OASyS Informtica

Manual da Nota Fiscal Eletrnica 2.0.7

Manual desenvolvido pela OASyS Informtica, baseado na verso 2.0 da Nota Fiscal Eletrnica do SEFAZ.

Manual da Nota Fiscal Eletrnica 2.0

Sumrio
Ttulo
Introduo Nota Fiscal Eletrnica Como Configurar o Sistema Emissor de NF-e 2.0 Emitindo uma Nota Fiscal Eletrnica 2.0 - OASyS Enviando DANFE (XML) por E-mail Emitindo uma Nota Fiscal Eletrnica em Contingncia Cancelando uma Nota Fiscal Eletrnica Informaes Adicionais: Parmetros do OASYS para NF-e

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Introduo Nota Fiscal Eletrnica

A Nota fiscal eletrnica 2.0 j uma realidade e a partir de 01/01/2011 ser obrigatria para todas as empresas, conforme cronograma da Fazenda Federal, criando um novo modelo de operao e processos nas empresas.

muito importante que neste momento as empresas estejam atentas aos prazos que devem comear a emisso da NF-e. Devem estar muito prximas da sua contabilidade para discutir as mudanas no processo de emisso de notas fiscais e os prazos de implementao.

certo, que cada vez mais as empresas devero ter o seu departamento de faturamento bem estruturado, treinado em legislao fiscal, atento s emisses de nota, minimizando as ocorrncias de erro, pois a fiscalizao ser muito mais precisa e, portanto at mesmo aquelas situaes em que eventualmente o cliente no emite uma nota por um motivo ou outro ser de grande risco para a empresa.

De maneira simplificada, a empresa emissora de NF-e gerar um arquivo eletrnico contendo as informaes fiscais da operao comercial, o qual dever ser assinado digitalmente, de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. Este arquivo eletrnico, que corresponder Nota Fiscal Eletrnica (NF-e), ser ento transmitido pela Internet para a Secretaria da Fazenda de jurisdio do contribuinte que far uma pr-validao do arquivo e devolver um protocolo de recebimento (Autorizao de Uso), sem o qual no poder haver o trnsito da mercadoria.

Para acompanhar o trnsito da mercadoria ser impressa uma representao grfica simplificada da Nota Fiscal Eletrnica, intitulado DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica), em papel comum, em nica via, que conter impressa, em destaque, a chave de acesso para consulta da NF-e na Internet e um cdigo de barras bi-dimensional que facilitar a captura e a confirmao de informaes da NF-e pelas unidades fiscais.

Em casos de impossibilidade de transmisso do arquivo haver um plano de contingncia. A mercadoria no poder circular sem a transmisso do arquivo mesmo que no plano de contingncia.
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Para mais informaes consulte: http://www.fazenda.gov.br/confaz/

O que a empresa deve providenciar:

- Papel de segurana (papel moeda) para impresso do DANFE quando houver necessidade do plano de contingncia. - Possuir certificao digital.

Quais os cuidados que a Empresa deve estar atenta:

- As Empresas devero conhecer bem esse novo processo; - Devero ter pessoas que saibam o que esto fazendo, que conheam um mnimo da legislao fiscal; - Devero conhecer todo o processo, como enviar o arquivo, o que fazer em caso de impossibilidade de no transmisso do arquivo, o que certificao digital, qual a validade; - Revisar os cadastros de clientes, produtos, transportadoras porque o novo sistema fiscal muito mais criterioso com respeito aos dados cadastrais. - Guardar os arquivos XML das NF-e autorizadas pela Fazenda, por no mnimo 5 anos.

Como Configurar o Sistema Emissor de NF-e

Segue abaixo os passos necessrios para a aquisio da nota fiscal eletrnica e o processo de emisso, a partir do sistema OASYS. 1 Adquirir o certificado digital. A Nota Fiscal Eletrnica um arquivo digital, e para que tenha validade junto a Secretaria da Fazenda, ele deve ser "assinado eletronicamente". A assinatura digital, a garantia da autenticidade do arquivo eletrnico da nota fiscal, e prova que foi sua empresa que fez o envio da NF-e para o portal. Tipos de certificados: A1 Um ano de validade (Certificado em Arquivo). A3 Trs anos de validade (Certificado em Carto Magntico ou Token). Onde adquirir o certificado digital? Consulte o site: http://www.certisign.com.br Qual a funo do certificado digital? O certificado digital vai permitir que o sistema consiga "assinar eletronicamente" o arquivo da NF-e. 2 Credenciar a sua empresa no SEFAZ atravs do site: http://www.fazenda.sp.gov.br/nfe/credenciamento/credenciamento.asp Opes de credenciamento: - "Em homologao": Significa que ainda no sero enviadas notas oficialmente, e sim em modo de teste - isso ser feito em um primeiro momento at voc receber o treinamento de como emitir NF-e pelo nosso sistema. Sugerimos que voc faa este processo em conjunto com seu contabilista, pois ele a pessoa qualificada para este tipo de operao. - Em produo: Depois de realizados todos os testes necessrios de emisso de NF-e, faa a mudana de credenciamento para esta modalidade, neste caso a emisso de NF-e passar a ter validade jurdica. Obs.: Para a emisso em produo ser necessrio instalar o sistema Emissor do SEFAZ em modo de produo e tambm zerar as Notas Fiscais no sistema OASYS. Para esta mudana, entre em contato com o nosso Suporte OASYS. 3 Adquirir o sistema gestor com o mdulo de NF-e: http://www.fazenda.sp.gov.br/nfe/emissor.asp 4 Atualizar o sistema OASYS para a verso mais recente no site http://www.oasysitu.com/

5 Incluir no sistema OASYS no menu Utilitrios, Parmetros do Sistema. Clique no boto OASPARM e inclua na coluna CADNF o parmetro NFEVERSAO=2.0.7 OU. . . Entre no sistema OASyS, no menu Utilitrios, na opo Parmetros do Sistema. Clique em Sair. O sistema abrir a tela de Parmetros do Sistema, clique na aba Pgina 03, o campo Verso da Nfe. E digite 2.0.7. Sempre que modificar a verso, altere no sistema OASyS tambm. Para saber qual a verso que voc est utilizando do SEFAZ, entre nele, no SEFAZ (Emissor de Nota Fiscal Eletrnica), clique no menu Ajuda, na opo Sobre. Como a imagem abaixo:

Aparecer em vermelho: Verso...

6 Baixar e Instalar a tabela de cidades na pasta do sistema. (no site da OASYS, tem o link para baixar o arquivo). http://www.oasysitu.com/download/cidades.exe 7 Fazer o cadastro do emitente da nota fiscal eletrnica. Como fazer o cadastro do Emitente: A) Entre no sistema de Emissor de NF-e.

B) Mensagem do sistema do SEFAZ de Boas-Vindas.

C) Clique em Incluir para iniciar.

D) Preencher os campos com os dados da empresa.

E) Se desejar selecione a imagem do logotipo da sua empresa.

F) Verifique se as informaes esto corretas. Se sim, clique em Incluir.

G) O sistema retorna a tela de Cadastro de Emitentes.

H) Selecione o emitente desejado e clique no boto no rodap, Iniciar.

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8 Importar o Certificado Digital para o SEFAZ. Para importar o Certificado Digital para o SEFAZ, o Emitente precisa estar Iniciado. Em seguida, entre no menu Sistema e selecione a opo Certificados.

Selecione a Primeira opo Utilizar Repositrio de Certificados do Windows e em seguida clique no boto SALVAR.

Aparecer a mensagem: Certificado Salvo com sucesso!. Pronto, voc acaba de importar o seu certificado digital e configurar o seu emissor de Nota Fiscal eletrnica. Agora s fazer a emisso das suas Notas Fiscais eletrnicas.
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Emitindo uma Nota Fiscal Eletrnica 2.0 - OASYS

Bom, na Nota fiscal eletrnica 2.0, h uma diferena de emisso se a empresa optante pelo simples nacional ou no. Ento, se a vossa empresa optante pelo simples nacional, continue lendo abaixo, seno, v para a pgina 14 deste manual Empresas optantes pelo SIMPLES NACIONAL... 1 - Devem informar na Natureza de Operao Fiscal, que Optante do Simples Nacional. Para isso: 1 - alterar no sistema OASyS no menu FISCAL, 2 - entre Natureza de Operao Fiscal. 3 - Clique no boto Novo, ou selecione uma NATOP j existente que voc utilizar na Nota Fiscal e clique no boto MODIFICA. 4 - A pergunta Optante do SIMPLES NACIONAL? precisa estar como SIM. Conforme mostra a imagem abaixo.

Aps alterar, clique em grava, ou se a pergunta j estava respondida como SIM, somente clique no boto CANCELA.
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2 - Alterar a tabela de CSOSN (Cdigo de Situao da Operao no Simples Nacional) Para isso... 1 - Clique no menu FISCAL 2 - Entre em Cdigo da Situao Tributria. 3 - Clique no boto Novo, ou selecione uma Situao Tributria j existente que voc utilizar na Nota Fiscal e clique no boto MODIFICA. O sistema abrir uma tela, como mostra a imagem abaixo:

4 - Preencha o campo CST, 5 - Preencha a Descrio, 6 - e o campo CSOSN, voc ter que verificar com o escritrio de contabilidade de vossa empresa. Aps isso, 7 - responda as perguntas: Destaca ICM? e Destaca Substituio Tributria?. Obs.: Caso j tenha cadastrado a CST, basta apenas que seja informado o CSOSN correspondente. Depois clique no boto GRAVA.

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3 - Modificar a percentagem de Simples Nacional. Para isso, preciso: 1 - Entre no menu Utilitrios, 2 - Parmetros do Sistema 3 - O sistema pedir uma senha. Clique no boto SAIR. 4 - O OASyS abrir uma tela, clique na aba Pgina 2 e altere o campo %Simples, conforme o que a contabilidade de vossa empresa informar-lhe. Conforme demonstra a imagem abaixo:

Depois clique no boto GRAVA.

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A partir de agora, o procedimento o mesmo para empresas optantes pelo simples nacional e as que no so.

1 - O arquivo .txt da Nota Fiscal Eletrnica, gerado somente pelo sistema OASyS para Windows. Aps realizar as configuraes referentes ao sistema OASYS e ao sistema SEFAZ, vamos iniciar ento a emisso de uma nota fiscal eletrnica. Primeiro entre no sistema OASyS para Windows, v no cadastro de Notas Fiscais e selecione a Nota Fiscal desejada para emitir a NF-e. Selecione o boto de NF-e.

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Aps clicar no boto NFe, selecione a opo TESTE se ainda utiliza a emisso na verso de testes, seno deixe em branco. Ateno: A opo CONTINGNCIA somente dever ser marcada caso haja algum problema de comunicao do sistema SEFAZ com a base de dados da Secretaria da Fazenda na hora da transmisso da nota. (Consulte a pgina 17 deste manual para mais detalhes) Aps selecionar a forma de Emisso, clique no boto CONFIRMA.

Aps a confirmao aparecer uma mensagem indicando que foi gerado um arquivo da nota fiscal selecionada para a emisso de nota fiscal eletrnica, informar tambm o caminho onde este arquivo foi salvo, o arquivo salvo na pasta sistema OASyS (sist/integr/Nfe). Este caminho dever ser indicado na importao da nota para o sistema SEFAZ, este o nosso prximo passo.

A partir desta Etapa, os procedimentos sero feitos no sistema do SEFAZ.

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2 - Para fazer e importao do arquivo.txt ao SEFAZ: A) Entre no sistema do SEFAZ;

B) Selecione o emitente e clique em INICIAR, pois o Emitente precisa estar Iniciado.

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C) Entre em Sistema - Importar Arquivos.

D) Clique no boto LOCALIZAR e em seguida, selecione a pasta onde o sistema OASYS foi instalado, em NF-e. Aps isso, selecione o arquivo.txt da NF-e desejado e clique no boto IMPORTAR. Conforme ilustrado na imagem abaixo:

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Durante o processo de importao, aparecer uma janela que mostrar o progresso da importao do arquivo .txt da NF-e que est sendo importada.

Em seguida, o SEFAZ mostrar a concluso da importao do arquivo Nfe. Clique em FECHAR

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3 Depois de feito a importao do arquivo .txt no emissor da NF-e, entre no menu Notas Fiscais Gerenciar Notas e clique no boto PESQUISAR e selecionar a nota fiscal eletrnica desejada.

Aparecer esta janela do sistema emissor da NF-e. No preencha ou modifique nenhuma informao que j est preenchido, apenas clique no boto PESQUISAR.

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Em seguida, aparecer no sistema as Notas Fiscais a serem emitidas pelo emissor da NFe.

Selecione a Nota Fiscal Eletrnica desejada, ticando no quadradinho ao lado esquerdo da coluna Srie e em seguida siga os passos abaixo. 4 Selecione os botes no rodap da pgina para: A. Validar.

B. Assinar

C. Transmitir e, se desejar, clique em Pr-Visualizar a DANFE.

D. Aps receber o retorno do SEFAZ e estiver autorizado, imprimir o DANFE.

Obs.: O DANFE pode ser tambm enviado ao cliente por e-mail. Como?
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Enviando DANFE (XML) por E-mail

Para enviar a DANFE, ou seja, o arquivo XML por email... 1 - o email do cliente precisa estar cadastrado no Cadastro de Clientes. Para isso, clique no boto CLIENTES, ou entre no menu Vendas, Clientes. Clique no boto MODIFICA e no campo Obs. / E mail, preencha com o e-mail do cliente. 2 - A partir da verso 26.11.2010 do sistema OASyS, na tela de parmetros, h a opo de incluir o seu e-mail, juntamente com o SMTP, senha e a porta que ser utilizada para o envio do XML. Entre no menu Utilitrios, Parmetros do Sistema. Clique em Sair. E nesta tela que abrir, repare que nas duas ltimas linhas, h a opo para preencher com o e-mail, senha, SMTP e a porta, conforme a imagem abaixo.

Preencha estes dados, e clique em GRAVAR e depois pode sair desta tela. 3 - Agora entre no cadastro de Notas Fiscais, selecione uma nota fiscal desejada, e clique no boto NF-e. 4 - Voc se lembra daquela tela que est na pgina 15 deste manual, a ltima imagem desta pgina, onde est escrito que o arquivo .txt desta nota foi criado na pasta do sistema OASyS? Esta tela apareceu novamente, no ! No feche ela! 5 - Entre no programa do SEFAZ e faa novamente os passos das pginas 16, 17, 18, 19 e 20. 6 - Aps isso, verifique que h um boto chamado EXPORTAR..., conforme a imagem abaixo!

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Clique neste boto. 7 - Aparecer uma outra telinha...

Nesta tela, selecione o Arquivo XML, e clique no boto LOCALIZAR. Agora procure a pasta do sistema OASyS. Quando achar, clique na pasta NFE e em seguida XML, depois clique em OK. Aps isso, s clicar no boto EXPORTAR. 8 - Pronto, agora volte ao sistema OASyS, e clique em OK naquela tela do arquivo .txt. Aparecer mais uma telinha, agora perguntando se voc deseja enviar o XML por email. Pronto! Ou tambm, h uma outra forma de enviar o XML por e-mail. Depois de ger-lo e export-lo para a pasta do sistema OASyS, em NFE, XML, entre no cadastro de Notas Fiscais no sistema OASyS, selecione a NF desejada que j foi exportado o arquivo XML, e clique no boto Lista, (SEFAZ) Envia XML por e-mail. Conforme a imagem abaixo:

Obs.: Se esta funo no funcionar corretamente, verifique se a Porta para o envio de e-mails est correta, se o Firewall do Windows no est permitindo isso, ou at mesmo uma configurao do anti-vrus, mas em todo caso, chame um tcnico especializado e de confiana para realizar este procedimento.

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Emitindo uma Nota Fiscal Eletrnica em CONTINGNCIA

Depois de Assinar a nota digitalmente, o prximo passo Transmitir. Ao tentar transmitir a NFE para o SEFAZ, a transmisso no processada, talvez por falha na conexo com a internet ou falha no SEFAZ. O que fazer nesta situao? Poder alterar a NFE para tipo de Contingncia, que serve exatamente para estes casos. Este tipo de Contingncia libera a impresso da DANFE mesmo antes da transmisso, que pode ser feita posteriormente quando a conexo voltar ao normal. Mas ateno: Neste tipo de Contingncia a DANFE s poder ter validade se for impressa em Formulrio de Segurana (Papel Moeda). Veja os passos para alterar a NF-e para tipo de Contingncia: 1. Aps detectar que a nota no transmitida, clique em Detalhar, na prxima tela clique em Editar, e no campo Forma de Emisso selecione a opo Contingncia. Aps a alterao clique em Salvar. 2. Aps a alterao, a NFE volta situao de Digitao, portanto necessrio Validar e Assinar novamente. 3. Aps assinar veja que o boto Imprimir DANFE j est liberado. Certifique-se de que na sua impressora tenha colocado o Formulrio de Segurana (Papel Moeda) para imprimir. Ento clique no boto Imprimir DANFE. Encaminhe a DANFE junto com a mercadoria. A Transmisso pode ser feita posteriormente. 4. Quando a conexo for restabelecida no se esquea de Transmitir esta NFE de Contingncia para o SEFAZ, apenas a selecione e clique em Transmitir. Aps isso a situao mudar de Assinada para Autorizada. Pronto, aqui finalizamos o procedimento!

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Cancelando uma Nota Fiscal Eletrnica 2.0

Pela tela de Gerenciamento de NF-e: 1. Acessar o menu: Notas Fiscais Gerenciar Notas 2. Realizar a pesquisa pela(s) nota(s) com situao Autorizada que ser(o) cancelada(s). 3. Selecionar a(s) nota(s) a ser(em) assinada(s) e clicar em Cancelar NF-e 4. Escrever a Justificativa para o Cancelamento (mnimo 15 caracteres) 5. Na janela de seleo de Certificado Digital, escolher o Arquivo (para Certificado tipo A1), informando a senha, ou Repositrio (para Certificado tipo A3) 6. Aps a seleo, clicar em Selecionar 7. O software Emissor NF-e ir realizar a transmisso de solicitao de Cancelamento da NF-e para a SEFAZ correspondente, exibindo ao final a(s) NF-e(s) foi(ram) canceladas(s) com sucesso. Caso a(s) NF-e(s) foi cancelada(s), a situao passar para Cancelada.

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Informaes Adicionais: Parmetros* do OASYS para NFe

CADNF NFETESTE=S Verso 23/10/2009: Criamos este parmetro, para forar o sistema a sugerir a nota fiscal eletrnica de testes.

CADNF CLASSIF=N Verso 02/10/2009

Criamos este parmetro, para o sistema no colocar automaticamente as classificaes fiscais dos produtos nos dados adicionais da nota fiscal. Nessa verso os valores dos produtos de servios (MO/SE) passaram a ser destacados separadamente na Nota Fiscal Eletrnica.

CADNF NFEDRIVE=L Verso 23/10/2009:

Criamos este parmetro, onde L representa o disco da instalao do software administrador da nota fiscal eletrnica.

CADNF NFEDESCOM=S Verso 23/10/2009:

Criamos este parmetro, para imprimir a descrio comercial do produto (descrio adicional) na nota fiscal eletrnica.

CADNF ARREDIMP=N Verso 23/10/2009

Passamos a arredondar os valores dos impostos de ICMS, IPI e Substituio Tributria (produto a produto da nota), com duas casas decimais para compatibilizar o sistema com os arquivos do SEFAZ, em especial a Nota Fiscal Eletrnica. Porm, se o contador responsvel pela parte fiscal da empresa orientar que os arredondamentos devero permanecer com quatro casas decimais, como fazamos, at ento, apenas informe este parmetro. Nesse caso, os registros das notas fiscais arquivadas no sistema podero apresentar erros quando transferidos para o governo. Alm disso, ressaltamos que, para utilizao do sistema OASYS em conjunto com o SEFAZ, ser necessrio utilizar o mnimo possvel o campo MUDAR TOTAIS=S da tabela de natureza de operao fiscal e deixar com que o sistema OASYS calcule todos os valores das notas fiscais atravs da elaborao correta das tabelas fiscais.

CADNF BXCON=N Verso: 01/12/2009

No cadastro de notas fiscais do OASYS para Windows, quando a nota de sada no est vinculada a nenhum pedido, o sistema permite a baixa do estoque dos itens da nota e a criao das contas a receber relacionadas aos vencimentos da nota. Entretanto, se no desejar que essa baixa esteja disponvel, obrigando-se a fazer a baixa sempre pelo pedido, nesse caso, utilize esse parmetros para no gerar as contas na nota.

CADNF BXEST=N

No cadastro de notas fiscais do OASYS para Windows, quando a nota de

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Verso 01/12/2009

sada no est vinculada a nenhum pedido, o sistema permite a baixa do estoque dos itens da nota e a criao das contas a receber relacionadas aos vencimentos da nota. Entretanto, para no baixar o estoque dos itens da nota, voc pode utilizar esse parmetro, separadamente ou em conjunto com CADNF BXCON=N, sendo que, se utilizar ambos, o boto de baixa estar sempre congelado.

CADNF QTCALC=S Verso: 19/07/2010

Passamos a calcular o Peso Bruto na nota fiscal considerando a tabela de embalagens do mesmo modo como feito na ordem de expedio do pedido. Para que o sistema calcule tambm o volume, necessrio utilizar o parmetro CADNF QTCALC=S. Nas modificaes esses campos s sero recalculados se estiverem zerados.

OASYS SEPSUBT=S Verso: 19/07/2010

Criamos o parmetro OASYS SEPSUBT=S para o sistema destacar o valor da substituio tributria separado na primeira parcela dos vencimentos gerados nos pedidos de venda e nas notas fiscais. J existia o parmetro OASYS SEPFRET=S que separa o valor do frete na primeira parcela.

RELNF VERSUBT=S Verso: 19/07/2010

Se existir o parmetro RELNF VERSUBT=S, ento o sistema ir enviar para a NF-e uma linha adicional a cada produto com os valores da substituio tributria individual.

RELNF NCM=S Verso 14/12/2009

A partir de janeiro de 2010 ser obrigatria a apresentao das "duas primeiras posies" da classificao fiscal do produto na nota fiscal; sendo assim, criamos este parmetro para mostrar essa informao na linha do produto. Se estiver utilizando a nota fiscal padro do sistema, a classificao inteira ser impressa, portanto, ser necessria a reconfigurao da sua nota nos parmetros do OASyS para Windows.

*Todos estes parmetros podem ser inclusos no sistema OASYS, no menu Utilitrios, Parmetros do Sistema. Clique no boto Sair, aps isso, ele te abrir uma tela. Clique no boto ?OASPARM e inclua os parmetros. Obs.: No se esquea de antes de sair, salvar o arquivo.

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