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CASO: GOBIERNO DE TI EN LAS INDUSTRIAS DE OXFORD: ARQUITECTURA PARA LA INFORMACIN FINANCIERA

I. INTRODUCCIN El grupo Oxford se encuentra en el mercado desde 1942, y su objetivo principal es el diseo de vestuario para damas, caballeros y nios. Adems de promocionar y distribuir otras marcas como Tommy Bahama, IndigoPalms, Island Soft, Ben Sherman, Oxford Golf, Cattleman, Cumberland Outfitters y Ely. Por otro lado este grupo posee diversas licencias para producir y vender ciertos productos de otras marcas como es el caso de Tommy Hilfiguer, Nutica, Oscar de la Renta, Slates, Dockers, Cuavera, Havanera, Evisu. Sus productos son comercializados por medio de tiendas especializadas, tiendas departamentales, cadenas nacionales, catlogos o websites oficiales; adems de ofrecer el servicio del confeccionamiento de productos para adecuarse a necesidades individuales del cliente. Los objetivos de la empresa se basan en siete principios que consisten en: ofrecer productos de calidad, un enfoque de satisfaccin al cliente, mejorar e incrementar el personal del grupo, mantener un precio competitivo a nivel global, poseer el mejor conocimiento del mercado y su comportamiento, tener el control total de operaciones efectivas y entregas oportunas de pedidos; y finalmente mantenerse flexibles a los nuevos retos y cambios en las tendencias del mercado. Dentro de los antecedentes de este grupo, entre los aos 50 la industria solo compraba y venda dentro de los Estados Unidos como una marca nacional, el 90 % de su produccin se obtena de sus plantas dentro del pas y todas pertenecan al grupo Oxford. Posteriormente, los 70s se pone en prctica el uso de la clusula 807 que consiste en la autorizacin de la re-importacin libre de impuestos de ropa manufacturada en el Caribe, y en base a este acuerdo se permite a la empresa hacer adquisiciones de plantas fuera de los Estados Unidos. El uso de esta clusula les permite cerrar las plantas nacionales y adquirirlas en el extranjero; de manera consiguiente logra marcar una pauta a seguir y permitir a marcas internacionales asiticas entrar al mercado americano. Llegando los aos 80s se continua con el abastecimiento de importaciones, cerrando an ms plantas nacionales; pero ahora con la tendencia hacer crecer a los grandes distribuidores; as como privatizar y crear marcas. A partir de 1990 se inicia con las adquisiciones de las marcas como Tommy Brahama (2003), Ben Sherman (2004), el grupo de elaboracin de ropa deportiva para dama (2006) y finalmente Lilly Pulitzer (2010). En el presente trabajo se identifica la problemtica suscitada por la adquisicin de nuevas empresas que tienen sus propios sistemas y procedimientos financieros. Se notar la importancia del Gobierno de TI en las decisiones relacionadas a la arquitectura de la informacin financiera en Oxford.

II.

DEFINICIN DEL PROBLEMA Las nuevas adquisiciones de marcas, provoca que Oxford deba modificar y adaptar sus sistemas informticos para cada grupo. Si bien las operaciones financieras son correctas y efectivas, el problema radica en el tiempo de visibilidad de la informacin. Cada compaa maneja su propio sistema y procedimientos financierosexistiendo dificultades para el acceso a los reportes en tiempo real. El CIO de Oxford tiene el dilema de Gestionar las cuentas financieras de las operaciones de los grupos de la compaa ya existentes y de las futuras adquisiciones de compaas, de manera independiente, en forma integrada o un trmino intermedio entre las dos anteriores.

III.

ANLISIS Para el grupo Oxford, mantenerse al tanto de las operaciones diarias de las compaas es necesario para tener control sobre los flujos de efectivo que se manejan. El control de egresos como son las cuentas por pagar o el registro de rdenes de compra normalmente son apreciables al final del periodo fiscal y no en tiempo real como se requiere. Debido a que la informacin no se tiene a tiempo real no existe ningn mecanismo automtico para alertar si la logstica y las operaciones financieras son realizadas justo a tiempo y con una planificacin y previsin en el tamao y entregas adecuado, esto actualmente, podra representar un gran problema, pero no lo es debido a que la empresa tiene un plan de cobertura previsto para este tipo de situaciones; pero en el futuro, se puede generar una gran dificultad para alcanzar sus objetivos estratgicos de crecimiento; para lo cual es necesario que el gobierno de TI tome acciones al respecto. Tradicionalmente los datos financieros y los procesos eran centralizados, pero debido a que las nuevas empresas adquiridas presentan sus propios sistemas y procedimientos financieros, Oxford se encuentra ante el dilema de centralizar o no los datos y procesos financieros de las nuevas empresas. El rea administrativa tiene presente que realizar un cambio en los sistemas de TI conlleva a cambios tanto en los procesos del negocio como en las labores diarias de los empleados, adems tiene temor que estos cambios impacten negativamente sobre la rentabilidad de las empresas recientemente adquiridas. Por otro lado el vicepresidente del Sistemas de Informacin opina que el cambio a la integracin y estandarizacin de las nuevas unidades a un mismo sistema tomara por lo menos un ao para migrar datos, comprender las diferencias de los procesos de negocio y capacitar al personal. La decisin de estandarizar e integrar los procesos de las empresas a nivel corporativo segn el CIO de Oxford Juan Baumgartner depender de,en qu tipo de empresa se

quiere convertir Oxford, una empresa en la que maneja cada unidad de negocio de manera independiente, ser una empresa integrada o estar en el medio de ambas posturas. La decisin tomada por Oxford no est relacionada a realizar un mejor control de sus unidades operativas, ya que estas unidades operativas pasan por una revisin formal de sus presupuestos y los cuales deben estar aprobados por la alta direccin. Lo que se busca es una mayor eficiencia en el manejo de los procesos y visibilidad oportuna de los datos. El CIO debe encontrar la forma de mejorar la capacidad de la empresa para tener un buen manejo de la informacin financiera y una buena posicin en TI para poder alcanzar un mayor crecimiento en el futuro IV. PROPUESTA Cada marca adquirida genera un desbalance que pudiera ser uniformizado estandarizando y alineando las estrategias empresariales con las herramientas disponibles de las Tecnologas de la Informacin. Es conocido que el grupo necesita cubrir con los requerimientos financieros, mantenerse al tanto del presupuesto destinado para ventas e inventarios, as como registrar el historial de ventas para pronosticar comportamientos. El equipo financierodebe adoptar una estructura que le permita tener acceso a los datos antes del proceso de compra, un sistema de TI que proporcione visibilidad en tiempo real y alertas cuando se proyecte que las necesidades de efectivo difiere del plan. Pero con el fin de no afectar a las nuevas compaas adquiridas con grandes cambios, se recomienda una estructura hibrida que tenga la fuerza de una arquitectura centralizada, estndares, procedimientos y sistemas de TI comunes (sistema financiero y logstico) que le permita a la central tener acceso a los datos a tiempo real. Pero que tambin sea descentralizada en el sentido que cada unidad maneje sus aplicaciones especficas para su negocio como marketing, finanzas yproduccin ,as como disear sus propios sistemas para manejar y satisfacer sus propias necesidades. El sistema que se seleccione debe ser til para adaptarlo a futuras adquisiciones sin modificar las actividades de las empresas actuales.

V.

CONLUSIONES Estandarizar las empresas bajo un mismo sistema de TI, uniformizar los datos disponibles, facilitar el uso e interpretacin de informacin y permitir tener un control sobre los movimientos financieros realizados en las empresas; pero al mismo tiempo el manejo descentralizado de sus operaciones, finanzas y marketing les permitir, al personal de TI de cada negocio, fomentar su pro actividad e involucramiento en las mejoras del mismo y en el logro de objetivos. La disponibilidad de informacin en los casos de inventarios en tiempo real y trabajar bajo una poltica just in time, permite mejorar el servicio al cliente, anticipndose a las necesidades del mismo, para mantener su fidelidad y adems ahorrar tiempo y costes. La aplicacin de una arquitectura hbrida de TI, permitir desarrollar un efecto sinrgico operacional entre todos los grupos y la sede central; ya que la informacin proporcionada en tiempo real, permite hacer un anlisis ms detallado del comportamiento de compras y ventas de los clientes internos y externos.

VI.

RECOMENDACINES Seleccionar un sistema que afecte en lo menos posible el ptimo funcionamiento de los grupos, pero que mejore la sincrona entre estos. Es decir, mantener las fortalezas y trabajar las debilidades. Es necesario realizar una buena gestin del cambio para las polticas y estrategias tanto de TI, como propias de la organizacin. La mayor parte de las empresas trabaja con servidores de IBM, con excepcin de TOMMY BAHAMA, que tiene un servidor por lotes de ITEL; se recomienda cambiar BLUE CHERRY, que es un sistema por lotes, a un sistema ms interactivo. Implantar un software de CMR para una mejor atencin al cliente.

BIBLIOGRAFIA

WyboM., Bernier C. (2008) IT Governance at Oxford Industries: Information Architecture for Financial Data. International Journal of C@se studies in Management. Vol.6 Issue 1. Oxford Industries (2011). The customer-driven apparel company . Oxford Industries, all right reserved. Tomado el: 15-Oct-11 http://www.oxfordinc.com/