Unidad 1: Enfoques de Bases de Datos. 1.

1 Enfoque tradicional de procesamiento de datos Las organizaciones al incorporar sistemas de informacin administrativa, lo hacen con el fin de resolver problemas puntuales que apoyen la toma de decisiones. La planificacin de un SIA utiliza dos enfoques tradicionales denominados enfoque por agregacin y enfoque de base de datos. Para iniciar el tema es necesario que demos una mirada introductoria a algunos c onceptos elementales de anlisis de sistemas tradicionales que son la base para un a adecuada comprensin del enfoque por agregacin y del enfoque de base de datos. Las Empresas e Instituciones, organizan su estructura interna en pos de la efic iencia tecnolgica, econmica y administrativa para alcanzar los objetivos y metas q ue justifican su existencia como tal. Esto determina la bsqueda de herramientas tcnicas y metodolgicas que faciliten el proceso de toma de decisiones. Los sistema s de informacin administrativos, SIA, son las herramientas que apoyan la toma de decisiones. Qu es un Sistema de Informacin Administrativo? Se entiende por SIA, las personas, estructura organizacional, mquinas manuales y computarizadas, procedimientos administrativos, recursos logsticos, que en su con junto tienen como finalidad la recoleccin, clasificacin, preparacin, almacenamiento , modificacin, actualizacin, recuperacin y transmisin de datos que apoyan la toma d e decisiones en la organizacin. Recursos logsticos: Los recursos logsticos son los que permiten cumplir la transformacin de los datos . En general estos recursos son de tipo humano, fsicos, equipos computacionales , software, datos histricos, algoritmos y procedimientos, que posibilitan guiar l a secuencia y la forma de diferentes acciones que determinan la forma en que se transforman los datos Procesos de transformacin: Se nutren de datos de entrada y recursos logsticos que logren la transformacin de los datos.

Datos de entrada: Los datos de entrada se obtienen de tres vertientes, datos primarios o los prov enientes de procesos internos, de datos obtenidos de cmo se tomaron las decision es pasadas y desde los resultados de las acciones llevadas a buen termino por la organizacin. Objetivos y Metas: Toda empresa debe cumplir sus metas y objetivos, de lo contrario no se justifica , por tanto debe cautelar que los resultados de la gestin de cada uno de los nive les administrativos de la organizacin sea lo ms eficiente y efectiva posible. Las metas y objetivos son el resultado de acciones generadas por decisiones tomadas por los diferentes niveles de la estructura de toma de decisiones. Toma de decisiones: Las decisiones que se adoptan a travs del proceso de toma de decisiones son apoya das y los problemas que surgen son enfrentados con informacin ( relevante y oport

una). Procedimientos administrativos: Para llevar a buen fin las actividades administrativas mencionadas la organizacin implementa un conjunto de procedimientos administrativos. Toma de decisiones y Sias La toma de decisiones en un SIA se establece en tres niveles, las estructuradas o programables, las semi-estructuradas, las no estructuradas o no programables. En al marco de la toma de decisiones estructuradas se desarrollan modelos reglad os que establecen la forma de tomar las decisiones.

Datos de entrada: Los datos de entrada se obtienen de tres vertientes, datos primarios o los prov enientes de procesos internos, de datos obtenidos de cmo se tomaron las decision es pasadas y desde los resultados de las acciones llevadas a buen termino por la organizacin. Objetivos y Metas: Toda empresa debe cumplir sus metas y objetivos, de lo contrario no se justifica , por tanto debe cautelar que los resultados de la gestin de cada uno de los nive les administrativos de la organizacin sea lo ms eficiente y efectiva posible. Las metas y objetivos son el resultado de acciones generadas por decisiones tomadas por los diferentes niveles de la estructura de toma de decisiones. Toma de decisiones: Las decisiones que se adoptan a travs del proceso de toma de decisiones son apoya das y los problemas que surgen son enfrentados con informacin ( relevante y oport una). Procedimientos administrativos: Para llevar a buen fin las actividades administrativas mencionadas la organizacin implementa un conjunto de procedimientos administrativos. Toma de decisiones y Sias La toma de decisiones en un SIA se establece en tres niveles, las estructuradas o programables, las semi-estructuradas, las no estructuradas o no programables. En al marco de la toma de decisiones estructuradas se desarrollan modelos reglad os que establecen la forma de tomar las decisiones.

5.

El SIA provee todos los procedimientos administrativos y documentacin nec

esaria que hacen posible operar las diferentes actividades del SIA. Enfoque por agregacin Cuando la organizacin implementa los SIAS por primera vez lo hacen para resolver problemas puntuales que apoyan la toma de decisiones y controlar el logro de sus metas y objetivos. Ahora la planificacin para el desarrollo de un SIA que aplica el enfoque por agre gacin, se caracteriza por implementar SIAS puntuales independientes uno de otros con una interaccin mnima entre ellos y que apenas comparten recursos. Estos SIAS p untuales se desarrollan uno sobre el otro a medida que se van necesitando, orig inando problemas como la conocida duplicidad de informacin. La expansin de las organizaciones produce naturalmente la evolucin progresiva de l os SIAS, implicando problemas puntuales de procesamiento de informacin ( cuellos de botella), al desarrollar estas soluciones bajo el enfoque por agregacin se han producido los siguientes inconvenientes: 1. Los SIAS se desarrollan en forma independiente entre s, sin compartir rec ursos ni interaccin. 2. Se produce consecuentemente duplicidad de informacin, un dato se encuentr a en varios archivos. 3. Se produce como corolario de lo anterior problemas con la consistencia d e la informacin ya que los datos duplicados no sern actualizados al mismo tiempo. 4. Adems la responsabilidad de la actualizacin de estos datos recae en mucha s personas. Otras consecuencias relativas al contexto de los datos: 1. Los datos satisfacen SIAS que responden a necesidades especificas del rea , departamento o funcin de la organizacin. 2. Pueden existir datos con la misma denominacin pero con valores distintos por provenir de fuentes distintas, ser interpretados en forma distinta, poseer p rocesos de actualizacin que obedezcan a acontecimientos distintos. 3. Los mismos datos pueden derivar en resultados diferentes dependiendo del SIA y sus procesos. Respecto del diseo de los SIAS aplicando el enfoque por agregacin, surgen las sigu ientes consecuencias:

Sobre el diseo lgico: 1. Al disear un SIA bajo este enfoque resulta compleja la delimitacin del mis mo, dado que las funciones administrativas estn interrelacionadas entre s. 2. Los datos se encuentran distribuidos en diversos SIAS, lo que implica di ficultades al momento de establecer las fuentes de informacin u origen de datos p ara el sistema. 3. Aumenta la necesidad de relacionar los datos para satisfacer nuevos requ erimientos. 4. La identificacin y caracterizacin de datos se vuelve inorgnico. 5. S complejiza el diseo de procedimientos administrativos.

Respecto del diseo fsico: 1. Implica la creacin de nuevos archivos con datos ya existentes en otros, a s como nuevos datos. 2. El uso de diferentes lenguajes de programacin produce incompatibilidad en los formatos de almacenaje. 3. Al modificar programas de aplicacin generalmente es necesario modificar t ambin sus archivos de datos influyendo a otros programas que usan los mismos arch ivos. Sistema de procesamiento de archivos En la dcada del 60 el tratamiento de la informacin se caracteriz por la aplicacin de programas denominados BALANCE LINE, que se caracterizan por operar con dos tipo s de archivos clsicos de la poca, denominados archivos maestros y de transacciones . La lgica de operacin de este tipo de programa conocidos hoy como pareo de archi vos se basa en la actualizacin de uno o ms archivos maestros a partir de uno o ms archivo de transacciones. Es el caso de una cuenta corriente y sus movimientos r espectivamente. Otro programa de esta era de los sistemas de procesamiento de archivos es el con ocido corte de control, aplicado para producir informes de acuerdo a un criterio de agrupamiento de datos. Es el caso de la cartola mensual de una cuenta corrie nte, all las transacciones u operaciones son ordenadas por fecha. Desventajas del enfoque tradicional de datos 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Redundancia no controlada Inconsistencia de datos Inflexibilidad Escasa posibilidad de compartir datos Pobre estandarizacin Baja productividad del programador Excesiva Mantencin

1.2

Enfoque de bases de datos

Elementos del enfoque de Banco de Datos: La administracin, control y uso de los datos en la organizacin basado al enfoque de base de datos se rige de acuerdo a los siguientes consideraciones: Los datos de la organizacin son contemplados como un recurso fundamental de esta, del mismo modo que el capital, los recursos humanos y otros. Por lo tanto se le da un manejo, control y uso eficiente y efectivo. En consecuencia se requiere un nivel de decisiones dentro de la organizacin cuya responsabilidad sea administrar el recurso informacin. Todos los datos de la informacin se encuentran almacenados en archivos centraliza dos, que permiten el acceso de las aplicaciones que las necesitan. Los archivos centralizados son accesibles por las aplicaciones y los usuarios se gn sus necesidades.

Contempla un sistema de identificacin, descripcin y definicin de los datos de la o rganizacin. Incluye dispositivos de acceso directo y pantallas que facilitan la interrogacin por parte del usuario. Permite establecer distintos tipos de usuarios con distintos tipos de accesos ce ntralizados. Incluye software que facilita la interrogacin de la base de datos para los distin tos niveles de usuarios. Implementa condiciones de seguridad e integridad de los datos y procedimientos d e recuperacin de datos en caso de error. Comprende un almacn centralizado que incluye toda la informacin necesaria de los d atos de la base de datos con el fin de evitar problemas en su administracin a pro gramadores, analistas de sistemas y otros especialistas. Implementacin del enfoque de Banco de Datos: Antes de contemplar los elementos del enfoque de base de datos es necesario exam inar las funciones que deben incluirse en la implementacin de este enfoque. Para la implementacin del enfoque de base de datos se debe distinguir las siguientes f unciones:

1. Administracin de la informacin: Encargada de caracterizar, identificar y estandarizar los datos contemplados par a la base de datos 2. Almacenamiento de datos: Centraliza los datos de la base de datos en archivos integrados, que genricamente se denominan base de datos. 3. Supervisin del almacenamiento y recuperacin de los datos: Proporciona las facilidades necesarias para definir, acceder, manejar, recuperar y controlar los datos que se encuentran en la base de datos. Esta funcin es apoy ada por el denominado SABD sigla de sistema administrador de base de datos, este software interacta fuertemente con el sistema operativo. 4. Administracin de la implementacin computacional de la base de datos: Identifica, caracteriza, estructura y estandariza computacionalmente aquellos da tos que nutren la base de datos y que estarn bajo el control del SABD, por lo cua l se llama ASABD, es decir administrador el SABD. Esta funcin adems se encarga de administrar el hardware y software asociado que permite operar al SABD, as como a quellos archivos que este origina. 5. Demanda:

Debe agrupar todos los usuarios de la base de datos, que aprovechan las facilida des provistas por el SABD. Se entiende por usuarios a los que toman decisiones, los sistemas de informacin administrativos, los programadores, analistas de siste mas y otros. Elementos del enfoque: A. Administrador de la Informacin (AI): El administrador de la informacin debe identificar, caracterizar y controlar los datos incluidos en la base de datos, tal que los usuarios finales encuentren en ella los datos necesarios para la toma de decisiones y los SIAS encuentren los d atos para opera. El AI centraliza los datos evitando la duplicidad descontrolada , ambigedad e inconsistencias de la informacin.

Las actividades del AI: 1. Determinar y estructurar los requerimientos de informacin de los usuarios . 2. Especificar los requerimientos de Informacin. 3. Disear los procedimientos administrativos para que los usuarios puedan ut ilizar los datos de la base de datos y del diccionario de datos. ( que contiene identificacin, caracterizacin y estructura de los datos de la base de datos) En la determinacin de requerimientos de informacin el AI tiene en cuenta que la cr eacin y Mantencin de la base de datos debe ser segura, confiable y fiable. Entre l as actividades del AI para identificar la informacin a incluir en la base de dato s estn: 1. 2. 3. s. 4. Determinacin de las necesidades de informacin de cada usuario. Establecimiento de estndares o medidas de los datos de la base de datos. Determinacin, anlisis y filtrado de los datos a incluir en la base de dato Producir un inventario de los datos incluidos en la base de datos.

En la especificacin de requerimientos el AI, en conjunto con usuarios y el ASABD, identifica y caracteriza los datos que irn en la BD, documentndolos de manera unvo ca mediante el diccionario de datos, el cual se transforma en la fuente de infor macin que tiene la organizacin, en cuanto a la disponibilidad de datos. La especi ficacin de requerimientos de informacin se realiza a travs del diccionario de datos , cuya Mantencin y uso es responsabilidad del AI. El diseo de procedimientos administrativos realizado por el AI esta dirigido a: 1. Definicin y control de estndares para la identificacin y caracterizacin de l os datos a incluir en la base de datos 2. Modificacin de la estructura de la base de datos. 3. Procedimientos para el manejo y acceso de los datos. 4. Determinacin de responsabilidades sobre ciertos datos, de manera de asegu rar la confiabilidad de los valores asignados a cada dato. 5. Determinacin de procedimientos que regulen el acceso, lectura, insercin, m odificacin y eliminacin de datos de la BD. 6. Determinacin de procedimientos que permitan al AI conocer el uso dado a l

os datos de la base de datos. 7. Analizar las alternativas costo / beneficio para la organizacin acerca de tener una base de datos que satisfaga los requerimientos de todos los usuarios. 8. Analizar los errores encontrados por los usuarios, con el fin de colabor ar en futuras reestructuraciones de la base de datos.

Elementos de una Base de Datos: Los elementos de una base de datos son los archivos integrados y l catlogo. Se entiende por archivos integrados aquellos archivos que han sido modelados y e structurados de tal forma que se encuentran relacionados entre s permitiendo su i nterrogacin. Los SABD proporcionan las herramientas necesaria para la produccin de este tipo de archivos, denominadas lenguajes de definicin de datos ( LDD), adems de lenguajes de manipulacin de datos ( LMD) para interrogar la base de datos. El catlogo es un archivo creado y mantenido por el SABD, en el que se mantienen l as caractersticas fsicas de los datos de la base de datos. Estas caractersticas son usadas por el SABD en la traduccin y ejecucin de aplicaciones computacionales. l c atlogo es producido por un conjunto de rutinas del SABD mediante las descripcione s proporcionadas por el ASABD. Para ser accesado por otro conjunto de rutinas pa ra efectos de su mantencin y lectura. En general la descripcin de los datos almac enados en l catlogo incluye: nombre del dato, tipo, largo, nivel de seguridad, fec ha de origen, archivo de residencia, modo de acceso y almacenamiento. B. Administrador de SABD La persona encargada de esta funcin tiene la responsabilidad de la implementacin y operacin del SABD. El ASABD administra el producto de software denominado SABD, realiza la creacin fsica y Mantencin de la base de datos. 1. Las principales responsabilidades del ASABD son las siguientes: 2. Desarrollo, estructuracin y crecimiento de la base de datos de acuerdo a las facilidades del SABD y la situacin de la organizacin. 3. Habilitacin de facilidades que originen una optima implementacin del SABD, como interfaz de usuarios, mecanismos de seguridad, integridad, privacidad, val idacin, verificacin entre otros. 4. Supervisin del uso dado por el usuario de las facilidades otorgadas por e l SABD. 5. Preparacin y difusin de procedimientos para la operacin del SABD. 6. Asistencia tcnica a los usuarios del SABD 7. Medicin peridica del desempeo del SABD. El ASABD, en conjunto con el AI deben determinar como traducir y satisfacer los requerimientos de informacin de los usuarios. Para ello, previo a la implementacin del SABD, tanto el ASABD como el AI tienen las siguientes responsabilidades: 1. 2. Producir el inventario de datos de la organizacin. Coordinar el manejo y seguridad de los datos.

Beneficios y riesgos de usar Banco de Datos. Un banco de datos esta constituido por todos los datos formales, relevantes para la toma de decisiones. Los datos del banco de datos se encuentran dispersos en la organizacin soportados en diversos medios, como, archivadores, formularios, do cumentos, dispositivos de almacenamiento digital y otros. La os er de base de datos se constituye por todos los datos del banco de datos, almacenad en archivos centralizados altamente disciplinados, de tal forma que puedan s requeridos de diversas maneras lgicas, con el fin de satisfacer las consultas los distintos usuarios de la base de datos.

Los beneficios del banco de datos son amplios y casi innumerables, el banco de d atos como se sealo en l prrafos anteriores representa toda la informacin relevante y formalizada de la organizacin, entindase por datos de la constitucin de la empres a hasta los relativos al pago de patentes pasando por datos de acreedores y deud ores. El riesgo del banco de datos es que el volumen de informacin va aumentando paulat inamente y se hace inmanejable si no es vertida a un sistema de base de datos. 1.3 Concepto Data Warehouse

La traduccin literal es almacenamiento de datos. Como es sabido existen m uchos lugares donde podemos buscar datos, pero ha surgido la idea que exista un mayorista al interior de la empresa que acumule toda la informacin, bodega de dat os inteligente. Existen muchas definiciones de DW, pero la ms completa es la de Bill Inmn, la cual dice: Data Warehouse es una tecnologa orientada a temas especficos, integr ada, variante con el tiempo y es una coleccin no voltil que soporta la administrac in del proceso de toma de decisiones dentro de las organizaciones Cundo y porqu nace? Da a da van surgiendo nuevos problemas en una organizacin y junto a ello nu evas formas de solucionarlos, la idea de DW data de hace mucho tiempo pero la ra zn de que hoy da sea un tema de actualidad es que hoy existen tecnologas de HW y S W suficientemente poderosas para depurar esta informacin. l porque se asocia a la necesidad de mejorar la informacin analtica a travs de un medio computacional, la mayora de la informacin til en una empresa

est encerrada en viejas aplicaciones y los usuarios crean que bastaba con crear n uevas formas de acceso pero no es as porque adems tienen las siguientes caracterst icas, complejidad en la estructura de los sistemas, diseo de sistemas orientados al rendimiento ptimo, informacin dependiente, informacin a menudo dispersa en mltipl es o diversos sistemas, definicin inconsistente y la solucin fue crear un almacn de datos, en el cual los datos fueran transformados, integrados y cargados a un di spositivo en donde tuvieran sentido para aquellas personas que lo necesiten como soporte a la toma de decisiones. Su creacin se ha estimulado gracias a la necesidad de sistemas de informacin que a poyen la toma de decisiones de una organizacin.