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Revista Contabilidade & Finanas FIPECAFI - FEA - USP APLICAES SOCIAIS

DAS

ARTIGO

SOCIEDADES COOPERATIVAS: UM mODELO

DE

DEMONSTRAO CONTBIL

Sistema de Informaes Executivas: Suas Caractersticas e Reflexes sobre sua Aplicao no Processo de Gesto
Ilse Maria Beuren Doutora em Controladoria e Contabilidade - FEA/USP Professora Titular do Departamento de Cincias Contbeis da Universidade Federal de Santa Catarina - UFSC. Luciano Waltrick Martins Mestre em Administrao - CPGA/UFSC.

RESUMO
A necessidade que tm as organizaes de aprimorar seu processo de gesto, face ao anseio de otimizar o desempenho e garantir o cumprimento de sua misso, faz com que seus administradores busquem alternativas na tecnologia da informao. O sistema de informaes executivas uma ferramenta que direciona o gestor a aes que buscam contribuir para esse fim. Dentro desse contexto, o presente artigo objetivou realizar uma incurso terica nas caractersticas de um sistema de informaes executivas, alm de fazer algumas reflexes sobre sua aplicao no processo de gesto empresarial. Observa-se que, normalmente, h falta de integrao entre os sistemas de informao das organizaes, alm de dificuldade dos gestores no acesso s informaes contidas nestes sistemas. Assim, as caractersticas desejadas pelos gestores podem ser encontradas em um sistema de informaes executivas, desde que seja adaptado s suas necessidades.

ABSTRACT
Managers are constantly urged to optimize performance and guarantee the fulfillment of their mission. Consequently, they are confronted with the need to improve the management process. This makes them look for alternatives in information technology, since an effective executive information system is a tool that helps the manager in performing actions that contribute to the attainment of this goal. In this context, the present article aims at verifying what characteristics an executive information system has to possess in order to support the management process. The study shows both a lack of integration among institutional information systems and the difficulties the managers are confronted with in trying to access the information provided by the systems. The necessary characteristics of an executive information system were also verified among managers. Key words: information technology, executive information system, management process.

Palavras-chave: Tecnologia da Informao, Sistema de Informaes Executivas, Processo de Gesto..

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SISTEMA DE INFORMAES EXECUTIVAS: SUAS CARACTERSTICAS E REFLEXES SOBRE SUA APLICAO NO PROCESSO DE GESTO

INTRODUO
A ltima metade do sculo XX foi um perodo em que houve vrias invenes que marcaram a histria da humanidade. Certamente, parte disso resultante de investimentos significativos feitos, principalmente, na pesquisa. No mbito tecnolgico nota-se uma srie de ferramentas inovadoras que impulsionaram muitos setores. Alguns exemplos prticos so a inveno do satlite e o advento da informtica. E, mais recentemente, a vinda da Internet. So criaes que mudaram as organizaes nos seus aspectos estrutural, funcional, comportamental e de desempenho. Dessa forma, as instituies comearam a valorizar um recurso primordial para sua sobrevivncia: a informao. As empresas perceberam que pela gesto da informao tornam-se competitivas, organizadas e aptas a responder s mudanas exigidas pelo cenrio mundial. Numa perspectiva histrica, os sistemas de informao evoluram de acordo com as necessidades organizacionais. Primeiramente, esses sistemas eram desenvolvidos pela prpria empresa, em um local denominado Centro de Processamento de Dados (CPD), e tinham como objetivo agilizar seus procedimentos internos e departamentos administrativos; limitavam-se porm a processar apenas as operaes realizadas diariamente. Em uma segunda fase, inicia-se o desenvolvimento de automao das linhas de produo da indstria e a preocupao em gerar sistemas que possibilitem suprir as necessidades de informao de gerentes e executivos, para tomada de deciso. Em um terceiro momento, j na dcada de 80, com o surgimento dos microcomputadores e das redes locais, nasceram diversas empresas ligadas exclusivamente ao desenvolvimento de sistemas de informao e de gerenciamento da tecnologia da informao. No demorou muito, essas empresas conseguiram seu lugar no mercado e substituram, muitas vezes, o papel antes exercido pelo CPD. As empresas resolveram terceirizar, diminuindo custos na locao de mainframes e pessoal, socializando os microcomputadores e seus sistemas pela companhia, e criando uma cultura interna de informtica. Em uma quarta instncia, nos anos 90, quando as empresas estavam com seus sistemas equilibrados e funcionando adequadamente, surge a neces-

sidade de levar a seus clientes e fornecedores os benefcios resultantes da informtica, gerando, assim, uma relao mais ntima e de acesso facilitado. Como exemplo, as integraes on-line com fornecedores para reposio de estoque, o que possibilitou implementar a metodologia just-in-time, e atendimentos bancrios eletrnicos, que permitiram a seus clientes acessar e gerenciar suas contas em diversos locais alm da agncia, disponveis 24 horas por dia. Nos dias atuais, vive-se uma nova transformao. Com a chegada da Internet, as organizaes esto se moldando a mais esta ferramenta. Os benefcios trazidos ainda esto sendo implementados. Novas formas de negcio e prestao de servios esto sendo inventadas. J existem os conceitos de e-business (negcios pela Internet) e e-commerce (comrcio eletrnico), que revolucionam as tradicionais maneiras de interagir com os clientes. Caram, definitivamente, as barreiras geogrficas. Novas leis esto sendo criadas para legalizar e oficializar transaes de compra e venda, defender direitos autorais e regulamentar impostos. Uma nova era est surgindo. Na rea de desenvolvimento de sistemas de informao, aparece como opo para as organizaes, um novo produto denominado ERP Enterprise Resource Planning ou Planejamento de Recursos Empresariais, o qual foi concebido para atuar em todos os momentos do negcio, desde a concepo de um produto, compra de itens, manuteno de inventrio, rea oramentria e financeira, at auxiliar na gesto de recursos humanos, interao com fornecedores e clientes e acompanhar ordens de produo. H, tambm, mdulos especficos voltados para gerentes e executivos, nos quais as informaes so filtradas e resumidas, indicando tendncias e visualizando padres de referncia para tomada de decises de cunho estratgico. Encontra-se entre os diversos tipos de sistemas de informaes, o denominado EIS - Executive Information System, o qual foi traduzido como SIE Sistema de Informaes Executivas. Este tipo de sistema de informao tem como objetivo primordial ampliar as possibilidades de alternativas para problemas organizacionais, assim como permitir a explorao das informaes disponveis que possibilitem ao gestor traar novos rumos e comportar-se de maneira pr-ativa face ao ambiente em que se encontra.

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Neste sentido, o presente estudo objetivou fazer uma incurso terica nas caractersticas de um sistema de informaes executivas, alm de fazer uma reflexo sobre sua aplicao no suporte ao processo de gesto empresarial. A literatura existente sobre sistemas de informaes ampla, mas a maioria das obras dedicada aos sistemas de infor maes nas reas transacionais e gerenciais. Os sistemas de informaes que atuam no segmento transacional visam a concretizar e armazenar as operaes realizadas na organizao. Nas instituies financeiras, por exemplo, uma transao pode representar um depsito, saque ou aplicao feita pelo correntista. Em um hospital, uma transao pode ser considerada como a internao de um paciente, ou uma requisio de exame mdico. Estas transaes so manipuladas e gerenciadas pelos sistemas de informaes gerenciais SIG. Estes sistemas tm como objetivo auxiliar a organizao a alcanar maior eficincia. Propiciam, aos gerentes, informaes que orientam as tomadas de deciso e o monitoramento de suas tarefas. No entendimento de Dalfovo e Rodrigues (1998, p.43), a sustentao terica de sistemas de informaes para os altos escales das organizaes praticamente nula. Reflete-se, com isso, o pouco ou nenhum contato do executivo com a informtica, o que no lhe permite utilizar a informao de maneira estratgica. Colocar a organizao em patamares de competitividade o objetivo de todo executivo. Sem a utilizao de um sistema de informaes, como recurso estratgico para esta finalidade, torna-se mais difcil garantir a capacidade competitiva do empreendimento. Desse modo, a criao de um contexto tecnolgico voltado ao executivo, que fornea suporte na tomada de deciso, tornou-se imperativo em poca de expanso de uma economia globalizada e com mercados altamente concorridos. Em um ambiente de negcios que requerem flexibilidade, o processo de tomada de deciso necessita rapidez no processamento de dados pela tecnologia, bem como disponibilidade e acesso a informaes. Isto facilita a leitura do contexto. Desta forma, as alternativas para definir uma estratgia de ao sero melhor fundamentadas e tero maiores probabilidades de xito.

DADO, INFORMAO E CONHECIMENTO

A distino entre dado, informao e conhecimento torna-se imprescindvel para uma compreenso melhor de sistema de informao. Oliveira (1992, p.34) afirma que dado qualquer elemento identificado em sua forma bruta que por si s no conduz a uma compreenso de determinado fato ou situao. A partir do dado transformado, o executivo pode ter consigo um elemento de ao. Desse modo, a informao o dado trabalhado que permite ao executivo tomar decises. Nesse sentido, Almeida (1999, p.307) menciona a existncia de uma relao ntima entre informao e deciso, visto que decises so tomadas no presente sobre eventos que se concretizaro no futuro. Afirma que o conceito de informao est vinculado a uma mudana de estado a respeito do evento. Assim, a informao configura-se como um conhecimento disponvel, para uso imediato, que permite orientar a ao. Para criar uma informao pela relao estabelecida entre dados, exige-se conhecimento. Stair (1998, p.05) menciona que para definir uma relao se requer conhecimento. De acordo com Alter (1992, p.81), conhecimento a combinao de instintos, idias, regras e procedimentos que guiam aes e decises. Explica, ainda, que dados so formatados, filtrados e manipulados para criar informao. A converso de dados em informao baseada em conhecimento acumulado sobre como formatar, filtrar e manipular dados para serem teis em uma situao. Assim, para haver um gerenciamento eficiente e eficaz das informaes na organizao, faz-se necessrio estabelecer procedimentos de maneira estruturada, que fornea aos gestores condies de desempenho, conforme o processo de gesto definido pela instituio. O mecanismo encontrado para fornecer este suporte gerencial o sistema de informao.

SISTEMA DE INFORMAO
Um sistema de informao consiste em uma soma estruturada de elementos. Mosimann, Alves e Fisch (1993, p.52) conceituam sistema de informao como uma rede de informaes cujos fluxos alimentam o processo de tomada de decises, no apenas da

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empresa como um todo, mas, tambm, de cada rea de responsabilidade. Campos Filho (1994, p.34) explicita que o sistema de informao baseia-se em quatro componentes reunidos de modo a permitir o melhor atendimento aos objetivos da organizao: a) a informao (dados formatados, imagens, sons e textos livres); b) os recursos humanos (que coletam, armazenam, recuperam, processam, disseminam e utilizam as informaes); c) as tecnologias de informaes (o hardware e o software); e d) as prticas de trabalho (mtodos utilizados). As prticas de trabalho, segundo Alter (1992, p.07), so as formas, maneiras e mtodos utilizados pelas pessoas da organizao para realizar os seus servios. Elas esto intimamente ligadas s ferramentas tecnolgicas e s informaes para comunicao, realizao de tomada de deciso e outras tarefas necessrias ao negcio. As tecnologias de informaes, de acordo com Alter (1992, p.09), compreendem o hardware e software destinados a tarefa de processamento de dados e que capturam, manipulam, armazenam, recuperam e transmitem as informaes. Salienta que a tecnologia da informao um componente do sistema de informao e no pode ser confundido como se este elemento fosse o todo. A tecnologia de informao o ferramental do qual se utiliza a prtica de trabalho. Por sua vez, os recursos humanos, conforme Campos Filho (1994, p.35), esto includos no sistema de informao para, a no ser em casos totalmente automatizados, coletar, processar ou usar dados. A vinculao entre os recursos humanos e as prticas de trabalho demonstra que elas afetam os recursos humanos, ao passo que as caractersticas dos recursos humanos no sistema determinam quais prticas sero viveis e adequadas.

o de smbolos tais como nmeros e letras para o propsito de aumentar sua utilidade. De acordo com Alter (1992, p.127), um sistema de processamento de transaes coleta e armazena dados sobre transaes e algumas vezes controla decises que so feitas como parte de uma transao. Uma transao qualquer troca relacionada com negcios, como pagamento a empregados, vendas a clientes e pagamento a fornecedores. Na perspectiva administrativa, um SPT destinado a desempenhar um papel de suporte s atividades da organizao empresarial. De acordo com Stair (1998, p. 183), o SPT usado para dar suporte s atividades do pessoal no-gerencial e pelos nveis da administrao operacional da organizao. Um SPT bem desenvolvido e implantado tornase uma fonte de dados valiosa, como entrada aos outros sistemas de informao. O SPT o alicerce que sustenta a integridade e preciso da informao gerada, assegurando a confiabilidade dos sistemas de informao hierarquicamente acima dele.

SISTEMA DE INFORMAES GERENCIAIS (SIG)

Um sistema de informaes gerenciais descrito por Mcleod (1993, p.427) como um sistema baseado em computador que faz avaliaes das informaes para usurios com necessidades similares. Afirma, ainda, o autor que as informaes so utilizadas por administradores e no administradores para tomadas de deciso e para resolver problemas. Para Stair (1998, p.38), um sistema de informaes gerenciais (SIG) um agrupamento organizado de pessoas, procedimentos, banco de dados e dispositivos usados para oferecer informaes de rotina aos administradores e tomadores de decises. Segundo Furlan, Ivo e Amaral (1994, p.28), nos sistemas MIS, o foco passa para as atividades de planejamento e integrao dos sistemas. Identificam como principais caractersticas do SIG: a) foco na informao direcionada a gerentes de nvel mdio; b) fluxo de informaes estruturado; c) integrao dos sistemas por rea funcional; e d) gerao de relatrios e consultas, normalmente com uso de um banco de dados.

SISTEMA DE PROCESSAMENTO DE TRANSAES (SPT)

O sistema de processamento de transaes, tambm denominado sistema eletrnico de processamento de dados, definido por Mcleod (1993, p.390) como a manipulao ou transforma-

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A unificao e integrao de sistemas, no entendimento de Stair (1998, p.213), so realizadas freqentemente com a adoo de um banco de dados compartilhado. Este banco de dados comum serve no s para interligar o SIG, como tambm pode integrar os SPTs da organizao com os vrios SIGs funcionais. Como o foco a sada das informaes para o gerente, a gerao dos relatrios em vez de mostrar as transaes ocorridas, passa a apontar, por meio de resumos e filtragens, indicadores-chaves para o monitoramento e anlise das informaes. Dessa forma, entende-se que o sistema de informaes gerenciais proporciona ao gestor condies de controlar as diversas rotinas administrativas e fonte orientadora para o processo decisrio.

acesso flexvel informao para monitorar resultados das operaes e condies gerais do negcio. Sua preocupao gravita em torno da importncia do SIE no acompanhamento dos resultados das operaes realizadas pela organizao. O SIE desenhado para ajudar os executivos a encontrar as informaes que necessitam. Observa-se nas consideraes expostas uma relao direta com a praticidade na utilizao do SIE pelo alto executivo. Os executivos que tomam decises estratgicas no dispem do tempo necessrio para realizar um treinamento em sistemas desenvolvidos tradicionalmente para usurios de escales mais baixos. Portanto, o sistema deve ser criado de maneira que sua operao seja intuitiva e d legibilidade e compreenso dos resultados de forma instantnea.

SISTEMA DE INFORMAES EXECUTIVAS (SIE)

Foi mantido o termo SIE na sua forma original, mesmo que alguns autores o denominem como Enterprise Information System, em virtude de novas abordagens, que modificam substancialmente as bases que fundamentam o termo original.

A Evoluo Histrica do SIE

Segundo Furlan, Ivo e Amaral (1994, p.06), o termo sistema de informaes executivas (SIE) foi criado no final da dcada de 1970, a partir de trabalhos desenvolvidos no Massachusetts Institute of Tecnology (MIT) por pesquisadores como Rockart e Treacy. O surgimento do SIE uma resposta para preocupaes decorrentes da pouca utilizao da informtica por executivos e pouco interesse em se habituarem com ela. Dalfovo e Rodrigues (1998, p.43) afirmam que o suporte efetivo aos executivos no tem tido um avano significativo. Como usurios, os executivos somente tm utilizado a informtica de forma indireta e tangencial. Adiciona-se a isto a dificuldade de transpor a barreira tecnolgica e a nocondio natural de operar e lidar computadores, impossibilitando a utilizao das informaes como recurso estratgico. Desde o incio dos estudos e implementao de SIE, no fim da dcada de 1970, algumas modificaes foram realizadas para ajust-los s novas necessidades de administrao, bem como s novas tecnologias. Assim, segundo Turban e Walls apud Pozzebon (1998, p.22), tem-se como objetivo maior, na primeira fase do SIE, proporcionar aos dirigentes das organizaes a identificao dos problemas e oportunidades o mais cedo possvel. As funes utilizadas continuam a fazer parte dos sistemas desenvolvidos atualmente: relatrios de exceo e de evo-

Conceituao de SIE
Na literatura encontram-se diversas definies de SIE, as quais convergem para um tipo de sistema de informaes que fornece suporte ao processo decisrio para o alto escalo da organizao. Segundo Pozzebon e Freitas (1996, p.29), o SIE uma soluo em termos de informtica que disponibiliza informaes corporativas e estratgicas para os decisores de uma organizao, de forma a otimizar sua habilidade para tomar decises de negcios importantes. Mcleod (1993, p. 586) ressalta que um sistema de informaes executivas um sistema que prov informaes para o executivo do desempenho global da firma. Considera que o fornecimento destas informaes ao executivo pode ser facilmente recuperado e pode ter vrios nveis de detalhe. Assim, podese partir de um nvel superficial de anlise e prosseguir at um nvel de detalhamento mais profundo e desejado. Um sistema de informaes executivas, conforme Alter (1992, p.136), um sistema altamente interativo provendo os dirigentes e executivos com

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luo de indicadores-chave, tcnicas de drill down1 e integrao com correio eletrnico. A segunda fase surgiu no fim da dcada de 1980, de acordo com Rockart e Delong apud Pozzebon (1998, p.22), com a introduo do ESS Executive Support System, no qual foram incorporadas funes de comunicao, automao de escritrio e anlise s tradicionais funes de monitoramento e controle. A terceira fase emergiu na dcada de 1990, conforme Turban e Walls apud Pozzebon (1998, p.23), com a difuso dos microcomputadores e as redes locais. H que se ressaltar a preocupao em acessar as informaes internas e externas da organizao rapidamente, em qualquer lugar. A questo que paira atualmente so as discusses sobre o direcionamento do SIE: executive or

everybody (executivo ou para todos)? A quem realmente se destina o SIE? O tema debatido por diversos autores compreende a reflexo sobre o alto custo de desenvolvimento do sistema para poucos usurios e sobre como avaliar seu desempenho na organizao. Existe a dificuldade, contudo, de utiliz-lo em larga escala na empresa, tendo em vista os mais diversos grupos de usurios que necessitam de especificidades diferentes e que precisam estar embutidas em um mesmo sistema de informaes. A tendncia da prxima fase do SIE, direcionandoo para todos dentro da organizao, faz com que o limite que existe entre o SIE e o SAD (Sistema de Apoio Deciso) seja cada vez mais estreito. A Figura 1 mostra a hierarquia entre os diferentes tipos de sistemas de informaes abordados neste estudo.

Figura 1 Pirmide dos Sistemas de Informao

Estratgico

SIE
Gerencial

SAD
Operacional

SIG

SPT
Automao

SA

Fonte: FURLAN, Jos Davi, IVO, Ivonildo da Motta e AMARAL, Francisco Piedade. Sistema de Informao Executiva=EIS-Executive Information System: como integrar os executivos ao sistema informacional das empresas, fornecendo informaes teis e objetivas para suas necessidades estratgicas e operacionais. So Paulo: Makron Books, 1994b. p.26.

Na base da pirmide esto concentrados os sistemas de automao (SA). Este tipo de sistema no foi abordado neste trabalho e refere-se aos sistemas de automao industrial, comercial, bancria e de escritrio. No segundo nvel esto os sistemas de processamento de transaes (SPT). Este gnero de sistema de informao refere-se aos sistemas
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computacionais como o de faturamento, folha de pagamento, contas a receber e a pagar, contbil e tesouraria. O terceiro estgio compreende os sistemas gerenciais e divide-se em dois mdulos: o SAD e o SIG. O sistema de apoio deciso (SAD), o qual no foi abordado neste estudo, conceituado por Stair (1998, p.38) como um grupo organizado de pessoas, procedimentos, banco de dados, e dispositivos usa-

um recurso do sistema SIE que significa um aprofundamento das informaes que conduzem o executivo at o grau de detalhe necessrio (Furlan, Ivo e Amaral, 1994, p.27)

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dos para dar apoio tomada de decises referentes a problemas especficos. Para Sprague (1991, p. 10), o SAD caracteriza-se como um sistema computacional interativo que ajuda os responsveis pela tomada de decises a utilizar dados e modelos para resolver problemas no estruturados. STAIR (1998, p.232) corrobora esta idia e acrescenta que o foco de um SAD est na eficcia da tomada de decises em face de problemas comerciais no estruturados ou semiestruturados.

Por sua vez, o sistema de informaes gerenciais (SIG), conforme Furlan, Ivo e Amaral (1994, p.28), tem como pblico-alvo os nveis gerenciais da empresa, e oferece informaes sumarizadas, contemplando o comportamento dos negcios nos perodos passados atravs de totalizaes e consolidando as operaes realizadas. Turban e Schaeffer (1991, p. 353) comparam os tipos de sistemas SIE, SAD e SIG, conforme demonstrado no Quadro 1.

Quadro 1 Comparativo entre modelos SIE, SAD e SIG

DIMENSO Foco desempenho Usurio tpico Objetivo Aplicao Executivos Convenincia Avaliao de desempenho, acompanhamento de fatores crticos de sucesso Indireto, problemas de alto nvel e no estruturados Especial Operaes internas, tpicos crticos, informaes externas, excees Acompanhamento e controle Gerentes intermedirios e analistas Eficcia Tomada de deciso operacional SIE Acesso aos status indicadores de SAD Anlise e apoio deciso SIG Processamento de informaes Gerentes de nvel mdio Eficincia Controle de produo, projeo de vendas, anlise de custos, etc. Direto ou indireto

Apoio oferecido deciso Banco de dados Tipo de informao

Apoio direto

Especial Informao de apoio para situaes especficas

Da empresa Relatrio das operaes internas, fluxo estruturado Controle

Uso principal

Planejamento, organizao e controle Permite recursos de simulao, julgamento e escolha de estilos de dilogos Parte integrada de muitos SAD Essencial

Adaptao ao usurio

Adaptvel ao estilo decisrio do executivo

Normalmente nenhuma

Recursos grficos Facilidade conversacional Tratamento das informaes

Essencial Essencial

Desejvel Desejvel

Filtra e resume informaes, apresentando excees e tpicos essenciais Acesso instantneo aos detalhes de qualquer resumo Pode ser acrescentado Especialista em sistemas

Utiliza informaes geradas pelo SIG ou SIE como input (entrada)

Sumariza e relata informaes para serem tratadas pelos usurios Inflexibilidade dos relatrios

Detalhamento de informaes Banco de modelos Desenvolvimento

Podem ser programados

Essncia do sistema Usurios, com treinamento oferecido pelos especialistas

Disponvel, mas no gerencivel Especialistas em sistemas

Fonte: TURBAN, Efraim e SCHAEFFER, Donna M. Uma comparao entre sistemas de informao para executivos, DSS e sistemas de informao gerencial. In: SPRAGUE JR, Ralph H. e WATSON, Hugh J. (Org.). Sistemas de apoio deciso: colocando a teoria em prtica. Rio de Janeiro: Campus, 1991 p. 345-362, p.353.

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Nota-se que o foco direcionado ao SIE est relacionado aos status indicadores de desempenho. Isto demonstra a vinculao direta com a natureza estratgica em que o SIE foi concebido. Segundo Fischmann e Zilber (1999, p.173), uma possvel conceituao de desempenho no mbito das organizaes a capacidade da empresa atingir seus objetivos estratgicos atravs da implementao de estratgias adotadas dentro do seu processo de planejamento. A empresa, dessa forma, deve contar com um sistema de indicadores de desempenho que permita a verificao do efetivo sucesso de sua gesto estratgica. A criao do SIE, conforme Turban e Schaeffer (1991, p.353), uma classe de sistemas de informao que apoia o executivo na obteno de insights2 e persegue os fatores crticos de sucesso, auxiliando, assim, ao decisor, na identificao de problemas e oportunidades da organizao. Martin apud Lima (1998, p.39) afirma que os SIE so especialmente projetados para ajudar o executivo a obter insights e rastrear os fatores crticos de sucesso. O objetivo de um sistema de informao executiva ajudar o decisor na assimilao rpida de informaes e na identificao de problemas e oportunidades, no uma ajuda na anlise de problemas ou na sua resoluo. O SIE foi concebido, portanto, para servir como uma eterna mira, tendo como alvo a misso, objetivos e metas da organizao, utilizando-se dos indicadores de desempenho para sua avaliao e realinhamento. Neste sentido, Matthews e Shoebridge

apud Lima (1998, p.39) afirmam que a nfase dos sistemas de informao executiva recai no entendimento de questes, tais como o que se quer atingir com o negcio, como se espera atingir tais objetivos e como medir seu progresso. Por outro lado, Pozzebon (1998, p.23) considera que a tendncia do estreitamento dos limites que separam o SIE do SAD, uma conseqncia, tendo em vista o alargamento do escopo do SIE como ferramenta de auxlio tomada de deciso. Isto faz com que as fronteiras no sejam claramente definidas. Para Stair (1998, p.232-245), o SIE e o SAD integram o que denomina de sistemas de suporte deciso (SSD). Neste sentido, entende que o SIE pode ser utilizado alm dos altos executivos e do presidente da companhia, tambm por funcionrios dos nveis mais baixos da estrutura organizacional, compartilhando informaes provenientes dos mesmos bancos de dados e redes de comunicao. Mcleod (1993, p.596) ressalta que mais esforos tm sido feitos em aceitar o SIE em outras aplicaes. possvel verificar novas classes de SIG e SAD desenvolvidos para administradores de nveis hierrquicos mais baixos, os quais contm muitas caractersticas do SIE. Afirma, ainda, que os SIG e SAD de amanh parecero como os SIE de hoje. A ocorrncia dessa integrao faz surgir a necessidade de uma adequao daquela pirmide que ilustra a hierarquia dos sistemas de informao, conforme mostra a Figura 2.

Figura 2 O Surgimento dos conceitos de OLAP e OLTP

SIE OLAP SAD SIG

SPT

OLTP

Fonte: Adaptado de POZZEBON, Marlei. Um modelo de E.I.S. - Enterprise Information System que identifica caractersticas para comportamentos proativos na recuperao de informaes. 1998. Dissertao - Universidade Federal do Rio Grande do Sul, Porto Alegre. p. 25.

Insights um termo utilizado para designar a compreenso de uma coisa, fato ou contexto.

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De acordo com Pozzebon (1998, p.25), a camada em que se encontra o SPT corresponde ao OLTP On-line Transaction Processing ou Processamento Transacional On-line. E as camadas superiores em que se encontram o SIG, SAD e SIE, correspondem ao OLAP On-line Analytical Processing ou Processamento Analtico On-line, que demonstram a tendncia ao desenvolvimento de sistemas hbridos, abrangentes e com mltiplas funes. Por fim, declara que h uma forte perspectiva futura quanto a uma nova denominao e congraamento entre os sistemas que formam o OLAP e su, gere uma alterao no significado da sigla SIE de Sistema de Informao Executiva para Sistema de Informao Empresarial, no qual o Executive cede seu lugar para Enterprise. Elementos Caractersticos esperados em um SIE Na evoluo ocorrida, atravs do tempo, com o SIE, possvel mapear uma srie de caractersticas que vm marcar este modelo de sistema de informao. Essas peculiaridades encontradas so entendidas como essenciais, e outras so incorporadas graas ao avano tecnolgico e s mudanas que advm da administrao dos negcios, aos quais os SIEs precisam se adaptar. Algumas dessas caractersticas, consideradas como fundamentais, so relatadas em duas pesquisas de campo realizadas por Wagner Bronze Damiani, uma nos Estados Unidos, com apoio da University of Texas at Austin, e a outra no Brasil, com apoio da Escola de Administrao de Empresas de So Paulo, da Fundao Getlio Vargas. A populao que compe a amostra dos respondentes foi selecionada usando o critrio de classificao das 500 maiores empresas, de acordo com a revista Fortune de 15 de maio de 1995, no primeiro caso, e das 500 Melhores e Maiores da revista Exame, de agosto de 1995, no segundo caso. De acordo com Damiani (1998, p. 40), foi efetuada uma identificao das caractersticas presentes nos SIEs em uso pelas empresas: ambiente Windows, videoconferncia, touch-screen3 , atualizao em tempo real, tempo para implementar melhorias, uso de hipertexto, consolidao, agenda integrada, drill down de informaes, correio eletrnico, informaes externas e simulaes.
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Furlan, Ivo e Amaral (1994, p.09) tambm mencionam algumas caractersticas encontradas nos sistemas de informaes executivas: a) os SIE destinam-se a atender s necessidades de informao dos executivos; b) possuem apresentao de dados atravs de recursos grficos de alta qualidade; c) recuperam informaes de forma rpida para a tomada de deciso; d) oferecem facilidade de uso, intuitivo, sem necessidade de treinamento especfico em informtica; e) so desenvolvidos de modo a se enquadrarem na cultura da empresa e no estilo de tomada de deciso de cada executivo; f) filtram, resumem, acompanham e controlam dados ligados aos indicadores de desempenho dos fatores crticos de sucesso; g) utilizam informaes do ambiente externo (concorrentes, clientes, fornecedores, indstrias, governo, tendncias de mercado); e h) proporcionam acesso a informaes detalhadas subjacentes s telas de sumarizao organizadas numa estrutura top-down. Para Stair (1998, p. 246), os SIEs devem ser extremamente fceis de usar, dar suporte a todos os nveis de tomadas de decises estratgicas, ser facilmente personalizados e ter abordagem e apresentao flexveis. Cita como principais pontos: facilidade de uso, oferece uma vasta gama de recursos computacionais, manipula uma variedade de dados internos e externos, quantitativos e qualitativos, executa sofisticadas anlises de dados, oferece alto grau de especializao, propicia flexibilidade; oferece recursos abrangentes de comunicaes e proporciona suporte a todos os aspectos da tomada de decises. Por sua vez, Pozzebon e Freitas (1996, p.21) sintetizam os atributos que se esperam de um SIE, como segue: a) uma interface totalmente amigvel; b) deve ser claro e objetivo, explorando intensivamente recursos grficos - cores, smbolos, cones, imagens e grficos; c) Drill down - a partir de visualizaes globais e de dados resumidos possvel um aprofundamento at o nvel de detalhamento desejado; e

um recurso tecnolgico empregado no monitor em que o usurio seleciona opes de um menu atravs das mos.

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d) deve fornecer informaes crticas e indicadores de desempenho. As caractersticas desejadas em um SIE, de acordo com Turban (1993, p.401), podem ser divididas

nas categorias: qualidade da informao, interface com o usurio e capacidade tcnica. O Quadro 2 apresenta as caractersticas cabveis em cada uma dessas categorias.

Quadro 2 Caractersticas de um SIE

Qualidade da informao Ser flexvel Produz informao correta Produz informao oportunamente (no momento em que se necessita) Produz informao relevante Produz informao completa Produz informao validada Interface com o usurio Contm interface grfica sofisticada para o usurio Contm uma interface amigvel Permite acesso seguro e confidencial s informaes Tem um pequeno tempo de resposta acessvel de muitos lugares Contm um procedimento de acesso seguro Minimiza o uso do teclado; alternativamente usa controles infra-vermelhos, mouse, touch pad e touch-screen Prov uma recuperao rpida da informao desejada adaptado individualmente ao estilo administrativo do executivo Contm menu de ajuda Capacidade tcnica Acesso a informaes agregadas, globais Extensivo uso de dados externos Interpretao escrita (informal)

Salienta indicadores de problemas Hipertexto e Hipermdia Anlise ad hoc Informaes apresentadas em forma hierrquica

Incorpora grfico e texto na mesma tela Permite administrar por relatrios de exceo Mostra tendncias, taxas e desvios Prov acesso a dados histricos e aos mais recentes Organizado considerando os fatores crticos de sucesso Capacidade de previso, planejamento e projeo Produz informao em vrios nveis de detalhe (drill down) Filtra, condensa e percorre dados crticos

Fonte: Adaptado de TURBAN, Efraim. Decison Support and expert systems: management support systems. United States of America: Macmillan Publishing Company, 1993. p.401.

A qualidade da informao a categoria na qual se destaca a preocupao com a confiabilidade da informao prestada, assim como a filtragem de informaes relevantes ao gestor. Ackoff (1981, p.78) adverte que um dos problemas encontrados em um sistema de informao o excesso de informaes irrelevantes geradas, ocasionando uma quantidade de informaes incapaz de ser absorvida pelo administrador. Para solucionar este problema, sugere a existncia de duas funes no sistema de informao, que so a triagem e a condensao da informao.

Em relao interface com o usurio, o uso de tecnologias por parte dos administradores, normalmente, no os deixa vontade para um efetivo manuseio. No entendimento de Furlan, Ivo e Amaral (1994, p.81), os executivos esperam que a informtica traga de fato o que precisam de modo operacionalmente simples e intuitivo, sem a necessidade de treinamento especial. Neste sentido, Mosimann, Alves e Fisch (1993, p.63) salientam que muitos gestores tm medo de demonstrar uma possvel ignorncia ao avaliar um sistema automatizado. Acreditam que somente faro

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uso eficaz do sistema quando o compreenderem o suficiente para a avaliao de seu desempenho, e, consequentemente, para seu controle. A capacidade tcnica de um SIE utiliza-se da tecnologia para implementar as condies necessrias s duas categorias mencionadas: a qualidade da informao e a interface com o usurio. Esta ca-

tegoria tambm incorpora o domnio da flexibilidade e manuseio das informaes, que so proporcionados na elaborao do sistema. O Quadro 3 procura compilar as caractersticas do SIE, comuns entre os autores citados, utilizando o critrio do maior nmero de vezes em que a caracterstica foi apresentada.

Quadro 3 Compilao dos elementos caractersticos em um SIE

Caracterstica Descrio Possibilitar o aprofundamento no nvel de detalhe das informaes Permitir o tratamento de informaes do meio externo Explorar cones, grficos, cores, smbolos e imagens Utilizar recursos tecnolgicos para otimizar o tempo de resposta Utilizar o sistema com mnimo de treinamento e permitir ao usurio os recursos como: touch-screen, mouse e touch pad Adaptvel ao estilo de cada executivo Monitorar os indicadores de desempenho da organizao, auxiliando na administrao dos fatores crticos de sucesso Facilitar a navegao no sistema Permitir a gerao de informaes selecionadas e/ou aglutinadas de interesse do executivo

Drill Down
Acesso a informaes externas Recursos grficos Recuperao rpida da informao Facilidade de uso Flexibilidade Voltado aos fatores crticos de sucesso Hipertexto Filtragem e resumo

O SIE como parte integrante do Planejamento Estratgico da Empresa Para a implantao de um SIE necessrio que o seu planejamento esteja alinhado com o planejamento estratgico da organizao. Segundo Albertin (1996, p.62), a implementao de um sistema de informao deve estar de acordo com a estratgia de uso da tecnologia de informao da organizao, que, por sua vez, deve ser coerente com a sua estratgia de negcios. Por sua vez, Alter (1992, p.589) afirma que o planejamento do sistema de informaes deve ser uma parte integrante do planejamento do negcio. Guerreiro apud Almeida (1999, p.310) menciona que um dos princpios que devem nortear o desenvolvimento de sistemas de informao consiste no condicionamento sistmico, no qual o sistema de informao depende do sistema de gesto e este do

sistema institucional que contm as crenas e valores da instituio. De forma anloga, Beuren (1998, p.39) registra que a concepo do sistema de informaes depende do sistema de gesto ao qual vai servir de suporte. Ressalta que esforos devem ser despendidos na identificao das informaes necessrias ao processo de gesto e na determinao dos subsistemas que devem ser gerados. Assim, os sistemas de informaes que sero implantados, incluindo o SIE, devem fazer parte do planejamento estratgico. Furlan (1991, p.06) define o Planejamento Estratgico de Sistema de Informaes como parte integrante do Planejamento Estratgico Empresarial (formal ou informal), com enfoque gerencial para desenvolver planos de sistemas e banco de dados, definir projetos e estabelecer prioridades de forma contnua. As fases e subfases da metodologia de Planejamento Estratgico de Sistemas de Informao so apresentadas no Quadro 4.

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Quadro 4 Fases e subfases da metodologia de planejamento estratgico de sistemas de informao

Fase/Subfases Primeira Fase Subfase 1 Subfase 2 Segunda Fase Subfase 1 Subfase 2 Terceira Fase Subfase 1 Subfase 2 Subfase 3 Subfase 4 Quarta Fase Subfase 1 Subfase 2 Subfase 3 Processos/Atividades Incio do Planejamento Estratgico de Sistemas de Informao Organizao do planejamento Treinamento dos participantes do planejamento Anlise da situao atual Reviso das estratgias e operaes do negcio Avaliao dos sistemas existentes Elaborao de solues Definio da arquitetura de dados Definio da arquitetura de sistemas Definio de estratgias gerenciais Definio da arquitetura tecnolgica Desenvolvimento de planos Desenvolvimentos de projetos de sistemas de informao Definio das necessidades de recursos Finalizao do plano

Fonte: Adaptado de FURLAN, Jos Davi. Como elaborar e implementar o planejamento estratgico de sistemas de informao. So Paulo: Makron, McGraw-Hill, 1991. p.11.

A primeira fase se refere s atividades correspondentes organizao geral do projeto de planejamento e o treinamento dos participantes na metodologia, tcnicas e ferramentas de apoio. O objetivo estabelecer uma viso comum e as expectativas sobre o projeto, assim como as regras e responsabilidades organizacionais, o plano de trabalho e os resultados almejados com o planejamento. Os propsitos da segunda fase so o estabelecimento de uma abordagem metodolgica para efetuar o levantamento e compreenso do negcio e das necessidades de informaes para o processo decisrio. O caminho metodolgico leva em considerao a misso, os objetivos da organizao e de cada rea funcional, desafios e metas em termos estratgicos, ttico e operacional. Tambm contempla os fatores crticos de sucesso, problemas e necessidades de informao. A subfase avaliao dos sistemas existentes tem como objetivo elaborar um inventrio destes sistemas e fazer um levantamento do ambiente tcnico. Com base nesta avaliao so elaboradas recomendaes de melhoria de curto prazo. Na etapa de elaborao de solues contemplada a anlise de viabilidade do desenvolvimento de cenrios propostos. So definidos, por meio das subfases, os modelos de dados, os aplicativos a se-

rem desenvolvidos, o tipo de processamento, se distribudo ou centralizado, as alternativas estratgicas gerenciais para os sistemas de informao, assim como seus impactos e os recursos tecnolgicos a serem aplicados. A ltima etapa do Planejamento Estratgico de Sistema de Informao destina-se ao desenvolvimento de planos para implantar os projetos estabelecidos na fase anterior. Dentre os objetivos prescritos em cada subfase, destaca-se a priorizao de projetos, a necessidade de recursos com estimativa de custos e a elaborao e apresentao do plano e do relatrio final.

REFLEXES SOBRE A APLICAO DO SIE NO PROCESSO DE GESTO

Para realizar o desenvolvimento de um sistema de informaes executivas, deve-se optar por uma metodologia que possibilite atingir os objetivos propostos pela organizao. Para tal escolheu-se combinar princpios da Engenharia da Informao e o Mtodo de Anlise dos Fatores Crticos de Sucesso. Pozzebon e Freitas (1996, p.22) afirmam que se os projetistas de um SIE se basearem nas modelagens dos sistemas de informao, somente nas metodologias mais utilizadas, tais como anlise estruturada de sistemas ou engenharia de informao, dificilmente o proje-

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to ter xito. Afirmam, ainda, que, no momento de informatizar uma organizao, os sistemas de informao automatizam funes, procedimentos e tarefas delimitadas. J a tomada de deciso no caracterizada por atividades repetitivas e bem definidas, e os cenrios envolvidos na tomada de deciso esto em constante mudana. Dessa forma, entendem que a contribuio da Engenharia de Informao est contida, sobretudo, no Planejamento de Informtica, uma das etapas que compem a fase de planejamento.

Por outro lado, o Mtodo de Anlise dos Fatores Crticos de Sucesso lida com os mesmos conceitos de misso, objetivos da empresa, objetivos da rea funcional, fatores crticos de sucesso, necessidades de informao, problemas e indicadores de desempenho. Estes componentes formam, segundo Furlan, Ivo e Amaral (1994, p.69), o esquema conceitual do inter-relacionamento dos objetos do SIE e que devem nortear seu desenvolvimento. A Figura 3 apresenta este esquema.

Figura 3 Esquema conceitual do inter-relacionamento dos objetos do SIE

Misso

Indicadores de desempenho

Objetivos da empresa Problemas Objetivos da rea funcional

Fatores Crticos de Sucesso

Necessidades de informao Caminho para priorizao (ranking)

Fonte: FURLAN, Jos Davi, IVO, Ivonildo da Motta e AMARAL, Francisco Piedade. Sistema de Informao Executiva=EIS-Executive Information System: como integrar os executivos ao sistema informacional das empresas, fornecendo informaes teis e objetivas para suas necessidades estratgicas e operacionais. So Paulo: Makron Books, 1994. p. 69.

O esquema demonstra as ligaes entre os objetos do SIE e estabelece o caminho metodolgico para a compreenso das necessidades do negcio. Estabelece a misso da organizao para, em seguida, relacionar os respectivos objetivos da instituio. Para encontrar as necessidades de informao, relacionam-se os objetivos da rea funcional com os objeti-

vos da empresa e os fatores crticos de sucesso com os objetivos empresarias e funcionais. O caminho para priorizao (ranking) determina a ordem segundo a qual as necessidades de informao sero implantadas como parte do SIE. Como suporte ao processo de anlise de impacto e atribuio de pesos, pode-se elaborar esta escala de prioridades.

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Os Fatores Crticos de Sucesso, de acordo com Rockart (1979, p.85), para qualquer negcio, so um nmero limitado de pontos, cujos resultados, se forem satisfatrios, asseguram uma performance competitiva bem sucedida para a organizao. So aquelas poucas reas-chave onde as coisas devem dar certo para o negcio vigorar. Afirma que os fatores crticos de sucesso devem ser baseados nos objetivos organizacionais ligados a eles. No caso da indstria automobilstica, explica que os maiores fatores crticos de sucesso refletem-se no estilo do carro, numa eficiente distribuio, na economia de combustvel e um forte controle do custo de manufatura. Para Furlan (1997, p.15), os fatores crticos de sucesso apresentam uma viso estratgica que considera no apenas o momento atual, mas, principalmente, aspectos mais permanentes e abrangentes do negcio. Por sua vez, Cruz (1998, p.137) entende que os fatores crticos de sucesso so pontos fundamentais, que devem ser perseguidos para que a atividade tenha sucesso. Os fatores crticos de sucesso, quando bem gerenciados, garantem o desempenho competitivo da organizao. A situao atual deve ser constantemente monitorada por meio da anlise dos indicadores de desempenho desses fatores crticos. No que concerne necessidade de informao, Bio (1985, p.120) menciona que o gestor requer tipos diferentes de informao. Desde que o interesse da alta administrao repouse primariamente no planejamento global e no acompanhamento da sua execuo, a informao oferecida deve possibilitar-lhe a verificao da eficincia e dos resultados das operaes da empresa no seu todo e planejar para o futuro. Segundo Pozzebon e Freitas (1996, p.21), observa-se que os profissionais que atuam no nvel estratgico do negcio so responsveis por definio de metas e acompanhamento de resultados. So exemplos de necessidade de informao: a) nveis de qualidade do produto; b) vendas previstas e realizadas; c) alunos ingressantes e formados; e d) participao dos concorrentes no mercado. Para tanto, a metodologia de desenvolvimento do SIE deve contemplar as necessidades de informao como suporte ao atendimento dos fatores crticos de sucesso. Em se tratando dos indicadores de desempenho, conforme Furlan, Ivo e Amaral (1994, p.67), estes servem como um direcionador no cumprimento dos obje-

tivos traados pela organizao. Eles referem-se, normalmente, aos seguintes pontos: a) metas estabelecidas versus resultados alcanados; b) comparao dos resultados da organizao versus resultados dos concorrentes; e c) comparao com perodos anteriores. So exemplos de indicadores de desempenho o volume de vendas, taxa de crescimento, participao de mercado e taxa de ociosidade. A partir da apresentao do esquema conceitual de inter-relacionamento dos objetivos da organizao com o SIE, apresentam-se, a seguir, duas metodologias de anlise para o desenvolvimento de um SIE que possibilite atingir os objetivos propostos pela organizao: a metodologia da Engenharia da Informao e o Mtodo de Anlise dos Fatores Crticos de Sucesso, recomendado por John F. Rockart.

Metodologia da Engenharia da Informao

De acordo com Martin apud Lima (1998, p.01), a engenharia da informao pode ser definida como a aplicao de um conjunto interligado de tcnicas formais de planejamento, anlise, projeto e construo de sistemas de informaes sobre uma organizao como um todo ou em um dos seus principais setores. A engenharia da informao conceituada por Feliciano Neto, Furlan e Higa (1988, p.02) como sendo um conjunto de tcnicas e lgicas formais, aplicadas na ttrade de dados, atividades, tecnologia e pessoas, que permite planejar, analisar, projetar, construir e manter sistemas de processamento de dados, de forma integrada e interagente. No que concerne s fases da engenharia da informao, Martin apud Lima (1998, p.15) relaciona as seguintes: a) planejamento estratgico de informaes; b) anlise da rea de negcios; c) projeto do sistema; e d) construo. A fase de planejamento estratgico de informaes consiste em identificar a misso da organizao, os objetivos da empresa, os objetivos especficos de cada rea funcional, os fatores crticos de sucesso necessrios para atingir os objetivos, os fatores crticos de sucesso no satisfeitos que impedem atingir os objetivos e as informaes necessrias para apoio a cada fator crtico de sucesso. A segunda fase da engenharia da informao, anlise das reas de negcio, tem como finalidade a

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elaborao do modelo de dados e o dicionrio de dados de cada rea de negcio, considerando cada fator crtico de sucesso e as necessidades de informaes. O projeto do sistema consiste na terceira fase do mtodo. Nesta definido o banco de dados, o projeto estruturado do sistema, o projeto de testes do sistema, o projeto do treinamento dos usurios e a especificao dos programas. Como quarta e ltima fase, a construo do sistema implementa a codificao dos programas, realizam-se os testes individuais e integrados de cada mdulo, e os procedimentos de operao. neste momento, tambm, que se inicia o treinamento, instala-se o sistema no ambiente de produo e obtmse a aprovao do usurio. Por fim, cabe ressaltar que este mtodo constituise numa maneira tradicional de desenvolvimento de sistemas. Cruz (1998, p.133) afirma que os sistemas de informao eram construdos de forma segmentada, restringindo-se a apenas uma rea funcional da organizao. Considera que no havia preocupao em integrar processos atravs de um sistema de informao, em virtude de no existir essa preocupao no mundo fsico. De modo mais especfico, Pozzebon e Freitas (1996, p.22) advertem que a engenharia de informao no a metodologia mais adequada para o desenvolvimento do SIE. Entretanto, afirmam que a apli-

cao deste mtodo implica o pensar e repensar a existncia da organizao, gerando um processo que identifica e organiza as caractersticas bsicas da empresa para que seus recursos e capacidades possam ser utilizados de maneira efetiva em uma direo definida.

Mtodo de Anlise dos Fatores Crticos de Sucesso

Segundo Furlan, Ivo e Amaral (1994, p.92), a anlise dos fatores crticos de sucesso baseia-se na pesquisa pioneira de Rockar t, do MIT (no Massachusetts Institute of Tecnology). Entende que o ponto central de uma metodologia EIS deve ser o processo de anlise dos fatores crticos de sucesso, para determinar os indicadores de desempenho que propiciam o alcance dos objetivos propostos e para garantir o sucesso na realizao da misso empresarial. A utilizao deste mtodo, conforme Cruz (1998, p.148), permite que sejam focados os pontos principais de uma atividade e restringe a necessidade da adoo de tecnologia da informao ao que fundamental. A metodologia de John F. Rockart, de acordo com Pozzebon e Freitas (1996, p.23), foi decomposta em fases e subfases. Estas divises podem ser visualizadas no Quadro 5.

Quadro 5 Fases do Mtodo de Anlise dos Fatores Crticos de Sucesso

Fases/Subfases Primeira Fase Subfase 1 Subfase 2 Subfase 3 Subfase 4 Segunda Fase Subfase 1 Subfase 2 Terceira Fase Subfase 1 Subfase 2 Subfase 3 Planejamento Organizao do projeto Definio de informaes bsicas e indicadores Anlise e consolidao das informaes Desenvolvimento do prottipo Projeto Modelagem da aplicao Definio da arquitetura tecnolgica Implementao Construo da aplicao Instalao de hardware e de software Treinamento e implementao Processos/Atividades

Fonte: Adaptado de POZZEBON, Marlei e FREITAS, Henrique M. R. Construindo um E.I.S. (enterprise information system) da (e para) empresa. Revista de Administrao, So Paulo, v.31, n.4, p.19-30, out/dez 1996. p.23.

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A fase de planejamento tem como objetivo compreender a rea de negcio da organizao. Busca, dessa forma, identificar as necessidades de informao dos gestores e os seus estilos decisrios. Ao fim desta etapa possvel visualizar um prottipo do sistema SIE. Na subfase que contempla a organizao do projeto so definidas a equipe de trabalho e as possibilidades do que o SIE pode proporcionar organizao. Dessa forma, cursos e sesses com os executivos so recomendados. feito um levantamento das informaes recebidas por diretores e o presidente da organizao. Ressalta-se que nesta etapa deve ser definido o software utilizado para o desenvolvimento do SIE. A segunda subfase corresponde definio de informaes bsicas e indicadores. Para isso, so realizadas entrevistas individualizadas com os executivos para se determinarem os objetivos, fatores crticos de sucesso, necessidade de informao e requisitos do sistema. A subfase de anlise e consolidao das informaes tem por finalidade gerar uma lista contendo os objetivos, fatores crticos de sucesso, problemas, necessidades de informao e indicadores de desempenho. Procede-se, tambm, priorizao dos objetivos e fatores crticos de sucesso a serem desenvolvidos no SIE atravs do ranking que estabelece esta classificao. Com as subfases de levantamento e consolidaes das informaes concludas, pode-se criar o prottipo do sistema. A quarta subfase, portanto, implementa os desenhos das telas, projeta a estrutura de navegao do sistema e elabora os layouts- padro das telas, como cores, botes e cones. A prototipao construda para demonstrar ao executivo uma viso mais prxima da realidade do sistema aps a sua implementao. A finalidade principal da segunda fase, o projeto, a definio da soluo tcnica para implementar o projeto conceitualmente concebido. Entre outras atividades, definida a arquitetura tecnolgica, so planejados os critr ios de integrao e transferncia de dados entre os sistemas envolvidos, modelada a base de dados do SIE, so definidos os atributos das tabelas e os layouts de arquivos.

A subfase modelagem de dados identifica as fontes de informao, quais as bases de dados a serem acessadas nos sistemas que tm dependncia. A definio das telas e a escolha dos grficos mais adequados para cada tipo de informao so fundamentais. Outra tarefa no menos importante compreende o estudo dos nveis de detalhamento desejados (drill down) para cada indicador de desempenho. A subfase de definio de arquitetura tecnolgica determina a localizao fsica das bases de dados e os recursos necessrios para investimentos das instalaes do parque tecnolgico exigido. Normalmente, quatro camadas so analisadas para suportar o SIE: a) Interface com o usurio - envolve menus, botes, caixas de dilogo, entre outros recursos, pois atravs destes que o usurio visualiza e manipula os dados. b) Acesso aos dados - responsvel pela captura de informaes de vrias fontes, como bancos de dados externos, aplicaes locais e Internet. c) Fonte de dados - onde os dados esto gravados - no caso do SIE, os dados podem estar armazenados em qualquer lugar. d) Comunicao - responsvel pela comunicao entre usurios do SIE. A tecnologia mais utilizada o correio eletrnico, tanto pela Internet quanto numa rede interna, onde se permite o acesso a documentos, mensagens e dados entre os usurios do sistema. Como terceira e ltima fase, a implementao destina-se a construir o sistema projetado e prototipado, instalar os recursos requisitados na definio da arquitetura tecnolgica e instalar o sistema fisicamente, para que possa ser adotado pelos executivos. A subfase de construo da aplicao um estgio de carter notadamente tcnico. De acordo com o padro estabelecido no projeto, com o modelo de navegao considerado mais adequado e a prototipao construda para atender um mdulo, so desenvolvidas todas as telas de cada mdulo restante. Uma outra tarefa a ser considerada a realizao de testes. necessrio aplicar um volume maior de dados a serem contemplados pelo SIE, para verificar, entre outros elementos, o tem-

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po de resposta, congruncia na anlise dos dados e a integridade da base de dados. A subfase de instalao de hardware e software consiste em implementar a parte fsica do sistema, providenciando a instalao da arquitetura tecnolgica projetada na fase anterior. Dessa forma, so instalados, configurados e testados para os usurios, o computador, a rede e o sistema operacional. Em seguida, instala-se o SIE desenvolvido. A subfase de treinamento e implementao torna disponvel o sistema para o executivo, de modo a incorpor-lo ao seu cotidiano. Realiza-se de treinamento e orientao para a efetiva utilizao do SIE. A aplicao do Mtodo de Anlise dos Fatores Crticos de Sucesso permite que seu ciclo de desenvolvimento se encerre em dois ou trs meses. No obstante, a concepo de um SIE, utilizando esta tcnica, segundo Pozzebon e Freitas (1996, p.19), apropriada devido caracterstica que esta metodologia tem em abordar o carter noprocedural dos momentos de tomada de deciso e as necessidades de informaes dos decisores. Outro aspecto no menos importante, est na criao de um prottipo do sistema, ainda na fase de planejamento. Esta implementao possibilita a concretizao das idias e vises de ambas as partes envolvidas no projeto, os executivos e os tcnicos de informtica. Dessa forma, reduzem-se as chances de insucesso do projeto em virtude de no satisfazer s necessidades dos usurios. Outras vantagens da prototipao so a reduo de custo na manuteno do sistema aps sua implantao, evita o desgaste de retornar a fases anteriores do projeto por falha na comunicao e limita o escopo do sistema com consentimento do executivo.

CONCLUSO
Os sistemas de informao devem atender s necessidades de cada rea da organizao e estar em conformidade com os preceitos estabelecidos na misso da instituio. Assim, os sistemas de informao amparam os administradores de todos os nveis para desenvolverem suas tarefas e atingir seus objetivos. Os sistemas de informao so classificados

em dois grandes blocos: os sistemas de apoio s operaes e os sistemas de apoio gesto. O primeiro grupo abrange o sistema de automao (SA) e o sistema de processamento de transaes (SPT). O SA tem como objetivo automatizar processos onde haja a mnima interveno do ser humano, enquanto que o SPT tem a incumbncia de processar e registrar as transaes que so realizadas na organizao. O segundo bloco contempla os nveis gerenciais e estratgicos da corporao. No nvel gerencial concentram-se o sistema de infor maes gerenciais (SIG) e o sistema de apoio a deciso (SAD). O SIG possibilita ao administrador visualizar as atividades realizadas na sua rea funcional, por meio de apontamentos resumidos e sumarizados. O apoio tomada de decises fornecido ao gerente pelo SAD, o qual oferece subsdios relevantes que permitem a escolha de alternativas para situaes especficas. Em termos estratgicos, o sistema de informaes executivas (SIE) uma ferramenta que proporciona ao executivo o monitoramento constante dos fatores crticos de sucesso do negcio, por meio dos status indicadores de desempenho. Auxilia na explorao de dados, permitindo, assim, a identificao de problemas e oportunidades para o cumprimento da misso da organizao. Os sistemas de informao tm uma relao direta com o processo de gesto, pois so eles que do o suporte informacional a todas as reas da organizao, contemplando as etapas do processo de gesto. Em particular, o relacionamento existente entre o sistema de informaes executivas e o processo de gesto compreende: - a natureza do SIE em oferecer suporte ao nvel estratgico da instituio; - seu carter de ferramenta de acompanhamento dos fatores crticos de sucesso; - a formatao e disponibilizao da informao estratgica; - o fato de que o SIE propicia o aumento da qualidade da tomada de deciso; e - a preocupao do SIE em determinar as informaes necessrias ao cotidiano do gestor. Estes elementos fazem do SIE uma ferramenta estratgica no amparo ao processo de gesto, proporcionando ao gestor um ambiente favorvel para

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SISTEMA DE INFORMAES EXECUTIVAS: SUAS CARACTERSTICAS E REFLEXES SOBRE SUA APLICAO NO PROCESSO DE GESTO

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o desempenho do planejamento e a otimizao e monitoramento das tarefas executadas. As caractersticas esperadas de um sistema de informao voltado aos gestores responsveis pelas tomadas de decises estratgicas so: - drill down (a partir de dados sumarizados, disponibilizar os detalhes dos mesmos); - acesso a informaes externas ao ambiente da empresa; - utilizao de recursos grficos na apresentao dos resultados; - o fato de permitir a recuperao rpida da informao; - o fato de facilitar o uso operacional do sistema; - o fato de estar voltado ao acompanhamento dos fatores crticos de sucesso atravs dos indicadores de desempenho; e - de realizar a triagem de informaes, filtrando e resumindo-as. Assim a configurao de um SIE especfico gesto da empresa, baseado nos anseios dos seus gestores, permeia os aspectos da formao da base de dados do sistema: condies facilitadas de acesso aos estatutos, normas, atas, editais, regulamentos, projetos etc, condies de realizar projees, simulaes e anlise para apoio s decises; acompanhamento dos fatores crticos de sucesso; acesso a outros sistemas de informao, assim como aos sistemas de automao de escritrio e de comunicao; e procedimentos de segurana do prprio SIE. As fontes de informao externas e internas,

bem como os dados histricos e estruturais da organizao, possibilitariam a criao do banco de dados, base informacional em todos os pontos do sistema. Pelo recurso de hipertexto, seriam proporcionadas condies para acesso ao sistema, dos estatutos, normas, atas, editais, regulamentos e projetos, entre outros documentos da empresa. As projees, simulaes e anlise traariam panoramas para deteco de problemas e oportunidades, assim como realizariam comparaes e avaliariam desempenho. Isto refletiria no planejamento de novas atividades e controle das existentes. O acompanhamento dos fatores crticos de sucesso possibilitaria verificar a conduo aos objetivos da organizao e ao cumprimento da sua misso. A operacionalizao para acesso a outros sistemas de informao e software de automao de escritrio e comunicao permitiria o uso facilitado do sistema e a criao de um ambiente nico de trabalho. Os procedimentos de segurana garantiriam sigilo e restrio do acesso s informaes estratgicas da instituio, somente para aqueles que fossem autorizados a usar o SIE. Portanto, a partir do que foi exposto, o presente artigo permitiu um refinamento das categorias dos sistemas de informao, e, em particular, ofereceu um referencial como base para o desenvolvimento e utilizao de um sistema de informaes executivas no ambiente de uma organizao.

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