CONTABILIDAD SOPORTES E IMPUESTOS

EDWIN ORLANDO GIL PIEROS Cdigo: 200921676

UNIVERSIDAD PEDAGGICA Y TECNOLGICA DE COLOMBIA

FACULTAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA ESCUELA DE CIENCIAS AGROPECUARIAS Y AMIENTALES TECNOLOGIA EN MERCADEO AGROPECUARIO APLICACIN CONTABLE

TUNJA 2010

CONTABILIDAD SOPORTES E IMPUESTOS

EDWIN ORLANDO GIL PIEROS Cdigo: 200921676

INFORME

DOCENTE HERNANDO JOS NIO CUERVO

UNIVERSIDAD PEDAGGICA Y TECNLOGICA DE COLOMBIA

FACULTAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA ESCUELA DE CIENCIAS AGROPECUARIAS Y AMBIENTALES TECNOLOGIA EN MERCADEO AGROPECUARIO APLICACIN CONTABLE SEGUNDO SEMESTRE

TUNJA 2010

INTRODUCCIN

Todos tenemos en nuestra vida cotidiana la necesidad de tener un cierto control de cules son nuestros gastos y nuestros ingresos. Necesitamos conocer a que necesidades debemos hacer frente y con qu recursos contamos para ello. Sin este control, nos arriesgaramos a agotar nuestros ingresos a mitad de mes; as mismo es en una empresa, gracias a la contabilidad y a los medios por los cuales sta se lleva, tales como los, Los soportes Contables, Libros contables y Los balances Generales que reflejan el resultado de los anteriores; es que en un determinado momento una (s) persona (s) puede (n) ver el estado de su empresa: que han gastado, que deben, cuales es su ganancia, entre otras. La mayora de los productos o servicios que se consumen a viario, tienen un impuesto, el cual varia su porcentaje de uno u otro producto o servicio, tambin hay unos que no tienen ningn impuesto; es as como tambin unas personas o empresas estn obligadas a llevar la contabilidad y a lo que esta exige, como llevar sus libros, con sus debidos soportes contables tales como comprobantes, notas debito y crdito, facturas y dems; y tambin hay unas que no, generalmente son los servicios que se hacen en un tiempo muy corto, como pasajes, comprar dulces, etc.

CONTABILIDAD
Sistema de clasificacin de los hechos econmicos que ocurren en un negocio, con la caracterstica de poder observar en un determinado momento la capacidad financiera de la empresa. Se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. Los datos que nos arroja la contabilidad de una empresa son en los cuales podemos observar la estabilidad y solvencia de la misma, los debidos pagos y cobros, la evolucin de las ventas, costos y gastos generales, entre otros; proporcionado informacin a: Dueos Accionistas Bancos y gerentes Las cosas posedas por el negocio.

La contabilidad comienza a existir debido a que los hombres se ven en la obligacin de empezar a hacer registros y controles de sus propiedades y bienes ya que la memoria no les basta para guardar tanta informacin requerida. El concepto de partida doble se conoce por primera vez en la obra del franciscano Fray Luca Paccioli de 1494 titulado La Suma de Arithmtica, Geometra Proportioni et Proportionalita. Una contabilidad bien organizada y al da, constituye la brjula que gua a la empresa, camino al xito.

VENTAJAS DE LA CONTABILIDAD
Nos informa de lo que debemos y lo que nos deben. Permite controlar los gastos y las inversiones. Informa cunto cuesta la produccin de un artculo y en cuanto lo podemos vender. Observar la ganancia o la perdida, en el momento en que observemos dicho resultado. Nos arroja la situacin financiera llamado Balance General y situacin econmica llamado Estado de Resultado.

Los bienes en general se pueden clasificar en: MUEBLES O INMUEBLES: la diferencia de uno al otro es que el uno se puede trasladar de un sitio a otro. COSAS FUNGIBLES O NO FUNGIBLES: la primera es aquellas cosas donde una cualquiera de las especies equivale a otra de las mismas especies en igual cantidad, un ejemplo claro de esto es un billete o moneda, lo cual equivale a lo miso que otro billete o moneda de la misma denominacin; y las no fungibles son aquellas que no se pueden reemplazar, pues tienen condiciones particulares que lo impiden, por ejemplo un cuadro de un pintor famoso, un caballo de carrera. COSAS CONSUMIBLES Y NO CONSUMIBLES: la primera se agota con el uso, ejemplo los animales; y los no consumibles son los que se pueden deteriorar pero se usan ms de una vez, ejemplo un vestido, un auto. COSAS DIVISIBLES E INDIVISIBLES: las primeras permiten ser separadas en partes sin perder su ausencia y sin volver su uso antieconmico, ejemplo el dinero o un terreno. Y las indivisibles al separar las partes del todo se inutilizan, por ejemplo una mesa o un cuadro. COSAS REGISTRABLES Y NO REGISTRABLES: se requieren o no la inscripcin en un registro especial, por ejemplo, los bienes registrables los inmuebles y los automotores.

ECUACIONES CONTABLES
ACTIVO= PASIVO + PATRIMONIO PASIVO= ACTIVO PATRIMONIO PATRIMONIO= ACTIVO PASIVO

La cuenta es definida como la representacin contable de las personas, valor o resultados, que intervienen en las operaciones realizadas por una empresa. Por ejemplo: El efectivo que una empresa posee se le llama con la cuenta CAJA. Los artculos comprados por el comerciante los llamamos MERCADERAS. A la venta de las mencionadas MERCADERIAS la llamamos VENTAS. El gasto que tenemos en el arriendo del local, le llamamos ALQUILERES.

Una cuenta contable se representa por una T de brazos largos, donde sus partes son: - Nombre de la cuenta - Debe (anotacin al lado izquierdo) - Haber (anotacin al lado derecho) - Saldo (diferencia entre el debe y el haber de una cuenta). Todo lo que recibimos lo debemos anotar en el Debe de la cuenta que Recibe y en el Haber de la cuenta que entrega. ACTIVO = RECURSOS Caja Banco cuenta corriente Facturas por cobrar Documentos por cobrar Mercaderas Muebles y tiles Rodados Equipos Inmuebles

PASIVO = DEUDAS - Facturas por pagar o proveedores - Documentos por pagar PATRIMONIO = ACTIVO PASIVO - Capital - Prdidas y ganancias

OBJETIVOS

La preparacin de los estados contables los cuales reflejan en forma concluyente, los verdaderos resultados de las actividades comerciales de un periodo de tiempo definido y la autentica situacin financiera del negocio en fecha. Suministrar informacin razonada, con base en registros tcnicos, de las operaciones realizadas por un ente privado o pblico, la cual deber cumplir con dos objetivos: o Administrativo: ofrece informacin a los usuarios internos para suministrar la planificacin, la toma de decisiones y control de operaciones. Para esto hay una informacin pasada, presente y futuro de cada uno de los departamentos de la empresa. o Financiero: ofrecer informacin a usuarios externos de las operaciones realizadas fundamentalmente en el pasado.

Dar conocimiento del patrimonio de la empresa. Tener registro de las operaciones que realice la empresa en el curso de sus actividades. El valor y clculo de los resultados de la actividad. Analizar y valorar los resultados econmicos. Agrupar y comparar resultados. Planificar y sintetizar los procedimientos a seguir. Controlar el cumplimiento de lo programado.

CONSTITUCIN DE LA EMPRESA

Para hacer la constitucin de la empresa, los pasos que debemos seguir son los siguientes: Verificar el nombre de la razn social, cerciorarnos que no hay otro establecimiento de comercio con el mismo nombre. Elaboracin del acta de constitucin. Despus se transcribir la minuta conformando as la Escritura Pblica la cual va firmada por el notario con los sellos respectivos y adicionalmente por los socios con cedula y huellas dactilares. Adquiriremos el Formulario de Matricula Mercantil en la Cmara de Comercio. En la Cmara de Comercio presentamos: o El formulario de matricula diligenciado o Junto con una verificacin de consulta de nombre aprobado o Con dos copias autenticadas de la escritura pblica de constitucin de la sociedad en la que debe aparecer el nombre del representante legal o Documento de identificacin del representante legal o El recibo de pago de pago de los derechos de matrcula, segn liquidacin o Reclamar el certificado de la matricula, as como las copas de los formularios, las escrituras y las cartas de aceptacin o Obtener copia del certificado de existencia y representacin legal de la sociedad. Solicitar a la Cmara de Comercio el certificado de existencia y representacin, ya que este documento nos permite realizar varios trmites de legalidad y tambin para acreditar la matricula en el registro mercantil.

REGISTRO DE LOS LIBROS DE COMERCIO

Una vea matriculada la empresa, se solicita el registro de los libros de comercio, por medio de una carta dirigida a la Cmara de Comercio y el diligenciamiento del formulario de solicitud respectivo, por medio de este tramite los libros que estamos solicitando son: - Libro auxiliar - Libro cada Diario - Libro mayor - Libro de inventarios y balance El siguiente paso es pagar los derechos de inscripcin de los libros y finalmente verificar que la primera pagina de cada libro este sellado por la Cmara de Comercio y rubricadas todas las dems.

MARCO LEGAL DE FUNCIONAMIENTO

INDUSTRIA Y COMERCIO: este es para solicitar el nmero de identificacin tributaria NIT: Nos dirigimos a la DIAN con el certificado de existencia de nuestra empresa, all solicitamos el formulario del Registro nico Tributario RUN, ya que con est hacemos tramites como: o Asignacin del NIT o Inscripcin en el registro de vendedores si somos responsables de IVA

Una vez adquiramos y diligenciemos el formulario, nos presentamos ante la DIAN con: o o o o o Formulario del RUT diligenciado, con el original y dos copias Copia de la escritura pblica de la constitucin Certificado de existencia y representacin Fotocopia de la cedula del representante legal Con la solicitud del RUT, tambin podremos solicitar el formulario para que la DIAN nos autorice la numeracin para las facturas que usaremos.

PERMISO DE USO DE SUELOS: este permiso lo podremos solicitar en la alcalda municipal. CERTIFICADO DE SANIDAD: para nosotros como empresarios este certificado no tiene ningn costo, ya que del Instituto Municipal de Sanidad nos realizara una visita tcnica para as otorgarnos este certificado. CONDICIONES DE SEGURIDAD: este certificado es expedido por Bomberos, y el valor de este certificado es asignado por el funcionario que realice la visita tcnica. PAZ Y SALVO DE DERECHOS DE AUTOR DE SAYCO Y ACINPRO: este se puede expedir en la ventanilla nica de la Cmara de Comercio de nuestra ciudad o en la Alcalda segn corresponda, tiene un valor, pero este vara.

MARCO LEGAL LABORAL

Afiliacin a: - Aseguradora de riesgos profesionales ARP - Rgimen de seguridad social EPS - Fondo de pensiones y cesantas - Aportes parafiscales: o Icbf o Sena

Los pasos para la afiliacin de la empresa son: - Solicitud escrita, suministrada por la Caja de Compensacin Familiar, conste: o Domicilio o NIT A esta solicitud se le debe anexar:

donde

o Fotocopia de la cedula si es persona natural o Certificado de existencia y representacin legal vigente si es persona jurdica o Relacin de trabajadores indicando: numero de cedula, nombre completo y salario o Formulario diligenciado de afiliacin a la empresa o Formulario de afiliacin del trabajador y de las personas a cargo

Para afiliar al trabajador se debe: o Presentar el formulario de inscripcin del trabajador debidamente diligenciado o Adjuntar los documentos necesarios para inscribir las personas que tengan a cargo trabajadores.

ACTA DE CONSTITUCION DE LA SOCIEDAD

En la ciudad de ---------, departamento de --------, Repblica de Colombia, a ------- de -------de dos mil --------, el seor ------------------------------ y -------------------, mayores de edad, con domicilio en ---------- y ------------ respectivamente, identificados con las cdulas de ciudadana nmeros ------------ y -------------, obrando en nombre propio, manifestaron que constituirn una sociedad de responsabilidad limitada la cual se regir por las normas establecidas en el cdigo de comercio y en especial por los siguientes estatutos:-------------Artculo 1: Nombre o razn social: -------------------------------------------------------------------------Artculo 2: Domicilio: ----------------------- en la ciudad de -----------, Departamento de ----------, Repblica de Colombia. ------------------------------------------------------------------------------------Artculo 3: Objeto social: la compaa tiene por objeto social: ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Artculo 4: Duracin de la sociedad: ---------- aos, contados desde la fecha de otorgamiento de la escritura. La junta de socios podr mediante reforma, prolongar dicho trmino o disolver extraordinariamente la sociedad, antes de que dicho trmino expire. --Artculo 5: el capital de la sociedad es la suma de $ ---------------------------------------------------Artculo 6: cuotas: El capital social se divide en ----- cuotas o acciones de un valor nominal de --------------- de pesos, capital y cuotas que se encuentran pagadas en su totalidad de la siguiente forma: ------------------------------------------------------------------------------------------------Artculo 7: Responsabilidades: la responsabilidad de cada uno de los socios se limita al monto de sus aportes. ----------------------------------------------------------------------------------------Artculo 8: Aumento del capital: el capital de los socios puede ser aumentando por nuevos aportes de los socios, por la admisin de nuevos socios o por la acumulacin que se hicieron de utilidades por determinacin de comn acuerdo de los socios.---------------------Artculo 9: Administracin: la administracin de la sociedad corresponde por derecho a los socios, pero estos convienen en delegarla en un gerente, con facultades para representar la sociedad. Esta delegacin no impide que la administracin y representacin de la sociedad, as como el uso de la razn social se sometan al gerente, cuando los estatutos as lo exijan, segn la voluntad de los socios.----------------------------------------------------------Artculo 10: Votos: en todas las reuniones de la junta de socios, cada socio tendr tantos votos como cuotas tenga en la compaa. Las decisiones se tomaran por nmero plural de socios que represente la mayora absoluta de las cuotas en que se halla dividido el capital de la sociedad, salvo que de acuerdo con estos estatutos se requiera unanimidad. ----------Artculo 11: La sociedad tendr un gerente y un subgerente que lo reemplazar en sus faltas absolutas o temporales. Ambos elegidos por la junta de socios para perodos de un ao, pero podrn ser reelegidos indefinidamente y removidos a voluntad de los socios en cualquier tiempo. Le corresponde al gerente en forma especial la administracin y

representacin de la sociedad, as como el uso de la razn social con las limitaciones contempladas en estos estatutos.--------------------------------------------------------------------------Artculo 12: Inventarios y Balances: mensualmente se har un Balance de prueba de la sociedad. Cada ao a 31 de Diciembre se cortarn las cuentas, se har un inventario y se formar el Balance de la junta de socios. -----------------------------------------------------------------Artculo 13: La sociedad se disolver por: 1. La expedicin del plazo sealado para su duracin. 2. La prdida de un 50% del capital aportado. 3. Por acuerdo unnime de los socios. 4. Cuando el nmero de socios exceda de veinticinco. 5. Por dems causales sealadas en la ley.--------------------------------------------------------------------------------------------Artculo 14: Liquidacin: disuelta la sociedad se proceder a su liquidacin por el gerente salvo que la junta de socios resuelva designar uno o ms liquidadores con sus respectivos suplentes, cuyos nombramientos debern registrarse en la Cmara de Comercio del domicilio de la ciudad.

IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO

El impuesto de industria y comercio recaer, sobre todas las actividades comerciales, industriales y de servicio que ejerzan o realicen en las respectivas jurisdicciones municipales, directa o indirectamente, por personas naturales, jurdicas o por sociedades de hecho, ya sea que se cumplan en forma permanente u ocasional, en inmuebles determinados, con establecimientos de comercio o sin ellos. Este impuesto se liquidara sobre el promedio mensual de ingresos brutos del ao inmediatamente anterior, estos estn expresados en moneda nacional, con exclusin de devoluciones ingresos provenientes de ventas de activos fijos y de exportaciones recaudo de impuestos de aquellos productos cuyo precio este regulado por el estado y percepcin de subsidios.

EL IMPUESTO DE AVISOS Y TABLEROS

Autorizados por la Ley 97 de 1913 y la Ley 84 de 1915 se le cobrara a todas las actividades comerciales, industriales y de servicio, como complemento del impuesto de Industria y Comercio, con una tarifa del quince por ciento (15%) sobre el valor de ste, fijado por los Consejos Municipales.

El impuesto de industria y comercio y complementarios se causaran con una periodicidad anual y los plazos para su declaracin son los que seale el Secretario de Hacienda. Llamamos ao gravable al periodo en el cual se causa el hecho generador del gravamen. Por vigencia fiscal entendemos el ao siguiente al de la causacin del hecho generador, es decir, en el que se genera la obligacin del pago.

LOS LIBROS CONTABLES

Los comerciantes deben guardar sus libros contables, por un tiempo de cinco aos, segn lo estipula la Ley 103/83 en la Ley del comerciante, en su artculo N85. Los libros se encargan de: - Recabar, registrar y clasificar las operaciones de empresa. - Narrar en forma escrita los hechos contables. - Ejecutar las tareas segn los procedimientos preestablecidos. - Est bajo control y supervisin del contador.

Los Principales Libros Contables o de Contabilidad son: - Diario - Inventario - Mayor

LIBROS AUXILIARES
En estos se registran en forma analtica y detallada los valores e informacin que contienen los libros principales. La cantidad de estos es determina por la empresa de acuerdo a sus necesidades. Encontramos en ellos: - Registro de las operaciones cronolgicamente - Detalle de las actividades realizadas - Registro del valor del movimiento de cada subcuenta. TIPOS DE LIBROS AUXILIARES - Cuentas de control: se detalla y ampla la informacin de una cuenta en varias subcuentas. - Subcuentas: sustenta la informacin presentada en los libros mayores y diario y contiene los valores correspondientes a las subcuentas y sus auxiliares. - Auxiliar de compras y ventas: se registra en forma detallada la informacin solicitada por la administracin de impuestos. - Auxiliar de vencimientos: en este se sabe las cuentas por pagar y tambin las cuentas por cobrar.

LIBRO DIARIO
Tambin conocido como diario columnario, en l se registran en orden cronolgico todos los comprobantes de diario elaborados por la empresa durante el mes. Al finalizar el mes se totaliza los registros dbitos y crditos, trasladndolos as al libro mayor, con el fin de obtener un dato exacto del movimiento mensual de cada cuenta. En este libro podemos encontrar informacin como: La fecha completa del da de realizacin del comprobante de diario La descripcin de comprobante La totalidad de los movimientos dbito y crdito de cada cuenta Los saldos finales de cada cuenta y su traslado a las cuentas del mayor.

LIBRO DE INVENTARIOS
En ste, todo comerciante debe, al comenzar su giro y al terminar cada ao, tener una descripcin estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus crditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio. Todos los aos, el inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y prdidas; la cual muestra los beneficios obtenidos, las obligaciones contradas con la anotacin de la respectiva contrapartida.

LIBRO MAYOR Y BALANCES

Libro principal en el cual se registran los movimientos mensuales de las cuentas en forma sinttica. La informacin depositada en este libro es extrada de los totales de libro diario y se detalla analticamente en los libros auxiliares. En este podemos encontrar: - La cuenta y su respectivo cdigo - El saldo anterior de cada una de las cuentas que lo tengan - El movimiento dbito o crdito segn corresponda de cada cuenta - Operaciones mensuales - Saldos finales para la elaboracin de los Estados Financieros.

SOPORTES CONTABLES

Son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos. Se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa exijan. Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables segn el tipo de acto de que trate, los hechos econmicos deben documentarse mediante soportes, de orgenes internos o externos, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren. Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa.

CLASIFICACIN:

EXTERNOS

INTERNOS

De uso interno De uso externo

Los COMPROBANTES EXTERNOS son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc. Los COMPROBANTES INTERNOS son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.

SOPORTES DE CONTABILIDAD

DOCUMENTOS BASE Para REGISTRAR De carcter Operaciones COMERCIALES

SE ELABORAN

EXTERNOS Emitidos FUERA DE LA EMPRESA Ejemplo FACTURAS DE COMPRA RECIBOS DE PAGO

INTERNOS Emitidos DENTRO DE LA EMPRESA

ORIGINAL COPIAS

Ejemplo COMPROBANTE DE INGRESO Y EGRESO NOTA DEBITO Y CRDITO RECIBO DE CAJA MENOR FACTURA

CONTADO Venta CREDITO

SOPORTES DE CONTABILIDAD INTERNOS

RECIBO DE CAJA O COMPROBANTES DE INGRESO

Soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. El recibo de caja se contabiliza con un dbito a la cuenta de caja y el crdito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.

RECIBO DE CONSIGNACION

El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la mquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna. Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.

COMPROBANTE DE DEPSITO Y RETIRO DE CUENTAS DE AHORROS

Las corporaciones de ahorro y crdito han diseado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depsitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuanta y exigencia del cliente.

FACTURA DE VENTA

Soporte contable que contiene adems de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripcin de los artculos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago. Requisitos de la Factura: Estar denominada expresamente como factura de venta. (Pre impreso). Numeracin en orden consecutivo. (Pre impreso). Apellidos y nombre o razn social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (Pre impreso). Apellidos y nombre o razn social del adquiriente los bienes o servicios. Fecha de expedicin. Descripcin especfica o genrica de los artculos vendidos o servicios prestados. Valor total de la operacin El nombre o razn social y NIT del impresor de la factura. (Pre impreso).

No estn obligados a facturar Las Cooperativas de ahorro y crdito, los fondos de empleados en relacin con las operaciones financieras que realicen Los responsables inscritos en el rgimen simplificado. Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petrleo, en lo referente a estos productos. Quienes presten servicios de baos pblicos en relacin con esta actividad Las personas naturales que enajenen productos agropecuarios, cuando el valor de la operacin no sobrepase la cuanta sealada para cada ao por el gobierno nacional Las personas naturales vinculadas por una relacin laboral en relacin con esta actividad Las empresas que prestan el servicio de transporte pblico urbano o metropolitano de pasajeros.

FACTURA DE VENTA DE MERCANCA AL CONTADO Al contabilizar las ventas al contado se debita caja y se acredita comercio al por mayor y al por menor, si la mercanca no est gravada; si est gravada se acredita tambin la cuenta impuesto sobre ventas por pagar. Al contabilizar las compras al contado se debita compras, si la mercanca no est gravada se debita adems impuesto sobre las ventas por pagar, y se acredita bancos o caja

FACTURA DE VENTA DE MERCANCA A CRDITO El vendedor elabora la factura en original y copias, de acuerdo con su organizacin contable, as: original para cartera, una copia para el cliente, otra para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

CHEQUE

Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario". Frecuentemente utilizado para hacer pagos debitando una cuenta corriente.

CHEQUE NO NEGOCIABLE

CHEQUE PAGADO AL PORTADOR

COMPROBANTE DE EGRESO

Es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque o efectivo.

LETRA DE CAMBIO

Este documento negociable o ttulo valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada. En el comercio se utiliza la letra de cambio como garanta de pago en compras y ventas a crdito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar. Contiene la promesa incondicional y abstracta de hacer pagar a su vencimiento al tomador una suma de dinero, permitiendo la circulacin y la realizacin del crdito en forma particularmente rpida y segura. Tiene como funcin econmica ser instrumento de crdito a corto plazo, tanto en el campo comercial como el financiero.

PAGAR

Es un ttulo valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los crditos bancarios. Promesa de pago, el emitente del pagar no ordena a nadie que pague sino que se obliga l mismo a pagar a la orden de otra persona una cantidad de dinero a una fecha determinada; siendo un titulo de promesa de pago y, a la orden, es transmisible por medio del endoso.

NOTA DBITO

Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisin o error en la liquidacin de facturas y los intereses causados por financiacin o por mora en el pago de sus obligaciones.

NOTA CRDITO

Utilizada para la contabilizacin, cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estn liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancas. Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

RECIBO DE CAJA MENOR

Soporte de los gastos pagados en efectivo, generalmente en las empresas grandes, quien maneja este fondo es la secretaria general, o la secretaria de contabilidad; por cuantas mnimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.

SOPORTES DE CONTABILIDAD INTERNOS

NOTA DE CONTABILIDAD
Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de correccin, ajustes y cierre.

COMPROBANTE DIARIO DE CONTABILIDAD

Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operacin y en el cual se indica el nmero, fecha, origen, descripcin y cuanta de la operacin, as como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.

IMPUESTO A LAS VENTAS

Es el impuesto que se cobra sobre el mayor valor generado, sobre el valor agregado. Aunque el impuesto se aplica sobre el precio de venta del bien o del servicio, en realidad, el impuesto corresponde solo al mayor valor que se agrega o genera por el comerciante. Es decir, este impuesto es la diferencia del IVA de compra al de venta, por ejemplo si compramos un producto en $10.000 el IVA es de $1.600, y lo vendemos en $15.000 el IVA es de $2.400 (aplicando un IVA del 16%), entonces yo como comerciante solo pagara como impuesto de ventas $800 pesos que es la diferencia de un valor a otro.

Se causa en el momento en que se enajena un bien, o se vende o presta un servicio. En las ventas: en la fecha de emisin de la factura o documentos equivalentes y a falta de estos, en el momento de la entrega. En la prestacin de servicios, en la fecha de emisin de la factura o documento equivalente, o en la fecha de terminacin de los servicios o del pago o abono en cuenta, la que fuera anterior. En las importaciones, al tiempo de la nacionalizacin del bien, este impuesto se liquidara y pagara conjuntamente con la liquidacin y pago de los derechos de Aduana.

El IVA se genera al realizar una venta, al prestar un servicio, al realiza una importacin, la realizacin de juegos de azar, etc. El IVA solo se genera si se trata de un bien o servicio gravado, de lo contrario no se genera IVA.

RESPONSABLES DEL IMPUESTO A LAS VENTAS

Son responsables del Impuesto sobre las ventas todas las personas jurdicas y naturales que vendan productos o presten servicios gravados. Los responsables del impuesto a las ventas se dividen en dos grupos: 1. Los responsables del IVA que pertenecen al Rgimen simplificado. 2. Los responsables del IVA que pertenecen al Rgimen comn. Los responsables que pertenecen al rgimen simplificado son las personas jurdicas y las personas naturales que no cumplan con los requisitos para pertenecer al rgimen simplificado. Rgimen comn, es aquel que no pertenezca al Rgimen simplificado. Lo anterior se da claro est, siempre y cuando tanto las personas jurdicas como naturales vendan productos o presten servicios gravados con el impuesto a las ventas.

BASE GRAVABLE EN EL IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS

Existe una tarifa general del 16% y otras diferenciales, las cuales son:
TABLA DE HIPERVNCULOS BASE GRAVABLE DEL IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS PRODUCTOS Y SERVICIOS GRABADOS

Productos gravados a la tarifa del 2% Productos gravados a la tarifa del 10% Servicios gravados a la tarifa del 10% Servicios gravados a la tarifa del 20% Tarifa en vehculos Tarifas derivados del petrleo Tarifa especial para las cervezas
PRODUCTOS Y SERVICIOS EXCLUIDOS

Servicios excluidos del impuesto a las ventas

BIENES EXENTOS

Bienes exentos

DIFERENCIA ENTRE BIENES GRAVADOS, EXENTOS Y EXCLUIDOS

La principal diferencia consiste en que los bienes exentos dan derecho a descontar el impuesto que se pague por sus insumos, materias primas y dems costos directos e indirectos, en tanto que los bienes excluidos no lo pueden hacer, el IVA que paguen por cualquier concepto deben llevarlo como un mayor valor del gasto o costo.

BIENES

GRAVADOS

EXENTOS

EXCLUIDOS

Por Estn EXPRESA DISPOSICIN LEGAL

SOMETIDOS Tarifa

No estar

GENERAL DIFERENCIAL DEL 0% (CERO PORCIENTO)

GRAVADOS

RETENCION EN LA FUENTE

No es un impuesto, sino un mecanismo de cobro anticipado de un impuesto en el momento en que sucede el hecho generador, que bien puede ser el impuesto de renta, a las ventas o de industria y comercio. La retencin en la fuente por ser un pago anticipado de un impuesto, se puede descontar en la respectiva declaracin, ya sea de IVA, de Renta o de Ica. La retencin en la fuente comprende elementos como el sujeto pasivo, que es la persona a la que se le debe retener, el agente de retencin que es la persona obligada a practicar la retencin, el concepto de retencin que es el hecho econmico que se realiza y est sometido a retencin, la tarifa que es el porcentaje que se aplica a la base de retencin, y la base de retencin es el valor o monto sujeto a retencin. Existe la retencin en la fuente por renta, la retencin en la fuente por IVA o ms conocida como reteiva y la retencin en la fuente por Ica, tambin conocida como reteica.

TABLA DE HIPERVNCULOS
TABLA DE RETENCION EN LA FUENTE PARA EL 2010

Conceptos y tarifas de retencin para el 2010

GRAVAMEN A LOS MOVIMIENTOS FINANCIEROS

El impuesto o gravamen a los movimientos financieros, tambin conocido como 41.000, se genera por el retiro de recursos de las cuentas o depsitos bancarios. La ley ha considerado algunas exenciones, las cuales no hacen referencia a que ciertas personas estn exentas del impuesto, sino a ciertos movimientos financieros, la exencin es sobre determinados movimientos o transacciones financieras, los cuales estn expresamente contenidos en el artculo 879 del Estatuto tributario, lo cual quiere decir, que si una transaccin no est contenida en este artculo, est entonces gravada con el 4 * 1.000.

TABLA DE HIPERVNCULOS
EXENTOS DEL GRAVAMEN A LOS MOVIMIENTOS FINANCIEROS

Exentos del GMF

ESTADOS FINANCIEROS

Son los documentos que debe preparar la empresa al terminar el ejercicio contable, con el fin de conocer la situacin financiera y los resultados econmicos obtenidos en las actividades de su empresa a lo largo de un perodo, esta informacin le interesa a: La administracin, para la toma de decisiones Los propietarios, para conocer el progreso financiero del negocio y la rentabilidad de sus aportes Los acreedores, para conocer la liquidez de la empresa y la garanta de cumplimiento de sus obligaciones El estado, para determinar si el pago de los impuestos y contribuciones esta correctamente liquidado.

Los estados financieros representan a pesos constantes los recursos generados o utilidades en la operacin, los principales cambios ocurridos en la estructura de la entidad y su reflejo final en el efectivo e inversiones temporales a travs de un periodo determinado, llevando las firmas de los responsables de su elaboracin, revisin y elaboracin. Estos comprenden: Balance general Estado de ganancias y perdidas Estado de cambio en el patrimonio neto Estado de flujos de efectivo Notas y otros estados y material explicativo.

SITUACION FINANCIERA Es la verificacin de la distribucin de los activos y los pasivos, cumpliendo oportunamente con el pago de sus obligaciones y compromisos. SITUACION ECONOMICA Ver los rendimientos para verificar si es rentable y si justifica la inversin de sus propios capitales

BALANCE GENERAL

Documento contable en el cual podemos en una fecha determinada verificar la situacin financiera de nuestra empresa, el cual nos presenta en forma clara el valor de las propiedades y derechos, las obligaciones y su capital. En este los valores corresponden exactamente los saldos ajustados del Libro Mayor y Libros Auxiliares. Este balance se debe elaborar por lo menos una vez al ao y con fecha a 31 de Diciembre, debidamente firmado por los responsables: Contador, Revisor Fiscal y Gerente.

Refleja la situacin patrimonial de una empresa en un momento determinado. Consta de dos partes: PRDIDA = EGRESOS - Costo de ventas - Gastos de venta o comercializacin - Gastos de administracin - Gastos financieros - Gastos excepcionales o extraordinarios no operativos GANANCIA = INGRESOS - Ventas netas o ingresos ordinarios - Ingresos financieros - Ingresos excepcionales o extraordinarios La diferencia entre las ganancias y las perdidas da como resultado: - Utilidad: cuando la ganancia es mayor que la perdida - Perdida: cuando la ganancia es menor que la perdida. BALANCE GENERAL COMPARATIVO: Comparacin de los diferentes elementos que lo integran en relacin con uno o ms periodos, con el objetivo de demostrar los cambios ocurridos. BALANCE GENERAL CONSOLIDADO: muestra la situacin financiera y resultados de operacin de una entidad compuesta por la compaa tenedora y sus subsidiarias, como si todas constituyeran una sola unidad econmica.

Su estructura es la siguiente: BALANCE GENERAL ACTIVO ACTIVO CORRIENTE DISPONIBLE DEUDORES INVENTARIOS ACTIVO NO CORRIENTE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO INTANGIBLES DIFERIDOS VALORIZACIONES TOTAL ACTIVO PASIVO PASIVO CORRIENTE OBLIGACIONES FINANCIERAS PROVEEDORES CUENTAS POR PAGAR IMPUESTOS GRAVMENES Y TASAS OBLIGACIONES LABORALES DIFERIDOS PASIVOS NO CORRIENTES OTROS PASIVOS DE LARGO PLAZO BONOS Y PAPELES COMERCIALES TOTAL PASIVO PATRIMONIO CAPITAL SOCIAL SUPERVIT DE CAPITAL RESERVAS REVALORIZACIN DEL PATRIMONIO UTILIDAD DEL EJERCICIO TOTAL PATRIMONIO

EL ESTADO DE RESULTADOS

Revela las causas que originaron las Ganancias o Prdidas de un determinado ejercicio econmico, midiendo la situacin econmica y la rentabilidad en la relacin a los capitales invertidos. ACTIVO = RECURSOS Conjunto de bienes, valores y derechos de propiedad de la empresa y su grado de realizacin; todos los recursos bienes y derechos que posee a una determinada fecha, tales como el dinero, las mercaderas, los muebles, los documentos y las facturas por cobrar. PASIVO = DEUDAS Las obligaciones, compromisos y deudas que contrae la empresa, indicando el dinero que los terceros le facilitan a la empresa, tales como facturas por pagar, pagars, vales, etc. PATRIMONIO: CAPITAL CONTABLE Diferencia entre activo y pasivo; recursos propios que son puestos a disposicin de la empresa, con carcter perdurable y un menor grado de exigibilidad.

CUENTAS NECESARIAS DEL ESTADO DE RESULTADOS

CUENTAS DE GANANCIAS VENTAS: ingresos de ventas de bienes y/o servicios, efectuados por la empresa a causa de sus negocios, resultado de las ventas brutas, deduciendo las devoluciones y los descuentos otorgados en las ventas.

CUENTAS DE PRDIDAS Estos gastos se relacionan con el periodo de tiempo cubierto por el ejercicio, siendo necesaria su comparacin con los ingresos totales, de este periodo para extraer el beneficio de explotacin. GASTOS O EGRESOS: o Costo de ventas o Gastos de ventas o comercializacin o Gastos de administracin o Gastos financieros o Gastos excepcionales o extraordinarios no operativos.

ESTADO DE RESULTADOS O DE GANANCIAS Y PRDIDAS

Documento complementario donde se informa detallada y ordenadamente como se obtuvo la utilidad del ejercicio contable. Est compuesto por las cuentas nominales, transitorias o de resultados, o sea las cuentas de ingresos, gastos y costos. Los valores deben corresponder a los que aparecen en el Libro Mayor y sus Auxiliares, o a los valores de ganancias y prdidas de la hoja de trabajo. Muestra el resultado de las operaciones tales como la utilidad, perdida remanente y excedente de una entidad durante un periodo determinado, tomando como parmetros los ingresos y gastos efectuados; proporcionando la utilidad neta de la empresa, generalmente acompaa la hoja del Balance General. Su estructura es la siguiente: ESTADO DE RESULTADOS VENTAS (-) Devoluciones y descuentos INGRESOS OPERACIONALES (-) Costo de ventas UTILIDAD BRUTA OPERACIONAL (-) Gastos operacionales de ventas (-) Gastos operacionales de administracin UTILIDAD OPERACIONAL (+) Ingresos no operacionales (-) Gastos no operacionales UTILIDAD NETA ANTES DE IMPUESTOS (-) Impuesto de renta y complementarios UTILIDAD LIQUIDA (-) Reservas UTILIDAD DEL EJERCICIO

ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO O ESTADO DE SUPERVIT

Muestra en forma detallada los aportes de los socios y la distribucin de las utilidades obtenidas en un periodo, adems de la aplicacin de las ganancias retenidas en periodos anteriores, este muestra el patrimonio de una empresa por separado, adems muestra la diferencia entre el capital contable patrimonio y el capital social aportes de los socios, determinando la diferencia entre el activo total y el pasivo total, incluyendo en el pasivo los aportes de los socios. Su estructura es la siguiente:
ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACIN FINANCIERA

SUPERVIT SUPERVIT DE CAPITAL Prima en colocacin de cuotas o partes de inters Crdito mercantil RESERVAS Reserva legal Reservas estatutarias Reservas ocasionales RESULTADO DEL EJERCICIO Utilidad del ejercicio RESULTADO DE EJERCICIOS ANTERIORES Utilidades o excedentes acumulados (o) Prdidas acumuladas SUPERVIT POR VALORIZACIONES De inversiones De propiedad, equipo y equipo TOTAL SUPERVIT

EL ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO

Supone la existencia de una corriente econmica y se caracteriza por una dimensin temporal; se expresa de manera necesaria en cantidades medidas durante un periodo, como por ejemplo, el consumo, la inversin, la produccin, las exportaciones, las importaciones, el ingreso nacional, etc. Este estado muestra en forma anticipada, las salidas y entradas en efectivo que se darn en una empresa durante un periodo determinado.

CONCLUSIONES

En general, una buena contabilidad y los debidos papeles o documento que la soporten, hacen que una empresa o persona, posea credibilidad y confianza ante terceros; adems que si todo est en orden y todo va bien, en los determinados momentos en que lleguen las respectivas entidades financieras y contables encargadas de supervisar y controlar los movimientos econmicos y financieros de las empresas, no se presentara ningn inconveniente de falta de documentacin contable, contratiempos, entre otros. En el momento de hacer un asiento contable, y utilizar la cuenta T, se deben tener claros los conceptos de cada cuenta, ya que unas cuentas son parecidas, muy similares, pero cada una es para una actividad o situacin diferente. Y finalmente, espero este trabajo sea de gran aporte para quien este necesitando la informacin aqu suministrada-.