Control de existencias

Necesidad del control de existencias. No es posible efectuar un control eficaz de la produccin sin completarlo de algn modo con el de las existencias. Cuando stas exceden de lo imprescindible, se puede llevar un control irregular, pero ello origina siempre gastos evitables y se presta al despilfarro. Si para un determinado trabajo de reparacin se necesitan diez piezas de hierro de ngulo de ocho pies , y el mecnico va al almacn y retira doce para evitarse un posible viaje , se corre el riesgo de que las cuatro piezas de hierro angular sobrantes queden olvidadas durante algn tiempo y terminen acaso en el montn de los desperdicios , o sean empleadas cuando sera preferible utilizar piezas de seis pies. El mismo principio tiene aplicacin al caso de la produccin por partidas o tandas ; el material excesivo que se lleva al lugar de montaje se deja a veces fuera de su sitio, se extrava o acaba por encontrar el camino de la seccin de recuperacin aprovechable , resulta ruinoso tratarlo de ese modo. En cadenas de montaje, donde se usa a diario una misma pieza, este tipo de despilfarro no ocurre fcilmente; pero en donde no exista un control adecuado , hay que tener exceso de existencias para que la cadena de montaje no se quede sin materiales . De no revisarse con cuidado las existencias y la entrega de materia prima , sta se aplica con frecuencia indebidamente , sobre todo en empresas que producen en masa. En una cadena de montaje , cada tarea puede requerir seis tornillos de 3/8 x 3 pulgadas y cuatro de 3/8 x 3-1/4 ; ste ltimo puede sustituir al primero, pero el de 3 pulgadas resulta corto y no puede reemplazar al de 3-1/4 . No es fcil para el inexperto, distinguir entre las dos longitudes , y el carretillero , de no existir un control adecuado , puede fcilmente entregar los mas largos cuando se necesiten los ms cortos. Esto acaso no acarrea dificultades mientras no se agotan los primeros , pero , llegado este caso , toda la cadena puede quedar parada hasta que sean repuestos . Naturalmente , tal contrariedad es tambin posible cuando hay un control de existencias , pero es mucha ms fcil si se prescinde de l . Es difcil imaginarse cmo podran computarse los costes con exactitud sin un control inteligente de las existencias de materiales. La proteccin contra el robo no es la finalidad principal del control de las existencias , pero es una de ellas ; ms interesante es llamar la atencin de los jefes responsables acerca de las prdidas y las costumbres dilapidadoras . Este servicio se obtiene fcilmente por medio de un sistema eficaz de control de existencias.

Clases de existencias. Habitualmente se dividen stas en cuatro grupos principales :

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Materias primas, que comprenden los materiales constitutivos del producto en su parte principal. Productos en curso de fabricacin , o materiales que han sido objeto de manipulacin , pero que aun no forman parte del producto terminado. Productos acabados, que , como su nombre indica, son productos terminados y listos para su entrega al comprador. Accesorios , materiales auxiliares para elaborar el producto, o que constituyen una parte insignificante de los materiales que aqul exige . Los accesorios se incluyen a veces en las materias primas , pero parece ms prctico asignarles distintas categoras .

Las materias primas, son todos los materiales o piezas en que el fabricante no ha intervenido . El metal laminado , las piezas de fundicin , la madera, el caucho , el algodn y muchos otros artculos entran en este grupo. Debe recordarse que un producto terminado o elaborado en una empresa puede servir de primera materia a otra. Por ejemplo , el coque , la piedra caliza y el mineral de hierro constituye materias primas para el fabricante de acero ; si ste lamina los lingotes , el metal en chapa es su producto elaborado , que , a su vez, constituye materia prima para el fabricante de carroceras . Los conjuntos parciales ( submontajes ) y las piezas compradas a una empresa distinta pueden considerarse materias primas , o , en algunos casos , piezas compradas ; esto , sobre todo cuando el fabricante produce tales piezas , pero contrata la elaboracin de parte de ellas a otros proveedores por falta de capacidad productiva. El material que no ha sufrido alteraciones de gran importancia , desde su llegada , suele llamarse tambin materia prima . Los tableros secados a horno pueden clasificarse an como materia prima.

Los productos en curso de fabricacin , como indica su nombre son materiales semielaborados , o en espera de montaje. De hecho , el trmino se aplica a veces materiales que se hallan en cualquier fase previa a su entrega al almacn o al momento en que se notifica al departamento de control que estn dispuesto para su expedicin . Es forzar algo la acepcin el calificar de en curso a un frigorfico , tan solo el hecho de no haberse declarado listo para expedicin ; pero as ocurre en muchas empresas. Cuando el producto est en condiciones de expedicin , se clasifica en elaborado o acabado. Esto no significa que est embalado para darle salida , sino que ya no requiere ms operaciones mecnicas.

Los accesorios son artculos tales como aceite para mquinas, papeles esmerilado , ruedas de esmeril y , a veces , clavos , herramientas pequeas, tales como cuchillos , y otros similares . Generalmente no son cargados especficamente al producto , sino que entran en el coste del mismo como gasto de fabricacin indirecto.

Fases esenciales del control de existencias . Resulta siempre ms fcil para el estudiante abarcar el conjunto de una tcnica administrativa una vez comprendidas las fases que lo integran . En el control de existencias , stas pueden clasificarse as:

1.

Establecimiento de registros que den una idea exacta del estado actual de cada artculo en todo momento .Estos registros no constituyen un fin en s mismo ; la labor burocrtica no debe complicarse ms de lo necesario para asegurar un control adecuado. 2. Fijar una determinada cifra o nivel mnimo de existencias que al ser alcanzado, indicar la necesidad de ser un pedido; y adems las actividades en que podr resultar econmica su obtencin .

Para darse cuenta de la importancia de stos dos trmites, conviene hablar de ellos con algn detalle. Tal vez sea til considerar primero la cifra de existencias que

requerir un pedido, y luego la cantidad que debe pedirse , dejando en tercer lugar los registros o anotaciones . El nivel de existencias indicado de la necesidad de un pedido de cualquier producto, es aqul en que dichas existencias dejan reducidas a la cantidad prevista como razonable para durar hasta que sea recibido el pedido y los productos se hallen en condiciones de empleo . A veces se establecen dos niveles ; el normal para hacer los pedidos y un mnimo de prevencin , en que se toman medias para asegurarse de que el material pedido estar dispuesto par la fecha de entrega convenida. El momento especfico de reponer existencias no es siempre uniforme , sino que vara segn las condiciones de explotacin. Influyen en l varios factores a saber : 1. 2. el tiempo requerido para el trabajo de oficina que ocasiona el pedido el que dura la obtencin del producto o su entrega , cuando procede de un punto lejano 3. la cantidad de un producto que habitualmente se consume.

El primer concepto es relativamente constante , a menos que marchen con retraso los departamentos de control de produccin o de compras. El segundo vara con las condiciones generales del mercado y la cantidad de trabajo que el proveedor tenga ya comprometido . Por ejemplo, se necesitan comnmente noventa das para suministrar acero en chapa ; pero en algunos casos es necesario una margen de seis meses o ms para obtener la entrega. En cuanto a las cantidades consumidas generalmente , pueden fijarse en 1.000 unidades de existencia como nivel para hacer pedidos , cuando el consumo sea de 500 mensuales; pero el nivel de pedido deber variarse si el consumo aumenta hasta 750 unidades al mes. En otras palabras : el nivel del pedido se expresa a una cifra de unidades determinada por la cantidad consumida durante cierto perodo , y ha de dejar suficiente tiempo , como margen de seguridad , para la entrega de los artculos a que se refiere. La cantidad que ha de encargarse en un momento dado ser la que proporcione un repuesto adecuado para atender necesidades normales y permita obtener el precio mnimo por unidad. Este precio puede conseguirse del proveedor pidiendo cantidades de 900 artculos , los cuales , a un ritmo usual de produccin , se consumirn en el transcurso de dieciocho meses . El coste de almacenaje , seguro , intereses sobre el capital inmovilizado , depreciacin , posible cambio de moda o estilo , etc., pueden aumentar de tal modo el coste total por unidad en un pedido tan grande , que acaso resultar ms econmico hacer pedidos de 2000 artculos. Estas cifras son puramente hipotticas , y no guardan relacin alguna con la realidad. En cada caso habr que atenerse a los hechos para fijar la cantidad que conviene pedir. El libro de existencias o unas fichas equivalentes sirven , por lo general , de antecedentes para llevar el control . Hay muy distintos tipos de uso, que varan desde seis a ocho columnas , con detalles sobre pedidos hechos , gestiones para su distribucin y existencias en almacn y pendientes de entrega , a la hoja sencilla de dos columnas para entradas y salidas (vase Richard H. Lansburgh y Wm. R. Spriegel, Industrial Management, pginas 535 540, con de hojas de seis y de diez columnas, y una tabla de control muy prctica y clara. John Wiley & Sons , Inc., 1940 ) . A veces no ce lleva ninguna hoja de existencia en almacn ,, sino que se cuelga en el exterior de cada cajn de almacn a simple tarjeta con dos columnas . En ellas se anotan las entradas y las salidas. Llegado el momento de hacer el pedido , el empleado de almacenes avisa a la persona competente, quin encarga la cantidad apropiada . En la prctica la hoja de control de existencias con cuatro columnas es probablemente la ms usada. La figura 44 a reproduce una hoja se seis columnas. No hay uniformidad en cuanto a la disposicin de estas hojas ; algunas casas prescinden de la columna de precio o valor unitario. Cuando la hoja se usa nicamente para fines de control , la columna del costo no es necesaria . Las cabeceras no son uniformes , pero generalmente comprenden : pedidos de almacn ,

Aplicaciones y disponibilidades. La columna de pedidos se refiere a material encargado , y generalmente incluye el nmero del pedido , su fecha , la cantidad de artculos , En almacn indica el saldo de existencias , que se incrementa al llegar una expedicin y disminuye al despachar materiales para su consumo o uso. Aplicaciones son las existencias comprometidas ya para un encargo determinado , aunque no se hayan despachado todava . Disponibilidades quiere decir que cierta cantidad de material existe en almacn o est encargada , sin haberla asignado an a trabajos pendientes. En otras palabras : encargos + En almacn Aplicaciones =Disponibilidades . Esta ltima columna es muy importante para el departamento de control de produccin . La ficha de existencias con seis columnas suele tener las ya indicadas en la de cuatro , ms una para entradas y otra para salidas . Estas dos columnas adicionales constituyen una resea ms competa. Adems del registro de existencias , un control cuidadoso de material exige que no se efecte ninguna salida sin presentacin de una hoja regular de entrega que consigne e departamento que lo ha de recibir y e uso que no se destina , esto es , el pedido a cual se ha de cargar. La figura 44 b expone una forma sencilla de hoja de entrega. Las copias de sta , despus de llenadas en el almacn , se envan al departamento de costes y el encargado del libro de existencias , o bien se conserva la hoja en el departamento de almacenes. El libro de existencias puede sustituirse por un fichero visible que , por medio de apndices mviles , muestra a simple vista la situacin relativa del material comprendido en una ficha determinada . El fichero visible es un excelente medio de registrar datos de control de existencias en empresas industriales , y sirve asimismo para almacenes , casas de suministros para fbricas o cualquier otro tipo de negocio con existencias abundantes

Atendiendo a la imputacin contable de los diferentes materiales en la determinacin del coste del producto - Materiales directos: son aquellos que pasan directamente a formar parte del producto final, es decir, son fcilmente identificables con un producto determinado - Materiales indirectos: sern todos los elementos destinados y utilizados en la fabricacin de un producto, diferentes de los materiales directos. El coste derivado del consumo de estos materiales se considera como gastos generales de fabricacin, que han de imputarse al producto a travs de diversos criterios de reparto La contabilidad de costos utiliza un sistema de inventario permanente, para controlar, en todo momento, las entradas y salidas de elementos en almacn, y poder determinar la cantidad consumida en el proceso para calcular el coste del producto. El inventario permanente consiste en un registro donde se anotan todas las entradas y salidas de materiales, de tal forma que la empresa cuenta con informacin permanente de las unidades de cada material que existen en su almacn. Logstica de materiales y just-in-time. El control de materiales se extiende desde el momento en que se realiza el pedido hasta que se incorporan al proceso productivo. Por tanto, dentro del mismo se puede distinguir las fases de: compras, recepcin, almacn y entrega. Estas funciones se asignan a tres departamentos: compras, recepcin y almacn, que, en determinados casos, se integran dentro de uno mismo. La contabilidad de costes se encarga de elaborar la informacin necesaria para la coordinacin de los tres departamentos para la confeccin y presentacin de informes para la toma de decisiones.

En el movimiento y control de estos materiales y su ciclo dentro de la empresa van a intervenir los siguientes departamentos: - Departamento de compras: su funcin se basar en proporcionar los elementos necesarios para el proceso de produccin que se deban adquirir en el exterior, en la cantidad necesaria y al mnimo coste. El departamento de compras ser el responsable del precio de los materiales en el momento de su incorporacin al proceso productivo, aunque determinados costes (financieros y energa) no se pueden relacionar con este departamento. Para realizar su funcin debe disponer de los controles de informacin necesarios para conocer canales alternativos de proveedores, precio de mercado de los elementos, etc. a fin de realizar las compras al mnimo coste y con el nivel ms alto de calidad. - Departamento de ventas: se encargar de estudiar la apariencia externa del producto, as como su competitividad en el mercado. Analizar las cantidades requeridas segn demanda y fijar el precio de venta de los outputs final conjuntamente con el departamento financiero. - Departamento de produccin: ser el encargado de decidir las distintas fases que ha de tener el proceso de produccin, analizar la composicin de los outputs, y determinar qu materiales han de utilizarse, en qu cantidad y cul ser su forma de conversin. - Departamento de control de calidad: se centrar en la inspeccin y cumplimiento de las condiciones planificadas en el resto de los departamentos, en los materiales adquiridos y en la produccin final, garantizando la calidad del producto final y de todos sus elementos integrantes. - Departamento de costes: calcular el coste de cada una de las distintas fases del proceso productivo, el coste total de la produccin y el coste individual de cada producto. Todas las empresas deben considerar como aspectos prioritarios de su poltica de aprovisionamientos, temas relacionados con el almacenaje y movimiento interno de materiales, tiempos de fabricacin, utilizacin de maquinaria especializada, asegurar que los distintos productos estn disponibles cuando se necesiten, identificacin correcta de los diversos materiales a utilizar, etc. La mayora de estos aspectos van a estar condicionados con las funciones desarrolladas por dos departamentos: el de compras y el de almacn. Desde el punto de vista contable, la valoracin de los elementos inventariables se puede realizar atendiendo a diversos criterios, entre los que destaca los valores de entrada en almacn y los valores de salida del mismo. Para valorar los materiales, se han de cumplir los siguientes principios contables: - Principio de prudencia: las existencias se valorarn al coste ms bajo entre el principio de mercado o el coste de produccin. - Principio del precio de adquisicin: como norma general, todos los materiales se contabilizarn por su precio de adquisicin, cuando sean adquiridos en el exterior o por coste de produccin, cuando sean transformados por la propia empresa. - Principio de la empresa en funcionamiento: se considerar que la gestin de la empresa tiene prcticamente una duracin ilimitada, por lo que el valor de las existencias est relacionado con la actividad ilimitada de la empresa. - Principio de registro: todas las operaciones relacionadas con la entrada y salida de materiales han de estar registradas en cuanto nazcan los derechos en obligaciones que los mismos originen.

- Principio de uniformidad: adoptado un criterio de aplicacin de los principios contables, ste se mantendr en el tiempo y deber aplicarse a todos los elementos patrimoniales que tengan las mismas caractersticas. - Principio del devengo: la imputacin de ingresos y gastos deber hacerse en funcin de la corriente real de bienes y servicios que los mismos representan y con independencia del momento en que se produzca la corriente monetaria o financiera derivada de ellos. - Principio de correlacin de ingresos y gastos: el resultado del perodo se calcula detrayendo del total de los ingresos, los costes asociados a los mismos, incorporando aquellos beneficios y quebrantos no relacionados claramente con la actividad de la empresa. - Principio de no-compensacin: no podrn compensarse las partidas del activo y del pasivo ni la de ingresos y gastos. - Principio de importancia relativa: podr admitirse la no-aplicacin estricta de alguno de los principios contables, siempre y cuando la importancia relativa en trminos cuantitativos de la variacin que este hecho produzca sea escasamente significativa. 2. Valoracin de las entradas en almacn Para los materiales que la empresa adquiere en el exterior, la norma establece que deben valorarse por su precio de adquisicin, que comprender el precio de compra ms todos los costes originados de la funcin de compra Slo se incluirn los impuestos no recuperables directamente por la Hacienda. Se deben, as mismo, se deben deducir los descuentos por volumen, pero nunca los descuentos por pronto pago, dado su carcter financiero. Cuando los materiales son fabricados por la propia empresa, en su valoracin deben incorporarse el consumo de todos los factores utilizados para la obtencin de los mismos, es decir, de los costes directos ms una parte proporcional de los indirectos consumidos por la empresa. Valoracin de las salidas de almacn Elegir un criterio de valoracin para la salida de materiales se plantea como consecuencia de los diferentes precios de adquisicin de cada una de las distintas partidas y, sobre todo, de su incidencia en el proceso contable, por la valoracin de los consumos en el proceso productivo y por el valor de las existencias finales, as como para la valoracin del resultado. Dentro de los mtodos de valoracin de las salidas, encontramos los siguientes: - Mtodo FIFO (First In, First Out): para valorar los elementos en almacn, se supone que las primeras unidades en entrar son las primeras en salir. Segn este mtodo, las existencias finales quedan valoradas al precio de las ltimas entradas, con lo cual se produce un incremento de costes indirectos que se imputan al material. Las unidades consumidas, por tanto, se valoran al precio de las entradas ms antiguas. En situacin inflacionista el resultado del perodo se incrementar en trminos monetarios. - Mtodo LIFO (Last In, First Out): es un mtodo basado en el principio de adquisicin. Supone que las ltimas unidades que entran en el almacn so las primeras en salir, por lo que los consumos de materiales estn valorados con relacin a las ltimas unidades adquiridas, mientras que las existencias finales tienen un menor valor segn las primeras entradas. En situacin inflacionista el resultado del perodo no aparecer sobrevalorado, debido a que los consumos se han valorado a precios actuales, comparndose ingresos actuales con costes actuales. Esto supondr un beneficio real, no inflado por los efectos de la inflacin. Las existencias en Balance quedan valoradas a precios ms bajos, y ste es el gran inconveniente de este mtodo puesto que en determinadas ocasiones, no se reflejar su valor real.

- Mtodo HIFO (Higher In, First Out): supone que las unidades que primero se consumen son aquellas que se encuentran valoradas a precios ms elevados. El principal problema que supone este mtodo es que este precio ms elevado no responda a la realidad y sea origen de una deficiente actuacin de la poltica de adquisicin de materiales. - Mtodo NIFO (Next In, First Out): se trata de valorar las primeras materias consumidas basndose en el precio de entrada de las prximas. Es el mtodo ms adecuado en pocas de fuerte inflacin al anticiparse a la depreciacin monetaria. La valoracin del coste de las salidas se realiza a precios de reposicin, por lo que la empresa s esta anticipando a la inflacin. Es un mtodo poco aplicado. - Mtodo del coste medio ponderado: se basa en determinar un precio unitario ponderado de las materias, dividiendo el coste total de varias entradas por su cantidad total y en aplicar este precio a las salidas. Este mtodo es aplicado por empresas que almacenan sus productos durante largo tiempo. Se distinguen varias modalidades: - Precio medio ponderado continuo. Se calcula el coste medio de las entradas y del stock inicial despus de cada entrada. - Precio medio ponderado simple. Se calcula el coste medio de las entradas y del stock inicial al finalizar el perodo. - Coste medio de las entradas. No se considera el stock inicial del perodo. - Mtodo del precio estndar: Supone la valoracin, tanto de las entradas como de las salidas al mismo precio terico o estndar calculado por la empresa. Al final del ejercicio la empresa debe determinar las desviaciones existentes con los precios reales, que se imputar al resultado del perodo. 3. Los diferentes procedimientos de control de existencias 1. El pedido cclico: es un mtodo basado en la revisin de los materiales en un ciclo regular o de forma peridica 2. El mtodo mn-mx: se basa en la suposicin de que los elementos deben presentarse a niveles mnimos y mximos 3. El mtodo de doble compartimento: se utiliza cuando los materiales son econmicos. Se trata de un mtodo sencillo y de mnimo trabajo. Dentro de los almacenes se establecen dos compartimentos. En uno de ellos, se coloca la cantidad de materiales que se consumen entre un pedido y otro. En el segundo, se mantienen los materiales que se pueden consumir entre que se tramita una orden de compra hasta que el pedido se recibe ms el stock de seguridad 4. El sistema de pedido automtico: consiste en un sistema de almacn que se basa en la solicitud automtica de un nuevo pedido de materiales cuando el almacn alcance una determinada cantidad 5. El plan ABC (distinguir del mtodo de coste ABC): se utiliza cuando la empresa dispone de un nmero considerable de artculos distintos con valores diferentes. El Plan ABC es un mtodo de clasificacin sistemtica de los elementos y de determinacin del grado de control de cada uno de ellos. El coste de los materiales utilizados en un perodo especfico se calcula de forma inicial, multiplicando el coste unitario de cada artculo por el uso del mismo estimado para cada perodo. La clasificacin de los artculos se realiza de forma descendente, consumindose primero los de mayor valor. Para su determinacin, se realizarn los siguientes clculos:

- Determinacin del porcentaje del coste de cada tipo de artculo con respecto al coste total de todos los materiales - Determinacin del porcentaje de unidades de cada tipo de artculo con respecto al total de unidades Los artculos clasificados como A tendrn un mayor valor y sern los primeros en incorporarse al proceso productivo; tendrn las siguientes caractersticas: cantidad pequea de existencias de seguridad, revisin frecuente, pedidos frecuentes, registros detallados y alto nivel de suspensin. Los artculos C se caracterizan por: cantidad grande de existencias de seguridad, fidelidad estricta con los puntos de pedido predeterminados con poca revisin, pocos pedidos al ao y no es necesario un sistema de inventario permanente. Los artculos B se sitan con caractersticas intermedias entre A y C. El control de materiales de un artculo de alto valor ser diferente del control de un artculo de bajo valor. De esta manera, el plan ABC es una forma sistemtica de agrupar los materiales en clasificaciones separadas y de determinar el grado de control de cada grupo. El costo total de los materiales que van a ser utilizados en un perodo especfico, es lo que se calcula inicialmente. Este valor se determina multiplicando el costo unitario de cada artculo por el uso total estimado para el perodo. Una vez tabulados los costos de consumo total para cada artculo, se listan en orden descendente, el ms alto comienzo primero y el ms bajo al final. Luego se calculan dos porcentajes: el porcentaje del costo de cada articulo contra el costo total (el costo total de cada articulo se divide por el costo total de todos los artculos) y el porcentaje de unidades de cada artculo contra el total de unidades (nmero total de unidades de cada artculo dividido por el nmero total de unidades para todos los artculos) Finalmente los artculos se dividen en tres categoras. Por ejemplo, el siguiente anlisis se toma de la tabla que aparece a continuacin, un ejemplo del plan ABC: 10% de los artculos = 72% del costo de consumo = A 28% de los artculos = 25% del costo de consumo = B 62% de los artculos = 3% del costo de consumo = C Los artculos que se clasifiquen como A tendrn las siguientes caractersticas de control: Cantidad pequea de existencias de seguridad Revisin frecuente Pedidos frecuentes Registros detallados Alto nivel de suspensin

Por el contrario, los artculos colocados bajo C tendrn las siguientes caractersticas de control: Cantidad grande de existencia de seguridad Fidelidad estricta con los puntos de pedido predeterminados con poca revisin nicamente uno o dos pedidos al ao No es necesario un sistema de inventario perpetuo

Es eficiente un bajo nivel de suspensin

Las caractersticas de control de los artculos colocados bajo B, por lo general se encuentran entre las que se aplican a los artculos clasificados como A y C En conclusin, debera notarse que el plan ABC es un esquema de clasificacin que permite decidir que herramientas debe utilizarse en el control de inventarios. Por ejemplo, los artculos clasificados como B pueden ser analizados corrientemente sobre una base de fin de trimestre; los artculos A necesitan un anlisis individual y ms elaborado; por su parte un control bsicamente menos estricto y ms econmico puede ser mejor aplicado a los artculos clasificados como C.

Corresponde a un kardex o registro detallado que incluye: 1.Nombre del material 2.Nivel de inventarios mnimo para reordenar. 3.- Fechas de entrada, salida, devolucin, etc. del material con su correspondiente saldo (entrada devoluciones al almacn-salidas-devoluciones al proveedor=saldo o existencia). 4.- Puede llevar un control de pedidos realizados y por recibir, con sus respectivas fechas compromiso. 5.Responsable(s) del pedido, calidad, etc... Este registro se lleva en los almacenes de materiales. El objetivo de la gestin de existencias El objetivo de la gestin de existencias para un articulo individual debe dar respuestas a las 3 siguientes preguntas bsicas: Cuando debe lanzarse una orden de pedido de dicho artculo? Qu cantidad del artculo debe pedirse en cada una de estas rdenes de pedido?

Clasificacin de los sistemas de gestin de existencias Los sistemas de gestin de existencias se clasifican en modelos de situaciones de existencias. El criterio de clasificacin de estos modelos se har en base al grado de conocimiento de la 3 demanda. Pueden darse dos situaciones para el grado de conocimiento de la demanda:

1. La demanda futura es conocida con exactitud, no existiendo incertidumbre en cuanto a su evolucin. En este caso se dice que la demanda es conocida con certidumbre. 2. En el periodo considerado la previsin de la demanda no garantiza un valor concreto, en la mejor de las situaciones, se espera un valor medio, alrededor del cual es previsible cierta variabilidad. En este caso se dice que la demanda es conocida en trminos probabilsticos. [editar] Modelos deterministas: demanda independiente Los modelos deterministas son aquellos que suponen una demanda aproximadamente constante y conocida con certidumbre. Este modelo responde a la pregunta sobre el momento en el que hay que lanzar la orden de pedido. Como la demanda es conocida y no vara en el tiempo, ser suficiente conocer el tiempo de espera para saber el momento exacto en que debe ser lanzada la orden de pedido. Por lo tanto la pregunta que nos queda responder en los modelos deterministas es la referente a la cantidad de pedido. Para contestarla determinamos el llamado lote econmico de pedido. Costes de la gestin de existencias Los costes ms relevantes que se tienen en cuenta en la gestin de existencias son: Coste de aprovisionamiento: - Coste del pedido. - Coste de emisin de pedido. Coste de almacenaje. Coste asociado a la existencia de demanda insatisfecha.
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Funciones de las existencias

Figura 2: Existencias Su funcin es la de servir de instrumento de regulacin de toda la cadena logstica, con el fin de conseguir un flujo de materiales continuo. Las siguientes funciones de las existencias nos 1 las indican los autores ya nombrados anteriormente. La funcin de las existencias es conseguir:

Compensar los tiempos de transporte necesarios para acercar el producto al cliente. Es necesario tener existencias cerca del consumidor ya que el momento y lugar en el que es demandado un producto suelen ser diferentes del sitio en que este producto se genera. Evitar rupturas del movimiento de materiales por cualquier suceso, como por ejemplo los desajustes en los sistemas de transporte.

Tipos de existencias Las existencias pueden ser clasificadas desde varios puntos de vista, de acuerdo a su funcin, a las actividades de la empresa y a la naturaleza de los productos. CONCEPTO DE STOCK Y SU IMPORTANCIA. Los trminos de stock, inventarios o existencias, se utilizan para referirse a los artculos que permanecen almacenados en la empresa a la espera de una posterior utilizacin. Son recursos ociosos que tienen un valor econmico y que estn pendientes de ser vendidos o empleados en el proceso productivo. La inmensa mayora de las empresas tienen artculos o recursos que no estn siendo utilizados actualmente, pero que se espera poder emplearlos en un futuro inmediato (papel de fax o cartuchos de impresora para las oficinas, cintas de precinto o cajas para el embalaje de una empresa de transportes, televisores depositados en los almacenes de un taller de reparaciones, etc.) Como se ve en los ejemplos mencionados, segn el artculo almacenado los inventarios pueden ser de muchos tipos: inventarios de materias primas y componentes, materiales que se adquieren a proveedores y suministradores de la empresa para su incorporacin al producto final; inventarios de piezas de repuesto de los equipos y de suministros industriales, artculos que se almacenan para conseguir que el equipo productivo tenga un correcto y continuo funcionamiento, e inventarios de productos terminados, productos listos para ser enviados al cliente que los adquiera. Esta variedad hace que se puedan clasificar segn gran variedad de criterios. Los inventarios suelen existir en la prctica totalidad de las empresas. No obstante, la presencia de unos tipos u otros de inventarios y la mayor o menor cantidad de artculos almacenados va a depender, fundamentalmente, de la actividad que desarrolle la empresa. Una empresa de prestacin de servicios (bancos, despachos profesionales, etc.) tendr menores inventarios que las empresas industriales. Suelen ser stas, junto a las empresas de distribucin (hipermercados, centros mayoristas, etc.), las que acumulan mayores inventarios. Las empresas industriales tienen normalmente grandes stocks de fabricacin mientras que las empresas de distribucin dominan claramente los stocks de productos terminados. Las razones que justifican la existencia de inventarios en las empresas son muy numerosas. Sin embargo podemos destacar dos de ellas: la necesidad de hacer frente a las demandas de los clientes cuando stas se producen en el intento de evitar interrupciones en el proceso de produccin o de prestacin de servicios de la empresa. La primera razn explica la presencia de stocks de productos terminados. Si la empresa conociera con certeza cundo se va a producir la demanda as como la magnitud de sta, y pudiera ajustar su proceso productivo para obtener la cantidad justa de productos en el momento preciso, no necesitara inventarios de productos terminados. No obstante, tales condiciones son muy difciles de conseguir en la prctica. Por esta razn, salvo las empresas que trabajan sobre pedido (carpinteras, fabricantes de equipos industriales, etc.), el resto de las empresas industriales y de distribucin mantienen stocks de productos terminados. En la medida que los servicios son intangibles, las firmas que se dedican a la prestacin de servicios no tienen inventarios de productos terminados, excepto de aquellos productos que se entregan o venden con el servicio, aunque esto ya supone una actividad diferente. Las interrupciones del proceso productivo pueden derivar de problemas en el plazo de entrega de la materia prima o de los componentes adquiridos en el exterior, o bien de alguna dificultad en las operaciones internas de la compaa. Cualquiera de estas causas puede

provocar una parada en alguna fase del proceso de fabricacin, al no tener dicha actividad materiales para trabajar o piezas de repuesto para solucionar un problema en la maquinaria. Para evitar esta interrupcin la empresa suele crear stocks de fabricacin; estos stocks no solamente logran ese objetivo, sino que permiten, adems, hacer frente a incrementos rpidos de produccin no planificados. Aunque las variables que determinan las razones de la presencia de inventarios fueran conocidas con certeza, los inventarios pueden continuar existiendo por razones puramente econmicas. En efecto, todo pedido a un proveedor lleva aparejados unos costes, de forma que los costes de pedido por unidad comprada son menores a medida que se solicita mayor cantidad. Las llamadas telefnicas, el tiempo utilizado por el empleado, los costes de transporte, etc., son, unitariamente menores cuando la empresa realiza un pedido a su proveedor de X unidades que cuando realiza npedidos de X/n unidades. No obstante, los productos almacenados generan otros costes que deben tambin ser tenidos en cuenta a la hora de decidir el nivel de inventarios en la empresa. Junto a las dos razones principales sealadas existen otras muchas que explican o justifican la presencia de inventarios en la empresa. As, por ejemplo, en determinadas empresas agrcolas la produccin se obtiene en un perodo breve de tiempo, mientras que el consumo se produce durante todo el ao. En otros casos, las empresas compran y almacenan una gran cantidad de un determinado producto ante el anuncio de un alza en el precio o de una escasez del mismo, dando lugar a los stocks especulativos. Las razones anteriores justifican la existencia de inventarios en las empresas. Ahora bien, esta serie de motivos no debe llevarnos al error de pensar que cuanto mayor sea el inventario mejor es para la empresa, pues de esta forma la firma puede hacer frente a cualquier contingencia. No debemos olvidar que los stocks se crean y mantienen por problemas de desajustes que la empresa no puede o no sabe solucionar. Adems, como hemos sealado, los inventarios suponen un coste para la firma que, en ocasiones, es bastante elevado.