PROCEDIMIENTO DE ELABORACIN Y CONTROL DE DOCUMENTOS

1.- Objetivos: El propsito de este documento es establecer las pautas y definir la metodologa para la elaboracin, codificacin, revisin, aprobacin, distribucin, adopcin de modificaciones y cambios y realizar el control de los documentos del sistema de aseguramiento de calidad. 2. Alcance: Este procedimiento se aplica a todos los documentos generados en la implementacin del Programa de aseguramiento de calidad. Los documentos regulatorios y legales emitidos por otras entidades mantendrn la identificacin y codificacin que han recibido de estas organizaciones, pero sern distribuidos y controlados de acuerdo a lo establecido en este procedimiento. Los documentos cuya existencia es anterior a la implementacin y aplicacin del Programa de aseguramiento de calidad o que se aplican en la empresa pero que requieren la aprobacin de rganos especficos de la organizacin mantendrn su identificacin, codificacin y mecanismos de actualizacin. 3. Responsabilidades El Administrador General aprueba los documentos del Programa de Aseguramiento de Calidad (PAC) y vela por el cumplimiento de los requisitos aqu definidos. El Encargado junto con el equipo del PAC, sern los encargados de la elaboracin de los documentos, su gestin y actualizacin continua pertinentes en cada rea de la organizacin. 4. Definiciones 4.1 Documento: Informacin y su medio de soporte. Se definen entre otros los tipos de documentos siguientes: Procedimientos, registros y otros documentos pertenecientes al Programa de Aseguramiento de Calidad. 4.2 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o proceso. Documento que describe la realizacin de actividades respondiendo al que, cundo, dnde, cmo, con que recursos y por quin son realizadas estas actividades. 4.3 Registro: Documento que presenta los resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades desempeadas. 4.4 Responsable de la elaboracin de documentos: Persona o grupo de personas designadas en cada rea para redactar y revisar los documentos. 4.5 Responsable de la aprobacin de documentos: Persona o cargo que de acuerdo con lo establecido en 3. Responsabilidades, aprueba los documentos del programa de Aseguramiento de Calidad. 4.6 Tenedor: Persona o cargo poseedor de un documento segn la lista de distribucin de los documentos del programa. Proceso Nombre Firma Fecha Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

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5. Requerimientos 5.1 Tipos de documentos del Programa de Aseguramiento de Calidad Se han definido los siguientes tipos de documentos: -Procedimientos -Programas -Polticas -Instructivos -Registros -Documentos Generales (anexos, manuales, otros) Se ha establecido el siguiente sistema de codificacin para parte de los documentos segn se define en la tabla 1 y 2. Tabla 1 Identificacin de tipo de documento Denominacin del documento Identificacin Procedimientos P Programas Pr Polticas Po Instructivos I Registros R Documentos Generales Segn corresponda ej. Anexo A

Tabla 2 Identificacin del Programa de Trabajo Denominacin del Programa Identificacin Programa de Aseguramiento de Calidad PAC Packing PACK Bodega BODE Frigorfico FR

5.2 Formato de los documentos Todas las Pginas de los documentos del Programa de Aseguramiento de Calidad, tendrn un encabezado como se muestra a continuacin: Cdigo: Programa de Buenas Practicas Agrcola Ttulo del documento

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Las pginas iniciales de los documentos tendrn un pie de pgina como se indica a continuacin. Proceso Nombre Firma Fecha Las siguientes pginas no llevarn pie de pgina. Todos los documentos se redactarn usando fuente Arial, tamao 12 10. Para todos los documentos se utilizar papel tamao carta. 5.3 Estructura y aspectos formales de los procedimientos. a. Ttulo: Nombre que se asigna al documento b. Objetivo: descripcin detallada de la razn y propsito del documento. c. Alcance: Delimitacin de las condiciones en las que se aplica el o los documentos y las reas o procesos a los que se aplica lo establecido en el mismo. d. Responsabilidades: Definicin de los roles que desempean cada cargo o rea. e. Procedimiento: Descripcin de la secuencia de acciones o actividades de los procesos involucrados. f. Registros o documentos aplicables: Se indicar la denominacin o ttulo de los registros y la referencia a los anexos correspondientes. g. Coordinador Interno: Persona o cargo responsable de ejecutar o verificar el procedimiento. h. Auditor Interno: Persona o cargo responsable de realizar las revisiones peridicas al procedimiento segn lo indicado en el procedimiento de auditorias internas. i. Acciones Correctivas: Accin tomada para eliminar las causas de una no conformidad real. j. Modificaciones al documento: Se registrarn los cambios que se generen al documento. NOTA: Los puntos g y h se podrn colocar juntos 5.4 Consideraciones Generales en la redaccin de documentos a. Se usar el idioma espaol. b. La redaccin debe ser clara, sin utilizar frases largas, ambiguas ni tiempos verbales condicionales. c. Se usar el mismo criterio de numeracin y orden de la estructura definida. d. El texto estar estructurado en prrafos. e. Cuando se utilicen trminos de idioma extranjero, se debe mantener el idioma original, con indicacin de traduccin evitando confusiones. 5.5 Elaboracin, revisin, aprobacin y control de los procedimientos, registros etc. Para la elaboracin de los documentos el Encargado PAC, Administrador General y/o Jefe de rea designan al o los elaboradores teniendo en consideracin la experiencia, capacitacin y conocimiento general de estas personas acerca de la actividad o proceso que ser documentado; a Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

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continuacin se detallan la secuencia de acciones para la elaboracin. a. Elaboracin del proyecto del documento. b. Revisin del proyecto y emisin de comentarios por el Encargado PA, Administrador General y /o Jefes de rea. c. Inclusin de los comentarios o sugerencias por parte del o los elaboradores. d. Una vez incluidos los comentarios (en los casos que proceda) se revisa nuevamente el documento y se pasa a aprobacin. La aprobacin del documento por el Encargado PAC, Administrador General y/o Jefes de rea o proceso al que se refiere. Fijacin de la fecha de emisin del documento. Control y distribucin de los documentos por parte del Encargado PAC, quien asignar los cdigos. Se llevar una lista maestra de los documentos, esta se debe mantener actualizada. Lista maestra de los Documentos (vase ANEXO 1). Los documentos estarn disponibles en las reas que aparecen en el alcance de cada documento. Para la distribucin de documentos se dispone de la Lista de distribucin de documentos, la que indica el rea. Al momento de la distribucin de documentos se utiliza el Formulario Ficha De entrega de documentos la que ser firmada por el tenedor del documento y por el responsable de la distribucin de los mismos (vase ANEXO 2 y 3) Todos los documentos del Programa de Aseguramiento de Calidad que sean distribuidos internamente, segn este procedimiento, llevarn escritos con la inscripcin Copia Controlada y la fecha de entrega. Los ejemplares no controlados sern los entregados a clientes, y llevarn escrito Copia NO Controlada, tambin se indicar la fecha de entrega. 5.7 Modificaciones y cambios a los documentos Para proponer modificaciones o cambios en un documento, el responsable del rea donde se genera la necesidad de modificacin del documento completa una Solicitud de Modificacin (Vase Anexo 4) y la enva al representante de la empresa, el plantea la solicitud a quienes efectuaron la elaboracin y aprobacin inicial del documento, quienes toman la decisin de aceptacin o rechazo de la modificacin solicitada. En caso de ser rechazada la solicitud de Modificacin, el representante de la empresa comunica, va memorando interno o mail de las causas de la no aceptacin a quien planteo la modificacin. Si la solicitud de Modificacin es aceptada, se procede a modificar el documento por parte de los elaboradores del documento original, luego, las mismas personas que aprobaron el documento inicial deben revisar y aprobar los cambios a los documentos. La distribucin se realiza de acuerdo a lo establecido en este procedimiento. El Encargado del PAC de la empresa en conjunto con los Jefes de reas son responsables de retirar los documentos obsoletos y colocar los documentos modificados y aprobados en los lugares que sea necesario.

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El Encargado del PAC de la empresa actualiza la lista maestra de documentos cada vez que haya un cambio para que se refleje la nueva revisin. El registro de cambios efectuados aparece al final de cada documento Modificaciones al Documentos 5.8 Control de documentos y regulaciones externas El representante de la empresa conserva las versiones actualizadas de las regulaciones, reglamentos y certificaciones de origen externo relacionadas con las actividades de su rea. El representante de la empresa controla los documentos externos a travs de el Listado de Control de la Documentacin externa (vase Anexo 5) 6. Coordinador Interno: Representante de la Empresa o Dueo Auditor Interno: Encargado del PAC 7.- Acciones correctivas y fiscalizadoras: Actualizar las listas de documentos Reemplazar documentos obsoletos Modificar documentos si corresponde 8.- Documento aplicable: Lista maestra de los Documentos Lista de distribucin de documentos Formulario Ficha De entrega de documentos Solicitud de Modificacin Listado de Control de la Documentacin externa 9.- Modificaciones al documento: No hay

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ANEXO 1 Lista Maestra de los documentos controlados Cdigo: R- PAC01 Programa de Aseguramiento de calidad Lista maestra de los Documentos controlados

Fecha de actualizacin Nmero correlativa Cdigo del documento Nombre del Documento Revisin Fecha de Emisin N de copias

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ANEXO 2 Lista de distribucin de los documentos controlados Cdigo: R- PAC 02 Programa de Aseguramiento de calidad Lista de distribucin de los documentos controlados

Fecha de Actualizacin

Cdigo

Nombre del documento

Revisin

Receptores

Nota: en el N se colocar el Nmero de copias entregadas

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ANEXO 3 Ficha de Entrega de Documentos Controlados Cdigo: R- PAC 03 Programa de Aseguramiento de calidad Ficha de Entrega de Documentos Controlados

rea, Departamento, Servicio Cargo del Receptor Nombre Firma

Cdigo

Nombre del Documento

Revisin

N de copias

Controlado por

Firma

Fecha de Entrega

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ANEXO 4 Solicitud de Modificaciones Cdigo: R- PAC04 Programa de Aseguramiento de calidad Solicitud de Modificaciones

Fecha Solicitud rea o departamento Tipo de Documento Nombre de documento Cdigo N revisin a modificar Descripcin del Cambio o modificacin

Responsables de la elaboracin y revisin inicial Conformidad con el cambio o modificacin En caso negativo exponer razones

Fecha Respuesta Autorizacin del cambio o modificacin por Representante

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ANEXO 5 Listado de control de la documentacin externa Cdigo: R- PAC 05 Programa de Aseguramiento de calidad Listado de control de la documentacin externa

Fecha de Actualizacin

Nmero correlativo

rea

Nombre del documento Fecha de Custodio Tipo de Periocidad o Ttulo de incorporacin del Documento de emisin la al Registro documento Publicacin