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A1. INFORMACIN GENERAL 1. Nombre de la Unidad u oficina responsable de los Depsitos de Archivo:
2. 3. 4. 5. 6.
Fax
CARGO
8. El archivo cuenta con personas encargadas de su gestin: Si 9. Nmero de personas que trabajan en el archivo:
No
NOMBRE
CARGO
PERSONAL DE PLANTA
11. Marque con una x los servicios internos que presta el archivo y sus promedios mensuales Consulta: N promedio mensual: Asesora: Fotocopia: Microfilm: Otro: N promedio mensual: N promedio mensual: N promedio mensual: Cul Npromedio mensual:
12. Marque con una x los servicios externos que presta el archivo: Consulta: Asesora: Fotocopia: Microfilm: Otro: N promedio mensual: N promedio mensual: N promedio mensual: N promedio mensual: Cul: Npromedio mensual:
13. Cuenta con equipos suficientes para el funcionamiento del archivo: Computadores: Fax: Telfono: Fotocopiadora: Servicio telefnico en red: Cuntos: Cuntos: Cuntos: Cuntos: Cuntos:
Si
_No
14. Nmero de depsitos del archivo: 15. Presupuesto asignado en el ltimo ao: Si Por inversin: _______________ Por funcionamiento: _______________ Total: 16. El Comit de Archivo est conformado: Si ___ No ___ __ No
17. El Comit de Archivo de la Sede funciona con base en la Resolucin 385 de 2003 de la Rectora General, Por la cual se fijan las Polticas Documentales, se crea el Sistema de Archivos y regulan los Comits de Archivo. SI NO _ 18. Relacione el nmero de sesiones del comit por ao: AO NMERO DE SESIONES 2009 2010 2011 19. Seale cuntas veces han sido tratados estos temas por ao: TEMAS TRATADOS Recomendaciones a los entes directivos de Sede Aprobacin de modificacin de tablas de retencin documental Recomendacin de programas de difusin Decidir solicitudes de eliminacin documental
2009
2010
2011
Total
20. El archivo cuenta con algn tipo de herramienta informtica o producto de apoyo a la gestin documental: SI NO ( si la respuesta es NO, pase a la Segunda Parte) 21. Marque con una X los sistemas operativos sobre el que est montado el producto: Windows: Otro: UNIX: Cul: LINUX: SOLARIS: AIX:
22. Marque con una X la base datos sobre la que est montada el producto: ORACLE: Otra: DB2: Cul: SQL SERVER: SYBASE:
__________ FIRMA
1. Marque con una la ubicacin exacta del sitio donde se encuentra el archivo dentro del edificio: Piso: Cul: Mezanine: Bajo la escalera: Terraza: Stano: Bao: tico: Semistano: Otro: Corredor: Parqueadero: Cul: San Alejo: Oficina:
2. La documentacin comparte el espacio con elementos diferentes a ste: Si _No Cules: 3. Como est almacenada la documentacin: LUGAR DE ALMACENAMIENTO SI El piso: En estantera: Carpetas: Sueltas: En amarres: En costales: Cajas comunes: Bolsas de plstico: En A-Z: Otro: NO
______________________________
4. Cul es el soporte en el que se encuentra registrada la informacin y relacione la cantidad aproximada: TIPO DE SOPORTE SI NO Papel: Fotografa: Cintas de video: CDS: Disquetes: Microfilm: Software: Cintas fotogrficas: Rollos Cinematogrficos: Mapas: Otros: Cules: 5. Realice la lista de los asuntos documentales del archivo y su respectivo productor de acuerdo con la siguiente tabla:
PRODUCTOR DOCUMENTAL
1 2 3 4 5
6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
6. En esta documentacin se observa la presencia de algn tipo de contaminacin biolgica: SI __NO____ 7. En este depsito hay documentacin histrica: SI ____ NO ____
DEPOSITO B2. CONDICIONES LOCATIVAS Fecha de Diligenciamiento: 1. Antigedad en aos del edificio: 2. Cual fue la destinacin inicial del inmueble 3. Se han hecho adecuaciones para archivo: SI ___NO ___ Descrbalas: _______________________________________ ___________________________________________________________________________________________________ 4. Cuenta con espacios para guardar la documentacin de las transferencias y traslados: SI ___NO ___ 5. Cul es el material y estado de la Planta fsica del Archivo: ESTADO MATERIAL PLANTA FSICA Bueno Regular Paredes Techos Pisos Ventanas Puertas 6. El depsito tiene rea de trabajo independiente de ste: SI NO Da Mes Ao
OBSERVACIONES Malo
NO
Cules:
Fecha de Diligenciamiento: 1. Iluminacin: Hay exposicin de los documentos a la luz: SOLAR Directa: Indirecta: Otro 2. Ventilacin: NATURAL N Ventanas N Puertas N Rejillas: N Claraboyas: Otro: Cul: Cul:
Da
Mes
Ao
Ventiladores:
Otro: Cual:
Fecha de Diligenciamiento: 1. El depsito posee detector (es) de incendios: Tipo: Si la respuesta es NO, Explique: 2. El edificio posee extintores de incendios: Funcionan: Si la respuesta es NO, Explique:
Da
Mes SI NO Funcionan:
Ao Cuntos: SI
NO
SI SI
NO NO
Cuntos:
3. Seale el tipo y nmero de extintores en el edificio: TIPO DE EXTINTOR # DE EXTINTORES Solkaflam Tipo ABC Qumico seco Tipo A Gas Carbnico Agua Exprodin 4. El depsito posee extintores de incendios: Funcionan: Si la respuesta es NO, Explique: 5. Seale el tipo y nmero de extintores en el depsito: TIPO DE EXTINTOR # DE EXTINTORES Solkaflam Tipo ABC Qumico seco Tipo A Gas Carbnico Agua Exprodin 6. Existe un Plan de prevencin de desastres: SI ___ NO __ 7. Se cuentan con personal capacitado en conatos de incendio: Nombre: Cargo: Funcin: SI SI
OBSERVACIONES
NO NO
Cuntos:
OBSERVACIONES
SI
NO
Seale SI o NO para las siguientes preguntas: 8 Existe sealizacin en el rea del depsito 9. Las instalaciones elctricas se encuentran en buen estado 10. Se encuentra cableado elctrico a la vista 11. Los equipos elctricos tienen polo a tierra
SI
NO
12. Hay bajantes de agua a la vista 13. Bajantes de agua blancas a la vista 14. Bajantes de aguas negras a la vista 15. Entrada de aguas lluvias por goteras 16. Humedad en pisos 17. Humedad en muros 18. Humedad en techo 19. Grietas 20. Se fuma donde se almacena la documentacin 21. Se fuma donde se organiza la documentacin 22. El depsito posee puertas especiales de seguridad 23. El depsito posee alarma electrnica de seguridad SI NO Cul:
SI
NO
Cul(es):
25. Sabe qu hacer con la documentacin en caso de desastre: Con Agua SI NO Explique: Con fuego SI NO Explique:
26. Marque con una X, si aproximadamente en 100m., existe alguno de los siguientes Factores de Riesgo: Vas Parqueadero Humedales Ros Mares Caos Industrias Otro Cul
27. El depsito de archivo es actualmente vulnerable a: Inundaciones Incendios Robos Humedad Contaminacin Otro
Desplomes Cual:
Atentados:
Da
Mes
Ao
Semestral
Anual
Qu tipo limpieza
2. Se almacenan en el depsito objetos que no son documentos: SI ___ NO____ Cules: ________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________ 3. Existe un rea especial para el almacenamiento de implementos de aseo NO 4. La entrada de polvo se da por: (Marque con una X) Ventanas: Puertas Claraboyas: 5. Hay tapetes SI NO 8. Hay Cortinas SI
Rejillas SI
Otro NO
Fecha de Diligenciamiento:
Da
Mes
Ao
Techo
3. Seale, la parte superior de la estantera se encuentra ocupada por: Documentos Elementos ajenos al archivo
Nada
4. La estantera tiene un sistema visual de identificacin: SI 6). 5. Seale, El sistema de identificacin es: Alfabtico Numrico Alfanumrico: Otro Cul:
NO
Temtico
FIRMA ______________________________________
Fecha de Diligenciamiento: 1. En el depsito hay presencia de: Hongos Bacterias Otros Cules:
Da
Mes
Ao
Roedores
Insectos
Manchas: Otro
3. Se realizan tratamientos de conservacin al archivo: SI ____ NO ____ Preventivos: _____ Correctivos: _____ En caso afirmativo, cules y con qu materiales: ___________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ 4. Seale, para ingresar a los depsitos se utilizan Elementos de Proteccin Personal (EPP) Bata SI NO Gafas Protectoras Guantes Tapa-bocas SI SI NO NO Overoles Otro Cual SI SI SI NO NO NO
SI SI
NO NO
5. Ha tenido capacitacin sobre la importancia del uso de EPP: 6. Al interior del depsito se realiza el consumo de alimentos, slidos 7. Al interior del depsito se realiza el consumo de alimentos, lquidos
8. Si la respuesta de la pregunta 6 y 7 es SI, Explique: __________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________ 9. Estn establecidas prcticas de aseo personal y auto cuidado para las personas que trabajan con la documentacin: Explique: SI 10. Se hace limpieza de la documentacin antes de los procesos de organizacin archivstica: 11. Se hace limpieza de la documentacin conjunta con los procesos de organizacin archivstica: 12. Se han realizado procesos de Conservacin. NO DESCRIPCION SI NO
13. Se conoce y aplica la normatividad sobre conservacin 14. Se legajan los expedientes perforndolos: 15. Se encuentra en la documentacin: Clips metlicos Clips plsticos Ganchos legajadores metlicos Plsticos
Diligenciado por: NOMBRE FIRMA ___________________________________ B8. ASPECTOS ARCHIVSTICOS Fecha de Diligenciamiento: 1. La documentacin se encuentra organizada Da SI Mes NO Ao Una parte CARGO ___________
2. Est clasificada de acuerdo con la estructura orgnico-funcional: SI ____ NO _____ Otra: ______ Cul: ______________________________________________________________________________________________ 3. El depsito cuenta con instrumentos de consulta: 4. Cules son los instrumentos de consulta con los que cuenta el depsito seale: listados Cuntos: Inventarios Catlogos: Otro Cuntos: Cuntos: Cuntos: SI NO
5. Fases de archivo en que se encuentra el Acervo Documental del depsito: FASE DE ARCHIVO FECHA EXTREMA Gestin Central Histrico Acumulado_
6. Los instrumentos de consulta cubren la totalidad de la documentacin existente en el depsito: SI____ NO____ 7. El archivo posee Tablas de Retencin Documental: SI ____NO ____ Estn actualizadas SI ____NO ____ Explique _____________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________ 8. El archivo cuenta con Tablas de Valoracin Documental Explique SI NO
SI 9. Se ha realizado depuracin
NO
10. Se ha realizado valoracin 11. Se ha realizado eliminacin 12. Se ha realizado valoracin con TVD
Fuentes: Garca Mara Clemencia. Pautas Para Diagnstico Integral de Archivos, Archivo General de la Nacin, 2003. Archivo General de la Nacin. Acuerdo N049, 5 de mayo de 2000.