Ayer ya vimos un avance de cmo funciona Office 365 y cules son las principales tareas que tendr que

afrontar el administrador del sistema. Hoy vamos a seguir avanzando el resto de caractersticas que puede administrarse va web en esta alternativa online al trabajo que podemos hacer tradicionalmente en el servidor. Nos queda dar un repaso a las comunicaciones, para lo cul Microsoft apuesta por Lync, y despus por la gestin documental, para lo cual se trabaja con SharePoint Online, como marco perfecto para crear una intranet o incluso nuestra pgina web corporativa si as lo deseamos. Adems Office 365 incorpora la posibilidad de que los usuarios visualicen los documentos y los editen ya sea online o ayudndose de la edicin en local en caso de tener instaladas versiones de MS Office de escritorio.

Lync un paso adelante en las comunicaciones

Lync supone un paso adelante en lo que a comunicaciones se refiere si lo comparamos con la herramienta equivalente que tenemos disponible en Microsoft Business Productivity Online. Lo primero que tendremos que decidir es si habilitamos o no las comunicaciones externas, que permiten a nuestros usuarios comunicarse a travs de estas herramientas con usuarios de otras empresas. En caso de que habilitemos esta caracterstica tendremos que considerar que para poder comunicar con usuarios que utilicen Windows Live Messenger. Todo esto se complementa con la posibilidad de configurar Lync con el telfono local, para lo cual debemos contactar con un socio de Microsoft que nos facilite este servicio. Otras de las opciones que podemos utilizar con Lync son las transferencias de archivos o habilitar funciones de audio y vdeo. De todas formas me parece la parcela peor resuelta de toda la coleccin de aplicaciones que se incluyen en Office 365. Tal vez en el futuro pase ms por Skype, que ya tiene una merecida buena fama en entornos empresariales y que va dirigido al mismo sector de pblico que Office 365. La integracin que puede hacer Microsoft de Skype en sus aplicaciones puede hacer que esta solucin sea mucho mejor para empresas, que sin duda saldran ganando con el cambio respecto a Lync, o por lo menos as me lo parece a m.

SharePoint online

Lo primero que debemos saber para administrar SharePoint online es qu navegadores son compatibles, porque si por cualquier motivo estis utilizando uno que no lo es no podris acceder a las opciones de configuracin. En este caso es posible hacerlo con casi todos, Internet Explorer 7.0, Firefox 3.01, Safari 3.01 y Chrome 3.0 o versiones superiores de los mismos. El siguiente paso es configurar los permisos de los usuarios en SharePoint. Podemos concederles permisos para que editen la pgina o slo la consulten y descarguen documentos, o slo para visualizacin, el sistema de permisos es bastante flexible. Tambin podemos configurarlo para permitir enviar mensajes por correo electrnico, configurar alertas o fuentes RSS para que nos informe de los cambios que se efectan en las pginas y secciones que puedan ser de nuestro inters o definir los flujos de trabajo de los documentos. Adems podemos configurar la sincronizacin de SharePoint con Worksapace, de manera que los documentos que tenemos en SharePoint se sincronicen de forma local a nuestro ordenador. A la vez otra de las funciones ms interesantes la tenemos en la posibilidad de conectar los documentos que tenemos en el repositorio online con nuestros

documentos para su edicin y envo de forma inmediata desde nuestra aplicacin MS Office 2007 o 2010 que tenemos instalada en local. De esta forma aprovechamos toda la potencia para Una vez que hemos definido qu capacidad tendrn los usuarios en su acceso a SharePoint podemos definir cmo queremos que sea nuestro sitio. Cmo se llamar la pgina, introducir nuestro logotipo, qu pginas de proyectos vamos aadiendo, etc. Al fin y al cabo crear nuestro sitio en SharePoint suele ser recrear en el formato de una Intranet los distintos departamentos de nuestra empresa, pero tambin podemos ir aadiendo pginas para distintos proyectos que aborde nuestra empresa.

Posibilidades de creacin de nuestra web

Si no tenemos un dominio propio, el acceso a nuestra web ser del tipo nombredeempresa.sharepoint.com donde podremos visualizar los contenidos que hayamos cargado en nuestra web. SharePoint nos permite ir creando contenidos de forma modular. Si estamos familiarizados con los gestores de contenido no tendremos ningn problema para editar y crear nuestra pgina web corporativa.

Posee una serie de plantillas predefinidas que nos ayudarn a crear nuestro sitio de forma rpida. Podemos ir modificando sobre dichas plantillas no slo contenidos sino tambin diseo, de manera que al final conseguimos un resultado bastante bueno tanto en funcionalidad como en contenido. Los lmites de la creacin de pginas con SharePoint la ponemos nosotros. Como ejemplo, podremos decir que una empresa como Ferrari tiene su pgina creada con este servicio. Mi recomendacin es que no esperemos maravillas si no tenemos grandes conocimientos de diseo grfico. Mejor ir paso a paso y comenzar por tener claros que contenidos queremos aadir, tenerlos en documentos aparte para slo copiarlos en las secciones de SharePoint. Lo mismo para el diseo. Partamos de un diseo sencillo para luego ir aadiendo opciones que dinamicen la web. Adems debemos tener en cuenta que dependiendo del tipo de recurso que utilicemos puede requerir Silverlight para su correcta visualizacin.

Conclusiones de Office 365

Tras estar utilizando el servicio durante un tiempo llegamos a la conclusin de que Office 365 viene para quedarse. Ha mejorado lo que ya nos ofreca Microsoft en sus servicios en la nube y al incorporar la posibilidad de editar documentos online a travs de MS Office trata de competir por el mismo sector de usuarios que Google Apps. Sin embargo a mi juicio las posibilidades que nos ofrece Office 365 son mucho mejores para la mayora de las empresas de lo que nos da Google Apps. Tambin ms caro. As que corresponder a cada organizacin revisar cul de las dos opciones es ms adecuada para su empresa. Si tengo que ponerle algn pero es la posibilidad de gestionar los permisos de los usuarios en SharePoint que no acaba de integrarse tan bien como me gustara con los usuarios creados en el sistema, pero por lo dems puede ser una herramienta muy buena para todo tipo de organizaciones. La posibilidad de editar y crear documentos de forma bsica con Office, Word, Excel, PowerPoint, OneNote sin necesidad de tener MS Office instalado abre un abanico de posibilidades para muchas organizaciones que pueden utilizar licencias de escritorio para usuarios que hagan un uso intensivo de esta suite y dejar a los dems slo con el visor online, sin necesidad de adquirir una licencia puede ser una alternativa interesante para muhas empresas. Veremos en el futuro el grado de aceptacin que tiene esta opcin de llevar muchos de los servicios de Microsoft a la nube en las pymes.

A veces Microsoft se mueve como un camin de gran tonelaje. Es lento en el arranque y en la reaccin pero cuando alcanza velocidad de crucero la inercia que consigue arrasa con todo. Esta es un poco la sensacin que tengo con el nuevo Office 365, la alternativa de Microsoft a Google Apps, que viene para llenar ese hueco que existe en el mercado y que Microsoft no tena hasta ahora bien resuelto. Pero ahora con la presentacin de sus planes de precios la batallas por los usuarios corporativos en la nube comienza. Porque lo que hasta ahora tena disponible en el mercado era por una parte las Office Web Apps, disponibles para usuarios con la ayuda de Skydrive y por otro las Microsoft Business Productivity Suite que incorporaban la posibilidad para las empresas de disponer online servicios como Exchange, SharePoint, por citar algunos de los ms interesantes. Con Office 365 dan una respuesta ms profesional que toma elementos de estos dos servicios y rene en uno slo alguna de las mejores soluciones que tiene Microsoft, como Office, Exchange o SharePoint y los pone disponibles online bajo el modelo de pago por suscripcin. Lo mejor de Office 365 es que facilita la posibilidad de utilizar las herramientas online, pero tambin aprovechar toda la potencia de las herramientas instaladas en el escritorio, a la manera tradicional. Pero esto slo es posible cumpliendo ciertos requisitos. Slo funcionar bien la integracin si disponemos de Windows XP SP3, Windows Vista SP2 o Windows 7. Adems si lo queremos integrar con la versin de Office de escritorio slo nos servir MS Office 2007 SP2 o MS Office 2010. Tambin est disponible para las versiones de Mac. Todo esto si queremos, por ejemplo, acceder a un documento y editarlo en local desde Word para una vez finalizado el documento guardarlo en nuestro sitio de SharePoint o

utilizar Workspaces disponible para las versiones de Microsoft Office 2010 para subir documentos a la intranet de forma cmoda. Una alternativa para que los documentos que hay en la nube en SharePoint se sincronicen directamente con una carpeta en nuestro escritorio. Pero tambin la colaboracin en tiempo real en la edicin de documentos.

Instalacin de aplicaciones de escritorio con Office 365

Lo primero que har el sistema al identificar un nuevo usuario que se conecta es ofrecerle las descargas que tiene disponibles para instalarse en su equipo. Si disponemos de la suscripcin a Office Profesional Plus nos ofrecer descargar esta versin de Office en nuestro equipo. Si no hemos elegido esta alternativa tendremos otras descargas para instalar. Comenzando por las herramientas de comunicaciones que nos propone Offcie 365, que no es otra que Microsoft Lync 2010. A mi juicio este aspecto es el peor resuelto de todo Office 365, pero quizs esto pueda cambiar con la adquisicin por parte de Microsoft de Skype. Pero de momento tenemos que conformarnos con Lync. Esta herramienta una vez instalada nos facilitar la mensajera instantnea, comunicaciones de vdeo y voz as como la posibilidad de enviar archivos entre los usuarios. Una vez instalado Lync y tras intentar identificarme el sistema me ha pedido tambin la instalacin de un asistente para la identificacin con Office 365. Se trata de un pequeo programa que cuando nos conectamos nos ofrezca hacerlo con las credenciales de acceso a Office 365 de forma automtica. Esto slo lo tendremos que realizar la primera vez que nos identificamos.

El siguiente paso es la instalacin y configuraciones necesarias para el uso de Office 365 con MS Outlook y SharePoint en el escritorio. En mi caso utilizando la versin de MS Office 2007 me ha pedido instalar componentes adicionales para MS Outlook y para integrar Outlook con Lync, indicando que SharePoint no necesita ninguna configuracin extra. Se realiza a travs de un asistente que comprueba qu tenemos instalado en nuestro equipo y nos instala lo que necesitamos. Una vez realizados estos pasos ya tenemos una perfecta integracin entre las aplicaciones online de Office 365 y nuestras aplicaciones instaladas en local.

Tendremos que aadir nuestras credenciales de acceso a la cuenta de correo de Office 365 configurada en MS Outlook, que reconoce y configura sin ningn problema. Tambin nos crea un acceso directo a Office 365, que en realidad no es ms que una entrada en el men que nos llevar a la pantalla de identificacin de Offcie 365. Acceso directo o una entrada en favoritos, en este caso viene a ser lo mismo. Respecto a la edicin de documentos esta se realiza a travs de Office Web Apps. Dependiendo de la versin que tengamos contratada tendremos distintas funcionalidades. En el caso de edicin tendremos que tener en cuenta que lo que podemos hacer depende de los permisos de documentos y usuarios tengan en SharePoint. Es aqu, en el sitio de nuestra empresa donde se almacenan y ser el administrador el que configure distintos

perfiles para los usuarios, ya sean de consulta de los documentos, de edicin o de publicacin, por citar algunos. Podemos editar documentos online, de forma bsica, o utilizar para la edicin la versin que tengamos instalada de Microsoft Office. En este segundo caso necesitaremos tener las versiones de 2007 SP2 o del 2010. Para la mayora de los usuarios, los que utilizan ms la consulta y las opciones de edicin ms simples la versin online ser ms que suficiente. Pero este producto est enfocado a empresas donde una de las razones para utilizar Office es la productividad, por lo que los usuarios avanzados deberan apostar por la edicin en local para luego subir el documento modificado.

SharePoint Online en Office 365

Para los que no lo conozcan, SharePoint online lo podramos definir como una mezcla de lo que puede ser una Intranet con un repositorio documental. Todos los documentos estarn en en este lugar donde sern accesibles para los usuarios dependiendo de los permisos que les hayan concedido los administradores. Aqu tambin podemos crear calendarios o definir los flujos de trabajo que deben cumplir los documentos, por citar slo algunas de sus funciones.

Una de las cosas que podemos hacer con Offcie 365 es crear a travs de SharePoint Online la pgina web de nuestra organizacin. En este caso debemos saber cmo funciona SharePoint, que como gestor de contenido nos permitir editar a partir de unas cuantas plantillas. Es bastante flexible, dentro de un margen y si estamos habituados a utilizar este tipo de gestores y tenemos preparados los contenidos podremos crear nuestra pgina web en poco tiempo de manera rpida y con un buen resultado. Una de las cuestiones que deberemos tener en cuenta si utilizamos este gestor de contenidos para crear la pgina web ser la necesidad de utilizar SilverLight para la correcta visualizacin de la pgina creada. Si no hemos introducido muchos efectos no ser necesario, pero a poco que hayamos metido un vdeo o un carrusel de imgenes ser necesario. Eso s, la introduccin de contenidos multimedia es de lo ms cmodo.

Utilizacin de Office 365 online

Si queremos acceder a Office 365 desde cualquier dispositivo con cualquier sistema operativo podremos hacerlo siempre que tengamos un navegador compatible. La experiencia no es tan buena como debera. Por ejemplo, si tratamos de acceder desde Linux con Chrome como navegador. Desde Firefox 5.0 tampoco ha funcionado tan bien como debiera. Lo cierto es que sin SilverLight, o su equivalente para Linux, la experiencia pierde en rapidez y usabilidad. Esto desde Linux, porque si lo que necesitamos es hacerlo desde un equipo con Windows desde cualquiera de estos dos navegadores nos funcionar a la perfeccin. La edicin y carga de documentos se realiza de manera fluida. De esta manera podemos acceder a una edicin y consulta de documentos que tenemos almacenados en el repositorio de SharePoint, descargar documentos o subirlos desde nuestro equipo, siempre que tengamos los permisos pertinentes para ello.

Office 365 vs. Google Apps

Ahora lo que tendramos que ver si necesitamos una solucin de este tipo es por cual nos decantamos, Office 365 o Google Apps? Yo desde luego no tengo dudas. Me quedo con Office 365. Slo por SharePoint Online y las posibilidades que tiene en lo que respecta a compartir documentos, calendarios, etc. Y adems crear nuestra web merece la pena. Por no hablar de los flujos de trabajo que es uno de sus puntos fuertes. Aqu Google o trabaja fuerte o tiene la batalla perdida. En cuanto a precio las diferencias para las versiones bsicas son mnimas, un poco ms caro Office 365 pero nada que una empresa no pueda asumir. Si nos pasamos a versiones para empresas de mayor tamao lo cierto es que creo que aqu Microsoft compite consigo misma. Es decir, muchas organizaciones les gustara apostar por este modelo SaaS, aunque la alternativa de Google no acababa de convencer. Nos guste o no muchas empresas llevan aos casadas con Microsoft y es un matrimonio feliz, o por lo menos lo suficiente como para no romperlo y lanzarse en brazos de Google Apps. Por eso la alternativa para ellas de Office 365 puede ser muy bien recibida. Y lo cierto es que Google tambin ve esta amenaza. No en vano ayer lanz un artculo en su blog de empresas considerando 365 razones para utilizar Google Apps, que casualidad. Lo cierto es que en mi opinin les ha salido un duro competidor. Microsoft ha tardado en dar el salto a la nube, pero lo ha hecho realmente bien. Y el margen de mejora que tiene es todava grande. La compatibilidad de aprovechar la edicin en local u online segn las circunstancias es un modelo que muchas empresas estaban demandando y que Google no puede ofrecer, por el momento.