TABLA DE CO N TENIDO

1.2.3.-

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5.-

PRESENTACIN MISIN VISION HIST O DEL SUB SID IOFAMILIAR RIA 1.1.Su bsidio Familiar en Colombia 1.2.Su bsidio Familiar en Nario MAR C LEGAL SOBR E APORTES AL SUB SID IOFAMI LIAR O 2.1.Dentro de la Ley 21 de 1982 algunos aspectos sobre Aportes Parafiscales 2.2.Dentro de la Ley 21 de 1982 algunos aspectos a destacar sobre beneficiarios del su bsidio familiar AFILIACIONES DE LAS E M RESAS A LA CAJA P 3.1.Cmo una empresa solicita su afiliaci n a Comfamiliar? 3.2.- Afiliaci n de Empleadores 3.3.- Formulario de Solicitud de Afiliaci n de Empleador 3.4Instrucciones para el dilig e n ciamie n o del formulario de solicitud de afiliaci n de empresas t 3.5.- Documentos a Adju ntar (Dependien do del tip o de empresa) 3.5.1.Sobre Constituci n 3.5.2.Co operativa y Preco operativa de Trabajo Asociado 3.5.3.Sobre afiliaci n anterior 3.5.4.Sobre Nmina 3.6.- Afiliaci n volu ntaria de trabajadores, In dependientes, Pensionados y Desempleados (afiliados facultativos) 3.6.1.Requisitos de Afiliaci n para afilia dos facultativos QUIENES E STN OBL I ADOS A PAGAR APORTES A LAS CAJAS D E COMPENSAC I FAMILIAR, SENA E G N ICBF? 4.1.En q ue fecha deben cancelarse los aportes? 4.2.Dn de y Como deben cancelarse los aportes? 4.3.Excepciones para el pa go de aportes PAGO D EAPORTES PARAFISCALES 5.1.Pla nilla integrada de liq uid aci n de aportes a seguridad social y parafiscalesPILA 5.1.1.Como realiza el pago por medio electrnico 5.1.1.1.Cmo Re aliza el Pre-registro? 5.1.1-2.Verifiq ue el Resultado 5.2.Fecha de Pago de Aportes a Seguridad Social y Parafiscales reglamentado en el decreto 1670 del 14 de ma yo de 2007 5.3.- Sanciones por el no pago a travs de este medio 5.4 .-

5 6 6 7 7 7 8 8 8 9 9 9 11 12 13 13 14 14 14 14 14 15 16 16 16 16 16 17 17 18 19 20

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Se deben pagar intereses de mora por los aportes que se paguen despus de la fecha mxima? El Ministerio o el Operador de Informaci n pueden perdonar esos intereses? 20 FACT ORES BASE DE L QUIDACI N D EAPORTES PARAFISCALES I 20

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9.10.-

Para el sector Privado segn artculos 127 y 128 d el Cdigo Sustantivo del Trabajo y lo contemplado en c onvenios o pactos colectivos 6.2.- Para el sector Pblico del Orden Nacional 6.3.- Para el Sector P ublico del Orden Territorial (Departamentos, Distritos y Mu nicipios) 6.4.Para Empresas Pblicas Domiciliarias (Cua n d la empresa tiene el carcter de Oficial) o 6.5.- Factores base de liq uid aci n de aportes para el sector de la Construcci n 6.6.- No so n factores base de liq uidaci n de aportes parafiscales OBL I ACIONES DEL E M G PLEADOR AFI LIADO 7.1.Informe de Novedades de Empresas Afiliadas 7.1.1.Razones por las cuales la empresa afilia da deb e presentar actualizaci n de datos a la C aja BENEFICIOS D EAFI LIAC I N 8.1.B en eficios para Empleadores 8.2.B en eficios para Trabajadores de las Empresas Afiliadas 8.2.1.Trabajadores Afiliados al R gmen d el Subsidio Familiar i 8.2.2.Trabajadores Beneficiarios al R gimen Subsidio Familiar Monetario 8.3.- Trabajadores Independientes y Desempleados Afiliados a la C aja de Compensaci n Familiar de Nario 8.4.- Pensionados Afiliados a R gim e del Subsidio Familiar n RGI MEN ESPE CAL D EAPORTES PARAFI SCALES I 9.1.Afiliaci n volu ntaria para Trabajadores del R gimen Especial de Ap ortes PRO C ESOS DE FISCALI ZAC I Y COB R N O 10.1.Empresas en Mora en el pa go de aportes 10.1.1.Sanciones por M ra en el pa go de aportes o a. Por parte de la C aja b . Por parte de la DIAN c. Por parte del Ministerio de la Protecci n Social y SSF 10.2.Empresa Evasora 10.3.Empresa Elusora SUB S D I O LIAR MO N I FAMI ETAR O I 1 .11.Qu Trabajadores Tienen derecho al Subsidio Familiar Monetario? 1 .12.Trabajador que lab ora en varias empresas PERSONAS A CARGO BENEFICIAR AS DEL SUB S D I OFAMI LIAR I I 12.1.Cmo se inscriben las personas a cargo? 12.1.1.Hijos le gtimos, Naturales, Adoptivos, Hijastros 12.1.2.Cnyuge 12.1.3.Padres menores de sesenta (60) aos Invlidos 12.1.4.Padres mayores de 60 aos 12.1.5.Hijastros dentro de un matrimonio 12.1.6.Hijastros dentro de u na u ni n libre 12.1.7.Hermanos hurfanos de padre y madre

6.1.-

21 21 22 23 23 23 24 24 25 26 26 26 26 27 27 27 27 28 28 29 29 29 30 30 30 30 31 31 31 31 31 31 32 32 32 32 32 33

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12.1.8.Padres, hermanos hurfa nos de padres, hijos: in v idos l Cmo se acredita la escolaridad y la supervivencia de las personas a cargo? 12.2.1.Fecha lmite de presentaci n de certificados de escolaridad 12.2.2Fecha lmite de presentaci n del certificado de supervivencia 12.2.3.Quines p ueden cobrar su bsidio familiar simultneo? 12-2-4.Formulario de Afiliaci n de Trabajadores y personas a cargo al Su bsidio Familiar 12.2.5.Instrucciones para el dilig e n ciamie n o del Formulario de Afiliaci n de Trabajador t SUB S D OS MO N I I ETAR OS ESPE C I IALES O EXTRAORDINARIOS 13.1.Por defunci n del trabajador artculo 3 n umeral 6 d e la Ley 789/2002 12.2-

33 33 33 33 34 34 36 37 37

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15.16.17.18.19.20.21.-

13.2.Por defunci n de persona a cargo articulo 3 numeral 5 ley 889/2002 37 13.3.Do ble cuota monetaria por discapacidad Art.3 numeral 4 ley 789/2002 37 13.4.Trabajador co n ms de un grupo familiar 37 DEVOLUCIN D ECUO T MO N A ETARIA 37 14.1.Trmite para solicitar que la cuota de su bsidio familiar monetario sea p aga do a una persona diferente al trabajador 38 14.1.1.Para cuota monetaria por padres 38 14.1.2.Para cuota monetaria de hijo s de madres diferentes a la cnyuge 38 REING R S DE TRABAJADORES E OS 38 CUNDO RECI BE EL PRIM E S UB S D I OLOS TRABAJADORES BENEFICIARIOS? R I 38 CADUCIDAD DEL DERE C A LA CUO T MONETARIA D ESUBSI D I OEN DINERO HO A 39 QU DOCUMEN T O DEBEN ADJUNTAR A LA CARTA D E S OL I T UD PARA EL PAGO RETROACTIVO DEL S CI SUB S D I O I FAMI LIAR? QU DEBE HAC E LA E M RESA AFILIADA PARA Q U COMFAMI LIAR L E EMI T AEL SUB S D I O A SUS R P E I TRABAJADORES DE MANE R MENSUAL? A QU PASA SI LA E M RESA N OCANCELA EL APORTE DENTRO DEL PLAZO SEALADO? P EM ISIN D E LA TARJETA PREFERENC AL ELE C I TR NICA PARA PAGO D ECUO T MONTERIA Y AC C A EDER A LOS SERVICIOS 21.1.Requisitos para solicitar du plicado de la tarjeta preferencial electrnica 21.2.21.3.Cmo y dnde redime el subsidio familiar monetario cargado en la Tarjeta Preferencial? 39 39 39 39 40 40

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Cunto tiempo puede tener los valores por cuota mo netaria en la Tarjeta Preferencial 40 Electrnica? 21.4.Que d ebe hacer el trabajador q ue se retira de una empresa para reclamar del subsidio familiar 40 monetario que tiene derecho por ese mes? RETIRO DEL TRABAJADOR 41

PRESENTACIO N L a Caja de C om pensaci n Familiar es una entidad privada, sin nimo de lucro, que cumple funciones de seguridad social para bienestar de la fa milia como ncleo bsico de la sociedad y consciente de que el SISTEM ADE LSUBSIDIO FAMILIAR es una alternativa de bienestar social en las empresas, su o bjetivo es facilitar el ac ceso a los servicios a todos los trabajadores de las empresas afiliadas, co n tarifas subsidiadas de acuerdo a su nivel de ingresos. L a Coordinacin de Aportes ha diseado este MANUAL dirigido a los EMPL E ADORE S Y TRABAJADORES del Departamento de Nario, para que conozcan los derechos, los beneficios y o bligaciones que genera y o frece el SISTEMA DEL SUBSIDIO FAMILIAR, a travs de las Cajas de Compensacin y en particular de la CAJA DE CO M PENSACI ON FAM LIAR DE NAR O y co n el fin, en primer lugar, de CAPACITAR a los I I EMPR E AR OS para que cum plan en debida forma co n la o blig a i n le gal de pagar los aportes parafiscales y para tales efectos se los orienta S I c en el correcto diligenciamie nto del proceso de afiliacin ajustado a los req uisitos de ley, y en seg undo lugar, tambin se CAPACITA a los TRABAJADORES para que gestionen oportuna y correctamente su a fili ci n a la CAJA y de esta manera, tantos los E M E O ERS como a PL AD los TRABAJADORES Y SUS FAMILIAS reciban los beneficios, los subsidios y servicios que la Corporacin, como Institucin de Seguridad Social, por mandato leg al les brinda. Este MANUAL se constituye en una herramienta permanente de consulta para empresas y trabajadores afiliados, co n el o bjeto de hacer ms comprensible el pa go de aportes para el sistema del Subsidio Familiar y el mantener actualizado el sistema de informacin co nrespecto a: Afiliaciones y Registro de Novedades, tanto de la em presa c omo del trabajador; presentndolo de forma clara describiendo los procesos

definidos en cada uno de los pasos que lo com prenden. De esta manera la Caja de Compensacin Familiar mantiene actualizada la base de datos sistematizada tanto de empresas, como de sus trabajadores afiliados.

MISI N

PR O C O N R AL TRABAJADOR, SU FAMI LIA Y C O POR I A MUNIDAD, BI ENESTAR Y DESARR O L INTEGRAL, ACT U LO ANDO EN EL SISTEM ADE PROTEC C SOCIAL. IN

VISI N

MODER N O R A GANIZACI N CON RE C ONOCIMIENTO NACI O AL C O O N MPR METIDA EN LOGRAR LA EX CLEE CA EN LA PR E NI STACI N DE L O SERVICIOS CON CALIDAD. S

1.- HISTORIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR El Su bsidio Familiar nace a nivel mu n d c omo apoyo al trabajador y su familia y como una forma de compensar las cargas econmicas que ial, generan los gastos para el sostenimiento de esa familia c omo n cleo fundamental de una sociedad. l termino de Com pensaci n que llevan in merso las Cajas es porque el subsidio tiene el objetivo de la com pensacin c omo principio de redistribucin del ingreso, al posibilitar que los grandes empleadores aportan ms frente a los pequeos, para entregar a todos los beneficiarios del Sistema del S ubsidio Familiar el mismo servicio en con diciones de igu ald a d solidaridad y eq uidad. , Se tiene claro que el subsidio familiar no resuelve po r completo el pro blema social, pero si ayu da a una ms justa distribucin del in greso, a fortalecer la institucin familiar y a mejorar la calidad de vida del trabajador. A lo largo del tiempo , la existencia del subsidio familiar monetario se ha justificado por la permanencia d el bajo nivel a d q usitivo de los salarios de la clase trabajadora. E l pago del subsidio en i dinero es el servicio que ms tiende a identificarse co n la filoso fa de la compensacin para la familia d el trabajador beneficiario. 1.1.- SU B SIDIO FAMILIAR EN COLOMBIA 1954. Se crea la primera Caja de C ompensacin c omo resultado de un pacto c olectivo entre empresarios y Sin dicatos, c o nel o bjeto aliviar las cargas que generan los hijos de trabajadores de menores in gresos. 1957. Se crea el S u bsidio Familiar c omo una Prestacin Social. Aos 60. El go bierno permite a las Cajas hacer inversin de beneficio social en programas como salud d e poblaci n infantil, recreacin social, educacin, capacitacin y mercadeo. Aos 70. Se am pli programas en S alud a maternidad, viv ie n d ,a crditos y g uarderas, adems de los ya existentes.

Para los aos 80 el subsidio familiar pasa a ser un a prestacin social pagadera en dinero especie y servicio a los trabajadores de menores y medianos ingreso en proporcin al numero de personas a cargo. Se afilia al sistema los pensionados para acceder a los programas sociales excepto los subsidios en dinero. Con la promulgacin de la Ley 21 de 1982 (MARCO LEGAL DE LAS CAJAS DE COMPENSACION) se reorganizan los programas de las Cajas en salu d, mercadeo, n utricin, ed ucacin integral y continuada, capacitacin, servicios de biblioteca, vivien d a crditos de fomento, , Recreacin Social. Aos 90. Se amplia cobertura en S alud c o n el R gimen S ubsidiado , las Cajas otorgan subsidio de Vivienda de Inters Social a hogares hasta de 4 SM L, V permite a las Cajas crear nuevas empresas como EPS, IP S, Hoteles, Agencias de Viajes y Co operacin Internacional. se Desde el ao 20 0 0 hasta la entrada en vigencia de la ley 789 de 2002 se reglamentan reas como: Atencin Integral a la Nie z, Jornada Escolar Com p lementaria, Proteccin al Desempleo, promocin al em pleo y activ id ad financiera Microcrdito.

1.2.- SU B SIDIO FAMILIAR EN NARI O E n atencin a la Ley 58 de 1963 donde se establece la o blig a i n a los empresarios de cancelar un subsidio familiar a sus trabajadores, c la Junta Directiva de FENALCO en asamblea general del 16 de septiembre de 1966 con la asistencia de 57 afiliad os decidieron fundar la C aja de Compensacin Familiar en Nario e inicia su funcionamiento co n Personera Jurdica reconocida mediante R esoluci n No. 619 de 18 de octubre de 1966 de la Gobernacin de Nario. 2.- MARCO LEGAL SOBRE APORTES AL SUBSIDIO FAMILIAR El Sistema d el Su bsidio Familiar, delegado a las Cajas de Compensaci n es reg ulado principalmente por la LEY 21 D E 1982, LEY 789 D E 2002, y dems normas com p lementarias, la ley 789 de 2002 define q ue la Caja tiene por objeto recaudo del aporte y el pa go del Su bsidio Familiar como prestacin social pagadera en dinero (llamada cuota monetaria), especie y servicios a los trabajadores de medianos y menores ingresos, en proporcin al nu mero de personas a cargo, se crea el Fondo para fomento del empleo y subsidio al desempleo F ONEDE y modifica parcialmente la Ley 21 de 1982. Existen adems otras normas com plementarias q ue regulan los Aportes Parafiscales (aportes a Cajas, SENA e ICBF). 2.1.- DENTRO D E LA LEY 21 D E 1982 ALGUNOS ASP ECTOS PARAFISCALES: A DESTACAR SOBRE APORTES

El art. 7 de la Ley, establece la o bligaci n de pagar aportes a las Cajas: la Nacin, los Departamentos, los Establecimientos Pblicos, las empresas in dustriales y comerciales y las empresas de economa m ixta de los rdenes n acional, departamental, intendencial, distrital y m u incipal y los empleadores q ue ocupen u no o ms trabajadores permanentes. El art.14 establece que para efectos del rgimen del Su bsidio Familiar se entender por empleador toda persona natural o jurdica que ten ga trabajadores a su servicio y se encuentre dentro de la enu meracin hecha en l articulo 7. El art.17 seala que para efectos de la liq uidacin de los aportes al rgimen del Subsidio Familiar, SENA, ESA P Escuelas Industriales e , Institutos Tcnicos e ICBF, se entiende por nomina mensual de salarios la totalidad de los pagos hechos po r concepto de los diferentes elementos integrantes del salario en los trminos de la Ley Lab oral CST, cualquiera que sea su deno minaci n y adems, los verificados por descansos remunerados de ley y convencionales o contractuales. El art. 45 seala el incum plimiento en esta o bligacin es una evasin, po r tanto deben permanecer al da en el pago de los aportes para no llegar a una situacin de exp ulsin, pero, el hecho de haber sido exp ulsado no lo exime de tal obligacin. El art. 92 establece que las entidades y organismos pblicos forzosamente deben incluir en sus presupuestos anuales las partidas necesarias para pago de aportes a Cajas.
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2.2.- DENTRO D ELA LEY 21 D E1982 ALGUNOS ASP ECTOS A DESTACAR SOBRE B E NEFICIARIOS DEL SU B SIDIO FAMILIAR: El art.18 establece: son beneficiarios del rgimen del subsidio familiar los trabajadores al servicio de los empleadores como la Nacin, los Departamentos, establecimientos pblicos, las empresas industriales y comerciales y las empresas de economa mixta de los ordenes nacional, departamental, intendencial, distrital y m u ncipal y todo empleador que ocupe u no o ms trabajadores permanentes, trabajadores i que renan los sig uientes req uisitos: Tener carcter de permanente, encontrarse dentro de los limites de remuneracin hasta 4 salarios mnim o legales vigentes, cum plir un mnimo de tiem po de 96 horas mensuales y tener personas a cargo, que den derecho a recibir la s prestacin social del subsidio en dinero. El art. 20 establece tienen derecho al subsidio familiar en dinero, especie y servicios, los trabajadores cuya rem uneracin mensual, fija o variable no sobrepase el lmite de cuatro veces el salario mnimo legal vigente que rija en el lugar donde se realiza el pag o. Se gn el Decreto 341 de 1988 en el articulo 58 establece que cua ndo un trabajador presta sus servicios a mas de un em pleador, para el lmite de remuneracin se tendr en cuenta la suma de los valores recibidos en los distintos empleos. El art. 23 Establece que tendrn derecho al pa go del subsidio familiar (cuota monetaria) los trabajadores q ue laboren diariamente ms de la mitad de la jornada mxim a, le g a ordinaria o totalicen un mnimo de nove nta y seis (96) horas de labor durante el respectivo mes. l El art. 24 Establece teniendo en cuenta el artculo 23 que el subsidio familiar se pagar durante el perodo de vacaciones y en los das de descanso o permisos remunerados de ley, convencionales o contractuales. El art. 27 Establece que darn derecho al subsidio familiar las personas a cargo del trabajador, tales como: hijos le gtimos, naturales, adoptivos y los hijastros hasta la edad de 18 aos, los padres del trabajador m ayores de 60 aos o sin lmite de edad cuan do son invlidos, los hermanos hurfanos de padres hasta la edad de 18 aos. Los hijos y hermanos hurfanos de padres despus de la edad de 12 aos deben demostrar que estn estudiando. 3.- AFILIACI NDE LAS EMPRESAS A LA CAJA 3.1.- CMO UNA EMPR E SO L ASU A F SA ICIT ILIACI NA COMFAMILIAR? Me dian te el dilige nciamiento d el formulario Solicitud de Afiliacin de Empresas C digo : F1CAP01-C01, y adjuntar los documentos solicitados en el mismo , de acuerdo al tipo de empresa, form u lario que lo pue de solicitar en la oficina de aportes o im primirlos de la pa gina Web www.comfamiliarnarino.com, con este d ocu mento le permite a cualq uier em pleador (persona natural o jurdica, privada u o ficial) solicitar a Comfamiliar su registro en el Sistema d el S ubsidio Familiar. Los em pleadores obligados al pago de aportes para Subsidio Familiar debern hacerlo a travs de una Caja de Com pensaci n Familiar que funcione dentro de la ciudad o loca lid ad donde se causen los salarios o de la Caja ms prxima dentro de los lmites del departamento, cuando no exista en la localidad. 3.2.AF ILIACI ND EEMPLEADORES:

Las Cajas de Com pensaci n Familiar tienen la o bligaci n de aceptar a todo em pleador que solicite afilia cin, si cum ple co n el requisito de tener como mnimo un trabajador a su cargo. La Caja de Compensacin Familiar de Nario mediante comunicaci n escrita notificar la aprobacin a su solicitud e invitara a la charla de induccin, con el objeto de explicar los deberes del empleador, as como los beneficios de sus trabajadores al tener la calidad de afiliados.
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3.3.- FORMULARIO SO L U D EA FLIACIO ND EEMPRESAS ICIT D I

3.4.- INSTRUCCIONES PARA D LIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO SO L U D EAF ILIACIO ND EEMPRESAS: I ICIT D

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RECOMENDACIONES: 1. Revise cuidadosamente la informacin suministrada y verifiq ue q ue la documentacin este com p leta. 2 . E lform ulario SOLIC TUD D EAF LIACI N ,debe diligenciarse en original y u na copia, en letra imprenta, en forma com pleta y sin enmendaduras. I I INSTRUC C IONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO E n la parte superior del formato se debe sealar si la empresa es principal o sucursal y registrar el a o , mes y da, en que se dilig encia el form ulario de solicitud de afiliacin. PARTE A. DATO SD ELA EMPR E Registrar los sig uientes datos: SA; 1. Razn Social de la Em presa, tal como figura en la Cmara de Comercio o Registro nico Tributario R U o nombres y a p elidos del T l propietario, cuan do se trate de persona natural.

2 . Nit correspon diente al N o de R U asignado por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales o cedula de ciudadana o de extranjera T, cu ando es persona natural. 3. Direccin principal a la que COMFA M DE NARI Ole puede enviar la informacin relacionada c o nla empresa y sus trabajadores, con la ILIAR identificacin de la ciuda d, departamento, telfonos, el fax y correo electrnico. 4. Direccin sucursal, in dica ndo la ciudad, departamento, telfonos, el fax y correo electrnico.

5 . Nombre com pleto y docu mento de id entificaci n de la persona que representa legalmente a la empresa en todo lo relacionado con su activid ad comercial, registrando el n umero del celular o telfono. 6. Escriba la activid ad u o bjeto social de la empresa y el n umero correspondiente a la Clasificacin Industrial Internacional Uniforme CI IU, asignado por la Cmara de Comercio o RUT. PARTE B. NOMIN AMENSUAL: Lea cuidadosamente esta parte y registre lo siguiente: 1. Ciudad donde se causan los salarios, es decir aquella ciudad donde el o los trabajador (es) prestan sus servicios.

2 . Nmero total de trabajadores que laboran en la empresa, indistintamente si tienen o no personas a cargo. 3. Total de personas a cargo co n derechos a subsidio familiar monetario, registrando el numero de trabajadores que tienen, hijos, hermanos hurfanos de padres menores de 18 aos y los padres mayores de 60 aos que depen dan econmicamente del trabajador, y q ue adems su salario no sobre pase los cuatro (4) salarios mnim o mensuales legales vigentes. s 4. Valor total segn la nomina del ultimo mes causado.

5 . Nombre del mes correspon diente a la nomina que se enva. PARTE C. DATO SSO B LA AFILIACI N RE 1. Afiliacin por primera vez a COMFAMILIAR DE NARIO: Marque co n una "X", la casilla correspon diente.

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2 . Si ha estado afiliado a una C aja de Compensacin, in dique cual y seale la fecha en que dej de pertenecer a esa Caja. 3. Firma del Representante Legal de la Empresa y S ello : Diligenciar la parte correspon diente al compromiso y responsabilidad del representante leg al de la empresa, ante la Caja de C ompensacin, co n su nombre y n umero de d ocumento de identificacin. PARA U S EXCLUSIVO D ECOMFAMILIAR D ENARI O O E n este espacio COMFAMILIAR DE NAR Oconsignar algn dato revelante de la em presa o los motivo s de devoluci n de la informacin y en I caso de aceptacin, ser firmado y sellado de recibido. El suministro de datos falsos por parte del em pleador, a la Caja o la v iola ci n de la norma sobre salarios mnim os, es causal de desafiliacin segn articulo 45 de la Ley 21 de 1982. 3.5.DOCUMENT O A ADJUNTAR (dependiendo el tipo de empresa) S

3.5.1.- SO B CONSTITUCI N : RE Certificado de Existencia y Representacin legal en original, expedida por la Cmara de Comercio c o n v ig encia no su perior a (3) meses, las Personas Jurdicas presentar Personera Jurdica. Para el caso de profesionales que se dediquen a actividades propias de su profesin y no estn o bligados a afiliarse a Cmara de Comercio no se exigir el certificado. Acta de posesin del Representante Legal para entidades oficiales. Fotocopia del Form ulario de Inscripcin en el R U (Registro nico Tributario). T Fotocopia Cd ula Representante Legal. Cuando se trate de Uni n Tem poral y Consorcio, Acta de Constitucin. Cuando se trate de Contratista copia del contrato por el cual se afilia y copia del acta de inicio. Una vez fin aliza do el contrato y posterior a la afiliaci n de be allegar copia del acta final para desactivar parcialmente por ese contrato. E n el caso de contratos ya ejecutados deb e incluir acta de inicio y acta fin al para registrar los aportes y posteriormente desactivar parcialmente por terminacin del contrato.

3.5.2.- C O OPERATIVAS Y PRECO O PERATIVAS D ETRABAJO ASOCIADO : Copia de los Estatutos en los que c onste la facultad de afiliarse a una Caja de C ompensaci n Familiar. Acreditacin de su personera jurdica y certificado de existencia y representacin leg al expedido por la autoridad c ompe ten te y copia de la R esolucin expedida por el Ministerio de la Proteccin Social mediante el cual fueron aproba dos los regmenes de compensaciones y trabajo asociado. Relaci n de los cooperados y sus beneficiarios.

3.5.3.- SO B R A F E ILIACI NANTERIOR: Si est o ha estado afilia do a otra Caja de C ompensaci n Familiar presentar: Certificado de Paz y S alvo de la C aja donde estuvo afiliado.

3.5.4.- SOBRE NMINA:

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Copia de la nmina mensual de salarios causados o certificacin donde relaciona los trabajadores vincula dos laboralmente en el Departamento de Nario, debidamente firmada por Representante Legal o del responsable de o ficina de Recursos Humanos o Relaciones Laborales. N O A: Para Empresas que hayan p aga do meses anteriores an tes de la afiliacin, anexar copia compro bante de pa go en caso de consignacin T o reporte de planilla nica. 3.6.- AF I IACI N VOLUNTARIA D ETRABAJADORES INDEP ENDIENTE S P ENSIO N L , ADOS Y DESEMPL E S (Afiliados Facultativos). ADO L a afilia cin de los trabajadores indepen dientes, pensionados y desem p leados aplica para aquellos que decidan VOLUNTARIAM NTE afiliarse a E u na Caja de Compensacin Familiar, conforme al principio de libertad de escogencia que deber ser respetado por la respectiva C aja, y pagar el 2% sobre sus ingresos. Los Pensionados por vejez o invalid ez y Jubilados podrn afiliarse a la Caja de Com pensaci n Familiar, aportando el 2% de su mesada pensional. Estos aportes los hace la entidad que tenga a cargo el pago de la pensin siempre y cuando la C aja tenga conve nio con la entidad, de lo contrario el pensionado es q uien efecta los pag os cada m es, y los independientes pagan el 2% mnimo sobre el salario mnimo legal vigente. 3.6.1.REQUISI TO FACULTATIVOS: D E AF ILIACI N PARA AFILIADOS

Diligenciar el form ulario segn tipo de trabajador a m q u o letra im prenta le gible y clara. No debe contener ning n tipo ina de en mendaduras. E n Caso q ue el Trabajador Independiente, Pensionado y Desempleado no tenga Beneficiarios deb e adjuntar los siguientes documentos al form ulario de afiliacin: Fotocopia de la Cdula de Ciudadana. Desprendible de la mesada en caso de ser pensionado.

E n Caso que el Trabajador Indepen diente, Pensionado y Desempleado que tenga Beneficiarios debe adju ntar los sig uientes documentos segn las personas a cargo que va a afiliar: 1. Registro c ivil de los hijos, sea cual fuere su calidad (legtimos, extramatrimoniales, hijastros, adoptivos) en el que incluya el nombre de los padres; hasta la edad de 18 aos.

2 . Registro civ li de los hermanos hurfanos de padre y madre, co n edades entre los 0 y 18 aos. 3. Certificado de defu nci n de los padres si el servicio se pide para hermanos hurfanos a cargo del Trabajador In dependiente. 4. Certificado escolar para los hijos y los hermanos hurfanos co n edades entre los 12 a 18 aos.

5 . Certificado de invalidez para hijos y hermanos hurfanos que presenten certificado de invalidez en el cual incluya la valoracin expedida por E.P.S. o m dico legista. 6. Fotocopia de los documentos de identidad (cdula o tarjeta) tanto del trabajador facultativo como de las personas a cargo del mismo.

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 Si el trabajador facultativo va a afiliar a los padres que se encuentren a cargo mayores de 60 o invlidos sin limite de edad debe adju ntar:

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Registro civ li o partida de nacimiento del trabajador para verificar parentesco. Fotocopia de la cd ula de ciudadana de los padres y d el trabajador siempre y cu ando estn a cargo del Trabajador Indepen diente, pensionado o desempleado y los va a afiliar. Declaracin juramentada de dependencia econmica cuan do se trate de hermanos, hijastros o padres del Trabajador In depen diente. Certificado de invalid ez si se trata de padres co nesta caracterstica.

4.- QUINES ESTN OBLIGADOS A PAGAR APORTES PARAFISCALES A LA CAJAS DE COMPENSACIN FAMILIAR, SENA E ICBF? Todos los em pleadores, persona natural o jurdica, p blico o privado que ocupen uno o ms trabajadores permanentes. Se entiende por trabajador permanente, quin ejecute labores propias de las actividades normales del em pleador y no realice un trabajo ocasional, accidental o transitorio. Trabajo ocasional, accidental o transitorio es el de corta duracin y no mayor de un mes que se refiere a labores distintas de las actividades normales del patrono. N o podrn considerarse trabajadores ocasionales quienes trabajan ms de cuatro horas diarias y totalicen al mes mnimo 96 horas y los trabajadores en obras de construccin que son contratados por obra o por actividad. Adicionalmente, cuando exista una relacin laboral que im plica una activid ad personal, sub ordinada y dependiente, el contrato se torna lab oral y por tanto est o bliga do a afiliarse a la Caja y pagar los aportes parafiscales. Los aportes parafiscales corresponde al 9% del valor de la nomina mensual, incluidos todos los factores salriales, tal como lo contem pla l articulo 17 de la Ley 21 de 1982. El valor aportado por los empleados 9% de parafiscales, del sector pblico se distribuye as: 4 % Cajas de Compensacin. 3% I.C.B.F. 0.5% SENA. 0.5% ESAP. 1% Escuelas Industriales e Institutos Tcnicos Nacionales, Departamentales, Distritales y Mu nicipales. El valor aportado por los empleados 9% de parafiscales del sector privado se distribuye as: 4 % Cajas de Compensacin. 3% I.C.B.F. 2% SENA. 4.1.EN QU FECHA DE B N CANCELARS E LOS E APORTES? Dentro del plazo sealado en el Decreto 1670 de marzo 18/2007, teniendo en cuenta los d os ltimos dgitos de su NIT y si tienen ms de 200 trabajadores o menos de 200. 4.2.- DNDE Y CMO DEBEN CAN C ELARS E LOS APORTES? A travs del pago integral a la Seg uridad Social y Parafiscales PILA Planilla nic a pa gos electrnicos o asistidos, establecidos en el decreto
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1465 de m ayo 2005, R esoluci n 634 de 20 05 1931/2006. 4.3.- EXCEPCIONES PARA PAGO D EAPORTES:

y decreto

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Estn dentro de las excepciones para pago de aportes las Universidades pblicas aprobadas por el ICFES, no estn o bligadas a efectuar aportes para el SENA, ICBF y Cajas de C ompensaci n (Ley 789 de 2002 Artculo 52). 5.- PAGO DE APORTES PARAFISCALES

5.1.- PLANILLA INTEGRADA DE LI QUIDACI N D E APORTES A S E GURIDAD SOCIAL Y PARAF ISCALES PILA Es un sistema inteligente de pago im plementado por el Go bierno Nacional a travs del Ministerio de la Proteccin Social, reglamentado en el decreto 1465 de 2005, 1931 de 2006 y resolucin 634 entre otras, este sistema busca facilitar a los Aportantes la realizacin de pagos a travs de transferencias electrnicas, uso de Internet. Dentro de los beneficios se puede mencionar la comodidad y facilid ad para la realizacin de trmites y p a g mensuales al sistema de seguridad social, salu d, pensin y riesgos profesionales, y parafiscales, ya que os no es necesario diligenciamiento de form ularios para cada administradora y realizar consignaciones de manera independiente en cuentas de bancos de estas entidades. Este instrumento liq uida los aportes que deben ser pagados de conformidad co n las normas que rigen cada subsistema y le informa a la persona el valor total que debe pagar y el subtotal por cada subsistema. El valor se determina segn la informacin que cada persona incluya en la Pla nilla, porque en ella debe sealarse cuanto es el ingreso de la personas (IBC), cul es la c ondicin de cada persona, si es un pensionado, si es un estudiante, si pertenece a la carrera diplomtica, si es un trabajador domstico, si es indepen diente o dependiente, si se trata de una madre comu nitaria, entre otras con diciones o tipos de cotizantes que existen. ASOCAJAS como operador de informacin aprobado por el Ministerio de la Proteccin Social opera con la Caja de Com pensaci n Familiar de Nario y pone a dis posici n el mejor servicio en este proceso. El aportante o empresario puede in gresar la informacin detallada de sus empleados al sistema del Operador de Informacin de dos maneras: In greso manu al de datos ydesde archivo pla no , el cual debe estar estructurado de acuerdo a las resoluciones del Ministerio de la Proteccin Social Nos. 63 4 ,1317 y 2310 del ao 2005, para empresas co nmas de 200 trabajadores. Si el aportante posee una cuenta bancaria y ac ceso a Internet puede realizar el pago de planilla nica de manera ELECTR N para lo ICA, cual solicita una clave en el banc o donde tiene la cuenta, de esta manera se libera de las colas al mo mento del pag o. Si el aportante posee u na cuenta bancaria y no tiene acceso a Internet o puede acceder a Internet y no posee cuenta bancaria o en el peor de los casos no cuenta con nin guna de las dos, p uede realizar el pago de pla nilla nica a travs del Pago de manera ASIST IDA, para lo cual los caf Internet autorizados por el Operador lo asiste en la elab oracin de la pla nilla para pago nico , este le imprime el numero de la planilla de pago , con cinco opciones de pago , el primer da de vencimien to y los siguientes 5 das, a los cuales se suman los intereses de mora, con esta informacin cancela en el banc o autorizado y en las fechas previstas, este p ago lo hac e en efectivo. Esta mod alidad de pago de planilla asistida opera para empresas de menos de 30 trabajadores y para trabajadores indepen dientes. 5.1.1.CMO REALIZA EL PAGO POR ELECTRO N ICO? EDIO M

In gresa a la pa gina Web de la C a o a la del operador, as: www.comfamiliarnarino.com, y/o www.asocajas.org.co y se registra ja para acceder al servicio de pago electrnico, as obtiene de manera rpida y fcil sus claves de ingreso. 5.1.1.1.- CMO REALIZA EL PRE-REGISTRO?
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 In gresa a la p gina www.asocajas.org.co.

Web de la Caja o del Operador de Informacin ASOCAJAS: w ww.comfamiliarnarino.com,

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Oprime el icono interactivo PAGO A SEGURIDAD SOCIAL , ingresa en el enlace regstrese aqu, para in gresar los datos de la empresa y enviar la informacin.

Registrar el correo electrnico donde el usuario d el programa recibir la clave c o n la cual ingresar al programa. Con la clave envia da por ASOCAJAS dentro de las 24 horas sig uientes debe ingresar y confirmar los datos registrados anteriormente e in gresa al usuario autorizado co n u na clave personal que el mismo usuario crea (8 caracteres alfanumricos), de esta manera la clave envia da por el Operador queda an ulada y da clic en enviar datos. In gresa nuevamente co n el usuario y clave personal la que acaba de crear y el sistema le muestra el men donde le aparecen las siguientes carpetas: 1. Administracin: en esta carpeta puede realizar cualq uier modificacin de datos del em pleador, crea los centros de trabajo (la clase de riesgos que tiene la empresa) y crea usuarios.

2 . Datos de liq uidacin: en esta carpeta crea em p leados, y todas las novedades que se presenten. 3. Pago Asistido, consignacin en esta carpeta genera la pla nilla asistida y la referencia de pago y consulta. 4. Pa go electrnico, esta carpeta carga archivos y genera la planilla automticamente y se utiliza para consultar la planilla. 5 . Consultas y reportes, en esta carpeta puede imprimir cualq uier clase de reporte tanto de autoliq uidacin como generales de todo el sistema electrnico o asistido. 6. Ayuda, carpeta cuando sea eliminar planilla cambiar clave y cerrar sesin. s, Solo tiene que llenar una pla nilla por una sola vez y no u na para cada subsistema o ad ministradora (E P AFP, ARP, Caja de Com pensacin, S, SENA e ICBF). Para los in dependientes, en general, solo se aportar a salud (EPS) y pensiones (AFP) la afiliaci n a riesgos profesionales (ARP) es volu ntaria. Los trabajadores indepen dientes que estn contratados por una empresa pueden hacer conve nio co n la empresa que ser la empresa la q ue realice los pagos, la empresa lo puede hacer marcando al trabajador c omo independiente, pero deber pagar todos los subsistemas del trabajador independiente, es decir salud y pensin y, si volu ntariamente as lo quiere el contratista, tambin riesgos profesionales. 5.1.1.2.- VE R IFIQUE EL RESULTADO. Una vez se dilig encia la pla nilla el sistema h ac e la liquidacin por usted. Debe verificar que el valor a pagar corresponda con los aportes de ley. 12.5% d el IB Ca salud (8.5% con cargo al empleador y 4 % al em pleado) o para trabajadores in depen dientes el 12.5%. El 15.5% d el IB Cen pensiones (11.625% del empleador y 3.875% al em p leado), para los trabajadores indepen dientes ser el total a su cargo. En riesgos profesionales depende de la actividad de la empresa y est a cargo d el em pleador. El 4 % del valor de la nmina para caja de compensacin, 3% para ICBF y 2% para el SENA, tambin a cargo del empleador. Si el empleado o el trabajador in depen diente reciben salario o ingreso su perior a 4 salarios mnimos legales mensuales, debe pagarse el aporte al Fon do de Solidaridad Pensional, eq uivalente al 1% d el IB Ca su cargo. Si adems la persona recibe salario o in greso igu al a 16
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Salarios mnimos el valor del aporte al Fon do de Solidaridad Pensional se incrementa, as:

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In greso ig u a o superior a 16 SMLM l In greso ig u a o superior a 17 SMLM l In greso ig u a o superior a 18 SMLM l In greso ig u a o superior a 19 SMLM l In greso su perior a 20 SMLM V

Vhasta a 17 SMLMV Vhasta a 18 SMLM V Vhasta a 19 SMLMV Vhasta a 20 SMLMV

1.2 % 1.4 % 1.6 % 1.8 % 2 %

5.2.- FECHA D EPAGO D EAPORTES A S EGURIDAD SOCIAL Y PARA FSCALES R E L I G AMEN T EN EL DEC R 1670 DEL 14 D EMAYO DE ADO ETO 2007 Por me dio del cual se modifican las fechas de o bligatoriedad del uso de la Pla nilla Integrada de Liq uidacin de Aportes y se modifica parcialmente el Decreto 1931 de 2006, para pequeos Aportantes que cuenten c on menos de 20 trabajadores y para trabajadores in depen dientes, y se establecen las FECHAS DE PAGO A TRAVS DE PLANILLA NICA, de acuerdo a los d os ltim os dgitos del Nit y teniendo en cuenta la clasificacin de las empresas con menos de 200 trabajadores, mas de 200 trabajadores y trabajadores in dependientes, as:

El sistema de planilla nica teniendo como base su Nit le seala la fecha de pa go y le controla esa fecha, si el pa go se realiza en fecha posterior a la de vencimiento , automticamente le liq uida intereses de mora, cu ando paga de manera electrnica o en las 5 liq uidaciones adicionales q ue le calcula cuando cancela de manera asistida. 5.3.- SANCIONES POR EL N O PAGO A TRAVS D EESTE MEDIO. E nadici n a las sanciones sealadas en el artculo 5 del Decreto 1465 de 2005, por el incum p limiento de lo previsto en este decreto, sern aplicables aquellas previstas en la legislacin vigente respecto de los empleadores, impuestas por el Ministerio de la Proteccin Social. Dichas sanciones son las que se establecen en el artculo 23 0 de la Ley 100 de 1993:

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ARTCUL O 230. R G IMEN SANCIONATORIO. L a Superintendencia Nacional de S alud, previa solicitud de explicaciones, podr im poner, en caso de violaci n a las normas contenidas en los artculos 161, 168, 178, 182, 183, 188, 20 4 , 210, 22 5 y 227, po r una sola vez, o en forma sucesiva, m ultas en cuanta hasta de 1.000 salarios mnimos legales mensuales vigentes a favor de la subcuenta de Solidaridad del Fon do de Solidaridad y Garanta. 5.4.- SE DEBEN PAGAR INTE R ESES D EMORA POR L O APORTES QUE SE PAGUEN DESPU E D ELA FECHA MAXIMA?, MINISTERIO O EL S S OPERADOR D EINFORMACIO NPU E PERDONAR ESOS INTERESES? DEN Los intereses de mora por pagos tardos al Sistema de la Proteccin Social, estn establecidos en la Ley de tiem po atrs y no pueden ser con donados por el Ministerio de la Proteccin Social ni po r ninguna otra autoridad, ni por las administradoras ni por los operadores de informacin, porq ue so n de cada uno de los subsistemas. Ahora bie n, si se presenta un retraso en el pa go que no sea culpa del aportante, ste podr exigir al opera dor de informacin que los cubra, siempre que se dem uestre q ue el no pago fue por culpa de dicho operador. 6.- FACTORES BASE DE LIQUIDACIO NDE APORTES PARAFISCALES Son base de aportes parafiscales toda remuneracin que recibe un trabajador, para lo cual m edia un co ntrato de trabajo definido como aquel por el cual una persona natural se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o jurdica, bajo la continua depen dencia o subordinacin de la segu nda mediante la remuneracin. Los elementos esenciales de un contrato de trabajo son: L aactivid ad personal del trabajador. L a continua subordinacin o dependencia del trabajador respecto del empleador. Un salario como retribucin del servicio. Con relacin al personal contratado con contrato por prestacin de servicios, si se demuestra la existencia de una relacin laboral que im p lique una activid ad sub ordinada y depen diente, el contrato se torna en laboral y por consiguiente se deben cancelar los respectivos aportes parafiscales. (C oncepto 121 1 de 1997 de la Su perinten dencia del S ubsidio Familiar, sentencia C-056 de 1993 y C-154 de 1997 de la Corte Constitucional). So n factores de salario base para pago de aportes parafiscales los sig uientes: 6.1.- Para el Sector Privado segn artculos 127 y 128 del Cdigo Sustantivo de Trabajo, lo conte m p lado en convenios o pactos colectivos. Sueldo Sobresueldo Salario Integral (70%) Jornales Compensaciones Bonificacion es habituales Comision es o porcentajes sobre ventas Pagos por u nidad de tiempo , por obra, a destajo y tareas
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Contratos agrcolas Salario en especie Trabajo a domicilio

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Horas extras dominic ales y festivos Recargo nocturno Viticos permanentes (alojamie nto y manutencin) Vacaciones Vacaciones compensadas Primas extralegales de: Ren dimiento Alimentacin Costo de vida Navidad Produccin Clima Vacaciones Antigedad Todas las primas que por su sistema de pago se consideren habituales.

N O A: Esta enumeracin es meramente numerativa no taxativa y po r lo tanto si la Caja comprueba que un pago efectivo al trabajador tiene T las caractersticas de factor salarial los podr incluir en el proceso de fiscalizacin. 6.2.- Para el Sector Pblico del Orden Nacional: Los factores salriales para empresas del sector publico del orden nacional se encuentran reg ulados por el Decreto 1042 de 1978, y en su artculo 42 entre otros factores de salario cita, adems de la asignacin bsica fijada po r la ley, para los diferentes cargos del valor del trabajo suplementario y d el realizado en jornadas nocturnas o en das de descanso o bligatorio, constituyen salario, todas las sumas que habitual y peridicamente recibe el empleado como retribucin de sus servicios. Son Factores de Salario base para liquidar aportes parafiscales en empresas pblicas del orden nacional: Sueldo Salario integral (70%) Horas extras, dominic ales y festivos Incremento por antigedad Prima tcnica (Artculos 49 y 4 7 Decreto 1042) Gastos de representacin Auxilio de transporte Auxilio de alimentacin Prima de servicios Bonificacion es por servicios prestados Viticos de los fu ncionarios en comisin Vacaciones Prima de vacaciones Otras prestaciones extralegales N O A: Esta enumeracin es meramente numerativa no taxativa y po r lo tanto si la Caja comprueba que un pago efectivo al trabajador tiene T las caractersticas de factor salarial los podr incluir en el proceso de fiscalizacin.
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6.3.- Para el Sector Pblico del Orden Territorial (Departamentos, Distritos y Municipios):

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Los factores base de liq uidaci n de aportes para empresas del orden territorial se encuentran reg ulados po r el Decreto 1919 del 27 de agosto de 2002 y circular 01 del 28 de a gosto de 2002 del Departamento Ad ministrativo de la F u n i n Publica. c Son Factores de Salario base para liquidar aportes parafiscales en empresas pblicas del orden territorial: Sueldo Salario integral (70%) Horas extras, dominic ales y festivos Incremento por antigedad Prima tcnica Gastos de representacin Auxilio de transporte Auxilio de alimentacin Prima de servicios Bonificacion es por servicios prestados Viticos de los fu ncionarios en comisin Vacaciones Prima de vacaciones Otras prestaciones extralegales

N O A: Esta enumeracin es meramente numerativa no taxativa y po r lo tanto si la Caja comprueba que un pago efectivo al trabajador tiene T las caractersticas de factor salarial los podr incluir en el proceso de fiscalizacin. 6.4.- Para Empresas Publicas Domiciliaras(Cuando la empresa tiene el carcter de oficial) Los factores base de liq uidacin de aportes para empresas pblicas domiciliarias se encuentran reg ulados por la Ley 142 de 1994 en su artculo 41 en concordancia c o n el artculo 5 del decreto 3135 de 1968 Las personas que prestan sus servicios en los ministerios, departamentos administrativos, superintendencias y establecimientos pblicos, son empleados pblicos; sin embargo los trabajadores de la construccin y sostenimiento de obras pblicas son trabajadores o ficiales . E n los estatutos de los establecimientos p blicos se precisar qu actividades pueden ser desem peadas por personas vinculadas mediante contrato de trabajo. Las personas que prestan sus servicios en las empresas industriales y comerciales del Estado so n trabajadores oficiales; sin embargo, los estatutos de dichas empresas precisarn qu actividades de direccin o confianza deben ser desempeadas por personas que tengan la calidad de empleados pblicos. 6.5.Factores Base de Aportes para el Sector de la Construccin Los factores base de liq uidacin de aportes parafiscales para empresas del sector de la contraccin estn regulados por las sig uientes normas:
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Decreto 2375 de 1974: creacin d el F IC (fon do para la ind ustria de la construccin) se paga nicamente al SENA y establece la liq uidacin presuntiva cuando reglamenta q ue la industria de la Construccin destina el 2 5% de los costos a mano de obra, la cual es base de liq uidaci n aportes parafiscales d el 9%.

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Decreto 083 de 1976, establece que el dueo obra es responsable de los aportes parafiscales. Ley 21 de 1982 establece la o blig a i n de pagar aportes q uien tiene trabajadores a cargo. c Decreto 562/90 establece mecanismos para asegurar el pago aportes para proteccin social (salud, pensin, riesgos y parafiscales). l articulo 50 de la Ley 789 de 2002 establece que las entidades oficiales que contraten obras civiles de mantenimiento o construccin antes del pago deben exigir al contratista paz y salvo de parafiscales (Caja 4%, SENA 2%, ICBF 3%), en caso de no presentar estn en la o bligaci n de retener los valores por estos conceptos y transferir a las ad ministradoras de estos recursos.

6.6.- No son factores base para liquidar aportes parafiscales: 3 0 % del salario integral. Salario del propietario de empresa y su cnyu ge si existe (empresa persona natural). Empresas u nipersonales, sociedades de hecho. Prima de servicios (sector privado). Cesantas. Intereses sobre cesantas. In dem n izaciones. Auxilio de: X Transporte (sector privado). X Maternidad. X Anteojos. X Escolares. Incapacidades (enfermedad general y maternidad). Honorarios. Servicios. 7.- OBLIGACIONES DEL EMPLEADOR AFILIADO 1. Tienen la o bligacin de pagar aportes a las Cajas: Los empleadores q uienes ocupen uno o ms trabajadores, los contratistas y subcontratistas in dependientes, los beneficiarios del trabajo o dueo de la obra son solidariamente responsables del cum plimiento de la o bligaci n frente a sus trabajadores del pago de aportes para Su bsidio Familiar. Todos los empleadores tienen la obligaci n de informar oportunamente todo hecho que modifique la calidad de afilia do al rgimen de subsidio familiar, respecto de los trabajadores a su servicio. Los pagos por concepto de aportes se realizaran por parte de los em pleadores dentro de las fechas establecidas en el decreto 1670 de m ayo de 2007. El em p leador debe afiliarse en la ciudad o localidad do nde se causen los salarios. El clculo del 4 % para aportes al S ubsidio Familiar, se realiza con base al monto de las respectivas nminas mensuales. Para efecto de liq uidaci n de los aportes antes mencionados se entien de por nmina mensual de salarios, la totalidad de los pagos hechos por concepto de los diferentes elementos integrantes del salario en los trminos de la Ley lab oral cualq uiera que sea su denominaci n y a dems los verificados por descansos remunerados (vacaciones) de ley y convencionales o contractuales. Es deber de los empleadores informar a sus trabajadores la afilia ci n a la respectiva C aja y el pago de los aportes, para que los trabajadores igualmente se afilien y o btengan los servicios que sta ofrece.

2. 3. 4.

5.

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6.

Es deber de los empleadores informar cualq uier modificaci n en la empresa, cambio de direccin, cambio de representante legal, cambio de razn social, liq uidaci n de la empresa o cancelacin de matricula mercantil por terminacin de la empresa o por venta entre otros.

7.1.- INFORM ED ENOVEDADES DE EMPR E AFILIADAS SAS Es deber de la Empresa mantener actualizada la informacin en la Ca ja donde se encuentre afiliada, cualq uier variacin en su razn social, Nit, Direccin, Representante Legal entre otras debe informarse. Igualmente la terminacin de actividades sea por Venta, Liquidacin, Fallecimiento propietario, deb e reportarse a la Caja, caso contrario le generar morosidad c o nlas consecuencias estip uladas por la ley. N O A: SI EL EMPLEADOR E S PER S NA NATU R N O PUEDE SE R TRABAJADOR DE SU PROPIA EMPR E A, N I SE R B E T O AL S NEFICIARIO DEL SUBSIDIO FAMILIAR 7.1.1.- R azones por las cuales la empresa afiliada debe presentar actualizacin de datos a la Caja a. b. Ca mbio de Raz n Social o Nombre: se presenta cua ndo el empleador conserva el mismo Nit o cd ula, pero cambia la razn social o nombre. Para modificar el empleador debe presentar: Si es Persona Jurdica: carta informan do el nombre o razn social anterior, nmero del Nit y el nuevo nombre, y adju ntar certificado de existencia y representacin legal. Si es Persona Natural: carta informan do el nombre o razn social anterior, adjuntar certificado de Cmara de Comercio, nmero del Nit o cdula y el n u e o nombre y fotocopia de la cdula de ciudadana. v Ca mbio de Nit y Raz n Social: la empresa cambia de Nit y razn social, pero conserva las sig uientes con diciones: los trabajadores son los mismos para la nueva razn social y son liq uidados, el o bjeto social sig ue siendo el mismo y el representante legal es la misma persona. Para modificar en la Caja el em pleador debe presentar: Formulario de afilia cin para el nu e v Nit, co n todos los soportes. o Desafiliacin definitiva d el Nit anterior, co n Certificado de Cmara de Comercio de cancelacin de matricula Desafiliacin Definitiva: documentos que se req uieren cuando la empresa se liq uida definitivamente:

mercantil. c.

Registro Cmara de Comercio de Cancelacin Matrcula Mercantil. E n los sig uientes casos: Terminacin de Actividades. Disolucin y Liq uidacin. Concordato. Venta de la empresa o Fallecimiento del propietario. Documento Leg al de Terminacin de la Em presa en el caso de Entidades Oficiales, Decretos, R esoluciones, Acuerdos, y q ue la fecha ig ualmente coincida c o nel ltimo mes del aporte a la Caja. d. Retiro Parcial de la Empresa: se presenta cuando hay retiro de todos los trabajadores depen dientes y la empresa contina funcionando con el propietario y en la base de datos queda registrada como retiro parcial, en este caso enviar o ficio de solicitud ycopia de los retiros de EPS y ARP de los trabajadores o reporte de Pla nilla nica.
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E n el caso de contratistas, u niones temporales o consorcios y q ue su afiliaci n obedec e a un contrato de construccin, se puede desafiliar parcialmente al terminar un contrato, para lo cual deb e allegar a la Ca ja el acta final del contrato. e. Ca mbio de Zona: Carta de solicitud firmada por el Representante Legal solicitando cambio de Zona, Pasto, Ipiales, Tu maco. Cuan do se trate de afiliaciones de trabajadores en estas zonas del departamento de Nario. f. g. h. Modificacin de Fecha para Pago de Subsidio: Se hace solamente por pe ticin de la Oficina de Su bsidio , para el caso de pago de retroactivo para cuota monetaria, cu ando la empresa cancela aportes por periodos anteriores a la fecha de afiliaci n a la Caja. Ca mbio de Direccin o Telfono: So li itud escrita por la empresa. c Ca mbio de Representante Legal: Si es Persona Natural: Cancelaci n de Matricula Mercantil y/o Traspaso del sig uiente Representante Leg al. (Por venta o cesin de derechos). Si es Persona Jurdica: Registro de Cmara y Comercio con ca mbio del Representante Legal para empresas privadas; para publicas, acta de posesin; para Cooperativas, Asociaciones, Cole gios entre otras presentar actas de nombramiento. 8.- BENEFICIOS DE AFILIACI N 8.1.- B E NEFICI OS PARA EMPLEADORES Los empleadores que cum plen con la o bligaci n de pagar los aportes parafiscales como ordena la ley 21 de 1982 obtienen los sig uientes beneficios: L a Direccin de Imp uestos Nacionales deduc e de la declaracin de renta y com p lementarios el valor eq uivalente a los salarios sobre los cuales se realiz los aportes. Las Cajas, el SENA e ICBF le expiden paz y salvos y/o certificaciones por pago. Posibilid ad de realizar contratos o convenios c o n el sector o ficial a nivel n a conal, departamental y i distrital. 8.2.- B E NEFICIOS PARA LOS TRABAJADORES D ELAS EMPR E AFILIADOS SAS Para definir los beneficios de los trabajadores que dependen de una empresa afiliada, debem os primero clasificar a estos trabajadores de la siguiente manera: 8.2.1TRABAJADORES AFILIADOS AL RGIMEN DEL SU B SIDIO FAMILIAR:

So n todos los trabajadores de carcter permanente que prestan sus servicios personales a un em pleador p blico o privado, afilia do a una Caja de Compensacin. Se entiende que un trabajador se encuentra afiliado a una Caja de Compensacin, cuan do el respectivo em p leador al cual se encuentra v in c u haya sido aceptado y p ermanezca vigente su vin c u lado lacin con la C aja y no haber sido objeto de retiro volu ntario debidamente aceptado , o exp ulsado de conformidad co n lo previsto en el Artculo 45 de la Ley de 1982.

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L aafilia i n de los pensionados y los trabajadores in dependientes permanece vigente desde su aceptacin hasta su retiro volu ntario, o c prdida de su calid ad por el no pago de los aportes por el lapso de 3 meses consecutivos.

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8.2.2.- TRABAJADORES MONETARIO :

BE NEFICIARI OS DEL SU B SIDIO

FAMILIAR

So n trabajadores beneficiarios de todos los servicios de la C aja y d el S ubsidio en dinero lla mado cuota monetaria, los trabajadores de carcter permanente afilia dos al rgimen del subsidio familiar, con remuneracin hasta cuatro veces (4 ) el Salario Mnimo Legal Vigente SM L, V personas a cargo debidamente demostrada allegando los documentos que le den derecho a percibir la prestacin del subsidio con familiar en dinero. 8.3- TRABAJADORES INDEP ENDIENTES Y DESE M PLEADOS AFILIADOS A LA CAJA D E COMP ENSACI N FAMILIAR: So n las personas que no encontrndose dentro de las categoras anteriores, pueden tener acceso a los servicios sociales de las Cajas de Compensacin Familiar po r disposici n de la Ley o en desarrollo de convenios por las mismas, su afiliacin a la Caja es Voluntaria. 8.4.PENSIONADOS AFILIADOS AL R IG DEL SU B MEN SIDIO FAMILIAR:

So n las personas que tienen calidad de pensionado y se encuentran volu ntariamente afiliadas a una Caja de Compensacin Familiar, como afilia n volu ntaria. Los pensionados afiliad os gozan de todos los servicios de la C aja igualmente sus personas a cargo incluido el subsidio ci de viv ie n d ,aexcepto la cuota monetaria. 9.- RGIMEN ESPECIAL DE APORTES PARAFISCALES Segn la ley 789 de 2002 rgimen especial de aportes para la promocin del em pleo y proteccin al desempleo, estarn excluidos del pago de aportes parafiscales los em pleadores que vin c u trabajadores adicionales a los que tenan en promedio en el a o 2002 con las len sig uientes caractersticas, siempre que estos no superen mas de tres salarios mnimos legales mensuales vigentes: Personas que hayan sido vinculadas para prestar el servicio a una empresa desde los lugares don de se encontraren privadas de la libertad o fueren vinculadas mediante contrato de trabajo sin solucin de continuidad despus de h aber recobrado la libertad. Personas c o n disminucin de su capacidad laboral superior al 2 5% debidamente calificada por entidad competente. Reinsertados de grupos al margen de la ley, debidamente certificados por entidad com petente. Personas entre 16 y 25 aos estudiantes y trabajadores mayores a 50 aos. Los estu diantes con jornadas de estudio diaria no inferior a 4 horas, que a su vez trabajen en jornadas de hasta 4 horas diarias o en jornadas flexibles de 24 horas semanales, sin exceder la jornada de 6 horas diarias, estarn excluidos de los aportes parafiscales siempre que no sobrepasen mas del 10% del valor de la nomina respectiva de la empresa, sus empleadores debern efectuar los aportes a pensin, salud y riesgos profesionales en proporcin a los porcentajes establecidos y su base de cotizacin ser de un salario mnimo legal mensual vigente. Jefes cabeza de hogar, segn la ley 789 de 2002 la persona que demuestre haber sido afiliada anteriormente como cotizante y no como beneficiaria a una EPS o a la C aja con personas a cargo y q ue al momento de recibir el beneficio no este afiliada c omo empleada ni a un EPS ni a u na C a ni como cotizante ni como beneficiaria. ja, Las empresas que pretenden contratar trabajadores para hacerse acreedores al rgimen especial de aportes deben acreditar:

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El valor de los aportes parafiscales al momento y d u ra te toda la ejecucin del contrato debe ser igual o su perior a la su ma aportada n d urante el periodo inmediatamente anterior a la contratacin ajustada al IPC ajustado po r el DANE. Que no tenga d eud as pendientes frente a periodos anteriores po r concepto de aportes parafiscales, pensiones, salud y riesgos profesionales.

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El valor de los aportes exentos no podr representar mas del 10% de los aportes que la empresa deba realizar normalmente por cada uno de los aportes parafiscales, objeto de la exencin temporal. Empresas entre 5 y 10 trabajadores tendr derecho a la exenci n de aportes por un trabajador adicional. L a exenci n prevista se aplicar siempre que la tasa de desem p certificada por el DANE sea su perior al 12%, mientras persista la leo situacin en la respectiva regin en la que opere el sistema de Cajas de Comp e n sacin y m ximo tendr u na vigencia de 4 a os contados a partir de la fecha en que entre a regir la ley 78 9 de 2002.

9.1.Afilia cin Voluntaria para trabajadores de R g imen Especial de Aportes l articulo 19 de la ley 789 de 2002 establece R gimen de afiliaci n volu ntaria para exp ansi n de cobertura de servicios sociales para aquellos empresarios que volu ntariamente q uieran afiliar a los trabajadores por los que no estn o bligados a aportar a las Cajas de Compensaci n por ser beneficiarios del rgimen especial de aportes de que trata l articulo 13 de la misma ley, en este caso el em presario debe pagar el 0.6% sobre una base de un salario mn mo leg al mensual vigente, sin que esta suma otorgue derechos sobre el pago de i subsidios monetarios, limitndose el beneficio a actividades de recreacin, capacitacin y turismo social en igualdad de condiciones frente a los dems afiliados a la Caja. 10.- PROCESOS DE FISCALIZACIN Y COBRO Los empleadores tienen la obligaci n de enviar la respectiva nomina de salarios, cua ndo lo solicite la Caja a la que estuvieren afiliad os y deben permitir la revisin de la misma en la sede de la empresa o domicilio d el patrn. (Articulo 50 decretos 341 de 1988). Los profesionales de fiscalizacin autorizados por la Caja de C ompensaci n podrn verificar en las em presas la afilia n correcta y ci oportu na de los trabajadores a las respectivas entidades de seg uridad social, como tambin los aspectos relacionados co n las nominas y co n los diferentes elementos integrantes del salario que la conforman, co n el o bjeto de establecer que efectivamente se encuentran bien liq uida dos los aportes de conformidad co n las normas que rigen el S ubsidio Familiar, ley 21 de 1982, decreto 1042 de 1978 y dems normas com plementarias. El rgimen de Seguridad Social y las Cajas de Compensaci n podrn establecer conjuntamente mecanismos para que todos los trabajadores depen dientes puedan estar protegidos por el rgimen de Seguridad Social y Subsidio Familiar, en los trminos y con diciones sealados en la ley, desde el mo mento de su vin c u n laboral. (Articulo 12 Decreto 562 de 1990). laci L a Su perintendencia del S ubsidio Familiar velar porque no se presente evasin y elusi n de aportes por parte de los afilia dos a las Cajas, en tal sentido podrn solicitar informacin a las entidades rectoras del rgimen general de pensiones, a la DIAN , a las entidades recaudadoras territoriales y otras entidades que reciban contribuciones sobre nomina (articulo 24 n umeral 10 ley 789 de 2002). Las Cajas de Compensaci n podrn acu dir ante los inspectores de trabajo c o n el fin de hacer cum p r las o bligaciones de los empleadores en li cu anto a la afiliaci n de los trabajadores, lo mis mo que para verificar las bases de liq uidaci n y el pago oportuno de los aportes parafiscales sin perjuicio de las acciones civ ile y ad ministrativas a que h aya lu gar (articulo 5 decreto 562 de 1990). s L a DIAN podr levantar la reserva de las declaraciones de im puesto sobre la renta y com p lementarios, nicamente en relacin con los pagos lab orales o bjeto de los aportes, para efectuar cruces de informacin con el IS S, ICBF, SENA y C ajas de Compensacin, tendientes a verificar l cumplimento del pago de los aportes a dichas entidades y a petici n de cualq uiera de estos organismos (articulo 4 ley 89 de 1988 articulo 587 del Estatuto Tributario). Igualmente estas entidades podrn suscribir todo tipo de convenio interinstitucional para el intercambio, procesamiento o com p lementacin de la informacin en materia de afili cion es, liq uid aci n y p a g oportu no de aportes (articulo a o 12 decreto 562 de 1990).

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10.1.- EMPR E EN MORA SAS

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Cuando una empresa se encuentre en mora en el pa go de dos meses de aportes o existe inexactitud en los mismos, la liq uidacin que realice un funcionario autorizado del rea de aportes de la Caja y presente ante el representante legal de la misma, ser titulo ejecutivo de cobro de los aportes adeudados (articulo 21 pargrafo 4 ley 789 de 2002). L a Caja no est oblig ada a pagar el S ubsidio Familiar en dinero a aquellos trabajadores cuyo em pleador est en mora. L a Caja de Compensacin Familiar de Nario ofrece la oportunidad a las empresas en mora, de realizar un convenio de pago y de esta manera facilitarles la cancelacin de los perodos adeudados. Para ello la em presa se puede comu nicar con la Coordinacin de Aportes de la Caja y suscribir el convenio de Pago. 10.1.1a. SANCIONES POR MORA EN EL PAGO D EAPORTES

Por parte de la Caja: Suspensin de servicios y subsidio tales como S ubsidio de Vivien da, Servicios de Crdito por libranza o mercadeo y subsidio en dinero.

l articulo 21 de la ley 789 de 2002 establece cuando la Caja deba desafiliar a una empresa o afilia do , por mora en dos (2) meses en el pago de sus aportes en formar reincidente o inexactitud en los mismos, para e llo deber previamente darle oportu nidad de que se ponga al da o corrija las inconsistencias, para lo cual otorgar un lapso prudencial contado a partir de la fecha de recib o de la liq uid acin escrita de lo adeudado. Pasado el trmino previsto y no cu m pe co n el pa go proceder a su desafiliaci n c omo exp ulsin de la base de datos, mediante l resolucin motiva da firmada por el C onse jo Directivo de la Caja o quien haga sus veces, pero deber volver a recibir la afilia cin si se la solicitan, previa cancelacin de lo adeudado , ms los aportes correspondientes al tiempo de la desafiliacin. Tambin podr exp ulsar una empresa cuan do se presente una de las sig uientes causas graves (articulo 45 ley 21 de 1982 y d e m normas s com plementarias): Suministro de datos falsos por parte del em pleador a la Caja. Violacin a las normas sobre salario mnimo legal. Disminucin de aportes sin causas justas. N o e nvo de informes sobre novedades de trabajadores que den lu gar Pago de S ubsidio Familiar en dinero fraud ulento. b. Por parte de la DIAN: El em pleador que no acredite el pago de aportes parafiscales con la presentacin del paz y salvo exp e d por la ido Caja de C ompensaci n Familiar, la DIAN le desc on oc e las deducciones por salarios de su respectiva declaracin del im puesto sobre la renta y com plementarios y desarrollar programas de fiscaliz a n para verificar el inc umplimiento de los contribuyentes c o n los ci aportes parafiscales y proceder al rechazo de costos y deducciones. (Artculo 25 ley 789 de 2002). Por parte del Ministerio de la Proteccin Social y de la Superintendencia del Subsidio Familiar: Al em pleador que incum pla con cualquiera de las sig uientes cond uctas: N o inscribir en la Caja de Compensacin a todas las personas con las que tenga vinculacin lab oral, siempre que exista la o blig a in, no pagar cumplidamente el pago de aportes parafiscales a la Caja y no girar oportunamente c los aportes y cotizaciones a la C aja de acuerdo con las disposiciones legales y no informar los retiros y las novedades laborales de sus trabajadores frente a la Caja, el Ministerio de la Proteccin Social y la S uperintendencia del S ubsid io Familiar le impondrn m ultas sucesivas de hasta 1000 Salarios mnimos mensuales legales vigentes a favor d el Fondo para el Fomento al Empleo y Proteccin al Desempleo previsto en la ley 789 de 2002.

c.

10.2.- EMPR E EVASORA: SA

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So n Evasoras las Empresas o Empleadores que ocup an u o ms trabajadores permanentes y no se encuentran registrados en el sistema del subsidio familiar, en nin guna de las cajas de compensacin que operan en el Departamento y p uede ser causada po r la informalidad o desconocimiento de la Ley y p u e e ser volu ntario o involu ntaria. d

10.3.- EMPR E ELUSORA: SA So n las empresas afilia das, que realizando los aportes mensualmente, excluyen alguno(s) de los elementos integrantes del salario, o excluyen alg n trabajador(es), con el pago de aportes c o nel pa go de su mas inferiores a la o bligacin real. (os)

11.- SUBSIDIO FAMILIAR MONETARIO 11.1 QU TRABAJADORES T ENEN DERECHO AL SU B I SIDIO FAMILIAR MONETARIO? Artculo 3 Ley 789/02 Tienen derecho al subsidio familiar en dinero los trabajadores cuya remu neracin mensual, fija o variable no sobrepase los cuatro (4 ) SM L, V siempre y cua ndo laboren al menos 96 horas al mes; y q ue sumad os sus ingresos con los de su cnyu ge o compaero (a) permanente, no sobrepasen el monto de seis (6) SMLV. 11.2.TRABAJADOR QUE LABORA EN VARIAS EMPRESAS: Cuando el trabajador presta sus servicios a ms de un empleador, se tendr en cuenta para efectuar el cmputo para el cobro del subsidio familiar monetario, el tiem po diario laborado y el salario devenga do para todas ellas y se debe afiliar por la empresa que devengue mayor salario. Si el salario es igual el trabajador puede escoger la empresa por la cual se afilia a la Caja. N O A: En ningn caso se debe afiliar por ms de una empresa a una Caja de C ompensaci n T Familiar. 12.- PERSO N A CARGO BENEFICIARIAS DEL SUBSIDIO FAMILIAR AS Las personas a cargo beneficiarias del subsidio familiar en dinero y en especie esta reglamentado en l articulo 3 pargrafo 1, de la Ley 789 de diciembre 2002, y se encuentran las sig uientes: 1. Hijos legtimos, naturales, adoptivos e hijastros, hasta la edad de 18 aos o sin lmite de edad cuand o presentan invalid e z entre los 12 y 18 , aos deben demostrar estar estu diando. 2 . Padres del trabajador m ayores de 60 a os o sin lmite de edad, cu ando so n invlidos, siempre y c u a no nin guno de los dos reciban d salario, renta o pensin alg una y dependan econmicamente del trabajador, no podrn cobrar sim ultneamente este subsidio mas de uno de los hijos trabajadores. 3. Hermanos del trabajador hurfanos de padre y madre, hasta la edad de 18 aos o sin lmite de edad cu ando so n invlidos, entre 12 y 18 aos deben estar estu diando, siempre y c uan do c onvivan y d ependan econmicamente del trabajador. 12.1.- CMO S E INSCRIB E LAS P ERSONAS A CARGO? N Presentando form ulario de afiliaci n de trabajador completamente dilig enciado y adjuntando los documentos requeridos para caso depen diendo de la persona a cargo a inscribir, as:
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12.1.1.- HIJOS, LEGITIMOS, NATURALES, ADOPTIVO S O HIJASTROS, (Independiente del estado civil del trabajador).

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Registro civ li de nacimiento de los hijos en el cual figure el nombre de los padres. Registro Civ li de matrimonio o partida de matrimonio eclesistico siempre y cua ndo exista y est legaliza do el matrimonio de lo contrario deben presentar declaracin juramentada en la que c onste que c on vive en u ni n libre con la madre de los menores que relaciona como hijos y q ue d ependen econmicamente del trabajador. Escritura de adopcin cuando el hijo a inscribir es adoptivo. Si los hijos son mayores de doce (12) aos certificado de estudio de establecimiento docente debidamente aprobado. Certificado de invalid ez por la EPS donde se encuentre afilia do cua ndo el menor es invlido. Fotocopia cd ula del trabajador. Fotocopia cd ula de la madre. Cuando se afilia hijastros deben adjuntar copia del carn de afiliaci n o certificacin de la EPS donde se encuentre afilia do como beneficiario.

12.1.2.- C N YUGE Se registra en el form ulario con el n mero de cd ula y la fecha de nacimiento adjuntado fotocopia de la cedula de ciudadana.

12.1.3.- PADR E MENO R S D ESESEN T A(60) A O S EEDAD INVALIDOS S E D Registro civ li de nacimiento del trabajador en el cual figure el nombre de los padres. Fotocopia cd ula del trabajador. Fotocopia cd ula de ciudadana de los padres. Certificado de invalid ez exp e d po r la EPS donde se encuentre afiliado. ido Declaracin Jurada sobre dependencia econmica y manifestacin de que no reciben salario, renta o pensin alguna ning uno de los dos padres.

12.1.4.- PADRES MAYORES D ESESEN T A(60) A O S Registro civ li de nacimiento del trabajador en el cual figure el nombre de los padres. Fotocopia cd ula del trabajador. Fotocopia de la cdula de ciu dadana de los padres. Certificado de supervivencia expe d do por notara o alcalda. i Declaracin jurada sobre dependencia y q ue no reciben salario, renta o pensin alguna. Si alguno de los dos es fallecido adju ntar registro civil de defuncin.

12.1.5.- HIJASTROS DENTRO D EUN MATRIMO N IO Registro civ li o eclesistico de matrimonio. Registro civ li de nacimiento del hijastro en el cual figure el nombre de los padres. Si el hijastro es mayor de doce (12) aos certificado de estudio. Declaracin jurada so bre: 1.- dependencia econmica, 2.- que c onviv a con el hijastro un lapso su perior a dos (2) aos, 3.- que el padre o madre biolgicos no recibe cuota monetaria. Fotocopia del carn EPS don de este afilia do el hijastro por el trabajador q ue lo afilia a la Caja.

12.1.6 HIJASTROS DENTRO D EUNA UNIO NLIBRE

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 Registro civ li de nacimiento del hijastro en el cual figure el nombre de los padres. Si el hijastro es mayor de doce (12) aos certificado de estudio. Declaracin jurada sobre: 1.- dependencia econmica, 2.- que c onviva con el hijastro un lapso su perior a dos (2) aos, 3.- que el padre o madre biolgicos no recibe cuota monetaria, 4.- qu e c onvive co n el padre o la madre del menor. Fotocopia del carn EPS don de este afilia do el hijastro por l. 12.1.7- HERMANOS H U RFANOS D EPADRES Certificado de defu nci n del padre y la m adre del trabajador. Registro civ li de nacimiento de los hermanos en el cual figure el nombre de los padres. Si el hermano es mayor de doce (12) aos certificado de estudio. Los hermanos cuan do no son reconocidos por el padre no se aceptan. Registro civ li d el trabajador. 12.1.8PADR E H E R ANOS HU S, M RFAN O S D E PADRES, HIJOS: INVLIDOS Certificado de invalid ez exp e d po r la EPS, donde se encuentre afiliado. ido MO S E ACR E ID A LA ESCOLARIDADO Y LA SUP ERVIVENCIA D E LAS P ERSONAS A T

12.2.- C CARGO?

An ualmente el trabajador debe actualizar el certificado escolar debidamente firmado por el establecimiento docente, de los beneficiarios del subsidio monetario, hijos, hijastros y hermanos hurfanos de padres m ayores de doce (12) a os, en p ocas de inicios del ao escolar o inicios del semestre u niversitario. Para hijos m ayores de 18 aos, padres mayores de 60 aos, hermanos hurfanos de padre y m adre mayores de 18 aos discapacitado o invlidos, depen dientes del trabajador deben presentar en septiembre de cada ao , d ocumento que acredite la SUPERVIVIENCIA, firmado por notario publico o entidad comp e en te en el municipio o loc alidad don de habite el hijo , padre o hermano, discapacitado. t 12.2.1.- FECHAS LMITE D EPR E T SEN ACI N CE R IFCADO ESCOLAR T I E n la fecha de afilia i n y se renueva cada ao escolar en septiembre y hasta el 10 Octubre de cada a o , certificado de escolaridad en c ed ucacin primaria y secundaria, de establecimiento docente debidamente certificado. Para estudiantes universitarios el 10 Agosto y 10 Enero de cada ao. 12.2.2- FECHA LMITE D EP RESENTACI N D ECERT I ICADO D ESUPERVIVENCIA F PARA LOS PAD R S MAYORES DE 60 AOS, O HIJOS, HER M E ANOS H U ERFANOS DE PAD R Y MAD R MAYORES D E 18 AOS DISCAPACITADOS O E E PADRES MENO R S DE 60 AOS DISCAPACITADOS deben presentar certificados de su pervivencia en la fecha de afilia cin y an ualmente se debe E actualizar el certificado de su pervivencia en septiembre y has ta el 10 de octubre de cada ao.

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12.2.3.-QUINES PUEDEN COBRAR SU B SIDIO FAMILIAR SIMULTNEAMENTE?

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Podrn cobrar simultneamente subsidio familiar por los mismos hijos, el padre y la madre cuyas remu neraciones sumadas las dos, no excedan el eq uivalente a cuatro salarios mnimos legales vigentes SMLV. Si los ingresos son su periores a cuatro (4) salarios mnimos legales vigentes y m en os de seis (6) SMLV, podr cobrar subsidio monetario u no de los cnyu ges o compaeros (as), y si al sumar los salarios de los dos cnyu ges exceden de seis (6) salarios mnimos ningu no de los dos podr cobrar subsidio familiar monetario. N O A: El cobro de subsidio monetario sim u T ltneo por padres o hermanos hurfanos de padres del trabajador no a plica, en este caso solo pueden ser inscritos a travs de un solo hijo o hermano a una sola Ca ja de Compensaci n Familiar. 12.2.4. FORMULARIO D EAF I IACIO ND ETRABAJADORES Y PE RSO N A CARGO AL SU B L AS SIDIO FAMILIAR

El Formulario de Afiliacin de trabajadores y personas a cargo, se dilige ncia en los sig uientes Casos: Afiliacin del trabajador y personas a cargo por primera vez, se diligencia este formulario cua ndo por primera vez registra su afiliaci n a la Caja de Compensacin. Cuando el trabajador cambia de empresa, en este caso el trabajador solo dilige ncia el formulario sin anexar d ocumentos bsicos excepto aquellos q ue ten ga que actualizar como certificados de escolaridad o su pervivencias. Adicin de personas a cargo, aplica cuando el trabajador ya esta afilia do a la Caja y n ac e un nuevo hijo en su hogar, o los padres que dependan econmicamente alcanzan la edad requerida para su afiliacin. Cuando el trabajador se reintegra a la misma empresa solo se dilig encia el form u lario tal como se seala en ca mbio de empresa. Cuando Registra un Auxilio por muerte, este caso aplica cuan do se registra un fallecimiento d el trabajador o de una persona a cargo, para efectos de reclamar el auxilio establecido en este caso.

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12.2.5.- INSTRUCCI ONES PARA EL DILIGENCIAMEINTO DEL FORMU L ARIO D EAF ILIACI ND ETRABAJOR. Llene la informacin correspon diente a datos de la empresa por la cual se afilia, datos del trabajador y datos de las personas a cargo en letra im prenta o a maq uina, en forma com p y sin enmendaduras, antes de entregar el formulario revise cuidadosamente la leta informacin suministrada y verifiq ue que el form u lario este firmado por el trabajador y el representante legal de la empresa. Los datos generales de la empresa, del trabajador, de la cnyu ge y de las personas a cargo, que consig ne en el form u lario, deben corresponder exactamente a los documentos soportes: E n primer lugar seala en el espacio en blanc o al frente de la descripcin del tramite a realizar si se trata de afilia cin por primera ve z, cambio de empresa, etc. Datos de la empresa: Se registra el Nit, la razn social, la direccin y telfono de la empresa por la cual se afilia el trabajador. Datos del Trabajador: Se registra el primer a pellido , se gun do apellido , nombres, cedula, fecha de nacimiento del trabajador, su direccin, ciudad, si su trabajo se desarrolla en el sector urbano o rural, el telfono , l genero, el estado civil, la fecha de ingreso a la empresa, el cargo que desem pea, sealar si trabaja tiempo completo y el n u m de horas, el salario bsico, si g ana comisiones, tipo de contrato, si es ero fijo la fecha de terminacin del mismo. Datos de la C nyuge o compaera permanente: En este espacio se registra los datos de la cnyu ge o la compaera co n la cual c onviv e el trabajador, sealando si recibe subsidio familiar y si manifiesta si registra la empresa por la cual lo recibe. Datos del Cnyu ge o compaera permanente: E neste espacio se llenan si afilia a hijos extramatrimoniales habidos en mujeres diferentes a la c nyu ge o compaera permanente, en cuyo caso se registran los datos de la madre ya q ue la cuota monetaria se gira a nombre de sta. Datos de las personas a Cargo del Trabajador: Se registran en orden primer apellido , seg undo ap ellido , nombres, fecha de nacimiento, docu mento de identidad, genero, seala s su estado fsic o normal o discapacidad y el p arentesco co n el trabajador. Aqu se registran los hijos, padres m ayores de 60 a os, hermanos hurfanos de padre y m adre que afilia previo cumplimiento de los req uisitos de personas a cargo. Datos de la ultima Empresa donde Comfamiliar le cancel la cuota monetaria, llena estos espacios siempre y c u a do el trabajador se n afilia por ca mbio de empresa, en cuyo caso debe anotar la razn social de la empresa, su Nit y fe cha de retiro. Finalmente firma el trabajador d espu s de la leye n d Bajo la gravedad del juramento declaro que este form ulario ha sido exa minado por m a y todos los d atos que a mi se refieren so n exactos, y firma el representante legal de la em presa por la cual se afilia.

13- SUBSIDIO MONETARIOS ESPECIALES O EXTRAORDINARIOS 13.1.- POR DEFUNCI N DEL TRABAJADOR: Artculo 3 numeral 6 de la Ley 789/2002. E n caso de muerte de un trabajador beneficiario, la Caja de C om pensaci n Familiar, continuar pagan do durante doce (12) meses el monto del subsidio por personas a cargo, a la persona que acredite haberse responsabilizado de la guarda, sostenimiento o cuidado de las personas a cargo del trabajador fallecido. El responsable de la guarda de las personas a cargo deber presentar form ulario de afiliacin de trabajador y personas a cargo marcando el espacio a uxilio por muerte, al cual debe adjuntar registro civ i de defuncin. Esta informacin l deber ser dentro de los 60 das sig uientes a ocurrir el fallecimiento32 contrario perder este auxilio. , caso

El em p leador dar aviso inmediato de la muerte de un trabajador afilia do a la Caja de Com pensaci n Familiar donde certifique la fecha hasta la cual el trabajador labor. 13.2.- POR DEFUNCI N D E P R O E S NA A CAR G : Artculo 3 numeral 5 de la Ley O 789/2002. E n caso de muerte de una persona a cargo por la cual el trabajador estuviere recibien do subsidio familiar, se pagar un subsidio extraordinario por el mes en que este ocurra, equivalente al valor de 12 mensualidades de la cuota monetaria que viniere recibien do por la persona fallecida. Para reclamar este subsidio el trabajador debe presentar form u lario de afiliaci n de trabajador y personas a cargo marcando el espacio a uxilio por muerte y adjuntar el registro civil de defu ncin. 13.3.- DOBLE CUO T AMONETARIA POR DISCAPACIDAD, artculo 3 numeral 4 de la Ley 789 de 2002. Los padres, los hermanos hurfanos de padre y m ad y los hijos, que sean invlidos o de capacidad fsica dismin uida que les impida re trabajar, causaran do ble cuota de su bsidio , familiar sin limitaci n en razn de su edad. El trabajador beneficiario deber demostrar que las personas se encuentran a su cargo y conviven con l. 13.4.- TRABAJADOR CO NMS D EUN GRUPO FAMILIAR: El trabajador (a) tiene derecho a inscribir en L a C aja de Compensacin a todos los hijos que dependan econmicamente de l o ella, se an stos habidos con uno u otro compaero (a) que convivan ono. 14.- DEVOLUCI NDE CUOTA MONETARIA E n forma in media ta, los trabajadores deben devolver a la Seccin de Subsidio , la cuota monetaria c omo subsidio en dinero, que se haya liq uid ado a un trabajador q ue a la fecha de liq uidacin se encuentre retirado o que estan do activo no ten ga derecho a dic ho subsidio por haber lab orado menos de 9 6 horas en el respectivo mes o por haber superado el lmite de rem uneracin sealado por la Ley. PARGRA F : L a empresa ser responsable ante la Caja por el valor del subsidio que se gire sin derecho a los trabajadores O dependientes. REC L AMOS: La relacin de la Caja, es directamente c o n la empresa afiliada, por lo tanto , tod os los reclamos los debe hacer la misma por escrito, a travs de la persona encargada del manejo de la relacin Caja-Empresa o directamente por el trabajador beneficiario. 14.1.- TRMITE PARA SOLICITAR QUE L A CUO T ADEL SU B SIDIO FAMILIAR MONETARIO SEA GIRADO A PERSON A D FERENTE AL I TRABAJADOR 14.1.1.-PARA CUO T A MONETARIA POR PADRES: la persona interesada (el Trabajador o el Padre beneficiario) debe elaborar una solicitud por escrito que co ntenga los sig uientes datos: Nombre y n m de cdula del trabajador. ero Motivos por los que hace la solicitu d. Firma y cd ula de ciudadana de quin hac e la solicitud.

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Esta solicitud debe ser presentada a la o ficina de S ubsidio de Comfamiliar de Nario. L aCaja efectuar un estu dio d el caso y si considera que el subsidio familiar debe ser girado a persona distinta del trabajador, realiza los registros necesarios en el sistema para que la cuota monetaria sea girada a la persona autorizada. 14.1.2.-PARA CUO T A MONETARIA POR HIJOS D EMADRE DIFERENTE A LA C N YUGE: Aplica nicamente en el caso que el trabajador es el padre biolgic o en c uyo caso presentar custodia expedida por I.C.B.F o sentencia de juzgado sobre patria potestad de los hijos, en cuyo caso el subsidio ser girado al padre. 15- REINGRESOS DE TRABAJADORES Cuando un trabajador se retira de una empresa y vue lve a ingresar en una fecha posterior a la misma empresa o a una diferente, afiliada a la Caja de Com pensaci n Familiar de Nario COMFAMILIAR NAR O, p uede ser inscrito en la C aja c o n el dilig enciamiento del Formulario I de Afiliacin Trabajadores y Personas a cargo marcando la casilla reingreso o ca mbio de empresa segn el caso, no adjunta docu mentos de las personas a cargo ingresadas la primera ve z, pero, si entre las personas a cargo estn hijos, hermanos hurfanos de padre y m ad re mayores de doc e (12) aos y/o padres por los que reciban subsidio familiar monetario, deben presentar actualizados adjuntos al formulario, los siguientes docu mentos: Certificado escolar Certificado de supervivencia N O A: En los reingresos se activarn las mismas personas que el trabajador tena afiliadas antes del ltimo retiro. Es responsabilidad del T trabajador in dicar si no desea reingresar alguna de estas personas. 16- CUNDO RECIBEN EL PRIMER SUBSIDIO LOS TRABAJADORES BENEFICIARIOS? Los trabajadores beneficiarios de subsidio familiar monetario o de servicios tienen derecho, desde el primer mes po r el cual la empresa cancel aportes, siempre y c uando presente el formulario de inscripcin de los trabajadores co n todos los documentos de Ley solicitados para cada caso, dentro de los sesenta (60) das sig uientes a la aceptacin de la afiliacin de la empresa, estos beneficios los recibe a travs de la TARJETA PREFERENCIAL ELECTRON CA. I Si la empresa se toma los sesenta (60) das de Ley para inscribir sus trabajadores, puede solicitar el pa go retroactivo de este perodo envia n d una c omunicacin a la Seccin de S ubsidio , siempre y cua ndo h aya sido emitido el subsidio monetario del primer mes. o 17.- CADUCIDAD DEL DERECHO A LA CUOTA DE SUBSIDIO EN DINERO Las acciones correspon dientes al subsidio familiar prescriben en los trminos del Cdigo Sustantivo de Trabajo. Sin embargo, el derecho a la cuota correspon diente a un mes determinado, ca duc a al vencimiento del mes subsig uiente, en relacin co n los trabajadores que no hayan aportado las pruebas del caso, cua ndo el respectivo em pleador haya p aga do oportunamente los aportes de ley por intermedio de una Caja de Compensacin Familiar, el trabajador presenta los documentos a los 90 das de que la empresa pago los aportes del primer mes, no tiene derecho a la cuota monetaria por ese mes. E notras palabras tiene derecho a retroactivo nicamente por dos meses. 18.- QU DOCUMENTOS DEBEN ADJUNTAR A LA CARTA DE SOLICITUD PARA EL PAGO RETROACTIVO DEL SUBSIDIO FAMILIAR? 1 2 Fotocopias de las nminas de salarios, de los meses por los cuales se solicitan los subsidios. Adjuntar las novedades presentadas en dic ho perodo como incapacidades, vacaciones, licencias no remuneradas, etc.

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19.- QU DEBE HACER L EMPR E AF I IADA PARA QUE COMFAMILIAR LE EMIT AEL SU B A SA L SIDIO A SUS TRABAJADORES D E MANERA M ENSUAL? Cancelar oportunamente sus aportes dentro del plazo sealado en los Decretos 1670 de 200 7 y tener los trabajadores y personas a cargo inscritos o sea haber presentado a la C aja el formulario de afiliaci n de trabajador y personas a cargo y h aber adjuntado los d ocumentos que demuestren que tiene personas a cargo. 20.- QU PASA SI LA EMPRESA N OCANCELA EL APORTE DENTRO DEL PLAZO SEALADO? Si la empresa no cancela de manera oportuna el aporte, la C aja no le liq uida la c uo ta monetaria del mes q ue no ha cancelado, el sistema acum ular dichos subsidios y sern girados co n la e misi n siguiente. 21.- EMISI NDE LA TARJETA PREFERENCIAL ELECTR N PARA PAGO DE CUOTA MONETARIA Y ACCEDER A LOS SERVICIOS ICA Una vez el trabajador leg alic e su afiliaci n c o n sus personas a cargo ante la Caja, esta le emite una tarjeta Preferencial electrnica, la cual ser emitida al mes siguiente de la afilia n d el trabajador y podr retirarla en la Coordinacin de Tesorera de la Caja, esta no tiene fecha ci de vencimiento pues su naturaleza v ig encia indefinida. Esta Tarjeta servir para redimir el subsidio familiar en dinero y acceder a los servicios de la Caja c omo carn de afiliacin. N O A: C uan do el trabajador se retira de la empresa, debe conservar la Tarjeta Preferencial. La empresa no debe pedir su T devolucin.

21.1.- REQUISIT O S PREFERENCIAL

PARA SO L ICITAR DUPLICADO D E LA TARJETA

Oficio motiva do d el trabajador beneficiario, solicitan do el du plicado dirigido a la Co ordinacin de Subsidio. Cancelacin del valor establecido para tal fin. Denuncia por perdida o hurto. EN LA TARJETA

21.2.- CMO Y DOND E S E R E E EL SU B DIM SIDIO FAMILIAR MONETARIO CARGAD D O PREFERENCIAL?

El trabajador beneficiario del subsidio familiar monetario, puede redimir la cuota monetaria en cualquiera de los puntos de venta: S upermercados y Drogueras de COMFAMILIAR NAR Oy lo p u e e retirar parte en efectivo y en productos, o todo en prod uctos, presentando I d la Tarjeta Preferencial de pago electrnico de subsidio y su d ocu mento original de identificacin, en cuyo caso tendr descuento del 3 % en la compra. Ig ualmente la Caja ha establecido c onvenio con una Entidad Financiera para que pueda redimir el subsidio en efectivo.

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21.3.- CUNTO TIEMPO PUED E TENER LOS VALORES POR CUO T A MONETARIA EN LA TARJETA ELECTRO N ICA?

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Los valores cargados en la tarjeta preferencial electrnica solo estn hasta 6 meses, pasado este tiempo estos dineros regresan a las cuentas de la C aja. Si un trabajador tiene derecho a determinado valor que la Caja haya regresado a sus cuentas, debe tramitar su reintegro. 21.4.- QU DEBE HACER EL TRABAJADOR QUE S E R E TIR D EUN AEMPR E PARA R E L SA, C AMAR EL SUB S FAMILIAR MONETARIO A QUE IDIO T I NE DERECHO EN ES E MES? E Debe presentarse en cualq uiera de los puntos de venta de COMFAMILIAR NAR Oo en la entidad autorizada en la fecha de liq uid aci n que I realiza la Caja mensualmente.

22.- RETIRO DEL TRABAJADOR L a empresa es la responsable de informar cualq uier modificacin que ocurra con sus trabajadores dentro del mismo mes que ocurra y en momento del pago del aporte respectivo. Si por falta de informacin de la empresa la C aja liq uidara valores por cuotas monetarias de trabajadores retirados por falta de notificacin la empresa ser la responsable de los pagos ind ebidos y deber reintegrar dichos dineros a las arcas de la Caja.

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