Los sistemas de costeo: una necesidad en la empresa actual. Dra.

Miriam Lpez Rodrguez

Los sistemas de costeo: una necesidad en la empresa actual

Dra. Miriam Lpez Rodrguez Fac. Contabilidad y Finanzas Universidad de la Habana

Resumen: La Contabilidad de Gestin en el mundo actual reviste particular importancia al constituirse en una herramienta vital para las organizaciones modernas, dado que ha ampliado los objetivos previstos por la Contabilidad de Costos en funcin de las particularidades del nuevo entorno en que de desenvuelven los negocios. La existencia de un sistema de costo que rena la informacin necesaria para el proceso de toma de decisiones es fundamental, constituyndose en un traje a la medida para cada empresa en funcin de sus particularidades. El presente trabajo aborda la problemtica de los sistemas de costeo y brinda elementos que pueden contribuir al trabajo con los costos en las organizaciones actuales.

Introduccin: La empresa como organizacin de medios productivos con autonoma para el establecimiento y ejecucin de planes econmicos encaminados a la produccin de bienes y servicios, constituye el eslabn bsico de toda economa, de ah lo importante que resulta garantizar una adecuada gestin que le permita obtener los objetivos trazados y ocupar un lugar en el entorno en que se desenvuelven sus operaciones. En las ltimas dcadas, los elementos que influyen en una gestin ptima de la empresa han sufrido una serie de transformaciones con el objetivo fundamental de adaptarse al nuevo contexto en que se desarrolla su actividad. La situacin actual ha creado dificultades nuevas pero tambin ha abierto nuevas oportunidades, por lo que es preciso disear estrategias adecuadas que le permitan a la empresa aprovechar las ventajas del nuevo contexto en que se desarrollan sus actividades y de esa forma poder mejorar su posicin competitiva. Esta concepcin incluye lo relacionado con los sistemas de informacin y control internos, como instrumentos bsicos para alcanzar una gestin adecuada, siendo COFIN Habana -1Revista de la Facultad de Contabilidad y Finanzas de la Universidad de la Habana 2010-ISSN 2073-6061

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necesario elaborar sistemas informativos para empresas competitivas, que permitan coordinar, gestionar y controlar el conjunto de actividades econmicas que desempea una empresa que rena estas caractersticas. Los sistemas de costo brindan informacin til para el proceso de toma de decisiones y la medicin del cumplimiento de los objetivos estratgicos de la organizacin, de ah la importancia de su adecuada implementacin. El objetivo de este trabajo consiste en demostrar la necesidad de estos sistemas y brindar sugerencias sobre la forma de implementarlos.

Qu se define como Contabilidad de Gestin?

La Contabilidad de Gestin se ocupa esencialmente de la forma en que la contabilidad puede servir a las personas que deben decidir dentro de la organizacin, se relaciona con la acumulacin y el anlisis de costos para uso interno por parte de los gerentes, en la planeacin, el control y la toma de decisiones. Es la Contabilidad dedicada a la informacin con fines internos, ha sido uno de los instrumentos ms utilizados como sistema informativo para la direccin, ya que permite conocer el resultado de la empresa y de cada una de sus reas, contribuyendo decisivamente al proceso de toma de decisiones, atendiendo a sus tres propsitos bsicos: valuacin de inventarios, planeacin y control, toma de decisiones. Es necesario destacar que la evolucin de la Contabilidad de Gestin ha estado muy vinculada al desarrollo de las organizaciones, lo que es evidente dado su objetivo de brindar informacin oportuna a la gerencia, por tanto tiene que responder a las necesidades de la misma a partir de los requerimientos del entorno. En las condiciones actuales mantiene su importancia, puede sealarse que es ms necesaria su funcin cuando la complejidad organizativa es mayor y existe ms presin competitiva, siendo el control de la gestin fundamental. El Dr. Vicente Ripoll Feliu (2003), en su artculo La gestin de costos en los entornos actuales, destaca que la dcada de los 80 del siglo pasado, supuso dentro del contexto contable, el relanzamiento definitivo de la Contabilidad de Gestin cuya finalidad es suministrar datos relevantes a la direccin para la toma de decisiones, una contabilidad capaz de adaptarse y adecuarse a las caractersticas siguientes: COFIN Habana -2Revista de la Facultad de Contabilidad y Finanzas de la Universidad de la Habana 2010-ISSN 2073-6061

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Utilizacin adecuada de los recursos de la empresa. Eliminacin de despilfarros. La mejora continua. Desarrollar nuevos sistemas de costos. Ejercer un papel ms de influencia que de informacin.

Estas condiciones crean la imperiosa necesidad de sistematizar el proceso de determinacin de los costos, el cual debe estar vinculado con el resto del proceso contable, y debe responder a cuestiones sobre la cantidad de recursos que se consumen en una empresa en un perodo determinado, el origen y destino de este consumo, la utilizacin de la fuerza de trabajo y su control, as como otros gastos vinculados al proceso productivo. Estos aspectos estn vinculados a los procesos de valuacin, planeacin control y toma de decisiones conformando en la empresa su sistema de costo.

Los Sistemas de Costo

El mtodo que se utilice para el clculo de los costos es vital para las empresas, ya que estos son los que determinan el xito del negocio, los que definen mayoritariamente el grado de eficacia y de productividad que se obtiene en la utilizacin de los diferentes recursos, de ah la importancia de escoger el sistema de costo adecuado que pueda procesar toda la informacin necesaria para la gerencia. Segn Jos Mieres Cuartas (1986), un Sistema de Costo es un conjunto de principios y fundamentos para el registro metdico de los gastos originados por los factores funcionales de la produccin y la distribucin de bienes y servicios, mediante los procedimientos que permiten la determinacin de las diferentes expresiones del costo como categora econmica. Mara Jos Flix (1999) plantea que un Sistema de Costo es un conjunto de medidas e indicadores del esfuerzo de recursos que ha hecho una empresa para obtener un objetivo de costo determinado. Este lo que hace es medir y analizar los costos. Al referirse a los Sistemas de Costo, Ocano / Centrum (2001), en el curso de Contabilidad de Costos, propone que son un conjunto organizado de criterios y COFIN Habana -3Revista de la Facultad de Contabilidad y Finanzas de la Universidad de la Habana 2010-ISSN 2073-6061

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procedimientos para la clasificacin, acumulacin

y asignacin de costos a los de ofrecer

productos y centros de actividad y responsabilidad, con el propsito informacin relevante para la toma de decisiones y el control

Los sistemas de costo estn conformados por personas, registros, modelos, procedimientos, que se interrelacionan o combinan para obtener la informacin que la administracin requiere acerca del comportamiento de los recursos empleados en la produccin o servicio.1 Los Lineamientos generales para la planificacin, registro, clculo y anlisis del costo, vigentes en Cuba, plantean que un Sistema de Costo se puede definir como el conjunto de procedimientos tcnicos, administrativos y contables diseados para identificar y cuantificar los gastos incurridos en la elaboracin de un producto o la prestacin de un servicio, y que permite comparar los mismos con el comportamiento histrico y con la ejecucin planeada, determinando las

desviaciones ocurridas y brindando informacin que posibilite el anlisis de las causas de dichas desviaciones y la toma oportuna de las decisiones necesarias para la continua optimizacin del proceso productivo o de prestacin de servicios. En resumen, puede afirmarse que un sistema de costo constituye el conjunto de normas, mtodos y procedimientos que se requieren para el registro de los gastos, clculo, planeacin y anlisis del costo en la organizacin. La asignacin de los gastos a los diferentes objetivos de costo, especialmente al objetivo final que es el producto terminado, es sin dudas el problema ms importante a resolver de cualquier sistema de costos, debido a que la organizacin necesita tener informacin confiable, oportuna y lo ms exacta posible sobre el costo de sus productos, para una correcta toma de decisiones, debiendo tener su ordenamiento contable y ser compatible con los sistemas de informacin que existan o hayan de existir en la empresa. El grado de dificultad para concebir el Sistema de Costo de una empresa en particular variar en razn del tipo de actividad y de su dimensin, siendo bsico conocer los procesos productivos que se desarrollan en la misma, uno de los aspectos esenciales para definir su sistema de costo.

www.monografias.com, Prez Cantillo N., Rodrguez Hernndez J., Costeo basado en actividades. 25 noviembre 2005

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Es imprescindible tener claro el objeto de costo, o sea, saber qu se va a costear, si el producto, un lote de productos, un servicio, un rea o una actividad. Tambin es importante identificar el sistema de acumulacin de costos a utilizar, ya que este suministra a la gerencia una base para proyectar los resultados econmicos que se podrn alcanzar a partir de las decisiones que se tomen. En ese sentido los costos se acumulan bajo dos sistemas: Peridico: que se caracteriza por brindar informacin del costo del producto durante un perodo, con la limitacin de que los costos de materiales directos, productos en proceso y produccin terminada slo pueden conocerse despus de realizar inventarios fsicos, por lo cual se utilizan mayormente en empresas pequeas. Perpetuo: donde la acumulacin de los datos de costo se efecta mediante cuentas de inventario que proveen la informacin de forma continua sobre las materias primas, la produccin en proceso y la produccin terminada y del costo de loa productos terminados y vendidos. Se utiliza por la mayora de las empresas medianas y grandes. Dentro de los sistemas perpetuos que tienen como objetivo el costeo del producto se encuentran los tradicionales sistemas de costo por rdenes y sistema de costo por procesos. Si lo que se quiere es ejercer un control sobre el desempeo o la utilizacin de los recursos puestos a disposicin para el desarrollo de una actividad determinada, entonces se aplica un sistema de costo por reas de responsabilidad. En las ltimas dcadas se han venido utilizando con xito los sistemas de costo basados en las actividades, cuyo funcionamiento se basa en la asignacin de los diferentes costos a las actividades y luego de stas a los productos a travs de los generadores o inductores de costos (cost-drivers). Se trata de reducir al mnimo los costos indirectos, identificndolos de forma directa con las actividades que los causan, evitando repartirlos entre todos los productos utilizando como base de reparto el volumen de actividad medido por las horas de mano de obra directa, como se ha hecho tradicionalmente. Los defensores de este sistema plantean que, tiene la ventaja de ofrecer una mejor informacin, al tener una visin del costo de los productos que se genera a travs del comportamiento de las actividades, proporcionando un soporte ms adecuado para la toma de decisiones. Adems contribuye a la mejora continua al permitir a la COFIN Habana -5Revista de la Facultad de Contabilidad y Finanzas de la Universidad de la Habana 2010-ISSN 2073-6061

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direccin obtener nuevos conocimientos sobre el rendimiento de las actividades al centrarse en la demanda de las mismas. Es innegable que el sistema de costo basado en las actividades es el que mejor responde a las exigencias informativas en la empresa moderna, donde la estrategia empresarial es el eje central de sus actividades, dando respuesta a la Gestin

Estratgica de Costo, que es el conjunto integrado de tcnicas y procedimientos encaminados a garantizar la eficiencia y eficacia en la gestin empresarial, as como una adecuada insercin en el mercado a partir de las exigencias del mismo. Por otra parte hay que sealar que todos los sistemas de acumulacin de costos pueden aplicar como mtodos de costeo, el costo real, el normal o el predeterminado. En el costeo real todos los gastos se agrupan tal y como se incurren, lo cual a veces conlleva a dificultades para calcular el costo unitario en el perodo,

fundamentalmente referido a los costos indirectos que son los que no se incurren uniformemente durante el mismo, siendo necesario emplear el costeo normal (costos directos a costo real y costos indirectos aplicados con una tasa predeterminada). Hay empresas que utilizan costos predeterminados para todos los elementos del costo y luego analizan las diferencias con el comportamiento real, realizando los ajustes correspondientes. Desde el punto de vista de la forma de clculo del costo, puede existir: el costeo por absorcin o total y el costeo directo, variable o marginal, siendo sus principales diferencias las siguientes: El costeo directo tiene un enfoque orientado al comportamiento de los costos en variables y fijos, considerando a estos ltimos como costos del perodo, no forman parte del costo del producto. En el costeo por absorcin se incluyen en el costo del producto los costos indirectos de fabricacin fijos, o sea, todos los costos forman parte del costo de produccin, emplendose un enfoque funcional. Para elaborar los estados financieros el costo de produccin debe incluir todos los costos, debindose por tanto utilizar el costeo por absorcin, mientras que el costeo directo es til a fines de control, contribuyendo a la toma de decisiones gerenciales, lo que provoca se utilice internamente en muchas organizaciones. Todos estos enfoques pueden aplicarse a cualquier sistema de costo de los abordados anteriormente.
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Etapas para la elaboracin de un Sistema de Costo Para elaborar un sistema de costo es necesario tener en consideracin diferentes etapas que permiten realizar un trabajo organizado, profundo, garantizando la calidad del mismo. Puede plantearse de manera general la existencia de cinco etapas bien definidas:

1. Estudio y evaluacin de las regulaciones vigentes. 2. de las caractersticas tcnico- organizativas y productivas de la entidad. 3. Anlisis de las particularidades de la planificacin, registro, clculo y anlisis del costo, actuales. 4. Elaboracin del diseo de cada subsistema 5. Integracin de los subsistemas y elaboracin de la propuesta de sistema de costo de la empresa. 6. Anlisis de los resultados de la aplicacin del Sistema

Las etapas deben desarrollarse en el orden en que estn relacionadas y en cada una se consideran los siguientes aspectos: Estudio y evaluacin de las regulaciones vigentes: Paras enfrentar la elaboracin de un sistema de costo es necesario conocer todos los documentos que de alguna manera tengan que ser tomados en consideracin, tales como: Sistema Nacional de Contabilidad, Sistema de Contabilidad del Organismo y la Empresa. Lineamientos generales para la planificacin, registro, clculo y anlisis del costo de produccin. Lineamiento ramal Objetivos estratgicos de la empresa

El estudio de los materiales permitir tener una visin general de los aspectos que deben tenerse en cuenta en el sistema a proyectar de acuerdo a lo establecido para todo el pas y segn las particularidades de las ramas.
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Estudio de las caractersticas tcnico-organizativas y productivas de la entidad La organizacin de la produccin representa el conjunto de mtodos que garantiza la unin y utilizacin ms racional de los medios y objetos de trabajo y el propio trabajo, con el fin de lograr el cumplimiento de las tareas planificadas por la empresa. La estructura ptima est determinada por una serie de factores como pueden ser entre otros el surtido y volumen de produccin, la complejidad de los procesos, tipo de produccin, nivel tecnolgico, calificacin de los trabajadores. Todos estos aspectos debern ser analizados en la investigacin pues son las bases del sistema que se proponga. Ellos ayudarn a definir las reas de responsabilidad, centros de costo, los gatos en que incurre cada rea, el flujo de la informacin, etc. Deber quedar claro cules son los escalones de mando, las interrelaciones del proceso productivo con las reas de apoyo, los gatos que generan las diferentes actividades, etc.

Anlisis de las particularidades de la planificacin, registro, clculo y anlisis del costo, actuales: Es necesario un examen de los mtodos y procedimientos utilizados hasta el momento en la empresa, en cuanto a las diferentes fases por las que debe pasar el costo de produccin, con el objetivo de conocer las particularidades en este sentido y poder evaluar cada uno de los diferentes subsistemas, procedimientos, documentos existentes y as poder determinar los aspectos positivos y negativos, dnde estn las mayores dificultades y el por qu de algunos problemas. Todo lo cual deber ser tomado en consideracin en el nuevo proyecto: los problemas, para ser eliminados y los aspectos positivos para ser tomados como experiencia y adaptarlos a las nuevas concepciones y objetivos de la organizacin.

Elaboracin del diseo de cada subsistema de costo: Una vez vencidos los pasos anteriores comienza la elaboracin del sistema que estar integrado por los diferentes subsistemas segn las necesidades de la empresa, en dependencia de sus caractersticas, actividades que en ella se desarrollen, etc. El sistema deber tener la siguiente estructura:
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Introduccin: Caractersticas de la actividad: Gastos que se incluyen en el costo: reas de responsabilidad o Actividades Cuentas de gastos y centros de costos: Clasificacin de los gatos. Procedimientos a utilizar para la Planificacin del costo, registro y control de los gastos, clculo del costo y anlisis de los resultados

Una vez elaborados los subsistemas necesarios se integran en el manual de costo de la empresa y se va evaluando su aplicacin con el objetivo de corregir los errores que puedan detectarse e ir perfeccionando el sistema en funcin de los cambios que puedan producirse en la organizacin.

Conclusiones: El entorno en que se desenvuelven las organizaciones actualmente, donde la competencia y la satisfaccin de los clientes son la base fundamental del trabajo, es necesario el diseo de sistemas de gestin que faciliten y garanticen las condiciones necesarias para cumplir los requisitos necesarios para poder estar presentes en el mercado de los negocios. Unido a esto es necesario contar con herramientas que permitan medir el desempeo de la organizacin y brindar informacin til a la gerencia para tomar decisiones adecuadas. El papel de los sistemas de costo en la actualidad garantiza informacin til sobre diversos factores, los costos del producto, del rea, de la actividad, los procesos, la cadena de valor, la mejora continua, influyendo en la productividad y la eficiencia vinculado a la utilizacin de los recursos materiales, humanos y financieros. En el presente trabajo se reflejan aspectos bsicos sobre los mtodos de costeo que pueden ser aplicados atendiendo a las particularidades de la organizacin, ya que el sistema de costo debe ser un traje a la medida en funcin de las necesidades informativas de la gerencia. Tambin se recomiendan algunos aspectos que pueden ser una gua til para la elaboracin de esos sistemas de costo.
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Costeo basado en actividades. 25 noviembre 2005

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