JIRO SY RANO MALAGASY

D.G.A.A
DIRECTION DES APPROVISIONNEMENTS

PROCEDURES ACHATS LOCAUX

- Juillet 2007 -

Procdures Achats Locaux JIRAMA

SOMMAIRE

ARTICLE 1 : OBJECTIFS ARTICLE 2 : DEFINITIONS ARTICLE 3 : TYPES DE CONSULTATION DES FOURNISSEURS DAPPRO et DIR ARTICLE 4 : CONTRAT POUR ACHAT SUPERIEUR A 10.000.000 Ariary ARTICLE 5 : NORMES DAPPROBATION DES ACHATS TRAITES PAR DAPPRO ARTICLE 6 : TYPES DACHAT SUIVANT MODE DE REGLEMENT ARTICLE 7 : ACHAT DURGENCE PAR DIR ARTICLE 8 : ACHAT DURGENCE PAR DAPPRO ARTICLE 9 : ACHAT DIRECT PAR PETITE CAISSE DAPPRO ARTICLE 10 : BON DE RECEPTION (BR) ARTICLE 11 : TRAITEMENT DES FACTURES DES FOURNISSEURS DANTANANARIVO

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ARTICLE 1 : OBJECTIFS Attribution des parts de responsabilit toutes les entits impliques dans lopration ACHAT en vue de scurisation et transparence dune part, respect des diffrents dlais dautre part.

ARTICLE 2 : DEFINITIONS - Achats par Bon de Commande : Type dachats utilis pour les fournisseurs acceptant un paiement crdit - Achats par Lettre de Commande (LC) virement bancaire rception facture : Type dachats utilis pour les fournisseurs exigeant un paiement 15 jours rception facture (pratiqu seulement par DAPPRO TANA). - Achats en espces : Type dachats utilis pour les articles dun montant infrieur 70000 Ar auprs des fournisseurs exigeant un paiement au comptant en espces. - Achats par chque : Type dachats utiliss auprs des nouveaux fournisseurs ou fournisseurs occasionnels exigeant un paiement au comptant, pour les articles dun montant suprieur 70000 Ar. Toute modification du montant seuil se fait par note de service - Achats crdit avec acompte: Type dachats utilis pour les matriels ou articles non disponibles sur le march local, ncessitant une commande ferme, ou articles confectionner. Mode de paiement exig par le fournisseur, un acompte pour confirmation de commande et le reste crdit. Le rglement de lacompte, ne dpassant pas 30% du montant total de la commande, se fait par virement bancaire la commande (Art 6.4) et le solde la livraison ou crdit. - Achats au comptant par virement bancaire la commande : Type dachats utilis pour les fournisseurs exigeant un paiement intgral avant livraison des matriels. - Achats urgents : Besoins des matriels ou de service caractre urgent et imprvisible dont lindisponibilit pourrait gnrer des prjudices pour la Socit - Bon de rception : Le Bon de Rception est une pice attestant la rception en bonne et due forme des matriels commands par le Rceptionnaire - Rceptionnaire : - Le Magasinier pour les matriels Entre Magasin assist dun reprsentant de la Direction dAppui Technique ou Service Technique DIR, pour la rception des matriels techniques - Le Service demandeur pour les matriels Imputation Directe ARTICLE 3 : TYPES DE CONSULTATION DES FOURNISSEURS DAPPRO et DIR

3.1.- Base de donnes Fournisseurs : Objet : Recensement des fournisseurs existants par catgorie darticle Processus :
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Inventorier tous les fournisseurs Import (DAPPRO) et locaux . rfrences fournisseur : - Adresse tlphone fax mail compte bancaire . produits ou services fournis Mise jour base de donnes le cas cheant 3.2.- Achat partir de Demande de Prix Objet : Articles ne figurant pas ni dans le fichier prix (Art 3.3) ni dans les achats sous contrat (Art 3.4.). Processus dachat : DAPPRO : Consultation automatique par MAIL (DAPPRO) de TOUS LES FOURNISSEURS DE LA BASE DE DONNEES pour le produit considr (Cf. Note DGAA/DAPPRO/N 032/ 07 du 16 Fvrier 2007) DIR (SAPPRO) : Consultation par FAX de TOUS LES FOURNISSEURS DE LA BASE DE DONNEES pour le produit considr DAPPRO et DIR : - Rception des offres par mail/fax - Etablissement tableau de comparaison. - Engagement des procdures de commande Loffre retenue et le tableau de comparaison joindre au dossier de commande.

3.3.- Achat sur Fichier Prix Objet :

- Raccourcir les dlais de traitement des achats rptitifs relatifs aux articles courants dont les fournisseurs sont bien cibls par les demandes de prix antrieures (Art. 3.2) - Prvenir les tendances de rajustement des prix la hausse par le Fournisseur chaque consultation. - Mise jour fichier prix : Le fichier prix est mettre jour priodiquement par lancement nouvelles demandes de prix.

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Processus dachat : La DAPPRO ou SAPPRO/DIR : - Etablit le tableau de comparaison de prix signer par le Directeur des Approvisionnements ou le DIR, tableau qui vaut pice justificative de lachat : Pour les achats sur fichier prix, la production de Facture Proforma nest plus requise. - Engage les procdures de commande selon le mode de paiement du fournisseur retenu. - Si le fournisseur retenu procde une rvision de prix, une nouvelle consultation par Demande de Prix simpose 3.4.- Achat suite Appel dOffres Objet : - Achat sous contrat pour une priode dtermine : Articles concerns : . Articles stratgiques : ingrdients, combustibles, lubrifiants, filtres pour groupe, listing pr imprim. . Achat ponctuel matriels de grande valeur. Processus dachat :

- Les units envoient la DAPPRO les SPECIFICATIONS TECHNIQUES requises Anglais/Franais (si pour achat import) et les TERMES DE REFERENCE, dment signs par les Responsables Hirarchiques - La DAPPRO labore le dossier dAppel dOffres et le Projet de contrat. - Approbation et signature du dossier dAppel dOffres par la Direction Gnrale. - Rception des offres par la DAPPRO. - Dpouillement et valuation des offres : La Commission dvaluation TANA doit tre compose de la DAPPRO, DFIN et les Directions Techniques concernes. Pour les grands Appel dOffres (Combustibles, lubrifiants, achat groupes,), la Commission doit tre compose des Directeurs. Les Critres dvaluation et systme de notation doivent tre dfinis avant dpouillement. Le Rapport dvaluation paraph page par page est signer par tous les membres de la commission. Toutes les correspondances avec les fournisseurs se font par le biais du mail commission_evaluation@jirama.mg pour les DAO traits par DAPPRO, FAX sign seulement Commission dEvaluation pour les DIR. - Lettre de notification pour ladjudicataire et le projet de contrat en deux exemplaires signer par la Direction Gnrale au vu du rapport dvaluation

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- Transmettre au fournisseur la notification et le projet de contrat - Engager les procdures de commande (locale ou import) conformment aux termes du contrat. ARTICLE 4 : CONTRAT POUR ACHAT SUPERIEUR A 10.000.000 Ariary

Tout achat dun montant suprieur ou gal 10.000.000 Ariary dont le dlai de livraison prvu nest pas immdiat (matriels non disponibles), doit tre rglement par un contrat. ARTICLE 5 : NORMES DAPPROBATION DES ACHATS TRAITES PAR DAPPRO

- Toutes les commandes dun montant suprieur ou gal 1.000.000 dAriary doivent tre approuves par la Direction Gnrale Adjoint Administratif. (Cf. Note DGAA/DFIN/n 029/2007 du 09 Mai 2007) - Toutes les commandes dun montant suprieur ou gal 10.000.000 dAriary doivent tre approuves par le Directeur Gnral ARTICLE 6 : TYPES DACHAT SUIVANT MODE DE REGLEMENT 6.1.- Achats par Bon de Commande Processus :

- La DAPPRO ou SAPPRO/DIR tablit le BC/BR conformment la DA des units clientes. - Remise du BC au Fournisseur par DAPPRO ou SAPPRO/DIR sauf pour les pices vhicules achetes TANA, BC transmettre la Direction Administrative et Logistique pour enlvement. - Livraison des matriels par les fournisseurs . Matriels Techniques spcifiques : Rception technique conjointe par la DAPPRO ou SAPPRO/DIR et la Direction dAppui Technique ou Service Technique DIR concerns. . Matriels pour rapprovisionnement en commandes ouvertes: Avant chaque livraison, le fournisseur doit prsenter un chantillon la DAPPRO ou SAPPRO/DIR. . Pour les imprims, la prsentation dun bon tirer est obligatoire avant excution des travaux. . BR signer par le responsable du magasin ou les clients et retourner immdiatement la DAPPRO ; BR01 pour paiement facture et BR02 pour mise jour stock le cas chant. 6.2.- Achats par Lettre de Commande (LC) virement bancaire rception facture Pratiqus seulement par DAPPRO Processus : - La DAPPRO tablit la Lettre de Commande conformment la DA des units clientes avec les prix

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du fournisseur retenu - Remise de la LC au Fournisseur par DAPPRO - Livraison des matriels (cf - Art 6.1) 6.3.- Achats crdit avec acompte (Pratiqus seulement par DAPPRO) Processus : - La DAPPRO tablit la LC conformment la DA des units clientes avec les prix du fournisseur retenu - Aprs signature de la LC, la DAPPRO adresse une demande de caution correspondant au montant de lavance demande (garantie bancaire ou chque) auprs du fournisseur (cf. DGAA/DAPPRO/ n 171 / 07 du 28 Juin 2007) - La DAPPRO tablit une Demande de Paiement dAvance (DPA) pour lacompte demand par le fournisseur - Le Service comptabilit de la DFIN tablit une pice de Paiement (PP) correspondant au montant de lavance demande et transmet le dossier au sige de la DFIN pour traitement - Au vu de la caution, la DFIN/DFT procde au virement bancaire de lavance au compte du fournisseur et inscrit le n de lordre de virement sur la LC avant renvoi la DAPPRO - La DAPPRO transmet la LC au fournisseur tout en exigeant un rcpiss dacompte - Livraison des matriels (cf - Art 6.1) - Restitution de la caution au fournisseur 6.4.- Achats au comptant par virement bancaire la commande (Pratiqus seulement par DAPPRO) Processus : - La DAPPRO tablit la LC conformment la DA des units clientes avec les prix du fournisseur retenu accompagne dune Demande de Paiement Intgral (DPI). - Le Service comptabilit de la DFIN tablit la Pice de Paiement (PP) correspondant au montant de la DPI et transmet le dossier au sige de la DFIN pour traitement - La DFIN/DFT procde au virement bancaire au compte du fournisseur et inscrit le n de lordre de virement sur la LC avant renvoi la DAPPRO. - La DAPPRO transmet la LC au fournisseur - Le fournisseur livre les matriels et transmet la facture pay et livr la DAPPRO - BR signer par le responsable du magasin ou les clients et retourner immdiatement la DAPPRO ; BR01 pour justification des critures comptables et BR02 pour mise jour stock le cas chant.

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6.5.- Achats au comptant par chque ou en espces Processus :

- La DAPPRO ou SAPPRO/DIR tablit une Demande de Paiement par chque ou espces - Le Service Comptabilit tablit la Pice de Paiement correspondant au montant total de la Demande - La DFIN/DFT ou Service Compta DIR effectue le dcaissement en espces o met le chque - La DAPPRO ou SAPPRO/DIR effectue le retrait du chque ou des fonds auprs de la DFIN ou Service Compta DIR - Enlvement des matriels auprs des fournisseurs et retrait facture pay et livr par DAPPRO ou SAPPRO/DIR. - Etablissement BR correspondant aux achats par la DAPPRO ou SAPPRO/DIR. - BR signer par le responsable du magasin ou les clients et retourner immdiatement la DAPPRO ou SAPPRO/DIR ; BR01 pour justification des critures comptables, et BR02 pour mise jour stock le cas chant. ARTICLE 7 : ACHAT DURGENCE PAR DIR Le SAPPRO doit vrifier au pralable la disponibilit ou non des matriels requis au niveau du stock national, calculer le cot et le dlai dacheminement puis se rfrer aux prix de rfrences avant deffectuer lachat sur place ARTICLE 8 : ACHAT DURGENCE PAR DAPPRO - Lunit cliente envoie la DA par Fax la DAPPRO et loriginale par courrier ARTICLE 9 : ACHAT DIRECT PAR PETITE CAISSE DAPPRO 9.1.- OBJET

Honorer les petites prestations et les achats urgents au comptant dune valeur infrieure ou gale 20.000 Ariary (duplication et reliures de documents, petites fournitures non disponibles en stocks, etc) 9.2.- MODALITE DE RENFLOUEMENT

- La DAPPRO : - constitue les pices de justification comptables des dpenses engages sur le fonds prcdent - tablit une demande de fonds sous forme de DA signer par le Directeur des Approvisionnements

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- transmet la DA signe avec toutes les pices justificatives des dpenses engages DFIN/ Service Compta - DFIN : - Dcaissement ARTICLE 10 : BON DE RECEPTION (BR)

Le Bon de Rception est retourner la DAPPRO ou SAPPRO/DIR, dment sign par le Rceptionnaire et son hirarchie dans les 48 heures suivant la rception ARTICLE 11 : TRAITEMENT DES FACTURES DES FOURNISSEURS DANTANANARIVO

Ds rception factures, la DAPPRO effectue le rapprochement des factures fournisseurs aux Bons de Rception (BR01). 11.1.- VISA BON A PAYER Signature Bon payer par DAPPRO - Factures dun montant infrieur 10.000.000 Millions Ariary - Factures combustibles / lubrifiants / produits sous contrats avec livraisons priodiques Signature Bon payer par DGAA - Factures dun montant suprieur 10.000.000 Millions Ariary paraphes par le Directeur APPRO, factures relatives un achat occasionnel matriels Mixtes Signature Bon payer par DGAE - Factures dun montant suprieur 10.000.000 Millions Ariary paraphes par le Directeur APPRO et par le Directeur dAppui Technique Elec., factures relatives un achat occasionnel matriels Elec. Signature Bon payer par DG - Factures dun montant suprieur 10.000.000 Millions Ariary paraphes par le Directeur APPRO et par le Directeur dAppui Technique Eau, factures relatives un achat occasionnel matriels Eau. 11.2. - Ordonnancement factures

Aprs visa Bon payer , les factures sont transmises par DAPPRO au Service Comptabilit de la DFIN pour comptabilisation (TOC) et ordonnancement paiement.

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