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UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI)

MAESTRIA EN ADMINISTRACION DE PROYECTOS

INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

NIVEL DE MADUREZ ORGANIZACIONAL

TUTOR: ING. ENRIQUE BARREDA

ESTUDIANTE: JOSE ZURITA

3 de septiembre de 2011

NIVEL DE MADUREZ ORGANIZACIONAL DE MI EMPRESA. Identificar 20 conceptos de las lecturas y la presentacin de diapositivas hasta esta leccin, antelos, detalle su significado. Considero que los 20 conceptos que son ms importantes para mi organizacin son los siguientes: INTRODUCCIN Activos de los procesos.- Abarcan los procesos de las organizaciones que pueden influir en el xito del proyecto, como pueden ser polticas o procedimientos formales o informales, adems de las lecciones aprendidas y la informacin histrica. INICIO Acta de constitucin.- Consiste en desarrollar el documento que autoriza formalmente un proyecto o una fase y documenta los requisitos iniciales de los interesados. Identificacin de los interesados.- Identifica a todas las personas u organizaciones que reciben el impacto del proyecto y documenta informacin de sus intereses, participacin, etc. PLANIFICACIN Plan para la direccin de proyectos.- Es un documento que sirve como fuente primaria para determinar cmo se planificar, ejecutar, monitorear, controlar y cerrar el proyecto. Recopilar requisitos.- Consiste en definir y documentar las necesidades de los interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto. Definir el alcance.- Consiste en desarrollar una descripcin detallada del proyecto y del producto. Desarrollar el cronograma.- Consiste en analizar el orden de las actividades, su duracin, los requisitos de recursos y las restricciones del cronograma. Estimar costos.- Consiste en desarrollar una aproximacin de los recursos monetarios necesarios para completar el proyecto. Planificar calidad.- Es el proceso por el cual se identifican los requisitos de calidad y/o normas para el proyecto y el producto y la manera como se demostrar.

Desarrollar el plan de RRHH.- Es el proceso por el cual se identifican y documentan los roles dentro de un proyecto, las responsabilidades, las habilidades requeridas y las relaciones de comunicacin. Planificar la gestin de riesgos.- Proceso por el cual se define como realizar las actividades de gestin de riesgos del proyecto. EJECUCIN Dirigir y gestionar la Ejecucin del proyecto.- Consiste en ejecutar el trabajo definido en el plan para la direccin del proyecto para cumplir con los objetivos del proyecto. Realizar el aseguramiento de calidad.- Auditar los requisitos de calidad y los resultados obtenidos a partir de medidas de control de calidad, a fin de garantizar que se utilicen definiciones operacionales y normas de calidad adecuadas. Gestionar el equipo del proyecto.- Consiste en desarrollar, dirigir el desempeo de los miembros del equipo, proporcionar retroalimentacin y gestionar cambios. Gestionar las expectativas de los interesados.- Proceso que consiste en comunicarse y trabajar en conjunto con los interesados para satisfacer sus necesidades y abordar los problemas conforme se presentan. SEGUIMIENTO Y CONTROL Monitorear y Controlar el Trabajo del proyecto.- Consiste en revisar, analizar y regular el avance a fin de cumplir con los objetivos de desempeo definidos en el plan para la direccin de proyecto, para lo cual se realizan informes de estado, mediciones de avance y proyecciones. Realizar el control integrado de cambios.- Consiste en revisar todas las solicitudes de cambios, aprobar los cambios y gestionar los cambios a entregables, a los activos de los procesos de la organizacin. Controlar el cronograma.- Monitorea la situacin del proyecto para actualizar el avance del mismo y gestionar cambios a la lnea base del cronograma. Controlar los costos.- Monitorea la situacin del proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la lnea base de costo. CIERRE Cerrar el proyecto.- Finaliza todas las actividades a travs de todos los grupos de procesos para completar formalmente el proyecto o una fase del mismo.
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Criterio de Evaluacin Grupo de Procesos Seccin de Introduccin Iniciacin Proceso Area del Conocimiento Nunca Activos de los procesos Acta de constitucin Identificacin de los interesados Plan para la direccin de proyectos Recopilar requisitos Definir el alcance Desarrollar el cronograma Estimar costos Planificar calidad Desarrollar el plan de RRHH Planificar la gestin de riesgos Dirigir y gestionar la Ejecucin del proyecto Realizar el aseguramiento de calidad Gestionar el equipo del proyecto Gestionar las expectativas de los interesados Monitorear y Controlar el Trabajo del proyecto Realizar el control integrado de cambios Controlar el cronograma Controlar los costos Cierre Cerrar el proyecto NA Integracin Comunicaciones Integracin Alcance Alcance Tiempo Costos Calidad Recursos Humanos Riesgos Integracin Calidad Recursos Humanos Comunicaciones Integracin Integracin Tiempo Costos Integracin X Muy pocas veces Algunas veces X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Casi siempre Resultado Final Siempre 3 2 3 4 5 3 5 5 4 4 3 4 4 3 3 4 5 5 5 2

Planificacin

Ejecucin

Seguimiento y Control

ENSAYO Hoy en da es cada vez ms comn que las organizaciones se manejen por proyectos, para lo que requieren administradores de proyectos profesionales que sepan aplicar sus conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas para conseguir exitosamente los objetivos del proyecto. Para aumentar las posibilidades de xito la gua del PMBOK cuenta con 42 procesos agrupados en 5 Grupos de Procesos que normalmente cuentan los proyectos que son Iniciacin, Planificacin, Ejecucin, Monitoreo y Control y Cierre. Especficamente mi empresa se manejan proyectos informticos con diferentes instituciones financieras, actualmente se tienen proyectos en varios pases de Latinoamrica con diversos clientes, ya sea de cooperativas o microfinancieras, bancos locales y bancos regionales es por ello que para continuar afianzando esta relacin con nuestros clientes y con futuros clientes es necesario dirigir los proyectos usando los procesos estandarizados y que se conocen como buenas prcticas que aumentan notablemente la posibilidad de completar exitosamente el proyecto emprendido. Segn mi criterio para mi organizacin los 20 procesos ms prioritarios estn distribuidos de la siguiente manera: 2 procesos en el Grupo de Procesos (GP) de Iniciacin, 8 procesos en el GP de Planificacin, 4 procesos tanto en el GP de Ejecucin como en el GP de Seguimiento y Control, terminando con un nico proceso en el GP de Cierre y tambin un proceso en la Seccin de Introduccin. CONCLUSIONES Despus del anlisis realizado en mi empresa en trminos generales se puede indicar que si bien no tenemos un nivel de madurez excelente, vamos por buen camino, quedan muchas cosas que mejorar las cuales con la ayuda, mentora y coaching de la PMO creada recientemente se lo podr conseguir, tambin se puede identificar claramente que los procesos de inicio y cierre en la mayora de casos no se los acostumbra a realizarlos formalmente, en la planificacin se tiene bastante cuidado con lo importante que es recopilar requisitos, en base a esto poder desarrollar el cronograma muy real basado en la experiencia y conocimiento de las actividades a realizarse, al igual que los costos, todava se debe mejorar en la definicin del alcance y la gestin y respuesta a los riesgos internos y externos que se presentan en todo tipo de proyectos. En la ejecucin se debe redoblar esfuerzos en la direccin del equipo de trabajo y tambin en saber gestionar las
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expectativas de los interesados, finalmente considero que en el monitoreo y control se tiene muchos avances llegando casi a ser perfectos. RECOMENDACIONES Como primer punto considero que es importante documentar formalmente las etapas de inicio y de cierre, ya que de esta manera uno tiene el respaldo que lo que se quiere hacer es nica y expresamente lo que los interesados pactaron, a su vez muy relacionado a este punto este documento ayudara importantemente en una correcta definicin del alcance. Aunque es muy cierto que uno no puede escapar de la incertidumbre en un proyecto se la puede mitigar haciendo un buen anlisis de riesgo tanto cualitativamente como cuantitativamente, despus de esto se debe contar con un plan de respuesta en el caso de que sucedan. Adicionalmente se debe contar con reuniones frecuentes donde se trabaje conjuntamente con los interesados para resolver sus dudas, informarles de los avances, del rendimiento de desempeo y si fuera necesario tomar las acciones correctivas. Tambin es importante evaluar factores que intrnsecamente siempre afectan a un proyecto como lo son los activos de los procesos de la organizacin ya sea las polticas de seguridad, de tica, horarios de trabajo, mediciones de desempeo, aspectos salariales, entre otros; y tambin nos puede ayudar mucho la informacin que se encuentre en la base corporativa de conocimiento, que agrupa a archivos de proyecto pasados, bases de datos sobre la gestin de problemas, bases de datos financieras y las lecciones aprendidas tanto propias como de organizaciones asociadas. REFERENCIAS:
PMI. PMBOK La Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos. Cuarta Edicin (2008).

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