PROGRAMA DE VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICA PARA EL CONTROL DEL AUSENTISMO LABORAL.

INTRODUCCION: El ausentismo es un fenmeno universal y consiste en las ausencias a las labores programadas, derivadas de una enfermedad o de otros factores de orden psicosocial, hecho que entorpece el desarrollo laboral y repercute en los mbitos sociales y econmico. El ausentismo es una carga onerosa para una empresa no solo por los costos directos (relacionados con la lesin o con las incapacidades) sino, tal vez los ms importantes, los costos indirectos (contratacin de servicios con terceros, freno al desarrollo de programas y todo lo relacionado con la produccin). El ausentismo como problema laboral, refleja a su vez problemas se hacen manifiesto en problemas de ndole fsico y mental provocando en el trabajador un desequilibrio, por lo que se dice que el ausentismo se presenta en cada empresa de acuerdo a su organizacin y el tipo de condiciones laborales, ligado a esto a los factores psicosociales inherentes a cada trabajador. En conclusin el ausentismo es uno de los problemas de salud ocupacional y su prevencin debe basarse en la promocin y los aspectos fsicos, sicolgicos y sociales.

1. 1.1

OBJETIVOS. GENERALES.

Disear un programa eficaz para disminuir las causas controlables del ausentismo, investigando los factores de riesgo, ambientes de trabajo, morbilidad, etc., estableciendo controles sobre puntos crticos y sobre las causas de mayor ausentismo, favoreciendo un clima psicolgico positivo al dar a cada persona la importancia que se merece dentro de la empresa.

1.2 -

OBJETIVOS ESPECFICOS.

Visualizar la problemtica del ausentismo en la empresa, mediante indicadores y formatos establecidos. Mejorar las condiciones del medio ambiente laboral, de la organizacin del trabajo y en lo posible optimizar las condiciones psicosociales del trabajador. Mejorar el sistema de la presentacin de los servicios mdicos, optimizar recursos y efectuar mejoras en todos los mbitos de la medicina preventiva. Comprometer al grupo interdisciplinario (Salud Ocupacional, Administracin y Gerencia), en programas conjuntos que contemplen: Sistemas de contratacin, promocin, asignacin de puestos, tareas y turnos de trabajo. Sistemas de instruccin, induccin y adiestramiento contino en las diferentes labores.

Adecuada prestacin de los servicios de salud e implementacin de programas de medicina preventiva. Motivar y capacitar a las personas de mando como facilitadores de un clima positivo laboral y buscar a s minimizar el ausentismo. Una estrategia bsica es implementar un adecuado sistema de comunicacin y un correcto ejercicio de la autoridad. Definir y establecer los controles pertinentes al igual que acordar las pautas a seguir para implementar el programa. Rebajar ndices y costos ocasionados por el ausentismo.

2. 2.1 2.2 -

CLASIFICACIN DEL AUSENTISMO SEGN SU ORIGEN: CAUSAS LEGALES: Licencias Suspensin Fuerza mayor Otros CAUSAS MEDICAS Enfermedad comn Accidentes de trabajo Maternidad Consultas mdicas Enfermedad profesional

2.3 2.4

CAUSAS CONVENCIONALES: Permisos sindicales Huelgas OTRAS CAUSAS

Poltica de la empresa Detenciones Faltas sin excusa y otras sin informacin. Compensatorio Capacitacin y entrenamiento

3. 3.1

CLASES DE AUSENTISMO: OCASIONAL :

Es por lo general aquella persona que se ausenta por causa justificable y en realidad no presenta un problema para la empresa.
3.2

CRNICA:

Es el trabajador que se ausenta repetidas veces de su puesto de trabajo. Es en esto ausentismos donde se fundamenta el trabajo del programa. Se puede clasificar en:
-

Sin rumbo: Cuando ni el trabajador sabe por que falta. A veces es por falta de sentido de pertenencia. Agresivo: Cuando falta por: Hacer ver que l es importante en determinada labor. Generalmente es motivado por incumplimiento de promesas o falta de promocin y/o reconocimiento a la persona. Vengarse de la empresa entorpeciendo el normal funcionamiento. Generalmente es motivado por incumplimiento de promesas o porque el personal se siente explotado y forzado a condiciones laborales rgidas.

Vacacionistas: Falta por darse el puente. Generalmente es motivado por falta de sentido de pertenencia a la empresa.

4. 4.1

FACTORES QUE INFLUYEN EN EL AUSENTISMO. LABORALES:

Ambiente de trabajo: 4.2 4.3 Condiciones de ingeniera Condiciones de trabajo.

Sentido de pertenencia Relaciones interpersonales Sistemas de administracin Falta de seleccin adecuada Baja moral PERSONALES: Nivel educativo Edad y sexo Estado civil Antigedad Salario Condiciones Fsicas (mdicas) PSICOLOGICOS: Ajuste individual

Desadaptacin Beneficios secundarios de la enfermedad.

4.4 -

SOCIALES Transporte Familia Compromiso Otros. ( Orden pblico y otras causas no determinadas)

5. 5.1

COSTOS DEL AUSENTISMO CLASIFICACION:

5.1.1. COSTOS DIRECTOS: Comprenden: - Salario y factor prestacional del ausente (vlido para todas las causas de ausentismo) - Salario ms factor prestacional de quien reemplaza al ausente, as sea que se paguen horas extras (tambin vlido para todas las causas de ausentismo). - Ausentismo por enfermedad comn, se considera adicionalmente el costo de la atencin mdica. - Accidentes de trabajo y enfermedades profesionales se tienen en cuenta, adems, los gastos mdicos y las indemnizaciones a que hubiere lugar. 5.1.2. COSTOS INDIRECTOS Incluyen: - Tiempo muerto de produccin de equipos si el ausente no es reemplazado o mientras se cambian o reparan los equipos averiados (en accidentes de trabajo) - Productos defectuosos por falta de entrenamiento por falta de entrenamiento del reemplazo. - Acumulacin de fatiga entre los compaeros del ausente, porque trabajas horas extras o porque se redistribuye el trabajo entre ellos. Esto trae como consecuencia ms ausentismo. - Desmoralizacin de los no ausentistas (aumenta el ausentismo) Los cuatro anteriores tienen un efecto marcado sobre la productividad. - Registro, analisis y elaboracin de plan de control del ausentismo. - Tramites para buscar reemplazo adecuado o encontrar quien quiera trabajar horas extras.

- Entrenamiento del reemplazo. Estos tres ltimos se pueden considerar dentro de los costos administrativos. Todos estos costos tienen un impacto sobre la competitividad de las empresas y en la sobrevivencia de las mermas en el mercado.

6. 6.1.

METODOLOGIA RECOLECCION DE LA INFORMACION:

Se iniciar el programa una vez establecido un responsable de Salud Ocupacional en la Empresa como requisito bsico. Para el registro de informacin ser usar el formato "Registro de Ausentismo" (Anexo 1). Este formato incluye las variables que son necesarias para el analisis de ausentismo Este formato ser diligenciado por el jefe inmediato de cada trabajador, y cada vez que se presente un episodio nuevo de ausentismo. Habr disponibilidad de este formato para todos los supervisores y jefes de personal. Se programa la capacitacin para todo este personal, indicndoles la obligatoriedad de llevar a cabo este programa y de la importancia de mantener actualizados los registros de ausentismo. El jefe de seccin o supervisor llenar este formato cada vez que un trabajador se ausente por alguna de las causas descritas y que sea una ausencia nueva. Estos formatos sern respaldados de acuerdo a las circunstancias, a los certificados de incapacidad expedidos por el mdico, los permisos firmados o los dems documentos que comprueben esta ausencia. De acuerdo con el perodo de tiempo estipulado por la empresa para el reporte de nmina, se entregarn a la dependencia que controla la nmina, los formatos de Registro de ausencia y los certificados de ausencia, para su respectivo pago, o descuento de acuerdo al caso. A partir de este momento se presentan dos alternativas, la primera si la empresa cuenta con un control sistematizado de nmina o en el otro caso cuando se hace de manera manual. Para el primero de los casos, el auxiliar de nmina ingresar al programa los datos expresados en el formato que an no se tengan registrados, y tendr una informacin mas completa sobre la nmina a pagar. En el segundo caso

se calcular con la informacin obtenida el monto a pagar por nmina, y se remite a Salud ocupacional para el registro final.

6.2.

PROCESAMIENTO DE INFORMACION:

En caso de que la empresa tenga la informacin sistematizada, por el programa de nmina se condensarn los datos de todos los ausentistas, con las variables consideradas en el formato de REGISTRO CONSOLIDADO DE AUSENTISMO. El sistema deber reportar los valores de salario por hora de cada ausentista y los otros datos solicitados y que estn contemplados en la informacin bsica de personal. Para el sistema manual, se consolidar la informacin de las tarjetas de Registro de Ausentismo en el formato de Registro Consolidado de Ausentismo ( Anexo 2). Sea por nmina o por el sistema manual, los formatos de Registro de Ausencia ( Anexo 1) se guardarn por 2 aos, mientras que el Registro consolidado de Ausentismo se guardarn en los archivos de Salud Ocupacional permanentemente. Esta informacin consolidada se registrar peridicamente de acuerdo al sistema de pago de nmina de la empresa, ya sea mensual, catorcenal, quincenal, etc. 6.3. ANALISIS DE LA INFORMACION:

Una vez recopilada la informacin de los episodios de ausencia por un ao se procede a hacer un estudio descriptivo con los indicadores ya establecidos para esto, los cuales se consideran aplicables a este programa. 6.3.1 ANALISIS EPIDEMIOLOGICO: Para hacer el diagnstico de la situacin del ausentismo en la empresa, se proceden a realizar estas tasas de incidencia y proporciones, de acuerdo a

la informacin registrada. Este estudio es meramente descriptivo y nos indica el ausentismo de la empresa, con el propsito de tomar acciones. Para el anlisis propiamente dicho se deben tener en cuenta las siguientes frmulas: Porcentaje de ausentismo: Horas de ausencia x 100 Horas programadas (mes o ao) Nmero de ausentistas x 100 Nmero de trabajadores totales Horas prdidas Nmero de ausencias Horas prdidas Nmero de ausentistas.

Indice de frecuencia:

Duracin promedio de ausencia:

Promedio ausencia:

6.3.2 PRIORIZACION DE VULNERABILIDAD: Los ndices y proporciones anteriormente descritos, nos muestran las causas de ausentismo ms relevantes en la empresa y en cada uno de sus grupos, ya sean secciones, grupos etreos, oficios, turnos, de acuerdo a las variables analizadas. Sin embargo, es importante considerar si este motivo de ausentismo es vulnerable o no a las medidas que se pudieran tomar, y si esta causa es en verdad causante de un alto porcentaje de las ausencias. Es aqu donde se incluye una tabla de priorizacin que conjugada con los resultados del estudio descriptivo de diagnstico, determinar las causas de ausencia a intervenir y tratar de modificar. Se proceder a multiplicar cada uno de los ndices obtenidos por cada causa, por el factor descrito en el cuadro de priorizacin anexo. Se analizan las

DEFINICION DE PRIORIZACION
MAGNIT VULNE COSTOS UD DEL RABILI POR DAO DAD NOMINA

TOTAL %

1 FUERZA MAYOR 2 DETENCION 3 SUSPENSIONES 4 ACCIDENTE DE TRABAJO 5 ENFERMEDAD PROFESIONAL 6 ENF. RELACIONADA CON EL TRABAJO 7 ENFERMEDAD COMUN 8 PERMISO PARA EXAMENES MEDICOS 9 PERMISO PARA CONSULTA MEDICA 10 PERMISO PARA ODONTOLOGIA 11 MATERNIDAD 12 OTROS CONCEPTOS MEDICOS 13 CONVENCION COLECTIVA 14 HUELGAS 15 LICENCIA NO REMUNERADA 16 COMPENSATORIO 17 CALAMIDAD DOMESTICA 18 IMPREVISTOS 19 SIN EXCUSA 20 OTRO SIN CLASIFICAR

3 4 4 6 7 5 8 4 4 4 4 4 8 10 4 3 4 4 5 5 100

6 2 2 7 4 3 4 5 5 5 7 5 8 10 3 5 6 5 3 5 100

6 4 2 4 4 4 5 7 7 7 5 6 6 3 3 6 6 6 4 5 100

0,15 0,1 0,08 0,17 0,15 0,12 0,17 0,16 0,16 0,16 0,16 0,15 0,22 0,23 0,1 0,14 0,16 0,15 0,12 0,15

Cifras y se establecen cuales son las mas relevantes por su costo y la vulnerabilidad de la empresa que este episodio se presente. Esta multiplicacin se realiza cada perodo determinado, ya sea mensual, semestral o anual y se compara con los perodos anteriores, verificando si las medidas tomadas han sido efectivas y ese concepto ha evolucionado satisfactoriamente. 6.3.3. DIVULGACION: Para todas las fases del programa se tiene contemplado un plan de divulgacin, la cual se considera fundamental para el xito de este. En la fase inicial de proyecto, se plantear al personal de Salud Ocupacional, sobre el programa y los alcances de este. Posteriormente se llevar el proyecto a la direccin de la empresa para su aprobacin y ordenamiento de los cambios necesarios en la administracin para mejorar la informacin. Una vez aprobada se difundir entre el personal directivo hasta los niveles de supervisin, y se entrar en la fase de capacitacin del personal comprometido y responsable de la informacin, la cual es base fundamental del programa. Los resultados del analisis y diagnstico de la informacin, se reportarn de acuerdo a como se indica a continuacin: 6.3.4 INTERVENCION: A partir de este momento, se procede a realizar intervenciones directas en cada una de las causas de ausentismo que sean relevantes y que sean vulnerables a disminuir. Se efectuarn las intervenciones y se analizarn sus resultados, en un perodo determinado de acuerdo a las circunstancias, que permita nuevas evaluaciones e intervenciones adicionales.

6.3.4.1

MEDIDAS DE CONTROL DEL AUSENTISMO.

Seleccin adecuada al personal (puesto adecuado para la persona). Seguimiento de la adaptacin al trabajo. Control del entorno ambiental. Mantenimiento del clima organizacional adecuado. Mantenimiento de buenas relaciones interpersonales. Capacitacin y entrenamiento adecuado. Plan de estmulos e incentivos. Adecuados registros e investigacin de cada uno de los de ausentismo. Proyeccin de la empresa en beneficios sociales.