Apostila Bsica de Excel

Rafaela Maurina

Sumrio
1. O QUE EXCEL? 1.1 Base de Dados 1.2 - Diferena entre planilha e pasta de trabalho 1.3 Referncias 2. FRMULAS 2.1 - Clculos Automtico 2.2 - Autosoma 2.3 Hoje 2. 4- Agora 2. 5- SE 2. 6- PROCV 2.7 - Tabela de Erros 3. FORMATAO CONDICIONAL 4. TABELA DINMICA 5. MACROS 6. OUTROS DETALHES 6.1 Ocultar linhas de grade 6. 2- Nome Cabealho e Rodap 03 03 03 03 04 04 04 05 05 05 06 09 10 12 18 21 21 21

Apostila Bsica Excel

1. O que o Excel? O Excel um software que trabalha com planilhas eletrnicas. Com elas podemos gerenciar diversas informaes de dados e numricas de forma mais dinmica. Podemos executar vrios tipos de clculos atravs das funes que este software disponibiliza. Conhea alguns recursos dessa poderosa ferramenta. Porm antes vale a pena relembrarmos alguns conceitos importantes para a construo de suas planilhas. 1.1 Base de Dados Essa a base para o desenvolvimento de qualquer projeto dentro do microsoft excel. Uma base de dados no simplesmente uma planilha de informaes. Uma base de dados bem estrutura lhe permitir usufruir de todos os recursos desta ferramenta. Uma base de dados possibilita guardar informao relacionada. No Excel uma base de dados um range da folha de calculo com uma organizao especifica. A informao disposta numa tabela. Cada coluna (campo) indica o elemento de informao a armazenar. Cada linha (registro) contm a informao relativa a um individuo. A primeira linha deve conter o nome dos campos. 1.2 - Diferena entre planilha e pasta de trabalho Pasta de Trabalho = um arquivo inicialmente com 16 planilhas com limite de at 255 planilhas. Planilha = Conjunto de linhas, colunas e clulas em que voc armazena e manipula dados da pasta de trabalho. 256 colunas X 16384 linhas 1.3 - Referncias No Excel para executarmos clculos, no trabalhamos com nmeros e sim com referncia de clulas. Ex: Errado: 100+110 Correto: B2+C2

P.S - Nmeros tambm podem ser usados em alguns tipos de clculos. Digamos que cada vendedor recebe uma comisso de 10% sobre o total vendido. Para isso, clique na clula onde est o valor e multiplique pela %. A referncia neste caso seria da clula e de um valor numrico. =B2*10%. Mas para que isso seja possvel, o valor da % deve ser igual para todos os vendedores. 2. FRMULAS O Excel dispe de um nmero muito grande de funes (frmulas) para executarmos clculos. Aqui veremos alguns exemplos das funes mais usadas. P.S Todas as frmulas devem comear com o smbolo de igual (=), seguido pelo nome da funo e por um parntese aberto, e, lembrando-se de que no h espaos entre os elementos, especificamos os argumentos , que geralmente so referencias das clulas da planilha que contm valores a serem calculados ou analisados pela funo. Quando todos os argumentos estiverem inseridos, basta fechar os parnteses e teclar ENTER. 2.1 - Clculos Automticos Este o clculo mais simples feito pelo Excel e no depende da digitao de referncias das clulas, apenas da sua seleo. Para executar este clculo basta selecionar as clulas que voc deseja obter os resultados.

Com ela voc tambm pode obter outros resultados como no exemplo (Mdia, Cont.Valores, Cont.nm, Mximo, Mnimo). 2.2 - Auto-soma Esta outra frmula muito simples e muita usada neste aplicativo. Para excuta-la basta posicionar o cursor do mouse na clula onde voc deseja que o resultado seja feito e clicar no cone de localizado na barra de ferramentas.

2.3 - Hoje 4

Esta frmula pode ser usada em documentos que usamos diariamente e necessitamos da atualizao da sua data Ex: AR Basta localizar a clula que voc deseja que o valor aparea e digite =(hoje) 2. 4- Agora Outra funo que tambm pode ser usada a Funo Agora. Alm da data ela tambm traz o horrio que o documento est sendo trabalhado. Ex: =agora() Gera o seguinte resultado 01/04/2006 18:20 Pode nos ser til tambm nos documentos de AR 2. 5- SE Esta uma frmula que define condies para a execuo de um clculo ou mostragem de um resultado. necessrio colocar que nem sempre a definio de uma condicional resolve plenamente nossos problemas. Apesar de no ser to comum, h casos em que preciso definir duas ou mais condies, e, somente quando todas forem atendidas, o clculo poder ser executado. Para definir mais de uma condio, ou seja, para que mais de um teste lgico seja feito antes dos clculos, a funo SE sozinha no basta: preciso recorrer ao emprego da funo lgica E que opera como conjuno entre duas ou mais situaes a serem verificadas em uma funo. Vamos a um exemplo para melhor compreenso: Temos os dados de clientes da nossa Unidade. A estratgia de clientes quer dividi-los entre as estratgias de clientes da Companhia em dois relacionamentos: OTO Focalizado Vamos mostrar pra ele a condio para que o cliente seja OTO, o que no estiver dentro deste perfil, ele trar para a focalizao. OTO = > 150.000 (pot) e Cshare (>60%)

Frmula: =SE(E(B6>=150000;D6>=60%);"OTO";"Focalizado") Outros usos da Funo SE As frmulas podem retornar mensagem de erros quando solicitamos dados para seus clculos que no temos na planilha. 5

Exemplo: Quando usamos um divisor que no existe.

Frmula: =SE(B3=0;"";C3/B3)

;= ento = Caso queria que aparea algum texto ao invs da clula em branco, ele deve ser
colocado entre aspas.

Frmula: =SE(B3=0;"sem divisor";C3/B3) 2. 6- PROCV Esta frmula localiza dados em outra base de dados e os insere numa nova tabela.
Plan1 Base dos Dados

Base onde os dados so inseridos

N. da coluna onde esto localizadas as informaes

Frmula: =PROCV(B2;Plan1!$A$2:$B$6;2;FALSO)

$ = Serve para congelar as clulas que so as referncias para as buscas/clculos.

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Outra utilidade desta funo bem interessante us-la para inserir as informaes de uma planilha dentro de um formulrio. Veja o exemplo: Suponhamos que temos uma base com nome dos clientes e queremos jogar estas informaes dentro de um formulrio de cadastro feito no Excel. Vamos utilizar duas bases de dados. A primeira contm todas as informaes do cliente Planilha dos Clientes Formulrio:

Aqui vamos usar mais uma das funes do Excel: A VALIDAO Para trazermos as informaes que esto na planilha dos clientes, precisamos criar uma listagem no campo em que servir de seleo para o formulrio. Neste caso vamos usar o filtro no nome do cliente. Para isso, devemos pegar o nome de todos os clientes que esto na planilha 1 e copi-los para a planilha do formulrio. Depois devemos seguir os passos: 1- Posicione o cursor no campo onde ser criada a lista de seleo. Neste caso no campo CLIENTE 2- Clique em Dados/Validao/Configuraes/Lista/Fonte Neste ponto voc seleciona os dados que voc quer ver na lista de seleo, no caso, o nome dos clientes que voc colou na planilha do formulrio. Voc poder observar que agora este campo possui uma aba de seleo.se Ao clicar ele trar uma listagem com os nomes. 3- Ao selecionar, para que ele traga as informaes, devemos agora fazer as frmulas de PROCV.

Frmula: =PROCV(B4;Plan4!$A$2:$H$6;2;FALSO) B4 = Nome por quem procura; Plan4!$A$2:$H$6 = Intervalo onde feita a busca dos dados; $ - indica que o intervalo est congelado para todas as clulas; 2 = Nmero da coluna que contm a informao que se deseja mostrar no campo; FALSO Caso ele no encontre o valor, retorna um nmero 0. Para evitarmos isso em nosso formulrio, podemos aqui utilizar tambm a frmula de condicional. Assim ela ficaria: Frmula 2: Depois de inseridas as frmulas, o formulrio fica assim, com os dados inseridos.

2.7 - Tabela de Erros Como j falamos, as frmulas podem apresentar algum tipo de erro caso selecionamos campos ou as informaes inseridas estejam incorretas. Esta tabela mostra os erros que podem acontecer, e o que se deve fazer quando encontrarmos um deles em nossos clculos.

Erro
#############

O que significa?
A largura da coluna no suficiente para exibir o resultado do clculo A frmula usa como divisor uma clula em branco ou cujo contedo zero. Um dos argumentos necessrios para a execuo de uma funo est faltando No caso das funes, indica que o nome da funo est errado. Um dos valores numricos usados na frmula no vlido ou foi digitado incorretamente Na frmula h uma referncia a uma que no existe Um dos valores que a frmula est tentando calcular no um nmero vlido

O que fazer?
Aumente a largura da coluna que contm a frmula at que o resultado seja exibido Verifique as referncias s clulas das frmulas Verifique a sintaxe funo usada da

#DIV/0!

#N/D

#NOME? #NUM!

Verifique o nome da funo correta Cheque todos os valores numricos na sua frmula Verifique as referncias s clulas na frmula Cheque se o contedo das clulas foi digitado de maneira correta; lembre-se de no misturar letras e nmeros em clulas que sero usadas para clculos em frmulas.

#REF! #VALOR!

3. Formatao Condicional
Tambm conhecido como Traffic Light. Serve para determinamos condicionais entre classificaes de valores. Podemos utiliz-los para determinar escalas de valores de objetivos/MKT Share/Notas, etc... Os passos para a realizao da formatao condicional so: Formatar Formatao Condicional Vamos fazer a nossa escala de valor pelo potencial dos clientes: > 50.000 - Vermelho <> 50.001 e 100.000 Amarelo >100.001 Verde

Neste caso a formatao feita em cima de um valor fixo. No existe um comparativo. Podemos fazer tambm comparando resultados. Por exemplo, o consumo de um cliente em 2005 X o consumo de 2006, assim podemos analisar a participao deste cliente est caindo em nossos nmeros. Neste caso, no digitamos o valor da escala, nesta comparao, selecionamos a clula onde est o valor que queremos comparar. No caso estamos comparando o consumo 2005 x 2006, sendo assim, nossa base para comparao a coluna onde est o consumo 2005. Veja o exemplo: ATENO: Voc pode fazer a formatao selecionando todas as clulas ao mesmo tempo, s preste ateno nos casos em que voc seleciona a clula para comparao, pois automaticamente ele congela as clulas. Voc deve tirar os $ $, pois seno seu traffic estar incorreto, pois todas as comparaes sero feitas com base na informao da primeira clula e no com as clulas subseqentes como o correto.

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Retirar o $

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4. Tabela Dinmica
Muitas vezes o volume dos seus dados pode ser grande demais e voc precisa uma maneira de resumir essas informaes, para isso existe no Excel a Tabela Dinmica. Para criar a tabela Dinmica necessrio que voc ative a clula do incio da tabela que voc vai gerar, e na barra de menus em Dados , escolha Tabela Dinmica . Para que seja possvel a criao da tabela dinmica de uma forma realmente otimizada, temos que ter muito cuidado ao montar a base dos dados, ela fundamental para o bom desempenho da visualizao das informaes na tabela dinmica. FUNDAMENTAL ter uma boa base de dados para a criao da tabela dinmica. Para a montagem da tabela com os dados, aconselhvel que as descries sejam colocadas nas linhas, e os dados nas colunas. Exemplo de uma boa tabela: Regional RTV Gerente Londrina Laerte Sasso Campo Claudeir Douglas Mouro Carro Parati Adventure Local Londrina Mangueirinha

Exemplo de uma tabela ruim a visualizao dos dados ser muito mais difcil Regional Gerente Claudeir Laerte Local Campo Douglas Adventure Mangueirinha Mouro Londrina Sasso Parati Londrina As informaes devem ser as mais claras possveis para que a manipulao dos dados gere resultados realmente segmentados. Depois de ter a base de dados criada, vamos para a confeco da planilha dinmica. Para melhor visualizao, vamos criar uma tabela juntos. Nela vamos analisar o consumo dos RTVs na cultura da soja, porm no teremos apenas os valores dos consumos de soja. Nossa tabela ter os seguintes dados: Regional RTV Cultura Setor Produto Cliente US$ MKT Consumo Vamos criar pelo menos o consumo de 6 RTVs diferentes, 1 de cada regional. Cada um ter 3 clientes e atender no mnimo 2 culturas. Para cada cultura insira pelo

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menos 2 produtos para cada setor. No se preocupe em colocar o produto no setor correto, precisamos apenas ter essas informaes. Insira dados ficticios. Aps criada a base de dados, vamos para a criao da planilha dinmica. 1- Selecione todos os dados da sua planilha 2- Clique em Dados Relatrios de tabela e grficos dinmicos

Este uma etapa muito importante. quando voc define como quer visualizar seus dados (layout). Alguns cuidados so importantes neste processo para a visualizao correta de seus dados. 13

Temos 4 Campos: PGINA Nela voc insere os dados que podero servir de filtro para os dados exibidos na tabela dinmica. LINHA Nela esto os dados que realmente so exibidos na planilha. DADOS Todos os valores que forem referentes a nmeros/clculos devem ser inseridos nesse espao. COLUNA Tem a mesma funo da linha, prem apresenta uma visualizao expandida na largura, j na linha temos uma expanso na altura.

Confira o campo de nmero e o tipo de clculo que ser feito

O nome do campo pode ser alterado, porfm ele no pode ter o mesmo nome

Aps selecionado os campos, clique em ok.

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Aparecer para voc um novo arquivo, com os dados da tabela que voc acabou de criar. A edio desses dados pode ser feita a qualquer momento e da forma como o usurio necessitar. O formulrio de visualizao dos dados pode ser mudado tambm. Na barra de tarefas, voc tem uma barra de ferramentas da Pivot Table, ela traz os recursos para a mudana no layout da planilha, bem como outros funes que veremos.

ATENO: Para utilizar a barra de ferramentas da tabela, preciso que o cursor do mouse esteja posicionado em qualquer ponto da tabela, caso contrrio, esse menu aparece desativado.

Muda a aparncia do relatrio Cria grficos partir dos dados selecionados na tabela

Eio dos dados

Modelos de relatrios: 15

Regional
Londrina

Consumo
1.000,00

Total geral
R T V Cu ur l a t Pu rdo ot Sr e t o Ri n eo l g a Lda or ni n Ta e l olga t r (u ) To d (u ) To d (u ) To d (u ) To d Cs o ou nm 100 . 00 0, 100 . 00 0,

1.000,00

Soma de Consumo Regional Total Londrina 1.000,00 Total geral 1.000,00

Algumas funes que podemos executar com a planilha dinmica: Campo Calculado este um campo que voc insere para obter resultados de operaes matermticas que no esto em sua tabela Clique no menu da tabela dinmica frmulas campo calculado

Ex: Vamos obter o MKS Share do RTV. Para isso vamos colocar o nome no campo, e no campo frmula, vamos selecionar o campo consumo e dividi-lo pelo valor do MKD, vamos configurar o campo para %, com 2 casas decimais. Um campo inserido automaticamente em sua tabela. Agrupar Este recurso permite que voc agrupe nomes diferentes, num novo relacionamento, porm voc no perde o histrico da informao anterior. Vamos agrupar as colunas de Soja e Soja HTC e vamos cham-las de Soja Total

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Um novo campo inserido na tabela com o nome agrupar 1 clique no nome e digite Soja Total.

Observe que agora voc tem duas colunas com o nome cultura. Uma chama-se cultura e a outra cultura 2. Na cultura 2 voc tem o agrupamento, na coluna cultura voc v as culturas separadamente. Assim s ter cuidado na coluna em que voc estar selecionando.

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5. MACROS
Uma macro permite que voc execute rotinas de tarefas automaticamente. Voc pode criar uma macro ou uma srie de aes gravadas que executem estas etapas para voc. Elas so adicionadas a botes de aes onde so registradas internamente todas as aes que voc deseje que o excel execute quando voc clicar no boto. Para criar o boto, necessrio exibir a barra de ferramentas Caixa de ferramentas de controle. Para isso clique com o boto direito do mouse sobre a qualquer parte da barra de ferramentas. Clique na opo da barra de ferramentas que deseja. A barra passa a ser exibida em sua janela do excel.

Esta a barra que ser exibida. Ela pode aparecer pra voc com outra aparncia, mas os botes so os mesmos.
Este o boto que iremos usar para criar nossas aes

Arraste a barra at que ela se encaixe com suas outras barras de ferramenta. Clique no boto indicado e arraste em sua rea de trabalho do excel.

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Agora voc ir criar sua macro, depois ir identificar no boto a ao da macro que voc criar. Para criar a macro clique em: Ferramentas Macro Gravar nova macro

Nomeia a macro e clique em OK. O nome da macro deve ser relativo a ao que ele ir executar. Exemplo: Neste caso vamos chamar nossa macro ..... No podemos usar espao entre o nome. Use sempre o smbolo de _. Aps clicar em OK este boto aparecer para voc.
Aps determinaras aes da macro, clique neste boto para encerrar a grao.

Este o boto que encerra a gravao da macro, ou seja, as aes que ela ir realizar. Aps dar incio a criao da macro, agora voc deve informar a ela todos os procedimentos que voc deseje que ela execute quando o boto em que ela estiver identificado for clicado. Por exemplo: Vamos criar uma macro que marque a fonte de uma clula em negrito, preencha o fundo em verde, coloque a fonte em tamanho 20 e escreva o seu nome. Depois de feito os procedimentos para criar as aes da macro, vamos inserir o boto que ir ser clicado para executar o comando. Insira o boto em sua interface. Clique com o boto direito do mouse sobre o boto. Antes de atribuir a macro, altere o nome do boto para o nome que voc deseja, geralmente damos o nome da funo que ele ir executar. Vamos chamar nosso boto de Gera Formatos. Clique com o boto direito do mouse sobre o boto, selecione Objeto Boto de comando-Editar. A aparncia do boto ir mudar. Selecione o texto e mude para o de sua preferncia.

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Aps renomeado o boto, vamos finalmente atribuir a macro. Com o boto selecionado, clique na sua barra de frmula e apague o nome que aparece.Clique em Atribuir Macro uma listagem de macros pode aparecer para voc, isso varia conforme as macros que voc criou. Selecione a macro que deseja e clique em OK. A ao foi adicionada a macro. Faa o teste.

Barra de frmulas

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6. Outros Detalhes
Curiosidades sobre layouts que podemos dar a nossas planilhas 6.1 Ocultar linhas de grade. Linhas de grade so as linhas que o excel mostra em sua rea de trabalho. Porm para darmos um melhor layout aos nossos dados, podemos ocultar estas linhas sem danificar nosso trabalho. Para isso clique em: Ferramentas opes Opes de janela Desmarque a opo linhas de grades.

6. 2- Nome Cabealho e Rodap Voc pode personalizar suas planilhas nomes (ttulos) utilizando a funo do cabealho e rodap, ao invs de nome-la apenas na construo da planilha. Para isso clique em: Arquivo Configurar Pgina Clique na opo cabealho e rodap.

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Neste rea voc digita e configura o texto que deseja que seja exibido na impresso da planilha.

Obs: O texto digitado nestes campos no aparecem para o usurio durante a edio do arquivo, somente na visualizao de pginas ou na impresso do arquivo.

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Anotaes

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