PESI Oct 29

PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACION
1. OBTENER EL CONSENSO:
A) Establecer el alcance del estudio: El sector del automóvil esta

caracterizado por capacidad excesiva, alta competencia, precios reales en
disminución y alta tasa de cambio. Las ensambladoras buscan la
fabricación del vehiculo “Hecho por demanda”, intentando reducir inventario
y errores de previsión, esto produce redes de empresas interdependientes,
con un componente integracionista elevado.
Esto incrementa el alcance del estudio a entornos distribuidos y con
criticidad en el tiempo debido a los pedidos en secuencia.
Las áreas precisas donde se requerirá sistematización de la información en
una primera fase serán:
• Área financiera y contable.
• Planta: en los proceso físicos de ensamblaje y su control mas no la
robotización (muy costoso en nuestro entorno).
• Producción
• Sistema de alta gerencia (toma de decisiones).
• Permitir excelente comunicación entre los diferentes departamentos.
Este estudio permitirá el conocimiento de la empresa en general y sobre todo

cuales son los puntos que requieren apoyo por parte del departamento de
sistemas, por medio de la definición de las necesidades de cada una de las
unidades organizacionales.
B) Conseguir los Objetivos:

• Definir las funciones de procesamiento de la información (consultas,
generación de reportes y procesamiento), que los departamentos
individuales puedan hacer o soportados por el Departamento de
Sistemas.
• Unificar los datos y estructuras, para que signifique lo mismo para todas
las áreas.
• Obtener un desarrollo de los sistemas de información de vanguardia,
cumpliendo todos los requerimientos y normas de la ingeniería del
software actual.
• Permitir a la alta gerencia un permanente control de las distintas
dependencias y buen monitoreo (tipo Control de Mando Integrado).
• Apoyar desde el área de sistemas todos los factores críticos de éxito de
la empresa.
C) Identificar las razones de ser del negocio para el estudio:
Alcance: (resuelto en el punto A).
Objetivos: (resuelto en punto B).
Ventajas del estudio BPS:

• Obtener la estimación de costos de la sistematización, para evaluar
viabilidad y grado de complejidad del mismo.
• Diferenciar y tener presente los distintos elementos relevantes que se
tendrían en cuenta a la hora de implementarlo.
• Saber que tipo de sistema de información (físico) es el más adecuado: ya
sea distribuido, centralizado, vía Web etc.
• Se tendrá un conocimiento global de la empresa, pero desde la
perspectiva del departamento de sistemas, para lograr alinear los
objetivos del departamento de sistemas con los objetivos empresariales
generales, de manera que se brinde un apoyo mutuo que aporte a la
empresa elementos claves para que i9ncrementen la ventaja competitiva
Obstáculos para su culminación satisfactoria:

• Mala determinación de las diferentes funciones de procesamiento de
datos.
• Definición no precisa de los roles y responsabilidades de cada
departamento.
• No tener claridad sobre los privilegios de las personas para acceder a
diferentes tipos de información.
• Mala disposición de los participantes.
D) Seleccionar el líder del equipo:

Por consenso general se eligió a la ingeniera Juan Camilo Marin como
gerente de sistemas. De él depende en gran medida el éxito del estudio. Sus
actividades serán:
 Conducir las sesiones de orientación del líder del estudio
 Conducir una revisión de la empresa, por parte de los miembros del
equipo, al iniciar el estudio
 Programar y confirmar las sesiones ejecutivas
 Manejar la logística del estudio, incluyendo la administración diaria
 Resolver conflictos e inconvenientes
 Proveer recursos materiales
 Revisar avances
 Mantener el cumplimiento del cronograma
E) Seleccionar el equipo que realizará el estudio: se encarga de determinar

las necesidades de información y la naturaleza de sus operaciones de
procesamiento de datos a mediano plazo.
Características del participante:

• Capaz de entender y manejar analíticamente los problemas cuyas
opiniones serán valiosas
• Ser de nivel medio o alto en la jerarquía gerencial
Responsabilidades del participante:

• Participar en algunas, sino en todas, las entrevistas
• Analizar la información y las expectativas de los ejecutivos, recibidas
en el estudio
• Sacar conclusiones y ejecutar los reportes
Si el trabajo no pudiera hacerse con personal de tiempo completo, se

trabajará medio tiempo pero considerando:
• Acordar el tiempo, esfuerzo y tareas requeridas que se mantengan
dentro del programa de trabajo.
• No se pierda el entusiasmo por el trabajo por tener actividades BSP
por períodos.
• Aprovechar los tiempos en que no se sesione el equipo para hacer
labores de diagramación, actualización de documentos, etc.
El equipo de trabajo será de 14 miembros y el tiempo de trabajo es de 8 a

12 semanas.
El equipo y sus responsabilidades iniciales; en los anexos se registrara

cualquier modificación en estas asignaciones:
Hernán 1. Obtener el Consenso

Alonso
2. Prepararse para el
Estudio
Alejandra
Jorge 3. Inicio del Estudio
Andrés
4. Definición de
Procesos de
Edwin Negocios
5. Definir las Bases del
Negocio (Entidades
de Negocios y Clases
de Datos)
Jhoam
6. Definir la Arquitectura
Álvaro de Información
Hernán
7. Analizar el Soporte
Wilson del Sistema Actual
Andrés
Carlos
Andrés 8. Entrevistas a los
Ejecutivos
9. Definir Hallazgos y
Conclusiones
Cristian
10. Determinar las
Prioridades de la
Arquitectura
Deicy
11. Administración de
Recursos de
Información
Miyerlay
12. Desarrollo de
Yeny recomendaciones
13.Reporte de resultados
Julián
Consolidación del estudio
Camilo y publicación en el grupo
F) Instruir el equipo de estudio acerca del trabajo a desarrollar:

• Plan de trabajo y cronograma:
G) Capacitar el equipo de trabajo acerca de la metodología BSP:
Profundizar a titulo individual en una primera instancia en la metodología con
un plan establecido. La lectura minuciosa de los puntos que se van
desarrollando es de vital importancia para unificar criterios mas adelante.
2. Prepararse para el Estudio
a. Obtener y equipar una oficina para la realización del trabajo para las
entrevistas
La obtención y equipamiento de la oficina se realiza con la adquisición de

elementos como: comunicaciones telefónicas, conexión Internet,
equipamiento informático (computador e impresora) y conexión con otros
ordenadores de la oficina en una red interna, además de un pizarron,
muebles y una mesa para la realización de las entrevistas a los ejecutivos
de la empresa.
b. Revisar los objetivos del estudio elaborados por el líder.
En una reunión previa con la líder se estimo que los objetivos cumplían
con el lineamiento que debe llevar la empresa en su área de sistemas para
el buen funcionamiento de esta en todos sus aspectos y de forma integrada.
c. Determinar los hechos a recolectar: hechos del negocio y hechos de

sistemas de información. Es conveniente usar una base de datos.
Todos los hechos del negocio se encuentran definidos en los documentos

legales de la empresa como son: plan estratégico, la descripción de
procesos, el plan de negocios y la constitución legal.
A continuación se examinan todos los hechos del negocio y todos los

componentes a recolectar:
Hechos del Negocio - Categorías:
 Ambiente:
• Economía: la economía de la empresa es estable y en un buen
momento para inversión pues esta recién constituida.
• Gobierno: la forma en que se gobierna la empresa esta descrita

a través de los documentos y por tanto si existe registro de ello.
• Reglamentación: si existe un registro de reglamentación;
especialmente la constitución legal de la empresa
• Clientes: si existe registro de ellos en los documentos.
• Proveedores: si existe registro de ellos en los documentos
• Competidores: Existe registro o descripción de ellos en el plan
de negocios.
• Posición de la empresa: en la constitución legal de la empresa
se encuentra estipulada la fecha de su creación, percibiendo que
es una empresa muy nueva y que por lo tanto apenas esta
empezando este proceso
• Tecnología: estas se mencionan en los FCE y en la definición del
software necesario en los procesos de la empresa.
 Objetivos:
• Misión: si hay registro de misión
• Objetivos del negocio: si hay registro de objetivos del negocio
en el plan estratégico
• Metas: se encuentran definidas en el plan estratégico y es
equivalente a los objetivos.
• Objetivos de cada una de las principales funciones y líneas
de producto: los objetivos de la línea de producción se
encuentran definidos en el plan estratégico.
 Organización:
• Organigrama de la empresa: si hay registro del cronograma de
la empresa.
• Organigrama de las dependencias, con nombres y número de
personas, expectativas de cambio: no se encontró registro de
este.
 Planeación:
• de procesos: si existe registro de los procesos que se llevan a
cabo en la empresa.
• de calendarios: no se encontró información existente en los
documentos acerca de calendarios
• planes de negocio con los principales proyectos: si existe
registro de esto.
• recursos: solo se encuentra definido el capital inicial y el resto se
maneja a través del modulo de software para este fin.
• cronogramas: no hay registro de estos en los documentos.
• financiación: no se encontró registro escrito de esto pero hay un
modulo de software para este fin.
• principales estudios: se encontró su descripción en el plan
estratégico.
• fuerza de trabajo y comités formados durante los últimos 3
años, con información de actividades, miembros, estatus y
resultados: al ser una empresa tan nuevase cuenta con registro
del perfil y los miembros que debe tener el equipo humano de la
empresa pero no de sus actividades.
 Medición y Control:
• Nombres y contenidos de las principales medidas y control
del negocio tales como: reportes, proyectos y sus
controles: no se encontró nada de medidas de control.
• Todo lo necesario para medir el estado de cada factor crítico
de éxito: se encontraron los FCE pero no como medirlos.
 Operaciones:
• Productos y marcas: si hay descripción de productos y marcas a
producir por la empresa.
• Distribución geográfica: hay descripción de la ubicación
geográfica.
• funciones ejecutadas en cada localidad: no hay varias
localidades
• estadísticas financieras: no hay registro de estadísticas.
• estadísticas de medición como número de vendedores, de
empleados, facturas, clientes, despachos, órdenes de
compra y similares: no hay descripción de esta parte en los
documentos del negocio.
 Soporte de Sistemas de Información:

El sistema de información de la empresa es relativamente nuevo, esta
adaptado a las necesidades de la organización y soporta cada uno de los
procesos desarrollados dentro de ella, desde la producción pasando por las
finanzas, el mercadeo y la gestión del talento humano
A continuación se examinan todos los hechos de Sistemas de Información y

todos los componentes a recolectar:
Hechos de Sistemas de Información:
 Modos de operación (Bases de datos, sistemas distribuidos, etc.):

Aunque no se encuentra registro escrito de la Base de Datos utilizada esta
está unificada para la convergencia de los datos y su movimiento por todas
las áreas de interés sin que halla duplicación o pérdida de datos.
En cuanto a sistemas distribuidos no se encontró registro de ellos.
 Requerimientos de sistemas y su justificación:
El sistema de información de la empresa consta de los siguientes módulos:
RECURSOS HUMANOS
La Planificación del recurso humano sirve para garantizar que, en forma

constante y adecuada se cuente con el personal que se necesite. Este es un
proceso permanente que tiene como objetivo mantener a Ensamblajes de
Caldas Ltda. Provista del personal indicado, esto se hace mediante el
reclutamiento y selección del mejor personal, para nuestra actividad
empresarial.
Gestión del talento humano.
Evaluación del desempeño.
Pago de la nómina.
Control de asistencia.
La Contabilidad
La viabilidad de proyectos
El pago de servicios
Las inversiones
La administración de recursos financieros.
Finanzas (FI)
El módulo FI satisface todas las necesidades internacionales que debe cumplir

el departamento de gestión financiera de una empresa. Algunas de sus
funcionalidades son las siguientes:
• Gestión y representación de todos los datos de contabilidad, según el

principio del registro por documentos
• Flujo de datos abierto e integrado, asegurado por actualizaciones
automáticas
• Disponibilidad de los datos en tiempo real y sincronización de las
cuentas auxiliares con la contabilidad del libro Mayor
• Preparación de información operativa para ayudar a la toma de
decisiones estratégicas
• La integración de FI con otros módulos asegura que se reflejen
exactamente los movimientos logísticos de mercancías (tales como las
entradas y salidas de mercaderías) en las actualizaciones de
contabilidad basadas en valor.
El área funcional FI comprende los siguientes subcomponentes:
• Libro Mayor (FI-GL)

• Cuentas a pagar (FI-AP)
• Cuentas a cobrar (FI-AR)
• Contabilidad bancaria (FI-BL)
• Activos fijos (FI-AA)
• Control presupuestario (FI-FM)
• Gestión de viajes (FI-TV)
Recursos humanos (HR)

El módulo HR comprende distintos procesos como la planificación de recursos
necesarios, el reclutamiento y la selección, la gestión del personal, la
liquidación de haberes, el desarrollo del personal y la capacitación.
Los principales subcomponentes son los siguientes:
• Gestión de personal (PA): Centraliza las actividades relacionadas con

los recursos humanos y contribuye a las tareas de planificación. Incluye
el proceso de contratación de personal y ofrece un marco flexible para
crear y gestionar paquetes de beneficios diseñados especialmente.
• Gestión de tiempos (PT): Contempla los procesos que implican la
planificación, registro y valoración del trabajo interno y externo realizado
por los empleados, así como los tiempos de ausentismo. Proporciona
información a otros procesos empresariales tales como la determinación
de costos de personal y la creación de facturas.
• Cálculo de nómina (PY): Se utilizar para calcular la remuneración de
cada empleado. Consta, además, de una serie de procesos derivados
de la legislación de cada país, en términos de beneficios sociales,
seguridad laboral y asistencia médica.
Business Intelligence (BI)
El componente de Business Intelligence (BI) ofrece las funcionalidades

necesarias para una perfecta integración de la información en toda la empresa.
Permite identificar y analizar datos de fuentes dispares, para tomar decisiones
acertadas.
Las funcionalidades clave incluyen:
• Data Warehousing: Permite construir almacenes de datos, modelos de

negocio y una arquitectura de la información acordes con la estructura
de la empresa, y administrar datos de fuentes diversas.
• Inteligencia de negocios: Permite acceder a información y presentar
datos, buscar patrones e identificar excepciones, a través de
procesamiento analítico, data mining y alertas.
• Insight de negocios: Permite crear informes para análisis, dar respaldo
a decisiones en todo nivel y ofrecer aplicaciones de inteligencia de
negocios a través de Internet y dispositivos móviles.
• Planeación
Gestión de la organización.
Desarrollo de personal.
Formación y gestión de eventos.
Planificación del trabajo.

Además es una herramienta importante para la toma de decisiones ante los
datos proporcionados por el resto de las aplicaciones. Realiza un análisis de
los datos más importantes de la empresa, de su consolidación, de las
subsidiarias, análisis de resultados, rentabilidades, etc..., en resumen, sirve
para apoyar las decisiones de la gerencia de la empresa. Los cuatro
componentes principales son:
Executive Information Sistem. Es una colección de herramientas que ayudan a

analizar rápidamente los datos más importantes de la empresa, y obtener
información actual sobre el estado de la empresa.
Magnament Consolidations. De él se obtienen informes financieros

consolidados.
Profit Center Accounting. Contabilidad de centros de beneficios; permite el

análisis de los resultados.
Business Planing and Budgeting. Planificación y presupuestación; apoya las

decisiones sobre inversiones en la corporación.
En resumen, se enfoca en capacidades de gestión y medición, ya que permite

monitorear los progresos, ofrecer plantillas de informes, garantizar datos
coherentes y colaborar en la toma de decisiones.
Modulo Planeamiento de la producción (PP)
Los procesos empresariales de control y planificación de la producción forman

una parte compleja y bastante extensa dentro de las aplicaciones logísticas.
Contiene módulos para las diferentes fases, tareas y metodologías utilizadas
en la planificación (cantidades de productos, tipos, tiempo de suministro de los
materiales, etc.) además del proceso mismo de la producción.
Este módulo permite la conexión con sistemas externos de control de plantas,

pudiendo gestionar así distintos tipos de éstas.
Los principales componentes del módulo PP son los siguientes:
• PP-ATO. Órdenes de ensamblaje.

• PP-BD. Datos básicos de producción.
• PP-CRP. Planificación de capacidad.
• PP-KAB. Kanban / Just-inTime.
• PP-MP. Planificación maestra.
• PP-MRP. Planificación de necesidades de material.
• PP-PDC. Recolección de datos de planta.
• PP-PI. Planificación de la producción para industrias por proceso.
• PP-REM. Fabricación repetitiva.
• PP-SFC. Órdenes de producción.
• PP-SOP. Planificación de operaciones y ventas.
• PP-IS. Sistema de información de producción.
Modulo Gestión de Materiales (MM)
Este módulo comprende todas las actividades y funciones logísticas

relacionadas con la adquisición y el aprovisionamiento (compras) y el control
(inventario, almacenes) de la cadena de suministro.
Los componentes más importantes de MM son:
• MM-EDI. Intercambio electrónico de datos o Electronic Data Interchange.

Se utiliza como un estándar para el intercambio de mensajes
comerciales entre empresas.
• MM-IM. Gestión de inventario. La gestión del inventario se convierte en
una gran herramienta para la planificación, y permite comparar los
materiales pedidos con los recibidos. Contiene enlaces directos con los
módulos de compras y control de calidad. Con este módulo siempre se
tiene registrado el control de stocks actualizado, dado que todo
movimiento de material es inmediatamente reflejado en el sistema.
• MM-IV. Verificación de facturas. Herramienta adecuada para evitar pagar
más de lo necesario. Maneja información directamente de los módulos
contables y de control de costes, y permite definir grados de tolerancia,
analizando los movimientos de materiales.
MM-PUR. Compras. Este componente incluye un gran número de

operaciones para mejorar la gestión y optimizar el proceso de compras:
gestión solicitudes de compras, establecimiento de límites de pedidos,
comparación de precios de proveedores, acuerdos marco, estado de los
pedidos; que permite planificar materiales y gestionar stocks (cuanto y
cuando aprovisionarse).
*También provee ordenes de compra.
* garantiza la previsión, prevención, solución de errores en el

aprovisionamiento de materias primas.
Resultados:
· Plan de producción especificando fechas y contenidos.
· Plan de aprovisionamiento de las compras e informes de excepción.
Funciones Básicas:
1. Calculo de requerimientos netos.
2. Definición del tamaño del lote.
3. Desfase en el tiempo.
4. Explosión de materiales.
5. Iteración.
El procedimiento del MRP está basado en dos ideas esenciales:

A. La demanda de la mayoría de los artículos no es independiente,
únicamente lo es la de los productos terminados.
B. Las necesidades de cada artículo y el momento en que deben ser
satisfechas estas necesidades, se pueden calcular a partir de unos
datos bastantes sencillos:
* Las demandas independientes
* La estructura del producto
Consiste esencialmente en un cálculo de necesidades netas de los artículos

( productos terminados, subconjuntos, componentes, materia prima, etc.)
introduciendo un factor nuevo, no considerado en los métodos tradicionales de
gestión de stocks, que es el plazo de fabricación o compra de cada uno de los
artículos, lo que en definitiva conduce a modular a lo largo del tiempo las
necesidades, ya que indica la oportunidad de fabricar ( o aprovisionar) los
componentes con la debida planificación respecto a su utilización en la fase
siguiente de fabricación.
Características Específicas:
Este modulo comprende la información obtenida de al menos tres fuentes o

ficheros de Información principales que a su vez suelen ser generados por
otros subsistemas específicos, pudiendo concebirse como un proceso cuyas
entradas son:
 El plan maestro de producción, el cual contiene las cantidades y fechas
en que han de estar disponibles los productos de la planta que están
sometidos a demanda externa (productos finales fundamentalmente y,
posiblemente, piezas de repuesto).
 El estado del inventario, que recoge las cantidades de cada una de las
referencias de la planta que están disponibles o en curso de fabricación.
En este último caso ha de conocerse la fecha de recepción de las
mismas.
 La lista de materiales, que representa la estructura de fabricación en la
empresa. En concreto, ha de conocerse el árbol de fabricación de cada
una de las referencias que aparecen en el Plan Maestro de Producción.
A partir de estos datos la explosión de las necesidades proporciona como

resultado la siguiente información:
- El plan de producción de cada uno de los ítems que han de ser fabricados,
especificando cantidades y fechas en que han de ser lanzadas las órdenes de
fabricación. Para calcular las cargas de trabajo de cada una de las secciones
de la planta y posteriormente para establecer el programa detallado de
fabricación.
- El plan de aprovisionamiento, detallando las fechas y tamaños de los pedidos
a proveedores para todas aquellas referencias que son adquiridas en el
exterior.
- El informe de excepciones, que permite conocer que‚ órdenes de fabricación
van retrasadas y cuales son sus posibles repercusiones sobre el plan de
producción y en última instancia sobre las fechas de entrega de los pedidos a
los clientes. Se comprende la importancia de esta información con vistas a
renegociar‚ estas si es posible o, alternativamente, el lanzamiento de órdenes
de fabricación urgentes, adquisición en el exterior, contratación de horas
extraordinarias u otras medidas que el supervisor o responsable de producción
considere oportunas.
Así pues, la explosión de las necesidades de fabricación no es más que el

proceso por el que las demandas externas correspondientes a los productos
finales son traducidas en órdenes concretas de fabricación y aprovisionamiento
para cada uno de los items que intervienen en el proceso productivo.
Dichas entrados son procesadas por el programa que, mediante la explosión
de necesidades, da lugar al denominado Plan de Materiales o Programa de
Producción, indicativo de los pedidos de fabricación y de compras. Dicho plan
forma parte lo de los denominados informes primarios. los cuales constituyen
una de las salidas del modulo. Las otra, son los denominados informes
secundarios o residuales y las transacciones de inventarios, Estas últimas
sirven para actualizar el Fichero de Registro de Inventarios en función de los
datos obtenidos en el proceso del calculo desarrollado por el modulo.
Con lo hasta aquí expuesto, se puede definir el sistema planeacion de
requerimiento de materiales originario y enumerar sus características básicas.
Quizá la definición más difundida es la que lo conceptualiza como un sistema
de planificación de componentes de fabricación que, mediante un conjunto de
procedimientos lógicamente relacionados, traduce un programa maestro de
producción en necesidades reales de componentes, con fechas y cantidades.
En conclusión:
1. Esta orientado a los productos, dado que, a partir de las necesidades
de estos, planifica las de componentes necesarios.
2. Es prospectivo, pues la planificación se basa en las necesidades
futuras de los productos.
3. Realiza un decalaje de tiempo de las necesidades de ítems en función
de los tiempos de suministro, estableciendo las fechas de emisión y
entrega de pedidos. En relación con este tema, hay que recordar que el
modulo de compras toma el TS como un dato fijo, por lo que es
importante que ‚este sea reducido al mínimo antes de aceptarlo como
tal.
4. No tiene en cuenta las restricciones de capacidad. por lo que no
asegura que el plan de pedidos sea viable.
5. Es una base de datos integrada que debe ser empleada por las
diferentes áreas de la empresa.
• MM-WM. Gestión de almacenes. Este módulo permite gestionar

estructuras complejas de almacenes, controlar áreas remotas de
almacenamiento, optimizar rutas de transportes, etc. Se enlaza
perfectamente con las aplicaciones de ventas y distribución, así como la
gestión de inversiones.
Modulo Control de Calidad (QM)
Como parte integral del conjunto de aplicaciones logísticas, los componentes

del modulo QM se encargan de realizar todas aquellas tareas que implican la
planificación de la calidad, el control, las inspecciones y el cumplimiento de los
estándares de calidad normalizados internacionalmente.
Las tareas principales de la aplicación QM tienen que ver con el control de

calidad de los procesos de ventas y distribución, la gestión de materiales, y
todos los temas de calidad relacionados con la producción.
Los principales componentes del módulo QM son los siguientes:
• QM-CA. Certificados de calidad.

• QM-IM. Inspecciones.
• QM-PT. Herramientas de planificación.
• QM-QC. Control de calidad.
• QM-QN. Notificaciones.
Modulo Planeación de Mantenimiento (PM)
El modulo PM se encarga del mantenimiento complejo de los sistemas de

control de plantas. Incluye soporte para disponer de representaciones gráficas
de las plantas de producción y se puede conectar con sistemas de información
geográfica (SIG), y contener diagramas detallados. Incluye soporte para la
gestión de problemas operativos y de mantenimiento, de los equipos, de los
costes y de las solicitudes de pedidos de compras.
Permite identificar rápidamente los puntos débiles y planificar el mantenimiento

preventivo. Los submódulos o componentes del sistema PM son los siguientes:
• PM-EQM Equipos y objetos técnicos.

• PM-PRM Mantenimiento preventivo.
• PM-PRO Proyectos de mantenimiento.
• PM-IS Sistema de información de PM.
• PM-SM Gestión de servicios, encargado del control y gestión de
servicios a los clientes. Entre sus funciones se encuentran la
administración de la base instalada gestión de peticiones de servicio,
acuerdos y garantías, e incluso facturación periódica.
AUTOMATIZACION
Soluciones empresariales:
Software de medida industrial y sistemas de control que comprenden un

ordenador central y uno o más campos de datos y unidades de control, y un
software para controlar datos remotamente localizados en unidades I/O
(conectadas, en fabricación, para el equipamiento en las plantas) que, si
extensamente dispersas, usa telemetría para la adquisición de datos HMI
(human/machine interface), que son herramientas de visualización para
representar y animar los datos—por ejemplo, configuraciones de
equipamiento/proceso y flujos de actividad reales y planeados—para que los
operadores puedan comprenderlo mejor.
Modulo de gestión de información de automatización: Permite entregar

información de tiempo real a los usuarios de la empresa y dar visibilidad de
datos corporativos a los centros de operación de forma segura, ágil y eficiente;
es decir conectar las operaciones de tiempo real y los niveles de campo con
quienes toman decisiones informadas en la empresa. Cuenta además con la
interfase PM-PCS 4.0 (Gestión de Plantas - Sistemas de Control de Procesos)
Esta avanzada funcionalidad nos permite reducir costos operacionales y
maximizar la calidad y sensibilidad en la toma de decisiones corporativa.
MERCADEO
Modulo Ventas y distribución:
Los distintos componentes del modulo de ventas y distribución permiten

gestionar todos los aspectos de las actividades comerciales de ventas:
pedidos, promociones, competencia, ofertas, seguimiento de llamadas,
planificación, campañas, etc.
Las aplicaciones del modulo son de las que conllevan un proceso de

interrelación mas intenso con el resto de módulos del sistema: producción,
materiales, contabilidad, coste, calidad, proyectos, recursos humanos…,
Los principales componentes de SD son:

• Ventas y distribución: funciones básicas: Realizar funciones básicas
comerciales, como verificar créditos de clientes, disponibilidad, precios,
condiciones, etc.
• Soporte a ventas: Incluye funciones para soportar tanto a ventas como

a los empleados de marketing, permitiendo realizar campañas, analizar
los productos de la competencia, informar sobre los clientes potenciales,
etc.
• Intercambio electrónico de datos. Soporte de EDI para intercambio

estándar de documentos comerciales con otras empresas.
• Datos maestros. Algunos de los datos maestros gestionados por Ventas

y distribución son los productos, condiciones comerciales, acuerdos, etc.
• Envíos. Entre las funciones principales de este componente se

encuentran la gestión de las entregas, recogidas de materiales,
impresión de albaranes, información para planificar el transporte, etc.
• Ventas. Es el componente central del modulo Ventas y distribución

encargado de funciones como la realización de ofertas, ofrecer
respuestas a los clientes sobre productos, atender reclamaciones, y de
las transacciones comerciales de ventas.
• Transporte. Es el componente encargado de gestionar los medios de

trasporte y sus costes, monitorizar los envíos, etc.
JEFE DE INGENIERÍA
Procesos que implican adquisición Software
Procesos y software
1. Diseño del producto con levantamiento de planos.

2. selección y pruebas de los materiales a utilizar
3. Investigación de laboratorio para asegurarse de que si es seguro
y preciso el diseño realizado.
4. Desarrollo del Producto.
Ingeniería Colaborativa y Knowledge Management

Modulo que que, centrado en el proceso productivo, brinda soluciones 3d que
abarcan aspectos de Diseño, Ingeniería y Manufactura. Es utilizado
Más allá de la funcionalidad de un CAD para modelado geométrico focalizado
en el diseño, ofrece las características PLM (Product Lifecycle Management)
(link a PLM) para resolver en forma completa e integrada todo el proceso de
desarrollo de producto, desde sus especificaciones conceptuales hasta su
puesta en servicio.
Disciplinas:
Diseño mecánico: Modelización basada en especificaciones para el diseño de

piezas, diseño de montajes y planos integrados
Estilizado y diseño de formas: Creación y modificación de superficies con

diseño libre y diseño complejo
Síntesis de producto: Automatización y validación de datos de diseño y

fabricación
Ingeniería de equipamientos y sistemas: Diseño e integración de sistemas

eléctricos, mecánicos y de fluidos en una maqueta 3D digital
Análisis: Análisis estructuras rápido y fácil de cualquier tipo de montaje
Mecanizado: Cartera de productos basados en conocimientos 3D,

incorporados en una infraestructura sencilla e integrada, que cubre todas las
aplicaciones CAM especializadas
Infraestructura: Plataforma escalable para la creación colaborativa de

productos y la gestión de datos de producto
Formación (aprendizaje basado en Web) : Formación, en cualquier momento

y en todas partes, con un compañero todo el día
Desarrollo de aplicaciones (CAA RADE): Plataforma que permite a los

desarrolladores y clientes ampliar la cartera de aplicaciones PLM
Solución que facilita la ingeniería colaborativa y multidisciplinaria en tiempo

real, incluyendo el diseño estilístico y de formas, maqueta digital, diseño
mecánico de producto y herramental, ingeniería de sistemas y equipos,
operaciones de mecanizado y matricería, simulación de mecanismos y análisis
de elementos finitos.
Al permitir la reutilización de conocimientos de diseño de producto y acelerar
los ciclos de desarrollo, ayuda a dar una respuesta más rápida a las
necesidades del mercado y a liberar de tareas innecesarias a los ingenieros
para que puedan dedicar su tiempo a la creatividad y capacidad de innovación.
Extiende la aplicación de la ingeniería colaborativa a lo largo de toda la cadena

de suministro, a partir de una robusta base de información estratégica PPR
(Producto-Procesos-Recursos).
La base de datos utilizada es la misma para todos los módulos . Por otro lado
las características de esta Base de Datos son de alta envergadura y buena
persistencia de los datos.
 Estadísticas de dimensionamiento como número de programas:
En promedio el uso de programas esta dado por los procesos que se llevan
a cabo en la empresa los cuales tratan de agilizar e integrar todas las tareas
que en ella se lleva a cabo.
Estos programas no se encuentran definidos como numero de aplicaciones
sueltas trabajando en áreas independientes sino como los módulos que dan
soporte a los diferentes procesos que se dan en la empresa integrados
como un único programa u aplicación. Hasta el momento hay registro
escrito de siete de estos con sus diferentes submódulos.
 tareas por período, usuarios, archivos, elementos de datos, etc: no se

encuentra registro de esto.
 Edad de las aplicaciones: la edad de las aplicaciones que actualmente

están en uso tiene un estimado de pocas semanas (aproximadamente 6 u 8
semanas)
d. Seleccionar y orientar las entrevistas y programarlas

Se realizaran entrevistas con los ejecutivos de las diferentes áreas de la
organización con el fin de verificar que los datos obtenidos en el proceso de
captura de procesos estén acordes con la realidad de los que ellos llevan a
cabo.
e. Desarrollar un plan de trabajo del estudio: actividades, cronograma,

informe final.
Con la elaboración de este documento, el cronograma de entrevistas y los
formatos de actividades se hace entrega del informe final de la preparación
para el estudio BSP.
f. Completar las hojas de control de tareas

Los formatos para el control de tareas se encuentran en los anexos.
g. Establecer el soporte administrativo: resúmenes de reuniones, planes

de trabajo, reportes de estado, análisis, diagramas, reporte final, etc
Los formatos para el control de tareas se encuentran en los anexos.
3. Inicio del Estudio
En consenso con todos los integrantes del equipo se realizó una reunión en la
cual se analizó el estado actual de la empresa. Como una empresa naciente se
puede observar que el plan de negocios y el plan estratégico empresarial se
encuentran bien constituidos de acuerdo con su razón de ser y con los
objetivos empresariales, se pretende que con su estructura orgánica, los
planteamientos realizados y el compromiso de todos los equipos de trabajo se
cumplan cada una de las metas propuestas encaminadas hacia la visión de la
empresa. La empresa se encuentra actualmente en proceso de construcción
del área de tecnologías de información, a pesar de contar con algunos
elementos como buenas herramientas software y el personal capacitado, aún
hay que mejorar muchas cosas como la integración de todos los módulos en un
solo sistema integral, y la estructuración de los sistemas en toda la empresa. A
partir de esta reunión surgieron los siguientes tópicos:
Misión
Instaurar las tecnologías de información como parte fundamental de la

estrategia de negocio de Ensamblajes de Caldas, realizando un análisis
detallado sobre los requerimientos de cada equipo de trabajo e integrándolos
en un sistema que permita alcanzar un mayor rendimiento enfocado hacia la
visión.
Objetivos
Después de analizar los objetivos planteados en la fase anterior, se establece

que están bien planteados y por tanto permanecen así:
• Definir los funciones de procesamiento de la información (consultas,

generación de reportes y procesamiento), que los departamentos
individuales puedan hacer o soportados por el Departamento de
Sistemas.
• Unificar los datos y estructuras, para que signifique lo mismo para todas
las áreas.
• Obtener un desarrollo de los sistemas de información de vanguardia,
cumpliendo todos los requerimientos y normas de la ingeniería del
software actual.
• Permitir a la alta gerencia un permanente control de las distintas
dependencias y buen monitoreo (tipo Control de Mando Integrado).
• Apoyar desde el área de sistemas todos los factores críticos de éxito de
la empresa.
Historia y antecedentes del procesamiento de datos
Por ser Ensamblajes de Caldas una empresa muy nueva en el sector, no existe
ninguna base sobre otros planes de tecnologías de información, el estudio que
se está desarrollando actualmente es totalmente nuevo. Los componentes en
tecnologías de información con que cuenta la empresa son pocos sin embargo
existe el personal capacitado y los recursos para integrar estas tecnologías
como parte importante en el negocio. En la fase anterior se han definido los
requisitos para cada una de las áreas de la empresa y después de analizarlas
se han aprobado como las necesarias para soportar con el SI.
Organización de la función de sistemas de información
Ensamblajes de Caldas puede considerarse como una empresa industrial, en

ella se involucran muchos procesos que dependen de información de muchos
tipos como por ejemplo las finanzas, los inventarios y muchas otras más. Los
sistemas de información deben ser una parte fundamental para la empresa,
debe involucrase como parte del negocio. Por lo tanto se define un
departamento de Sistemas encargado de todo lo relacionado con las
tecnologías que información que allí operen. En cada dependencia de la
empresa deberá operar un modulo que apoye los procesos que allí se lleven a
cabo. También deberá existir un Sistema general que integre a todos los
módulos y permite tener control sobre todos los procesos de la empresa. Como
anteriormente se ha mencionado en los requerimientos de sistemas, las áreas
de la empresa a tener en cuenta para implementar los sistemas de información
que apoyen sus procesos son:
• Mercadeo
• Planeación
• Automatización
• Recursos humanos
• Producción
• Compras
• Ingeniería
• Gerencia
La función de cada una de ellas es definida en la fase 2 en la parte de
Sistemas planeados.
Vistazo de los principales sistemas de aplicación instalados y planeados
Para las dependencias de la empresa se tiene previstos los siguientes

sistemas:
Mercadeo: Módulo de Ventas y distribución.

Planeación: Módulo para planificación y presupuestación.
Automatización: Módulo de gestión de información, de automatización

y de soluciones industriales.
Recursos Humanos: Módulo de Recursos Humanos.
Producción: Módulos de planeamiento de la producción, gestión de
materiales, control de calidad y planeamiento del mantenimiento.
Compras: Módulo para inventarios, materiales y plan de producción.
Ingeniería: Módulos de diseño mecánico, síntesis del producto,
infraestructura y desarrollo de aplicaciones.
Funciones disponibles en el momento para los usuarios
Por el momento se los usuarios cuentan con aplicaciones de oficina para

documentar los diferentes procesos que en la empresa se realizan, también
existe un software financiero que cumple con las normas impuestas por la ley.
La parte de producción, mercadeo y ventas también cuenta con soporte por
parte del SI
Relaciones con los usuarios
Cada dependencia de la empresa cuenta con una persona a cargo la cual está
atenta a cada una de las solicitudes de requerimientos del área de sistemas
como también dispuesta a aportar sus inquietudes y opiniones de mejoramiento
para su área por medio de las tecnologías de información, por parte del área de
sistemas se tiene una excelente comunicación con cada uno de los usuarios de
las aplicaciones y se pretende generar espacios para capacitación y adaptación
a las nuevas tecnologías.
Problemas claves y metas
Uno de los inconvenientes más marcados es la adaptación a las nuevas

tecnologías, ya que para su buena ejecución se requiere de algún tiempo de
preparación para su manejo y mejor aprovechamiento. Otra dificultad puede ser
los altos costos en que incurre la empresa para adoptar todas estas
herramientas.
La principal meta para este plan de sistemas de información es que finalizando

el estudio en cuestión se puedan implementar todas las herramientas
tecnológicas propuestas para cada una de las dependencias de la empresa.
Además que estas puedan recuperar la inversión rápidamente y permita
obtener unas mayores utilidades para el negocio. Además, convertir al
departamento de sistemas en una de las mas fuerte fuentes de ventaja
competitiva con la que cuente la empresa.
4. PROCESOS DE NEGOCIOS DE ENSAMBLAJES DE CALDAS
Con los procesos de negocios, se pretende que en Ensamblajes de Caldas se

tomen decisiones y desarrollen actividades conjuntas que sean útiles para el
manejo de los recursos económicos; para cumplir con lo anterior, se requiere la
participación de todo el equipo de trabajo.
Lista de procesos con su respectiva descripción:

 Procesos
Subprocesos
 Implementar programas de mercadeo integrados que coordinen el

precio, el producto, la distribución y comunicaciones de nuestra oferta
Fecha inicio: 27 septiembre de 2007
Fecha final: 4 diciembre de 2007
Etapa: Abierta
 Establecer objetivos de mercadeo.
Realización de Objetivo general
Realización de objetivos específicos
Fecha final: 20 septiembre de 2007
Etapa: Cerrada
 Elegir los planes de mercado mas adecuados para la empresa
basados en alternativas, beneficios y probabilidad de éxito.
Desarrollar un análisis de costos propios y de la competencia
Analizar e identificar nuestros clientes
Analizar los recursos empleados por vehículo
Fecha final: 4 diciembre de 2007
Etapa: Abierta
 Evaluar información general que compete a la empresa, incluyendo
aspectos como: tamaño del mercado, comportamiento y necesidades del
consumidor; de igual manera, acerca de los cambios económicos,
socioculturales, políticos y legales que se presenten en el entorno.
Determinar la viabilidad de Ensamblajes de Caldas
Fecha inicio: 2 octubre de 2007
Fecha final: 18 octubre de 2007
Etapa: Abierta
 Monitorear continuamente las actividades de la competencia para
descubrir sus estrategias actuales o en curso.
Fecha final: Proceso constante
Etapa: Abierta
 Tomar decisiones en todo lo relacionado con el producto, la marca,
publicidad, distribución, servicio, posicionamiento, precio, promoción, y
ventas, con el fin de guiar a todo el personal a un mismo destino: el éxito
Realizar juntas por sectores
Fecha inicio: Frecuentemente, de acuerdo a la Junta directiva
Etapa: Abierta
 Obtener cambios deseados en el mercado objetivo, coordinar y
administrar todas las actividades de mercadeo.
Etapa: Abierta
 Dar soluciones acertadas con el objetivo de poder mantener el
consenso entre los miembros de un equipo de diferentes departamentos
con miras a la futura dirección adecuada de Ensamblajes de Caldas.
Llevar a cabo balances por periodos (bimestrales, trimestrales,
etc.) a cada sector de nuestra empresa
Etapa: Abierta
 Llevar a cabo acciones alternativas para enfrentar los problemas,
aprovechar las oportunidades y evitar las amenazas, además de una
evaluación de éstas alternativas con sus correspondientes proyecciones
de ventas y de utilidades.
Desarrollar la matriz DOFA
Realizar informes acerca de los objetivos planteados, indicar si se
cumplen o no
Etapa: Abierta
 Evaluar cuidadosamente el impacto que puede tener para
Ensamblajes de Caldas sus fortalezas, debilidades, oportunidades,
amenazas y ventajas competitivas. Se pueden identificar esas
ventajas competitivas mediante los programas de mercadeo ya
mencionados, que coordinen el precio, producto, la distribución y las
comunicaciones de nuestra oferta de bienes o servicios (que serían los
vehículos) para satisfacer las necesidades de un mercado meta (clientes
potenciales).
Etapa: Abierta
 Supervisar la aplicación de los esfuerzos de mercadeo tales como
publicidad y precios.
Fecha inicio: Frecuentemente, cuando el grupo de mercadeo lo
considere
Etapa: Abierta
 Realizar un balance de los costos operativos del sistema, como
medida fundamental de eficiencia económica.
Identificar si nuestros ingresos son superiores que los egresos,
además de que los primeros sean los suficientes para seguir en la
actividad de Ensamblaje de vehículos
Fecha inicio: Frecuentemente, de acuerdo a la producción
Etapa: Abierta
 Solicitar cotizaciones de materiales requeridos por nuestra
compañía, en mira de encontrar calidad y bajo costo
Realizar constante una comunicación con nuestros proveedores
Llevar un estudio sobre ofertas dadas por los proveedores ya
mencionados
Crear alianzas o contratos en los cuales, el primer beneficiado
sea Ensamblajes de Caldas
Fecha inicio: De acuerdo a la solicitud de material
Etapa: Abierta
 Crear mejores condiciones ambientales de trabajo
Mejorar la disposición de la fábrica, taller y lugar de trabajo, así
como también el diseño del equipo e instalaciones.
Economizar el esfuerzo humano y reducir la fatiga innecesaria
Fecha inicio: Cada vez que se genere ensambles de vehículos
Etapa: Abierta
 Llevar a cabo el ensamble de los automotores, con el mínimo gasto
de recursos (materiales, dinero, humano)
Realizar soldadura para armar la carrocería de los vehículos,
atendiendo a las medidas estándar para cada modelo y a los
puntos de aplicación de la cabina maestra
Pintura: se pasa por el área de desoxidantes, incluyendo la
aplicación de anticorrosivos por electrólisis y por inmersión
vertical automática en el Túnel de Tratamiento de Superficies
Pruebas de calidad y tecnología; que significa revisión de cada
proceso y avance en el ensamblado de todos los carros
Fecha inicio: Frecuentemente
Etapa: Abierta
 Maximizar el tiempo de vida de la maquinaria, que nos genere menos
costos en mantenimiento
Llevar un manejo adecuado de todos los equipos de producción, y
realizar inventarios para un control general
Etapa: Abierta
 Ejecutar acciones jurídicas, para buscar el funcionamiento correcto de
la empresa en cuanto a normas y leyes establecidas a nivel nacional e
internacional
Investigar y seleccionar textos jurídicos e informaciones de interés
para la tramitación de procesos
Preparar certificados de documentación con el fin de asesorar a
los titulares en el desempeño de sus funciones.
Verificar el cumplimento de la empresa en cuanto a deberes hacia
el medio ambiente: derecho ambiental, comercial, del consumidor,
y bioética
 Coordinar los programas de mantenimiento preventivo y correctivo,
con el fin de asegurar el correcto funcionamiento de la maquinaria y
producción de coches por parte de la misma
Verificar de los repuestos de las máquinas
Hacer seguimiento y control de los servicios de reparación
Fecha final: Proceso constante, durante un periodo establecido; por
ejemplo, cada cuatro (4) meses
Etapa: Abierta
 Implementar sistemas de información que permitan a los
administradores de planta configurar, vigilar, diagnosticar y calibrar los
dispositivos remotos de campo así como realizar mejoras en línea
Velar por la seguridad del sistema de información desarrollado
Administrar la base de datos que hace parte del sistema
Monitorear constantemente la red y otras telecomunicaciones
para que en ningún momento el sistema falle
Fecha inicio: Septiembre 11 de 2007
Etapa: Abierta
 Automatizar procesos, llegando inclusive a la robotización, evitando la
participación de los obreros en tareas generadoras de enfermedades y
accidentes laborales
Combinar dispositivos inteligentes de campo, normas estándar
abiertas y sistemas de automatización y software modular para
mejorar de forma fácil y significativa los resultados de los
procesos y del negocio.
Plantear el uso de nuevas tecnologías, que puedan modernizar
de manera incremental sus operaciones con los avances más
modernos en automatización de plantas, sin tiempo muerto ni
interrupción de los planes de producción.
Etapa: Abierta
 Realizar una constante comunicación con los clientes y/o usuarios
finales para hacer un seguimiento o diagnóstico sobre nuestros coches
y sobre la satisfacción general del cliente.
Llevar una “Hoja de seguimiento por cada vehículo ensamblado
con su respectivo dueño”
Etapa: Abierta
De lo anterior se deduce que todos los miembros de Ensamblajes de Caldas

juegan un papel fundamental para el avance y posicionamiento de nuestra
empresa; por eso es necesario constantemente planes de motivación,
estimulación y sentido de pertenencia hacia la empresa, esto con la finalidad de
que todos se sientan satisfechos con su labor, y la Junta Directiva se sienta
atraída por el alto rendimiento de sus empleados.
Matriz Procesos-Organización: Permite representar tanto las funciones de la

Organización (procesos), como las responsabilidades de los distintos
departamentos en que se estructura.
PROCESOS RESPONSABLES
Implementar programas de mercadeo Equipo de mercadeo
Junta directiva
Establecer objetivos de mercadeo Grupo de gerencias
Equipo de mercadeo
Junta directiva
Elegir los planes de mercado Grupo de gerencias
Equipo de mercadeo
Todos los miembros de la
Evaluar información general que compete a la
compañía, segmentados
empresa
por áreas
Monitorear continuamente las actividades de la Mercadeo
competencia Ventas
Junta directiva
Tomar decisiones
Grupo de gerencias
Planta
Producción
Obtener cambios deseados en el mercado objetivo
Planeación
Ingeniería
Dar soluciones acertadas compañía, segmentados
por áreas
Llevar a cabo acciones alternativas para enfrentar
compañía, segmentados
los problemas
por áreas
Evaluar cuidadosamente el impacto que puede Alta gerencia
tener para Ensamblajes de Caldas sus fortalezas, Mercadeo
debilidades, oportunidades, amenazas y ventajas Planta
competitivas Administración y finanzas
Junta directiva
Supervisar la aplicación de los esfuerzos de Alta gerencia
mercadeo Planta
Planeación
Administración y finanzas
Realizar un balance de los costos operativos del
Sistemas
sistema
Mercadeo
Planta
Solicitar cotizaciones de materiales requeridos por Producción
nuestra compañía Ingeniería
Administración y finanzas
Crear mejores condiciones ambientales de trabajo Jefe de Producción
Llevar a cabo el ensamble de automóviles Planta
Producción
Planta
Maximizar el tiempo de vida de la maquinaria Producción
Planeación
Asesor Jurídico
Ejecutar acciones jurídicas Planta
Producción
Coordinar los programas de mantenimiento Mantenimiento
preventivo y correctivo
Implementar Sistemas de Información Área de Automatización
Área de Sistemas
Automatizar procesos Área de Automatización
Área de Sistemas
Realizar una constante comunicación con los
Ventas
clientes y/o usuarios finales
5. DEFINICIÓN BASES DEL NEGOCIO (ENTIDADES DE NEGOCIOS Y
CLASES DE DATOS) DE ENSAMBLAJES DE CALDAS Ltda.
Lista de entidades
- Gerente
- Representante Legal
- Grupo de gerencias
- Equipo de mercadeo
- Junta directiva
- Representante área
- Plan de negocios
- Plan Estratégico
- Equipo de mercadeo y ventas
- Equipo de plantación
- Equipo de sistemas
- Equipo admin. y financiero
- Equipo de planta
- Equipo de gestión de calidad
- Equipo de mantenimiento
- Equipo de automatización
- Equipo de producción
- Equipo jurídico
- Cliente
- Oferta
- Mercado
- Producto
- Vehículo
- Disponibilidad Producto
- Stock
- Ingreso por venta
- Factura venta
- Despachos
- Inversión
- Garantía
- Cronograma de mantenimiento
- Empleado
- Vendedor
- Supervisor
- Auditor
- Sede
- Bodega
- Parqueadero
- Maquinaria
- Proveedor
- Orden de compra
- Compra
- Egreso por compra
- Partes
- Materia prima
- Puerta
- Chasis
- Motor
- Ejes
- Transmisión
- Ruedas
- Escape
- Aire acondicionado
- Parabrisas
- Vidrio ventana
- Manijas
- Tapicería
- Volante
- Palanca de cambios
- Caja de velocidades
- Caja de dirección
- Gatos Hidráulicos de dirección
- Latonería
- Vidrio Trasero
- Lámparas
- Batería
- Tanque combustible
- Sistema eléctrico
- Sistema de inyección
- Tornillos de ¾ pulgada
- Tornillos de ½ pulgada
- Tornillos de pulgada
- Pernos ¾ pulgada
- Pernos de ½ pulgada
- Pernos de pulgada
- Chazos
- Espárragos
- Frenos
- Remaches
- Abrazaderas
- Empaquetadura Hidráulica
- Empaquetadura Transmisión
- Empaquetadura Refrigeración
- Empaquetadura Ventanas
- Empaquetadura Parabrisas
- Empaquetadura Hauser
- Pintura
Clases de Datos Proceso Clases de Datos
Usadas Creadas
Equipo de mercadeo
Producto Implementar programas oferta
Vendedor de mercadeo
Stock
Junta directiva
Grupo de gerencias Establecer objetivos de Plan estratégico
Equipo de mercadeo mercadeo
Equipo jurídico
Monitorear
Equipo de mercadeo y continuamente las Análisis Competencia
ventas actividades de la
competencia
Cliente
Producto Ingreso por Venta
Vendedor Venta
Stock Factura venta
Gerente
Equipo de mercadeo y
ventas
Equipo de plantación Evaluar DOFA Plan de Negocios
Equipo de sistemas
Equipo admin. y
financiero
Equipo de planta
Materia Prima
Proveedor
Comité de plantación Solicitar cotizaciones
Equipo de planta de materiales Compra
Equipo de Producción requeridos por nuestra
Administración y finanzas compañía
Bodega
Comité planeación Conducir estudio de Estudio
Equipo jurídico mercado
Empleados
Maquinaria Ensamblar automóviles Producto
Partes
Equipo Planta
Equipo de mantenimiento Cronograma de
Maximizar vida
Equipo de Planeación mantenimiento
maquinaria
Equipo de producción
Equipo financiero
Equipo Planta Implementar Sistemas
Equipo de Planeación de Información
Equipo de producción
Equipo financiero Sistema de información
Equipo de gerencias general
Equipo de mercadeo y
ventas
Equipo de sistemas
Equipo Planta
Equipo de Planeación
Equipo de producción Plan de Automatización
Automatizar procesos
Equipo financiero
Equipo de automatización
Equipo de gerencias
Equipo de mercadeo y comunicación con los
ventas clientes y/o usuarios Plan de motivación
Equipo financiero finales Clientes
6. DEFINICIÓN DE LA ARQUITECTURA DE INFORMACIÓN
En esta etapa se determina el portafolio de aplicaciones necesario para

sostener las estrategias, operaciones y estructura de la organización,
determinando la visión global de los recursos de información en cuanto a
procesos y sus prioridades en un orden de precedencia, permitiendo clarificar
la relación que existe entre las aplicaciones y necesidades de información de
las áreas funcionales.
Cla Cronograma
Plan Análisis Factura Plan de Plan de Plan de
ses de datos Oferta Compra Estudio Producto de SIG
Estratégico competencia venta negocios Automatización motivación
Procesos mantenimiento
Clientes
Implementar
programas de C U U U U
mercadeo
Establecer
objetivos de C
mercadeo
Monitorear
continuamente
las actividades C U
de la
competencia
Venta C U
Conducir
estudio de C U
mercado
Ensamblar
C U
automóviles
Automatizar
U C
procesos
Comunicación
con los
U C
clientes y/o
usuarios
Evaluar DOFA U U C U
Solicitar U
cotizaciones
de materiales
C
requeridos por
nuestra
compañía
Maximizar el
tiempo de vida
C U
de la
maquinaria
Implementar U
Sistemas de U U U U U C U
Información
Automatizar
U U C
procesos
Realizar una
constante
comunicación
con los U C
clientes y/o
usuarios
finales
C: Relación de creación (fila crea columna)

U: Relación de Uso
De lo anterior se puede ver que las relaciones entre las clases de datos están dadas por el uso que determinados procesos
hacen de la información disponible, de manera que algunas clases de datos son utilizadas por varios procesos así:
El proceso de creación de planes de mercadeo, necesita de las clases de datos que tienen que ver con planeacion, tales como:
Plan Estratégico, Análisis competencia, Oferta, Plan de motivación Clientes, Producto; además, es importante el proceso de
análisis de la matriz DOFA de la empresa, la cual deberá se monitoreada por medio de medición de indicadores, para
mantenerla actualizada y mejorar las debilidades y disminuir las amenazas.
Las actividades de monitoreo de competencia, son útiles para los análisis de competencia y los planes de fidelizacion d
clientes.
La actividad principal de la emprenda (ensamblaje de automóviles) va de la mano con un buen plan de automatización
El Sistema de información constituye la herramienta de apoyo a los procesos más críticos de la empresa, constituyendo parte
fundamental del avance y desarrollo de las actividades de la empresa y generando una fuente de ventaja competitiva
importante.
Análisis del Soporte de Sistema Actual
PARTE A.
Con este análisis se identifica cuáles dependencias están involucradas en los procesos de Ensamblajes de Caldas LTDA, también
se identifican las dependencias que son apoyadas por el área de sistemas, con esto se busca conocer cuales de los sectores de la
empresa reciben soporte para sus aplicaciones.
• Se coloca una 'C' en la intersección donde los sistemas soportan actualmente una unidad o un proceso.
• Se coloca una 'P' si se está planeado insertar los sistemas en el proceso.
Sist
emas Equipo Equipo de Equipo Equipo de Equipo Equipo de Equipo de Equipo
de Planeación de Administració de Mantenimiento Automatizació de
Procesos Mercadeo Sistemas n Gestión n Control
y Finanzas y
Calidad
Planear proyectos P C C P P C
Diseñar proyectos P C C P P C
Construir proyectos C C P P C
Conducir estudios P P P P P P P
Establecer objetivos P P P
de mercado
Gestionar finanzas C C C P
Gestionar calidad P C P C
Controlar producción P C P P C P C
Mantener Maquinaria C C
Análisis del Soporte de Sistema Actual
PARTE B.
Esta matriz muestra claramente los datos que son compartidos por varios sistemas y ayuda a visualizar la necesidad de un diseño
de bases de datos que garantice la consistencia de los datos.
• Se coloca una 'X' en la intersección donde las clases son soportadas por cada sistema.
Clases de Datos
Oferta Plan Análisis Merma Ingreso Factura Plan de Cotizaci Balance Balance
Estratég Compet Stock por Venta Negocio ón de de
Sistemas Actuales ico encia Venta s Ventas Sistema
s
Área de Mercadeo X X X X X X X X
Área de Planeación X X X X X X X
Área de Sistemas X X
Área de Administración y X X X X X X X X X
Finanzas
Área de Gestión y Calidad X X
Área de Mantenimiento X
Área de Automatización X
Área de Control X X X X X
8. ENTREVISTAS
El objetivo principal de las entrevistas es determinar las necesidades de procesamiento de información por parte de los ejecutivos
de la empresa, para establecer el grado de aceptación, utilización y satisfacción de los mismos con el SI de la empresa, así como
determinar cuales son los procesos mas críticos que se realizan en la empresa y poder analizarse están siendo o no soportados
desde el área de sistemas, específicamente con el sistema de información de la empresa
Área Necesidades de Problemas mas Cambios hacia el Importancia de las Responsabilidades

información relevantes futuro. TI para la empresa.
Gerente de Para una buena El sistema de El departamento de Contribuyen a un Coordinar Realizar y
sistemas gestión, se necesita información de la sistemas debe estar en alineamiento aplicar los planes
tener información empresa, las constante cambio en el estratégico entre estratégicos de
acerca de todos los redes, las BD, sentido de ayudar a la todas las áreas sistemas de
procesos realizados etc. soportados empresa a ir a la organizacionales, lo información alineados
en la empresa, e desde el área de vanguardia en todos los cual a su vez ayuda con el plan
internamente se sistemas son aspectos, además, de a que los procesos estratégico
necesita información susceptibles a ser flexible para se realicen de una empresarial
acerca del recurso fallas. adaptarse a los cambios manera óptima, esto Velar porque el
humano, los planes de otras dependencias conlleva a un trabajo departamento tenga
estratégicos y los que puedan impactar la y producto de un excelente flujo de
planes de infraestructura de los calidad. comunicación entre
contingencia. negocios. los miembros; así
mismo, documentar
los procesos, y el
software y el
hardware
Gerencia de Información personal Cambio en el Búsqueda de
administración de los empleados de organigrama para problemas financieros
Y finanzas Ensamblajes de privilegiar los sistemas y de RH e
Caldas. de información en la implementación de
Control de compañía. las mejores
asistencia. soluciones.
Contabilidad. Mejoramiento en el nivel Planificación del
Finanzas. de automatización y recurso humano.
computarización. Gestión del talento
humano.
Evaluación del
desempeño del
personal.
Pago de la nómina.
Motivación del
personal.
Reforzamiento de la
cultura
organizacional.
Control de asistencia.
9. HALLAZGOS Y CONCLUSIONES
Entrevista efectuada: Gerencia de administración y finanzas
Objetivos:
- Los objetivos están claramente definidos y son soportados por el SI actual.
Organización:
- Las responsabilidades están bien definidas y asignadas en ésta área.
- La gerencia del área es consciente del impacto en los SI de los cambios
organizacionales.
Planeación:
- El PEE y el plan de negocio son las bases para estructurar el PESI.
Medición y Control:
- El control de la información de los empleados es deficiente, sobre todo en la
parte de liquidación de nómina.
- Debe mejorarse la forma en la que se calculan las deducciones para los
empleados.
- Debe llevarse a cabo una buena gestión de talento humano.
Operaciones:
- Se llevan a cabo operaciones como control de asistencia, liquidación de
nómina y gestión del talento humano.
- Las operaciones están cubiertas por el SI actual pero hay un déficit en la
gestión del talento humano.
- En la liquidación de nómina se presentan inconvenientes de exactitud.
Soporte de Sistemas Actuales:

- Actualmente el sistema no brinda el soporte adecuado para la gestión de
talento humano.
- El departamento de sistemas tiene una buena imagen en esta dependencia,
aunque el sistema de información tiene fallos, se reconoce la tecnología como
una herramienta necesaria para el manejo de toda la información.
- El usuario –en este caso los empleados– tiene un grado de insatisfacción por
fallas como inexactitud de la información en la liquidación de nómina. En
algunos casos aparecen deducciones que no aplican al empleado.
- Se tiene clara la necesidad de mejorar el sistema pero aún no se tiene un plan
definido para llevar a cabo esta mejora.
Categorización de problemas
- Fallos en liquidación de nómina: Medición y Control, Operaciones,
Soporte de Sistemas Actuales.
- No hay gestión adecuada de talento humano: Operaciones, Soporte de
Sistemas Actuales.
CONCLUSIONES (Administración y Finanzas)

- Los objetivos del área están orientados con los del negocio, las
responsabilidades y operaciones están definidas correctamente.
- Se presenta inconformidad de los usuarios con el sistema de liquidación de
nómina, dado que se hacen deducciones inexistentes en muchos casos.
- La gestión del talento humano se hace de manera superficial, siendo un factor
crítico para el mejoramiento de la productividad y la ventaja competitiva.
10. PRIORIDADES DE LA ARQUITECTURA
Después de realizar el análisis en la empresa, se determinaron los

requerimientos globales de información que la organización necesita para
ejecutar sus actividades diarias y se concluyo que es indispensable mejorar la
aplicación que se usa actualmente para la gestión de finanzas en la empresa,
ya que presenta algunas deficiencias en cuanto al manejo de la pagos de los
empleados, y la gestión del talento humano.
Es necesario seleccionar de las aplicaciones más adecuadas para la empresa,

para lo cual se realizara un análisis acerca de los beneficios que cada una de
ellas le traerá y de los riesgos que conlleva su adquisición. Además es
necesario definir su alcance y asegurar que existirá una perfecta integración
con los otros sistemas de información de la empresa.
Aunque inicialmente el desarrollo de nuevas tecnologías de información en la

empresa requiere una inversión significativa, esto se ve compensado a largo
plazo con los múltiples beneficios que pueden obtenerse, como reducción de
costos de operación, mejora en la calidad y eficiencia del trabajo además de
darle a la empresa la oportunidad de competir en el mercado.
La creación de nuevos sistemas de información tendrá un gran impacto en

Ensamblajes de Caldas porque ayudara a llevar un seguimiento y mejora de
los procesos que se realizan en la empresa, como el control de la información
de los empleados, la liquidación de nominas y la gestión del talento humano
que en la actualidad presentan algunas fallas. Gracias a la adquisición de estas
nuevas aplicaciones todo el personal estará en capacidad de mejorar la
eficiencia y productividad de la empresa, todo esto con el fin de enfrentar la
creciente competencia y la sobreproducción global.
En Ensamblajes de Caldas es necesario planear sistemas de información de

calidad para cumplir con las necesidades de los clientes, tanto internos como
externos. Se debe disponer de una aplicación de software con módulos para
las principales necesidades que se presentan en la empresa, como son la
gestión de finanzas, gestión de calidad y control de la producción, que son de
vital importancia para su desarrollo porque ayudan a mejorar de manera
significativa los procesos y al fortalecimiento de las áreas estratégicas de la
organización para el éxito en su gestión.
Adicionalmente existen otros procesos secundarios, pero no menos

importantes, que deben sistematizarse, estos son: planeación, diseño y
construcción de proyectos, conducir estudios, establecer objetivos de mercado
y mantener la maquinaria.
Al analizar los resultados obtenidos de las entrevistas a los ejecutivos, se

establecieron tanto las necesidades de alta prioridad para ensamblajes de
Caldas, como los principales proyectos en tecnologías de información
requeridos por la empresa para cumplir sus objetivos. Se determino que para
optimizar las funciones sustantivas de la empresa es necesario llevar a cabo un
mejoramiento en los sistemas existentes que permita el logro de los siguientes
objetivos:
1. Mejorar la administración de los recursos humanos.
2. Definir parámetros de operación en materia de costos en las diferentes

unidades de producción y de servicios en la empresa.
3. Mejorar los procesos administrativos de los clientes y proveedores de la

empresa.
4. Mejorar la administración y uso de los recursos materiales de la empresa.
5. Mejorar los sistemas que llevan a cabo el análisis de la información

financiera, de medición de la operación económica empresarial, y manejo
de nominas de los empleados.
6. Mejorar los sistemas de administración de la información de los empleados.
7. Mejorar los sistemas de gestión del talento humano de la empresa.
8. Garantizar el uso de información veraz que permita a los diferentes niveles

corporativos, la toma de decisiones oportuna, y que de beneficio directo
para la administración o prestación de los servicios.
9. Integración de los nuevos proyectos a través del modelaje de datos,

herramientas de desarrollo y motores de bases de datos, que permitan
garantizar la coherencia de las estructuras de datos en la empresa.
10. Implementar planes de capacitación en las tecnologías de Información que

posee la empresa, para que faciliten los procesos de producción en la
empresa, considerando insumos, procesos, productos y la administración
de los inventarios.
El mejoramiento del sistema de información en la empresa y/o la capacitacion

de los empleados para optimizar su uso proporciona beneficios tangibles como:
- Ahorro porque no es necesario involucrar más personal.
- Mayor capacidad del manejo de archivos en términos de espacio y costo.
- Mayor seguridad de almacenamiento en archivos.
- Ahorro de operación, ya que eliminan errores en los procesos y se disminuye

el tiempo empleado para una operación determinada.
Además nos aporta también beneficios intangibles ya que nos permiten ser
más competitivos, incrementar la precisión de los procesos, y también mejora
la imagen de la organización.
Para la elección de los productos software que nos ayuden con el cumplimiento
de los objetivos y apoyen los diferentes procesos productivos es necesario
analizar previamente, los recursos económicos disponibles en la empresa y
efectuar un estudio detallado de los sistemas que se ofertan en el mercado y
sus respectivos costos y beneficios.
En cuanto a la implementación lo más recomendable es comprar el software

que mas se adapte a nuestras necesidades y no requiera modificaciones,
porque aunque el gasto inicial que requiere es alto, comparado con el
desarrollo propio de nuestras aplicaciones será mucho menor, pues el tiempo,
la cantidad de desarrolladores, y los gastos adicionales que esto genera
pueden representar perdidas considerables para la empresa.
11. ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS DE INFORMACIÓN
El progreso tecnológico que enfrenta el mundo de hoy exige mayores niveles

de integración y conexión de las tecnologías de información en el mundo de los
negocios, permitiendo una administración de los procesos de manera veloz y
eficiente, lo que implica una reducción en los ciclos de los procesos.
Como es evidente en nuestra empresa de ensamble de automóviles al igual

que en muchas otras de carácter no muy similar al nuestro, la información se
convierte en un activo cuyo valor no se puede cuantificar con facilidad. Para la
obtención y el manejo eficiente de la información, es necesario implementar
sistemas de tecnología que permitan una disposición de los datos las 24
horas, para agilizar los procesos de toma de decisiones y con ello responder
rápidamente a los desafíos que continuamente demandan los cambios en el
mercado y en la economía nacional.
Como respuesta a lo anterior, en Ensamblajes de Caldas, los recursos

disponibles para el manejo de la información y que dan soporte a las
necesidades funcionales del negocio, si están implementadas de una manera
adecuada, pues como se hace evidente en la definición de la arquitectura, cada
segmento de la empresa o unidad funcional, tiene asociado el tipo de
aplicaciones que requiere, estableciendo además el uso que cada entidad
hace de las diferentes modulos dentro de la aplicación existente en nuestra
empresa.
Las soluciones empresariales que estamos utilizando, dan un soporte

adecuado a las necesidades que cada área presenta, pues tanto la adquisición
de datos como el mantenimiento de los mismos y su posterior recuperación,
utilizados como soporte a la toma de decisiones, han representado un
incremento en el flujo de producción, lo que se traduce en mayores ingresos.
Es posible entonces determinar, que disponemos de una buena administración
de los recursos de información, pues en cada área critica de la empresa se
cuenta con sistemas que permiten entregar información de tiempo real a los
usuarios de la empresa y dar visibilidad de los datos corporativos de forma
segura, ágil y eficiente. Este tipo de soluciones es provista a algunas unidades
de la empresa; pues en vista de que nuestra estadía en el mercado es
relativamente corta el presupuesto disponible nos limita, pero como se
menciona anteriormente las necesidades fundamentales del negocio están
siendo subsanadas.
Para enfrentar los problemas que puede generarnos el hecho de no disponer

de una automatización total de las oficinas de nuestra empresa, deberá
proponerse a la junta directiva una mayor inversión en esta área, porque como
hemos visto, el disponer de tecnologías de información nos ha permitido
percibir mayores ingresos, lo significa que de cierta manera el área financiera y
la empresa en general, están siendo beneficiadas con su uso.
El compromiso debe ser tanto del área de sistemas como del comité directivo,
porque una buena inversión en sistemas (por supuesto bien justificada), será
directamente proporcional a un incremento en los ingresos que se perciban
después de un lapso de tiempo previamente presupuestado.
Después de realizar un análisis exhaustivo de las necesidades de la empresa,
en relación a los sistemas de información de los que disponemos y de aquellos
que son necesarios para el su correcto funcionamiento, es posible determinar
que:
• El procesamiento de los datos, permite agilizar la manera de realizar los

negocios propios de la empresa, pues la toma de decisiones es mas
eficiente, al considerar la situación actual y realizar proyecciones mas
acertadas.
• La adquisición de las diferentes aplicaciones (modulos) se ha llevado a
cabo siguiendo una serie de criterios, entre los cuales los mas
relevantes han sido, los que permiten el funcionamiento diario de la
empresa y corresponden a software utilizado para: gestión de finanzas,
gestión de calidad y control de producción. En segundo lugar
encontramos otro tipo de aplicaciones que no menos importantes, tienen
un grado de prioridad un poco mas bajo y tienen relación con: la
planeación, diseño y construcción de proyectos.
• Los planes a largo plazo en cuanto a sistemas de información tal vez no
sean tan acertados, pues la evolución de los sistemas es tan rápida que
muy probablemente en el momento de ejecutar tales planes podamos
encontrar en el mercado software que nos provea mayor utilidad que
aquel que consideramos en un comienzo; sin olvidar que igualmente los
requerimientos de los negocios presentan también constantes cambios.
Para finalizar, es posible anotar que como en toda empresa se presentan

inconvenientes, la nuestra no es la excepción, porque después de determinar
el grado de soporte que brindan las tecnologías de información al desarrollo de
las actividades de cada unidad funcional de la empresa y ante todo la
eficiencia con la cual permiten incrementar la productividad, fue posible
detectar que el control de la información de los empleados es deficiente,
especialmente en las aplicaciones utilizadas para la liquidación de nómina,
para lo cual se requiere mejorar la forma en la que se calculan las deducciones
para los empleados, traducido en una buena gestión de talento humano.
12. RECOMENDACIONES
Poner en marcha un plan de revisión al modulo del sistema de información

relacionado con las finanzas de la empresa, ya que presenta algunas
deficiencias que hacen difícil la optimización de este trabajo por parte de los
ejecutivos y operarios involucrados en esta área. La idea es que se corrijan las
deficiencias en un plazo máximo de 1 mes; lo cual estará a cargo del equipo de
desarrollo de la empresa.
Es conveniente realizar un plan de investigación que arroje conclusiones a

cerca de cuales son las tendencias actuales del mercado en cuanto a la
automatización de procesos que tienen que ver con nuestra actividad,
incluyendo costos, para que posteriormente se pueda realizar un estudio de la
viabilidad de la adquisición de lo que sea necesario para dicha automatización.
Este proceso de investigación, debe realizarse inicialmente enfocado en la
automatización de procesos, pero es importante que se siga llevando a cabo
investigaciones que le permitan a ensamblajes de caldas ser pionero en TI;
todo lo anterior, ayudara a fortalecer una de las debilidades identificadas en el
plan estratégico empresarial, que tiene que ver con la inversión en
investigación y desarrollo
Uno de los enfoques administrativos mas importante que actualmente se

aplica, es la adecuada gestión del talento humano, que va desde un exhaustivo
proceso de reclutamiento, pasando por el seguimiento y evaluación de logros;
teniendo en cuenta las remuneraciones y reconocimiento por dichos logros; por
esta razón, es vital que el área de recursos humanos, se apoye mas en el
soporte que el modulo de recursos humanos del SI de la empresa brinda; con
el fin de aumentar la fidelización del cliente interno y corregir esta debilidad que
tiene la empresa en cuanto a motivación de los empleados.
La recomendación es entonces que a partir del momento que se den a conocer
los resultados del PESI, se de un mejor uso de la herramienta de gestión de
talento humano, aplicando un plan para la medición y el control de logros por
empleado. Una buena opción, es utilizar indicadores de desempeño.
Todo lo anterior, requiere que se desarrolle un plan a corto plazo de refuerzo a
la capacitación de los empleados en cuanto a las tecnologías de información
utilizadas.
13. REPORTE DE RESULTADOS
En el BSP (Business Systems Planning) que se desarrolló en la compañía

Ensamblajes de Caldas se dieron hallazgos en los estudios como que el control
de la información de los empleados es deficiente, la parte de liquidación de
nómina presenta fallas como el cálculo ineficiente de las deducciones del
personal; además la gestión de talento humano no es la mejor. Con estos
hallazgos se concluye que es indispensable mejorar la aplicación que es usada
actualmente para la gestión de finanzas en la parte de nomina en la empresa.
A pesar de los inconvenientes presentados en el sistema de nomina podemos
decir que disponemos de una buena arquitectura de información que aunque
puede ser mejor, da a cada área critica de la empresa un sistema que le
permiten entregar información en tiempo real a los usuarios de la empresa y
dar visibilidad de los datos corporativos de forma segura, ágil y eficiente.
Es importante resaltar que existen otros procesos secundarios en la empresa,
pero no menos importantes, que deben sistematizarse, estos son: planeación,
diseño y construcción de proyectos, conducción de estudios, establecimiento
de objetivos de mercado y mantenimiento de la maquinaria.
Se debe entonces busca dar mas apoyo al área de sistemas de la empresa con
la inyección de recursos económicos que permita la construcción o adquisición
de software que nos ayuden con el cumplimiento de los objetivos y apoyen los
diferentes procesos productivos, eliminando así las deficiencias que se
presentan en el sistema actual.
Para afrontar los problemas que puede crearnos el no disponer de una
automatización total los departamentos de nuestra empresa, deberá
plantearse a la junta directiva una mayor inversión en esta área, porque como
se ha visto, las tecnologías de información han permitido el acceso a mayores
ingresos.
ANEXOS
Anexo A
Cronograma de entrevistas
Dom 23 Sep
ID Task Name Start Finish Duration
8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6
1 Entrevista con gerencia general 23/09/2007 23/09/2007 1h
Entrevista con Gerencia de

2 23/09/2007 23/09/2007 1h
mercadeo
3 23/09/2007 23/09/2007 1h
planeación
4 23/09/2007 23/09/2007 1h
sistemas
5 Entrevista con Gerencia de planta 23/09/2007 23/09/2007 1h

6 23/09/2007 23/09/2007 1h
administración Y finanzas
Anexo B
Resúmenes de reuniones
ENSAMBLAJES DE CALDAS
ACTA DE REUNIÓN
Ciudad Día Mes Año Coordinador

03 10 2007
Manizales
ASISTENTES
Todo el equipo de trabajo
TEMAS TRATADOS
Revisión de responsabilidades y aclaración de dudas.
Socialización de resultados hasta el momento
INQUIETUDES Y ACCIONES PENDIENTES

El equipo debe comprometerse más con el cumplimiento del cronograma.
Falta colaboración por parte de algunos ejecutivos para la recolección de

información.
Sin
FECHA PRÓXIMA REUNIÓN
definir
FIRMA ENCARGADO
Anexo C
Hojas de control de tareas
Fecha: Octubre 03 2007
Fecha
% Fecha Departam
Area Estad Priorid estimada revisad
Tarea complet finalizaci ento/ participantes
asignada o ad finalizaci a
ado ón área
on
Obtener el Consenso Inicia Muy Octubre 80% Sistemas NO
da Alta 05 2007 Hernán Alonso
Prepararse para el Estudio Inicia Muy Octubre 80% Sistemas NO
da Alta 05 2007 Alejandra
Inicio del Estudio Inicia Muy Octubre 80% Sistemas NO
da Alta 06 2007 Jorge Andrés
Inicia Muy Octubre 80% Sistemas NO
Definición de Procesos de da Alta 06 2007
Negocios Edwin
Definir las Bases del Negocio Inicia Muy Octubre 80% Sistemas NO
(Entidades de Negocios y da Alta 06 2007
Clases de Datos)
Jhoam
Definir la Arquitectura de Inicia Muy Octubre 80% Sistemas NO
Información da Alta 06 2007
Álvaro Hernán
Analizar el Soporte del Inicia Muy Octubre 80% Sistemas NO
Sistema Actual da Alta 06 2007
Wilson Andrés
sin Muy Octubre 80% Sistemas NO
Entrevistas a los Ejecutivos iniciar Alta 06 2007 Carlos Andrés
Definir Hallazgos y sin Alta Octubre 0% Sistemas NO
Conclusiones iniciar 07 2007
Cristian
Determinar las Prioridades de sin Alta Octubre 0% Sistemas NO
la Arquitectura iniciar 07 2007
Deicy
Administración de Recursos sin Alta Octubre 0% Sistemas NO
de Información iniciar 07 2007
Miyerlay
Desarrollo de sin Alta Octubre 0% Sistemas NO
recomendaciones iniciar 07 2007 Yeny
Reporte de resultados sin Alta Octubre 0% Sistemas NO
iniciar 07 2007 Julián
Consolidación del estudio y sin Alta Octubre 0% Sistemas NO
publicación en el grupo iniciar 07 2007 Camilo
Area Asignada: Codigo del area al que pertenece la tarea

Estado: Iniciada | sin iniciar | terminada | cancelada | postergada
Prioridad: (1) Muy Alta | (2) Alta | (3) Media |(4) baja | (5) Muy baja
Revisada: Si | NO
Anexo C
Fecha
% Fecha Departam
Area Estad Priorid estimada revisad
ado ón área
on
Obtener el Consenso termi Muy 100% Sistemas NO
nada Alta Hernán Alonso
Prepararse para el Estudio termi Muy 100% Sistemas NO
nada Alta Alejandra
Inicio del Estudio termi Muy 100% Sistemas NO
nada Alta Jorge Andrés
termi Muy 100% Sistemas NO
Definición de Procesos de nada Alta
Negocios Edwin
Definir las Bases del Negocio termi Muy 100% Sistemas NO
(Entidades de Negocios y nada Alta
Clases de Datos)
Jhoam
Definir la Arquitectura de termi Muy 100% Sistemas NO
Información nada Alta
Álvaro Hernán
Analizar el Soporte del termi Muy 100% Sistemas NO
Sistema Actual nada Alta
Wilson Andrés
termi Muy 100% Sistemas NO
Entrevistas a los Ejecutivos nada Alta Carlos Andrés
Definir Hallazgos y termi Alta 100% Sistemas NO
Conclusiones nada
Cristian
Determinar las Prioridades de termi Alta 100% Sistemas NO
la Arquitectura nada
Deicy
Administración de Recursos termi Alta 100% Sistemas NO
de Información nada
Miyerlay
Desarrollo de termi Alta 100% Sistemas NO
recomendaciones nada Yeny
Reporte de resultados termi Alta 100% Sistemas NO
nada Julián
Consolidación del estudio y sin Alta Octubre 0% Sistemas NO
publicación en el grupo iniciar 18 2007
Área Asignada: Código del área al que pertenece la tarea

Revisada: Si | NO
Anexo C
Fecha
% Fecha Departam
Área Estad Priorid estimada revisad
ado ón área
ón
Obtener el Consenso termi Muy 100% Sistemas SI
nada Alta Hernán Alonso
Prepararse para el Estudio termi Muy 100% Sistemas SI
nada Alta Alejandra
Inicio del Estudio termi Muy 100% Sistemas SI
nada Alta Jorge Andrés
termi Muy 100% Sistemas SI
Definición de Procesos de nada Alta
Negocios Edwin
Definir las Bases del Negocio termi Muy 100% Sistemas SI
(Entidades de Negocios y nada Alta
Clases de Datos)
Jhoam
Definir la Arquitectura de termi Muy 100% Sistemas SI
Información nada Alta
Álvaro Hernán
Analizar el Soporte del termi Muy 100% Sistemas SI
Sistema Actual nada Alta
Wilson Andrés
termi Muy 100% Sistemas SI
Entrevistas a los Ejecutivos nada Alta Carlos Andrés
Definir Hallazgos y termi Alta 100% Sistemas SI
Conclusiones nada
Cristian
Determinar las Prioridades de termi Alta 100% Sistemas SI
la Arquitectura nada
Deicy
Administración de Recursos termi Alta 100% Sistemas SI
de Información nada
Miyerlay
Desarrollo de termi Alta 100% Sistemas SI
recomendaciones nada Yeny
Reporte de resultados termi Alta 100% Sistemas SI
nada Julián
Consolidación del estudio y termin Alta 100% Sistemas SI
publicación en el grupo ada
Area Asignada: Código del área al que pertenece la tarea

Revisada: Si | NO

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PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACION

A) Establecer el alcance del estudio: El sector del automóvil esta

Este estudio permitirá el conocimiento de la empresa en general y sobre todo

B) Conseguir los Objetivos:

Objetivos: (resuelto en punto B).

Ventajas del estudio BPS:

Obstáculos para su culminación satisfactoria:

D) Seleccionar el líder del equipo:

E) Seleccionar el equipo que realizará el estudio: se encarga de determinar

Características del participante:

Responsabilidades del participante:

Si el trabajo no pudiera hacerse con personal de tiempo completo, se

El equipo de trabajo será de 14 miembros y el tiempo de trabajo es de 8 a

El equipo y sus responsabilidades iniciales; en los anexos se registrara

Hernán 1. Obtener el Consenso

F) Instruir el equipo de estudio acerca del trabajo a desarrollar:

La obtención y equipamiento de la oficina se realiza con la adquisición de

b. Revisar los objetivos del estudio elaborados por el líder.

c. Determinar los hechos a recolectar: hechos del negocio y hechos de

Todos los hechos del negocio se encuentran definidos en los documentos

A continuación se examinan todos los hechos del negocio y todos los

Hechos del Negocio - Categorías:

• Gobierno: la forma en que se gobierna la empresa esta descrita

 Soporte de Sistemas de Información:

A continuación se examinan todos los hechos de Sistemas de Información y

Hechos de Sistemas de Información:

 Modos de operación (Bases de datos, sistemas distribuidos, etc.):

 Requerimientos de sistemas y su justificación:

El sistema de información de la empresa consta de los siguientes módulos:

La Planificación del recurso humano sirve para garantizar que, en forma

Gestión del talento humano.

Evaluación del desempeño.

La administración de recursos financieros.

El módulo FI satisface todas las necesidades internacionales que debe cumplir

• Gestión y representación de todos los datos de contabilidad, según el

El área funcional FI comprende los siguientes subcomponentes:

• Libro Mayor (FI-GL)

Recursos humanos (HR)

Los principales subcomponentes son los siguientes:

• Gestión de personal (PA): Centraliza las actividades relacionadas con

Business Intelligence (BI)

El componente de Business Intelligence (BI) ofrece las funcionalidades

Las funcionalidades clave incluyen:

• Data Warehousing: Permite construir almacenes de datos, modelos de

Formación y gestión de eventos.

Planificación del trabajo.

Executive Information Sistem. Es una colección de herramientas que ayudan a

Magnament Consolidations. De él se obtienen informes financieros

Profit Center Accounting. Contabilidad de centros de beneficios; permite el

Business Planing and Budgeting. Planificación y presupuestación; apoya las

En resumen, se enfoca en capacidades de gestión y medición, ya que permite

Modulo Planeamiento de la producción (PP)

Los procesos empresariales de control y planificación de la producción forman

Este módulo permite la conexión con sistemas externos de control de plantas,

Los principales componentes del módulo PP son los siguientes:

• PP-ATO. Órdenes de ensamblaje.

Modulo Gestión de Materiales (MM)

Este módulo comprende todas las actividades y funciones logísticas

Los componentes más importantes de MM son:

• MM-EDI. Intercambio electrónico de datos o Electronic Data Interchange.

MM-PUR. Compras. Este componente incluye un gran número de

*También provee ordenes de compra.

* garantiza la previsión, prevención, solución de errores en el

El procedimiento del MRP está basado en dos ideas esenciales: