e apresentar trabalhos

CONVENCIMENTO, que objetiva: INDUZIR AO = apresentar fatos, razes, motivos ou argumentos que visam convencer as pessoas a agir em determinada direo. Motivar as pessoas a fazer, aderir, votar, comprar, aprovar; VENDER = mostrar caractersticas, aspectos e benefcios de produtos ou servios, visando persuadir as pessoas a escolher e compr-los; DEFENDER = apresentar projetos visando apoio ou aprovao.

ENTRETENIMENTO, que objetiva: DISTRAIR; DESCONTRAIR; ALEGRAR.

Embora uma determinada apresentao pode incorporar ou misturar dois ou mais tipos, sempre haver uma forma predominante.

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04) TIPOS DE APRESENTAO: Uma apresentao pode ser feita com os seguintes objetivos ou propsitos: Comunicar ou informar fatos; Promover eventos; Apresentar projetos, relatrios, planos, seus resultados e obter aprovao; Levar pessoas a se engajarem em uma ao, projeto ou movimento; Promover comprometimento ou responsabilidade a um grupo de pessoas; Apresentar trabalhos tcnicos e cientficos ou expor temas em congressos, simpsios ou seminrios; Ministrar aulas em escolas, universidades ou em cursos de treinamento; Apresentar e defender teses, dissertaes, trabalhos de concluses de curso ou relatrios de estgio; Apresentar trabalhos escolares; Entreter um pblico; Propor temas, argumentos e informaes para subsidiar um debate (brainstorn); Participar de um comcio; Realizar uma preleo ou culto religioso, etc.

05) CONTEXTO DA APRESENTAO: Dependendo do tema e do local, a apresentao pode assumir diversos contextos, quais sejam: Formal; Informal; Trabalho; Entretenimento; Hierrquica;

06) INGREDIENTES DA APRESENTAO: Os ingredientes envolvidos em uma apresentao so: RAZO = diz respeito ao conhecimento que o orador tem a respeito do tema que est apresentando, bem como a sua preparao. O orador s deve falar sobre aquilo que conhea profundamente e esteja suficientemente preparado; CREDIBILIDADE = diz respeito ao grau de confiana que a platia tem sobre a capacidade do orador de falar sobre o tema. A platia necessita acreditar que o orador est preparado e habilitado para falar sobre o assunto. A credibilidade comea a ser definida pelas suas credenciais, pela sua experincia, vivncia e conhecimento a respeito, que devem ser previamente informadas ou apresentadas;

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RESPEITO = se refere a forma com que o orador se relaciona com a platia. Deve-se considerar que as pessoas presentes podem ser mais ou menos leigas sobre o assunto, pois esto l justamente para aprender, receber ou serem informados, devendo ser tratadas com simplicidade, respeito e humildade. O orador deve utilizar uma linguagem compatvel com as pessoas e com o tipo de ambiente, e no deve imitar o comportamento ou linguagem da platia. Tambm no deve mostrar que melhor do que a platia, devendo transmitir e compartilhar conhecimentos; AUTOCONFIANA = diz respeito ao controle sobre a timidez, sobre a ansiedade e principalmente sobre o nervosismo. A forma para control-la preparando melhor a apresentao e se condicionando pessoalmente, trabalhando melhor a auto-estima, criando um clima de confiana; EMOO = diz respeito ao entusiasmo ao grau de crena do orador em relao ao tema. necessrio acreditar que ir transmitir as idias com total convico. A emoo, quando em doses adequadas, dependendo do ambiente, funciona como um tempero, dando gosto e paladar a apresentao, atraindo e cativando a platia.

07) SUCESSO DA APRESENTAO: O sucesso de uma apresentao pode ser medido pela relao de tudo aquilo que o emissor tem interesse ou deseja emitir por aquilo que o receptor de fato aproveitou e registrou. O sucesso no medido por aquilo que o emissor transmitiu, pois s o fato de tentar transmitir e conseguir transmitir j se constitui uma efetividade em s. SUCESSO DO PROCESSO DE APRESENTAO Tudo aquilo que emissor deseja transmitir Tudo aquilo que o receptor conseguiu registrar

Para garantir o sucesso de uma apresentao importante: Preparar a apresentao; Preparar-se para a apresentao.

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CAPTULO II PROCESSO DE APRENDIZAGEM:

01) DINMICA ENVOLVIDA: A apresentao constitui-se, necessariamente, de um processo de aprendizado, portanto envolve as seguintes dinmicas, que podem ser mais bem observadas na figura 2: O que se emite - contedo; O que se transmite - forma; O que se recebe; O que se armazena; O que retorna.

EMISSO TRANSMISSO RECEPO APRENDIZAGEM RETORNO EMISSOR MEIO RECEPTOR

Figura 2 Dinmica do processo de apresentao. EMISSO = tudo aquilo que se emite e depende de: CONTEDO = ordem, programa, preparao, coerncia, pertinncia; FORMA = tcnica, didtica, sistemtica; EMISSOR = experincia, domnio, autoconfiana; FALA = emoo, tom, volume; RECURSOS UTILIZADOS;

TRANSMISSO = tudo aquilo que se transmite e depende de: RECURSOS UTILIZADOS; AMBIENTE = so os rudos ou os filtros; RELAO E SINERGIA ENTRE EMISSOR E RECEPTOR;

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RECEPO = tudo aquilo que se recebe e se aprende e depende de: Estmulos, motivao recebida; Ambiente = rudos; Tempo da apresentao. Emissor = experincia credibilidade, respeito; aquilo que foi ouvido, visto ou sentido.

APRENDIZAGEM = tudo aquilo que se aprende e depende de: Interesse = prioridade e importncia dada ao tema; Percepo aquilo que foi entendido, aprendido, assimilado de forma eficaz.

RETORNO = tudo aquilo que retorna para o emissor e depende de: Questionamento; Grau de aprendizado; Forma de avaliar a efetividade da comunicao e o grau de aprendizagem;

02) PROCESSO MENTAL DE APRENDIZAGEM: Deve-se ser considerado que o pblico composto por um conjunto de pessoas e, embora existam interaes e comportamentos coletivos entre elas, o aprendizado um processo preponderantemente individual, obedecendo a um certo mecanismo ou sistemtica. Outro conceito que deve ser considerado que a apresentao um processo de aprendizado onde o emissor, que pertence ao mundo exterior, emite um sinal, como outro qualquer, que recebido captado pelo receptor, com um acerta intensidade, o qual tenta decifr-lo e entend-lo. O prprio mundo onde vivemos, nosso ambiente natural, um processo de aprendizagem constante, absolutamente espontneo, onde tambm existem emisses mltiplas e contnuas de sinais e a recepo dos mesmos pelo receptor atravs de seus sentidos. Ao receb-los, perceb-los, avali-los e armazen-los em seu clebro, de acordo com seus interesses ou necessidades, completando o um processo de aprendizado. O importante num processo de comunicao, como no caso da apresentao, que tanto o emissor como o recepto conheam os estmulos tanto da sensao como da percepo, para que possam utiliz-los de forma adequada no sentido de ativar o receptor, melhorando com isto o processo de aprendizado. A sensao pode ser melhorada estimulando-se os aspectos interoceptivos, proprioceptivos, extereoceptivos, ou seja, os sentidos. A percepo pode ser estimulada de acordo com a intensidade, dimenses, mobilidade, cor, freqncia e forma, como mostrado na Figura 3 a seguir. Numa apresentao estes aspectos podem ser criados, intensificados ou estimulados atravs do posicionamento e gesticulao do emissor, como da fala, dos recursos utilizados como do ambiente, atravs de: EMISSO = tudo aquilo que emitido pelo mundo exterior;

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RECEPO = tudo aquilo que recebido pela pessoa. Nem tudo aquilo que emitido recebido, pois depende da intensidade da emisso, das condies envolvidas e dos rudos ou filtros existentes no caminho, no meio ou no ambiente; SENSAO = tudo aquilo que sentido. Nem tudo o que recebido sentido, pois depende de quanto os sentidos esto realmente ligados ou em alerta; PERCEPO = tudo aquilo que percebido. quando se toma a conscincia do fato ou da emisso. Nem tudo aquilo que sentido necessariamente percebido, pois as pessoas podem estar desligadas; MEMORIZAO = a tudo aquilo que efetivamente gravado, registrado na mente. tudo aquilo que importante e efetivamente aproveitado. Nem tudo aquilo que percebido memorizado. Normalmente s gravado aquilo que a pessoa julga ser til, interessante, aproveitvel e importante;

MUNDO EXTERIOR EMISSO

MUNDO INTERIOR

RECEPO

MEMORIZAO

SENSAO

PERCEPO

ESTMULOS

ESTMULOS

INTEROCEPTIVOS (Fome, calor, frio, sede, sono, desconforto) PROPRIOCEPTIVOS (posio e movimento relativo do corpo no espao) EXTEROECEPTIVOS (viso, paladar, tato, olfato, audio)

INTENSIDADE DIMENSES MOBILIDADE COR FREQUENCIA FORMA

Figura 3 Estmulos envolvidos num processo de comunicao e aprendizagem. Deve ser tambm considerado que, embora estes fatores funcione como um estmulo ao processo de comunicao, da mesma forma, em sentido inverso, pode funcionar como um desestmulo, pois, como exemplo:

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Pessoas com fome ou com sede no esto mais pensando no assunto, mas somente em como saciar a sua necessidade; Pessoas com sono esto cansadas, dispersas, e no prestam mais ateno na apresentao; Pessoas com frio ou com calor de desconcentram; Palestra muito parada, sem movimento, sem cor, sem intensidade, repetitivas, padronizadas demais, sem diferenciais, so muito montonas e do sono;

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CAPTULO III PREPARAO DA APRESENTAO:

01) INTRODUO: O planejamento ou a preparao da apresentao sempre deve ser efetuado antecipadamente, de forma a permitir alcanar o objetivo e o sucesso esperado. Apesar disto pode eventualmente receber melhorias e adaptaes de ltima hora, conforme as necessidades, os recursos existente, o ambiente e as expectativas envolvidas. O planejamento adequado de uma apresentao envolve a avaliao ou definio dos seguintes pontos: Tipo de apresentao; Objetivo; Estratgia; Habilidades necessrias; Pblico alvo; Contedo; Recursos visuais e de apoio; Tempo de apresentao; Ambiente.

02) OBJETIVO: O objetivo define com exatido e clareza o que ser dito e para isto necessrio primeiro definir onde se quer chegar, ou seja, a inteno da apresentao. O objetivo deve ser definido de forma resumida e explcita, levando-se em considerao os seguintes questionamentos: Porque fazer esta apresentao? O que se deseja transmitir, dizer? O propsito informar, persuadir ou entreter? Que resultado se deseja obter no final da apresentao? Como a platia deve reagir, pensar ou mudar? Quem a platia.

Deve-se lembrar que uma mesma apresentao, com o mesmo contedo, dependendo do pblico-alvo e do contexto podem ser apresentadas de formas completamente diferente, adaptadas as condies envolvidas. 03) ESTRATGIA: A estratgia deve definir a melhor forma de transmitir ao publico o objetivo proposto, a forma de se comunicar, que vai depender do tipo de apresentao, do tipo de pblico-alvo e do ambiente, ou seja:

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SE O OBJETIVO COMUNICAR = o assunto deve ser abordado de forma estruturada, coerente e lgica; SE O PROPSITO ENGAJAR OU VENDER = conveniente utilizar um discurso afirmativo e tom emocional a fim de convencer a platia; SE A INTENO FOR ENTRETER = indicado usar piadas e histrias engraadas.

Em funo do tema, do pblico-alvo e do ambiente o orador deve definir se ir utilizar uma linguagem: Tcnica; Acadmica; Popular; Uma mistura de todas.

04) HABILIDADES NECESSRIAS DO EMISSOR: Ver Captulo IV.

05) A FALA: Ver Captulo V.

06) RECURSOS VISUAIS E DE APOIO: Ver Captulo VI.

07) CONTEDO: Ver Captulo VII. 08) RECEPTOR OU PBLICO-ALVO: Ver Captulo VIII.

09) AMBIENTE: Ver item IX.

10) TEMPO DE APRESENTAO:

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Normalmente o tempo disponvel para uma apresentao previamente definido ou estipulado pela prpria condio do ambiente (uma aula tem um tempo estipulado) ou pela organizao do evento. Neste caso o contedo a ser apresentado deve necessariamente se adequar a este tempo. Existem casos onde orador tem a propriedade ou a liberdade de definir o tempo. Neste caso o tempo de uma apresentao depende dos objetivos, do contexto, do pblico-alvo, do horrio e de outras caractersticas. A melhor regra para definir o tempo o bom senso e se seguir as seguintes regras: A apresentao jamais deve extrapolar o tempo previsto, pois alm de cansar a palestra mostra a desorganizao do orador; O tempo alocado deve ser suficiente para apresentar todo o contedo, sem deixar assuntos pela metade e sem a necessidade de se sair correndo no final da apresentao para poder conclu-la, o que comprometeria o entendimento; No se deve sobrar muito tempo ou terminar a apresentao muito antes do previsto, o que deixa no ar um vazio e o sentido de uma tarefa mal cumprida; Definir alguns pontos extras que podem ser eventualmente retirados ou mesmo inseridos, caso haja falta ou sobra de tempo; No espere que a platia canse. A apresentao deve parar quando a platia espera que orador continue. No se empolgue, tenha senso de observao e haja sempre com bom senso. 11) ENSAIO DA APRESENTAO: O ENSAIO ANTES DA APRESENTAO AJUDA: Memorizar; Cronometrar; Revisar o contedo; Testar todos os recursos disponveis; IMPORTANTE: VOZ: Planeje o volume, o ritmo, a entonao, a nfase das palavras-chave; Seje espontneo; As palavras devem soar de forma suave e em um tom informal; No decorar o contedo, procure memorizar; No leia o contedo quando da apresentao; Recupere e discuta as informaes conceituais e no as literais;

RESPIRAO: Respire de forma profunda e vagarosa para manter um fluxo de oxignio para o clebro, permitindo que funcione melhor, coordenando melhor os pensamentos; A respirao correta tambm ajuda a tornar a voz mais clara;

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EXPRESSO CORPORAL: Avalie a expresso corporal como um todo; Use as mos, gesticule, indique; Use a cabea; Use o olhar; Cuide da posio da perna; Se movimente pela sala.

CONJUNTO: Sinta-se leve e seguro; Seje o mais natural e espontneo possvel; No se atenha a anotaes, atrapalham mais que ajudam. Recorra a elas somente em caso de emergncia, quando esquecer algo ou perder o fio da meada

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CAPTULO IV O EMISSOR
01) QUEM O EMISSOR: O emissor aquele que emite, que gera a informao, podendo ser: Orador; Palestrante; Comunicador; Aluno ou acadmico; Professor; Conferencista; Poltico; Pregador religioso; Advogado; Profissional; Vendedor; Gerente, diretor, executivo, administrador, gestor; Lder. Treinador; Tcnico; Vendedor; Prestador de assistncia tcnica; Cientista; Sindicalistas, etc.

O objetivo do emissor pode ser: Apresentar idias; Divulgar ou informaes; Ensinar; Informar ou transmitir; Convencer ou conseguir aprovao; Unir ou agregar ao redor de uma causa; Motivar, envolver e comprometer. Os oradores tm em comum: Desejo de transmitir um contedo, alguma coisa, um objetivo; Pblico alvo, um grupo de pessoas especficas.

02) A APARNCIA:

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Para no chocar o pblico o orador deve estar vestido adequadamente, sendo til seguir as seguintes orientaes: Usar sempre o bom senso e se vestir de acordo com o ambiente, a platia, o contedo e principalmente pelo contexto da apresentao; Apesar disto a aparncia normalmente tem menos a haver com a platia ou o contedo a ser apresentado, mas sim mais com o ambiente ou o contexto; Se a apresentao for para executivos preferencialmente deve-se usar um terno; Se for uma apresentao de trabalho, a aparncia pode ser menos informal, adequado ao ambiente; Nem sempre necessrio estar mais bem vestido que a platia; Usar sempre roupas limpas, bem passadas e no muito gastas; Usar sempre roupas confortveis para no atrapalhar a concentrao e o rendimento; Vestir-se de acordo com estilo prprio, pois a platia ser mais tolerante mesmo se no estiver adequadamente vestido; Ser discreto, no usar acessrios que possam chocar, distrair ou prender a ateno do pblico; Manter a higiene, utilizar desodorante ou perfume de forma adequada; Tomar cuidado com a aparncia do cabelo, da barba, das mos, das unhas, da maquiagem, etc. No devem ser exagerados.

03) HABILIDADES NECESSRIAS: O orador deve avaliar se: Possui habilidades necessrias para a apresentao; Existe necessidade e condio de desenvolver alguma habilidade especfica.

Para garantir o seu objetivo um orador deve ter: COMPETNCIA = deve ter uma fluncia natural da comunicao, o dom da palavra, o domnio da fala, a capacidade de influenciar e dominar o pblico; TCNICA = aprender a se comunicar atravs de procedimentos, das tcnicas, das ferramentas e dos recursos disponveis;

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CAPTULO V A FALA
01) TIPOS DE FALAS: A fala a linguagem a forma com que o orador se interage com a platia, com o ouvinte, e transmite o contedo de sua apresentao. As falas podem ser dos seguintes tipos: Discurso; Preleo; Palestra; Apresentao; Comunicao; Explanao;

02) FORMAS DE FALAS: As falas podem ser das seguintes formas: Oral ou verbal; Visual ou corporal;

03) UTILIZAO DA LINGUAGEM VERBAL: FALAR DE FORMA EFICAZ: Falar de forma natural; No leia slides ou transparncia, explique e as utilize como forma de apoio, para a platia entender melhor; Evite consultar anotaes; Evite usar termos muito tcnicos ou expresses regionais; No use grias; Cuidado com as bengalas como bom... .... ento.... bem;

VARIAR O TOM E A VELOCIDADE DA VOZ: Fazer pequenas pausas entre os tpicos principais para que a platia possa absorver a informao; Destacar passagens mais importantes, fazendo uma pausa ou falando devagar de forma mais enftica, para destacar a palavra, frase ou o conceito; Falar num tom de voz que todos possam ouvir; Se posicionar na platia de forma que todos possam ouvir sem precisar gritar;

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Avalie a acstica do ambiente. Se usar o microfone teste-o antes para regular o volume; No utilizar o tom de voz muito montono; No falar sem parar;

CUIDAR DAS PALAVRAS E DOS VERBOS: Evitar a palavra no, principalmente no incio de uma expresso ou frase, pois incua; Substituir mas por e, pois invalida tudo o que foi dito antes; Utilizar mas somente para argumentar contra uma objeo; Substituir se por quando, pois se indica uma condicional ou uma dependncia e quando indica deciso ou determinao; Utilizar sei no lugar de acho pois acho, espero e acredito denotam insegurana e dvida; Cuidar com a palavra tentar, pois tambm denota insegurana e usada para enrolar; Utilizar palavras que demonstrem controle e capacidade. Os verbos precisar, ter e dever indicam dependncia. Usar verbos que indicam que a ao est sob controle como querer e decidir; Evitar usar expresses que indiquem impotncia e incapacidade como no consigo ou no posso. Se tiver que falar algo negativo de s mesmo use expresses que indique controle; Evitar o tempo futuro para indicar objetivos (vou conseguir, vou escrever). Use o gerndio (estou conseguindo, estou escrevendo) para indicar desejos e objetivos futuros. Indica tanto a idia que tem e a inteno de fazer algo como j est fazendo; Cuidar com o futuro do pretrito, s o use quando realmente existir um impedimento que impea a ao. No dizer Eu gostaria de agradecer a presena de todos; prefervel dizer Eu agradeo a presena de todos.

PALAVRAS E EXPRESSES EM OUTROS IDIOMAS: Seu uso pode ser comum e at fazem parte do dia-a dia, mas deve ser aplicada adequadamente, sem muito exagero; Escrever e pronunciar corretamente. No caso de dvida consulte a forma correta ou absolutamente no as utilize; Se existir a mesma expresso adequada em portugus, use-a de forma preferencial; Se o termo do outro idioma j for de domnio do pblico no existe necessidade de traduzi-lo. Ex: software, download, etc; Na linguagem escrita, as palavras em outros idiomas devem ser gravadas com destaque em itlico ou entre aspas;

04) UTILIZAO DA LINGUAGEM CORPORAL: O CORPO:

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As expresses do rosto e dos olhos devem revelar o interesse do orador pelo assunto e pela platia; No se apoiar em objetos como a mesa, cadeira, tribuna, quadro ou parede; Permanecer na posio ereta, com o peso do corpo bem dividido entre as duas pernas, ligeiramente afastados. No se apie em somente uma perna; Ficar de frente para a platia, a fim de manter bom contato visual; Movimentar-se com segurana. Andar pelo meio da platia, se for possvel. Manter contato com as pessoas; Certificar-se que a linguagem corporal reflita o que est sendo dito; Prestar ateno na linguagem corporal da platia para obter feedback. Avaliar constantemente o desempenho durante a apresentao; Procurar no manter os braos soltos ao longo do corpo, pois isto indica uma postura de neutralidade e desleixo; Curvar-se ligeiramente para frente indica desejo de ser amigo e de envolver e encorajar a platia; Curva-se para trs pode indicar tanto estado de defesa quanto agressividade, hostilidade, negativismo ou arrogncia; Manter-se em posio firme indica segurana e equilbrio; Cruzar os braos uma posio de defesa e pode criar resistncia da platia; Sorrir uma atitude simptica quando de forma espontnea.

OS OLHOS: Olhar uma forma fantstica de comunicao, devendo se olhar nos olhos quando se fala, pois cria intimidade e estabelece um canal de comunicao; Deve-se sempre manter um contato visual com a platia; Olhar para a platia como um todo, fazendo varreduras, tanto de um lado para o outro como da frente para trs; No esquecer de olhar os pontos cegos, a parte de trs da platia, que fica mais distante ou as laterais, na linha dos ombros; Olhar para todos, sem privilegiar ningum; Olhar tanto para aqueles que esto mais interessados quanto para aqueles que esto mais distrados ou se mostram hostis. Isto uma forma de chamar sua ateno e atralos novamente para a apresentao.

OS GESTOS: Os gestos devem adequar-se ao tamanho e s caractersticas da platia; Usar gestos largos e at exagerados, erguendo os braos e utilizando at os ombros, para platias grandes e ambientes mais informais; Usar gestos mais moderados, limitando-se as mos, com os cotovelos prximos ao corpo, para platias pequenas e formais; Utilizar gestos curtos se estiver sentado, e mais largo quando estiver em p; Gestos mais comedidos so indicados para platias com maior nvel cultural, enquanto que classes populares so mais receptivas a gestos largos e exagerados.

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CAPTULO VI OS RECURSOS
01) INTRODUO: Recursos so ferramentas importantes utilizadas pelo emissor para ajud-lo ou apoi-lo no processo de comunicao, pois em uma apresentao o aprendizado das pessoas se preferencialmente atravs dos seguintes sentidos (1): Pela viso 70%; Pela audio 15%; Pelo olfato, tato e paladar - 15%

Se a mensagem for apresentada apenas verbalmente depois de trs dias o ouvinte ir se lembrar apenas de 10% do que lhe foi transmitido. Se esta mesma mensagem for apresentada atravs de um recurso visual se lembraro de 65%. Se durante a prpria apresentao, junto com a fala, for utilizado um recurso visual, possvel aumentar esta reteno a nveis maiores que 90% (2). Diante disto constata-se que as pessoas assimilam melhor as mensagens se estas forem acompanhadas de imagens, sendo, portanto importante a utilizao de recursos visuais, pois ajudam a: Melhorar a concentrao; Aumentar e o interesse pelo assunto; Melhorar o processo de memorizao; Melhorar a compreenso das idias; Fazer analogias e criar mapas mentais; Melhorar a percepo e a conexo lgica entre as informaes; Realar um determinado ponto.

Os recursos visuais tm os seguintes objetivos: Fazer comparaes numricas; Apresentar dados estatsticos; Destacar informaes essenciais; Expor dados tcnicos e cientficos; Informar o lanamento de um novo produto ou servio; Ampliar a reteno de informaes dos ouvintes durante a fala; Esclarecer conceitos, procedimentos ou idias; Orientar o raciocnio; Possibilitar a visualizao de objetos; Estabelecer relacionamentos; Mostrar organogramas e fluxogramas;

Apesar disto quando da definio dos recursos importante questionar: Se a utilizao do recurso absolutamente necessria;

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Quais os tipos de recursos necessrios ou disponveis; Como produzir um bom recurso; Quando utilizar o recurso; Como utilizar adequadamente o recurso.

Apesar de todas estas vantagens inquestionveis, deve-se sempre considerar que o recurso visual nunca pode substituir ou suplantar a importncia do palestrante. Deve servir como um reforo da mensagem, ressaltando as informaes mais relevantes, esclarecendo e complementando as partes mais significativas da apresentao. Tambm se deve considerar que a utilizao muito intensa do recurso visual tira a oportunidade de interao com o pblico, por isto o orador no deve ficar to preso aos visuais apresentados.

02) TIPOS DE RECURSOS: Os recursos utilizados pelo emissor podem ser dos seguintes tipos: VISUAIS: Retroprojetor com o uso de transparncia; Projetor de slide convencional 35 mm; Recurso multimdia para projeo de slide digital data show e PowerPoint; Projetor multimdia para projeo de imagens de fita cassete, videoteipe e DVD; Flip charts; Cartazes; Quadro de giz; Quadro branco com uso de pincis; Apostilas ou material didtico; Impressos, catlogos ou folhetos; Modelos, amostras, peas e objetos; Projetor de originais; Projetor de filmes; Tela de computador Laser pointer, vara, antena ou indicador qualquer; Televiso, etc;

AUDITIVOS: Microfone e alto-falante; Megafone; Filmes, videoteipe com som, TV, etc.

OLFATIVOS: TATO: Amostras (perfumes, comida, etc);

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Modelos, amostras, peas e objetos;

Deve-se observar que apesar de existem grande nmero de recursos disponveis, principalmente os visuais, alguns caram em desuso e so considerados ultrapassados para o momento atual, como o flip charts, o projetor de slides, por exemplo. Apesar disto, deve-se considerar que, dependendo do local ou at das circunstncias envolvidas, o palestrante precisar lanar mo de um destes recursos e deve saber utiliz-lo com habilidade, para no prejudicar sua apresentao.

03) ESCOLHA DO RECURSO: A escolha ou o uso de um determinado recurso normalmente feita com base nos seguintes critrios: Custo; Disponibilidade ou acessibilidade; Facilidade de uso; Adequao ao ambiente; Flexibilidade ou limitao em funo do tipo de ambiente; Facilidade de criao; Versatilidade em funo da necessidade de ser alterado; Facilidade de transporte;

As vantagens e desvantagens de alguns destes recursos esto apresentadas na Tabela I a seguir.

04) REQUISITOS DE UM RECURSO VISUAL: Para atender a qualidade necessria, os recursos visuais devem atender os seguintes requisitos: SER APROPRIADO PARA A CIRCUNSTNCIA = exemplo projees do currculo em uma conferncia; SER VIVEL PARA TODOS OS OUVINTES = depende do tamanho da platia; SER ESCLARECEDOR SOBRE O ASSUNTO = no pode ser redundante e no acrescentar nada sobre a mensagem que est sendo transmitida oralmente; SER CLARO, LIMPO E AREJADO = ouvinte deve olhar para o visual e ver com rapidez e sem esforos a informao que est sendo projetada, ou seja, no deve conter informaes desnecessrias. Da mesma forma, excesso de cores, de tamanhos, de tipos de letras de marcadores, de sentenas polui o visual e prejudica a visualizao; SER PRECISO E EFICIENTE = deve conter informaes na quantidade adequada, perceba os dados e acompanhe o raciocnio exposto.

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Tabela I Vantagens e desvantagens dos recursos visuais:

RECURSO Quadro de giz e quadro branco VANTAGEM -Espontaneidade; -Flexibilidade; -Praticidade; -Economia; -Durabilidade; -Economia; -Facilidade de transporte. -Economia; -Espontaneidade e durabilidade; -Reduo de tempo na preparao; -Flexibilidade. -Possibilidade de uso em sala iluminada; -Adaptao a qualquer ambiente; -Projees de qualidade; -Facilidade de comunicao visual; -Facilidade de transporte; -Possibilidade de uso sem tela; -Possibilidade de substituio imediata da lmpada; -Facilidade de ligar e desligar sem provocar distraes. -Adaptao a qualquer ambiente; -Capacidade de ampliao; -Facilidade de transporte; -Apresentao de qualquer imagem; -Uso prolongado; -Facilidade de produo; -Permite sonorizao. -Uso generalizado; -Realidade de imagens e sons; -Permite fcil duplicao. -Apresentao de informaes reais; -Economia de tempo e dinheiro; -Adaptao a qualquer ambiente. DESVANTAGEM -Consumo de tempo; -Intensifica o nervosismo; -No permite a recuperao de dados; -Limitado a pequenos ambientes; -Sujeira, brilho e imperfeio; -Limitao a pequenos ambientes.

Cartaz

Flip charts

-Limitao a pequenos auditrios; -Espao limitado; -Difcil legibilidade. -Custo elevado; -Dificuldade de transparncia;

Retroprojetor

modificao

da

Projetor de slides

-Custo elevado; -Necessidade de ambiente escuro para projeo; -Manuseio delicado;

Videoteipe e DVD

Projetor de originais

-Custo de produo; -Necessidade de equipamentos; -Produo demorada. -Funcionamento apenas com ambiente escurecido; -Projeo de informaes desnecessrias;

05) TIPOS DE RECURSOS VISUAIS MULTIMDIA: Um visual pode ser elaborado de diversas formas, dependendo das caractersticas da informao a ser transmitida, tais como: TABELA = deve-se limitar ao mximo o nmero de palavras e no conter excesso de nmeros, e estes deve ser arredondado ao mximo para facilitar sua visualizao e entendimento. O ttulo deve ser simples e concisos. Usar cores para acentuar os dados;

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GRFICAS DE BARRAS = relacionam duas ou mais variveis, sendo que normalmente uma delas o tempo. As barras podem ser representadas tanto no sentido vertical como horizontal, isoladas ou agrupadas. Recomenda-se limitar o nmero de barras a seis; GRFICO SETORIAL = tambm conhecido como grfico de pizza. A utilizao mais recomendada quando se deseja comparar as diversas partes de um todo. Visualizao fica facilitada quando limitada a seis partes; GRFICO DE LINHAS = utilizado quando se deseja mostrar as variaes ou as tendncias de uma informao dentro de um tempo MAPA = serve para a localizao e o confronto de tamanhos ou distncias entre regies FLUXOGRAMA = usado para demonstrao de uma ordem seqencial ou operacional ou de mtodos e processos alternativos; DESENHO = usado para mostrar detalhes geomtricos, de forma, dimenso, preciso ou mesmo, de uma forma mais criativa, as caricaturas. As figuras so muito utilizadas para dar harmonia, sincronismo e muitas vezes o humor as palavras; RELAO DE ITENS = serve para mostrar uma seqncia de tpicos, palavras, frases ou expresses, no sentido de ajudar a estabelecer relaes.

06) CRIAO DOS RECURSOS AUDIOVISUAIS: Os componentes de um recurso visual so: TTULO: Deve ajudar o pblico a identificar rapidamente o assunto; Devem ser esclarecedores, simples e de poucas palavras; Devem ser localizados na parte superior.

LEGENDAS: Devem identificar as diversas partes de um visual; Devem identificar as tabelas, figuras, grficos, etc; Devem ser concisas e feitas de forma a possibilitar a leitura de todas as pessoas.

CONTEDO: FRASES: Apresentar os conceitos de forma simples e clara; Apresentar apenas um conceito ou uma idia de cada vez, utilizando no mximo seis linhas, o que facilita o raciocnio, a no ser que duas ou mais idias sejam interdependentes ou complementares; Usar de preferncia apenas palavras e termos-chave, evitando sentenas inteiras; Quando possvel destacar os conceitos atravs de grficos, imagens e mapas conceituais;

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Criar frases curtas; O visual no deve reproduzir tudo aquilo que estiver sendo comunicado verbalmente. Deve representar apenas a essncia da mensagem; Usar poucas linhas. Se o visual for elaborado no sentido horizontal limitar a seis ou sete linhas no mximo. Se for no sentido vertical limitar a oito ou nove; As palavras devem ser escritas sempre na horizontal, com raras excees.

TIPO DE LETRAS E FONTES: Escrever com letras ou nmeros legveis, evitar fontes exticas ou muito desenhadas que dificultam a leitura; Dar preferncia aos tipos com traos mais bem definidos, como o Arial ou Times New Roman; Evitar letreiros na posio vertical; Usar no mximo trs tipos ou tamanhos de fontes por pgina, para que tenha mais uniformidade e permita uma leitura rpida; Utilizar sempre o mesmo formato e estrutura em todos os slides procurar a padronizao, principalmente em apresentaes mais formais; Em apresentaes do tipo entretenimento no absolutamente necessrio seguir um padro, podendo-se abusar da criatividade.

TAMANHO DE LETRAS E FONTES: Utilizar letras de tamanho adequado, de preferncia grande, para poder ser bem visualizada, principalmente pelas pessoas sentadas mais distantes. Por isto o local da apresentao tem muito a haver com a preparao; Para listas preferir letras menores em vez de nmeros; No utilizar somente letras maisculas, com exceo das siglas utilize sempre as maisculas e minsculas; Teste rpido do tamanho da letra para slide: segure o slide com o brao estendido, se conseguir ler o que est escrito ser tambm legvel quando for projetado; Teste rpido para transparncia: coloque no cho, junto aos ps, se conseguir ler o que est escrito ser legvel quando for apresentado; Teste rpido de visual de computador: se afaste do monitor de vdeo aproximadamente dois metros, se for lido com facilidade quando for projetado; A visualizao do material preparado em computador normalmente melhor quando utilizada letra com tamanho acima de 20.

NOMENCLATURA: CORES: Visuais coloridos ajudam a destacar os dados mais importantes e criam contraste que facilitam as comparaes; Evitar o uso excessivo de cores ou o uso exagerado de cores muito fortes, que poder prejudicar a esttica visual e comprometer a compreenso, funcionando at Fazer o arredondamento dos nmeros ou das cifras sempre que possvel, para facilitar a compreenso;

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como um rudo que dispersa a ateno. Se ater ao uso de trs ou quatro cores por visual; Usar sempre cores vivas. Os tons pastel so inadequados para apresentaes; Utilizar contrastes entre cores escuras e claras, para fundo e texto, no sentido de facilitar a visualizao; A prpria cor transmite uma informao, por exemplo, cores vermelhas transmitem perigo ou indicam tendncia ou resultado ruim, ao passo que cor azul demonstra o contrrio;

ILUSTRAO: Utilize apenas uma ilustrao em cada visual, o que facilitar a compreenso; Facilite a compreenso do visual com flechas indicativas ou qualquer outro recurso que mostre a direo correta para a leitura; Retire tudo aquilo que for dispensvel ou incompatvel com a mensagem. QUANTIDADE PGINAS: Definir a quantidade de transparncias em funo do tempo disponvel de apresentao; Existe um tempo adequado para cada quadro apresentado, se isto no for bem equacionado a apresentao extrapolar o tempo previsto ou ter que ser apresentada de forma apressada, comprometendo a qualidade;

ANIMAO: TESTE: Fazer um teste do material preparado antes da apresentao; Evitar surpresas desagradveis, pois algumas vezes o material preparado no computador tem uma viso na tela muito diferente do que no monitor de vdeo; Seria recomendado que o apresentador treinasse antes de realizar a apresentao, para avaliar tanto o tempo como o contedo da apresentao. Os sons e a animao podem ser utilizados com moderao para no ofuscar a mensagem; Os sons no so indicados para apresentaes formais; Em apresentaes informais os sons e animao so especialmente indicados;

07) UTILIZAO DO PROJETOR MULTIMDIA: PRODUO: A multimdia o recurso visual mais tcnico e moderno que vem sendo atualmente utilizado nas apresentaes, devido a sua grande versatilidade e qualidade de imagem. Apesar disto, deve-se lembrar mais uma vez que numa apresentao nada deve suplantar a importncia do palestrante e o recurso visual precisa cumprir o papel de dar apoio e no ser o foco.

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Com o recurso multimdia possvel utilizar, de forma isolada ou at mesmo sincronizada, uma srie de recursos ao mesmo tempo, conectados em um s, como o computador, o vdeo, o DVD e a Internet. O processo multimdia envolve a utilizao de: Um computador dotado de programas necessrios, como o PowerPoint ou outro similar, para produo da imagem; Um projetor multimdia, acoplado ao computador, para projeo da imagem; Uma tela para a recepo da imagem. Na falta desta pode ser utilizada uma parede clara ou mesmo o prprio monitor de vdeo.

ARRANJO E POSICIONAMENTO: O projetor multimdia e a tela devem ser colocados numa posio de forma a permitir a mobilidade do palestrante sem prejudicar a visualizao da platia e sem que o palestrante passe entre o equipamento e a tela; A situao ideal que o equipamento seja fixado no teto, com o inconveniente de se perder a flexibilidade e a mobilidade; A tela de projeo deve ser instalada numa posio em que as informaes possam ser vistas completamente por todos as pessoas presentes; O recomendado que o equipamento seja instalado no centro e a tela seja posicionada a esquerda do auditrio.

MANIPULAO OU UTILIZAO: As figuras podem ser manipuladas tanto pelo orador como por um assistente; Quando utilizar um assistente ter certeza de que este conhece o equipamento e treine antes. Combinar sinais discretos para evitar expresses inadequadas como passa, o prximo, avana, toca, volta, etc, que tiram a concentrao e irrita quem est assistindo; Quando as figuras forem manipuladas pessoalmente, posicionar-se de forma a facilitar o acesso, para no precisar correr ou passar entre o projetor e a tela; Planejar com antecedncia a movimentao na sala, criar espao para a movimentao e facilidade de acesso ao projetor; Para avanar ou recuar as imagens usar preferencialmente o teclado ao invs do mause, pois mais rpido e menos entediante, alm de no desconcentrar o pblico; Pode-se tambm usar o controle remoto, que permite total liberdade de ao, sem necessidade de se posicionar em pontos especficos da sala ou prximo do projetor. Apesar disto este recurso costuma gerar confuses na sua manipulao, que acabam desconcentrando o pblico. necessrio treinar antes de usar ou no o use; Nunca ficar parado, movimentar-se, mas manter-se prximo do projetor ao terminar a exposio de um item e passar para outro slide, afim de no criar um vazio, que tambm desconcentra o pblico; Se for feita apresentao de grupos criar um mesmo arquivo para todas as apresentaes, para evitar ficar abrindo e fechando arquivos; Fazer sempre uma pequena pausa quando pedir para o pblico observar uma imagem, quadro, uma tabela ou mesmo uma citao muito longa, no sentido de que exista tempo suficiente para assimilao do contedo;

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Em projees muito prolongadas sugere-se retirar a imagem da tela aps certo tempo, pois estas podem tomar o foco da ateno, levando a platia perder a concentrao. Quando isto ocorrer acenda as luzes, para tornar a apresentao mais movimentada e envolvente; Usar sempre o Laser Pointer para dirigir e concentrar a ateno no pblico em um determinado ponto; De vez em quando substituir o uso do Laser Pointer pela anteninha, ou outro indicador qualquer, para que o pblico fique ainda mais concentrado na mensagem; indicado que durante a projeo a sala fique escura para melhorar a qualidade da imagem. Apesar disto recomendado que sempre permanea uma pequena iluminao, no fundo do ambiente, pois escurido excessiva provoca sonolncia e perda da ateno; Escurido excessiva tambm faz com que o apresentador perca a comunicao visual com a platia; Se durante a apresentao se sentir que as imagens projetadas esto distraindo a platia devem ser retiradas antes de envolver a nova parte da mensagem

08) SITUAES DE EMERGNCIA: Deve-se estar sempre preparado para situaes adversas, para as quais no se tenha controle, como interrupo de fornecimento de energia, quebra do equipamento, etc, que impossibilitar a utilizao do recurso previsto. O evento no pode deixar de ser realizado por falta de planejamento do orador. Neste caso importante seguir as seguintes orientaes: Em palestras importantes ter cpia de todo o material em mais de uma mdia alternativa, que pode ser facilmente utilizada em casos emergncias; No caso de recursos multimdia terem sempre mais uma cpia da apresentao em disquete ou mesmo CD; Levar sempre algumas cpias impressas do trabalho, que eventualmente podem ser reproduzidas no local; Levar transparncias dos pontos mais importantes, que podem ser eventualmente utilizadas em equipamento alternativo; Considerar a possibilidade de levar flip charts prontos; Verificar a possibilidade de utilizao de um quadro, usando giz ou pincis; Se for para escrever no quadro no faz-lo enquanto estiver explicando. Escreva primeiro, d um tempo para as pessoas copiarem, se for necessrio, e somente aps explique. importante ser criativo e sempre ter a capacidade de improvisar em casos de emergncia para que o pblico, o cliente, no seja prejudicado, mesmo que a culpa no seja do apresentador;

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CAPTULO VII CONTEDO

A elaborao do contedo de uma apresentao envolve os seguintes pontos: 01) TEMA: Definir o que e do que se vai falar, de forma: Clara; Objetiva; Organizada.

02) MENSAGENS-CHAVE: Devem ser listadas as principais idias que se deseja transmitir a platia, devendo ser limitada a: Capacidade de a platia assimilar e memorizar; Tempo disponvel;

03) ARGUMENTOS: Devem ser elaborados argumentos que possam ser utilizados de forma que: Reforcem a mensagem principal; Sejam preferivelmente acompanhados de fatos e dados; Faa sentido para a platia;

04) ESTRUTURA: Diz respeito forma com que deseja transmitir a mensagem e como deseja que a platia participe, podendo ser feito atravs de: ISOLAMENTO = os itens so apresentados separadamente, de acordo com uma determinada ordem adequada ao assunto, como cronolgica ou pela sua importncia. indicado para apresentaes mais formais, como relatrios e aulas inaugurais; NFASE = neste caso o item de maior impacto apresentado primeiro, seguido dos demais, que podem refor-lo ou complement-lo. Indicado para platias bem informadas, ou em situaes em que se pretenda ampliar o espao de discusso de determinado assunto. Tambm indicada para apresentaes do tipo persuaso,

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onde uma seqncia de argumentaes culmina com uma argumentao mais forte e decisiva; DEBATE = uma juno dos dois tipos anteriores. mais adequada para apresentaes informais, como reunies de trabalho, com poucas pessoas. Facilita e estimula debates medida que novas idias so apresentadas.

05) ROTEIRO E ORGANIZAO: Devem ser enumerados os principais conceitos, os ttulos e os subttulos, na ordem em que sero apresentados. Deve ser feita em trs partes: INTRODUO = utilizada para: Atrair a aceitao; Conquistar a confiana; Comunicar o objetivo; Demonstrar a importncia do tema; CORPO = a principal parte da apresentao e serve para: Expor o tema; Apresentar fatos, argumentos e exemplos de maneira organizada; Estimular a participao; Obter retorno da platia. CONCLUSO = deve reforar o objetivo, devendo: Reiterar e resumir as mensagens-chave; Recomendar uma ao; Obter adeso ou comprometimento; Terminar, agradecer e se despedir. 06) REDAO: Deve ser escrita a apresentao, procurando-se utilizar uma forma oral e no escrita, que mais leve e solta, ou seja, deve ser elaborada como se estivesse falando e no como se estivesse escrevendo.

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CAPTULO VIII O RECEPTOR

01) DEFINIO: O receptor aquele que recebe a informao emitida pelo emissor, o pblico-alvo o foco da apresentao e do emissor, podendo ser: Platia; Membros de um grupo de pessoas; Alunos, etc.

02) CARACTERSTICAS: Deve-se considerar que durante uma apresentao ocorre uma sinergia, uma comunicao, uma interao, um dilogo entre o apresentador e a platia. Diante disto, para que exista uma comunicao eficaz, se faz necessrio que o apresentador conhea as caractersticas do pblico-alvo, a fim de adaptar a linguagem e a mensagem s suas expectativas. As caractersticas ou as informaes a respeito do pblico-alvo podem ser obtidas atravs das seguintes maneiras: Organizadores do evento, com antecedncia. Isto seria o ideal; No incio da prpria apresentao, atravs de questionamentos;

Dependendo do tipo de apresentao e do tema que ser abordado, poder-se-ia questionar ou simplesmente observar o pblico, atravs dos seguintes pontos: Quantidade de pessoas; Faixa etria, classe social, nvel de instruo ou sexo; Histrico, vivncia, conhecimento ou experincia a respeito do tema; Origem, entidade, empresa ou organizao que representa e ramo de atividade; Nvel hierrquico ou poder de deciso dentro da organizao; Idias, opinies, necessidades, tendncias, expectativas; Perfil e valores tnico, religioso, poltico, social, moral e cultural; Se esto vindo por iniciativa prpria, foram convidadas ou obrigadas; Se so conhecidos, amigos ou o primeiro contato; Conhecimento a respeito do orador; Conhecimento a respeito do tema, etc.

03) PREPARAO:

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O receptor deve ser e estar preparado para receber aquilo que o receptor ir transmitir, caso contrrio a apresentao no far o menor sentido para ele ou ser pouco aproveitada. Para isto deve criar expectativas, atravs do: TEMA = deve conhecer previamente os objetivos, a abrangncia e a abordagem a respeito do tema ou do assunto que ir ser apresentado; APRESENTADOR = deve conhecer com antecedncia o orador, suas credencias, experincias, vivncia e conhecimento a respeito da rea e do tema; RAZO = deve saber porque est presente, porque veio, o motivo, qual o retorno que deseja obter, o que ir ganhar. Deve dar importncia ao tema.

O sucesso da apresentao depender da preparao do emissor em: Saber quais as expectativas da platia ou do pblico alvo; Saber preencher ou atender estas expectativas;

Em relao s expectativas o apresentador deve: Conhec-la previamente, atravs do questionamento; Mold-la de acordo com os objetivos da apresentao, realizando uma explanao inicial do que ser apresentado, ou; Atend-la mudando o foco ou o contedo do trabalho que ir ser apresentado.

Deve-se sempre estar preparado para a apresentao. A platia percebe quando o orador no est suficientemente preparado, mostrando grande desinteresse, falta de motivao e at certa hostilidade. Para isto importante e necessrio lembrar que: Falar para leigos diferente do que falar para tcnicos ou especialistas; Falar para gerentes ou diretores diferente do que falar para trabalhadores; Falar para crianas diferente do que falar para jovens, adolescentes, adultos ou idosos; Falar para estudantes diferente do que falar para professores; Falar para poucos diferente do que falar para uma multido; Falar numa sala de aula diferente do que falar num auditrio ou num comcio a cu aberto; Falar para os chefes diferente do que falar para os subordinados; Falar para quem veio obrigado diferente do que quem veio espontaneamente, com vontade.

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CAPTULO IX O AMBIENTE
01) TIPOS DE AMBIENTES: Os ambientes envolvidos em uma apresentao podem ser dos seguintes tipos: Grupo de pessoas em uma reunio informal no cho da fbrica ou outro ambiente qualquer; Sala de reunies em empresas, organizaes, associaes e entidades de classe; Sala de aula de escolas, universidades e cursos de treinamento; Reunies em empresas, organizaes, instituies, condomnios; Auditrios em apresentao em congressos, simpsios ou seminrios; Cerimnias em igrejas, atos pblicos, inauguraes, palestras, eventos; Estdios, ginsios, arenas ou locais pblicos em eventos esportivos, polticos ou religiosos;

02) CIRCUNSTNCIAS E CONTEXTOS ENVOLVIDOS: A apresentao deve ser adaptada de acordo com o ambiente envolvido, como por exemplo: O tipo de platia; As circunstncias internas e externas ao evento; O ambiente fsico; A hora e dia; O contexto; Os rudos; Outros acontecimentos;

No ambiente deve ser verificado: O tamanho ou a capacidade; A lotao, ou seja, se estar cheio ou vazio; A posio da platia em relao ao orador; As condies dos assentos e o conforto; O horrio de apresentao; A posio do sol (se for o caso) O clima (se inverno ou vero); As condies de aquecimento ou resfriamento; As condies de iluminao; As condies acsticas; O funcionamento, posicionamento, instalao e uso dos recursos audiovisuais; Os locais de acesso.

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Deve ser tambm avaliada o contexto em que a apresentao ser feita, tais como: Se ser formal ou informal; Se se trata apenas de uma apresentao ou se envolver a tomada de alguma deciso; O dia do ms, o dia da semana e a hora; Em que momento ser feita, ou seja, se aps a refeio, aps uma atividade dinmica, aps uma atividade reflexiva; Qual a disposio ou o nimo da platia; Ser o primeiro ou o ltimo apresentador do dia.

03) ACOMODAO E NMERO DE ENVOLVIDOS: Antes de se iniciar a apresentao, em relao ao ambiente deve-se avaliar se: A platia est acomodada de forma confortvel para que possa se concentrar na mensagem do orador. Se eventualmente no existem pessoas em p, em situao de desconforto; Se a platia no est acomodada de forma confortvel demais, no sentido que possa provocar sonolncia e perda de concentrao durante a apresentao. Se isto ocorrer deve-se promover uma dinmica diferente; Se existem pessoas sentadas muito longe. Se possvel deve-se reagrup-las fazendo que sentassem mais prximas do orador; Se as carteiras tenham apoio ou condies para que as pessoas possam fazer anotaes, se for o caso; Se as carteiras esto adequadamente posicionadas - o ideal que as carteiras estejam em posio de meia-lua para permitir uma maior interao entre o apresentador e a platia; Se as pessoas no esto sentadas ou posicionadas imediatamente uma atrs da outra, para que possam ter uma melhor viso; Se as carteiras no geram rudos ou barulhos desconfortveis que possam distrair o pblico;

Deve-se considerar que diferente: Apresentar um relatrio, um trabalho ou um projeto a um grupo, composto por algumas poucas pessoas; Ministrar uma aula ou fazer um treinamento em uma sala de aula, composta por dezenas de pessoas; Apresentar um trabalho cientifico ou uma palestra em um auditrio, composto por centenas de pessoas; Explanar uma poltica no cho da fabrica, composto por milhares de pessoas; Realizar um ato religioso ou um comcio num campo aberto ou em um estgio, composto por dezenas de milhares de pessoas.

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CAPTULO X DINMICA DA APRESENTAO

A dinmica de apresentao consiste em se utilizar todos os componentes e ingredientes envolvidos, de forma eficaz possvel, no sentido de conseguir emitir e fazer o pblico alvo receber a maior quantidade possvel de informaes. Para isto importante definir os seguintes passos:

01) PREPARAO - VENCER O MEDO: A preparao para a apresentao deve envolver os seguintes cuidados: Para a apresentao o orador deve se preparar tanto fsica, como emocional, como psicologicamente; Primeiro deve-se preparar a apresentao com bastante antecedncia, organizando o tema, colhendo informaes, verificando a data, local, hora, recursos necessrios e disponveis, etc. Correria de ltima hora s ajuda a aumentar o nervosismo; Deve-se considerar que o fato de se ficar nervoso quando de falar em pblico algo absolutamente natural, mesmo para os oradores mais experientes; O nervosismo est associado ao medo de falar em pblico, o medo de que algo de errado, o medo do desconhecido. Para lidar com isto deve-se fazer uma preparao mental e psicolgica, dominando principalmente a ansiedade e a insegurana; Elimine o desconforto ou o medo, enfrente e considerem-se igual a todos as demais pessoas presentes na platia; Transformar a tenso em energia para tornar-se mais motivado, enftico e convincente; Antes da apresentao procurar um local mais calmo, relaxar mentalmente por alguns instantes e organizar as idias; Criar imagens mentais favorveis, com pensamentos positivos e encorajadores, visualizando uma apresentao com sucesso; Acreditar em s prprio, no potencial, no sucesso, com entusiasmo e convico; Se necessrio fazer relaxamentos respiratrios e corporais, para eliminar as tenses musculares, melhorar a coordenao motora e controlar os batimentos cardacos, a concentrao e postura vocal; No comer antes da apresentao, o que reduz a capacidade de raciocnio e a concentrao e no beber gelado para no afetar as cordas vocais.

02) COMEAR A APRESENTAO: A introduo uma parte importante, pois definir grande parte do sucesso da apresentao. nesta etapa que as pessoas iro julgar o apresentador sobre a sua competncia e at mesmo sobre o que ele tem a dizer. Para tal necessrio tomar os seguintes cuidados:

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Se apresentar corretamente ao pblico, mencionando suas credencias. Isto melhorar a credibilidade do apresentador, bem como as expectativas a respeito da apresentao; Comear a apresentao falando com segurana, em um ritmo natural e firme, com entonao, de forma moderada; Utilizar a linguagem corporal como forma de reforo das palavras e idias; Ressaltar as palavras-chave e fazer pausas para reforar conceitos importantes; Apresentar as primeiras idias sem consultar as anotaes; Olhar nos olhos das pessoas por alguns segundos. Ajuda na concentrao, o fazem sentir importantes e estimulados. No se deve exagerar para no provocar constrangimentos;

As tcnicas de introduo so: Usar algumas frases de impacto, previamente preparadas; Apresentar uma citao ou referncia; Apresentar um fato real, uma parbola ou uma histria; Fazer perguntas para fazer as pessoas pensarem e atrair ateno para o assunto. As pessoas aprendem mais quando pensam e expressam sua opinio do que quando somente recebem informaes prontas; Esperar que a platia se concentre e se manifeste, respondendo as perguntas; Iniciar a exposio respondendo os questionamentos anteriores; Fazer perguntas que envolvam respostas coletivas ou de votao; Fazer comentrios autnticos sobre a cidade, a instituio ou a platia; Fazer apreciao a autoridades ou membros da organizao presentes; Mostrar alguma coisa, um objeto, uma amostra; Apresentar uma situao, uma circunstncia ou um problema;

03) GANHAR CONFIANA DA PLATIA: Ganhar a confiana da platia fundamental, pois garante o respeito e o interesse. Para isto importante seguir as seguintes dicas: Utilizar os pontos fortes particulares como simpatia, bom humor, conhecimento e segurana; Falar pausadamente, de forma que as palavras possam ser elaboradas com mais segurana; Manter uma atitude de confiana; Falar a linguagem da platia; Evitar expresses que reforcem contradio como mas... porm.... Substitua por e quando possvel; Tente no expressar opinio pessoal sobre determinado assunto, principalmente se for polmico; Se for mesmo necessria uma opinio, contrria a da platia, valorizar tambm a opinio da platia, ressaltando pontos de vista comum; Colocar a posio pessoal de forma clara e precisa e expor as razes porque pensa diferente;

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Conquistar e manter a ateno da platia atravs de sua experincia; Responder eventuais perguntas feitas pela platia, de forma clara e objetiva, preferencialmente com base no seu prprio conhecimento e experincia; Quando no souber responder no enrole, diga simplesmente que no sabe.

04) ESTIMULAR O INTERESSE DA PLATIA: ESTIMULAR A PARTICIPAO: Falar com a platia e no para a platia; Estimular a curiosidade, deixando brechas; Questionar a platia; Utilizar a platia como um recurso, envolvendo-a.

USAR RECURSOS ADICIONAIS: Faa citaes de pessoas famosas; Utilize figuras, imagens e dados estatsticos; Mencione experincias prprias ou de outras pessoas; Utilize as experincias da prpria platia; Utilize a linguagem corporal e visual.

ENTUSIASMAR A PLATIA: Utilizar frases surpreendentes tiradas de humor, fatos ou imagens que chame a ateno; Manter permanentemente o contato com a platia, andando entre ela, ao redor dela, melhorando o envolvimento; Usar gestos de forma descontrada e espontnea;

05) PRENDER A ATENO DO PBLICO: Promover concentrao; Evitar distrao; No perder a ateno com coisas pequenas; Cuidar ou eliminar os rudos presentes no ambiente.

06) OBTER RETORNO DA APRESENTAO: Avalie a linguagem corporal da platia, o movimento da cabea, o olhar e a inclinao do corpo, sinalizando ateno e interesse; Verifique se as pessoas esto anotando; Verifique o nvel de entusiasmo.

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07) RESPONDER PERGUNTAS: COMO SE PREPARAR PARA AS PERGUNTAS: Imaginar ou prever, com antecedncia, objees ou perguntas que podem ser feitas tendo em vista interesses especficos ou o tipo de pblico-alvo envolvido; Se preparar para respond-las tendo mais de uma resposta, para ser utilizada de forma estratgica e adequada de acordo com as circunstncias no momento;

COMO RESPONDER AS PERGUNTAS: Manter sempre a calma, independente do tom ou da inteno da pergunta; Valorizar a pergunta e o perguntador utilizando boa pergunta ou foi bom voc perguntar isso; Ao responder dirija-se a toda a platia e no somente a quem fez a pergunta; Aproveitar as perguntas para conquistar a platia com habilidade; No subestimar ou nem superestimar e a platia ou especificamente algum da platia; Responder de forma clara, objetiva e sucinta; Manter o mesmo tom de voz utilizada na apresentao; Se possvel responda as perguntas em p; Evitar expresses corporais que denotem insegurana como: cruzar os braos, as pernas, torcer os dedos das mos, colocar as mos nos bolsos, fazer giros de 350 com o corpo; No perder o controle permitindo que vrias pessoas falem ao mesmo tempo; Ouvir atentamente toda a pergunta e s comear a responder somente quando a questo estiver concluda. S interromper o ouvinte para ajud-lo, se este tiver dificuldade de se expressar; Manter o foco, no deixando o debate trilhar por caminhos no relacionados ao assunto ou por detalhes irrelevantes; Se a pergunta parecer mais uma opinio do que uma dvida, reforce-a, se for interessante ou positiva; caso contrrio apenas agradea a contribuio e v para a prxima pergunta; Informar e justificar a platia, ainda na apresentao, quando ser feita a sesso de perguntas.

COMO RESPONDER PERGUNTAS ESPECIAIS: Perguntas especiais podem ser consideradas perguntas difceis ou mesmo maldosas ou maliciosas, muitas vezes feitas at para prejudicar a credibilidade do trabalho ou o orador. Neste caso devem-se tomar os seguintes cuidados: Ficar atento e preparado para este tipo de questionamento, recebendo-a com calma; Perceber se o questionador no est simplesmente querendo se exibir, perguntando sobre algo j devidamente esclarecido ou que no tem nada a haver sobre o assunto;

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Sentir-se seguro, manter a calma e pensar com muito cuidado antes de responder. Se possvel tomar um gole de gua ou consultar anotaes, para ganhar tempo e no passar a impresso de que esteja perdido em buscar as palavras; Ter sempre algumas respostas prontas para este tipo de situao, tais como Este um assunto que no teremos tempo para tratar hoje, podendo acrescentar Mas se voc desejar poderemos conversar sobre isto no final do evento;

COMO RESPONDER SE NO SOUBER A RESPOSTA: Ser sincero e honesto e de forma firme, direta e imediata admita que no sabe a resposta, ao invs de ficar enrolando, provocando hostilidade da platia, podendo colocar toda apresentao a perder; Indicar uma provvel fonte de conhecimento onde o questionador possa obter a resposta; Oferecer-se para fazer uma pesquisa a respeito do assunto; Perguntar a algum na platia tem alguma experincia a respeito e pode responder; Avalie a natureza da questo para descobrir se o ouvinte quer uma resposta tcnica, cientfica ou apenas uma opinio; Se no souber a resposta, mas puder expressar uma opinio baseada na experincia, no perca a oportunidade de faz-lo, deixando claro que se trata apenas de uma opinio pessoal;

QUANDO FAZER A SESSO DE PERGUNTAS: Pode ser feita durante ou no final da apresentao; As perguntas feitas no final de apresentao sero mais vantajosas, pois j ter se exposto todo o assunto, diminuindo possveis dvidas; Perguntas no final da apresentao so mais indicadas para platias grandes enquanto durante a apresentao para platias menores, como um treinamento ou uma aula; Perguntas feitas durante a apresentao permite que o avaliador avalie a platia, devendo ter o cuidado de no perder a seqncia ou o raciocnio; Deve-se informar no incio da apresentao quando ser feita a sesso de perguntas, bem como informar quando for se passar para a sesso de perguntas; Se a sesso for grande repetir a pergunta para que todos tomem conhecimento; Responder a pergunta para toda a platia e no somente para quem perguntou; Considerar a possibilidade da pergunta ser feita por escrito quando se tratar de platia numerosa; Nunca se recusar a responder, no usar paliativos e muito menos responder incorretamente; Se as perguntas estiverem interrompendo o andamento da apresentao ou o controle do raciocnio, anot-la e respond-la posteriormente.

08) CONCLUIR A APRESENTAO: SINALIZAR O ENCERRAMENTO:

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Preparar a platia para o encerramento, utilizando termos ou frases do tipo o ltimo tpico que vou abordar ..... ou ...agora, vou apresentar um resumo...; Recapitular rapidamente tudo o que foi abordado para que as pessoas gravem os principais conceitos apresentados.

DEIXAR BOAS IMPRESSES: As frases finais so as mais importantes, pois so as que ficam mais tempo na mente das pessoas, por isto devem ser preparadas com antecedncia; Utilizar truques verbais como pausas, entonao e repetio de palavras, que facilitam a memorizao; Evitar emitir opinies pessoais ou o uso de tom dogmtico (ponto fundamental e indiscutvel de qualquer doutrina religiosa) especialmente se o assunto for polmico; Basear a concluso em fatos apresentados durante a apresentao; Se houver perguntas faa a concluso aps, isto se puder contar com a presena de todas as pessoas; Fazer uma pequena pausa antes da sesso de perguntas; O encerramento deve ser seguro, forte e deixar impresses boas e inesquecveis; As pessoas devem sair sentindo-se bem informadas, da a importncia do resumo final que deve ser feita em poucas e curtas frases, que sejam significativas e possam ser facilmente memorizadas; Fazer uma pequena pausa antes das palavras mais significativas e enfatiz-las ao pronunci-las; Utilizar frases positivas e no tempo presente;

COMO DEIXAR O LOCAL: Sair do palco, da tribuna ou do ambiente de forma segura; Recolher o material, sair do auditrio ou sentar-se, se for o caso; No correr, mas tambm no demorar mais do que o suficiente; Cuidar para no atrapalhar a entrada do prximo orador, quando for o caso.

09) RUDOS DE COMUNICAO: Rudo considerado qualquer fato, acontecimento, objeto ou clima que pode ocorrer que, com certeza, ir prejudicar a qualidade ou o rendimento da apresentao, por irritar, desviar a ateno e a concentrao da platia. Deve-se reconhecer que a platia est atenta, sensvel, nota e se incomoda com qualquer anormalidade presente no ambiente. Justamente por isto, dentro do possvel, estes rudos devem ser previamente detectados e eliminados. Os rudos mais comuns presentes na apresentao esto associados a: APRESENTADOR = deve evitar coisas que chamem a ateno, tais como: LINGUAGEM = cacuetes, uso de palavras repetitivas ou bengalas como bom... .... ento.... bem;

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MOVIMENTOS = colocar a mo no bolso, coar alguma coisa, cruzar as pernas ou os braos, sentar sobre a mesa, se encostar ou qualquer movimento muito repetitivo ou freqente, etc; POSTURA = sentar sobre a mesa, se apoiar em alguma coisa, pigarrear, fumar, rir a toa, contar piada sem graa na hora errada, etc. VESTIMENTA = estar mal vestido, usar roupas escandalosas, sujas, brincos, cabelo despenteado, excesso de perfume, etc.

APRESENTAO: Trocar a transparncia com o mause ao invs do teclado; No dar tempo suficiente para o pblico assimilar o contedo; Cruzar na frente da imagem projetada.

AMBIENTE: Muito frio ou muito quente; Barulho da chuva ou vento; Som do ar condicionado; Barulhos provocados por outros participantes (conversas paralelas); Rudos provocados pelos assentos, cadeiras, carteiras ou mesmo por pessoas andando sobre o piso; Sons ou barulhos externos ao ambiente da apresentao; Pessoas entrando ou saindo durante a apresentao; Campainhas de telefones celulares;

10) RECOMENDAES FINAIS: Evitar usar as seguintes aes: Piadas; Desculpas ou explicaes por algo que deu errado; Fazer apresentaes muito longas para no cansar a platia; Promover um relacionamento harmonioso, um clima favorvel; Estabelecer uma forma de comunicao adequada, uma postura correta e uma linguagem educada entre emissor e receptor; A forma de comunicao pode funcionar como uma importante sinergia entre o emissor e o receptor ou mesmo como uma enorme barreira;

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BIBLIOGRAFIA
01) VENSON, NRIO Apresentaes Florianpolis: Visual Books Editora, 2004. 02) POLITO, REINALDO Recursos Audiovisuais nas apresentaes de sucesso So Paulo: Editora Saraiva, 2003.