En muchos aspectos, la informacin es la llave de entrada a la civilizacin contempornea; sin ella, sera imposible llevar a cabo mltiples tareas

en cualquier aspecto de vida. Sin embargo, aun cuando nos quejamos de usos no adecuados de la misma y de malas noticias, estaramos perdidos como individuos si no contamos con la informacin constante, precisa y en tiempo acerca del estado del mundo. As pues, la transmisin de informacin entre individuos desempea un papel extremadamente importante, en la vida y el trabajo cotidianos; sin embargo, antes de analizar con ms detalle la comunicacin hombre-hombre se debe estudiar el concepto de transmisin de informacin en su contexto ms simple en trminos de la palabra hablada y escrita. Puesto es sus trminos ms simples, cualquier sistema de comunicacin puede idearse como constituido por un transmisor que comunica informacin a travs de algn medio a un receptor; sin embargo, se puede decir que la comunicacin realmente ha tomado lugar slo cuando el receptor interpreta la informacin como lo intent el transmisor. ste punto tal vez se puede aclarar con un ejemplo: Dos personas hablan distintos idiomas y tratan de conversar. La dificultad que ambos experimentan surge grandemente de que el receptor no es capaz de traducir de modo correcto las ideas que le enva el transmisor. En estos casos, posiblemente ayude usar el lenguaje a seas en el proceso de comunicacin, ya sea que el mensaje se ponga en un medio diferente, pero que puedan entenderlo ambos. Sin embargo, los problemas pueden aumentar si alguna de estas personas tiene un conocimiento superficial del lenguaje del otro, e interpreta su mensaje de manera incorrecta. En este caso, es posible que se rompa el sistema comunicacional, porque ocurre una falta de comprensin. Dado que la comunicacin eficaz es tan importante para el mejor desempeo en el trabajo, y dado que la comunicacin ineficaz puede crear problemas en el sistema hombre-hombre, hombre-mquina o mquina-mquina, una funcin principal es disear sistemas que amplen la oportunidad de que o los mensajes enviados se entiendan de manera correcta. Cmo es posible que tanto el hombre como la mquina se desempeen como trasmisores y como receptores? Se pueden

establecer cuatro combinaciones de transmisor-receptor: a) b) c) d) Un hombre que comunica a otro hombre. Una mquina que comunica a un hombre. Un hombre que comunica a una mquina, y Una mquina que comunica con otra mquina.

Dado que en las tres primeras opciones se incluye el papel que desempea el operario en el ambiente, entran en mbito industrial, por lo cual se tocarn en esta serie de artculos. La cuarta opcin (la comunicacin mquina-mquina) pertenece ms bien al campo de la ciberntica o de la ingeniera, por lo que no se analizar. En ese orden de ideas en este artculo se examinar el problema presentado por la comunicacin hombre a hombre, primordialmente aquella que implica la comunicacin escrita de informacin y de instrucciones. Significado, comunicacin y mensaje. El proceso en que se funda la comunicacin se puede entender, tal vez, cuando se conoce el origen lingstico de la palabra latina communis, que significa comn. Por lo tanto, una clara caracterstica del significado de comunicacin humana , es lo comn: un requisito previo esencial es la comprensin comn de aquellos que participan en el proceso de la comunicacin. Sin embargo, la cualidad de la comunidad no significa necesariamente que todos los participantes en el proceso de la comunicacin deban tener comprensiones idnticas de los smbolos y de los pensamientos que se transmiten, sino simplemente en cuanto algo de la comprensin sea comn a todos ellos. Esto implica que la comunicacin puede tener lugar aun si tanto el trasmisor como el receptor no hablan la misma lengua, en tanto la idea bsica sea recibida de manera precisa. As pues, el papel que desempea la ergonoma es arreglar una situacin que ample la posibilidad de que el trasmisor y el receptor tengan una comprensin comn mxima; sin embargo, antes de

examinar las formas de llevar a cabo ese estado de cosas, es interesante analizar brevemente algunas de las razones por las cuales dos de ellas no pueden compartir un canal comn de comunicacin, es decir, por qu los significados y los mensajes se interpretan mal? Primero, entran en juego las diferencias personales: Si al receptor no le cae bien el transmisor o no confa en l, puede mostrarse reacio a comprender el mensaje. De hecho, la comprensin que tenga del mensaje puede estar distorsionada por la opinin que tenga del transmisor, o por lo que l cree que lo motiva. Segundo, aun si el receptor es receptivo al mensaje, ste puede distorsionarse por las propias concepciones previas personales. Una de las funciones principales de la mente activa es llenar los huecos, o sea, tratar constantemente de vincular el nuevo material con el existente para hacerlo ms significativo. As, es posible que un mensaje se distorsione porque el receptor lo ubica en un contexto que no es el adecuado, simplemente por su predisposicin al mensaje. Tercero, existe el problema del inters y la atencin, pues si el receptor no pone atencin en el mensaje, tal vez por aburrimiento, parte de l puede no ser recibido o mal interpretado. Cuarto, Finalmente los mensajes pueden distorsionarse por la capacidad limitada del ser humano para procesar la informacin que se le trasmite. ste concepto para almacenar estmulos diferentes, tambin se aplica al almacenamiento de ideas y conceptos complejos que es el material significativo. Si el mensaje es demasiado detallado o demasiado extenso, puede sobrecargar la memoria y distorsionarse, perderse o simplemente ser incapaz de recuperarse. En resumen, el canal comn de comunicacin puede distorsionarse por influencias sociales, por actitudes y expectativas personales, por aburrimiento y falta de inters, o por sobrecargo de informacin. Los mensajes que se transmiten del hombre a hombre pueden tomar muchas formas y los cuales se dividen en tres grupos de acuerdo con la apariencia fsica de los estmulos. A stos los denomina: Estmulos verbales, incluye la palabra escrita y los dignos. Estmulos vocales incluye la palabra hablada y las variaciones de voz.

Y estmulos fsicos incluye gestos y movimientos. La ergonoma puede tener influencia en la facilitacin de la transmisin de los estmulos verbales -incluyendo la comunicacin escrita-. Como ya se habr dado cuenta el lector, muchos de los principios implicados en los estmulos verbales se pueden aplicar tambin a los estmulos vocales, pero, debido a que otros aspectos del ambiente probablemente son importantes por ejemplo, el ruido ambiental, o los factores sociales u organizacionales, el problema especfico de la comunicacin -seales corporales, gestos, etc.- es, sin embargo, de alguna manera, demasiado amplia para las dimensiones de este artculo Aspectos tipogrficos en la comunicacin escrita. Para que se comunique eficientemente una informacin escrita, se necesita no slo que el mensaje se lea y se interprete de modo correcto, sino que se entienda en el menor tiempo posible. La lectura rpida es importante desde el punto de vista de la economa del tiempo y, tal vez ms importante es asegurar que la capacidad del ser humano para almacenar la memoria a largo plazo no se sobrecargue. Por ejemplo, cuanto ms tiempo tarde un lector en descifrar una palabra o un smbolo en una pgina (tal vez por una mala letra o porque es la quinta copia al carbn o porque es una fotocopia borrosa), ms lenta ser su tasa de comprensin. Ms an, parece que estos factores desempean un papel importante en la determinacin de si el material se leer o no. Recientemente se puede ver que quienes se dedican a presentar el material escrito han empezado a estudiar, de manera sistemtica, la cuestin de los factores tipogrficos, como el tipo o calidad de la impresin, y la distribucin de la pgina, a pesar de que precisamente estos aspectos trasmiten el mensaje. Una industria que parece tener un registro bastante bueno de esto es la del peridico, probablemente porque de las personas que toman un peridico en sus manos no lo leen de manera sistemtica de principio a fin, como lo harn con un libro, sino probablemente slo ojean los encabezados y leen los prrafos de noticias debajo de los encabezados que le parecieron interesantes. An estos prrafos probablemente no los lee de manera

sistemtica el lector si tiene prisa o si no est muy interesado, es decir, quiz slo recorre la vista a lo largo de un prrafo, en busca de noticias que llamaron su atencin. De lo anterior se infiere que una de las preguntas que debe contestar el diseador de tipografa es cmo se puede llamar la atencin del lector, ya que en la mayora de la comunicacin escrita esto se hace por medio de los encabezados y mediante los subttulos. En 1964, Paterson y Tinker investigaron los valores relativos del tamao de las letras maysculas en los encabezados de los peridicos. Presentaron a sus sujetos lneas de encabezados una por una durante un tiempo lmite y midieron el nmero de palabras ledas durante el tiempo disponible. A una distancia de lectura normal, sus resultados indicaron que, en promedio, se lean ms palabras en tipos de letra minscula que cuando se usaban encabezados impresos en letra mayscula, del mismo tipo y con los mismos tamaos de puntos, en este caso, el tipo de letra usado fue Cheltenham Extra condensado de 24 puntos. Estos resultados fueron obtenidos de nuevo por Poulton (1967), quien demostr, que las letras pequeas aventajaban en 9% a las letras grandes de los encabezados respecto de la habilidad para la lectura. Se obtuvo una ventaja similar cuando se combinaron las letras maysculas con las minsculas; sin embargo, stas no se pudieron leer bastante mejor de lo que se lean los encabezados escritos completamente con minsculas. Por su parte, Poulton (1969) sugiere que una de las razones por las cuales las letras mezcladas son ms fciles de leer que las letras maysculas radica en la forma y en la envoltura que rodea a la palabra en su totalidad cuando as se presenta, ms que en las letras individuales. Las palabras presentadas con letras maysculas tienen la misma altura; sin embargo, las formas de las palabras escritas con minsculas tienen ms probabilidad de ser distintas por los rasgos ascendentes y descendentes de cada letra; por ejemplo, la forma de la envoltura inherente a la palabra perro es diferente de la forma de la envoltura inherente de la palabra gato, debido a la extensin de la p en perro y a la extensin de la g y de la t en gato. Sin embargo, la envoltura de las palabras PERRO y GATO no es muy distinta, y esta falta de distintividad de forma entre las diferentes

palabras de las letras intermedias para identificar las palabras aumenta el tiempo de lectura. Adems de la forma de las letras que conforman una palabra impresa, su tamao tambin requiere un estudio minucioso. El tamao del tipo queda convencionalmente especificado en trminos de la altura de la lnea de impresin, y su unidad es el punto, que tiene 0.0139 pulgadas de alto (cerca de 1/3 de mmm). La prosa escrita en 10 puntos es ms legible, mientras que las personas mayores lo hacen mejor con letras de 11 o 12 puntos. Sin embargo, decidir el tamao de las letras apropiado es slo una parte de la batalla para disear la pgina impresa que sea de fcil lectura y comprensin. La distribucin de la pgina, el uso de las sangras del prrafo, el nmero de columnas, etc., desempaan un papel importante en la produccin de un escrito legible, al mismo tiempo que esttico. Un resumen interesante de los puntos apropiados, se detallan a continuacin. Encabezados. Los encabezados sirven para mltiples propsitos. Uno de los ms obvios es que ayudan al lector que busca las secciones particulares (y su inclusin en un ndice) a encontrarlas. Tal vez, de manera menos obvia, los encabezados tambin son extremadamente valiosos para aquel que lee un informe en su totalidad, pues le dan cierta estructura que le ayudar a integrar la informacin a medida que lea. Cada encabezado puede ayudar al lector a incrementar su comprensin y su memoria de lo ledo, conforme lo haga. Desafortunadamente, no se han llevado a cabo investigaciones especficas que sugieran el tipo de texto que resultara ms til para los encabezados o la forma que deberan tomar estos encabezados. Todava no se pueden contestar las preguntas formuladas con respecto a Qu tipo de propsitos de lectura son ms dependientes de encabezados?, o Qu tipo de textos necesitan encabezados? o Cules son las caractersticas de un buen encabezado?. Numerar los encabezados. Numerar los encabezados puede servir a dos propsitos:

a) b)

Ayudar a aclarar al lector cmo estn construidas las secciones (y, por tanto, reemplazar el uso de los subttulos). Permitir al lector referirse al ndice para buscar una seccin especfica que sea menor que una pgina.

A este respecto se sugiere que los nmeros arbigos son preferibles a los romanos, aun cuando esto sea as porque los nmeros se hacen cada vez mayores y se usan menos frecuentemente, por ejemplo, comprese la fcil interpretacin de un 4 y un 28 con un IV y un XXVII. Adems el uso de los nmeros en la elaboracin de ndices probablemente es ms til que el de las letras del alfabeto, y cuando ms larga sea la secuencia, mayor ser la ventaja de los nmeros; por ejemplo, las personas estn ms seguras de que el 8 se halla antes que el 10, a que, la H se encuentra antes que la J en el orden del alfabeto. Seccionar la prosa. El uso de las secciones tiene dos ventajas para el lector: a) Le da la estructura que tiene esa prosa por medio de la informacin de cundo empieza y cundo termina un conjunto de ideas y cundo comienza un nuevo conjunto. Le da la oportunidad de ir coleccionando o integrando sus pensamientos.

b)

Por lo que se refiere a los aspectos del diseo, dejar una lnea vaca entre prrafos es ms eficaz como pistas para el lector, que simplemente dejar una sangra en la lnea del prrafo que empieza. Otra posibilidad es colorear la letra o el fondo del papel. El color puede proporcionar, a veces una informacin clasificatoria complementaria como en un apndice; adems, permite al lector ir rpidamente del texto al ndice, de un prrafo a otro y regresar al texto sin tener que buscar el nmero de las pginas. Indicadores (claves). En muchos casos, se pueden destacar algunas palabras, frases o pasajes significativos de un texto por medio del subrayado, o mediante el uso de letras itlicas, cambio de tipo de letra o asteriscos en los

mrgenes. Esto se llama indicadores tipogrficos los cuales ayudan al lector a destacar los puntos sobresalientes de la prosa. Si los indicadores tipogrficos no son hechos por el autor, los puede efectuar el lector. Muchas veces el lector al usar los libros de texto, inserta alguna forma de indicadores o claves, como el uso del subrayado o de los asteriscos en casi el 92% de los libros. Para el impresor, existen varias formas de hacer este trabajo de indicadores, no obstante que lo ms comn son las letras itlicas; sin embargo, la poca evidencia disponible en esta rea sugiere que el uso ocasional de las itlicas para destacar los puntos significativos puede no ser mejor que un texto simple para facilitar la comprensin, y un sistema complejo de claves que de dificultar el estudio. La investigacin acerca del subrayado como un medio de clave para el estudio no es concluyente por entero; por ejemplo, los estudiantes que haban recibido impresiones con los pasajes importantes subrayados en rojo, contestaron mejor diversas preguntas tanto de los puntos subrayados como los adyacentes, que no tenan ninguna clave; sin embargo, la ventaja del subrayado es slo aparente si el lector no est bajo estrs de tiempo para completar el pasaje. Por ejemplo, en un estudio en el que todos los sujetos tuvieron el mismo tiempo para leer el material, el poner indicadores o claves conjunto a puntuaciones ms altas solamente cuando se daba a los alumnos un tiempo de 25 minutos, para estudiar un texto de 600 palabras, pero no cuando se les daba un tiempo mucho ms corto (de 2.5 a 5 minutos) para estudiar un texto ms corto (de 200 palabras). Ms an, el uso del subrayado es una tcnica de claves que probablemente hace las partes subrayadas del texto ms difciles, en ves de ms fciles de leer, debido a que causa que los espacios entre las lneas se llenen. Otra forma de establecer claves o indicadores es colorear el fondo del texto, ponerlas en relieve, o trazar una lnea en particular o parte de una lnea. Mediante el empleo de esta tcnica, se encuentra que los sujetos a quienes se les preguntaba una semana despus de haber ledo el material tenan ms probabilidades de contestar correctamente las preguntas relacionadas con las partes coloreadas del texto que las que no se haban echo resaltar.

Finalmente, la ventaja relativa de usar letras maysculas y de tipo bold como indicadores dan como resultado en el uso de tcnica que es mucho mejor que poner indicadores. No obstante que las letras maysculas conducen a puntuaciones ms altas sobre el material sin indicadores se desempean peor que aquellos que no tienen ningn tipo de indicadores. Cuando el lector usa las letras maysculas como tcnica de claves, se obstruyen su desempeo de la lectura, tal vez por que afecta la conducta de la lectura y, por tanto, tiene menos tiempo disponible para tomar la porcin sin indicadores del texto. En resumen. En algunos casos, poner indicadores puede incrementar el desempeo en la lectura, probablemente por que los puntos sobresalientes se destacan y reducen el tiempo necesario para buscar el material y la cantidad de informacin que debe quedar almacenada en la memoria; sin embargo, en otros casos, poner indicadores parece que no beneficia al lector y, en ciertos casos, quiz cause un desempeo de lectura reducida, debido a la interferencia con los patrones normales de lectura. Referencia: mbito industrial (actualidad). En el trabajo, es posible que un operario necesite informacin acerca del funcionamiento de las mquinas, cmo operan de manera segura, qu hacer cuando se descomponen, etc. Obviamente, mucho de esto lo recibe de parte de sus colegas, de su supervisor o de un manual; no obstante, la informacin tambin le llega a travs de la mquina por medio de sus tableros, que revelan, por ejemplo, qu tan atinado est, qu tan rpido se mueve o qu partes del proceso se han logrado ya. Adems, el operario imparte informacin a la mquina, por medio de sus controles, al decirle lo que quiere que haga, que vaya hacia arriba o hacia abajo, que d vuelta a la derecha, que aumente la velocidad, etc. Dado que la informacin es tan importante en el ambiente laboral debera ser obvio que la forma de transmitir esta informacin resulta crucial como el mensaje que se transmite. Por tanto, esto sugiere que la comunicacin eficaz de informacin

adicional a la simple informacin es tambin fundamental en la situacin de trabajo. Maneras alternativas instruccin. de presentar la informacin y la

La gran cantidad de libros, revistas, peridicos, manuales y diarios disponibles parecen apuntar al hecho de que se desea la palabra escrita. Cada vez que se lanza al mercado un nuevo producto necesita ser anunciado con letras, palabras y frases que se usan para dale un presentacin mejor. En el mbito industrial, una mquina normalmente lleva consigo un manual de instrucciones que indica al operario como funciona, adems de contener un manual de mantenimiento en el que se incluyen los detalles de lo que debe hacerse si se descompone. Adems la mquina misma lleva una informacin simblica para ayudar al operario a hacerla funcionar. As en la produccin de un nuevo torno, por ejemplo, existe un instructivo completo que puede ser de inters para el comprador, el operario tiene todas las posibilidades de recibir un manual de instrucciones integrado, la mquina misma puede tener ciertas etiquetas informativas punteadas encima que digan, peligro en funcionamiento / fuera de funcionamiento o posicin de control, y el obrero de mantenimiento tambin tendr su manual de mantenimiento. Con cada uno de estos medios de comunicacin se busca llegar a distintos tipos de auditorio, pues proporcionan diferente tipo de informacin en niveles diversos. Por tanto, cada uno tiene sus propios problemas de presentacin de informacin, pero algunos puntos generales son aplicables a todos, sin embargo, al igual que con la mayora de las recomendaciones para el diseo, se debe tenerse en cuenta que los medios de comunicacin ms apropiados para una situacin pueden no serlo para otra. La primera pregunta que debe contestarse es cmo ha de presentarse la informacin? por ejemplo, las personas que guardan la informacin para referirse a ella cuando sea necesario, (como cuando utiliza manuales de referencia), puede tener exigencias distintas de las de aquellos que, habiendo estudiado la informacin y a la vez incrementando su habilidad por el uso cotidiano de la mquina, recurren solo a su memoria.

Quienes han ledo un informe de principio a fin usarn este material de manera muy diferente de aquellos lectores que slo desean informacin de ciertas partes especficas, o que deben contestar preguntas particulares y no intentan leer el documento, a veces pueden leerlo para tomar una decisin pero una vez que la tomaron, ya no les interesan los detalles tcnicos. Una manera alternativa de presentar los temas complejos, es usar formatos sin prosa, y pueden incrementar la habilidad del lector para usar la informacin. Por ejemplo, dar informacin acerca de la estructura de una pieza da magnficos resultados si se utiliza un esquemtico. Sin embargo, si se requiere de la comprensin y funcionamiento de la pieza, la presentacin oral es ms eficaz. As pues, la informacin simple da mejores resultados si su uso es solo para un control visual, pero cuando se va a tomar accin es mejor presentarla de forma oral, con los diferentes nfasis que puede tener la voz. La informacin para comunicar es importante tambin cuando se decide el modo apropiado de transmisin, por ejemplo, basta con una informacin esttica si se le informa al operario acerca de la localizacin de los controles de la mquina, y es mejor presentarla en una serie de dibujos. Por otro lado, la informacin dinmica se utiliza si se desea instruir al operador acerca de que botn operar para hacer funcionar la mquina, y se presenta mucho mejor con dibujos y palabras. Resumen. De lo anterior se infiere que el problema que afronta el diseador del sistema de comunicacin, es decidir la forma ms apropiada de presentar la informacin, captura de datos, o las instrucciones al auditorio esperado o en lo individual. Para esto, su primer decisin es escoger el medio, visual o auditivo para las diferentes instancias, sin embargo an esta seleccin puede quedar limitada, por ejemplo, por las restricciones del medio ambiente. En este caso, el escritor probablemente escoger entre prosa o alguna presentacin grfica, como dibujos, fotografa, diagrama de barras, grficas y diagrama de flujo, como sus canales de comunicacin. Grficas y diagramas de barras (histogramas) Las grficas se emplean en diversas situaciones para presentar informacin numrica. Tiene distintas ventajas, entre otras mostrar

tanto los datos como la indicacin de las caractersticas de los mismos. Ms an, si se grafican juntas dos o ms funciones, las diferencias y las similitudes de estas caractersticas se podrn ver con facilidad. Algunos datos permiten dibujar grficas con el mximo beneficio y ventaja; por ejemplo si se dibuja ms de una curva en la misma grfica y cada una de ellas tienen descripcin, ser mejor que esa descripcin se haga curva, en vez de poner pie es probable que d como resultado mejores lecturas y ms rpidas sin perder precisin, adems que es ms fcil de memorizar. El nmero de curvas que pueden incluirse, depender del grado de traslape de las mismas, en una sugerencia muy simple, tres curvas deben ser lo mximo para la claridad de ellas, pero si hay demasiado traslape, ya no se entender, si este fuera el caso resulta ventajoso fraccionar las grficas en unidades menores, ms que tener demasiada informacin amontonada sobre una sola grfica. Una de las ventajas de los diagramas y grficas es la facilidad con que se usan para presentar variables diferentes, relacionadas todas ellas, sin embargo, las comparaciones pueden quedar propensas al error. Diagramas de flujo. Los diagramas de flujo, tambin llamados algunas veces algoritmos o rboles lgicos presentan la informacin al lector como una serie de conjuntos de eleccin y de caminos. Por lo menos en la superficie parecen ofrecer la informacin de una manera fcil y digerible, ilustrando las diversas relaciones entre cada aspecto de la informacin. Sin embargo, ms que ayudar al lector y en ciertas circunstancias, los diagramas de flujo pueden ser muy tiles si la informacin es complicada y si se requiere afrontar rpidamente lo relacionado en ella, pero tienen poco o ningn valor si la informacin es menos complicada. Dibujos y fotografa. Las ilustraciones se utilizan ampliamente en los sistemas de comunicacin modernos, sobre todo cuando se refieren a los trminos tcnicos, la informacin grfica se usa cada vez ms con el fin de comunicar instrucciones para el uso de ciertos equipos. Esto es particularmente cierto cuando el equipo lo emplearan personas diferentes o cuando existen bajos niveles de alfabetismo. Los

dibujos tambin se pueden utilizar para la resolucin de problemas, o para contestar preguntas especficas que puedan tener influencia en el tipo de estrategia que se use en la solucin de problemas. (Formatos). Sin embargo, cabe destacar que los dibujos tambin tienen sus limitaciones ya que las personas requieren de un entrenamiento especial para entender los diagramas y dales un uso apropiado. Cada observador debe ser capaz de ver y distinguir los diferentes smbolos y darse cuenta de, a qu cosa se refiere el smbolo, el escritor debe tomar en cuenta los siguientes principios. Un lmite definido de la figura. Una figura que no tiene limites claros carece de contraste y de forma, y no atraer la atencin. Simplicidad. Una forma simple se percibe ms rpidamente que una que contiene demasiados detalles. Cierre de la figura. En muchos aspectos, nuestro sistema perceptual tiende a integrar la informacin derivada de los sentidos para producir una figura total, por lo tanto crear una figura irreal. Estabilidad. Dado que el sistema perceptual del ser humano intenta imponer una forma sobre la informacin sensorial entrante, algunos tipos de figuras son inherentemente inestables. Segn el conjunto que atraiga al observador, ste vera las caras de perfil o en otro plano. Simetra. Para hacer ms fcil el reconocimiento los elementos de la figura tienen que ser tan simtricos como sea posible de manera que evite la produccin de una figura irreal.

No obstante que los smbolos discretos se pueden utilizar para representar una gran cantidad de informacin, su utilidad queda restringida principalmente a la denotacin de varias caractersticas del ambiente; sin embargo, algunas veces las ilustraciones sirven para dar instrucciones, de modo que aqu se requiere de informacin ms compleja que debe trasmitirse. Por ello, los dibujos que describen acciones que deben llevar a cabo el usuario necesitan estructurarse de manera que muestren un mensaje secuencial. As, las instrucciones grficas deben cumplir

muchas funciones del lenguaje natural, de modo que las formas de arreglar las figuras y de conformarlas deben trasmitir su significado de manera similar a como se hace con las palabras y estructuras geomtricas, las cuales determinan el significado de oraciones sencillas. El diseador debe de arreglar las figuras para trasmitir la informacin y cumplir con lo siguiente. a) Las representaciones de equipo parcial en oposicin al total; ya sea que cada dibujo en la secuencia debe mostrar slo la parte importante a considerar (por ejemplo, un interruptor o un cuadrante) o representar todo el aparato con la parte importante destacada. El orden de la representacin del estado y las acciones; si tuviera que unirse a los dibujos individuales o no, es decir, el primero mostraba la accin que debe tomarse (por ejemplo, presionar el interruptor) y el segundo, la consecuencia de dicha accin. (por ejemplo mostrar la luz iluminada). El uso de inserciones para ilustrar los aspectos importantes de las acciones.

b)

c)

Las instrucciones que muestran diferente conjuntos de dibujos para realizar acciones, es necesario incluirles detalles de las partes relevantes de la mquina en cada dibujo en otras palabras la representacin total; sin embargo, sorprendentemente el uso de inserciones (detalles) da como resultado que se comprendan menos los dibujos. En resumen, las representaciones accin-estado rinden mejores resultados. Tablas. Probablemente, las tablas constituyan el medio ms usual de representar informacin, en realidad son un arreglo sistemtico de diferentes elementos informativos, que pueden ser numricos o no numricos. El escritor dispone de varias formas para arreglar la informacin; por ejemplo, los temas o puntos por tratar se pueden listar de manera alfabtica o en orden numrico, o se les puede agrupar con referencia a un rasgo comn. Ms aun, siempre es posible contar con ayudas (como claves especiales para alinear los temas de manera vertical o en hileras)

o incluir ayudas tipogrficas como la variacin en el tamao, el estilo o el color de la letra. En la actualidad pueden usarse diversas formas y ayudas en los distintos software existentes. Para el escritor, la ventaja mxima de las tablas implcitas sobre las explcitas radica en el espacio que se ahorra; sin embargo, existen desventajas en las que el lector debe calcular para obtener la informacin que necesita, de modo que al hacerlo probablemente obtenga una informacin equivocada. Respecto a las tablas explcitas, existen dos variantes principales; la lineal y la bidimensional o multidimensional (esta ltima a veces se le llama matriz). En la versin lineal el lector busca a travs de lo que es efectivamente una larga lista, para encontrar la informacin que requiere. Por otro lado, con la versin de matrices, el lector primero tiene que hacer una o dos bsquedas para encontrar las diferentes partes de la informacin que requiere, y despus coordinar los resultados de estas bsquedas de manera particular; por ejemplo; cuando un pasajero lee un itinerario para determinar el tiempo en que llegara a una estacin en particular el tren en que viajar. Prosa. El uso de la prosa para la instruccin y la informacin se ha dejado hasta el final, para dar al lector la oportunidad de considerar el valor de las alternativas de las tablas y de los diagramas de flujo; sin embargo, la mayora de la informacin que se trasmite de hombre a hombre se lleva a cabo mediante la combinacin de palabras (ya sean verbales o visuales) en enunciados significativos. En muchos casos, malinterpretar las palabras puede interrumpir la comunicacin, ya sea total o parcialmente, pero en ambos casos es indeseable. Si hay una interrupcin total, no se llevar a cabo el trabajo necesario; pero si es parcial, puede ser que el trabajo se haga de manera incorrecta. Por lo tanto, la mala interpretacin y la no comprensin pueden ser costosas y aun peligrosas. Sin embargo, existen problemas de las palabras y de su significado en el idioma, por lo tanto se deben considerar cuatro formas en que el mensaje que intenta enviar el trasmisor puede no recibirse adecuadamente: la ambigedad, la informacin incompleta, la informacin que conduce a errores y la informacin verborreica. Por

supuesto, estas formas no son mutuamente excluyentes, pues, por ejemplo, la informacin puede ser ambigua por estar incompleta, o conducir a error por tener demasiadas palabras. Ambigedad. El significado del mensaje puede quedar abierto o ms de una interpretacin sensata, este problema puede surgir por la necesidad de conservar espacio mediante la supervisin de las palabras aparentemente redundantes; por ejemplo, el autor ha visto que algunas personas, aparentemente, dudan cerca de un elevador que tiene un letrero con la leyenda: En caso de incendio no use elevador. La mayora de la gente no tiene problemas para entender qu quiere decir que el elevador no debe usarse cuando haya un incendio, pero, no cuesta trabajo imaginar que el significado puede ser habr incendio si se usa el elevador?, si se aade la palabra el para que la instruccin diga En el caso de incendio, no use el elevador, la ambigedad desaparecer. La ambigedad surge no slo porque se retiran las palabras aparentemente redundantes, sino tambin cuando la prosa est escrita en un idioma y se tradujo a otro, pues se dan ligeros cambios de significado en el arreglo de las palabras traducidas o pueden alterar por completo el significado o la comprensibilidad del mensaje. Comprender las caractersticas de otras culturas es cada vez ms importante a medida que se desarrolla el comercio entre pases, pues esto significa que se debe tener capacidad para comunicase adecuadamente tambin con las personas de tierras extraas. Informacin incompleta. Evidentemente, un sistema de comunicacin corre el riesgo de interrumpirse si no se dan los aspectos importantes de la informacin al receptor. En muchos casos, esta carencia de informacin es retenida no por intencin, sino accidentalmente, lo cual puede suceder que en medios de comunicacin como los manuales de instruccin, porque el autor puede dejar fuera lo que le parece intranscendente o que son datos innecesarios. Omitir al operario que la mquina primero debe conectarse y dnde puede encontrar el interruptor es un ejemplo tpico de la informacin incompleta accidental.

La informacin trasmitida puede ser tambin incompleta si se usan palabras poco conocidas que no se explican, en cuyo caso la informacin no servir, como cuando las instrucciones contienen trminos poco conocidos, lo cual le irrita y hace que tenga un desempeo deficiente, sin embargo, este problema se puede resolver con un uso generoso de ejemplos. Informacin que conduce a errores. La informacin que est deliberadamente incorrecta o que conduce a errores puede implicar dificultades en la comunicacin; es decir, si se dice al operario que haga las cosas con equivocacin, ser poco probable que lleve a cabo su tarea de manera eficaz. Sin embargo, tambin debe darse cuenta de que la informacin que conduce a errores puede no hacerse deliberadamente, sino ser ambigua, incompleta o surgir de los rumores. Aun el mensaje ms simple puede distorsionarse debido a las pequeas adicciones u omisiones que lo alteran, a medida que pasa de persona a persona. Informacin verborreica. ste es, quiz, el problema opuesto a la ambigedad que surge de los mensajes incompletos o la informacin abreviada. En este caso, el simplificado del mensaje no queda bien claro en la primera leda (o en la segunda), porque puede tener demasiadas palabras, o ser muy largo o contener demasiadas palabras tcnicas o inusuales. Este problema parece ser comn en los crculos gubernamentales, legales y aun militares, como en los ejemplos siguientes: Este radio usa una lmpara piloto de larga vida, que puede quedar encendida por corto tiempo si el radio se apaga antes que el radio se caliente y empiece a tocar. Este enunciado de 31 palabras podra ser ms explcito de la manera siguiente: La lmpara piloto se queda encendida un tiempo despus que se apague el radio. Reglas para la comunicacin. La siguiente gua es til para la elaboracin de instrucciones eficaces y para trasmitir la informacin. Dado que se refieren principalmente al diseo de las formas, muchos de estos puntos ya se tocaron con anterioridad (por ejemplo, los aspectos tipogrficos), pero algunos de ellos son importantes en el contexto presente.

Uso de oraciones cortas. El propsito de una oracin es permitir al lector tomar una pausa corta antes de recibir ms informacin. Dado que slo se tiene una capacidad limitada para procesar la informacin, s la oracin es demasiado larga, el lector quiz olvidar la primera parte de la informacin en la oracin o la que le imponga su propia estructura. En este caso, descompondr la oracin larga, tal vez en las partes incorrectas, y obtendr una informacin ligeramente distinta de la que se intentaba. Para que la idea se entienda rpidamente, cada oracin debe contener slo una clusula. Para ejecutar esto, se sugiere que los escritores hagan un escrutinio con el fin de que las oraciones no contengan maneras alternas de expresar esa informacin. Uso de oraciones activas. A menudo es posible expresar una oracin, particularmente una instruccin, ya sea en una oracin activa o en una pasiva; por ejemplo la orden cierra la escotilla implica un enunciado ms activo que la instruccin pasiva correspondiente hay que cerrar la escotilla. Las oraciones activas se entienden y recuerdan ms fcilmente que sus equivalentes pasivas. Uso de oraciones afirmativas. As como una oracin puede estar escrita en forma activa o pasiva, tambin puede estarlo de manera negativa o afirmativa. Las oraciones con elementos negativos son ms difciles de comprender que sus alternativos afirmativos. Palabras como no, excepto, a menos que, tienen elementos negativos, de tal modo que las instrucciones del tipo de Los votantes no pueden votar por ms de un candidato pueden ser ms inteligibles en su forma activa y afirmativa, que vote solamente por un candidato. Uso de palabras conocidas. Si el lector no est familiarizado con los regionalismos (jerga) que se usan quiz no entienda la informacin.

Organizacin de secuencias temporales Si se describe o se pretende llevar a cabo una serie de acciones, es mejor escribirlas o hablarlas en el orden en que se ejecutarn. Ejemplo; si va a trabajar de manera que primero se accione el control del carburador y despus se encienda la mquina, es mejor escribir la instruccin accione la palanca del carburador antes de encender la mquina, en vez de indicar antes de encender la maquina, accione la palanca del carburador. En el primer caso, las palabras van aparejadas a la accin; de manera similar en la filosofa ergonmica, que se refiere al ambiente se ajusta al hombre. Legibilidad. Despus de haber decidido cules son las palabras adecuadas para la informacin y las instrucciones, un escritor deseara verificar que su prosa fuera lo ms legible posible. En muchos aspectos la legibilidad es muy subjetiva, de modo que los estilos individuales de escritura se pueden discernir dentro de diferentes piezas de trabajo; no obstante que existen reglas para desarrollar una escritura eficaz, el apego estricto a ellas no garantiza una buena escritura. Escribir es un arte, no una ciencia, sin embargo tome en cuenta tres principios generales. Primero, saber algo a cerca del tipo de lector que leer su literatura o a quien va dirigido. Segundo, debe considerar su propio propsito para escribir algo; o sea, lo que realmente quiere decir; tal vez quiera ayudar al lector a leer con ms eficiencia; o ayudarle a estimar qu material es el ms aceptable; o leer para comprender, aprender y retener; o entender oralmente el material presentado, o lograr una combinacin de estos propsitos. Tercero, como ya se destac debe seleccionar con cuidado sus palabras, pues el modo de usarlas y su construccin en oraciones hace que la prosa sea legible.

Resumen. Hemos tratado de informar acerca de la comunicacin en su forma bsica es decir, la trasmisin de informacin y significado de una persona a otra. Despus de examinar el significado del significado y cmo puede alterarse este sistema de comunicacin, en el resto se sealaron los diferentes procesos que participan en la trasmisin de informacin mediante el empleo de la pgina impresa ; los aspectos tipogrficos y el uso de distintos medios de comunicacin, como las tablas, las graficas y los dibujos. Finalmente, se tocaron algunos de los problemas implicados en la comunicacin eficaz de la prosa.