CADENA DE SUMINISTRO

La Cadena de suministro es un subsistema dentro del sistema organizacional que abarca la planificacin de las actividades involucradas en la bsqueda, obtencin y transformacin de los productos. Incluye la coordinacin y colaboracin de los socios del canal, o flujo de transmisin de los insumos o productos, sean estos proveedores, intermediarios, funcionarios o clientes. En cada etapa interesa la medicin correcta del flujo para evitar mermas y desperdicios. En esencia, la Cadena de suministro integra la oferta y la demanda tanto dentro como fuera de la empresa. Por ello se habla de cliente interno, y de demanda y oferta interna, para establecer los pasos y acciones especficos en la cadena productiva. Se trata de una funcin de integracin que liga las funciones y los procesos del negocio para convertirlo en un modelo de negocio coherente y de alto rendimiento. La Cadena de suministro incluye todas las actividades de gestin y logstica y por ello est presente en cada fase del proceso. Permite una gestin efectiva y, a travs de los flujos de informacin, mejora el Servicio al cliente y de la Cadena de Valor. Lo que es el producto final para A, es el producto intermedio de B o la materia prima de C, como el ejemplo del plasma. Tal como el aserradero lo es para la distribuidora de maderas, y sta para la fbrica de muebles; o el petrleo

para el transporte o la industria petroqumica y farmacutica. La cadena de suministro abastece y regula las operaciones de fabricacin, distribucin. marketing, ventas, diseo de productos, finanzas, tecnologa. El sencillo ejemplo del plato de espaguetis ejemplifica una serie de insumos para la creacin del plato. Imagine un restaurante con creacin simultnea de 200 platos distintos. O a Apple y sus iPhone, con materias primas de Mxico, Sudfrica y Brasil; con productos que se ensamblan en Malasia o Indonesia, y otros que se terminan en China o Vietnam. Las actividades de abastecimiento de la Cadena de suministro suelen transformar los recursos naturales. Por eso que en algunos sistemas ms sofisticados, los productos utilizados son reciclables, lo que indica que pueden volver a entrar a la cadena de suministro en otro punto de su proceso. Cuando este tema se integra en la cadena de suministro se habla de productos reciclables o retornables. Una Cadena de suministro tpica comienza con el proceso de evaluacin ecolgica y biolgica de los recursos naturales. Luego sigue con la extraccin de la materia prima. Desde aqu hay varios enlaces de produccin antes de pasar a las etapas de almacenamiento, distribucin y consumo. Uno de los aspectos importantes de la cadena es la sincronizacin. Cualquier falla en algn punto de la cadena crear un efecto en cadena tanto hacia atrs como hacia adelante, provocando atascos y bloqueos. De ah la importancia de regular y controlar los flujos al interior del sistema. Toda anormalidad o variacin en el ritmo de los flujos puede ser indicio de algn quiebre. Ejemplo de esto es un paro de transporte: bloquea varias cadenas de suministro en forma simultnea. Otro caso es el descenso en la venta de viviendas: corta el suministro de compra y venta de materiales de construccin, lo que tiene un impacto negativo en los flujos de crdito, y en el empleo. En las Cadenas de suministro los flujos se entrelazan. Hay flujos de entrada/salida en cada eslabn, y tambin cada eslabn es tanto insumo como producto final para otros. Es normal que en estos intercambios participen numerosas empresas que buscan maximizar sus beneficios dentro de su esfera de inters. Cada empresa suele tener un gran conocimiento sobre lo que compete a su propio proceso o juego en el campo de su esfera productiva (su propio eslabn dentro de la cadena). Pero la gran mayora desconoce completamente lo que hacen los otros eslabones de la cadena.

DEFINICIN DE COMPRAS E IMPORTANCIA.

La definicin de compras como una profesin dentro de la vida industrial y comercial de un conglomerado empresarial es la siguiente: comerciar es el acto de obtener el producto o servicio de la calidad correcta, al precio correcto, en el tiempo correcto y en el lugar correcto, siendo hasta aqu la definicin usada por los libros especializados, y, la palabra correcto(a), se puede sustituir por las de adecuado, justo y/o preciso. Sin embargo, en la actualidad compras como tal, ha evolucionado considerablemente y ha pasado en muchas empresas a ser parte de otros conceptos, como adquisiciones, aprovisionamiento o materiales, actividades que comprenden adquisiciones y otras tantas como control de inventarios y almacenes. Por lo tanto, al dar una definicin personalizada de compras en trminos de la administracin de empresas, se puede afirmar que comprar supone el proceso de localizacin y seleccin de proveedores, adquisicin de productos (materias primas, componentes o artculos terminados), luego de negociaciones sobre el precio y condiciones de pago, as como el acompaamiento de dicho proceso para garantizar su cumplimiento de las condiciones pactadas; y, en trminos de mercadotecnia, comprar es adquirir por un precio en dinero algn bien, derecho o mercanca.

Existen diversas razones por las que las compras adquieren especial importancia en toda la actividad industrial, comercial y de servicios siendo stas: la participacin del departamento de compras en la obtencin de utilidades, la fijacin del precio de compra, la operacin eficiente de la inversin, y, los costos y sustitucin de materiales.

Analizaremos cada una de ellas en puntos particulares, excepto la fijacin del precio de venta.

Participacin del departamento de compras en la obtencin de utilidades. La obtencin de utilidades es el objetivo primordial de toda empresa, por lo tanto el comercio es uno de los actos que ayudan a generar stas en la medida que se realice una buena compra. Los costos repercutirn directamente en el precio de venta del producto final, si estos son bajos, podr ofrecerse un precio de mercado competitivo y, como consecuencia, se obtendr un margen de utilidad mayor.

Fijacin del precio de compra. Algunos proveedores sostienen el precio slo por un tiempo determinado, ya que las materias primas que intervienen en el producto pueden ser de importacin, por lo cual debe haber ajuste inmediato en precios de acuerdo al deslizamiento del peso contra el dlar, razn por la cual el comprador debe estar informado de la situacin cambiaria de momento, con el objeto de garantizar que el precio cotizado sea respetado. Resulta necesario conocer que en proporcin un deslizamiento o un ajuste brusco de la relacin peso-dlar afecta al producto comprado, debido a que el precio de venta del material que se pretende adquirir aumentar en proporcin a la cantidad de materiales de importacin que lleve en s dicho producto; por ejemplo, si se compone de un 30% de material de importacin, el comprador no aceptara un aumento del 80%; por otra parte, en la negociacin debe considerarse el tipo de cambio que ha sido creado por el gobierno como ayuda o para las transacciones comerciales. Muchos proveedores mes con mes hacen ajustes a sus precios en sus materiales, aun cuando en la fabricacin de stos no intervengan productos de importacin, esto asegura que el margen de utilidad siempre sea el mismo para ellos.

La operacin eficiente de la inversin. El departamento de compras tiene que asegurar la recepcin de los materiales adecuados y en la cantidad requerida, con el objeto de transformarse y poder hacer las entregas a tiempo del producto terminado a los clientes; al mismo tiempo, debe de cuidar de mantener slo el inventario pertinente para cubrir las necesidades y mantener un coeficiente de seguridad razonable y no caer en

costos de almacenamiento que estn constituidos por el inters sobre la inversin, la obsolescencia y los costos de espacio.

Costos y sustitucin de materiales. Las compras representan un rengln en costos que pueden ser controlables por el departamento de compras, debido a que stos pueden incrementarse o disminuirse, dependiendo de la habilidad del comprador. Por ejemplo, la consideracin psicolgica en las negociaciones, a travs de la experiencia del personal de compras, tales como proyectar la oferta y la demanda, de manera que se pueda forzar una disminucin en el precio de compra, o lograr descuentos por volumen, por pagos al contado y descuentos comerciales. Al estar en constante contacto en el mercado en general, el departamento de compras est en posicin de introducir nuevos materiales en sustitucin de otros, lo que puede repercutir en abaratamiento del producto final, sin tener que sacrificar su calidad.

DECISION DE COMPRAR
El acto de comprar es uno de los ms antiguos de la humanidad, cuando en la edad de piedra se les ocurri intercambiar una cosa con otra (o mejor conocido como trueque), por lo que nacen las compras y las ventas. En Mxico, dicha administracin era incipiente y lacerante en cuanto a su manejo, ya que el 90% de las empresas que operaban eran simplemente departamentos de coloca pedidos, las requisiciones llegaban con proveedores ya escogidos en las reas tcnicas, negociaciones ya elaboradas por otras personas, faltando solo el papeleo administrativo que realizaba el llamado departamento de compras. Hoy en da muchos empresarios se han dado cuenta de la anterior situacin, por lo que deciden cambiar sus administraciones, hacer que su personal se prepare mejor e involucrarlos ms en otras funciones afines. Cuando los empresarios quisieron hacer que su personal se prepare mejor e involucrarlos ms sobre el rea, result ser un verdadero desastre: los modelos norteamericanos de funciones, flujograma, y jerarqua mal aplicada, desenlazaron en departamentos de abastecimiento, aprovisionamiento, proveedura, suministros, y hasta de adquisiciones en Mxico. Todos ellos conforman la actividad misma de compras.

Es adquirir una cosa a cambio de cierta cantidad de dinero. Esta descripcin nos conlleva al proceso administrativo; el departamento de compras lleva un papel muy importante dentro de la administracin de operaciones.

Administracin de compras, proceso. Una empresa que decide comprar materiales en lugar de fabricarlos o integrar verticalmente debe administrar una funcin de compras. Tomando en cuenta la definicin del proceso administrativo de Terry y Franklyn: la aplicacin de la planeacin, organizacin, ejecucin y control por medio de los cuales se administra un gerente, se estructura el proceso de la administracin de compras. Personalmente, podra definir a la administracin de compras como la tarea del departamento que est enfocada al costo del inventario y la transportacin, la disponibilidad del abasto y la calidad de los proveedores. Por lo tanto, contiene tambin, planeacin, organizacin, direccin y control. Dicho proceso de administracin de compras tiene algunas modificaciones, las cuales se vern a continuacin.

Planeacin Al hablar de planeacin dentro de la administracin de compras, debemos entender forzosamente que hay que fijarnos metas que nos encaminen y nos dirijan a lograr los objetivos de un departamento de compras y lgicamente de la empresa misma, por lo tanto debemos considerar los siguientes puntos.

Organizacin. El organizar es la sincronizacin jerarquizada para la consecucin de una meta. La organizacin es la necesidad bsica de conocer perfectamente los objetivos de la empresa, para el logro de los objetivos planteados en la planeacin. Aparece entonces, la divisin del trabajo, pero perfectamente sincronizada para lograr la meta fijada. Es el medio por el cual podemos definir la estructura ms adecuada para el logro de los fines de cualquier organismo social[9].

Direccin. Si sabemos que dirigir es el arte de vincular estrechamente a los hombres unos con otros, nos est indicando que en un departamento de compras debe existir ese vnculo dinmico y evolutivo, gracias al cual, los gerentes comunican constantemente lo que desean en la forma que esperan que motiven a los subalternos a apoyar planes y objetivos de la empresa. Control. Recordemos que control es la medicin de los resultados actuales y pasados en relacin con los esperados, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes. Es necesario distinguir la funcin de control, que es de naturaleza administrativa, con las operaciones de control, que son de carcter tcnico.

Procedimiento, flujo grama de compras El funcionamiento de compras debe estar dirigido por normas organizativas y funcionales precisas que hagan que las operaciones previstas siempre se realicen del mismo modo. Por lo tanto, hay que establecer procedimientos normalizados, cuyo fin es especificar para cada operacin o grupo de operaciones la participacin de sectores de la empresa y del exterior interesado. Un procedimiento es la sucesin de pasos consecutivos para realizar una actividad. Tenemos los pasos comunes que se desarrollan en torno al departamento de compras: Requisicin. Es el pedimento que se le realiza al proveedor sobre cierta necesidad de satisfacer cierta demanda de compra. En la mayora de las ocasiones, ocurre de forma verbal, resultando con ello, un dilogo entre comprador y proveedor para la futura compra-venta del bien o servicio. Cotizacin. Es el establecimiento de la cantidad a pagar, forma y plazo de pago por la adquisicin del bien o servicio en cuestin. Se abre paso a negociaciones entre el oferente y el demandante. Al hablar de cotizacin, se est hablando de la valorizacin de que los proveedores le dan a su artculo que ofrecen, representada en dinero. En el sector pblico las cotizaciones se realizan bajo la Ley de Adquisiciones en la que se determina el proveedor ganador mediante concursos o licitaciones; en el sector privado, las cotizaciones se solicitan de acuerdo a las polticas que tengan las empresas solicitantes, que generalmente son 3 cotizaciones solicitadas. 1: Pedidos u rdenes de compras. Es el documento fsico, por escrito, en el cual se estipula la cantidad y calidad requerida a entregar por parte del proveedor hacia el solicitante, indicando el tiempo y el lugar adecuado para ello, por lo que sera risible no estipular las condiciones de compras de los bienes o servicios. El pedido puede cambiar en cuanto a su forma, tamao, impresin, pero nunca variar su objetivo: hacer la solicitud de algn bien o servicio. El contenido del pedido deber de llevar por lo menos estos elementos: nmero de referencia, fecha, proveedor asignado, fecha requerida, lugar de entrega,

condiciones de pago, cantidad, unidad, descripcin, precio, importe total, autorizacin, y clusulas. Expeditacin. No es ms que una confirmacin del pedido. Lo primero que debe de hacer un expeditador es cerciorarse que el proveedor est perfectamente enterado de que hay un pedido a su favor y que se encuentra de acuerdo con todos los datos, cantidades, precios, fechas, etc., que aparecen en la orden de compra.

2: Recibo de materiales. Para ser preciso en esta descripcin, la seccin, rea o departamento de recibo (muchas veces llamado mesa de control), deber verificar que se est realizando la entrega del proveedor precisamente lo que se encuentra estipulado en el pedido u orden de compra con la cantidad correcta. Finalizada la actividad de remesa de materiales, se procede a realizar un reporte de recibo, en el cual se especifique la fecha, nombre de proveedor, nmero de pedido, entrega parcial o total, cantidad recibida, descripcin, observaciones y autorizaciones correspondientes. Control de calidad. La calidad de los productos siempre ser un factor importante. Se revisarn todos los bienes entregados, as como la valoracin del servicio ofrecido por el proveedor en su caso; de contener defectos, caractersticas daadas o incompletas en los artculos, se proceder a separarlos, contarlos y registrarlos para su posterior devolucin al fabricante o distribuidor (proveedor) que hizo la entrega. Es aqu, en el control de calidad, donde actan los ingenieros y administradores para lograr su objetivo principal: asegurar los productos con la mejor calidad requerida. Lo que era de inters para un grupo reducido de tcnicos de control de calidad, es ahora motivo de preocupacin primaria entre un nmero creciente de gerentes, ingenieros y estadsticos. El control de calidad es un auxiliar, no un sustituto de los trabajos de diseo, ni de los buenos mtodos de manufactura, tampoco de la acuciosa actividad de la inspeccin, siempre requeridos en la produccin de artculos de alta calidad. En trminos ms precisos, la calidad es una expresin de las propiedades medidas, condiciones o caractersticas de un producto o proceso, establecidas por lo general en trminos de grados, clases, especificaciones determinados por la aplicacin del producto.

Por lo tanto, el control de calidad es un conjunto de esfuerzos efectivos de los diferentes grupos de una organizacin para la integracin del desarrollo, del mantenimiento y de la supervisin de la calidad de un producto, con el fin de hacer posibles la fabricacin y el servicio, a satisfaccin completa del consumidor y al nivel ms econmico.

Rechazos y/o devoluciones. Es el regreso fsico de la mercanca que no cumple con las caractersticas impuestas por el rea de control de calidad que van acompaadas siempre por un documento fsico que describe las causas por la que se somete dicha accin. Esta accin repercutir tanto para el pago del proveedor como para el resurtido del siguiente pedido. Se deber de realizar un informe al responsable comprador.

Pagos. El pago es la remuneracin econmica por obtener el bien y/o servicio del proveedor al comprador, ya sea en forma de dinero en efectivo, transferencia electrnica o cualquier otro medio que sea indirectamente el cobro de cierta cantidad de efectivo, en contra exhibicin de la factura correspondiente. Mucho se ha discutido si el departamento de compras debe intervenir en el pago de las facturas, argumentndose muchas razones a favor y otras contradictorias. A un juicio personal, pienso que el departamento de compras debe intervenir slo para realizar un seguimiento de pagos a proveedores, pero no para ejecutar tal funcin, pues el objetivo principal del departamento de compras son las adquisiciones de bienes y/o servicios; empero, compras debe de iniciar y cerrar el contrato de compraventa con el proveedor, pues da pauta a que el comprador se quede sin herramientas para las futuras negociaciones con los proveedores.

3: Controles complementarios. Algunas empresas funcionan nicamente con el concepto de control complementario a la disposicin de emplear una persona o una seccin para que coordine las actividades inherentes de control a los proveedores. A mi juicio, un departamento de compras debe contar con un anlisis profundo en cuanto al manejo de mrgenes de utilidad, precios de venta internos y de la competencia, rotacin de inventarios, anlisis de Paretto de los proveedores, etc.,

para poder situar al responsable comprador con la realidad del mercado y de la empresa. Entre ms conocimiento se pueda manejar en la negociacin, mejores oportunidades tendr el comprador en obtener sus objetivos con el proveedor.