NEGOCIAO EM COMPRAS: A PARBOLA DOS PES

DORVAL MALLMANN

Negociao apesar de ser uma arte possui princpios slidos e bem desenvolvidos alicerados na psicologia, na economia, na teoria das decises, na comunicao e na sociologia. uma das habilidades mais importantes dos executivos e apesar de possuir princpios gerais, tem peculiaridades que devem ser utilizadas em cada rea de aplicao. A negociao em compras, onde o negociador lida com os profissionais de vendas, que talvez estejam entre os que mais passam por programas de treinamento no Brasil, requer um preparo especfico. Entender os fundamentos do que est sendo negociado crtico para a conduo de qualquer processo de negociao. Descobrir os aspectos importantes de cada situao deve ser preocupao de todo o negociador. Isto principalmente vlido nas negociaes de compras, em que milhares, ou mesmo dezenas de milhares, de itens esto envolvidos. Alm disso, o problema da rea de compras no se restringe apenas ao nmero de itens, mas, principalmente, aos seus valores. Entre 60 e 80% dos custos totais de uma empresa so representados por matriasprimas, componentes, conjuntos e outros itens adquiridos. O presente artigo apresenta mais algumas caractersticas da Matriz de Posicionamento de compras que j foi discutida de forma preliminar em edio anterior 1. Esta matriz possibilitar a criao de polticas de negociao diferentes de acordo com a importncia dos itens. Isto ajudar o negociador bem preparado a colocar seus argumentos de forma construtiva e convincente. Para demonstrar a forma como os direitos podem ser reivindicados vamos nos socorrer de um conto de Malba Tahan2. A parbola dos pes Dois mercadores haviam terminado de realizar suas vendas e estavam voltando sua cidade. Um deles era um negociador eficiente e eficaz, que sempre procurava obter o mximo possvel para si, mas sempre com justia. O menor caminho que existia at sua cidade passava por um deserto. No meio do caminho encontraram um xeique que havia sido assaltado e estava faminto. Assim que os avistou foi logo dizendo: "Vocs tm algo que eu possa comer? Vou retribuir em ouro tudo o que me fornecerem". Um dos mercadores disse: "Tenho comigo cinco pes, mas preciso comer ao menos parte deles at chegar prxima cidade". O outro complementou: "E eu possuo apenas trs, mas tambm posso reparti-los". "timo, disse o milionrio, quando chegarmos cidade darei oito moedas de ouro em troca dos pes". Assim foram andando at que finalmente atingiram o seu destino. Assim que l chegaram os dois foram recompensadas. Ao que fornecera trs pes foram entregues trs moedas de ouro, ao outro cinco. Peo ao leitor que faa uma pausa agora. Em sua opinio, a diviso foi justa? Se considerar que no foi, o que est errado? Pois bem, aquele que entrara com cinco pes, o negociador eficiente e justo, no concordou. "A diviso no est correta. Eu tenho direito a sete moedas e meu companheiro de viagem a apenas uma", afirmou. Nem o xeique nem o outro
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SE EU TIVER DE FAZER TUDO ISTO ANTES DE NEGOCIAR NO TEREI TEMPO PARA COMPRAR. Disponvel por solicitao ao autor dorvalmallmann@gmail.com 2 Malba Tahan o pseudnimo de Jlio Csar de Mello e Souza, original matemtico brasileiro, escritor de diversos livros, entre eles "O homem que calculava", publicado originalmente em 1937.

mercador entenderam a lgica da nova diviso. Ambos exigiram uma explicao, pois se um entrara com cinco pes e o outro com trs era justo que este fosse o nmero de moedas destinadas a cada um. A nova diviso proposta primeira vista parecia um despropsito. Calmamente o primeiro mercador explicou ao xeique e ao outro viajante. "Enquanto andvamos pelo deserto, cada vez que queramos comer dividamos os pes em trs partes. Destinvamos ento uma a cada um de ns. Pois bem, o meu companheiro que possua trs pes, ao dividi-los contribuiu na realidade com nove pedaos. Eu que estava de posse de cinco, contribui com quinze. Os nove pedaos fornecidos pelo nosso companheiro, mais os quinze que forneci totalizaram vinte e quatro pedaos. Como sempre que um de ns comia um pedao de po, todos os demais tambm os consumiam, na realidade tocou a cada um, um tero dos vinte e quatro pedaos, ou oito pedaos de po. Pois bem, nosso companheiro de viagem que entrara com trs pes, ou nove pedaos e comera oito, na realidade somente contribuiu com um pedao para o consumo do xeique. Eu que possua cinco pes ou quinze pedaos tambm consumi oito. Por isso, na realidade, forneci sete para saciar a fome do xeique. justo, portanto, que as moedas sejam divididas desta forma, ou seja, a mim tocam sete moedas e ao meu companheiro de viagem uma". Fascinado o xeique entregou as sete moedas ao matemtico. Como forma de no frustrar o outro viajante deixou-o ficar com as trs que lhe destinara originalmente. Se o problema no tivesse sido analisado de forma correta, facilmente o primeiro negociador aceitaria as cinco moedas; ou seja, para encontrar a lgica que existe por trs da negociao fundamental para que nossos objetivos sejam alcanados. Este histria obviamente uma parbola. Obter as sete moedas em negociaes reais teria sido muito mais complexo. Esperar que algum lhe desse as trs quando na realidade mereceria apenas uma, mais complexo ainda. O que mostraremos a seguir uma ferramenta que pode ser utilizada para entender melhor os mercados nos quais atuamos e talvez aumentar a probabilidade de alcanarmos as sete moedas. A matriz de posicionamento de compras Em artigo anterior apresentamos um modelo que sugeria formas diferentes de negociao de acordo com a situao dos itens comprados pela empresa. Este modelo gerou o que chamamos de matriz de posicionamento de compras. A matriz, como pode ser vista no quadro a seguir, possui duas dimenses. Uma representa o impacto que os itens tm nos custos totais da empresa. A outra diz respeito aos riscos. Dependendo da combinao de custos e riscos, foram recomendadas polticas diferentes, que conduzem a diferentes formas de negociao. Vamos ento analisar os componentes do risco.

Risco Baixo

Participao Estratgia Preocupao fundamental nos custos de compras Baixa Compras tticas - Minimizar a ateno. - Reduzir o tempo necessrio para comprar. - Automatizar as compras. - Reduzir outros custos associados a compras como contas a pagar, qualidade etc.

Baixo

Alta

Lucro ttico - Conhecer todas as alternativas de mercado. - Realizar concorrncia para reduo de custos. - Procurar fornecedores alternativos. Segurana - Garantir o suprimento. estratgica - Aceitar pagar preo diferenciado. - Avaliar novas alternativas tecnolgicas Crticos - Acompanhar estratgicos permanentemente os itens. - Desenvolver novos fornecedores. - Gerar sistemas de acompanhamento de preos. - Negociar, negociar, negociar.

Alto

Baixa

Alto

Alta

Matriz de Posicionamento em Compras Os ganhos mais significativos se encontram nos itens que fazem parte dos grupos cujas estratgias recomendadas so: lucro ttico e crtico estratgico. O risco de fornecimento foi caracterizado por uma combinao de: Disponibilidade de fornecedores os insumos para os quais existem diversos fornecedores so considerados de baixo risco para a empresa; Requisitos de qualidade os insumos que no so fundamentais para a qualidade so de alto risco para a empresa; Requisitos relativos segurana pessoal ou ambiental os insumos que podem gerar impactos ambientais e que representem ameaas segurana das pessoas so de alto risco para a empresa. O problema mais significativo que estes trs fatores normalmente aparecem associados. Insumos que apresentam altos requisitos de qualidade tendem, devido s possveis dificuldades de produo, a ser fornecidos por poucas empresas. Da mesma forma, itens que podem gerar impactos ambientais significativos tambm costumam possuir poucos fornecedores. Dentro do conjunto de insumos de alto risco existem alguns que, em particular, representam grandes volumes de compras. Estes compem os itens crticos estratgicos.

Nas negociaes com os fornecedores, o conhecimento profundo de todos esses fatores de risco fundamental. Estes fatores constituem as vulnerabilidades da empresa e podem gerar diminuio do poder de barganha. A anlise destas vulnerabilidades abrange sete reas principais, conforme descreveremos a seguir: A relao entre a oferta e procura O primeiro aspecto a ser analisado a discrepncia que existe entre oferta e procura. Para isto necessrio avaliar o que a demanda de nossa empresa representa em relao ao total do mercado. Da mesma forma necessrio que se avalie a relao existente entre a produo do fornecedor e a produo total do mercado. Caso a empresa possua participao pouco significativa nas vendas do fornecedor, provavelmente ter baixo poder de barganha. Este fator poder ser contrabalanado, caso existam diversos fornecedores que estejam competindo entre si. Mesmo assim, desequilbrios temporrios entre oferta e demanda podem criar problemas crticos e at insolveis. Vide o caso das refinarias de petrleo independentes existentes hoje no Brasil. Com o aumento do preo do petrleo e a manuteno dos preos dos derivados pela estatal do setor, tornou-se hoje em dia quase impossvel operar uma refinaria no pas. Situaes semelhantes podem ocorrer em diversos outros setores. provvel que quase todos lembrem ainda dos problemas que surgiram durante o "apago" de energia que ocorreu em anos recentes. A disponibilidade de insumos para os fornecedores As empresas que fornecem para nossa empresa no se encontram isoladas. Mesmo no caso de fornecedores primrios eles necessitam adquirir os seus insumos. Em diversas situaes os fornecedores podem ter dificuldades em adquiri-los. Isto pode ocorrer tanto por problemas transitrios quando por situaes que se tornem permanentes. Se no primeiro momento esta disponibilidade acarreta problemas para o fornecedor, logo a seguir, assim que seus estoques reguladores tenham sido consumidos, gerar problemas para a empresa. Entender a lgica de fornecimento que os supridores dos fornecedores apresentam fundamental para a anlise de riscos. Esse componente se torna mais importante no caso de insumos bsicos. As tendncias de custo das matrias-primas Uma anlise cuidadosa das tendncias poder determinar quais os eventos que podem desencadear sbitos aumentos de preos. Desequilbrios na oferta de insumos podem gerar problemas diretos nas operaes. Particularmente sensveis, so as "commodities" negociadas em bolsa. Movimentos ascendentes de preo podem fazer com que os custos dos produtos adquiridos se elevem de forma significativa. Movimentos descendentes podem fazer com que insumos estratgicos, adquiridos antecipadamente, tenham seus custos reduzidos prejudicando as empresas com polticas de estocagem preventiva. A taxa de desenvolvimento tecnolgico Aqui o importante avaliar a velocidade com que os produtos tornam-se obsoletos por mudanas tecnolgicas. Principalmente para as empresas de alta tecnologia a verificao da adequao dos fornecedores s mudanas tecnolgicas fundamental. A complexidade do mercado Um mercado complexo quando o poder de negociao est com as outras partes. O importante ento analisar a inexistncia ou no de monoplios e, principalmente, a possvel tendncia sua criao. Diversos setores, tanto no Brasil como no resto do mundo, esto passando por processos de concentrao. Isto torna o mercado mais complexo do ponto de vista dos compradores. Da mesma

forma convm analisar se existem barreiras entrada de novos fornecedores, se existem acordos de preos e qual o impacto da interferncia governamental. O fornecedor Este o fator mais importante a ser analisado. Compreende aspectos como: a situao financeira da empresa, o seu posicionamento no mercado e suas atitudes nas negociaes. Entre as consideraes financeiras importante avaliar a tendncia nos lucros e no fluxo de caixa da empresa. Na anlise do posicionamento da empresa devem ser includos: - sua poltica de preos; - suas polticas de descontos; - os seus preos, comparados com os dos competidores; - suas polticas de aprimoramento de produtos; - compromissos com a melhoria contnua. As atitudes de negociao incluem a abertura e a confiana, juntamente com a propenso para o estabelecimento de parcerias. Os mtodos de produo, transporte e distribuio Entendendo-se os mtodos de produo podem ser avaliadas as flexibilidades que os fornecedores possuem. Da mesma forma, entendendo-se os mtodos de distribuio e transporte, podem ser antecipados riscos que existam nestas etapas da cadeia de valor. A anlise de riscos uma atividade complexa. Por isso deve ser desenvolvida apenas para aqueles insumos que forem considerados como crticos estratgicos. Para os demais insumos que geram alto risco, mas que possuam baixa participao nos custos, esta anlise no seria justificada. Por isso foram recomendadas outras polticas para estes itens. A preparao , com certeza, a atividade mais importante dentro de um processo de negociao. atravs dela que se consegue avaliar de forma correta os riscos e as oportunidades que existem no processo. Note-se que, at aqui, se procurou mostrar alguns tpicos que deveriam ser conduzidos durante a preparao da negociao. Toda a anlise se concentrou em apenas um dos eixos da matriz de posicionamento, o risco. Talvez desta forma consigamos aumentar conseguiremos as nossas sete moedas. o nmero de vezes em que