FORMATO UNICO ACTA DE INFORME DE GESTIN (Ley 951 de marzo 31 de 2005) 1. DATOS GENERALES: A.

NOMBRE DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE QUE ENTREGA ESTHER ADRIANA DIAZ OSSA B. CARGO JEFE OFICINA ASESORA DE CONTROL Y ASUNTOS INTERNOS C. ENTIDAD (RAZON SOCIAL) ALCALDIA MUNICIPAL DE TABIO D. CIUDAD Y FECHA SEPTIEMBRE 20 DE 2010 E. FECHA DE INICIO DE LA GESTIN ENERO 4 DE 2008 F. CONDICIN DE LA PRESENTACIN: RETIRO ____ SEPARACIN DEL CARGO ___X_ RATIFICACIN_____ G. FECHA DE RETIRO, SEPARACIN DEL CARGO O RATIFICACIN

2. INFORME RESUMIDO O EJECUTIVO DE LA GESTIN:

Frente a las actividades que la suscrita realiz desde el 4 de enero de 2008 hasta el 15 de septiembre de 2010 para la implementacin del MECI, se sealan: 1. CONFORMACIN DE UN NUEVO EQUIPO OPERATIVO MECI EN FEBRERO DE 2008, que ha permitido que personal de carrera se vincule al proceso de implementacin del Modelo Estndar de Control Interno y replique en el tiempo los conocimientos adquiridos. EN EL COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL: Se expidi la resolucin No. 291 de octubre 14 de 2008 por medio de la cual se modifica la resolucin No. 915 de 2004 que expidi el Cdigo de tica para la administracin municipal de Tabio, se encuentra una carpeta con los soportes de las respectivas actas elaboradas por la Secretarias de la administracin donde constan los aportes de cada uno de los funcionarios frente a los principios y valores que deben regir a la administracin municipal. El proceso de socializacin del mencionado cdigo de tica se realizo a travs de OCTABIO, la hormiga representativa de la eficacia, eficiencia y efectividad de la administracin en afiches y calendarios que se muestran a continuacin

INICIO DEL PROYECTO CON LA CAMPAA DE EXPECTATIVA: UN NUEVO ALIADO LLEGARA Y EN TU MENTE SIEMPRE ESTARA!!!

LLEGADA DE OCTABIO A LA ALCALDIA MUNICIPAL

SOCILIZACION A TRAVES DE AFICHES PARA TODAS LAS DEPENDENCIAS DEL CODIGO DE ETICA

CALENDARIO DE OCTABIO QUE CONTIENE LOS PRINCIPIOS Y VALORES MES A MES

Resolucin No. 211 de agosto 25 de 2008, por medio de la cual se establecen las polticas de desarrollo del talento humano en la alcalda municipal de Tabio socializado a travs de Octabio y adicionando componentes en el plan que otorgaban mayor importancia al funcionario y no a las funciones que desempeaba, este trabajo se dio a conocer en reunin a cada funcionario y se le pidi que realizar las observaciones que consideraba importantes para tener en cuenta. Dentro del Plan Estratgico de talento humano, se aplic el programa CULTIVEMOS LA PAZ EN FAMILIA, elaborado por ASOCOLFLORES, donde dos funcionarios de la administracin se prepararon como facilitadores de procesos sociales (estos funcionarios son: LIDIA PATRICIA CORREA HERNANDEZ, Trabajadora social de la Comisaria de Familia y ESTHER ADRIANA DIAZ OSSA, Jefe de la Oficina Asesora de Control y Asuntos Internos) y una vez al mes reunieron a 30 funcionarios para capacitarlos en cultura de paz y mtodos alternativos de solucin de conflictos, desde el mes de julio de 2008 a septiembre 15 de 2010 se han realizado 60 talleres soportados debidamente con el listado de invitacin y el listado de asistencia. Este proceso ha mejorado notablemente la comunicacin e informacin al interior de la entidad y al aplicar los funcionarios las tcnicas all impartidas en su hogar, las relaciones familiares conflictivas han disminuido notablemente, mejorando la eficacia y eficiencia de los trabajadores y el clima laboral en el que se desarrollan las actividades diariamente. De los resultados obtenidos con el programa cultivemos la paz en familia se ha elaborado una sistematizacin que refleja las ganancias que se obtienen al implementar este programa con los funcionarios y contratistas de una administracin municipal.

PLAN ESTRATEGICO DE TALENTO HUMANO DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL.

Resolucin No. 213 de agosto 25 de 2008 por medio de la cual se adopta el estilo de direccin para el periodo 2008 2011. ESTILO CONSULTIVO (alto control y alto nivel de intervencin personal): el estilo consultivo permite que el Directivo est comunicado activamente con aquellos que le reportan la planeacin de su trabajo, mientras que mantienen la mayor responsabilidad en la toma de decisiones). Resolucin No. 212 de agoto 25 de 2008 por medio de la cual se establece el plan de incentivos pecuniarios y no pecuniarios para los empleados del municipio de Tabio. Actas de compromiso debidamente firmadas entre el Alcalde Municipal, la alta direccin y el equipo operativo MECI para trabajar conjuntamente en la implementacin del Modelo Estndar de Control Interno. EN EL COMPONENTE DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO: Una vez completo y socializado el ambiente control, se continuo con el direccionamiento estratgico, en el plan estratgico de talento humano se haba socializado el Plan de Desarrollo, los planes de accin y el estilo de direccin del Alcalde Municipal, as que se decidi elaborar el mapa de procesos y procedimientos con Octabio y se reparti el mismo a todos los funcionarios de la administracin para que lo tuvieran a la mano y conocieran los procesos de nuestra alcalda, en el mismo sentido, el manual de funciones se modific de acuerdo con un estudio de cargas laborales y la reestructuracin administrativa y a travs de un juego de roles donde se intercambiaban papeles entre los secretarios de despacho cada funcionario fue conociendo correctamente y a travs de actividades ldicorecreativas las funciones que deba desempear y como deba hacerlo.

MAPA DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL

MAPA DE PROCESOS
PROCESOS ESTRATEGICOS DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO Y DE SERVICIOS PROCESOS MISIONALES CIUDADANOS QUE DEMANDAN SERVICIOS CIUDADANOS CON SERVICIOS CIUDADANOS CON SERVICIOS GARANTIZADOS GARANTIZADOS
COMUNICACIONES

EVALUACIN Y MEJORA DE LA GESTIN

SERVICIOS PBLICOS DOMICILIARIOS DESARROLLO ECONMICO Y TURISMO DESARROLLO AGROPECUARIO INFRAESTRUCTURA Y MEDIO AMBIENTE PROMOCIN DE LA CULTURA PROMOCIN DEL DEPORTE Y LA RECREACIN

PROCESOS DE APOYO
GESTIN FINANCIERA GESTIN ADMINISTRATIVA GESTIN JURDICA

En la actualidad y por asesora de la firma consultora ICG, dentro del proyecto de mejora de la gestin local de la Corporacin Andina de Fomento, se reestructurar el mapa de procesos separando los procesos misionales de infraestructura y medio ambiente y desarrollo econmico y turismo, quedando de la siguiente forma el mapa de procesos y procedimientos:

MAPA DE PROCESOS
PROCESOS ESTRATEGICOS DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO Y DE SERVICIOS PROCESOS MISIONALES
DESARROLLO SOCIAL

EVALUACIN Y MEJORA DE LA GESTIN

CIUDADANOS QUE DEMANDAN SERVICIOS

SERVICIOS PBLICOS DOMICILIARIOS DESARROLLO ECONMICO DESARROLLO AGROPECUARIO INFRAESTRUCTURA PROMOCIN DE LA CULTURA PROMOCIN DEL DEPORTE Y LA RECREACIN DESARROLLO TURISTICO DESARROLLO MEDIO AMBIENTAL

PROCESOS DE APOYO
GESTIN FINANCIERA GESTIN ADMINISTRATIVA GESTIN JURDICA COMUNICACIONES

FRENTE A LA ADMINISTRACION DEL RIESGO: Pasando al componente de administracin del riesgo y una vez elaborado y actualizado el mapa de riesgos, se socializo con la Alta Direccin y todos los funcionarios, sin embargo aun no se haba construido la hoja de vida para cada riesgo y era imposible elaborar a travs de un proceso sencillo los indicadores formulados y en operacin para los riesgos. Por eso se dise el programa SIGPRO 1.0, que tambin es un programa aplicado al manual de procesos y procedimientos.

CIUDADANOS CON SERVICIOS GARANTIZADOS

QUE ES SIGPRO 1.0? El Sistema de Indicadores de Gestin por Procesos y Procedimientos (SIGPRO) 1.0 es un aplicativo desarrollado en Microsoft Access, en el cual se pueden crear indicadores de Eficiencia Eficacia y Efectividad de acuerdo a lo planteado como objetivo dentro de cada proceso y procedimiento. Con este Sistema se puede llevar un control de los indicadores creados para cada uno de los procesos y procedimientos: Despus de que se tenga completa la informacin para un indicador se puede generar la hoja de vida de dicho indicador: Adems de permitir crear indicadores y llevar su control el sistema permite hacer el seguimiento a la evaluacin de cada uno de los Indicadores Creados: Tan pronto se introduzcan los datos de la evaluacin del indicador, de acuerdo a su periodo de evaluacin, estos aparecen en la hoja de vida, con la grfica respectiva del comportamiento del indicador: SIGPRO es un aplicativo sencillo para la creacin, control y seguimiento de indicadores por procesos y procedimientos. FRENTE A LAS ACTIVIDADES DE CONTROL: Frente a estas actividades, se actualizo el manual de procesos y procedimientos, se elabor la hoja de vida de cada proceso y procedimiento y en la actualidad se est verificando su cumplimiento. Queda pendiente actualizar el mapa de procesos y procedimientos con la separacin de los procesos misionales de turismo y medio ambiente y adecuar segn los resultados de las auditorias que se realizaran en diciembre el manual de procesos y procedimientos. FRENTE A LAS POLITICAS DE INFORMACION PRIMARIA Y SECUNDARIA: Frente a las polticas de informacin primaria y secundaria, pertenecientes al componente de informacin, tuvimos la fortuna de recibir de la Ingeniera CLEMENCIA GONZALEZ FAJARDO de la Escuela Colombiana de Ingeniera, una matriz de diagnostico para los grupos de inters o STAKEHOLDERS, como un puente para el desarrollo practico de la tica empresarial y de la responsabilidad social empresarial, esto nos orient al establecimiento de relaciones equilibradas con nuestros grupos de inters permitindonos evaluarlos y graficar su importancia. Adicionalmente, el proyecto de mejora de la gestin local que la Corporacin Andina de Fomento implemento en el municipio de Tabio ha establecido unas estrategias para mejorar la informacin primaria y secundaria en el municipio, estas estrategias se encuentran en el manual corporativo de la Alcalda Municipal. Actualmente el grupo MECI se encuentra capacitado para formular a travs del software MIC MAC proyectos que permitan mejorar los procesos de informacin y comunicacin de la administracin municipal.

TRAMITES DE QUEJAS Y RECLAMOS POR PARTE DE LA OFICINA ASESORA DE CONTROL Y ASUNTOS INTERNOS 1. OBJETIVO: Recibir escrita o verbalmente y tramitar las quejas, reclamos y sugerencias que manifiesten los usuarios, el recurso humano de la administracin municipal y la comunidad, relacionados con los servicios prestados y proponer acciones tendientes a la mejora de los mismos 2. ALCANCE: Aplica para la recepcin de las quejas, reclamos y sugerencias que los Usuarios, los funcionarios de la administracin y la comunidad presenten de manera verbal o escrita a la administracin y para la atencin oportuna y eficiente de las mismas. Se entiende por queja verbal, aquella que se recepciona y se transcribe computador exactamente como es expuesta por el usuario, funcionario y/o la comunidad y es firmada por quien interpone la queja una vez leda y aprobada. Instalacin buzones de sugerencias abril de 2008. Los usuarios son atendidos con mayor cordialidad y respeto, se ha inculcado dentro de la cultura institucional que la imagen que muestra un funcionario sea positiva o negativa hacia los usuarios es el reflejo de toda la administracin por lo que el tener buzones de sugerencia en cada secretaria de la administracin ha permitido corregir fallas en la prestacin del servicio.

COMIT GOBIERNO EN LINEA TERRITORIAL

La Carpeta No. 21 - Documentacin original Gobierno en lnea (100 folios), contiene el acuerdo de creacin del Comit de Gobierno en lnea, se han venido adelantando varias reuniones con el equipo, sin embargo para este ao solo se han adelantando acciones por parte de la oficina de control y asuntos internos en el sentido de oficiar a los secretarios para mantener actualizada la pagina web, en el caso de manejo de tramites el encargado es William Mauricio luque.

ELABORACION INFORMES DE GESTION AOS 2008- 2009 La Oficina Asesora de Control y Asuntos Internos por ser la encargada de gran parte de la estrategia de informacion y comunicacin del municipio, es la responsable al final de cada ao de elaborar el informe de gestion de todas las secretarias, solicitar el soporte fotografico de las acciones y trabajar conjuntamente con el diseador grafico elegido para sacar el documento a la comunidad. Adicionalmente coordina todo lo relacionado con la rendicion publica de cuentas en asocio con la Oficina Asesora de Planeacion.

ACTUALIZACION PAGINA WEB DEL MUNICIPIO La Oficina asesora de control y asuntos internos desde el ao 2008 ha sido la encargada de alimentar la pagina web del municipio, si bien se contrataron dos profesionales para montar alguna de la informacion que alli aparece, la actualizacion casi diaria de la misma corre por cuenta de la oficina de control y asuntos internos. Para ello debe entrar a la pagina http://www.tabio-cundinamarca.gov.co/apcaa/admin/index.php3, el nombre de usuario es Editor y la clave kingston4gb (es importante que esta clave solo la conserven tres personas en la administracion, en este caso quienes la tienen son: andrea arias, responsable de contratacion, adriana diaz, jefe oficina de control y asuntos internos y angelica cardenas, apoyo en el tema de contratacion y secretaria del instituto de cultura.la capacitacion para montar noticias en la pagina web y subir la informacion requerida se le dar a la nueva persona que ocupe el cargo cuando ella lo solicite a la funcionaria saliente ESTHER ADRIANA DIAZ OSSA. FRENTE A LA AUTOEVALUACION: se realizan 4 tipos de autoevaluaciones: la que tiene que ver con los avances al plan de desarrollo Calidad de vida para Tabio 2008 2011, que los realiza la Oficina Asesora de Control y Asuntos Internos 2 veces al ao (finales de julio y comienzos de diciembre), los avances a los planes de accin que se realizan cada 4 meses por parte de la oficina asesora de planeacin, las evaluaciones de desempeo, las evaluaciones de competencias organizacionales y los acuerdos de gestin, adicionalmente es necesario realizar las autoevaluaciones al sistema de control interno de la administracin municipal. Todas estas evaluaciones son tambin elaboradas por los secretarios y los funcionarios con el objetivo que ellos se autoevalen y se comparan los resultados obtenidos con los realizados por la Oficina de control interno y la de planeacin. FRENTE A LA EVALUACION INDEPENDIENTE: AUDITORIA INTERNAS Se programaron las auditoras internas a realizarse en el primer periodo del ao 2010, quedan pendientes las auditorias para el mes de diciembre de 2010. INFORMES EXTERNOS DE LA OFICINA ASESORA DE CONTROL Y ASUNTOS INTERNOS la Alcalda Municipal de Tabio ha cumplido con las fechas establecidas para la presentacin oportuna de los informes de avance de implementacin del MECI, adicionalmente ha culminado cada ao con xito la entrega oportuna de los informes tanto a los entes externos como al Concejo Municipal, y comunidad en general. Adicionalmente, se realizan evaluaciones independientes a la implementacin del Modelo Estndar de Control Interno.

RESULTADOS INFORMES DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIONA PUBLICA CONSULTA RESULTADOS DICIEMBRE 2008 Entidad : ALCALDIA MUNICIPAL TABIO AVANCE MECI : 98.06 % Ver Rangos de Implementacin CONSULTA RESULTADOS JULIO 2009 Entidad : ALCALDIA MUNICIPAL TABIO AVANCE MECI : 95.5 % Ver Rangos de Implementacin CONSULTA RESULTADOS VIGENCIA DICIEMBRE 2009 Entidad : ALCALDIA MUNICIPAL TABIO MANTENIMIENTO MECI : 100 % Ver Rangos de Calificacion

INFORMES ENVIADOS EN LOS AOS 2009 -2010 A ENTES DE CONTROL EXTERNOS SOBRE LE MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO. Oficio No. A-100-423, Diciembre 4 de 2009- enviado a LUZ ANGELA OVALLE PARAMO Procuradura Provincial de Zipaquir. (34 folios). Oficio No. A-100-051, Marzo 5 de 2010 enviado a LUIS EVELIO RODRIGUEZ BERBESI Procurador Regional de Cundinamarca.(321 folios). FASE I Y II. Oficio No. A-100-119, Abril 27 de 2010 enviado a LUZ ANGELA OVALLE PARAMO - Procuradura Provincial de Zipaquir. (7 folios). Oficio No. A-100-158, Junio 1 de 2010 - enviado a LUIS EVELIO RODRIGUEZ BERBESI Procurador Regional de Cundinamarca.(5 folios). FASE III Y IV. Oficio No. A-100-199, julio 1 de 2010 - enviado a LUZ ANGELA OVALLE PARAMO Procuradura Provincial de Zipaquir. (2 folios, incluye certificacin de implementacin de fases I,II,III,IV Y V del MECI). Oficio No. A-100-271, Agosto 24 de 2010 enviado al Doctor OSCAR ALFONSO TELLEZ VALENZUELA, Procurador Regional de Cundinamarca. (4 folios).

INFORMES ENVIADOS AL CONCEJO MUNICIPAL Oficio No. CI- 101-121 Enero 25 de 2008 enviado al Concejo Municipal de Tabio. Oficio No. CI- 101-180 noviembre 20 de 2008 enviado al Concejo Municipal de Tabio. (informe de control interno). Oficio No. CI- 101-181 noviembre 20 de 2008 enviado al Concejo Municipal de Tabio. (informe de Plan de Desarrollo). Oficio No. CI- 101-179 Noviembre 25 de 2008 enviado al Concejo Municipal de Tabio. (Informe por invitacin a sesiones). Oficio No. CI- 101-108, Febrero 9 de 2009 enviado al Concejo Municipal de Tabio. (informe de Gestin). Oficio No. A- 100 - 042, Febrero 16 de 2010 enviado al Concejo Municipal de Tabio. (informe de Gestin Plan de desarrollo).

Oficio No. CI- 101-123, Febrero 7 de 2010 enviado al Concejo Municipal de Tabio. (Avances plan de desarrollo).

INFORMES DE PLAN DE MEJORAMIENTO (Toda la informacin est contenida en una carpeta llamada CONTRALORIA que reposa en la Oficina Asesora de Control y Asuntos Internos con 621 folios a dos caras). En el momento de la entrega del cargo como Jefe de la Oficina Asesora de Control y Asuntos Internos nos encontramos al da en la entrega de los mencionados informes, soportando esto en la carpeta que se menciona al inicio: Informe de Auditora gubernamental con enfoque integral modalidad integral. (88 folios a dos caras) agosto de 2008 Oficio No. C0825000182 de fecha diciembre 10 de 2008 enviado por la Contralora de Cundinamarca (Dr. FRANS DARIO RINCON ROA), que aprueba el Plan de Mejoramiento presentado para la auditoria gubernamental con enfoque integral modalidad integral. (1 folio) Oficio No. A- 100 1024 de Diciembre 26 de 2007, enviado a la Contralora de Cundinamarca por Henry Humberto Rodrguez Quintero, avance plan de mejoramiento vigencia 2006 (6 folios). Oficio No. A- 100 626 de Agosto 19 de 2008 enviado por JAIRO JESUS CAMACHO LEAO a LIGIA GAITAN BERNAL Directora Operativa de Control Municipal sobre el nivel de implementacin Plan de Mejoramiento municipio de Tabio (2 folios). Oficio No. A- 100 756 de Octubre 29 de 2008 enva JAIRO JESUS CAMACHO LEAO a la Contralora de Cundinamarca el Plan de Mejoramiento de la vigencia fiscal 2007 del municipio de Tabio (10 folios). Oficio No. A- 100 826 de diciembre 1 de 2008 enva JAIRO JESUS CAMACHO LEAO a la Contralora de Cundinamarca solicitando prorroga para presentar correcciones al Plan de Mejoramiento de la vigencia fiscal 2007 del municipio de Tabio. Oficio No. A- 100 830 de Diciembre 4 de 2008 enva JAIRO JESUS CAMACHO LEAO a la Contralora de Cundinamarca el Plan de Mejoramiento de la vigencia fiscal 2007 del municipio de Tabio CON LAS RESPECTIVAS GLOSAS CONTABLES (11 folios). Oficio No. CI 101 112 de Marzo 5 de 2009, enva ESTHER ADRIANA DIAZ OSSA a CESAR MAURICIO GARCIA MONTAO, solicitud de informe sobre acciones Plan de Mejoramiento. Oficio No. CI 101 112 de Marzo 5 de 2009, enva ESTHER ADRIANA DIAZ OSSA a JHON MAURICIO BAUTISTA PINILLA, solicitud de informe sobre acciones plan de Mejoramiento. Oficio No. A- 100 120 de Abril 1 de 2009 enva JAIRO JESUS CAMACHO LEAO a la Contralora de Cundinamarca el avance al Plan de Mejoramiento de la vigencia fiscal 2007 del municipio de Tabio (30 folios). Oficio No.SG -120-374, Julio 2 de 2009 enva CESAR MAURICIO GARCIA MONTAO a ESTHER ADRIANA DIAZ OSSA, informe sobre acciones Plan de Mejoramiento (3 folios). Oficio No.SH 130 416 2009, Julio 8 de 2009 enva JHON MAURICIO BAUTISTA PINILLA a ESTHER ADRIANA DIAZ OSSA, informe sobre acciones Plan de Mejoramiento (11 folios)

Oficio No. A- 100 218 de Julio 8 de 2009 enva JAIRO JESUS CAMACHO LEAO a la Contralora de Cundinamarca el avance al Plan de Mejoramiento de la vigencia fiscal 2007 del municipio de Tabio (12 folios). Oficio No. A- 100 007 de Enero 12 de 2010 enva JAIRO JESUS CAMACHO LEAO y ESTHER ADRIANA DIAZ OSSA a la Contralora Delegada para el sector social con las respuestas con sus respectivos soportes a los 21 hallazgos encontrados por el equipo auditor. (21 folios). Oficio No. C0926200660 de diciembre 29 de 2009 enviado por la Contralora de Cundinamarca informando al Alcalde Municipal que el Plan de Mejoramiento de la auditoria gubernamental con enfoque integral modalidad especial ambiental a la gestin integral del recurso hdrico vigencia fiscal 2007 2008 ha sido aprobado. Oficio No. CI 101 107 de Abril 14 de 2010 enviado por JAIRO JESUS CAMACHO LEAO a la CONTRALORIA DE CUNDINAMARCA con el avance al plan de mejoramiento 2007 (9 folios). Oficio No A- 100 121 de Abril 28 de 2010 enviado por JAIRO JESUS CAMACHO LEAO a la CONTRALORIA DELEGADA PARA EL SECTOR SOCIAL con el Plan de mejoramiento VIGENCIA 2008 (3 folios). Informe de Auditora Gubernamental modalidad especial sistema general de participaciones vigencia 2008 (28 folios). Oficio No A- 100 197 de Junio 29 de 2010 enviado por JAIRO JESUS CAMACHO LEAO a la CONTRALORIA DELEGADA PARA EL SECTOR SOCIAL con las corrosiones al Plan de mejoramiento del municipio de Tabio Modalidad especial SGP VIGENCIA 2008 (medio magntico).

INFORMES DE CONTROL INTERNO CONTABLE Desde el ao 2008 se han venido reportando oportunamente en el mes de enero, los informes de Control Interno Contable, para la fecha de entrega del cargo existen los reportes del ao 2007, 2008 y el ltimo del ao 2009 que es el que se anexa a continuacin:

Entidad: TABIO Ambito: GENERAL C.I.C. Categoria: CONTROL INTERNO CONTABLE Periodo: 2009 - 01-12 Formulario: CGN2007_CONTROL_INTERNO_CONTABLE

Nivel... CODI GO CALIFICA PROMEDIO CALIFICA CIN POR CIN POR ACTIVIDA ACTIVIDAD(U ETAPA(U D(Unidade nidades) nidades) s) CALIFICA CIN DEL OBSERVA SISTEMA( CIONES Unidades)

NOMBRE

.....EVALUACI N DEL CONTROL INTERNO CONTABLE

4.49

Entidad: TABIO Ambito: GENERAL C.I.C. Categoria: CONTROL INTERNO CONTABLE Periodo: 2009 - 01-12 Formulario: CGN2007_CONTROL_INTERNO_CONTABLE

INFORME EJECUTIVO ANUAL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PBLICA La Oficina Asesora de Control y Asuntos Internos debe rendir un informe ejecutivo anual ante el departamento administrativo de la funcin pblica, para ello debe estar pendiente durante el mes de enero de cada ao y entrar a la pgina www.dafp.gov.co , all vera un tem que seala aplicaciones en lnea al entrar le solicitaran un usuario que para el municipio es: 899999443 y una contrasea que se entreg en debida forma al funcionario entrante, para el ltimo informe los resultados son los que se muestran a continuacin, reflejndose en este informe con un resultado de implementacin del 100% SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO: Con la resolucin No. 248 de Junio 15 de 2009 por medio de la cual se adoptan los parmetros para el desarrollo de los planes de mejoramiento individual, planes de mejoramiento grupal y planes de mejoramiento institucional en la alcalda municipal de Tabio. Creamos CORONA (Competencias Organizacionales que son el Resultado ptimo de nuestra Administracin), una evaluacin de competencias laborales que otorgaba a los mejores resultados el premio CORONA, una calcomana que lo identificaba como funcionario ejemplar de la administracin y lo diferenciaba con una corona en la cabeza de los dems.

TRABAJO ELABORADO CONJUNTAMENTE (OFICINA ASESORA DE CONTROL Y ASUNTOS INTERNOS Y FIRMA CONSULTORA ICG) Dentro del proyecto de mejora de la gestin local patrocinado por la Corporacin Andina de Fomento CAF, la firma consultora que se traslad al municipio de Tabio decidi desarrollar dos de las 4 herramientas del proyecto con el Equipo Operativo MECI; la Imagen Corporativa y la Planificacin estratgica, en la primera se cre "El Manual corporativo de la empresa", donde se desarroll el diseo del logotipo, los colores utilizados, el anagrama, la tipografa utilizada, test de reduccin del logotipo, el diseo y aplicacin de todos los elementos corporativos, tarjeta de visita, sobres, papel de carta, cd Roms, etc, todo los elementos que intervienen tanto a nivel interno de la Alcalda como externo. Frente a la segunda herramienta de planificacin estratgica, se dividi el trabajo en varias fases. En la fase 1 se determin que si bien se pretende validar la visin de desarrollo actual del municipio para que a partir de ella se consiga el direccionamiento estratgico para los dos aos que restan de gestin es necesario trabajar una visin de desarrollo integral que se identifique con todo el municipio, la fase 3 relativa a la prospectiva estratgica lleva una connotacin implcita de procesos sistemticos para combinar variables, por eso el equipo MECI, como equipo de transferencia, recibi la capacitacin en la herramienta MICA MAC de planificacin estratgica, en la fase 5 la

herramienta propone un sistema de seguimiento y control estratgico. Para poder alinear la fase 5 propuesta con las actividades de implementacin del MECI que se vienen realizando en el municipio desde febrero de 2008, se ve por conveniente combinar elementos de ambas herramientas de manera tal que el resultado proponga un sistema de seguimiento y control con caractersticas propias generadas por funcionarios del municipio y en el marco del proyecto referido. Los resultados esperados de la implementacin de la herramienta se traducen en la denominada gua de planificacin estratgica. Sin embargo, y considerando el alcance propuesto, el entregable ms bien debe estar concebido como un manual de planificacin que permita realizar o reproducir los ejercicios de planificacin estratgica en el municipio de manera permanente y continua. El manual de planificacin estratgica as como los resultados obtenidos cada vez que se ponga en prctica la herramienta, deben servir para la construccin de la visin de desarrollo del municipio, la misma que debe ser elaborada de manera participativa con carcter de optimizacin permanente y alejarla de sus dependencias de corto plazo o determinados intereses polticos en el municipio. En esta lnea, para lograr lo anterior, se requiere que la herramienta sea capaz de internalizarse a los procesos y procedimientos de planificacin que se conducen actualmente en el municipio, de manera tal que se conviertan en un verdadero activo institucional con caractersticas permanentes en el quehacer municipal. La unidad funcional encargada de administrar, operar y difundir los resultados de la herramienta es la Oficina de Control Interno, por lo tanto se determina conveniente otorgar todas las responsabilidades inherentes a la administracin de la herramienta a dicha oficina. Se anexa al presente documento en diez (10) folios los mbitos a implementar en la herramienta de planificacin estratgica y los responsables.

BANCO DE EXITOS DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA

En el ao 2009 la Oficina Asesora de Control y Asuntos Internos particip en el premio nacional de alta gerencia de la Presidencia de la Repblica y el DAFP con su proyecto: MECI; mas que un modelo estndar de Control Interno: un modelo educativo de cultura institucional, para este ao se notifico y se enviaron las bases del concurso a el Instituto Municipal de Cultura y a EMSERTABIO, existe la posibilidad de presentar nuevamente el proyecto de Control Interno.

IMPLEMENTACION SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD EN EL MUNICIPIO DE TABIO En el ao 2007, se elabor por parte de la firma consultora Applus norcontrol un informe diagnostico de gestin de calidad y MECI, de los resultados obtenidos, elabor la misma firma el manual de calidad. En la actualidad y dado que para el ao 2007 aun NO se haba implementado al 100% el Modelo Estndar de Control Interno, se decidi no

trabajar el manual de calidad hasta tanto no se implementara MECI, por eso a partir de este ao y el ao 2011 se pretende actualizar el manual en mencin e iniciar el proceso de implementacin del sistema de gestin de calidad. En la actualidad, la oficina asesora de control y asuntos internos tiene una carpeta denominada calidad donde se ha venido trabajando el manual de calidad que ha elaborado el Equipo Operativo MECI de acuerdo con el manual de procesos y procedimientos. Se aconseja analizar los dos manuales y definir cul puede ser el ms adecuado para iniciar su implementacin. CARTILLA MECI Dentro de los objetivos de la Oficina Asesora de Control y Asuntos Internos est la de presentar una cartilla didctica tanto a los funcionarios de la administracin como a las personas externas a esta con el objetivo que de manera ldico recreativa conozcan en qu consiste el MECI as mismo desarrollen actividades que permitan mejorar el desempeo institucional En la actualidad est en proceso de revisin la cartilla.

3. SITUACIN DE LOS RECURSOS: A. Recursos Financieros: NO APLICA B. Bienes Muebles e Inmuebles

Inventario de carpetas de la oficina

1. CARPETAS MECI Carpeta No. 1 - Ambiente de control (134 folios) Carpeta No. 2 Direccionamiento estratgico (154 folios) Carpeta No. 3 Administracin del riesgo (92 folios) Carpeta No. 4 Actividades de control (47 folios) Carpeta No. 5 - Informacin y Comunicacin (33 folios) Carpeta No. 6. Informes de Autoevaluacin (58 folios) Carpeta No. 7. Evaluacin Plan de Desarrollo Municipal 2010 (82 folios) Carpeta No. 8. Informes externos MECI 2008 (227 folios) IMPORTANTE Carpeta No. 9. Planes de mejoramiento (48 folios) Carpeta No. 10. Auditorias Carpeta No. 11. Normatividad MECI Tabio (190 folios) Carpeta No. 12 Normograma Alcalda Municipal (69 folios) Carpeta No. 13 Proceso quejas y reclamos (167 folios) 2. ACUERDOS DE GESTION Carpeta No. 14 - Acuerdos de gestin despacho (54 folios) Carpeta No. 15 Acuerdos de gestin Secretaria general y de gobierno (48 folios) Carpeta No. 16 Acuerdos de gestin Secretaria de Salud, ed. Y desarrollo social (36 folios) Carpeta No. 17 Acuerdos de gestin oficina asesora de planeacin (30 folios) Carpeta No. 18 Acuerdos de gestin Secretaria de Medio Ambiente (24 folios) Carpeta No. 19 Acuerdos de gestin Hacienda (24 folios) Carpeta No. 20 - Acuerdos de gestin Infraestructura (66 folios)

3. CARPETAS DE AUDITORIAS INTERNAS Auditoria proceso misional cultura (18 folios).

4. COMIT GOBIERNO EN LINEA TERRITORIAL Carpeta No. 21 - Documentacin original Gobierno en lnea (100 folios)

Carpeta No. 22 Copia carpeta Gobierno en Lnea Territorial (87 folios) 5. ACTAS - Actas equipo operativo MECI 2009 (82 Folios) Actas equipo operativo MECI 2010 ( 197 Folios )

6. CORRESPONDENCIA QUE ENVIA Y RECIBE CONTROL INTERNO 2010 Correspondencia que enva control interno 2010 (91 folios) Correspondencia que recibe Control Interno 2010 (115 folios)

7. INFORMES A ENTES EXTERNOS Informes 2010 Contralora y Procuradura (75 folios) Informes externos MECI 2009 (81 folios)

8. CARPETAS CORPORACION ANDINA DE FOMENTO CAF Planificacin estratgica Corporacin Andina de Fomento CAF (146 folios). Imagen Corporativa (39 folios).

9. MANUALES Manual de Calidad 2007 (335 folios) Manual de procesos y procedimientos 2008 (158 folios) Manual de procedimientos 2007 (273 folios)

10. LIBROS Norma tcnica de calidad en la gestin pblica NTCGP 1000;2004 (53 folios) Manual de control Interno para los organismos del Estado y su evaluacin, autor LUIS CARLOS BELTRAN PARDO 3 edicin.

Evaluacin para el diagnostico del sistema de control interno en el municipio de Tabio Cundinamarca, septiembre 19 de 2006 (36 folios)

Informe de diagnostico de gestin de calidad (38 folios). Gerencia y Gestin pblica con indicadores de resultado, autor JORGE ALIRIO CHARRY RODRIGUEZ (125 folios).

Manual de implementacin MECI 1000;2005.

3. PLANTA DE PERSONAL: Detalle de la planta de personal de la Entidad. Se anexa al final del documento

5. PROGRAMAS, ESTUDIOS Y PROYECTOS: Relacione por cada una de las vigencias fiscales cubiertas por el perodo entre la fecha de inicio de la gestin y la fecha de retiro o ratificacin, todos y cada uno de los programas, estudios y proyectos que se hayan formulado para el cumplimiento misional de la entidad.

2008-2009-2010 SECTOR Gerencia y Administracin eficiente

OBSERVACIONES Este presupuesto fue manejado por la Secretaria General y de Gobierno, ya que dentro de este eje de gerencia y administracin eficiente estaban los programas de implementacin del modelo estndar de control interno y la implementacin del sistema de gestin de calidad, la Oficina asesora de control y asuntos internos NO suscribi contratos durante enero 4 de 2008 a 16 de septiembre de 2010.

6. OBRAS PBLICAS: NO APLICA 7. EJECUCIONES PRESUPUESTALES: NO APLICA 8. CONTRATACIN: NO APLICA 9. REGLAMENTOS Y MANUALES:
DENOMINACION DEL REGLAMENTO Y/O MANUAL DESCRIPCION MECANISMOS DE ADOPCION Y VIGENCIA No. DE ACTO ADMINISTRATIVO DE ADOPCION FECHA DE ADOPCION O VIGENCIA

Manual de Manual que calidad 2007 implementa el (335 folios) sistema de

Manual de procedimientos 2007 (273 folios) Manual de procesos y procedimiento 2008 (158 folios)

gestin de calidad en el municipio. Manual que implementa los procedimientos en el municipio de Tabio. Elaboracin Resolucin del manual de Administrativa procesos y procedimientos segn el mapa de procesos concertado con los funcionarios de la administracin municipal

Resolucin No. Marzo 20 de 93 de marzo 20 2009. de 2009 Por medio de la cual se adopta el manual de procesos y procedimientos para el municipio de Tabio.

LIBRO DE CORRESPONDENCIA ENVIADA: se realiza la entrega del libro de correspondencia enviada con el ltimo numero de consecutivo 101 125 de 2010 y 22 folios llenos que muestran la correspondencia que se envo mientras estuve al frente del cargo de Jefe Oficina Asesora de Control y Asuntos Internos. Los dos folios que se anexan aparte con firma del almacn son las carpetas que se enviaron por parte de la Oficina Asesora de Control y Asuntos Internos al almacn municipal.asi mismo se anexa el paz y salvo de almacn sobre los bienes muebles que tenia bajo mi custodia. Frente a la informacin del computador, es de mencionar que se dejan los archivos completos correspondientes a los aos 2007,2008, 2009 y 2010, as como todas las carpetas con la informacin de la implementacin de MECI, las carpetas con los recibidos de los informes a entes externos como la Contralora, la Procuradura y el DAFP. En cualquier caso de prdida de informacin del computador, en la pagina web se encuentra la mayora de la informacin as como en los computadores de los funcionarios Isabel Pez rincn Y William Mauricio Luque se encuentra una copia de todos los documentos. 10. CONCEPTO GENERAL: se encuentra en el informe resumido o ejecutivo de la gestin.

11. FIRMA:

_________________________________________ NOMBRE Y FIRMA FUNCIONARIO SALIENTE, RESPONSABLE (Titular o representante Legal)

12. OTRAS FIRMAS: En caso de muerte, incapacidad por enfermedad o ausencia injustificada de que trata el artculo 8 de la Ley 951 de 2005.

_____________________________________________ NOMBRE Y FIRMA FUNCIONARIO DE JERARQUIA INMEDIATA INFERIOR (Autorizado) Relacin de la Autorizacin previa del jefe Inmediato: No.____________ Fecha. _____________

_____________________________________________ NOMBRE Y FIRMA JEFE DE CONTROL INTERNO O SU DELEGADO

________________________________ NOMBRE, CARGO, FIRMA y No. C.C. PRIMER TESTIGO

_______________________________ NOMBRE, CARGO, FIRMA y No. C.C. SEGUNDO TESTIGO

_____________________ (*) FUENTE: Ley 951 de 2005 y articulado de la presente resolucin orgnica.