Cunto cuesta crear una empresa?

Una vez el emprendedor ha dado unas cuantas vueltas a su idea y empieza a creer que la cosa puede llegar a funcionar se encuentra con una de las dudas que ms le pueden desorientar hasta el punto de abandonar la idea. La pregunta es: cunto cuesta crear esta empresa? En realidad, detrs de la pregunta de cunto cuesta crear una empresa se esconden varios interrogantes distintos, complejos y para colmo, demasiado importantes para responder a la ligera. En el fondo, el emprendedor se est preguntando:

Cunto dinero tengo que "movilizar" en el proyecto? Si no tengo suficiente dinero ahorrado, cmo puedo conseguir el resto? Y, si esto sale mal, cunto puedo llegar a perder como mximo?

Demasiadas preguntas sin una respuesta exacta. La forma ms sensata de abordar esta cuestin es, como siempre, simular en el Plan de Empresa la puesta en marcha del proyecto, con varias modalidades si cabe, y tratar de calcular con el mximo acierto el coste econmico que puede representar.

Etapas en la creacin de la empresa

Imaginemos, por tanto, que el emprendedor decidiera llevar adelante el proyecto sin tener problemas de dinero. Qu pasos dara para poner en marcha la empresa?. Es probable que la idea necesite validarse, an parcialmente, en forma de algn prototipo. Habr que "investigar" un poco como est el mercado. Tal vez, hacerse con alguna licencia o registrar una marca. Desde luego, dar forma jurdica al proyecto. Y alquilar un local?, y contratar a alguien?, etc, etc. En la creacin de la empresa podemos distinguir una serie de etapas ms o menos definidas, cada una de las cuales implican un determinado coste o inversin, en definitiva el concurso de "dinero". Analicemos, pues, cada una de estas etapas desde el punto de vista de su coste

Actividades previas
En determinados proyectos, normalmente relacionados con alguna invencin o producto "fabricable", suele ser necesario realizar algn prototipo para demostrar la factibilidad de esa idea de producto. Adems esto puede resultar til para atraer inversores externos. En estos casos, este desarrollo previo puede tener un coste ciertamente elevado con el agravante de que todava no puede imputarse a la empresa y deber ser, por tanto, el emprendedor quien asuma, de entrada, ese coste. (Ms tarde podrn imputarse estos costes a la empresa recin creada, pero eso ser as solamente si la empresa se llega realmente a constituir.) Otra actividad previa habitual consiste en realizar un estudio de mercado con mayor o menor rigor. De nuevo, tanto si es el propio equipo emprendedor quien realiza esta actividad como si se contrata a "profesionales", el coste puede ser ciertamente alto: viajes, encuestas, tiempo y gastos de investigacin y desarrollo, etc. Conviene identificar y valorar lo ms detalladamente posible estos costes, pues es posible que de estas actividades previas se llegue a tomar la decisin, incluso, de no poner en marcha el proyecto. Una valoracin previa aproximada, dar al emprendedor una idea de la "primera apuesta mnima" que deber realizar antes de lanzarse a la "apuesta definitiva".

Constitucin de la empresa
Una vez se tiene claro cual es el producto o servicio que se va a desarrollar har falta un "marco" jurdico desde donde desarrollar esa actividad. Bien sea de forma personal bien sea a travs de un sociedad habr que "constituir" la empresa. Estos trmites tienen un coste econmico, a veces importante en relacin al tamao del proyecto. Conviene tenerlos en cuenta, pues una cosa es que opinemos que son innecesarios o una traba administrativa intil y otra cosa es que sean gratuitos. Tanto si estos trmites los realiza el propio equipo emprendedor como si se contrata a un profesional

para su gestin pueden representar un gasto importante, tanto en dinero como en tiempo, que debe tenerse en cuenta en la previsin de tesorera de la primera etapa del negocio (y en el calendario de puesta en marcha). En este caso conviene dedicar tiempo a detallar los pasos y trmites a realizar calculando sus costes asociados. Si bien solamente se deber crear una vez la empresa conviene que esta etapa no termine afectando al resto de tareas que el emprendedor deber abordar posteriormente. Lamentablemente lo peor del proceso de puesta en marcha de una empresa es que si se hace bien no tiene, en principio, mayor repercusin en el desarrollo a largo plazo del proyecto; pero si se hace mal...

Establecimiento
En la mayora de los casos, con la empresa constituida no hay suficiente para empezar a trabajar. Hoy en da resulta difcil, por ejemplo, concebir un negocio sin la presencia de, al menos, un ordenador. Y si se pone un ordenador, no estara de ms constratar el suministro elctrico y, ya de paso, el de agua por si hay necesidad de ir al bao a lo largo del da. Alguien ha dicho telfono? Poner en marcha un negocio, incluso un negocio "virtual" en Internet implica contratar una serie de servicios e incurrir en unos gastos que deberan preverse con el mximo detalle pues una vez "se ha empezado" resulta muy desagardable tener que empezar a desembolsar dinero en cuestiones que no estaban previstas. Tal vez, parte de la sensacin que tienen algunos emprendedores de que todo el mundo pretende aprovecharse de que empieza un negocio tenga su origen en esta falta de previsin.

Inversin inicial
Si, adems de todos estos gastos, hay que alquilar o comprar un local, dotar al negocio de maquinaria especial, llenar las oficinas de mobiliario y material de oficina, o comprar productos para el almacn, estamos ante otro captulo importante en el anlisis del dinero implicado en la puesta en marcha del proyecto. Desde un punto de vista contable, algunos de estos conceptos pueden no ser gastos, pero desde el punto de vista del bolsillo del emprendedor representan un captulo muy importante capaz de agotar la capacidad financiera del equipo emprendedor y limitar el margen de maniobra del proyecto en las primeras etapas de su desarrollo. Otra dificultad aadida en este caso es la de calcular el "tamao ptimo" de esta inversin inicial. Despus de todo, tanto se puede abrir la tienda con el almacn lleno como con solo la mitad del gnero. Y en este sentido, muchos emprendedores optan por la frmula de cuanto menos mejor. Cuntas empresas se han constituido como Sociedad Limitada con un capital de 500.000 pta. por la simple razn que era "lo mnimo que haba que poner para empezar". Desde luego, as de entrada y sin mayor argumentacin, este razonamiento no dice mucho a favor del afn de planificacin del equipo emprendedor. Una cosa es que se quiera ser conservador en la forma como aplicar el capital disponible y otra es que el capital inicial deba ser, por definicin, el menor posible.

Lanzamiento
Adems de preparar el negocio para empezar a trabajar en las condiciones ptimas (o sea, realizando una correcta inversin inicial) puede ser necesario dar un empujn inicial "especial" al negocio para que este empiece a rodar. Determinados proyectos requerirn una campaa publicitaria inicial para atraer los primeros clientes y dar a conocer el proyecto. Este puede ser otro coste importante que deber abordarse cuanto antes y que puede considerarse parte del proceso de puesta en marcha. Si el dinero disponible se ha agotado, por falta de previsin, en gastos (imprevistos) de creacin de la empresa y en llenar los almacenes pero ahora no hay dinero para darse a conocer, el futuro del proyecto es bastante dudoso. Aunque esto no termine con el proyecto necesariamente, si puede obligar al emprendedor a tener que tomar decisiones rpidamente (precipitadamente?) para dotar (de nuevo) al negocio de fortaleza financiera. En muchos casos el precio a pagar por el emprendedor es elevado. Tambin dentro del periodo de "lanzamiento" puede ser deseable garantizar un periodo mnimo de supervivencia hasta que el negocio tome velocidad y se mantenga por si solo. En otras palabras esto significa que alguien deber ir pagando los gastos hasta que el negocio pueda, ms adelante, pagarlos por si solo con el margen obtenido de las ventas realizadas. Este alguien es, desde luego, el emprendedor. Aqu es importante contar con una correcta previsin de tesorera para conocer, no solo con los gastos de crear la empresa sino, adems, de mantenerla funcionando el tiempo que se decida, independientemente del comportamiento de las ventas. No en vano una de las principales causas de fracaso de las nuevas empresas es el agotamiento financiero antes de conseguir un volumen mnimo de negocio. Simple, pero fatdico. Se imagina el lector la actitud del director del banco cuando el emprendedor trate de explicarle

que solo es cuestin de pocos meses que el negocio empiece a funcionar pero que ahora necesita urgentemente un crdito para pagar los gastos corrientes?

Otros costes "ocultos"

En un proyecto de creacin de una empresa existen una serie de costes ocultos que si bien, aparentemente, no implican movimiento de dinero por parte del emprendedor s deben tenerse en cuenta para una correcta valoracin del coste de creacin de la empresa. Es tpico, por ejemplo, que el equipo emprendedor renuncie a todo o parte de su sueldo, hasta que la empresa pueda pagar esta partida. Aparte del altruismo demostrado por los emprendedores, estos deberan ser conscientes de la "aportacin" oculta que cada mes realizan al negocio y que, en unos pocos, meses puede representar una cantidad importante incluso superior al capital oficialmente aportado, sin por el contrario obtener derecho a posteriores repartos de dividendos. Si bien al principio, en un equipo de emprendedores todo es ilusin y voluntad, si luego los resultados no acaban de salir como se esperaba se pueden originar tensiones innecesarias que en nada ayudarn al desarrollo del proyecto. Y es cuando estos costes ocultos salen a flote (por ejemplo, si uno de los emprendedores debe pagar una hipoteca cada mes y otro vive felizmente en casa de sus padres) es fcil desviar la atencin del verdadero objetivo del negocio. Otros costes ocultos en el lanzamiento de una empresa pueden ser el simple coste de oportunidad de haber continuado en el trabajo anterior o de haber dedicado el capital a otras inversiones ms rentables (o ms seguras), sin contar con las horas "extras" que probablemente deba afrontar el emprendedor. Estos costes no suelen ser objeto de valoracin en el proceso de creacin de una empresa. Si bien el clculo exacto de su valor no parece aportar utilidad alguna, al menos, el conocimiento de su existencia puede ayudar al emprendedor a tomar mejores decisiones en la planificacin de su negocio.

Conseguir el dinero
Si despus de analizar todos estos aspectos el emprendedor consigue tener una cierta idea de cuanto le va a costar poner en marcha su proyecto, entonces descubrir que apenas sabe como obtener la cantidad que ha calculado, pues sta, curiosamente, suele ser superior al dinero que tiene ahorrado. En este momento, existen bsicamente dos estrategias para adecuar el capital al proyecto (o viceversa) La primera consiste en reducir los costes de creacin. En este sentido, puede plantearse una forma social distinta, unos stocks menores o lanzarse a crear la empresa sin agotar recursos en estudios previos. A priori, ninguna de estas "tcnicas" es errnea de por s. Lo importante es no llegar a desvirtuar el proyecto introduciendo determinados cambios de tal manera que se est creando una empresa distinta a la diseada en el plan de empresa. La segunda estrategia es, lgicamente, aumentar el capital disponible. Entre las "tcnicas" ms usuales estn el convencer a la familia para que aporte dinero, buscar otros socios capitalistas, visitar (en vano) la oficina del banco de toda la vida o esperar conseguir una de esas fantsticas subvenciones pblicas de las que todo el mundo habla, en especial, los polticos. De nuevo, estas alternativas son totalmente lcitas y, en el fondo, empiezan a ensear al emprendedor que una cosa es planificar sobre papel y otra moverse en la realidad cotidiana de crear y gestionar un negocio