Gobierno en lnea en el Orden Territorial:

Trabajo en campo Modelo General

MODELO GENERAL FASE DE INFORMACIN E INTERACCIN ETAPA DE PREPARACIN Y SENSIBILIZACIN (PS)

IPS1- IPS4:
Objetivos:
Motivar el ambiente poltico e institucional para dar continuidad al desarrollo de la Estrategia de Gobierno en lnea (GEL) en las Fases de Informacin, Interaccin y Transaccin. Presentar a los representantes legales de las Entidades Territoriales, el alcance de las Fases de Informacin e Interaccin e implementar la Fase de Transaccin y su impacto en la organizacin de las Entidades Territoriales. Explicar el rol de los diferentes actores territoriales para el desarrollo de las Fases de Informacin, Interaccin y Transaccin. Presentar el Modelo Metodolgico. Impacto del Gobierno en lnea como componente estratgico de la modernizacin del Estado. Anlisis de prcticas y casos internacionales. Compromisos de las Entidades Territoriales con relacin a los Planes de Accin y convenios suscritos con el Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones.

IPS1- IPS4:
Objetivos:
Presentar a la Universidad la Gran Colombia, el Equipo Base, Equipo Coordinador y Delegados a cargo de cada Ente Territorial a las autoridades de las Entidades Territoriales, a fin de iniciar el desarrollo del proceso de acompaamiento. Invitar al Encuentro Regional a las Entidades Territoriales beneficiadas. Verificar el recibo de la carta en las Entidades Territoriales y confirmar asistencia al Encuentro Regional de las Entidades Territoriales. Presentacin de la Ruta Operativa de acompaamiento.

IPS1- IPS4

Participantes:
Representantes legales de cada Entidad Territorial y por lo menos uno de los colaboradores que lideran la Estrategia GEL, de preferencia el Lder GEL. Programa Gobierno en lnea y la Universidad la Gran Colombia de cada regin, Equipo Base (Gerente, Asesores), Coordinadores y Delegado Territorial Estratgico. Profesionales de apoyo. Secretarios de Despacho, incluyendo el Lder GEL. Delegados de los Concejos

IPS1- IPS4
Resultados esperados:
Alcaldes, Gobernadores y Lderes GEL informados, motivados y comprometidos con el desarrollo de las Fases de Informacin, Interaccin y Transaccin de la Estrategia GEL. Lnea de Base inicial de las Entidades Territoriales. Conocimiento o confirmacin de los Equipos Operadores en las Entidades Territoriales seleccionadas. Confirmacin del recibido de la carta de presentacin y la invitacin por parte del Equipo Base. Informar sobre el primer encuentro entre la Entidad Territorial y el Equipo Coordinador. Reporte consolidado de las llamadas realizadas a los Entes Territoriales. De la misma manera deben ir relacionados los participantes por Entidad Territorial en los que fue posible concretar su asistencia al evento y describir las razones por las cuales no fue posible concretarlos. Definir acciones para que la Universidad La Gran Colombia logre el contacto con la Entidad y se inicie el proceso de acompaamiento.

IPS1- IPS4

Resultados esperados:
Representantes legales, los Secretarios de Despacho y delegados de asambleas y concejos sensibilizados e introducidos formalmente al proceso de acompaamiento para la implementacin de la Estrategia con disposicin de trabajar para alcanzar los objetivos propuestos. Definicin de la fecha para realizar la actualizacin del diagnstico (Lnea de Base). Acta para establecer los compromisos y acuerdos.

IPS1- IPS4

Entregables: IPS2-ES:
Invitacin y Carta.

IPS3-ES:
Formato de llamadas diligenciado.

IPS1-COES:
Carta invitacin, Presentaciones, Acta de reunin, Listado de Asistencia (Mnimo 15 personas).

IPS4-ES:
Listado de asistencia (Mnimo 15 personas), acta de reuniones y presentaciones

IPS1- IPS4
Resumen actividades:
La Universidad la Gran Colombia enva. una carta a las Entidades Territoriales, dirigida al representante legal de la Entidad Territorial, firmada por el Gerente General del Programa Agenda de Conectividad Estrategia de Gobierno en lnea y lleva una copia al Concejo, en ella se presenta el Equipo de Trabajo de la Universidad la Gran Colombia para adelantar el acompaamiento en la entidad. Esta carta permite conocer de forma oficial al Equipo Base (Gerente Regional, Asesores) y Coordinadores Territoriales y recordar el compromiso de los Entes Territoriales beneficiados para la implementacin de la Estrategia. El Equipo Base, profesionales de apoyo y el Delegado Territorial Estratgico deben llamar a las Entidades Territoriales para verificar el recibo de la carta y la invitacin al Encuentro Regional de las Entidades Territoriales beneficiadas.

IPS1- IPS4
Resumen actividades:
Los Encuentros Regionales son un espacio estratgico de integracin entre los diferentes actores de la Estrategia GEL que van a desarrollar las Fases de Informacin, Interaccin y Transaccin. Su fin ltimo es motivar a los gobernantes locales (Alcaldes) para obtener su respaldo y compromiso con el fin de continuar el desarrollo de la Estrategia GEL, en este caso para dar alcance a las actividades previstas para desarrollar las Fases de Informacin, Interaccin y Transaccin. El Delegado de la Universidad La Gran Colombia asignado a la Entidad Territorial presenta el modelo metodolgico y los elementos ms relevantes de la Estrategia de Gobierno en Lnea. Se utiliza este espacio para presentar la ruta operativa en donde se indicarn las actividades a adelantar y los resultados esperados. Durante la reunin adems se muestra a las Entidades Territoriales los objetivos esenciales del modelo general y se suscriben los acuerdos y compromisos que permitan su implementacin.

MODELO GENERAL FASE DE INFORMACIN E INTERACCIN ETAPA DE DIAGNSTICO Y PLAN DE ACCIN (DPA)

IDPA1-IDPA9
Objetivos:
Elaborar un diagnstico o Lnea de Base que establezca las condiciones en las que se encuentra la Entidad Territorial en los componentes institucional, marco legal, tecnologa, demanda y contenidos y servicios, para la correcta formulacin del Plan de Accin de Gobierno en lnea y del Plan de Trabajo para las Fases de Informacin, Interaccin y Transaccin. Dar a conocer a todos los funcionarios de la Entidad Territorial el Diagnstico o Lnea de Base levantado en materia de las condiciones organizativas, tecnolgicas, normativas, de contenidos y servicios y de demanda en las que se encuentra la Entidad. Validar el Diagnstico y Lnea de Base por el Comit de Gobierno en lnea y Antitrmites para alcanzar los objetivos de la Fase de Interaccin. Socializar ante el Comit de Gobierno en lnea y Antitrmites el diagnstico o Lnea de Base levantada por el Delegado Territorial, sobre el estado de avance de la Entidad Territorial en la Estrategia de Gobierno en lnea, de manera que puedan analizarlo e identificar los aspectos relevantes actuales y oportunidades para alcanzar una visin deseada en la Estrategia de Gobierno en lnea, a travs del desarrollo del plan de accin que se formule, acompandolo de proyectos de cambio de corto plazo.

IDPA1-IDPA9
Objetivos:
Conformar el Comit de Gobierno en lnea y Antitrmites en las Entidades Territoriales donde no existe y ppublicar en el sitio Web de la Entidad Territorial el acto administrativo de conformacin del Comit de Gobierno en lnea. Planificar el desarrollo del Taller Regional de liderazgo para la gestin del cambio y apropiacin del Modelo Metodolgico, dirigido al Comit de Gobierno en lnea y Antitrmites de manera que se preparen para poder desarrollar con eficiencia las diferentes actividades previstas para el Taller. Crear las condiciones para que los funcionarios de las Entidades Territoriales destinatarias del Modelo Metodolgico, desarrollen conocimientos, habilidades y actitudes para el mejoramiento organizacional y de la gestin institucional incorporndolos en todos los momentos de desarrollo de la Estrategia de Gobierno en Lnea en la Entidad Territorial.

IDPA1-IDPA9
Objetivos:
Presentar la metodologa de formulacin de Planes de Accin. Presentar el Plan de Accin. Presentacin de las acciones para cumplir con las fases de Informacin, Interaccin y Transaccin. Socializar el Plan de Accin GEL propuesto por el Comit GEL y Antitrmites para alcanzar los objetivos de las fases de Informacin e Interaccin. Priorizacin de proyectos de cambio asociados al desarrollo del Plan de Accin. Fortalecer las capacidades locales de las Entidades Territoriales, mediante la aprehensin, apropiacin y puesta en prctica de conocimientos, habilidades y actitudes gerenciales que conduzcan a la formulacin participativa de un Plan de Accin para desarrollar las Fases de Interaccin y Transaccin de la Estrategia de Gobierno en lnea, de acuerdo con las expectativas y reflexiones de los actores de la organizacin funcionarios pblicos- y con el reconocimiento de las condiciones organizacionales existentes diagnstico- en cada Entidad Territorial. Identificar las acciones necesarias para avanzar en el desarrollo de la Estrategia de Gobierno en lnea a partir del reconocimiento de las acciones Institucionales, Tecnolgicas, Normativas, de Contenidos y Servicios y de Demanda, que se deben adelantar.

IDPA1-IDPA9
Objetivos:
Establecer un documento rector, que a travs de un ejercicio de planeacin a mediano plazo, defina los ejes de accin prioritarios en cada Entidad Territorial para el desarrollo de la Estrategia de Gobierno en lnea. Esta actividad pretende definir los lineamientos jurdicos para la actualizacin de los sitios Web de las Entidades Territoriales, conforme con el Manual de Gobierno en lnea. Socializacin de los procedimientos de actualizacin del sitio Web, los responsables y los tiempos requeridos. Identificar los puntos de acceso comunitarios a TIC (caf Internet, telecentros, centros de acceso comunitario a Internet, etc.). Conformar una Base de datos sobre oferta local de acceso a internet de carcter gratuito y comercial indicando el tipo de accin que adelantarn en coordinacin con las administraciones locales.

IDPA1-IDPA9
Participantes:
Delegado Territorial. Responsable legal o cualquier otra dependencia de la Entidad Territorial responsable de definir los mecanismos de estimulo a los ciudadanos, para el acceso a internet. Dependencia o Funcionario responsable del servicio al ciudadano. Dependencia o Funcionario responsable de la actualizacin del sitio Web. El Lder de Gobierno en lnea y el Comit de Gobierno en lnea Territorial y Antitrmites, Concejo Municipal, Contralor y Personero. Todos los funcionarios y contratistas del Comit de Gobierno en lnea Territorial y Antitrmites. El Secretario de Planeacin. Funcionarios designados Todos los funcionarios que no participaron en la socializacin Concejos, Personeras y Contraloras

IDPA1-IDPA9
Resultados esperados:
Puntos de acceso comunitarios a TIC (caf Internet, telecentros, centros de acceso comunitario a Internet, etc.) de cada Entidad Territorial y conformar una Base de datos sobre oferta local de acceso a internet de carcter gratuito y comercial indicando el tipo de accin que adelantarn en coordinacin con las administraciones locales. Adopcin de la resolucin por la cual se define el procedimiento y se designa el funcionario responsable de actualizar el sitio Web de cada Entidad Territorial. Socializacin de los procedimientos de actualizacin del sitio Web, los responsables y los tiempos requeridos. Autoridades municipales y departamentales informadas de los resultados arrojados por el diagnstico en relacin a la situacin existente en las Entidades Territoriales en cada uno de los componentes. Diagnstico socializado ante todos los miembros del Comit de Gobierno en lnea y Antitrmites, que les permite preestablecer los grandes proyectos de cambio necesarios en la administracin territorial.

IDPA1-IDPA9
Resultados esperados:
Plan de Accin formulado o ajustado de forma especfica, clara, medible, realizable, y con un norte de tiempo establecido con responsables claros de las actividades a desarrollar y de acuerdo con la metodologa de formulacin del Plan de Accin de Gobierno en lnea. Socializacin de los planes de Accin. Acuerdos y compromisos para el desarrollo del Plan de Accin. Conocimiento de la Metodologa para formulacin de Planes de Accin. Socializacin del Plan de Accin de Gobierno en lnea. Proyectos de cambio asociados al desarrollo del Plan de Accin conocidos y priorizados. Empoderamiento de los miembros del Comit de Gobierno en lnea y Antitrmites para liderar los proyectos de cambio al interior de la administracin territorial. Miembros del Comit de Gobierno en Lnea y Antitrmites motivados a participar y apoyar el desarrollo del taller y la implementacin del Modelo Metodolgico. Expedicin del Acto Administrativo, por el cual se crea el Comit de Gobierno en lnea y Antitrmites de la Entidad Territorial. Publicacin en el sitio Web del acto administrativo a travs del cual se conforma el Comit de Gobierno en lnea y Antitrmites.

IDPA1-IDPA9

Resultados esperados:
Identificacin de oportunidades para cambios organizacionales necesarios para el adelantamiento de la Fase de Interaccin en las Entidades Territoriales. Proceso de gestin del cambio iniciado y respaldado por la alta direccin y equipos locales de las Entidades Territoriales. Definicin de las actividades, metodologa, logstica y resultados esperados del taller. Equipos locales de cada Entidad Territorial motivados a participar en el taller de proceso de gestin del cambio y en la implementacin del Modelo Metodolgico.

IDPA1-IDPA9
Resultados esperados:
Lnea de Base de las Entidades Territoriales, levantada a partir del diligenciamiento del formato de diagnstico, y que muestra el grado de preparacin alrededor de los cinco componentes, para la implementacin de las fases de interaccin y transaccin. Diagnstico socializado ante todos los miembros del Comit de Gobierno en Lnea, que les permite preestablecer los grandes proyectos de cambio necesarios en la administracin territorial. Conclusiones del anlisis del diagnstico global encontrado en las entidades territoriales. Informe de diagnstico Lnea de Base de las Entidades Territoriales en la Estrategia de Gobierno en Lnea, planteado a partir de cada uno de los componentes del Modelo. Funcionarios de la Entidad Territorial informados sobre los resultados arrojados por el diagnstico en cuanto a la situacin existente en la entidad territorial en cada uno de los cinco componentes.

IDPA1-IDPA9
Resultados esperados:

Funcionarios de la Entidad Territorial con conocimiento de los principales lineamientos de la Estrategia de Gobierno en lnea para el Orden Territorial. Conocimiento de las responsabilidades individuales de los actores para la implementacin del modelo en las fases de Informacin e Interaccin. Conocimiento de las responsabilidades individuales de los actores para la implementacin del modelo en las Fases de Interaccin y Transaccin. Existencia de una herramienta de planeacin a mediano plazo para el adecuado e integral desarrollo de la Estrategia de Gobierno en lnea en el Orden Territorial.

IDPA1-IDPA9
Entregables: IDPA1-CA:
Lnea de Base diligenciada

IDPA2-ES:
Acto administrativo y publicacin en el sitio Web de la Entidad Territorial del acto administrativo (Archivo URL).

IDPA3-ES:
Listado de asistencia (Mnimo 15 personas), acta de reuniones y presentaciones.

IDPA4-CA:
Listado de asistencia (Mnimo 15 personas), acta de reuniones y presentaciones.

IDPA5-ES:
Plan de accin, Acto administrativo (Si aplica) y publicacin en el sitio Web de la Entidad Territorial del plan de accin y del acto administrativo (Si aplica) [archivo URL].

IDPA1-IDPA9
Entregables: IDPA6-ES:
Listado de asistencia (Mnimo 15 personas), acta de reuniones y presentaciones.

IDPA7-ES:
Acto administrativo de la actualizacin del sitio Web y publicacin en el sitio Web de la Entidad Territorial del acto administrativo (Archivo URL).

IDPA8-ESCA:
Base de datos oferta local de acceso a Internet y Acto administrativo para actualizacin del sitio Web. IDPA9-CA: Listado de asistencia (Mnimo 15 personas), acta de reuniones y presentaciones.

IDPA1-IDPA9
Resumen actividades:
El levantamiento del diagnstico o Lnea de Base es un recurso de informacin indispensable para identificar el escenario institucional y social en el cual se va a desarrollar la Estrategia de Gobierno en lnea. Esta actividad sirve como referente de primer orden junto con la Lnea de Base entregada por el Programa, para enfocar el Plan de Accin de las Fases de Informacin, Interaccin y Transaccin, de manera que se fortalezcan los aspectos dbiles y se aprovechen las condiciones favorables halladas. El Delegado Territorial de Capacitacin es el profesional responsable de levantar la informacin con el apoyo y colaboracin de los funcionarios y responsables en las Entidades Territoriales. Dentro de esta labor de diligenciamiento del formato de diagnstico (Ver Anexo 1), el Delegado debe contar con la colaboracin de todas las instancias que considere necesarias.

IDPA1-IDPA9
Resumen actividades:
En caso que los Delegados lleguen a las Entidades Territoriales, en las que no se haya constituido el Comit de Gobierno en Lnea y Antitrmites, deben impulsar su conformacin de acuerdo con los lineamientos existentes definidos por el Programa Gobierno en lnea. Es esencial que se agote esta actividad dado que estos Comits, son los principales interlocutores de la Universidad La Gran Colombia, para llevar a cabo todas las actividades consagradas en el Modelo Metodolgico. La reunin preparatoria busca generar un equipo de aliados locales y gestores institucionales del proceso de gestin del cambio que se pretende generar desde el desarrollo de la Estrategia de Gobierno en lnea. Con esta actividad se espera que el desarrollo del taller sea fluido y que los diferentes equipos locales convocados puedan alcanzar los resultados previstos.

IDPA1-IDPA9
Resumen actividades:
Esta actividad concreta el Plan de Accin GEL de la Entidad Territorial en un Plan de Accin para las fases, que se define como: una secuencia estructurada de actividades, que permite a los Entes Territoriales adaptarse al uso de nuevos recursos tecnolgicos con el propsito de brindar ms y mejores servicios de manera eficiente a los ciudadanos y empresas. Posteriormente se sacan las conclusiones del anlisis del diagnstico global (Lnea de Base) encontrado en las entidades territoriales de todos sus componentes y finalmente se socializa el Diagnstico del plan de Accin ante todos los miembros del Comit de Gobierno en Lnea, que les permite preestablecer los grandes proyectos de cambio necesarios en la administracin territorial.

IDPA1-IDPA9

Resumen actividades:
Esta actividad busca generar en las Entidades Territoriales un ejercicio de planeacin que les permita alcanzar avances significativos en la implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea en los Entes Territoriales. El Plan de Accin de Gobierno en lnea fue establecido como una obligacin para las Entidades Territoriales en el Manual para la Implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea de la Repblica de Colombia.

IDPA1-IDPA9
Resumen actividades:
El Comit de Gobierno en lnea y Antitrmites y el Delegado Territorial definen las actividades a desarrollar a partir del diagnstico realizado, priorizando el fortalecimiento institucional de la Entidad y el mejoramiento de sus condiciones tecnolgicas. As mismo es necesario hacer una revisin y adecuacin del marco normativo para la aplicacin de la Estrategia y de los procedimientos para gestin y oferta de contenidos y servicios en lnea para que se adece a la demanda de los ciudadanos. El Delegado territorial, acompaado por el Lder de Gobierno en lnea y el Comit de Gobierno en lnea y Antitrmites, programan las reuniones necesarias para socializar el Diagnstico Lnea de Base levantado por la Universidad la Gran Colombia y validar el Plan de Accin con el Concejo, el Contralor y el Personero, de manera que el conjunto de autoridades de la Entidad Territorial estn plenamente informadas sobre sus objetivos, actividades y responsables y se constituyan en actores y aliados relevantes para su desarrollo.

IDPA1-IDPA9
Resumen actividades:
Cada Entidad Territorial, debe adoptar los lineamientos jurdicos para la actualizacin de sus sitios Web, conforme con el Manual de Gobierno en lnea. La definicin del procedimiento de actualizacin del sitio Web y los responsables y tiempos de esta actividad, son requerimientos que deben surgir del diagnstico y que deben incluirse como acciones en el Plan de Accin GEL. El Lder de Gobierno en lnea de la Entidad y el Comit de Gobierno en lnea Territorial y Antitrmites, acompaados por el Delegado Territorial, buscan la estrategia ms adecuada para socializar el Diagnstico, el Plan de Accin de Gobierno en lnea con todos los funcionarios de la Entidad. Esto con el fin de sensibilizarlos e informarlos de los alcances y compromisos que requiere la implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea.

IDPA1-IDPA9
Resumen actividades:
El Delegado Territorial debe identificar los puntos de acceso comunitarios a TIC (caf Internet, telecentros, centros de acceso comunitario a Internet, etc.) y gestionar mecanismos de apoyo para incentivar el uso por parte de los ciudadanos. Los puntos de acceso que se identifiquen en cada Entidad Territorial, se deben incluir en el diagnstico y el desarrollo de los mecanismos de estimulo para que los ciudadanos utilicen los TIC, deben incluirse como acciones en el Plan de Accin GEL. En cada Entidad Territorial, debe crearse a travs de un acto administrativo del representante legal del Ente Territorial, el registro de puntos de acceso comunitario a TIC y telecentros, de naturaleza pblica y privada, los cuales pueden ser beneficiarios de los programas que definan las Entidades Territoriales, para el desarrollo de la sociedad de la informacin. Los telecentros registrados, integran en cada computador habilitado o disponible en los locales o espacios donde funcionen, un ambiente Web que permita al comenzar la sesin, el acceso al ciudadano al sitio web del Ente Territorial.

MODELO GENERAL FASE DE INFORMACIN E INTERACCIN ETAPA DE IMPLEMENTACIN HERRAMIENTAS DE INTERACCIN (IHI)

IIHI1-IIHI9
Objetivos:
Sensibilizar e informar a los servidores pblicos de las Entidades Territoriales sobre los posibles usos de las herramientas de interaccin para mejorar y transformar la manera de relacionarse con ciudadanos y empresas. Haciendo especial nfasis en el uso de chats, foros, blogs, encuestas y consultas en lnea. Realizar tutora sobre el uso y manejo de las herramientas de interaccin al responsable de administrar el sitio Web. Documentar las prcticas y experiencias generadas a partir de la implementacin de la Fase de Interaccin de Gobierno en lnea en el Orden Territorial. Analizar las relaciones y aspectos de articulacin estructural entre diferentes estrategias e instrumentos de modernizacin de la Administracin Pblica: MECI, SGC, SISTEDA, GEL. Adems definir acciones concretas al interior de la administracin para armonizar las disposiciones de las distintas iniciativas de Modernizacin de la Administracin Pblica Territorial.

IIHI1-IIHI9
Objetivos:
Sensibilizar e informar a los funcionarios pblicos de las Entidades Territoriales sobre las relaciones y aspectos de articulacin estructural entre diferentes estrategias e instrumentos de modernizacin de la Administracin Pblica (Modelo Estndar de Control Interno, Sistema de Gestin de Calidad, Sistema de Desarrollo Administrativo, Gestin Documental, Gobierno en lnea.) Preparar y desarrollar laboratorio sobre herramientas de interaccin. Tema: Medicin de satisfaccin y necesidades de informacin, trmites y servicios de los ciudadanos y usuarios. Elaborar e implementar el plan de comunicaciones interno y externo, que permita informar y sensibilizar a la comunidad, funcionarios y grupos de inters sobre las herramientas de interaccin habilitadas. Elaborar e implementar propuesta para el uso y apropiacin de las herramientas (asociarla a los ciclos de la gestin local, eventos culturales, dinmicas propias de la regin, etc.)

IIHI1-IIHI9

Objetivos:
Fortalecer las capacidades locales de las Entidades Territoriales, mediante la capacitacin e informacin focalizada a usuarios potenciales de la Estrategia de Gobierno en lnea en el Orden Territorial, de acuerdo con el mapa de actores que se identifique en el Municipio o Departamento durante el levantamiento de la lnea base.

IIHI1-IIHI9
Participantes:
Delegados Territoriales de Capacitacin. Funcionarios de las diferentes dependencias de la Entidad Territorial Miembros de los Comits GEL y Antitrmites de las Entidades Territoriales. Administrador del sitio Web institucional Lder de Gobierno en lnea Delegados Territoriales de Procesos Delegados Territoriales Estratgicos Funcionarios de las diferentes dependencias de la Entidad Territorial (Contratistas, Libre nombramiento y remocin, Carrera Administrativa) Cabezas visibles de los sectores Coordinadores Territoriales Asesores El responsable del rea de servicio al ciudadano o quien haga sus veces en la Entidad Territorial Funcionario de la Oficina de Prensa (Jefe de Prensa o Delegado de Prensa o quin haga sus veces).

IIHI1-IIHI9
Participantes:
El pblico objetivo son usuarios potenciales de trmites y servicios en lnea, quienes se contactarn a travs de sus organizaciones, corporaciones u otras figuras que los agrupen. En principio, se presume que podra trabajarse por lo menos con los siguientes grupos focales: Juntas de Accin Comunal, Madres cabeza de familia, Grupos de adultos mayores, Asociaciones campesinas, Organizaciones no gubernamentales, Mipymes, Gremio hotelero y turstico, Asociaciones de padres de familia de colegios, Profesores y estudiantes, Estudiantes universitarios, Organizaciones del sector productivo, Pensionados, Agrupaciones religiosas, Grupos artsticos o con actividades culturales

IIHI1-IIHI9
Resultados esperados:
Funcionarios de cada Entidad Territorial sensibilizados y capacitados sobre el uso de las herramientas de interaccin para mejorar la forma de interrelacionarse con ciudadanos y empresas, principalmente a travs del uso de foros, blogs, chats, encuestas y consultas en lnea. Administradores del sitio Web institucional, lder del comit GEL y Antitrmites y dems miembros de la administracin territorial que sean convocados, capacitados alrededor de la habilitacin y administracin de las herramientas de interaccin (Encuestas, Buzn de contacto, peticiones, quejas y reclamos, Suscripcin de servicios de informacin al correo electrnico, Carga de documentos e informacin de audio y video, Mecanismos de participacin: blogs, salas de conversacin y foros, Mecanismos de ayuda y de soporte disponibles para las Entidades Territoriales) que se usarn para soportar el desarrollo de la Estrategia de Gobierno en lnea. Adems reforzar los conocimientos en las Entidades Territoriales alrededor de la plataforma y mesas de ayuda y soporte existentes para la administracin de los sitios Web territoriales y para el uso del administrador de contenidos brindado por el Programa Gobierno en lnea.

IIHI1-IIHI9
Resultados esperados:
Recopilar informacin, Diligenciar formatos de buenas prcticas, Registrar, publicar o cargar informacin en la herramienta y difundir la informacin sobre las prcticas y experiencias exitosas desarrolladas por las Entidades Territoriales durante la implementacin de las Fases de Informacin e Interaccin. En el caso donde la entidad territorial no cuente con el sitio Web entregado por el Programa Gobierno en lnea, el Delegado Territorial de Capacitacin deber implementar dos mecanismos de interaccin con el administrador del sitio Web de la Entidad. Delegados del Comit de Gobierno en lnea de cada Entidad Territorial, sensibilizados y capacitados sobre estrategias e instrumentos de modernizacin: Modelo Estndar de Control Interno, Sistema de Gestin de Calidad, Sistema de Desarrollo Administrativo, Gestin Documental, Gobierno en lnea. Plan de armonizacin para el cumplimiento de los requerimientos de las distintas iniciativas de Modernizacin De La Administracin Pblica Territorial.

IIHI1-IIHI9
Resultados esperados:
Funcionarios de cada Entidad Territorial sensibilizados y capacitados sobre estrategias e instrumentos de modernizacin: Modelo Estndar de Control Interno, Sistema de Gestin de Calidad, Sistema de Desarrollo Administrativo, Gestin Documental, Gobierno en lnea. Esta actividad adicionalmente se constituye en un momento para socializar el Plan de Armonizacin de Estrategias de Modernizacin de la administracin territorial, formulado por el Comit de Gobierno en lnea y Antitrmites, as como las lneas de actividades identificadas como prioritarias. Informacin sobre el grado de satisfaccin de los ciudadanos y empresarios respecto a la gestin municipal tanto por medios presenciales como electrnicos. Identificacin de las necesidades de ciudadanos y empresarios respecto a acceso a informacin y prestacin de trmites y servicios Conocimiento prctico por parte de la administracin sobre la forma de usar estratgicamente las herramientas y canales electrnicos de interaccin con ciudadanos y empresarios.

IIHI1-IIHI9
Resultados esperados:
El Plan de comunicacin interno y externo aprobado por el Comit GEL de cada Entidad Territorial. Todos los funcionarios de la Entidad Territorial sensibilizados e informados sobre el desarrollo de la Fase de Interaccin y las herramientas habilitadas, el plan de trabajo establecido y las actividades de capacitacin y acompaamiento que se adelantarn, por medio de la estrategia de comunicaciones interna. Una estrategia de comunicaciones externa habilitada para publicitar el alcance y uso de las herramientas de interaccin habilitadas. Generacin de una estrategia de corto y largo plazo sobre el uso de herramientas de interaccin para apoyar el ciclo de gestin pblica territorial. Establecimiento de una estrategia de constante de interrelacin entre la administracin pblica territorial y los ciudadanos o empresas, para el uso y apropiacin de las herramientas de interaccin habilitadas.

IIHI1-IIHI9

Resultados esperados:
Conocimiento prctico por parte de la administracin sobre la forma de usar estratgicamente las herramientas y canales electrnicos de interaccin con ciudadanos y empresarios. Usuarios potenciales de cada Entidad Territorial sensibilizados y capacitados sobre la implementacin y uso de las herramientas de interaccin.

IIHI1-IIHI9
Entregables:

IIHI1-CA:
Presentaciones y listado de asistencia mnimo 15 personas. con

IIHI2-CA:
Listado de asistencia con mnimo 15 personas.

IIHI3- CO:
Documento de prcticas y experiencias generadas y documento publicarlo en la herramienta.

IIHI4-CA:
Presentaciones, listado de asistencia con mnimo 15 personas y formato Plan de Modernizacin

IIHI5-CA:
Presentaciones, listado de asistencia con mnimo 15 personas.

IIHI6-PR:
Formato de preparacin del laboratorio, listado de asistencia con mnimo 15 personas.

IIHI1-IIHI9

Entregables:

IIHI7-COPR:
Documento Plan de comunicaciones internas y externas.

IIHI8-COCA:
Documento de la propuesta para el uso y apropiacin de las herramientas de interaccin.

IIHI9-CA:
Presentaciones, listado de asistencia

IIHI1-IIHI9
Resumen actividades:
El Delegado Territorial de Capacitacin, apoyado por el Lder de Gobierno en lnea de la entidad, determinar el nmero de talleres necesarios para sensibilizar y capacitar a todos los funcionarios de la administracin territorial sobre el uso de las herramientas de interaccin, de forma que puedan implementarlas adecuadamente durante las fases de Informacin e Interaccin del Modelo Metodolgico. Los talleres estn dirigidos a toda la planta de personal y deben ser impartidos en lenguaje sencillo. Se deben realizar ejercicios prcticos de cierre donde los funcionarios identifiquen, a partir de las reas a las cuales estn vinculados, los posibles usos especficos de estas herramientas. El Delegado Territorial de Capacitacin de la Universidad la Gran Colombia brindar una capacitacin terico - prctica al administrador del sitio Web y al Lder de Gobierno en lnea de la Entidad Territorial, sobre los procedimientos que se deben agotar para habilitar desde el administrador del sitio Web las distintas herramientas, as como los principales lineamientos para administrarlas.

IIHI1-IIHI9
Resumen actividades:
Los Delegados Territoriales de Capacitacin y Procesos con el apoyo de los Lderes GEL de las Entidades Territoriales y/o la persona que se designe para sta labor en la Entidad, los cuales generan la documentacin de prcticas exitosas y la publican en la herramienta. Posteriormente la recopilacin de estos documentos est a cargo del Equipo de Asesores y Coordinadores Territoriales. Los Delegados Territoriales de Capacitacin realizan el Taller regional de gestin del cambio. Estrategias de Modernizacin de la Administracin Pblica: Modelo Estndar de Control Interno (MECI), Sistema de Gestin de Calidad, Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA), Gobierno en lnea y Gestin Documental. Los Delegados Territoriales de Capacitacin realizan talleres locales de capacitacin sobre Estrategias de Modernizacin de la Administracin Pblica, dirigidos a todos los funcionarios de la administracin pblica.

IIHI1-IIHI9
Resumen actividades:
Los Delegados Territoriales de Procesos realizan laboratorio con los funcionarios para l un uso prctico de las herramientas de interaccin, a partir de un ejercicio de planeacin de las Entidades Territoriales, en el que se monitoree el grado de satisfaccin de los ciudadanos respecto a la gestin presencial y electrnica de la administracin. Adems identifican las necesidades de ciudadanos y empresarios respecto a la prestacin de informacin, trmites y servicios por medios electrnicos. Los Delegados Territoriales de Procesos junto con los funcionarios elaboran e implementan el plan de comunicaciones interno y externo, que permita informar y sensibilizar a la comunidad, funcionarios y grupos de inters sobre las herramientas de interaccin habilitadas.

IIHI1-IIHI9

Resumen actividades:
Los Delegados Territoriales de Capacitacin con los funcionarios elaboran e implementan propuesta para el uso y apropiacin de las herramientas (asociarla a los ciclos de la gestin local, eventos culturales, dinmicas propias de la regin, etc.) Los Delegados Territoriales de Capacitacin realizan talleres con la comunidad y usuarios potenciales de los servicios de interaccin implementados en los laboratorios (organizaciones sociales, escuelas, universidades, juntas de accin comunal etc.).

MODELO GENERAL FASE DE INFORMACIN E INTERACCIN ETAPA DE RACIONALIZACIN DE TRMITES Y SERVICIOS (RTS)

IRTS1-IRTS12
Objetivos:
Preparar a los funcionarios responsables de la administracin de trmites y servicios y al Lder de Gobierno en lnea Territorial para el desarrollo de las tareas relacionadas con la identificacin, levantamiento e inscripcin en el Sistema nico de Informacin de Trmites SUIT y en el .Portal del Estado Colombiano -PEC, de todos los trmites y servicios que ofrecen los Entes Territoriales a los ciudadanos. Identificar y realizar el inventario de los trmites y servicios que prestan las Entidades Territoriales partiendo de la informacin disponible en el SUIT, las Alcaldas y Gobernaciones tales como Manual de Procesos y Procedimientos, Mapa y caracterizacin de procesos y procedimientos documentados en la implementacin del Modelo Estndar de Control Interno y el Sistema de Gestin de Calidad, si existen. Utilizar el Formato de Hoja de Vida del Servicio, diseado por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP.

IRTS1-IRTS12
Objetivos:
Asesorar al Administrador de trmites y servicios o quien haga sus veces en cada Entidad Territorial en el registro e inscripcin de los trmites y servicios levantados y documentados en las hojas de vida del trmite, en el Sistema nico de Informacin de Trmites SUIT y en el Portal del Estado Colombiano -PEC. Ofrecer a travs del sitio Web de la Entidad Territorial informacin completa y actualizada en relacin con los trmites y servicios ofrecidos por la Entidad a los ciudadanos y empresas. Construir la lnea base que determine la forma en que se est realizando los trmites a racionalizar, simplificar y automatizar a partir de algunos criterios tales como: normatividad, pasos necesarios para su realizacin, requisitos, tiempo, costos, puntos de atencin, formularios etc., contando con un diagnostico inicial entregado en el Informe detallado de gestin en el registro de trmites y servicios en el Portal del Estado Colombiano de las Entidades Territoriales a partir del cual se proponen las mejoras pertinentes.

IRTS1-IRTS12
Objetivos:
Generar una propuesta de optimizacin, racionalizacin y simplificacin de los dos trmites tipo asignados por el Programa, la cual debe ser validada y aprobada por parte del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y el Programa Gobierno en lnea. Validar y aprobar la propuesta de optimizacin, racionalizacin y simplificacin de los dos (2) trmites tipo asignados por la Universidad la Gran Colombia, por parte de la Entidad Territorial, el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y el Programa Gobierno en lnea. Modelar uno de los trmites optimizados por la Universidad la Gran Colombia en la herramienta transaccional desarrollada para la Estrategia de Gobierno en lnea o en la herramienta transaccional de la Universidad previa aprobacin de la Interventora.

IRTS1-IRTS12
Objetivos:
Propiciar las condiciones en las Entidades Territoriales, para que los funcionarios asuman el compromiso de realizar cambios visibles a la hora de prestar servicios al ciudadano, expresados en calidad, amabilidad y eficiencia en la respuesta que demandan los ciudadanos; cconcientizando al conjunto de funcionarios y contratistas sobre la importancia del servicio al ciudadano como una de las prioridades del quehacer del Estado

Identificar los servicios de consulta en lnea a bases de datos que contengan informacin relevante para el ciudadano. Identificar las certificaciones y constancias que la entidad expida y que no constituyan un trmite de acuerdo con el SUIT y el PEC. Definir las acciones requeridas para gestionar totalmente en lnea por parte del ciudadano o el empresario o el servidor pblico segn corresponda.

IRTS1-IRTS12
Participantes:
El Asesor Institucional y de Contenidos y el Delegado Territorial de Capacitacin Departamento Administrativo de la Funcin Pblica (DAFP). Miembros del Comit de Gobierno en lnea y Antitrmites Territorial y el Lder del Comit Gobierno en lnea Territorial. Responsables de cada trmite y servicio en las diferentes dependencias de las Entidades. Territoriales. Administrador de Trmites y Servicios o quien haga sus veces en cada Entidad Territorial. Administrador del sitio Web. Responsables de los trmites seleccionados, un funcionario delegado de la Oficina de Planeacin, un funcionario delegado de la oficina de atencin al usuario. Jefe o Director del rea o dependencia responsable del trmite o servicio Coordinador. Equipo Base. Lderes y funcionarios de las reas misionales. Funcionarios con responsabilidades de servicio al ciudadano (Presentes en las ventanillas de cada despacho).

IRTS1-IRTS12
Resultados esperados:
Funcionarios que realizan la labor de levantamiento, inscripcin y racionalizacin de trmites capacitados en las metodologas a implementar. Identificacin del inventario de productos que ofrece la Entidad Territorial al ciudadano y los trmites y servicios asociados. Documentacin de los trmites y servicios que presta la Entidad Territorial en el formato de hoja de vida del trmite o servicio y reporte de stos ante el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica para su validacin y publicacin en el Portal del Estado Colombiano. Informacin de los trmites y servicios que prestan las Entidades Territoriales a los ciudadanos, disponible a travs del sitio Web de la Entidad Territorial. Establecimiento y anlisis del estado actual o punto de partida de los dos trmites tipo a optimizar por parte del operador, identificando cuellos de botella y problemas as como las posibilidades de mejora.

IRTS1-IRTS12
Resultados esperados:
Diligenciamiento del Cuestionario de Documentacin de Trmites para los trmites definidos. Dos (2) trmites tipo optimizados de los asignados por el Programa, estandarizados, validados y aprobados por parte del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, la Entidad Territorial y el Programa Gobierno en Lnea. Tramite modelado en la herramienta transaccional desarrollada para la Estrategia de Gobierno en lnea o en la herramienta transaccional de la Universidad la Gran Colombia previa aprobacin de la Interventora. Desarrollo del Taller Regional de gestin del cambio: Servicio al ciudadano, cada Entidad Territorial debe definir las acciones para adoptar un plan de servicio al ciudadano (20 funcionarios capacitados en cada Entidad Territorial). Desarrollo del Taller de identificacin de servicios de consulta en lnea a bases de datos y la gestin en lnea de certificaciones y constancias (20 funcionarios capacitados en cada Entidad Territorial).

IRTS1-IRTS12
Entregables: IRTS1-CA:
Presentaciones y listado de asistencia (Mnimo 15 personas).

IRTS2-PR:
Identificacin de trmites y servicios inventario de trmites y servicios. e

IRTS3-PR:
Documentacin de los trmites y servicios que la Entidad Territorial ofrece a los ciudadanos (Hojas de vida de trmites 3 trmites y 1 servicio) y propuesta de trmites priorizados.

IRTS4-PR:
Levantamiento de la informacin del trmite de acuerdo con el formato de hoja de vida levantado y publicados los 3 trmites y 1 servicio en el SUIT y PEC

IRTS1-IRTS12
Entregables: IRTS5-PR:
Publicacin en el sitio Web de la Entidad Territorial, de los enlaces de los trmites y servicios que se encuentran disponibles en el PEC y publicacin en el sitio Web de la informacin bsica levantada respecto a los trmites y servicios.

IRTS6-PR:
Documento lnea de base trmites y servicios.

IRTS7-CO:
Documento Propuesta de optimizacin, racionalizacin y simplificacin de los dos trmites asignados.

IRTS8-COPR:
Presentacin propuesta de estandarizacin del trmite. rediseo y

IRTS1-IRTS12

Entregables: IRTS9-CO:
Levantamiento de la informacin requerida para parametrizar y trmite modelado en la herramienta transaccional desarrollada por la Estrategia de Gobierno en lnea.

IRTS10-ES:
Listado de asistencia (Mnimo 15 personas), acta de reuniones y presentaciones.

IRTS11-CA:
Listado de asistencia (Mnimo 15 personas), acta de reuniones y presentaciones.

IRTS12-CA:
Listado de asistencia (Mnimo 15 personas), acta de reuniones y presentaciones.

IRTS1-IRTS12
Resumen actividades:
Realizar a travs de talleres de capacitacin terico prcticos, enfocados al uso y aplicacin de las herramientas y metodologas desarrolladas por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica para la identificacin de trmites y servicios de las Entidades Territoriales, as como en racionalizacin y simplificacin de los procesos y procedimientos de los trmites que se identifiquen como prioritarios para su implementacin por medios electrnicos. identificacin del universo de trmites y servicios que las Entidades Territoriales prestan a sus ciudadanos, para tal fin, en primer lugar es necesario determinar las posibles fuentes de informacin interna a partir de la cual se pueda realizar la tarea de revisin, validacin y complemento de los mismos. Los responsables de los trmites y servicios en cada una de las dependencias de las Entidades Territoriales con el apoyo del Lder de Gobierno en Lnea y el Delegado Territorial deben levantar la informacin de los trmites y servicios solicitada en el Sistema nico de Informacin de Trmites para su publicacin en el Portal del Estado Colombiano, mediante el diligenciamiento de las Hojas de Vida de Trmites y Servicios diseadas por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica - DAFP.

IRTS1-IRTS12
Resumen actividades:
El Administrador de Trmites y Servicios es el responsable de registrar en el Sistema nico de Informacin de Trmites SUIT-, la informacin contenida en las Hojas de Vida de Trmites o Servicios, previa aprobacin por parte del Comit de Gobierno en lnea y Antitrmites. propone que una vez realizado el inventario de los trmites y servicios dentro de la Administracin Municipal o Departamental, la informacin bsica de cada trmite o servicio recopilada debe ponerse a disposicin de los ciudadanos a travs del sitio Web institucional, de forma tal que los usuarios cuenten con una fuente oficial de informacin respecto a cmo relacionarse con su administracin. Adicionalmente en relacin con cada trmite est disponible la descarga de los formularios necesarios para agotarlo. Realizar un diagnstico del trmite o servicio con el propsito de analizar el estado de partida y situacin actual teniendo en cuenta los siguientes mbitos de inters: proceso, normativa, tecnologa y sistemas de informacin y cultura de la organizacin.

IRTS1-IRTS12

Resumen actividades:
Para realizar esta actividad se cuenta con dos insumos fundamentales: El diagnstico integral o lnea de base levantada para los trmites a intervenir. Propuesta de procedimiento mejorado y estandarizado del Programa Gobierno en lnea utilizado en el modelamiento de los trmites para su implementacin por medios electrnicos. A partir de esta informacin se deben proceder a identificar las reas de oportunidad y acciones de mejora para cada uno de los trmites. La propuesta de mejora incluir todos los elementos que se consideren necesarios para optimizar el trmite y ajustarlo al estndar propuesto por el Programa Gobierno en lnea.

IRTS1-IRTS12
Resumen actividades:
Una vez definida la propuesta de optimizacin, racionalizacin y simplificacin de los dos (2) trmites tipo asignados por la Universidad la Gran Colombia, es necesario que sea enviado al Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, a la Entidad Territorial y al Programa Gobierno en lnea, con el fin que sea revisado y validado para garantizar que se ajuste a sus diferentes componentes: normativos, tecnolgicos, y de procedimientos. Una vez definida y aprobada la optimizacin del trmite priorizado, la Universidad la Gran Colombia debe modelarlo en la herramienta transaccional desarrollada por la Estrategia de Gobierno en lnea en caso de requerirse en la herramienta transaccional de la Universidad previa aprobacin de la Interventora, desarrollando el archivo ejecutable para que la herramienta transaccional modele el trmite optimizado siguiendo la documentacin tcnica de la herramienta y parametrizando cada una de las variables requeridas para el trmite en cada una de las entidades territoriales objeto de acompaamiento.

IRTS1-IRTS12
Resumen actividades:
Busca fortalecer la capacidad de los funcionarios de las Entidades Territoriales con respecto al servicio que se brinda a los ciudadanos y ciudadanas al momento de acercarse a la Administracin Pblica, sin importar el tipo de ayuda que requiera: obtener informacin, realizar un trmite, solicitar un servicio, formular un reclamo. El taller debe aportar las instrucciones, herramientas y protocolos necesarios para que los funcionarios asuman compromisos de cambio visibles, expresados eficientemente a la hora de prestar servicios al ciudadano. Los talleres locales de capacitacin sobre Un mejor Estado al servicio al ciudadano, tienen un alcance conceptual e informativo con relacin al Programa Nacional de Servicio al Ciudadano del Departamento Nacional de Planeacin. Los talleres de identificacin de servicios de consulta en lnea busca que los funcionarios de las Entidades Territoriales identifiquen la informacin que puede ser objeto de consulta en lnea por parte de los diferentes pblicos objetivo y las acciones a adelantar para facilitar su acceso.

MODELO GENERAL FASE DE INFORMACIN E INTERACCIN ETAPA DE SOSTENIBILIDAD (SD)

ISD1-ISD2

Objetivos:
Acompaamiento permanente a las Entidades Territoriales que permita resolver inquietudes y avanzar en la ejecucin de las actividades que deben desarrollar los responsables del Comit de Gobierno en lnea para el cumplimiento de las actividades de los Modelos Metodolgicos. Monitoreo al cumplimiento de las Fases de Gobierno en lnea y seguimiento a la ejecucin del Modelo Metodolgico General para las Fases de Informacin e Interaccin.

ISD1-ISD2
Participantes:
Equipo Asesor: Gerente Regional, Asesor Institucional y de Contenidos, Asesor Legal, Asesor de Tecnologa, Asesor de Contenidos, Coordinadores Territoriales, Coordinadores Modelo Avanzado. Delegado Territorial Estratgico, Delegado Territorial de Capacitacin, Delegado Territorial de Procesos. Miembros de los Comits de Gobierno en lnea de las Entidades Territoriales de cada una de las regiones. Los lderes de las reas misionales de las Entidades Territoriales. Equipo Coordinador.

ISD1-ISD2
Resultados esperados:
Acompaamiento permanente a las Entidades Territoriales que permita resolver inquietudes y avanzar en la ejecucin de las actividades que deben desarrollar los responsables del Comit de Gobierno en lnea para el cumplimiento de las actividades de la Entidad Operadora. Inquietudes resueltas para la implementacin de las actividades del Modelo Metodolgico. Monitoreo a la participacin de los actores GEL de cada Entidad Territorial. Alcaldes, Gobernadores y Lderes GEL participando en el desarrollo de las Fases de Informacin, Interaccin y Transaccin de la Estrategia GEL. Acciones de los Comits de Gobierno en lnea en ejecucin y seguimiento.

ISD1-ISD2
Resultados esperados:
Entrega mensual de reportes sobre el estado de avance en la implementacin de las Fases de la Estrategia de Gobierno en lnea al Comit de Gobierno en lnea y al Programa Gobierno en lnea. Realizacin de reuniones mensuales de seguimiento de la implementacin y ejecucin de las actividades. Entrega mensual de reportes de la implementacin y ejecucin de las actividades del Modelo Metodolgico al Comit de Gobierno en lnea y al Programa Gobierno en lnea. Entrega de reporte final de la implementacin, ejecucin de las actividades y resultados obtenidos en la implementacin de las Fases de Informacin e Interaccin, con el reporte de ajustes de la metodologa y de las herramientas utilizadas y anlisis sobre los aciertos y desaciertos observados durante el proceso. Metodologa de Monitoreo y Evaluacin de Gobierno en lnea aplicada a las Entidades Territoriales para validar el cumplimiento de los criterios establecidos en el Manual de Gobierno en lnea. Monitoreo a la ejecucin del Plan de Accin de Gobierno en lnea definido por la entidad territorial.

ISD1-ISD2
Entregables ISD1- CO
1. Reporte aula virtual capacitados 2. Material de acompaamiento publicado en la herramienta

ISD2 CO
1. Reporte de los porcentajes de cumplimiento de la implementacin de las fases de Gobierno en lnea. 2. Reportes de seguimiento 3. Acta de reunin 4. Informes

ISD1-ISD2
Resumen actividades:
Los Delegados Territoriales deben capacitar a los lderes GEL de las Entidades Territoriales y funcionarios en el uso de la herramienta, con el fin que se tenga claro el alcance de la informacin y las actividades que se realizan a travs de sta como lo son chats, foros, asesoras virtuales etc. El grupo Asesor y Coordinador debe evaluar el cumplimiento de las Fases de Gobierno en lnea, teniendo como base los criterios definidos en el Manual de Gobierno en lnea y la Metodologa de Evaluacin y Monitoreo de Gobierno en lnea. Adems realizar el seguimiento peridico al avance en la implementacin del Modelo de Metodolgico a las Entidades Territoriales de la regin relacionado con las Fases de Informacin e Interaccin.

MODELO GENERAL FASE DE TRANSACCIN ETAPA DE AFIANZAMIENTO (AF)

TAF1-CA

Objetivos:

Formular una propuesta de trabajo donde se definan acciones, responsables, tiempos y mecanismos de seguimiento, entorno a la implementacin de la Fase de Transaccin

TAF1-CA

Participantes:

Lder GEL de la Entidad Integrantes del Comit de Gobierno en lnea y Antitrmites de la Entidad. Funcionario responsable del trmites/servicios automatizado. Delegado Territorial de Capacitacin

TAF1-CA

Resultados esperados:
Representantes legales y Lderes GEL informados, motivados y comprometidos con el desarrollo de la Fase de Transaccin de la Estrategia GEL. Plan de Accin para la Fase de Transaccin.

TAF1-CA

Entregables:

TAF1-CA:
Presentaciones Listado de asistencia 3. Acta de reunin Planes de accin ajustados Publicacin en el sitio web de los planes ajustados

TAF1-CA

Resumen actividades:

El Delegado Territorial de Capacitacin realiza un taller de trabajo con Comit GEL y Antitrmites para validacin del Plan de Accin para la Fase de Transaccin

MODELO GENERAL FASE DE TRANSACCIN ETAPA DE EJECUCIN DEL PLAN DE ACCIN (EPA)

TEPA1-TEPA10
Objetivos:
Socializar ante el Comit de Gobierno en lnea y Antitrmites el diagnstico o lnea base actualizada por el Delegado Territorial Estratgico, de manera que puedan analizar e identificar los aspectos relevantes actuales y oportunidades para alcanzar una visin deseada en la Estrategia de Gobierno en lnea, a travs del desarrollo del Plan de Accin que se formule, acompandolo de proyectos de cambio de corto plazo. Validar el Diagnstico y Lnea Base por el Comit de Gobierno en lnea y Antitrmites para alcanzar los objetivos de la Fase de Transaccin. Presentacin de las acciones para cumplir con la Fase de Transaccin. Presentar el Plan de Accin. Priorizacin de proyectos de cambio asociados al desarrollo del Plan de Accin. Medir la satisfaccin de los usuarios frente el sitio Web y los servicios ofrecidos por medio del mdulo de encuestas habilitado. Capacitar sobre el uso del mdulo de encuestas disponible en los sitios Web de cada Entidad Territorial.

TEPA1-TEPA10
Objetivos:
Trmites y servicios en medios electrnicos. Trmites y servicios levantados, estandarizados, optimizados y modelados para desarrollarse a travs de medios electrnicos. Definir y concertar los compromisos para realizar los cambios y ajustes requeridos en la organizacin, las funciones y los procesos y procedimientos, para la implantacin de los trmites automatizados. Definir y concretar las responsabilidades de las dependencias involucradas en la prestacin del trmite rediseado. Establecer y asignar las tareas que integran los procedimientos de los trmites rediseados, entre los funcionarios y contratistas vinculados a las dependencias encargadas de la prestacin y realizacin de los mismos. Determinar los lineamientos jurdicos para realizar los ajustes normativos requeridos en la prestacin de los trmites y servicios por medios electrnicos, en cada Entidad Territorial. Realizar los ajustes normativos requeridos para prestar los trmites y el servicio por medios electrnicos. Gestionar la expedicin de un proyecto de acuerdo u ordenanza, que permita realizar los ajustes normativos requeridos para prestar los trmites por medios electrnicos, en cada Entidad Territorial. .

TEPA1-TEPA10
Objetivos:
Sensibilizar y generar competencias en los funcionarios de las Entidades Territoriales, con respecto al uso de la herramienta tecnolgica que soportar los trmites seleccionados. Establecer un estndar o nivel de calidad que debe cumplir la Administracin en la prestacin de los trmites rediseados y automatizados. Registrar detalladamente las prcticas y experiencias exitosas, generadas durante la implementacin de la Fase de Transaccin. Propiciar transferencia de informacin y conocimiento entre las Entidades Territoriales, mediante la socializacin de las prcticas y experiencias documentadas y publicadas en el portal del Municipio Colombiano. Publicar las prcticas y experiencias identificadas y documentadas en el Portal del Municipio Colombiano . Sistematizar, ordenar y difundir la informacin sobre las prcticas y experiencias exitosas desarrolladas por las Entidades Territoriales durante la implementacin de la Fase de Transaccin.

TEPA1-TEPA10
Objetivos:
Ajustar del plan de comunicaciones general a la Entidad Territorial. Informar a los diferentes actores de la Estrategia de Gobierno en lnea en el nivel territorial sobre la puesta en marcha de la fase de Transaccin, el plan de trabajo establecido y las actividades de capacitacin, acompaamiento y/o informacin que se desarrollarn para grupos focales y las herramientas y trmites/servicios habilitados por medios electrnicos. Promocin del sitio Web municipal. Vnculos a trmites y servicios en lnea. Oferta de trmites y servicios en lnea disponibles. Acceso a las herramientas. Paso a paso para realizar trmites y servicios en lnea (Segn oferta disponible). Si se va hacer a travs de este Portal o a travs del nuestro y luego por un enlace al de Municipio Colombiano.

TEPA1-TEPA10
Participantes:
Delegado, el Lder de Gobierno en lnea y el Comit de Gobierno en lnea y Antitrmites. Representante legal de las Entidades Territoriales, Concejo, Contralor y Personero. Funcionarios responsables de servicio al ciudadano. Funcionarios responsables de la administracin del sitio Web. Jefe o Director del rea o dependencia responsable del trmite o servicio. Equipo Base del Proyecto. Funcionarios responsables de la ejecucin de los trmites. Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga las veces. Oficina de prensa o quien haga sus veces en la Entidad Territorial. Asesor Institucional y de contenidos y el Asesor de demanda.

TEPA1-TEPA10
Participantes:

Grupos focales: Juntas de Accin Comunal, Madres cabeza de familia, Grupos de adultos mayores, Asociaciones campesinas, Organizaciones no gubernamentales, Mipymes, Gremio hotelero y turstico, Asociaciones de padres de familia de colegios, Profesores y estudiantes, Estudiantes universitarios, Organizaciones del sector productivo, Pensionados, Agrupaciones religiosas y Grupos artsticos o con actividades culturales.

TEPA1-TEPA10
Resultados esperados:
Representantes legales de las Entidades Territoriales informadas de los resultados arrojados por el diagnstico en relacin a la situacin existente en las Entidades Territoriales en cada uno de los componentes. Conocimiento de las responsabilidades individuales de los actores para la implementacin del modelo en la Fase de Transaccin. Empoderamiento de los miembros del Comit de Gobierno en lnea y Antitrmites para liderar los proyectos de cambio al interior de la administracin territorial. Plan de Accin para la Fase de Transaccin de Gobierno en lnea. Diagnstico socializado ante todos los miembros del Comit de Gobierno en lnea, que les permite preestablecer los grandes proyectos de cambio necesarios en la administracin territorial. Capacitacin sobre el uso de encuestas aleatorias para medir satisfaccin de los usuarios frente al sitio Web y los servicios ofrecidos. Las Entidades Territoriales identifican y establecen una serie de compromisos y acciones a seguir con el fin de realizar los cambios y ajustes requeridos en la organizacin, las funciones y los procesos y procedimientos, para la implantacin de los trmites automatizados.

TEPA1-TEPA10
Resultados esperados:
Los representantes legales de las Entidades Territoriales definen y formalizan las responsabilidades y tareas que deben cumplir las dependencias involucradas ejecucin del trmite, cuando la prestacin del servicio se realiza tanto por el canal presencial como el electrnico. Aprobacin del proyecto de acuerdo u ordenanza, que permita realizar los ajustes normativos requeridos para prestar los trmites por medios electrnicos, en cada Entidad Territorial. Funcionarios capacitados con relacin al uso y las funcionalidades de la herramienta tecnolgica que soporta el trmite automatizado. Estndares de calidad definidos para los trmites y servicios intervenidos. Mnimo un formato de documentacin de prcticas y experiencias diligenciado en cada Entidad Territorial durante la Fase de Transaccin. Mnimo un formato de documentacin de prcticas y experiencias publicado por cada Entidad Territorial en el portal.

TEPA1-TEPA10
Resultados esperados:
Contar con un portal de Prcticas y Conocimiento de Gobierno en Lnea actualizado. Fortalecer las dinmicas de documentacin y socializacin de iniciativas exitosas desarrolladas por parte de las Entidades Territoriales en el pas. El Plan de comunicacin interna y externa aprobado por el Comit GEL de cada Entidad Territorial. Todos los funcionarios de la Entidad Territorial sensibilizados e informados sobre la puesta en marcha de la Fase de Transaccin, el plan de trabajo establecido y las actividades de capacitacin, acompaamiento y/o informacin que se desarrollarn para grupos focales y las herramientas y trmites/servicios habilitados por medios electrnicos, por medio de la estrategia de comunicaciones interna. Una estrategia de comunicaciones externa habilitada para publicitar el alcance y herramientas y trmites/servicios habilitados por medios electrnicos. Usuarios potenciales de cada Entidad Territorial sensibilizados y capacitados sobre el acceso y uso de los nuevos servicios y trmites prestados por medios electrnicos.

TEPA1-TEPA10
Entregables: TEPA1-ESCAPR:
Listado de asistencia (Mnimo 15 personas), acta de reuniones y presentaciones.

TEPA2-CA:
Presentaciones, listado de asistencia (Mnimo 15 personas) y encuestas diligenciadas.

TEPA3-ES:
Listado de asistencia (Mnimo 15 personas), acta de reuniones y presentaciones.

TEPA4-PR:
Listado de asistencia (Mnimo 15 personas) y acta de reunin.

TEPA5-CO:
Acto administrativo ajustado, publicacin del acto ajustado en el sitio Web y acta de reunin

TEPA6-CA:
Presentaciones, listado de asistencia (Mnimo 15 personas) y Manual tcnico del trmite y servicio automatizado.

TEPA1-TEPA10
Entregables: TEPA7-CO:
Documento estndares de calidad para trmites y servicios.

TEPA8-CO:
Documento de prcticas y experiencias generadas.

TEPA9-COPR:
Documento Plan de comunicaciones ajustado.

TEPA10-CA:
Presentaciones y listado de asistencia (Mnimo 15 personas).

TEPA1-TEPA10
Resumen actividades:
El Delegado Territorial Estratgico, acompaado por el Lder de Gobierno en lnea y el Comit de Gobierno en lnea y Antitrmites, programan las reuniones necesarias para socializar el diagnstico levantado por la Universidad la Gran Colombia y validar el Plan de Accin con el Concejo Municipal, el Contralor y el Personero, de manera que el conjunto de autoridades de la Entidad Territorial estn plenamente informadas sobre sus objetivos, actividades y responsables y se constituyan en actores y aliados relevantes para su desarrollo. Esta capacitacin tiene un sentido estratgico muy importante, porque asegura que los funcionarios cuenten con herramientas sencillas de interaccin con los ciudadanos al alcance de su mano para verificar la efectividad de sus acciones, identificar prioridades, retroalimentar el nivel de satisfaccin de los ciudadanos y calificaciones por parte de los usuarios acerca de su gestin, los procesos que adelantan y los servicios que prestan, entre otros.

TEPA1-TEPA10
Resumen actividades:
Necesario analizar y establecer los cambios organizacionales requeridos para implementar por medios electrnicos los trmites rediseados y estandarizados, tales como: procesos, procedimientos y tareas, dependencias implicadas y roles respectivos, recursos que consume, intervencin de terceros (otras entidades, agentes sociales, etc.), mbito territorial, soportes documentales (formularios, instrucciones, etc.). El proceso de implementacin de la propuesta final de optimizacin de dos (2) trmites acordados con el Programa y del sector seleccionado como prioritario, implican la realizacin de los cambios y ajustes en el modelo organizacional que soporta la prestacin de stos servicios en la administraciones municipales y departamentales. En este sentido, un aspecto importante a tener en cuenta en la realizacin de los cambios organizacionales necesarios para implementar el trmite optimizado, es el relacionado con la definicin y la asignacin de las tareas que cada una de las dependencias de la administracin municipal o departamental debe cumplir para la prestacin del servicio a los ciudadanos o empresarios.

TEPA1-TEPA10
Resumen actividades:
Cada Entidad pblica del orden territorial, debe adoptar los lineamientos jurdicos para realizar los ajustes normativos requeridos en la prestacin de los trmites y servicios por medios electrnicos, en cada Entidad Territorial. La definicin de los cambios normativos debe surgir del diagnstico y deben incluirse como acciones en el Plan de Accin. La Universidad la Gran Colombia debe capacitar a los funcionarios responsables del rea de sistemas de la Entidad Territorial y de las reas misionales, con relacin al uso y funcionalidad de la herramienta tecnolgica utilizada para el trmite seleccionado y automatizado. Esta actividad de capacitacin tiene como objetivo garantizar la administracin y el uso eficaz de la herramienta que soporta el trmite automatizado. El principal objetivo de los estndares de calidad es crear una cultura de mejora y aprendizaje continuos en la gestin del Ente Territorial, promoviendo as que dichas organizaciones puedan madurar y rendir al mximo, segn los objetivos planteados, y ofrecer a las personas usuarias un producto o servicio de la ms alta calidad.

TEPA1-TEPA10
Resumen actividades:
Se pretende llevar un registro detallado de las prcticas y experiencias que haya surgido durante de la implementacin de la Fase de Transaccin. Esta documentacin se realizar en el portal del Municipio Colombiano. Esta actividad busca que los funcionarios encargados de la Estrategia de Gobierno en Lnea en el nivel territorial, fortalezcan la prctica de documentar en detalle sus actividades, y ponerlas a disposicin de otros actores pblicos y privados interesados en adquirir conocimientos e informacin sobre las prcticas y experiencias exitosas susceptibles de ser replicadas, durante la implementacin de la Fase de Transaccin.

TEPA1-TEPA10
Resumen actividades:
Se elabora e implementa el plan de comunicaciones interna y externa sobre las herramientas y trmites/servicios habilitados por medios electrnicos durante la Fase de Transaccin. La oficina de prensa o quien haga sus veces en la Entidad Territorial es la encargada de armonizar los medios de comunicacin que ms se utilicen al interior de la administracin municipal y hacia el exterior de la misma, en funcin de la Estrategia de Gobierno en lnea y particularmente la Fase de Transaccin y las herramientas y trmites/servicios habilitados por medios electrnicos. El comit GEL de cada Entidad Territorial comentar y aprobar el plan de comunicaciones teniendo en cuenta que su estructura sea la idnea para cumplir con los objetivos propuestos. La Estrategia de Gobierno en lnea busca que el Estado Colombiano pueda ofrecer ms y mejores servicios al ciudadano. Este enunciado pasa de ser una premisa a ser una afirmacin que se concreta cuando los dos actores confluyen en el mismo inters, en este caso en la oferta y demanda de servicios y trmites de competencia Municipal o Departamental a travs de medios electrnicos.

MODELO GENERAL FASE DE TRANSACCIN ETAPA DE SOSTENIBILIDAD (SD)

TSD1 TSD2

Objetivos:
Acompaamiento permanente a las Entidades Territoriales que permita resolver inquietudes y avanzar en la ejecucin de las actividades que deben desarrollar los responsables del Comit de Gobierno en lnea para el cumplimiento de las actividades de los Modelos Metodolgicos. Monitoreo al cumplimiento de las Fases de Gobierno en lnea y seguimiento a la ejecucin del Modelo Metodolgico General para las Fases de Informacin e Interaccin.

TSD1 TSD2

Participantes:
Equipo Asesor: Gerente Regional, Asesor Institucional y de Contenidos, Asesor Legal, Asesor de Tecnologa, Asesor de Contenidos, Coordinadores Territoriales, Coordinadores Modelo Avanzado. Delegado Territorial Estratgico, Delegado Territorial de Capacitacin, Delegado Territorial de Procesos. Miembros de los Comits de Gobierno en lnea de las Entidades Territoriales de cada una de las regiones. Los lderes de las reas misionales de las Entidades Territoriales. Equipo Coordinador.

TSD1 TSD2
Resultados esperados:
Acompaamiento permanente a las Entidades Territoriales que permita resolver inquietudes y avanzar en la ejecucin de las actividades que deben desarrollar los responsables del Comit de Gobierno en lnea para el cumplimiento de las actividades de la Entidad Operadora. Inquietudes resueltas para la implementacin de las actividades del Modelo Metodolgico. Monitoreo a la participacin de los actores GEL de cada Entidad Territorial. Alcaldes, Gobernadores y Lderes GEL participando en el desarrollo de las Fases de Informacin, Interaccin y Transaccin de la Estrategia GEL. Acciones de los Comits de Gobierno en lnea en ejecucin y seguimiento.

TSD1 TSD2
Resultados esperados:
Entrega mensual de reportes sobre el estado de avance en la implementacin de las Fases de la Estrategia de Gobierno en lnea al Comit de Gobierno en lnea y al Programa Gobierno en lnea. Realizacin de reuniones mensuales de seguimiento de la implementacin y ejecucin de las actividades. Entrega mensual de reportes de la implementacin y ejecucin de las actividades del Modelo Metodolgico al Comit de Gobierno en lnea y al Programa Gobierno en lnea. Entrega de reporte final de la implementacin, ejecucin de las actividades y resultados obtenidos en la implementacin de las Fases de Informacin e Interaccin, con el reporte de ajustes de la metodologa y de las herramientas utilizadas y anlisis sobre los aciertos y desaciertos observados durante el proceso. Metodologa de Monitoreo y Evaluacin de Gobierno en lnea aplicada a las Entidades Territoriales para validar el cumplimiento de los criterios establecidos en el Manual de Gobierno en lnea. Monitoreo a la ejecucin del Plan de Accin de Gobierno en lnea definido por la entidad territorial.

TSD1 TSD2

Entregables TSD1- CO
Reporte aula virtual capacitados Material de acompaamiento publicado en la herramienta

TSD2 CO
Reporte de los porcentajes de cumplimiento de la implementacin de las fases de Gobierno en lnea. Reportes de seguimiento Acta de reunin Informes

TSD1 TSD2
Resumen actividades:
Los Delegados Territoriales deben capacitar a los lderes GEL de las Entidades Territoriales y funcionarios en el uso de la herramienta, con el fin que se tenga claro el alcance de la informacin y las actividades que se realizan a travs de sta como lo son chats, foros, asesoras virtuales etc. El grupo Asesor y Coordinador debe evaluar el cumplimiento de las Fases de Gobierno en lnea, teniendo como base los criterios definidos en el Manual de Gobierno en lnea y la Metodologa de Evaluacin y Monitoreo de Gobierno en lnea. Adems realizar el seguimiento peridico al avance en la implementacin del Modelo de Metodolgico a las Entidades Territoriales de la regin relacionado con la Fase de Transaccin.