Notion de manuel de procdures comptables et administratives

Il s'agira de dfinir le manuel de procdures. Par ailleurs, nous verrons ses implications.

IV.1.1-Dfinition
Le manuel de procdures comptables et administratives5(*) dcrit l'organisation comptable et administrative de l'entreprise, les mthodes de saisie et de traitement des informations, les politiques comptables et les supports. Il comprend notamment les informations ayant trait : - l'organisation gnrale de l'entreprise ; - l'organisation comptable de l'entreprise ; - au plan des comptes et la description du contenu des comptes et un guide des imputations comptables ; - la description des procdures de collecte, de saisie, de traitement et de contrle des informations ; - l'organisation des travaux d'laboration et prsentation des tats financiers.

IV.1.2-Le manuel de procdures : document dcrivant l'organisation comptable

Lorsque l'entreprise opte pour la mthode de centralisation mensuelle des livres et journaux auxiliaires ou pour l'usage de l'informatique pour tenir sa comptabilit. Il est tabli un document qui prvoit l'organisation comptable et comporte notamment les intituls et l'objet des documents utiliss pour le traitement des informations et des modalits de liaison entre ces documents et les pices justificatives y affrentes.

1.3-Le manuel de procdures : document dcrivant les supports comptables

Un document identifiant les supports comptables et dfinissant leur contenu ainsi que les procdures de saisie et de traitement des donnes dans la comptabilit. Les liens entre pices et livres comptables, doivent tre tablis particulirement pour les entreprises qui procdent la centralisation mensuelle ou tiennent leur comptabilit au moyen de systmes informatiss.

IV.2- Mise en oeuvre du manuel

Les processus comptables sont souvent organiss de faon traiter des flux d'oprations homognes ou similaires (par exemple organisation par catgories d'oprations). Le prsent guide d'application se propose de dcliner les critres de qualit par catgories d'oprations (ventes, achats, etc....) pouvant s'appliquer chacun de ces processus comptables.

IV.2.1- Le cycle achats/ fournisseurs

Ce cycle sera analys en six grands points6(*).

IV.2.1.1-Les commandes
Toute commande doit tre autorise par le dirigeant et fait l'objet d'un bon de commande valoris et tabli en quatre exemplaires partir d'un carnet souche. Chaque bon de commande est vrifi par le responsable des achats eu gard aux tarifs et conditions de rglement particulires. Le bon de commande est ensuite sign par le dirigeant qui appose son paraphe sur l'un des exemplaires. Chaque commande est suivie quant aux dlais d'excution par le responsable des achats qui relance systmatiquement les fournisseurs lorsque la date de livraison est dpasse.

IV.2.1.2-La rception des commandes

Les achats rceptionns sont contrls avec le bon de commande et le bon de livraison du fournisseur par le magasinier qui contrle les caractristiques principales des articles rceptionns et met un bon de rception pr numrot en trois exemplaires. Le bon de rception reprend les caractristiques du produit livr : - quantit reue ; - nombre ; - rfrence ; - date de rception ; - visa.

IV.2.1.3- La rception des factures

A la rception de la facture, un timbre original et un numro d'ordre sont ports sur le premier exemplaire par le responsable des achats. Un numro identique est attribu chaque exemplaire reu (cette rfrence interne tabli un lien prcis entre les pices et l'enregistrement comptable). Les doubles sont transmis le jour mme au comptable. Le classement des factures se fait selon le principe suivant : - par ordre numrique selon le numro attribu chaque facture, pour l'original ; - par fournisseur, pour disposer d'un dossier facile consulter en cas d'appel, pour le premier double ; - par chantier, dans les entreprises de travaux publics et de btiment pour le deuxime double.

La comptabilisation

Les factures doivent tre comptabilises ds leurs rceptions par le service comptable aprs vrification des conditions de prix et de rglement. Aprs comptabilisation, l'original de la facture reoit le timbre comptabilis ou un visa d'enregistrement. Le service comptable tient un journal d'achats qui permet d'enregistrer dans l'ordre chronologique les factures classes par numro. Chaque criture doit indiquer : - la date de la facture ; - le numro de la pice justificative ; - le numro du compte fournisseur mouvement ; - l'identification du fournisseur ; - le montant TTC ; - la ventilation de la charge par destination ; - La TVA rcuprable.

IV.2.1.5- Le rglement
Aprs vrification de l'original de la facture avec le bon de rception (quantits reues) et le bon de commande (vrification des prix unitaires, des conditions de rglement, des remises accordes), le comptable appose le timbre bon payer . Aprs dlivrance du bon payer , les prvisions de rglement sont enregistres sur un chancier avec l'indication de la date d'chance, des rfrences de la facture, du mode de rglement. Cet original est immdiatement class par ordre numrique.

IV.2.1.6- Le traitement des retours de marchandises

Un bon de retour pr numrot est tabli par le magasinier en trois exemplaires. Un exemplaire est class dans un dossier attente d'avoir annot des rfrences de la facture ; un autre reste la souche. Les avoirs reus sont rapprochs des attente d'avoir : le comptable veille ce que la note de crdit correspondant au retour soit bien tablie par le fournisseur. Le bon de retour anciennement class dans le dossier attente d'avoir est ensuite joint l'avoir correspondant. A l'aide de son exemplaire, le magasinier enregistre la sortie sur ses fiches d'inventaire. En cas de retour de marchandises, le magasinier tablit un bon de retour et actualise son fichier.

IV.2.2-Le cycle vente

Ce cycle va concerner toutes les oprations de ventes qui partent de la commande la comptabilisation.

IV.2.2.1-Les commandes
Les commandes reues sont transmises au responsable qui tudie les conditions de prix, de rglement, de livraison et de crdit du client. Elles comportent les lments suivants : - nom et adresse du client ; - adresse de livraison ; - dsignation du reprsentant ; - dsignation exacte des produits commands ; - dlais de livraison, conditions de paiement ; - quantits commandes, prix unitaires.

IV.2.2.2-Les livraisons
Chaque livraison donne lieu l'tablissement d'un bon de livraison pr numrot mis en trois exemplaires et tabli par le magasinier. Avant chaque expdition, le bon de livraison est rapproch du contenu de l'envoi et de l'accus de rception de la commande. L'un des exemplaires est class par le magasinier dans un dossier commandes livres , et un autre est remis au responsable des ventes qui appose la mention livr le ... sur le carnet souche du bon de commande. Il est transmis ensuite la comptabilit avec la mention A facturer .

IV.2.2.3-Les rglements
La gestion des comptes clients doit tre suivie de manire trs rigoureuse. Ds rception de l'encaissement ou l'avis d'encaissement de la banque, il en est fait mention sur l'exemplaire rgl le ...par .... Cet exemplaire est joint au dossier client. Le comptable mentionne galement le rglement dans son journal de trsorerie.

IV.2.2.4-Les avoirs -clients

Des avoirs aux clients sont tablis chaque retour de marchandises. Le magasinier indique les quantits reprises sur des bulletins retours et reprises de marchandises (trois exemplaires) enliasss sur un carnet souche (pr numrot).

IV.2.2.5-La facturation
Les factures sont tablies par le service comptabilit partir de bons de livraison portant la mention A facturer . Les factures sont mises en quatre exemplaires et doivent porter les mentions suivantes : - la raison sociale de l'entreprise ; - dnomination sociale ;

- numro d'immatriculation au RCCM ; - nom et adresse de l'acheteur ; - date de la vente ; - quantit et dnomination des produits vendus et des services rendus ; - prix unitaire et la mention de la TVA. Les factures font ensuite l'objet d'un contrle arithmtique par le comptable et sont classes dans le dossier en attente de comptabilisation. Les factures doivent tre comptabilises chaque jour.

IV.2.2.6- La comptabilisation
Les factures sont enregistres en comptabilit sans dlai. Aprs enregistrement, la facture reoit la mention comptabilise le .... puis est classe dans le dossier factures de ventes (classement par ordre chronologique).

IV.2.3-Le cycle trsorerie

Il s'agira des oprations de caisse et les autres disponibilits.

IV.2.3.1-L'inventaire physique de la caisse

A une date donne, le solde comptable de la caisse doit correspondre au solde physique des espces dtenues. Les contrles de caisse priodiques (mensuels voire hebdomadaires) permettent de s'assurer de cette galit. Pour effectuer ce contrle, il est ncessaire de compter les espces dtenues dans la caisse et de remplir l'imprim intitul `'contrle de caisse `'. Cette procdure permet de suivre en permanence l'volution du solde de la caisse et de rvler sans tarder un ventuel solde crditeur. L'existence d'un tel solde constituerait une grave prsomption d'irrgularit de la comptabilit.

V.2.3.2-La protection des disponibilits

Tout tablissement doit veiller ce que les formules de chques vierges soient enfermes dans une armoire ou un coffre. De mme, les espces doivent tre ranges chaque jour de la mme manire.

IV.2.3.3- L'mission de chques

Il arrive parfois que l'metteur d'un chque avec une lgret blmable ne mentionne pas le nom du bnficiaire. Il faut proscrire ces pratiques et exiger l'inscription manuscrite de l'ordre par le signataire. Si par extraordinaire un tel chque est reu (en gnral par correspondance), il doit

imprativement, ds l'ouverture du courrier, tre complt par l'apposition immdiate d'un tampon l'ordre de l'entreprise. De mme l'endos doit tre inscrit au moyen d'un tampon comportant le numro du compte bancaire de l'tablissement concern.

IV.2.3.4-Le rapprochement bancaire

Un recoupement au minimum mensuel, entre le journal de banque et les relevs bancaires, doit tre effectu au moyen d'un imprim modle.

IV.2.4-Le cycle personnel-paie

Ce cycle est relatif toutes les actions qui concernent le personnel.

IV.2.4.1-L'embauche
Il est conseill d'tablir un contrat de travail crit, rendu obligatoire dans le cas des contrats dure dtermine ou temps partiel. Celui-ci devra respecter le droit du travail en vigueur et la convention collective concerne. Au plus tard, avant la fin de la priode d'essai le nouveau salari devra fournir : -une fiche individuelle ou familiale d'tat civil correspondant sa situation maritale ; -une carte de scurit sociale ; -un extrait de casier judiciaire.

IV.2.4.2-Les acomptes sur salaires

L'acompte sur salaire ne doit pas excder 80 % du montant du salaire peru. Le remboursement doit intervenir par prlvement sur le salaire du mois au cours duquel l'acompte est vers.

IV.2.4.3-Les registres obligatoires

Certains registres sont obligatoires : - le registre unique du personnel ; - le registre de l'inspecteur du travail ; - le registre de la mdecine du travail ; - le registre des dlgus du personnel ; - le registre du Comit d'tablissement ; - le registre des contrles techniques et de scurit.

IV.2.4.4-Les affichages
Il s'agit : - de la convention collective ; - du rglement intrieur ; - de la dure du travail ; - des textes gnraux ; - des consignes en cas d'incendie ; - du numro des secours.