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EL EDI EN SANIDAD

Reunin EDI de eDiversa Universidad La Salle Barcelona Octubre 2005

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Qu vamos a ver hoy?


AECOC: Quines somos? Que es el EDI.? Beneficios del EDI. Situacin actual del EDI. mbito de actuacin de AECOC.

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Qu vamos a ver hoy?

AECOC: Quines somos?


Que es el EDI.? Beneficios del EDI. Situacin actual del EDI. mbito de actuacin de AECOC.

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AECOC: Quines somos?


AECOC: Asociacin Espaola de Codificacin Comercial Asociacin empresarial sin nimo de lucro, que trabaja con las empresas. Multisectorial: Mas de 22.500 empresas (Gran Consumo, Sanidad, Ferretera y bricolaje,...) Representante en Espaa de GS1
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AECOC: Quines somos?


GS1 presente en ms de 100 pases

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AECOC: Quines somos? Misin


Contribuir a hacer ms eficientes las relaciones entre las empresas de produccin y distribucin aportando mayor valor al consumidor a travs de la identificacin de oportunidades de mejora a lo largo de toda la cadena. SOMOS UNA ORGANIZACIN DE SERVICIOS
Cmo?
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AECOC: Quines somos?


Trabajamos CON las empresas
Consejo Directivo

Comits

Grupos de Trabajo
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AECOC: Quines somos?


ACTIVIDADES

CODIFICACIN SIMBOLIZACIN

R AL
EDI - CE LOGISTICA

MARKETING MERCHANDISING

PROYECTOS
ECR ESTUDIOS SECTORIALES

SERVICIOS
NORMALIZACIN e IMPLEMENTACIN
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ASESORIA

DIFUSIN

INVESTIGACIN y FORMACIN

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AECOC: Quines somos?


Nuestra web -http://www.aecoc.es

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AECOC: Quines somos?


Nuestro portal - http://www.aecocnet.com

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Qu vamos a ver hoy?


AECOC: Quines somos?

Que es el EDI?
Beneficios del EDI. Situacin actual del EDI. mbito de actuacin de AECOC

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QUE ES EL EDI?
PRINCIPIOS
Flujo de MERCANCIAS:
- Trazabilidad - Identificacin automtica

Transacciones comerciales: Flujo de INFORMACION:


- Catlogos alineados Fab.-Dist. - Intercambio eficiente de documentos comerciales

Falta de coordinacin: - Interna: Fab./Fab., Dist./Dist. - Externa: Dist./Fab., Fab./Dist.

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QUE ES EL EDI?
PRINCIPIOS
Cdigo de barras Herramientas de eficiencia EDI Mejores prcticas: Estndares EDI-EANCOM EAN

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QUE ES EL EDI?
Bases

EDI

Alineamiento de catlogos

Codificacin de Agrupaciones Cumplimiento Normativa de Codificacin Bsica


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QUE ES EL EDI?
Intercambio Electrnico de Datos, en formato normalizado entre los sistemas informticos de quienes participan en transacciones comerciales con reduccin al mnimo de la intervencin manual
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QUE ES EL EDI?
EDI
PROVEEDOR CLIENTE

EDI significa transaccin comercial sin papeles. Es el camino ms corto entre los sistemas informticos de quienes participan en una transaccin El EDI no es un correo electrnico de formato libre, sino que contiene datos perfectamente estructurados que pueden ser procesados por los ordenadores con eficacia y sin ambigedades. Reunin EDI de eDiversa
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QUE ES EL EDI?
Un Lenguaje Comn
Conjunto de reglas que permiten estructurar de un modo racional y acordado los documentos intercambiados en las relaciones comerciales con el fin de facilitar su manejo y comunicacin
LENGUAJE COMN NEUTRO ABIERTO ESTNDAR
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Facilita la comunicacin Vlido para todo el colectivo No interfiere en las relaciones comerciales Posibilidad de crecer y evolucionar Basado en codificaciones y normas internacionales (EAN, Edifact...)
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QUE ES EL EDI?
Un Lenguaje Comn
Multisectorial : Gran consumo, sanidad, textil, juguetes, libros, transporte,
electrodomsticos, etc...

Internacional : Presente en ms de 100 pases Amplio : 42 mensajes N Usuarios : Ms de 100.000 Caractersticas :


Basado en cdigos EAN ( artculos y Puntos Operacionales ) Simple Garanta de estabilidad Perpetuidad Crecimiento y evolucin Accesibilidad normativa Apoyo Tcnico Apoyo Formacin Disponible en 16 idiomas
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QUE ES EL EDI?
Elementos bsicos de un Servicio EDI

RED

Estacin de usuario
Sistema Informtico Empresa Equipo de Conexin al Servicio EDI

Red de Comunicaciones

Centro Servidor

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QUE ES EL EDI?
Estacin de Usuario
Herramienta que permite la creacin, edicin, envo y recepcin de documentos. Es la ventana del Usuario hacia el mundo exterior. Verifica el formato de los documentos EDI.
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QUE ES EL EDI?
Funciones del Centro Servidor
Una sola conexin permite enviar a todos los destinatarios y recibir de todos los remitentes. Total disponibilidad. Copias seguridad de los documentos. Factura Digital. Comprueba, a nivel de documento, que el intercambio definido por el perfil Emisor-Receptor-Tipo de documento, est permitido. Help Desk Funciones especiales : recuperaciones, estadsticas...
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QUE ES EL EDI?
Bases del Lenguaje Comn EANCOM
QU IDENTIFICA ? Productos y sus condiciones de suministro Empresas CMO ? Sistema de codificacin EAN Puntos Operacionales y Estructuras administrativas Guas de Implantacin de EANCOM

Actos de las transacciones


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QUE ES EL EDI?
Punto Operacional
Es un cdigo numrico que se define de forma anloga a la codificacin EAN-13 de unidades de consumo. Identifica cualquier ubicacin fsica o funcional que interviene en algn acto de la transaccin comercial. Los P.O. se utilizan para direccionar los mensajes EDI hacia el buzn, equipo de conexin (E.U.) o aplicacin designados. Deben comunicarse al iniciar la relacin EDI con cada nuevo interlocutor.

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QUE ES EL EDI?
Puntos Operacionales
8456789000007 (Sobre, UNB, Intercambio) PO FISCAL

PO

CS

PO FISCAL

PO
P.O. Lgico

P.O. Lgico

BUZON A BUZON B 8456789000007 (comunicaciones)

8456789000014

8456789000021 (mensaje)

8456789000038

Recepcin Inf. Stocks

Emisin Instrucciones Almacn Expedicin Mercanca

Recepcin Instrucciones P.O. B1

Almacn Recepcin Mercanca P.O. B2

Informacin Stocks P.O. B3

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QUE ES EL EDI?
Flujos de comunicacin EDI
1) Datos Maestros

PROVEEDOR

Informacin Empresas Catlogo de Productos y Precios

CLIENTE

2) Transacciones comerciales
Solicitud Oferta Oferta Pedido Respuesta Pedido Solicitud Cambio Pedido Aviso Expedicin Confirmacin de recepcinFactura Comunicacin Pago

3) Mensajes de Planificacin e Informes


Situacin Inventarios Informe Datos Ventas Previsiones Ventas Planes Entregas

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QUE ES EL EDI?
Mensajes ms comunes en el entorno sanitario
Pedido Aviso de expedicin
Informacin de productos enviados

Mercancas Confirmacin Recepcin


PROVEEDOR Laboratorio Farmacutico Proveedor Suministros Sanitarios
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CLIENTE Informacin de productos recepcionados Hospital Mayorista Farmacutico Gran Superficie

Factura
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QUE ES EL EDI?
ORDERS
Pedidos

FUNCIONES Detalla las mercancas o servicios pedidos segn acuerdos previos entre vendedor y comprador Especifica cantidades, fechas, lugares de entrega y precios Se emite un pedido por cada lugar de entrega Pedido abierto, seguido de pedidos parciales

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QUE ES EL EDI?
DESADV
Aviso de Expedicin FUNCIONES Detalla la mercanca enviada o cargada lista para el envo, al receptor de las mismas Hace referencia a un nico punto de despacho y a un nico punto de destino Permite disponer, al receptor del mensaje, de los datos necesarios para preparar una eficiente recepcin de mercanca y planificacin de la reposicin a tiendas

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QUE ES EL EDI?
RECADV
Confirmacin de Recepcin

FUNCIONES Confirma las mercanca recibida Indicando las necesidades comerciales relacionadas con la recepcin Notifica diferencias entre lo recibido y lo aceptado Instruye sobre las acciones sugeridas respecto a las diferencias identificadas

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QUE ES EL EDI?
INVOIC
Factura

FUNCIONES Solicitud de pago de las mercancas entregadas o de los servicios prestados. Factura Comercial, Pro-forma, Cargo, Abono, Recapitulativa, Autofactura. Funciones especiales: Duplicado, Copia, Sustitutiva, Transmisin adicional. Descuentos por lnea y global factura y mercancas sin cargo. Factura Digital autorizada por Agencia Tributaria.
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AECOC: Quienes somos? Que es el EDI.?

Beneficios del EDI.


Situacin actual del EDI. mbito de actuacin de AECOC

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Beneficios del EDI


Toda organizacin debe obtener de la introduccin de los procedimientos de EDI un cierto nmero de beneficios mnimos, con independencia del tamao de la organizacin.
Basado en estndares, que son de uso generalizado En todo el mundo ms de 1.000.000 empresas En Espaa: ms de 22.500 empresas En el sector sanitario Espaol ms de 570 empresas Facilita la comunicacin. No interfiere en las relaciones comerciales. Garantas de continuidad. Est avalado por una asociacin internacional destinada exclusivamente al desarrollo de estndares que lleva trabajando ms de 25 aos en este terreno.

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Beneficios del EDI


Adaptacin nica. Para la identificacin de artculos y para comunicarse entre s, los interlocutores se adaptan a 1 nico sistema, en vez de a n sistemas. Es simple. Trabaja con un sistema estndar de identificacin de las partes que intervienen en un transaccin comercial (GLNs). Flexible. El mismo estndar o parte del mismo, puede ser empleado en varios sectores. Adaptable. El estndar se adapta a las necesidades y particularidades de cada sector (crece y evoluciona). Estn creados por las empresas. A travs de grupos de trabajo. Al alcance de todos: AECOC presente en ms de 100 pases. Mltiple informacin (disponible en varios idiomas). Permite a las empresas seguir trabajando internamente con sus sistemas habituales de trabajo (cdigos internos, clasificaciones propias de productos, ERP, etc.).
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Beneficios del EDI


Trabaja con formatos normalizados. Ms de 100.000 usuarios EDI en el mundo (4.400 en Espaa y ms de 200 en el sector sanitario Espaol) Permite suprimir el papel. Menores costes de explotacin: mayor productividad del personal antes dedicado a la introduccin de datos o gestin de documentos. Mayor disponibilidad de los datos: transmisin electrnica (minutos) no introduccin de datos (no demora) los datos no contienen errores Simplificacin del funcionamiento al normalizarse las transacciones. Disminucin de gastos de tratamiento de una transaccin. Disminucin de gastos de transmisin de una transaccin.

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Beneficios del EDI


EJEMPLO EMPRESA DEL SECTOR DIAGNOSTICO

N pedidos ao 45.000 N albaranes ao 56.000 N facturas ao 54.000

Coste directo por pedido 2,40 euros Coste directo por albarn 0,25 euros Coste por factura 0,43 euros Ahorro financiero por factura por anticipo del cobro 0,31 euros

Reduccin costes en pedidos (2,40 x 45.000) = 108.000 euros/ao N albaranes ao 56.000 (0,25 x 56.000) = 14.000 euros/ao N facturas ao 54.000 (0,72 X 54.000) = 38.880 euros/ao
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AECOC: Quienes somos? Que es el EDI.? Beneficios del EDI.

Situacin actual del EDI.


mbito de actuacin de AECOC

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Situacin actual del EDI


Numero de Usuarios EDI

4.400
4400 3484 3081

2645 2054 1640 925 656 1020 1199 2372

1995

1996

1997

1998

1999

2000

2001

2002

2003

2004

2005

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Situacin actual del EDI


Trfico / mes
35.000.000.000 30.000.000.000 25.000.000.000 20.000.000.000 15.000.000.000 10.000.000.000 5.000.000.000 0 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005

35GB

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Trfico ( bytes)

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Situacin actual del EDI


Utilizacin EDI Facturas/mes
1600000

200000
1400000 1200000 1000000 800000 600000 400000 200000 0

1,6 Millones
facturas/mes

420000 1400000

Fac."EDI+papel"/mes Fact.Dig./mes

700000 0
2002

580000

2003

2004

Ms de 1.500 empresas utilizan la factura con firma electrnica.


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Situacin actual del EDI


2 MILL
e-facturas mensuales 2.000.000

1.500.000

1.000.000

500.000

feb-03

feb-04

oc t-03

oc t-04

abr-03

abr-04

feb-05

ago-03

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40

ago-04

abr-05
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dic -03

dic -04

jun-03

jun-04

Situacin actual del EDI


Usuarios Nuevos EDI Anuales
700 600 500 400 300 200 100 0 Antes e-invoice 2002
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+ 70%
364

619

Despus e-invoice 2004

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Situacin actual del EDI


El Sistema EANUCC en Sanidad
Nmero de socios: Laboratorios y Distribuidores: Proveedores de Suministros: 579 388
388 The EAN.UCC System in Spain

161

Hospitales y Servicios de Salud: 30 Usuarios EDI:


ORDERS, DESADV, INVOIC.

206

30

161

Laboratories & Wholesalers Medical Devices Suppliers Hospitals & HCSA

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Situacin actual del EDI


SERGAS: Trabajan con ORDERS con 46 proveedores. Estn empezando a integrar el DESADV para poder recibirlo de 8 o 9 proveedores. Hacen especial hincapi en los proveedores de prtesis. Osakidetza: EDI: 3 Hospitales (H. Cruces, H. Donosti, H. Basurto) 4 mensajes (ORDERS, ORDRSP, DESADV, INVOIC) Conselleria de Sanitat Valenciana: EDI: Centralizado para sus 25 hospitales. 70.000 ORDERS al ao con ms de 30 proveedores
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Situacin actual del EDI


Hosp. Univ. de Bellvitge: Trabajan el ORDERS con 20 proveedores y esperan hacerlo prximamente con 5 ms. Su objetivo son conseguir otros 25 proveedores ms. Sus objetivos para este ao son integrar el DESADV y el INVOIC. Logaritme: EDI 65.000 pedidos al ao (unos 295 al da) con 5 Centros Prximamente DESADV y el INVOIC EDI en Farmacia Hospitalaria: 30 laboratorios: 80% del volumen de compras.

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AECOC: Quienes somos? Que es el EDI.? Beneficios del EDI. Situacin actual del EDI.

mbito de actuacin de AECOC

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mbito de actuacin de AECOC


Velamos por la CALIDAD del servicio. Realizamos certificaciones de: REDES EDI (Red de eDiversa Certificada) SOFTWARE EDI (Software EDI de eDiversa en proceso de certificacin) Certificacin de guas de empresa. Testeador de Calidad EANCOM. Elaboracin/Revisin de Guas EDI. Asesoramiento a las empresas en el proceso de implantacin de EDI.
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mbito de actuacin de AECOC


Comit del Sector Salud, y Grupos de Trabajo. Promocin del EDI. BBDD de usuarios EDI a vuestra disposicin. Formacin: Cursos EDI bsico, avanzado, e-Factura, Sanidad, In Company Informacin: Web. Comunicacin: Plan de comunicacin. Proyectos Ad-hoc: Proyectos de implantacin a medida Eventos: Foro Sanitario como el punto de encuentro de usuarios
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--- Gracias por vuestra atencin --Joan Batlle Responsable del Sector Salud Tel. 93 252.39.00 E-mail: jbatlle@aecoc.es
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