TOPICOS SELECTOS

YANET HERNANDEZ RODRIGUEZ

ESTADO ACTUAL DE LAS T.I. EN LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIN

Las organizaciones se han visto obligadas a realizar cambios de diseo y mtodos de operacin a causa de nuevas TI; antes por ejemplo, la toma de decisiones era muy tardada porque la informacin y las propuestas tenan que pasar por muchas etapas en la organizacin antes de que se pudiera decidir o sucediera cualquier cosa. Las TI de hoy traspasan varias de esas etapas e incluso permiten la eliminacin de algunas de ellas. La revolucin de la tecnologa de informacin (TI) tiene un gran impacto en las

organizaciones. La nueva generacin de trabajadores, y en particular los administradores, conoce ms acerca de los usos y beneficios de los adelantos tecnolgicos. Son muchas las organizaciones que utilizan las TI como recurso estratgico para mantener ventajas competitivas, desde adelantos en telecomunicaciones hasta aplicaciones de inteligencia artificial permiten a las organizaciones distanciarse de sus competidores. Los administradores que tenan como funcin servir de puntos de reunin y difusin de informacin han dejado de ser necesarios; y las organizaciones siguen reduciendo el nmero de administradores de primera lnea e intermedios debido a que las TI aceleran mucho de las funciones de comunicacin, coordinacin y control tradicionalmente desempeadas por ellos. Los administradores que continan en sus puestos se han visto liberados de la mayora de sus tareas rutinarias y ahora pueden asumir mayor responsabilidad sobre la planeacin tctica y la toma de decisiones. Actualmente las organizaciones necesitan ms trabajadores intelectuales que le permitan garantizar la satisfactoria integracin de los sistemas de informacin, y son sus habilidades las que permiten producir e implementar la tecnologa adecuada y brindar instrucciones para su eficaz y eficiente uso. Todos estos cambios en el diseo de las organizaciones y en la composicin de la fuerza de trabajo suelen derivar en la descentralizacin de las decisiones tcticas, pero en una mayor centralizacin de las decisiones y controles estratgicos.

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VIABILIDAD EN LA ADOPCIN DE LAS TECNOLOGAS EMERGENTES EN LA ORGANIZACIN

Las tecnologas de la informacin y las comunicaciones (TIC) pueden jugar un rol importante en mejorar la competitividad y la productividad de las empresas. Varios estudios indican que la difusin de las TIC ha contribuido de manera signicativa al crecimiento del producto interno en pases desarrollados. De los elementos internos de las empresas (como su organizacin, estructura, tecnologa en sus procesos productivos y las capacidades de los gerentes y trabajadores), surgen por lo tanto retos que facilitan o dicultan el proceso de difusin y utilizacin de las TIC. Algunos estudios sugieren que la difusin de estas tecnologas estara asociada al grado de desarrollo de las competencias endgenas de las rmas (que incluyen la capacidad de manejar la tecnologa existente, de innovar y de modicar su organizacin o comunicacin interna). Esto lleva a la necesidad de vincular las polticas orientadas a la incorporacin de las TIC por parte de las empresas a polticas que favorezcan el desarrollo de competencias endgenas, como las polticas tecnolgicas nacionales la tecnologa existente, de innovar y de modicar su organizacin o comunicacin interna). Al mismo tiempo, hay que tomar en cuenta que la introduccin de las TIC en las empresas no es un proceso homogneo ni automtico. En todos los pases, no slo de la regin, estas tecnologas son incorporadas en primer lugar por compaas grandes. Esto se puede asociar a la magnitud de las inversiones, a las competencias especcas que deben tener sus ejecutivos y tcnicos, as como a la disponibilidad de servicios especializados de asistencia tcnica. Estos ltimos generalmente son ms escasos para las PYMES y microempresas, pero son necesarios para adecuar las tecnologas a las necesidades especcas de la empresa. tcnica. Ante las exigencias del mundo actual y los avances de la ciencia y la tecnologa se hace necesario formular el proyecto TIC`s como una gran oportunidad de acceder a espacios de intercambios pedaggicos con otras instituciones y mediante estos proyectarnos y a la vez mostrar nuestro gran deseo de cambiar nuestra realidad.

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REPORTE DEL .ESTADO ACTUAL DE LAS T.I. EN LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIN Y VIABILIDAD EN LA ADOPCIN DE LAS TECNOLOGAS EMERGENTES EN LA ORGANIZACIN
Las funciones de planificacin, diseo e implantacin del SI de la empresa, debe estar relacionado con los distintos sistemas que integran la infraestructura de la empresa, y debe ser coherente con la estrategia competitiva de la empresa, por ello ser una tarea de la direccin realizar estas funciones del SI. Debido a la evolucin constante de las TI, las organizaciones deben aprender a escoger el mejor SI que se adapte a sus necesidades, pero deben ser las TI las que se amolden al SI diseado por la empresa y no al contrario. Las TI son principalmente la informtica, debido a su facilidad para adoptar soluciones cuando se implanta el SI, almacn acceso de datos, proceso rpido y con pocos errores, comunicaciones automticas entre procesos, pero muchas veces la implantacin de un SI se realiza de forma ineficiente porque los usuarios no entienden las TI, o por haber instalado el SI alrededor de una TI previamente incorporada. Las TI hacen que se cambie la manera de realizar las operaciones respecto a la que tena la empresa, ya que las TI llevan consigo una propia forma de actuar, por ello los usuarios y la organizacin se deben adaptar a ellas. Es importante realizar un seguimiento de las TI y mantener una actitud crtica de los cambios que se producen, para encontrar las que mejor se ajusten al SI de la empresa, por eso las TI deben llevar a reconsiderar la forma de actuar para que el SI funcione adecuadamente en el tiempo, intentando que las TI aporten mejores mtodos para realizar las tareas y obtener una mayor productividad de ellas, pues el desconocimiento de las TI puede conducir a una situacin improductiva, o forzar a realizar las tareas de peor forma por no ajustarse al SI. Para evitar esto, es necesario conocer las TI en trminos de lo que pueden aportar al SI, pero siempre dentro de la perspectiva del funcionamiento de la empresa. Si se utilizan las TI para redisear el SI, la organizacin se ve obligada a replantearse la forma de realizar ciertas actividades y las consecuencias que puede obtener sern: 1. La anticipacin puede ser un xito en la implantacin, mejorando el esfuerzo de la empresa, (realizando las aplicaciones de forma paulatina). 2. Si la organizacin no anticipa la reaccin de los usuarios, el resultado ser imprevisible y conducir seguro al fracaso, por no adaptarse los usuarios a las nuevas tecnologas.

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3. El proceso de incorporacin de las TI a los SI, afecta a toda la empresa (organizacin, estructura, control, etc.) y no slo al SI, por eso para que sea un xito la implantacin de los avances tecnolgicos, se debe coordinar estos avances con todas las reas de la empresa, para que el SI sea un conjunto armonioso y que se adapte a la estructura de la empresa. Este enfoque de planteamiento global, implica que la implantacin de las TI debe ser compatible con la poltica general de la organizacin, y deber materializarse en un plan estratgico para el sistema informtico que se utilizar, como soporte de las necesidades existentes tanto a corto como a largo plazo, teniendo en consideracin los objetivos generales de la organizacin, y ser una expresin lo ms real posible de la poltica informtica adoptada. Por esto, la direccin debe tener una participacin activa en el proceso de planificacin y diseo y la implantacin de las TI dentro del SI, en caso contrario puede tener problemas en la eleccin de las aplicaciones prioritarias a utilizar, tanto en el diseo de soluciones para secuencias de procesos (decisiones estructuradas y operativas), como en los intervalos de decisin o decisiones no estructuradas que no tienen bien definidas sus necesidades La informacin no slo es un recurso ms de la empresa, sino tambin puede ser considerada como un factor estratgico ms, que se debe tener en cuenta cuando se disee la estrategia empresarial, por la necesidad de informacin cada vez mayor, debido a la alta complejidad del entorno y de la empresa, y sobre todo por la evolucin de la TI. Una de las principales actividades de los directivos es convertr ir la informacin disponible en accin, actuando conjuntamente en la de toma de decisiones. Las empresas operan en un medio incierto, ya sea por lo imprevisible de su entorno social, o por su entorno cambiante. La estrategia da la posibilidad de disminuir la incertidumbre y as contribuir a la toma de decisiones, transformando los inputs en vista al logro de los objetivos, la informacin pasa a ser la base de la toma de decisiones, y para tener un carcter rentable y econmico deber ajustarse a las oportunidades en el tiempo, y a la estructura de la empresa. La alta direccin al fijar sus objetivos generales (formulacin de la estrategia) debe realizar un diagnstico estratgico basndose en un anlisis interno y externo (tanto general como competitivo), y en la informacin disponible. Por otro lado, cada trabajador de la empresa, debe conocer cul es la parte de la estrategia que le corresponde, las tareas que debe desempear, en qu orden debe realizarlas as como los planes que la complementan. Para conseguir un control eficaz tienen que conocerse los resultados obtenidos y ver si se adaptan a la evolucin del entorno, de acuerdo con los planes previstos, para verificar si estn dentro del plan formulado o hay variables exgenas que influyen o pueden modificar la estrategia. Las necesidades de informacin aparecen al formular la estrategia (diagnstico estratgico), al poner en prctica la estrategia y en el control estratgico y en cada parte ser distinta. Al formular la estrategia, abarca a la empresa en su totalidad, y es necesario obtener informacin sobre los principales factores estratgicos del entorno general y competitivo, estado de la tecnologa, poltica Gubernamental etc., tanto del momento actual y de su evolucin.

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Al implantar una estrategia, afecta reas de la empresa que tienen necesidades de informacin acerca del desarrollo de la estrategia, por medio de planes ms detallados a nivel departamental, y de forma cuantificada por objetivos, viene generada por el SI operativo y a su vez estas reas generan informacin interna que pueden afectar a decisiones estratgicas globales. El control estratgico necesita un sistema de vigilancia del entorno (seguimiento), y la informacin de los resultados que provienen del SI operativo, as determinar si los resultados se adaptan a las previsiones y a la evolucin esperada del entorno, o si la influencia del entorno y la estructura interna permiten alcanzarlos. En el proceso de direccin estratgica las necesidades de informacin aparecen al realizar el anlisis interno y externo del entorno, tanto general como competitivo. La informtica puede transformar la informacin en organizacin, a travs de soportes de la informacin y esquemas para la organizacin, codificacin, manipulacin y recuperacin del conjunto de datos. Al ser un soporte material de la informacin puede ser propia como cualquier otro medio de produccin, otorgando poder a la empresa y creando una desventaja a la competencia. Las organizaciones generan inevitablemente influencia sobre la tecnologa y los SI, ya que cada una requiere cumplir sus objetivos especficos y necesidades bsicas de funcionamiento. A medida que transcurre el tiempo se van integrando nuevas ideas, tendencias e ideologas que transforman a la sociedad, crean nuevos gustos, se producen cambios impredecibles, la transmisin de informacin y entrega de servicios debe ser ms rpida, etc. Por esto, las instituciones deben ir adaptndose a las nuevas condiciones que se le imponen, tanto interiores como exteriores influyendo a una modificacin constante de los SI que poseen para no desaprovechar importantes oportunidades que pueden decidir el futuro de la organizacin. Se debe destacar que los SI abarcan a la organizacin por completo ayudando con la toma de decisiones de rutina y estratgicas. Son los directivos y trabajadores quienes toman las decisiones sobre los TI, deciden sobre el diseo, determinan quin construye y opera los sistemas, y proporcionan los argumentos para construirlos. Igual que cualquier producto como automviles, servicios, comida, etc. requieren de un conjunto de personas especializadas, materiales nicos y cuidados especiales; los SI tambin necesitan unidades operativas especializadas, especialidades de la informacin y un gran conjunto de otros grupos de apoyo.

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Los directivos y las instituciones en general toman las decisiones claves, las que determinan cmo los servicios de tecnologa han de ser dados, como se compone el departamento de TI; quienes sern especialistas internos y externos de SI; que tecnologa de hardware y software se utilizar. Los sistemas de informacin (SI) y las Tecnologas de informacin (TI) son ampliamente utilizados en un alto porcentaje de organizaciones en el mundo, ya sean empresas privadas y pblicas, grandes o pequeas, de produccin y de servicios, nacional o internacional; organismos gubernamentales, instituciones, en fin, todo tipo de organizacin tiene hoy en da un SI automatizado. Todas estas organizaciones tienen objetivos y utilizan distintas estrategias para la consecucin de estos. En los organismos gubernamentales, se est poniendo un especial nfasis en el desarrollo de SI y TI, para uso interno y para la sociedad. En las empresas privadas y pblicas, independiente de la magnitud de sta, los directivos deben considerar la tecnologa que poseen, la que existe en el mercado, la que posee la competencia, o, la que pueden desarrollar, para alinear con la estrategia determinada en la planificacin estratgica. En los distintos tipos de empresas las TI juegan distintos papeles, segn la importancia y el uso que a stas se le den, en algunas empresas son utilizadas como una herramienta til y efectiva para disminuir costos de produccin, o como apoyo a la administracin, e incluso como apoyo a la toma de decisiones de la alta gerencia; pero se debe destacar que en todos estos casos dichos sistemas tienen carcter de apoyo. Actualmente, algunas empresas estn utilizando SI y TI como estrategia de negocio, es decir, se han enfocado estos conceptos hacia la consecucin de los objetivos de la empresa. Al ser consideradas las TI como una necesidad de negocio pasan a cumplir una importante funcin en el desarrollo competitivo de las organizaciones, ya que acompaadas de una buena gestin pueden hasta cambiar la estructura de la industria, diferencindose de la competencia, o creando nuevos productos, estableciendo nuevas barreras de entrada, etc.

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Mientras las organizaciones conozcan el papel y asuman la importancia de estas TI, la definicin de los objetivos contemplar nuevos criterios de utilidad de los SI en cada organizacin. Las empresas deben velar por que se cree un crculo virtuoso dentro de ella hacia las TI para que no se vea como una amenaza al puesto de trabajo, sino como una herramienta estratgica al servicio de los objetivos de la empresa, algo que hace el trabajo ms transparente, fcil y eficiente. Cuando los empleados perciben ese beneficio, se crea el crculo virtuoso; una experiencia positiva con el uso de las TIC lleva a una mayor demanda para otros usos de las TI. El xito para hacer del uso de las TIC rentable est en descubrir la tecnologa del negocio, ms que en tratar de hacer un negocio de la tecnologa. Si una empresa no est en el negocio de la tecnologa, no tiene que salirse de su negocio para usar rentablemente las TI. Las TIC que han sido elaboradas para mercados sofisticados no tienen asegurado un xito en otros mercados. Tener lo ltimo de comercio electrnico puede entregar resultados negativos en la puesta en marcha. Por otra parte, se puede decir que las empresas que utilizan estas tecnologas pueden reducir el tamao de su estructura jerrquica e incrementar el flujo de informacin horizontal, a travs de todos los departamentos de la empresa, adems de proveer de una ventaja competitiva. Dicha reduccin se logra al proveer a los administradores y ejecutivos informacin de alta calidad, oportuna y completa, lo que reduce la necesidad de varios niveles de burocracia y jerarqua administrativa explicadas anteriormente. Adems, gracias a los canales de comunicacin que proveen las TI, podemos tener informacin clara y oportuna de los movimientos del entorno industrial, como precios, clientes, impuestos, tipos de cambio, regulaciones, estndares y movimientos de la competencia, lo cul ayuda a los ejecutivos al momento de disear estrategias competitivas.

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BIBLIOGRAFIA

GIL PECHUAN, I., (1996) Sistemas y tecnologas de la informacin para la gestin. Mc Graw-Hill LAUDON, K.C. Y LAUDON, J.P. (1996) Administracin de los Sistemas de Informacin Prentice Hall, Mxico

NAVAS, J.E. (1994) Organizacin de la Empresa y Nuevas Tecnologas. Pirmide.

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REFERENCIA BIBLIOGRAFICA: LINK CONSULTADOS

www.gestiopolis.com
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http://ebusiness.mit.edu/erik/Optimize/pr_roi.html http://www.agendadigital.cl/agenda_digital/agendadigital.nsf/36c12b10c6d692d884256d b6005f8647/8ad2c78f9c612e5204256e0b001347c5/$FILE/EstudioIndustriaTIC.pdf ,

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REFERENCIA BIBLIOGRAFICA: LINK CONSULTADOS

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