Tcnicas para estudios de viabilidad

Segn Mtrica v3. Javier Gutirrez / javierj@us.es

1. Introduccin

Introduccin
Las tcnicas y prcticas propuestas por Mtrica para un EV son: Anlisis Coste / Beneficio Casos de Uso Catalogacin Diagrama de Clases Diagrama de Descomposicin Funcional Diagrama de Flujo de Datos Diagrama de Interaccin de Objetos Diagrama de Representacin Impacto en la Organizacin Matricial Modelo Entidad /Relacin Extendido Planificacin Presentacin Sesiones de trabajo

Ejercicio
En que actividades de un estudio de viabilidad se utilizan las tcnicas / prcticas anteriores?.
(Organizadas por actividades y de izquierda a derecha).

Introduccin
De los siguientes conjuntos de factores. cules estn motivados por un mal estudio de viabilidad?
FACTORES PROYECTOS CON PROBLEMAS Falta de informacin por parte de los usuarios Especificaciones y requisitos incompletos Especificaciones y requisitos cambiantes Falta de apoyo de los directivos Incompetencia tecnolgica Falta de recursos Expectativas no realistas Objetivos poco claros Plazos temporales no realistas Nueva tecnologa

FACTORES PROYECTOS CANCELADOS Requisitos incompletos - Falta de implicacin de los usuarios Falta de recursos - Expectativas no realistas Falta de apoyo directivo - Especificaciones y requisitos cambiantes Falta de planificacin - Desconocimiento de la tecnologa Cambio de planes

Introduccin
De los siguientes conjuntos de factores. cules estn motivados por un mal estudio de viabilidad?
FACTORES DE PROYECTOS CON XITO Implicacin de los usuarios Apoyo de los directivos Enunciado claro de requisitos Planificacin adecuada Expectativas realistas Hitos de proyecto pequeos Personal competente Sentimiento de propiedad Visin y objetivos claros Trabajo duro y personal concentrado

2. Resumen del Estudio y Valoracin de Soluciones (EVS)

Resumen EVS
El objetivo del Estudio de Viabilidad del Sistema es el anlisis de un conjunto concreto de necesidades para proponer una solucin a corto plazo, que tenga en cuenta restricciones econmicas, tcnicas, legales y operativas.

Estudio y Evaluacin de Soluciones

Estudio y Evaluacin de Soluciones

Por tanto, lo primero que necesitamos es un problema y varias alternativas para solucionarlo.

Descripcin del problema

Tenemos un videoclub que tiene un PC antiguo, un PII win Win98, y una aplicacin Access. La aplicacin tiene todo el catlogo de pelculas y los clientes, as como formularios e informes. La base de datos ya es grande y es probable que, dentro de poco, Access diga basta. Adems, el sistema es lento. A los propietarios tambin les gustara tener una segunda mquina operativa con el fin de atender a dos clientes a la vez. Qu solucin concreta podemos ofrecerles?.

Solucin
Un ejemplo de solucin:
Instalar una red y un PC servidor que tenga una aplicacin desarrollada con J2EE + Spring + JasperReports (todo gratis !). La BBDD en Access se va a trasladas a MySQL corriendo en el servidor. El PII va a ser el cliente de la aplicacin, mediante un navegador web. El otro ordenador puede ser el propio servidor (no recomendado) o un ordenador antiguo o de saldo.

Estudio y Evaluacin de Soluciones

Ahora tenemos que estudiar, con criterios objetivos, cul es la mejor solucin. La mejor solucin debe ser: la ms barata, la ms segura, la que satisfaga mejor a los clientes, etc
Veamos cmo identificar la mejor solucin

1. Anlisis de Costes / Beneficio

Anlisis Coste / Beneficio

Proporciona una medida de los costes en que se incurre en la realizacin de un proyecto y comparar dichos costes previstos con los beneficios esperados de la realizacin de dicho proyecto.

Estudio y Evaluacin de Soluciones

Ejercicio
Cunto cuesta desarrollar software?. Qu factores o elementos influyen en el coste del software?.

Ejercicio
Pongmonos en el papel de desarrolladores y vendedores de software a medida. Cules pueden ser el beneficio de nuestro software?.

Anlisis Coste / Beneficio

Valorar la necesidad y oportunidad de acometer la realizacin del proyecto. Seleccionar la alternativa ms beneficiosa para la realizacin del proyecto. Estimar adecuadamente los recursos econmicos necesarios en el plazo de realizacin del proyecto.

Anlisis Coste / Beneficio

Conceptos:
Punto de amortizacin (Break-Even Point) Periodo de amortizacin (PayBack) Retorno de la Inversin - ROI (Return of Investment)

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Anlisis Coste / Beneficio

Punto de amortizacin (Break-Even Point) Es el momento en el tiempo en que el conjunto de beneficios obtenidos por la explotacin del nuevo sistema iguala al conjunto de costes de todo tipo que ha ocasionado. A partir del punto de amortizacin (Break-Even Point), el sistema entra en fase de aportar beneficios netos a la organizacin.
Y esto qu significa?.

Anlisis Coste / Beneficio

Periodo de amortizacin (PayBack) Es el periodo de tiempo que transcurre desde que los costes son mximos hasta que se alcanza el punto de amortizacin (Break-Even Point), es decir, en cuanto el sistema empieza a aportar beneficios. Cuanto menor sea el periodo de amortizacin (Payback) de un Sistema, ms atractivo ser para la organizacin acometer su implantacin.
Y esto qu significa?.

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Anlisis Coste / Beneficio

Retorno de la Inversin - ROI (Return of Investment) Es el rendimiento de la inversin expresada en trminos de porcentaje.

Anlisis Coste / Beneficio

ROI = 100 x (Beneficio Neto Anual - Coste Desarrollo Anualizado) / Inversin Promedio Siendo:
Beneficio Neto Anual: Es la ganancia que aporta el sistema como consecuencia de su uso, es decir los beneficios obtenidos ms los gastos no incurridos. Deben restrsele los gastos operacionales anuales y los de mantenimiento del sistema. Coste Desarrollo Anualizado: Total del gasto inicial de desarrollo del sistema, dividido por los aos que se supone que va a ser operativo. Inversin Promedio: Total de la inversin realizada (costes de desarrollo, hardware, software, etc.) dividido por el total de conceptos en los que se invierte.

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Anlisis Coste / Beneficio

Herramientas ROI:
http://www.repeatweb.com/sales/roicalc.asp http://www.grancomo.com/roi1.php http://www.weinschenk.com/tools/roi/web.asp

Anlisis Coste / Beneficio

Para la realizacin del anlisis coste/beneficio se seguirn los siguientes pasos:
1. Producir estimaciones de costes/beneficios. 2. Determinar la viabilidad del proyecto y su aceptacin.

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Anlisis Coste / Beneficio

1. Estimacin de costes / beneficios.
Se realizar una lista de todo lo que es necesario para implementar el sistema y una lista de los beneficios esperados. Los diagramas de descomposicin nos ayudarn.

Anlisis Coste / Beneficio

Los costes suelen ser medibles y estimables en unidades econmicas, no as los beneficios, los cuales pueden ser tangibles o no tangibles. En un anlisis de costes y beneficios se deben considerar aquellos aspectos tangibles, es decir, medibles en valores como dinero, tiempo, etc., y no tangibles, es decir, no ponderables de una forma objetiva.

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Anlisis Coste / Beneficio

Aspectos tangibles: Dinero Tiempo. Calidad. Aspectos no tangibles: El aumento de cuentas debido a un mejor servicio a los clientes. La mejora en la toma de decisiones debido a una mejora en el soporte informtico. La valoracin de los beneficios no tangibles se debe estimar de una forma subjetiva y ser realizada por las reas correspondientes.

Anlisis de costes / beneficios

Qu costes existen en el desarrollo del software?. Ya hemos identificado algunos.

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Anlisis Coste / Beneficio

En la estimacin de costes se considerarn, entre otros, los siguientes aspectos:
Adquisicin de hardware y software: El que sea preciso para el desarrollo, implantacin y normal funcionamiento del sistema. Se debe considerar la saturacin de mquinas o sistemas actuales como consecuencia de la entrada en vigor del nuevo sistema. Gastos de mantenimiento de hardware y software anteriores. Gastos de comunicaciones: Lneas, telfono, correo, etc. Gastos de instalacin: Cableado, acondicionamiento de sala, recursos humanos y materiales, gastos de viaje, etc. Coste de desarrollo del sistema.

Anlisis Coste / Beneficio

Ms costes:
Gastos del mantenimiento del sistema: Coste anual. Gastos de consultora: En caso de requerirse algn consultor externo en cualquier etapa del proyecto. Gastos de formacin: De todo tipo (Desarrolladores, Operadores, Implantadores, Usuario Final, etc.). Gastos de material: Papel, toner, etc. Costes derivados de la curva de aprendizaje: De todo el personal involucrado: Desarrolladores, Tcnicos de Sistemas, Operadores, y desde luego, Usuarios. Costes financieros, de publicidad, etc.

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Anlisis de costes / beneficios

Qu beneficios obtiene el cliente de un desarrollo del software?.

Anlisis Coste / Beneficio

En la estimacin de beneficios se pueden considerar cuestiones como las siguientes:
Incremento de la productividad: Ahorro o mejor utilizacin de recursos humanos. Ahorro de gastos de mantenimiento del sistema actual. Ahorros de adquisicin y mantenimiento de hardware y software, o reutilizacin de plataformas sustituidas. Incremento de ventas o resultados, disminucin de costes: Producidos por una mejora de la gestin (rotacin de stock, "just in time", analtica de clientes, etc.). Ahorro de material de todo tipo: Sustituido por datos electrnicos que proporciona el sistema, como por ejemplo: papel, correo, etc. Beneficios financieros. Otros beneficios tangibles: Ahorro de recursos externos, consultora, formacin, etc. Beneficios intangibles: Incremento de la calidad del producto o servicio, mejora de la imagen de la compaa, mejora en la atencin al cliente, mejora en la explotacin, etc.

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Ejercicio
Vamos a crear dos tablas, una de costes de un proyecto y otra de beneficios. La tabla de beneficios se dividir en beneficios tangibles y beneficios intangibles. Para cada coste y beneficio hemos de indicar la unidad de medida que usaremos para cuantificarlo.

Ejercicio
Un ejemplo.
Costes Adquisicin de equipos Licencias herramienas de desarrollo Infraestructura Beneficios tangibles Cantidad de informacin procesada Velocidad en las comunicaciones Intranet Beneficios intangibles Mejora del servicio para nuestros clientes Facilidad de uso del sistema Euros Euros Euros Pginas / segundo Segundos Empeora, igual, mejora Ms difcil, igual, ms fcil

Buscad costes y beneficios que sean sencillos de cuantificar.

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Ejercicio
Acabamos de montar una empresa unipersonal y hemos encontrado nuestro primer cliente. Una librera nos pide que le construyamos un portal para tener presencia en Internet. La plataforma de desarrollo es PHP, dado que existe un gran nmero de alojamientos para sistemas en PHP a bajo coste. Aunque nosotros hemos programado mucho en PHP, nunca hemos desarrollado un proyecto real ni una aplicacin que se explote comercialmente.
Cunto dinero le pedimos a nuestro cliente para que no nos cueste nada?.

Anlisis Coste / Beneficio

Para la realizacin del anlisis coste/beneficio se seguirn los siguientes pasos:
1. Producir estimaciones de costes/beneficios. 2. Determinar la viabilidad del proyecto y su aceptacin.
Ya sabemos cuanto nos va a costar y cules sern los beneficios del proyecto. Merece la pena que lo hagamos?.

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Anlisis Coste / Beneficio

2. Valoracin de la viabilidad del proyecto.
La viabilidad del proyecto se basar en uno de los mtodos siguientes:
Retorno de la Inversin Valor Actual

Anlisis Coste / Beneficio

Retorno de la Inversin: Calcular el coste y el beneficio anual, conociendo el coste total al inicio del proyecto "C0, para determinar en qu ao se recupera el coste total inicialmente estimado.
Ao 0 1 2 N Coste C0 C1 C2 Cn Beneficio 0 B1 B2 Bn Beneficio neto 0 B1 C1 B2 C2 Bn Cn

Dnde est el punto de amortizacin y cul es el periodo de amortizacin?. El ao de recuperacin de la inversin se produce cuando Beneficio Neto = C0.

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Ejercicio
Para un proyecto, estima en 3 aos el tiempo que debe transcurrir hasta que dicho proyecto pueda entrar en explotacin. El coste de desarrollo por ao se ha estimado en 1000 UM y el coste de mantenimiento se ha estimado de 150 UM por ao. El beneficio de dicho proyecto se estima en 600 UM, con un incremento del beneficio del 20% cada ao. Calcule el punto de amortizacin y el plazo de amortizacin.

Ejercicio
Ao 0 1 2 3 4 5 Coste Beneficio Beneficio Neto 3000 0 -3000 150 600 450 150 720 570 150 864 714 150 1036,8 886,8 -379,2 150 1244,16 1094,16 714,96

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Anlisis Coste / Beneficio

Valor Actual Permite tener en cuenta que un gasto invertido durante un cierto tiempo produce un beneficio. Determina el dinero que es viable invertir inicialmente para que se recupere la inversin en un periodo de tiempo definido previamente. El resultado depende del tipo de inters utilizado en la evaluacin. Se calcula, en primer lugar, el beneficio neto que se obtendr cada ao. Dicho beneficio no es real, ya que se debe estimar el valor real de dicha cantidad en el ao n.

Anlisis Coste / Beneficio

Frmula: Valor Actual = Beneficio neto / (1 + r/100)n n = ao 1,..,i Se debe estudiar en cuntos aos se recupera la inversin inicial, o bien, si en un periodo de aos fijado previamente se retorna la inversin. Si la inversin es el C0, se determinar la viabilidad del proyecto consultando la siguiente tabla:
Ao 0 1 2 N Coste C0 C1 C2 Cn Beneficio 0 B1 B2 Bn Valor actual 0 V.A1 =(B1-C1)/(1+r/100) V.A2 =(B2-C2)/(1+r/100) x2 V.An =(Bn-Cn)/(1+r/100) xn

El proyecto ser viable si VAi > C0 a lo largo del periodo fijado.

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Anlisis Coste / Beneficio

Comentarios particulares.
Lo ms difcil de l anlisis de costes / beneficios es lo que no se puede ensear. Esto es, identificar los costes y beneficios reales. Ejemplos?.

Ejercicio
Elaborar un esquema.

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Ejercicio
Dos empresas distintas reciben el encargo de desarrollar el mismo software. La primera empresa dedica cuatro tcnicos durante 10 meses y consigue desarrollar el software. Despus, un tcnico se dedica ntegramente a ofrecer labores de mantenimiento cada ao. La segunda empresa dedica un equipo de dos tcnicos durante 6 meses. Despus donan el cdigo a la comunidad open-source y un nico tcnico se dedica a tareas de supervisin y coordinacin. 10 meses despus ya tienen la versin definitiva. El mantenimiento se realiza pidiendo los cambios a la comunidad open-source y, si la comunidad no puede desarrollarlo, encargndoselo a un tcnico. Se estima que el mantenimiento consume 6 meses de trabajo de un tcnico. El gasto por persona y mes es de 1500 UM. El beneficio se estima en 3000UM, cada ao, debido a Realice las estimaciones de ambasmantenimientos y mejoras, el beneficio mejora en un empresas. Cul es la empresa con una mejor10%. relacin coste / beneficio?.

Anlisis costes / beneficio

Los errores ms comunes en estimacin de costes Software: Desestimar el tiempo y esfuerzo necesario para hacer una buena estimacin. Requisitos imprecisos. Requisitos van creciendo. No reconocimiento de que los proyectos actuales sern y son diferentes que los anteriores. El tamao suele ser estimado a la baja. Estimaciones forzadas por los recursos disponibles (Si hay que acabar el proyecto en 12 meses y se dispone de 5 tcnicos, se estima en esfuerzo como 60 tcnicos-da). (NO ).

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4. Impacto en la organizacin

Impacto en la organizacin
El objetivo de esta tcnica es analizar, anticipadamente, las consecuencias para una organizacin de una accin relacionada con un cambio de los sistemas y tecnologas de la informacin y comunicaciones.
Muy relacionado con el anlisis coste / beneficio y la gestin de riesgos.

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Impacto en la organizacin

Impacto en la organizacin
Una propuesta debe ser viable desde el punto de vista de la organizacin que tiene que estar preparada para asimilar el cambio. Esta viabilidad es la que se analiza con el impacto en la organizacin.

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Impacto en la organizacin
Se analiza el impacto en la organizacin cuando se proponen cambios que afectan a:
Los sistemas de informacin. Los equipos para el acceso fsico a dichos sistemas Las herramientas de trabajo, etc.

Antes de tomar una decisin de cambio importante y llevar a cabo una propuesta, se deben estudiar los posibles inconvenientes y analizar la viabilidad del cambio evaluando Se comparan los inconvenientes con las ventajas que aporta o la urgencia o necesidad del mismo.

Impacto en la organizacin
Aspectos a considerar:
Complejidad de la nueva tecnologa. Coste de adquisicin de la tecnologa. Tiempo de sustitucin de lo antiguo por lo nuevo. Rechazo cultural de la organizacin. Miedo ante la eleccin de tecnologas inmaduras. Recursos y medios necesarios para la situacin de cambio.

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Ejercicio
Elaborar nuestras plantillas para el estudio del impacto de un cambio siguiendo la clasificacin anterior. Mejorar las plantillas utilizando las plantillas de los compaeros.

Impacto en la organizacin
Complejidad de la nueva tecnologa.
Es necesario formar al personal?. Es necesario un tiempo de adaptacin a las nuevas herramientas?.

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Impacto en la organizacin
Coste de adquisicin de la tecnologa.
Anlisis coste/beneficio. Estudio del estado financiero de la organizacin.

Impacto en la organizacin
Tiempo de sustitucin de lo antiguo por lo nuevo.
Cunto tiempo va a estar el sistema no operativo?. Se va a poder acceder a toda la informacin desde el primer momento?..

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Impacto en la organizacin
Rechazo cultural de la organizacin.
Los trabajadores van a querer utilizar el nuevo sistema o se van a empear en hacer las cosa sa su viejo estilo?.

Impacto en la organizacin
Miedo ante la eleccin de tecnologas inmaduras.
Hemos hecho la eleccin correcta?. Dentro de X aos podremos seguir desarrollando la misma tecnologa y tendremos soporte?.

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Impacto en la organizacin
Recursos y medios necesarios para la situacin de cambio.
Es necesario contratar a ms personas?. Hay sitio e infraestructura para ponerlas?. Es necesario realizar ms obras?. Es necesario realizar estudios o planes adicionales?.

Ejercicio
Evaluar el impacto de cambios en el curso.
1. Elegir un cambio. 2. Usar nuestras plantillas para evaluar el impacto del cambio. 3. Escribir una breve conclusin justificando o rechazando el cambio.

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5. Presentacin y diagrama de representacin.

Presentacin
El objetivo de una presentacin es la comunicacin de avances, conclusiones y resultados por parte del equipo de trabajo al auditorio que corresponda. Se llevan a cabo con el fin de informar sobre el estado de un proyecto en su totalidad o de alguno de los procesos, o exponer uno o varios productos finales de un proceso para su aprobacin.

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Presentacin
1. Establecer alcances y objetivos de la presentacin. 2. Preparar la presentacin. 3. Preparar la exposicin del contenido. 4. Asegurar los recursos necesarios.

Presentacin
1. Alcances y objetivos.
Establecer el alcance de la presentacin. Determinar su objetivo principal. Qu contenido general se quiere comunicar?

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Presentacin
2. Preparacin de la presentacin.
A qu tipo de audiencia o auditorio va dirigida la presentacin?. Qu se espera conseguir? Cunto tiempo se dispone? dnde se va exponer y con qu medios?.

Presentacin
3. Preparacin de los contenidos.
Estructurar el mensaje: apertura o introduccin, una visin previa, el cuerpo del tema, una revisin y la conclusin final. Seleccionar materiales de apoyo que refuercen la credibilidad a la audiencia.

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Diagramas de representacin
El diagrama de representacin tiene como objetivo documentar mediante una imagen una situacin especfica. Se trata de un diagrama libre, en el que se utiliza cualquier objeto grfico, con el fin de reflejar algo de inters para el caso y para el que no existe una tcnica o prctica. La notacin debe ser intuitiva, e incluir siempre una leyenda.
En resumen: no hay reglas.

Ejercicio
Desarrollar una presentacin.
1. 2. 3. 4. Planificar una presentacin. Elaborar dicha presentacin. Realizar la presentacin. Evaluar la presentacin.

Usar diagramas de representacin.

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