ANEXO 1 FORMATO DE DIAGNSTICO DE ARCHIVOS A.

PRIMERA PARTE ARCHIVO Fecha de Diligenciamiento: Da Mes Ao

A1. INFORMACIN GENERAL 1. Nombre de la Unidad u oficina responsable de los Depsitos de Archivo:

2. 3. 4. 5. 6.

Sede: Direccin: Telfono: Correo Electrnico: Pgina Web:

Fax

7. Responsable del archivo: NOMBRE

CARGO

8. El archivo cuenta con personas encargadas de su gestin: Si 9. Nmero de personas que trabajan en el archivo:

No

NOMBRE

CARGO

PERSONAL DE PLANTA

CONTRATO POR PRESTACIN SERVICIOS

10. Oficina de la cual depende el archivo:

11. Marque con una x los servicios internos que presta el archivo y sus promedios mensuales Consulta: N promedio mensual: Asesora: Fotocopia: Microfilm: Otro: N promedio mensual: N promedio mensual: N promedio mensual: Cul Npromedio mensual:

12. Marque con una x los servicios externos que presta el archivo: Consulta: Asesora: Fotocopia: Microfilm: Otro: N promedio mensual: N promedio mensual: N promedio mensual: N promedio mensual: Cul: Npromedio mensual:

13. Cuenta con equipos suficientes para el funcionamiento del archivo: Computadores: Fax: Telfono: Fotocopiadora: Servicio telefnico en red: Cuntos: Cuntos: Cuntos: Cuntos: Cuntos:

Si

_No

14. Nmero de depsitos del archivo: 15. Presupuesto asignado en el ltimo ao: Si Por inversin: _______________ Por funcionamiento: _______________ Total: 16. El Comit de Archivo est conformado: Si ___ No ___ __ No

______________ (Si la respuesta es No, pase a la pregunta N 20)

17. El Comit de Archivo de la Sede funciona con base en la Resolucin 385 de 2003 de la Rectora General, Por la cual se fijan las Polticas Documentales, se crea el Sistema de Archivos y regulan los Comits de Archivo. SI NO _ 18. Relacione el nmero de sesiones del comit por ao: AO NMERO DE SESIONES 2009 2010 2011 19. Seale cuntas veces han sido tratados estos temas por ao: TEMAS TRATADOS Recomendaciones a los entes directivos de Sede Aprobacin de modificacin de tablas de retencin documental Recomendacin de programas de difusin Decidir solicitudes de eliminacin documental

2009

2010

2011

Total

20. El archivo cuenta con algn tipo de herramienta informtica o producto de apoyo a la gestin documental: SI NO ( si la respuesta es NO, pase a la Segunda Parte) 21. Marque con una X los sistemas operativos sobre el que est montado el producto: Windows: Otro: UNIX: Cul: LINUX: SOLARIS: AIX:

22. Marque con una X la base datos sobre la que est montada el producto: ORACLE: Otra: DB2: Cul: SQL SERVER: SYBASE:

Diligenciado por: NOMBRE CARGO

__________ FIRMA

B. SEGUNDA PARTE B1. CENSO Fecha de Diligenciamiento: Da Mes Ao

1. Marque con una la ubicacin exacta del sitio donde se encuentra el archivo dentro del edificio: Piso: Cul: Mezanine: Bajo la escalera: Terraza: Stano: Bao: tico: Semistano: Otro: Corredor: Parqueadero: Cul: San Alejo: Oficina:

2. La documentacin comparte el espacio con elementos diferentes a ste: Si _No Cules: 3. Como est almacenada la documentacin: LUGAR DE ALMACENAMIENTO SI El piso: En estantera: Carpetas: Sueltas: En amarres: En costales: Cajas comunes: Bolsas de plstico: En A-Z: Otro: NO

______________________________

4. Cul es el soporte en el que se encuentra registrada la informacin y relacione la cantidad aproximada: TIPO DE SOPORTE SI NO Papel: Fotografa: Cintas de video: CDS: Disquetes: Microfilm: Software: Cintas fotogrficas: Rollos Cinematogrficos: Mapas: Otros: Cules: 5. Realice la lista de los asuntos documentales del archivo y su respectivo productor de acuerdo con la siguiente tabla:

PRODUCTOR DOCUMENTAL

ASUNTO O SERIE DOCUMENTAL

1 2 3 4 5

6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
6. En esta documentacin se observa la presencia de algn tipo de contaminacin biolgica: SI __NO____ 7. En este depsito hay documentacin histrica: SI ____ NO ____

Diligenciado por: NOMBRE FIRMA ____________________________________ CARGO ___________

DEPOSITO B2. CONDICIONES LOCATIVAS Fecha de Diligenciamiento: 1. Antigedad en aos del edificio: 2. Cual fue la destinacin inicial del inmueble 3. Se han hecho adecuaciones para archivo: SI ___NO ___ Descrbalas: _______________________________________ ___________________________________________________________________________________________________ 4. Cuenta con espacios para guardar la documentacin de las transferencias y traslados: SI ___NO ___ 5. Cul es el material y estado de la Planta fsica del Archivo: ESTADO MATERIAL PLANTA FSICA Bueno Regular Paredes Techos Pisos Ventanas Puertas 6. El depsito tiene rea de trabajo independiente de ste: SI NO Da Mes Ao

OBSERVACIONES Malo

7. Se realizan actividades de organizacin al interior del depsito: SI

NO

Cules:

8. Nmero de personas que laboran en el depsito:

Diligenciado por: NOMBRE FIRMA ______________________________________ CARGO ___________

B3. CONDICIONES AMBIENTALES

Fecha de Diligenciamiento: 1. Iluminacin: Hay exposicin de los documentos a la luz: SOLAR Directa: Indirecta: Otro 2. Ventilacin: NATURAL N Ventanas N Puertas N Rejillas: N Claraboyas: Otro: Cul: Cul:

Da

Mes

Ao

ARTIFICIAL Fluorescentes: Candescente:

ARTIFICIAL Aire Acondicionado:

Ventiladores:

Otro: Cual:

Diligenciado por: NOMBRE FIRMA ______________________________________ CARGO ________________

B4. CONDICIONES DE SEGURIDAD

Fecha de Diligenciamiento: 1. El depsito posee detector (es) de incendios: Tipo: Si la respuesta es NO, Explique: 2. El edificio posee extintores de incendios: Funcionan: Si la respuesta es NO, Explique:

Da

Mes SI NO Funcionan:

Ao Cuntos: SI

NO

SI SI

NO NO

Cuntos:

3. Seale el tipo y nmero de extintores en el edificio: TIPO DE EXTINTOR # DE EXTINTORES Solkaflam Tipo ABC Qumico seco Tipo A Gas Carbnico Agua Exprodin 4. El depsito posee extintores de incendios: Funcionan: Si la respuesta es NO, Explique: 5. Seale el tipo y nmero de extintores en el depsito: TIPO DE EXTINTOR # DE EXTINTORES Solkaflam Tipo ABC Qumico seco Tipo A Gas Carbnico Agua Exprodin 6. Existe un Plan de prevencin de desastres: SI ___ NO __ 7. Se cuentan con personal capacitado en conatos de incendio: Nombre: Cargo: Funcin: SI SI

OBSERVACIONES

NO NO

Cuntos:

OBSERVACIONES

SI

NO

Seale SI o NO para las siguientes preguntas: 8 Existe sealizacin en el rea del depsito 9. Las instalaciones elctricas se encuentran en buen estado 10. Se encuentra cableado elctrico a la vista 11. Los equipos elctricos tienen polo a tierra

SI

NO

12. Hay bajantes de agua a la vista 13. Bajantes de agua blancas a la vista 14. Bajantes de aguas negras a la vista 15. Entrada de aguas lluvias por goteras 16. Humedad en pisos 17. Humedad en muros 18. Humedad en techo 19. Grietas 20. Se fuma donde se almacena la documentacin 21. Se fuma donde se organiza la documentacin 22. El depsito posee puertas especiales de seguridad 23. El depsito posee alarma electrnica de seguridad SI NO Cul:

24. Materiales inflamables

SI

NO

Cul(es):

25. Sabe qu hacer con la documentacin en caso de desastre: Con Agua SI NO Explique: Con fuego SI NO Explique:

26. Marque con una X, si aproximadamente en 100m., existe alguno de los siguientes Factores de Riesgo: Vas Parqueadero Humedales Ros Mares Caos Industrias Otro Cul

27. El depsito de archivo es actualmente vulnerable a: Inundaciones Incendios Robos Humedad Contaminacin Otro

Desplomes Cual:

Atentados:

Diligenciado por: NOMBRE FIRMA ______________________________________ CARGO ___________

B5. CONDICIONES DE MANTENIMIENTO

Fecha de Diligenciamiento: 1. Frecuencia de la limpieza: Quincenal Deposito Documentacin Equipos Mensual

Da

Mes

Ao

Semestral

Anual

Qu tipo limpieza

2. Se almacenan en el depsito objetos que no son documentos: SI ___ NO____ Cules: ________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________ 3. Existe un rea especial para el almacenamiento de implementos de aseo NO 4. La entrada de polvo se da por: (Marque con una X) Ventanas: Puertas Claraboyas: 5. Hay tapetes SI NO 8. Hay Cortinas SI

Rejillas SI

Otro NO

Cmo se limpian, especifique: __________________________________________________________________________ Cada cuanto: ________________________________________________________________________________________

Diligenciado por: NOMBRE FIRMA ______________________________________ CARGO ___________

B6. CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO

Fecha de Diligenciamiento:

Da

Mes

Ao

1. Anote la distancia en centmetros de los documentos respecto a: Paredes Pisos

Techo

Observaciones: ____________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________ 2. Se encuentra material documental en el piso SI NO

3. Seale, la parte superior de la estantera se encuentra ocupada por: Documentos Elementos ajenos al archivo

Nada

4. La estantera tiene un sistema visual de identificacin: SI 6). 5. Seale, El sistema de identificacin es: Alfabtico Numrico Alfanumrico: Otro Cul:

NO

(Si la respuesta es NO pase a la pregunta

Temtico

Por unidades productoras

6. Abierta ESTANTERA Metlica: Madera: Metlica: Fija Tipo Rodante Observaciones

Cerrada Otros NOMBRE

Madera: Planoteca Archivo vertical

Diligenciado por: CARGO ___________

FIRMA ______________________________________

B7. PRESERVACIN DOCUMENTAL

Fecha de Diligenciamiento: 1. En el depsito hay presencia de: Hongos Bacterias Otros Cules:

Da

Mes

Ao

Roedores

Insectos

2. En la documentacin hay signos de: Decoloracin Humedad: Violceo Negro

Manchas: Otro

Color Amarillo Cual

3. Se realizan tratamientos de conservacin al archivo: SI ____ NO ____ Preventivos: _____ Correctivos: _____ En caso afirmativo, cules y con qu materiales: ___________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ 4. Seale, para ingresar a los depsitos se utilizan Elementos de Proteccin Personal (EPP) Bata SI NO Gafas Protectoras Guantes Tapa-bocas SI SI NO NO Overoles Otro Cual SI SI SI NO NO NO

SI SI

NO NO

5. Ha tenido capacitacin sobre la importancia del uso de EPP: 6. Al interior del depsito se realiza el consumo de alimentos, slidos 7. Al interior del depsito se realiza el consumo de alimentos, lquidos

8. Si la respuesta de la pregunta 6 y 7 es SI, Explique: __________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________ 9. Estn establecidas prcticas de aseo personal y auto cuidado para las personas que trabajan con la documentacin: Explique: SI 10. Se hace limpieza de la documentacin antes de los procesos de organizacin archivstica: 11. Se hace limpieza de la documentacin conjunta con los procesos de organizacin archivstica: 12. Se han realizado procesos de Conservacin. NO DESCRIPCION SI NO

13. Se conoce y aplica la normatividad sobre conservacin 14. Se legajan los expedientes perforndolos: 15. Se encuentra en la documentacin: Clips metlicos Clips plsticos Ganchos legajadores metlicos Plsticos

Diligenciado por: NOMBRE FIRMA ___________________________________ B8. ASPECTOS ARCHIVSTICOS Fecha de Diligenciamiento: 1. La documentacin se encuentra organizada Da SI Mes NO Ao Una parte CARGO ___________

2. Est clasificada de acuerdo con la estructura orgnico-funcional: SI ____ NO _____ Otra: ______ Cul: ______________________________________________________________________________________________ 3. El depsito cuenta con instrumentos de consulta: 4. Cules son los instrumentos de consulta con los que cuenta el depsito seale: listados Cuntos: Inventarios Catlogos: Otro Cuntos: Cuntos: Cuntos: SI NO

5. Fases de archivo en que se encuentra el Acervo Documental del depsito: FASE DE ARCHIVO FECHA EXTREMA Gestin Central Histrico Acumulado_

6. Los instrumentos de consulta cubren la totalidad de la documentacin existente en el depsito: SI____ NO____ 7. El archivo posee Tablas de Retencin Documental: SI ____NO ____ Estn actualizadas SI ____NO ____ Explique _____________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________ 8. El archivo cuenta con Tablas de Valoracin Documental Explique SI NO

SI 9. Se ha realizado depuracin

NO

10. Se ha realizado valoracin 11. Se ha realizado eliminacin 12. Se ha realizado valoracin con TVD

Diligenciado por: NOMBRE FIRMA ______________________________________ CARGO ___________

Fuentes: Garca Mara Clemencia. Pautas Para Diagnstico Integral de Archivos, Archivo General de la Nacin, 2003. Archivo General de la Nacin. Acuerdo N049, 5 de mayo de 2000.