Agustn Cernuda del Ro, Diciembre de 2000

Informtica - Microsoft Word (I)

Versin 1.0 Agustn Cernuda del Ro, Diciembre de 2000

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Contenidos

Introduccin...................................................................................................................... 4 Procesadores de textos...................................................................................................... 4 Visualizacin .................................................................................................................... 5 Partes de la pantalla ...................................................................................................... 5 Formas de ver un documento........................................................................................ 5 Vista preliminar ............................................................................................................ 6 Edicin.............................................................................................................................. 6 Manejo de los archivos ................................................................................................. 6 Lneas de actuacin al utilizar un procesador de textos ............................................... 7 Elementos del documento: definiciones ....................................................................... 8 Palabras, caracteres................................................................................................... 8 Prrafos..................................................................................................................... 8 Secciones .................................................................................................................. 8 Tipos de letra ............................................................................................................ 8 Tamao de letra ........................................................................................................ 8 Atributos ................................................................................................................... 8 Tipos de letra proporcionales y no proporcionales................................................... 9 Saltos de pgina ........................................................................................................ 9 Mrgenes de pgina .................................................................................................. 9 Sangras .................................................................................................................... 9 Estilos ..................................................................................................................... 10 Tabuladores ............................................................................................................ 10 Elementos del documento: manejo............................................................................. 10 Ver los elementos del documento........................................................................... 10 Seleccin de elementos........................................................................................... 11 Prrafos y su formato.............................................................................................. 11 Secciones ................................................................................................................ 13 Tipos de letra, tamaos, atributos........................................................................... 14 Saltos de pgina ...................................................................................................... 14 Tamao y mrgenes de pgina ............................................................................... 15 Sangras .................................................................................................................. 15 Estilos ..................................................................................................................... 16
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Tabuladores ............................................................................................................ 16 Listas........................................................................................................................... 17 Listas numeradas .................................................................................................... 17 Listas no numeradas ............................................................................................... 17 Sangra de las listas ................................................................................................ 17 Formato de las listas ............................................................................................... 17 Notas a pie de pgina.................................................................................................. 18 Encabezados y pies de pgina .................................................................................... 18 Campos ....................................................................................................................... 18 Referencias cruzadas .................................................................................................. 19 Tablas de contenidos .................................................................................................. 20 Actualizar campos ...................................................................................................... 20 Tablas ............................................................................................................................. 20 Imgenes......................................................................................................................... 21

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Introduccin
El presente documento describe someramente el procesador de textos Microsoft Word y pretende servir como orientacin elemental hacia lo que es un procesador de textos en general y hacia algunas particularidades de Microsoft Word. Se asume un conocimiento bsico del sistema operativo Windows. Importante: Hay conceptos que aparecen repetidos en dos partes del documento: primero aparecen las definiciones para que el lector se familiarice con los trminos (captulo Elementos del documento: definiciones), y luego vuelven a aparecer cuando se describe de forma prctica cmo manejarlos (captulo Elementos del documento: manejo). Si se utiliza este documento como consulta para las prcticas, tngase en cuenta esto.

Procesadores de textos
Recurdese el concepto de archivo; un archivo era siempre un grupo de nmeros, de bytes, que tenan algn significado. Editor de textos: Es un programa cuya misin es mostrar y permitir cambiar el contenido de (es decir, editar) un archivo cuyo contenido es texto. Un editor de textos tiene slo funciones muy elementales; hara el papel de una simple mquina de escribir. Procesador de textos: Es un programa cuya misin es editar un archivo cuyo contenido es bsicamente texto, pero con ciertas capacidades ms avanzadas que los editores: El procesador manejar de forma automatizada las rupturas de lnea, de pgina, la distribucin del texto, etc.; el usuario se concentrar en los contenidos y no tanto en la presentacin y el formato. En un procesador se manejan elementos de estilo tales como tipos de letra, formas de justificar el texto, etc. etc. que el editor no tiene (para un editor, todo es simplemente texto. Adems, un procesador de textos suele permitir la inclusin de elementos que no son texto, tales como fotografas, grficos, frmulas matemticas, etc. etc. Tambin se ofrecen muchas formas de manejar de forma automatizada el contenido del texto: listas, ndices, ndices de figuras, referencias cruzadas, etc. etc. Por ltimo, los procesadores de textos suelen ofrecer multitud de herramientas adicionales, como por ejemplo correctores de ortografa.

Formato del fichero: Ya se ha dicho que todos los ficheros son iguales (un grupo de bytes) pero la forma en que se interpreten esos bytes depende del tipo de fichero en cuestin. Hay ficheros que contienen nicamente texto simple: letras, nmeros, signos de puntuacin y marcas de fin de lnea. Otros, sin embargo, guardan junto con el texto informacin que no es texto: dnde empieza un cierto tipo de letra, dnde empieza o acaba un prrafo, qu textos son en realidad ttulos de captulo o seccin... Existen diferentes formatos de fichero, que no son ms que maneras diferentes de almacenar estos tipos de informacin. Un buen procesador de textos maneja su propio formato pero es capaz tambin de entender ficheros de otros formatos ms o menos estandarizados.

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Procesador de textos WYSIWYG: En entornos grficos, los procesadores de textos suelen ofrecer una caracterstica fundamental cuando se estn preparando documentos: permiten ver en la pantalla cmo quedar el documento cuando se imprima. En muchos casos, de hecho, se est trabajando directamente de esta forma. De ah la expresin inglesa WYSIWYG, que son las siglas de What You See Is What You Get (lo que ves es lo que obtienes). Microsoft Word es uno de estos procesadores. Permite trabajar en varios modos, y uno de ellos ofrece una vista del documento muy similar al aspecto que tendr una vez impreso. Con todas las capacidades mencionadas, un procesador de textos moderno es en realidad todo un sistema de composicin e impresin, que ofrece a un usuario medio la capacidad de preparar documentos con una calidad que antes slo estaba al alcance de las imprentas. Adems, con la gran ventaja de que al estar en soporte informtico, estos documentos pueden almacenarse en un espacio mnimo, transferirse por medios electrnicos a gran velocidad sin necesidad de transporte, difundirse con gran facilidad y realizar un nmero indefinido de copias sin coste alguno, se pueden realizar bsquedas muy complejas de forma automatizada, etc.

Visualizacin
Partes de la pantalla
Cuando se ejecuta Word, lgicamente aparece una ventana principal en la que se realiza la mayor parte del trabajo. Esta ventana tiene unas zonas caractersticas: Barra de ttulo, barras de herramientas, barra de mens, barra de estado. Son las tpicas en cualquier aplicacin Windows. rea de documento. Es donde se ve realmente el texto (y tambin donde se escribe). Cuenta con unas barras de desplazamiento extendidas, con pequeos botones para buscar o para avanzar por las pginas del documento. Regla. Es un elemento muy til en ocasiones. Adems de poder ver las medidas (en centmetros), la regla permite fijar con facilidad los mrgenes y las tabulaciones (se hablar de este tema ms adelante). Mapa del documento. Se hablar de esto en el apartado Formas de ver un documento.

Formas de ver un documento

En la parte inferior izquierda del rea de documento, junto a la barra de desplazamiento horizontal, existen unos pequeos botones que permiten cambiar fcilmente el tipo de vista que se utiliza. Y esto es porque hay varias formas de ver un documento; cul es la ms apropiada depender de los gustos personales y tambin de qu se quiere hacer en cada momento. Vista normal: Permite tener una idea bastante buena de cmo quedar el documento, pero lo vemos como algo continuo. Se puede ver dnde empieza y acaba una pgina, pero con una simple lnea, sin separacin visual. Adems, no se presentan las cabeceras ni pies de pgina.

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Vista esquema: Permite ver el documento como un rbol, ocultando mucha informacin (por ejemplo, viendo slo los ttulos). Puede ser til para ordenar la informacin (cuando se empieza a escribir un documento), entre otras cosas porque permite mover grandes zonas del documento con mucha facilidad. Al estar en este modo, se ve una barra ms de herramientas, especfica para ello. Vista diseo de pgina: Es el modo ms realista (es decir, ms WYSIWYG). En l se ven las propias pginas dibujadas, con todas las cabeceras y pies... Es decir, se ve prcticamente tal y como saldr impreso el documento.

Hay otro elemento opcional al ver un documento, que es su mapa. Mapa del documento: Esta opcin puede activarse o no para cada uno de los diferentes modos; se accede a ella mediante el men Ver/Mapa del documento. Si est activa, en la parte izquierda del rea de trabajo aparece una lista con los diferentes captulos y apartados del documento. En esta lista se pueden colapsar y expandir las ramas del rbol, acceder rpidamente a diversas zonas del documento, etc. Divisin de documentos: Permite ver a la vez dos zonas diferentes del documento. Esto facilita en gran medida comparar partes diferentes de un documento, o copiar o mover texto de una a otra.

Tambin existe un elemento importante en el rea de documento, que facilita el trabajo.

No se pueden tener simultneamente el mapa de documento y la divisin del documento.

Vista preliminar
La vista preliminar es una funcin que ofrecen muchos programas (no slo los procesadores de textos) y que consiste en que, utilizando la capacidad grfica del equipo, se presenta una imagen de cmo quedar el documento una vez impreso. Mientras est activa la vista preliminar, el documento no puede modificarse, slo se est revisando; se tienen opciones como acercar y alejar, ver varias pginas a la vez, etc. Una vez que se ha acabado de ver el documento, el usuario cierra la vista preliminar y se vuelve al modo normal, en el que se puede volver a modificar el documento. En general, en el caso de Word, si se trabaja en el modo Vista de diseo de pgina, ya se tiene una buena aproximacin a lo que saldr impreso, y la vista preliminar slo es necesaria de manera puntual.

Edicin
Manejo de los archivos
Para editar un archivo, lo primero que hay que hacer es abrirlo. Esto se puede hacer de varias formas: una es hacer directamente doble clic (o pulsar la tecla INTRO, o usar el men de contexto) para abrir el icono de un documento ya existente (Microsoft Word maneja los archivos con extensin .doc).

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Otra forma es ejecutar primero el programa (abriendo el icono de Microsoft Word) y luego, desde l, abrir un documento. Para ello, se acude al men Archivo/Abrir. Esto har que se muestre el dilogo de apertura de fichero; aparece inicialmente el contenido de una carpeta, pero el usuario se puede mover a otras carpetas para llegar al documento deseado. Una vez elegido, se pulsa Aceptar en el dilogo, y el documento se abrir en Word. Por supuesto, tambin se puede crear un nuevo documento; basta acudir al men Archivo/Nuevo o bien pulsar el botn correspondiente en la barra de herramientas. Hay diferencias en la forma en que se manejan los archivos en Microsoft Word 2000 y en las versiones anteriores. Word 2000 abre una nueva ventana, totalmente independiente, para cada documento. Sin embargo, las versiones anteriores utilizan la llamada interfaz MDI (Mltiple Document Interface). Esto significa que hay una sola ventana del programa, pero esta ventana tiene dentro muchas ventanas de documento, una por cada documento que se abre. Esta forma de trabajar es comn a multitud de programas. Sin embargo, el tiempo demostr que resultaba un poco confuso para los usuarios, y por eso Microsoft ha decidido que en las nuevas versiones de Office no se utilice la interfaz MDI.

Lneas de actuacin al utilizar un procesador de textos

Al trabajar con Word (y con cualquier procesador de textos similar) el usuario debe asumir ciertas ideas bsicas. En la medida de lo posible, el usuario debe centrarse en el contenido de su documento, es decir, en la informacin; el aspecto que finalmente tendr esa informacin se consigue de forma independiente. Se ir viendo qu significa esto ms adelante. Lneas de texto: Los textos en Word se organizan bsicamente en prrafos, no en lneas. Cuando una persona est escribiendo y llega al borde derecho de la pgina, no debe cortar la lnea; precisamente esa es misin del procesador de textos. Slo hay que separar entre s los prrafos (mediante la tecla INTRO, que es el separador de prrafos). La separacin entre prrafos, o entre los ttulos y los textos, tambin debe manejarse en la medida de lo posible- con las herramientas adecuadas para ello; no a base de meter lneas en blanco (esto punto no es tan relevante, sin embargo). El aspecto del texto en cada caso, en general, se consigue con el uso de los llamados estilos de texto. El formato (por ejemplo, negrita, subrayado, etc.) slo se aplica directamente si el texto en cuestin es algo puntual (una palabra, una expresin). Ejemplo: si se desea que en general todos los ttulos estn en negrita, no se debe aplicar negrita aqu y all, sino conseguir precisamente que los ttulos estn en negrita de por s. El usuario tampoco debe preocuparse por los saltos de pgina; debe considerar el texto como algo continuo. El procesador ir cortando pginas cuando sea necesario. Al final, cuando se vaya a imprimir, se puede ver si va a haber

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problemas con los saltos de pgina, y estos problemas tambin se solucionarn siempre que sea posible con las herramientas que Word ofrece a tal efecto.

Elementos del documento: definiciones

En este apartado se van simplemente a definir los diversos elementos del documento. En un apartado posterior se explicar cmo manejarlos en Word. Palabras, caracteres Estos conceptos se corresponden con los que tenemos intuitivamente y no merecen ms explicacin. Prrafos Como ya se ha dicho, el prrafo es la unidad bsica de organizacin del texto. Un prrafo es una serie de palabras consecutivas; la serie termina con una marca de fin de prrafo, que podemos tomar como si fuese un carcter especial que normalmente es invisible. Secciones Es posible definir zonas del documento llamadas secciones. Las secciones son simples grupos de prrafos, y no se ven; se definen a veces como simple elemento organizador, para poder referirse a un trozo del documento. Tipos de letra El tipo de letra indica con qu tipografa se representa un texto (los dibujos de las letras). Los ficheros de texto simple, como los que maneja el bloc de notas de Windows, no tienen tipos de letra. En Word s que se manejan tipos de letra, tambin llamados fuentes o fonts que se identifican por su nombre. Tamao de letra Aparte de los dibujos de las letras, un factor importante de su apariencia es el tamao. Generalmente, el tamao de las letras se mide en puntos tipogrficos. 72 puntos son una pulgada (aproximadamente dos centmetros y medio); esta unidad no es informtica, sino que proviene del mundo tipogrfico. Para hacerse una idea, la letra normal con la que se escribira un documento suele oscilar entre 10-12 puntos, y 8 puntos sera un tamao ms pequeo. 6 puntos ya estara en el lmite de lo legible (aunque eso tambin depende del tipo de letra). Como ejemplo, el presente texto es de 12 puntos, y la fuente utilizada es Times New Roman. Atributos Otra coordenada diferente del tipo de letra y del tamao es la de los atributos del texto, que en general son conocidos: Texto sin atributos Texto en negrita Texto en itlica o cursiva Texto subrayado Texto tachado
Texto superndice

y texto subndice

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Tipos de letra proporcionales y no proporcionales Los tipos de letra proporcionales son los que tienen caracteres de distintas proporciones; por ejemplo, la m es ms ancha que la l. Esto hace que sean legibles y agradables a la vista, y tiene como consecuencia que dos palabras con el mismo nmero de letras pueden tener longitudes muy diferentes: mmmmm lllll El tipo de letra con el que est escrito este texto, Times New Roman, es proporcional. Los tipos de letra no proporcionales son los que tienen todas las letras del mismo tamao, como sola ocurrir con las mquinas de escribir. Vase un ejemplo de la fuente Courier New: mmmmm lllll Tienen ventajas cuando interesa precisamente que el mismo nmero de letras ocupe el mismo espacio. Saltos de pgina Un salto de pgina es, como su propio nombre indica, un punto en el que al imprimir comenzar una pgina nueva. Cabe distinguir entre los saltos de pgina que el propio procesador introduce por nosotros, porque sabe que el texto ya no cabe en la misma pgina (y que es una de las grandes ventajas de los procesadores de textos) y los saltos de pgina que el usuario introduce por decisin propia. Mrgenes de pgina Los mrgenes de pgina indican la distancia que hay, como mnimo, entre un borde de la pgina y el texto que contiene. Lgicamente, hay cuatro mrgenes que pueden ser diferentes. Debe tenerse en cuenta que las impresoras suelen tener unos lmites fsicos, y no son capaces de imprimir justo en el borde de una pgina (tienen unos mrgenes mnimos). Sangras Las sangras o indentaciones son mrgenes laterales aadidos al margen de pgina, que afectan a un trozo concreto de texto (habitualmente a uno o ms prrafos). Por ejemplo: Este prrafo no tiene ninguna sangra. Sin embargo, este otro tiene una sangra de un cm respecto a la anterior. Existen varios tipos de sangras: por la izquierda, por la derecha, sangra de primera lnea y sangra francesa. Ejemplos:
Este prrafo tiene una sangra izquierda. Este prrafo tiene una sangra izquierda. Este prrafo tiene una sangra izquierda. Este prrafo tiene una sangra izquierda. Este prrafo tiene una sangra izquierda.

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Este prrafo tiene una sangra derecha. Este prrafo tiene una sangra derecha. Este prrafo tiene una sangra derecha. Este prrafo tiene una sangra derecha. Este prrafo tiene una sangra derecha. Este prrafo tiene una sangra derecha. Este prrafo tiene una sangra de primera lnea. Este prrafo tiene una sangra de primera lnea. Este prrafo tiene una sangra de primera lnea. Este prrafo tiene una sangra de primera lnea. Este prrafo tiene una sangra de primera lnea. Este prrafo tiene una sangra francesa. Este prrafo tiene una sangra francesa. Este prrafo tiene una sangra francesa. Este prrafo tiene una sangra francesa. Este prrafo tiene una sangra francesa. Este prrafo tiene una sangra francesa.

Estilos Los estilos son un elemento fundamental en el trabajo con un procesador de textos. Permiten cambiar con facilidad la apariencia del documento, sin tener que aplicar acciones repetidamente por todas partes (es decir, permiten concentrarse ms en el contenido). Un estilo es un conjunto de opciones de formato que se agrupan bajo un nombre. Al escribir texto, el autor sabe que lo que est escribiendo pertenece a diversas categoras. Puede haber texto normal, ttulos, citas, ejemplos... Lo que se debe procurar es definir por un lado los estilos necesarios, y por otro lado, al escribir, definir de qu tipo es cada texto (de qu estilo). De este modo, si queremos cambiar por ejemplo la apariencia de todas las citas, no habr que ir buscndolas una por una; bastar con cambiar la definicin del estilo correspondiente. Los estilos de ttulo son especiales, ya que el sistema los tiene en cuenta a la hora de elaborar ndices y similares. Tabuladores Un tabulador es un carcter especial que hace saltar la posicin de escritura a la siguiente posicin de tabulacin. Si por ejemplo se desea que cierta palabra empiece en un punto determinado del rengln (por ejemplo: si se tienen nmeros en columnas) es completamente desaconsejable rellenar con espacios. Lo que se debe hacer es definir una posicin de tabulacin en el lugar apropiado, y a continuacin poner en el texto un solo carcter tabulador.

Elementos del documento: manejo

Ver los elementos del documento Algunos elementos del documento son invisibles, tales como los espacios, los tabuladores y las marcas de prrafo. Es posible verlos, cuando se tiene activa cierta opcin; aparecern marcados en la pantalla, pero en ningn caso se imprimirn tales marcas. Para activar la representacin de estos elementos, se puede acudir al men Herramientas/Opciones, en la solapa Ver, y en el apartado Marcas de formato elegir Todas. Otra forma, mucho ms sencilla, es marcar el botn .

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Estando activa esta opcin, se pueden ver los espacios (como un punto), los tabuladores (como una flecha), las marcas de fin de prrafo (con el smbolo ), etc. Como ya se ha dicho, eligiendo el modo de presentacin de vista normal se ven tambin las separaciones de pginas y secciones (ver pgina 5). A continuacin figuran ejemplos de cmo se vera el mismo texto con dicha opcin desactivada o activada.

Fig. 1: A la izquierda, vista en pantalla del texto sin la opcin de mostrar marcadores. A la derecha, el mismo texto con dicha opcin activada.

Seleccin de elementos La seleccin de elementos del documento puede realizarse de varias formas. Para seleccionar caracteres, se puede realizar un arrastre del ratn (empezando en una zona que no est ya seleccionada). Es equivalente pulsar la tecla Maysculas y mover el cursor de escritura con las teclas de flecha. Para seleccionar una palabra, se puede hacer doble clic con el ratn sobre la palabra. Para seleccionar una lnea, se puede hacer un clic en el margen izquierdo, a la altura de la lnea en cuestin. Si se lleva el ratn al margen izquierdo de la pgina, se ver que cambia de aspecto (apunta hacia arriba a la derecha). Haciendo clic en esa posicin se selecciona la lnea.

Fig. 2: Seleccin de una lnea de texto haciendo clic en el margen.

Para seleccionar un prrafo, se puede hacer triple clic sobre un punto cualquiera del texto, o bien doble clic en la zona del margen. Prrafos y su formato Existen diversas opciones de formato que no afectan a caracteres o a palabras, sino al prrafo. Por ejemplo, la alineacin del texto, que puede ser izquierda, derecha, centrada o justificada. Para formatear un prrafo, se acude a la opcin del men Formato/Prrafo, que despliega el dilogo correspondiente. En l se pueden modificar las diferentes caractersticas. El dilogo tiene dos bloques o solapas.

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Fig. 3: Dilogo de formato de prrafo (primera parte)

En la primera solapa (Fig. 3) se puede modificar: Alineacin: indica si las palabras se colocan de modo que se respete el borde izquierdo, derecho, ambos, o si el texto se coloca centrado. Sangra: Se puede establecer en estos controles la sangra deseada, aunque hay otra forma ms inmediata de hacerlo que se ver ms adelante. Espaciado: Indica qu espacio extra se deja entre un prrafo y otro. Interlineado: Indica cuntas lneas hay entre una lnea y otra dentro del mismo prrafo. Por ejemplo, con esta opcin se conseguira escribir a doble espacio como se hace con las mquinas de escribir.

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Fig. 4: Dilogo de formato de prrafo (segunda parte)

En la segunda solapa del dilogo (Fig. 4) se pueden controlar los siguientes aspectos de inters: Control de lneas viudas y hurfanas: Si est marcado, evita que quede, por ejemplo, una sola lnea de un prrafo al principio de pgina. Conservar lneas juntas: Esta opcin afecta a un conjunto de lneas dentro de un prrafo. Hace que el procesador no meta ninguna ruptura de pgina entre las lneas en cuestin. Conservar con el siguiente: Hace que el prrafo afectado siempre quede con el siguiente sin rupturas de pgina por en medio. Salto de pgina anterior: Hace que el prrafo en cuestin siempre est al principio de una pgina propia. Secciones Las secciones, como se ha dicho, tienen inters para ciertos elementos de formateo que se aplican a zonas enteras del documento. Por ejemplo, un documento puede tener zonas en A4 y zonas en otro tamao de papel, pero para ello habr que definir secciones diferentes. Para crear una nueva seccin, se inserta un salto de seccin. Se acude al men Insertar/Salto... y all se elige el tipo de salto, que ser de seccin. El salto de seccin no se ve a menos que se est en el modo Vista normal.

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Tipos de letra, tamaos, atributos Estas caractersticas de la letra pueden elegirse en conjunto; para ello basta con desplegar el dilogo de elegir fuente. Esto puede hacerse mediante el men de contexto del texto seleccionado (eligiendo la opcin Fuente...), o mediante el men principal (Formato/Fuente).

Fig. 5: Dilogo para elegir fuente, tamao de la fuente, atributos...

Otra forma es elegir diversas caractersticas por separado, en la propia barra de herramientas Formato de Word.

Fig. 6: Barra de herramientas Formato de Word

Saltos de pgina Para insertar un salto de pgina forzoso, se puede acudir al men Insertar/Salto... y elegir salto de pgina. Otra opcin ms rpida es pulsar CTRL+INTRO.

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Tamao y mrgenes de pgina El tamao de pgina se puede fijar en la opcin del men Archivo/Configurar pgina. Ah pueden tambin configurarse los mrgenes, pero hay una forma ms inmediata de hacerlo: moviendo los bordes de la regla (la frontera entre los tramos oscuros y claros de la misma). En la Fig. 7 se ve un ejemplo de esto; ntese que el margen slo se fijar si, cuando se empieza a mover el cursor, tiene la forma de una flecha que apunta hacia ambos lados, . Adems, hay que evitar mover los pequeos tringulos que se encuentran en esa misma zona. Otra forma de modificar los mrgenes es acudir a Archivo/Configurar pgina, y en el dilogo que aparece se pueden introdudir los valores de margen de forma numrica.

Fig. 7: Punto a mover para cambiar de forma visual el margen izquierdo de la pgina.

Sangras Para fijar las sangras se puede utilizar el dilogo de formato de prrafo (vase pgina 11) pero es ms rpido si se utilizan los pequeos elementos que figuran sobre la regla. El cuadrado sirve para fijar la sangra izquierda; basta moverlo hasta el punto adecuado.

Fig. 8: Etapas para fijar la sangra izquierda

Para los dems tipos de sangra, se realiza la misma operacin, pero arrastrando otros elementos en vez del cuadradito.

Fig. 9: Posicin de los elementos de la regla para diferentes tipos de sangra

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Estilos Como ya se ha dicho, un estilo es un conjunto de atributos, que pueden ser de carcter o fuente, de prrafo, etc. Para modificar un estilo, se acude al men Formato/Estilo..., y en el dilogo que sale (que llamaremos A) se elige el estilo en cuestin. Una vez elegido se pulsa el botn Modificar..., y esto hace aparecer un nuevo dilogo (que llamaremos B) con la definicin del estilo. Lo ms frecuente es pulsar entonces el botn Formato, que despliega un men; slo hay que elegir el tipo de formato que se desea cambiar (fuente, prrafo, etc.) y esto har aparecer un dilogo igual que si se intentase dar formato a un texto concreto y no a un estilo. Hechos los cambios correspondientes, se cierra el dilogo B con el botn Aceptar; y despus, el dilogo A, pero con el botn Cerrar. Si se pulsa el botn Aplicar, lo que se hace es que el texto en el que estaba el cursor pasa a tener ese estilo; si se pulsa simplemente Cerrar, sin embargo, nos limitamos a cambiar la definicin del estilo. Al hacer ese cambio en el estilo, de forma automtica todos los textos que estuviesen en ese estilo se vern afectados por dicho cambio y pasarn a tener los nuevos atributos. Tabuladores Hay que distinguir entre dos operaciones distintas: fijar las posiciones de tabulacin e introducir los tabuladores propiamente dichos (que no son ms que caracteres especiales). Para fijar las posiciones de tabulacin, se hace clic sobre el borde inferior de la regla. El tabulador quedar marcado con un pequeo smbolo con forma de L o T.

Fig. 10: Fijar la posicin de un tabulador

En este caso, el tabulador creado es de alineacin izquierda; haciendo doble clic sobre l, se puede cambiar su tipo. A continuacin, si el primer carcter de la lnea es un tabulador, el texto comenzar (ya que la posicin es de tabulacin izquierda) justo en la lnea de los dos centmetros. En la Fig. 11 se ha activado la opcin de ver caracteres de formato, para poder apreciar la presencia del carcter tabulador. Las lneas grises verticales de la ilustracin han sido aadidas como orientacin, y no aparecan en la pantalla original.

Fig. 11: Uso del tabulador, con un carcter de tabulacin.

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Listas
Cuando se construye una lista de elementos, no es necesario ir formatendola manualmente; el procesador se ocupar de ello. Listas numeradas Una lista numerada se construye de modo que cada elemento de la lista sea un prrafo; basta con situarse en dicho prrafo y pulsar el botn que los sucesivos prrafos queden con este aspecto: 1. Una opcin 2. Otra 3. Y otra Esto tiene la ventaja de que si se introducen o se borran opciones, el sistema las renumera automticamente. Para modificar el esquema de numeracin, se seleccionan las opciones y se acude al men Formato/Numeracin y vietas. Listas no numeradas Funcionan anlogamente a las numeradas, pero los elementos no aparecen marcados con nmeros sino con las llamadas vietas (en ingls, bullets). Ejemplo: Una opcin Otra Y otra . De este modo, se consigue

Se consigue mediante el botn de vietas, . Al igual que en las listas numeradas, tambin se puede configurar el aspecto de las vietas, en la opcin del men Formato/Numeracin y vietas. Sangra de las listas Es frecuente que las listas tengan apartados y subapartados, a base de poner elementos a distintos niveles. Para ello, se pueden utilizar los botones correspondientes de la barra de herramientas: . Nuevamente, el procesador de textos maneja automticamente la informacin sobre sangra para modificar la numeracin. Ejemplo: 1. Opcin 2. Otra opcin a. Subopcin b. Otra subopcin 3. Otra opcin Formato de las listas Si el estilo de las listas, tanto numeradas como no numeradas, no nos gusta, se puede camibar. Acudiendo al men Formato/Numeracin y vietas, se puede modificar el tipo de vietas (para que en vez de crculos aparezcan estrellas o cualquier otro tipo de smbolo) y el esquema numerado, que permite elegir si los nmeros de subapartado

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son letras, nmeros romanos, nmeros compuestos de varios niveles (como 1, 1.1, 1.2, 1.3, etc.)...

Notas a pie de pgina

La forma de insertar notas a pie de pgina es bastante sencilla: basta con colocar el cursor de insercin en el punto donde debe quedar la referencia y acudir al men Insertar/Nota al pie.... Se acepta el dilogo que aparece, y vemos que el cursor queda justamente en el pie de pgina, listo para escribir el contenido de la nota.

Encabezados y pies de pgina

No hay que confundir los encabezados y pies de pgina con las notas a pie de pgina. Una nota a pie de pgina forma parte del texto del documento, y adems en otro punto hay una referencia hacia ella; un encabezado o pie de pgina, sin embargo, se sita en el margen, y no forma parte del cuerpo del documento. Los encabezados y pies de pgina se modifican mediante la opcin del men Ver / Encabezado y pie de pgina. Al hacer esto, se entra en un modo especial en el que se est editando slo la cabecera y pie de pgina. Adems, aparece una barra de herramientas especial, con un aspecto similar al siguiente:

Utilizando los siguientes botones se pueden realizar las operaciones bsicas: Permite cambiar entre el encabezado y el pie. Cierra la barra de encabezado y pie de pgina, y volvemos al estado original de edicin del cuerpo del documento. Hay otros botones para insertar campos (fecha, nmero de pgina, etc.) pero esto se estudiar de manera general ms adelante. Otra forma de acceder al encabezado y pie, sin ir al men, y suponiendo que ya exista texto de encabezado y/o pie, es hacer doble clic sobre l.

Campos
Los campos son elementos del documento que no son texto literal, sino referencias hacia algo, que se sustituye por su valor al visualizar o imprimir. Por ejemplo, el nmero de pginas que tiene un documento; en vez de escribirlo (con lo que si el documento crece habra que corregir constantemente ese texto) se inserta un campo, de forma que su valor se actualizar solo. Los campos, en general, se insertan mediante el men de la aplicacin: Insertar / Campo... En el dilogo que sale, a la izquierda hay una lista de categoras o tipos de campo (ya que son muchos los posibles, estn agrupados para que sean ms fciles de encontrar) y a la derecha hay una lista con los campos de la categora que est seleccionada. Algunos campos necesitan adems que en la caja de edicin que figura en dicho dilogo se aadan parmetros, pero en este caso no vamos a hacer uso de tal posibilidad. A continuacin se ofrece una lista de los campos que se usan ms frecuentemente.

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Campo Nmero de pgina actual Nmero total de pginas Fecha de hoy Hora actual

Categora Numeracin Info. Documento Fecha y hora Fecha y hora

Nombre de campo Page NumPages Date Time

Los campos se distinguen porque en pantalla aparecen como un rectngulo gris, aunque a la hora de imprimir no se distinguen del texto normal.

Referencias cruzadas
Otro uso muy til de los procesadores de texto es el mantener referencias cruzadas. Se trata de poder hacer referencia en el texto a otras partes o elementos del documento, de forma que no haya que corregir constantemente esa referencia cuando el documento cambia. Por ejemplo, si aqu se afirma que en la pgina 4 se habla de la diferencia entre un procesador de textos y un simple editor, ese nmero de pgina no se ha escrito tal cual; se ha insertado una referencia cruzada. De este modo, si el apartado al que se haca referencia cambia de pgina, el nmero se actualizar por s solo y el documento seguir estando coherente. Para insertar una referencia cruzada se acude al men Insertar / Referencia cruzada. Esto mostrar un dilogo que permite elegir en primer lugar a qu elemento se quiere hacer referencia (con una caja combo que hay a la izquierda), y en segundo lugar cmo se har la referencia (si se desea un nmero de pgina, el texto de un ttulo, etc. Por ejemplo, el nmero de pgina anterior que se puso como ejemplo, se construy eligiendo Ttulo como tipo, y Nmero de pgina como referencia. Hecho esto, en la lista de debajo del dilogo aparecieron los ttulos del documento; bast elegir el adecuado, pulsar Insertar, y en el texto qued insertado el nmero de pgina.

En realidad, las referencias cruzadas son tambin campos; es decir, se podra ir al men Insertar / Campo y, dando los parmetros oportunos, se conseguira el mismo efecto. Pero de este modo es mucho ms sencillo. Se puede hacer tambin referencia a los elementos de una lista numerada (eligiendo Tipo=Elem. de numeracin). Aqu van algunos ejemplos de referencias cruzadas (donde el texto de la referencia cruzada se ha puesto en subrayado para distinguirlo): Se explica lo que es un procesador en el captulo Procesadores de textos.

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 Agustn Cernuda del Ro, Diciembre de 2000

En el apartado Listas numeradas, hay una lista, cuyo punto 2.a contiene el texto Subopcin.

Como ya se ha dicho, lo que aparece subrayado en los prrafos anteriores no est escrito literalmente, sino que son referencias que el procesador se encarga de sustituir por texto.

Tablas de contenidos
Los ndices y las tablas de contenidos son casos particulares de campos. Para generar un ndice de un documento, basta con respetar la norma elemental de poner todos los ttulos con un estilo de ttulo, y luego insertar un campo en el lugar apropiado. Para crear un ndice, se acta como se ha explicado en general para los campos. En el dilogo de campos, basta elegir la categora ndices y tablas; en concreto, el campo TOC (Table Of Contents) es la tabla de contenidos que buscamos.

Actualizar campos
En general, se puede forzar la actualizacin de los campos poniendo el cursor de insercin sobre ellos y pulsando la tecla F9.

Tablas
Las tablas se pueden crear de dos maneras: 1. Acudir al men Tabla / Insertar tabla. En el dilogo subsiguiente, indicar cuntas filas y columnas se desea poner. 2. Tener un texto tecleado previamente, con las filas separadas por marcas de fin de prrafo y dentro de cada fila las columnas separadas con caracteres de tabulacin. En ese caso, se puede utilizar la opcin Tabla / Convertir texto en tabla. Una vez creadas las tablas, debe tenerse en cuenta lo siguiente: Dentro de cada celda, funcionan las opciones tpicas de un prrafo, de manera independiente (sangras, alineacin del texto, etc. etc.) Se pueden seleccionar filas enteras, columnas enteras o celdas, bien mediante arrastres de ratn o pulsando en el borde que corresponda (cabecera de la columna o de la fila, cuando el cursor cambia). La posicin de las filas y columnas puede variarse arrastrando las lneas divisorias de la tabla Se pueden crear (y muchas veces interesa) tablas en las que no se vean los bordes (se vern en gris claro en la pantalla pero no se imprimirn), o en las que se vean slo algunos bordes. Para ello, se puede acudir al botn de bordes. Este botn conviene utilizarlo desplegando las opciones que tiene, lo que se consigue pulsando en la pequea flecha que tiene al lado.

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 Agustn Cernuda del Ro, Diciembre de 2000

Importante: Al intentar poner los bordes a una tabla, puede que el comportamiento nos parezca complicado. No desanimarse por esto; es absolutamente normal, y no hay otra solucin que practicar.

Imgenes
Se pueden insertar imgenes en un documento. Debe tenerse en cuenta, sin embargo, que las imgenes suelen ocupar mucho ms espacio que el texto. Esto quiere decir que el tamao del documento crecer considerablemente a medida que aadamos imgenes, y es posible que no quepa en un disquete (cuya capacidad es de 1,4 MegaBytes, es decir, del orden de 1.400.000 Bytes). La forma ms sencilla de insertar imgenes en un documento es copiando y pegando de la manera habitual; de este modo, la imagen se comportar como un carcter ms del texto. Las imgenes pueden tambin insertarse desde un archivo (men Insertar / Imagen / Desde archivo). Tngase en cuenta que existe la posibilidad de insertar imgenes vinculando, lo que significa que en el documento no se inserta realmente toda la informacin, sino slo un enlace a la imagen que hay en disco. El uso de imgenes vinculadas tiene dos ventajas: Si la imagen del disco se modifica, cuando volvamos a ver el documento aparecer actualizada. Esto es til, por ejemplo, si hay muchos documentos que usan la misma imagen y esta puede cambiar. El fichero de documento (.doc) es bastante ms pequeo. Si nos llevamos el documento a otro equipo en el que la imagen no est accesible, no podremos verla en el documento.

Pero tiene inconvenientes importantes:

Por tanto, para los principiantes se desaconseja el uso de imgenes vinculadas.

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