ORGANIZAAO D EEVENTOS Mas o que um evento?

um acontecimento usado para atrair a ateno do pblico-alvo e rgos de comunicao soci bre uma empresa, produtos ou servios. Os eventos so divididos, geralmente em trs ca tegorias: Pblico, Oficial e Privado. Os eventos Privados, onde se enquadram event os de RPG, que nos interessam. O Mercado de Eventos no Brasil. Segundo pesquisa divulgada no site da FBC&VB Federao Brasileira de Convention & Vi sitors Bureaux, so realizados 319.488 eventos de temas diversos, todos os anos no Brasil, envolvendo 79.872.000 participantes e gerando uma renda de R$ 32,7 bilhe s. Responsvel pelo expressivo nmero de 727.168 empregos diretos e indiretos, o seg mento movimenta R$ 3,7 bilhes de tributos atravs da promoo de feiras, congressos e i niciativas similares. Como trabalhar produzindo eventos no Brasil no constitui uma profisso regulamentad a, os temas relativos aos aspectos de gesto de eventos so abordados em cursos de g raduao em Gesto Cultural, em disciplinas em faculdades de turismo, hotelaria e comu nicao social e cursos de curta durao que passaram a ser uma nova modalidade de ensin o na rea, sendo criados pela LDB e regulamentados pela Resoluo n. 01/99 do MEC como cursos de formao especfica. Alm disso, existe um circuito de seminrios e palestras so bre o assunto em quase todas as capitais do pas. E um evento de RPG? Atualmente, eu gosto de delinear trs subtipos bsicos de eventos orma: de RPG da seguinte f

* Eventos: eu costumo designar como um evento, propriamente dito, todos aque les de grande porte como EIRPG, Drago Fest, ERPGA, Tch RPG e RPG e Cultura. Estes que requerem um refinado conhecimento de organizao e produo, capital a ser investido , bem como equipe operacional integrada.

* Encontros: encontros so mini-eventos , aqueles de propores reduzidas, porm no m s importantes, que contam geralmente com baixo, ou nulo, grau de investimento po r parte dos organizadores e ingresso gratuito. Podemos citar como exemplo: Domin go RPG, RPG no Bob s, RPG na Praa, RPG Livre e outros.

* Setores: so aqueles setores de RPG organizados dentro de eventos de cultura pop, como Anime/Mang. Atualmente a nica produtora especializada neste trabalho a CWC Produes que lanou, no incio de 2008, um projeto que rene diversas atraes de jogo e RPG e Wargames, totalmente gratuitos para o pblico, implementados em eventos de cultura jovem. Obs: Vale frisar que esta distino totalmente pessoal e utilizada por questes prticas . Mas na minha cidade no tem isso, o que eu fao? Primeiramente no se desespere.

Encontros so relativamente simples de serem organizados, porm o trabalho pode ser exaustivo. Geralmente, basta que voc procure um centro cultural, loja de RPG ou b iblioteca pblica, com espao fsico disponvel (mesas e cadeiras) e se rena com a admini strao do local apresentando um projeto e, principalmente, explicando o que vem a s er jogos de RPG. Feito isso, voc deve programar uma periodicidade para cada edio do encontro, e iniciar a divulgao. Composio de projeto e divulgao sero itens para arti futuros. Setores de RPG so um pouco mais trabalhosos e requerem mais experincia, pois podem

trazer boas dores de cabea.

Para organizar um setor de RPG em um evento de Anime, por exemplo, voc deve entra r em contato com a organizao e enviar uma proposta explicando o que gostaria de fa zer. Lembre-se que voc estar trabalhando para uma empresa indireta e informalmente , logo, possui o direito mnimo a alimentao e iseno de ingresso durante o perodo de tr balho da sua equipe. Inclusive, perfeitamente possvel o envio de uma proposta sol icitando alguma verba a ser destinada em produtos para premiao de torneios dentro do setor. Esta verba deve, obrigatoriamente, ser comprovada por meio de notas fi scais em uma memria de clculo, que precisa ser apresentada produtora que disponibi lizou o dinheiro. Com a sua proposta aceita, firma-se um termo de compromisso, d e ambas as partes, e voc estar apto a realizar este trabalho sem maiores problemas . J a produo de um grande evento requer muito mais planejamento e trabalho pesado, po rtanto destinei um tpico exclusivo a este tema. Produzindo eventos Produzir um grande evento uma atividade complexa, pois envolve diversos detalhes que devem ser trabalhados para, na realizao do projeto, serem desenvolvidos de fo rma harmoniosa. Contudo, isso mais fcil do que parece. Step by step: O mais importante em um evento o seu planejamento. Quanto mais pes quisa e estudo forem realizados antes da implementao de um projeto, menores sero as chances de erros acontecerem. Um evento divido em duas fases bsicas: pr e ps-evento. Cada qual, envolvendo uma sri e de etapas a serem observadas e seguidas. Devido a isso, aconselho a utilizao de um checklist. Antes de entrarmos na formulao de um checklist, vamos refletir sobre nove pergunta s bsicas: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Qual o objetivo do evento? Qual o pblico-alvo que pretende reunir? Qual a data? Qual o local? Qual o tempo de durao do evento? Quais atividades sero oferecidas ao pblico? O evento contar com convidados? Se sim, quais? Quais os recursos disponveis? Quais os custos de execuo do projeto?

Com estas perguntas em mente voc ser capaz de traar um panorama bsico do que dever se r passado para o seu projeto, podendo analisar a viabilidade do mesmo e sua dime nso. Compondo uma checklist Uma checklist uma lista de verificao que tem por objetivo organizar o planejamento de cada fase e etapa de um evento, fazendo o produtor se certificar que cada mi ncia foi considerada. Como foi dito anteriormente, um evento geralmente dividido em duas fases: pr e psevento. * Pr-evento: como o prprio termo sugere, engloba todas as fases de planejament o e organizao que antecedem a data programada para a concretizao do projeto. Esta fa se o ponto alto que vai definir o sucesso ou fracasso do seu evento. * Ps-evento: esta fase acontece logo aps o trmino de um evento e representa o s eu registro de realizao por meio de notas fiscais, relatrios finais, lbum de fotos,

ofcios de agradecimento, material para imprensa e principalmente prestao de contas. Conhecendo ento estas duas fases, podemos dividir o checklist em dois, um para o pr e outro para o ps-evento. Checklist de pr-evento Uma checklist no segue, necessariamente, um molde determinado, pois cada evento p ossui particularidades relevantes nesta lista. Eu proponho ento, a verificao dos it ens mais bsicos e fundamentais para uma produo de um evento de RPG, de mdio at grande porte. Regio do Evento: muito importante antes de definir o local que acontecer o seu eve nto, realizar uma pesquisa que possa traar um quadro com algumas informaes que vise m otimizao do espao utilizado e o potencial da regio para o sucesso do seu projeto. Voc deve considerar o nvel de interesse social da regio, sua reputao, capacidade hote leira, meios de transporte, restaurantes, comunicaes, segurana, atraes tursticas e o reo relativo comparado com outras possveis regies. Via de regra, as melhores regies (e as mais caras tambm) de qualquer cidade so os bairros centrais e suas proximida des. Geralmente elas atendem facilmente todas as necessidades bsicas que devem se r analisadas. No adianta querer produzir um evento de RPG em uma associao de senhor as da 3 idade, tampouco dentro de uma escola de samba, portanto voc deve procurar um local que j tenha um apelo ao pblico-alvo, como Instituies de Ensino, centros cul turais, shoppings e etc. Mas qual o seu pblico-alvo? No existe, ainda, uma pesquisa que possa medir com preciso a faixa-etria do pbli co consumidor de jogos de RPG. Porm, estima-se, segundo pesquisa realizada pela E ditora Mantcora, na poca de lanamento da revista Dragon Slayer, que esse pblico se e ncontre entre jovens de 15 a 25 anos, variando entre as classes A e B. Ano passado o Departamento de Psiquiatria da Escola Paulista de Medicina da Universidade Federal de So Paulo (EPM UNIFESP), em parceria com a Ludus Culturali s organizou uma pesquisa que visa traar este perfil com uma abordagem clnica. Contedo Programtico: apesar do nome, isso no nada mais do que os temas das atividad es que acontecero dentro do seu evento. Como um evento de RPG, j sabemos o foco da s atividades, porm, por questes financeiras e comerciais, interessante vincular at raes de card games, wargames, videogames, HQ s, anime/mang e outras atividades da cul tura geek em geral. O que acaba acontecendo que at 50% das atraes em um evento de R PG, so direcionadas a outros tipos de pblico correlatos. Mais do que isso pode cau sar um problema de descaracterizao do objetivo do seu projeto. Data e durao do evento: via de regra, o primeiro final de semana de cada ms a melho r pedida para um evento que possua patrocnio e comrcio interior. Geralmente o seu pblico ter recebido o salrio h poucos dias e isso significa movimentao do comrcio e or lucratividade para os expositores e patrocinadores, que, por conseginte, iro te r maior probabilidade de firmar novas parcerias e contratos com seu evento. Voc d eve tambm sempre procurar datas que, se possvel, permitam maior acessibilidade par a o pblico, como finais de semana seguidos ou antecedidos por feriados. Alm disso, interessante iniciar as atividades no perodo da manh, principalmente se existir p raa de alimentao local, e s encerr-las a partir das 18:00 horas. Listagem de material e equipamento tcnico: voc deve sempre listar todos materiais e equipamentos que sejam de utilidade para o seu evento, como estruturas de esta nde, nmero de mesas e cadeiras, projetores, microfones, computadores, iluminao, est rutura de palco, decorao, msica e etc. Alm disso, essa listagem deve incluir a utili dade desse material e os custos que eles exigem para um maior controle de verba. Verificar Recursos Humanos disponveis e a contratar: dependendo do local escolhid

o para sediar seu evento, podero ser disponibilizados alguns seguranas, funcionrios de limpeza e recepcionistas. Caso isso no esteja disponvel, voc deve efetuar contr atao destes profissionais, de acordo com a dimenso do seu evento, ou mesmo sua equi pe pode realizar estes servios, com um detalhe: seguranas devem, obrigatoriamente, serem profissionais qualificados e nunca aquele seu amigo de 1,90m. Alm disso, n o mnimo um segurana responsvel pela revista deve ser do sexo feminino, pois a legis lao brasileira no permite que homens revistem mulheres e vice-versa, por motivos bvi os. Atualmente, as empresas que prestam este tipo de servio qualificam seus profi ssionais com cursos de primeiros socorros, tcnicas de apresamento e etc. garantin do que seu evento transcorra sem maiores problemas. Itens adicionais: dependendo do local, como reas abertas, faz-se necessrio contrat ao de uma unidade mdica mvel e solicitao de banheiros qumicos. Estimar custos e disponibilidade de verba: aqui voc deve colocar na ponta do lpis o capital que tem disponvel para investir no seu evento e os custos que cada item exige. Se a sua verba no atender a tudo o que pretende fazer, chegou hora de priorizar c ertas atraes e cortar alguns custos extras. Ou ainda, sair em busca de patrocnio. Uma coisa que acontece muito no ramo de produo a pechincha. Voc deve tentar negocia r sempre que vai realizar uma contratao e, pesquisar o custo/benefcio que cada empr esa lhe fornece. Alm disso, muito mais vivel conseguir atraes com permutas e parceri as em certas situaes. Captao de recursos, apoios e patrocinadores: est uma fase geralmente exaustiva. Voc precisa correr atrs de patrocinadores e apoio para o seu projeto E estamos falando de jogos de RPG. Existem dois tipos de auxlios empresariais para produo de eventos: Patrocnio: o patrocnio nada mais do que um investimento de marketing por parte de uma empresa (patrocinadora) sobre um projeto (propriedade). Quando uma empresa c ompra uma quota do seu projeto, leia-se estande, por exemplo, ela uma patrocinad ora.

Apoio: a relao entre uma empresa ou associao que presta algum auxlio, que pode contr buir com o evento de alguma forma, como passagens areas, hospedagem, alimentao, ser igrafia de camisetas, auxlio com material tcnico, concesso de espao fsico e etc. Para conseguir qualquer tipo de benefcio, voc deve ter um projeto bem estruturado e procurar empresas que possam ter alguma similaridade com o seu pblico, estabele cendo uma relao de custo x benefcio, mostrando o lado comercial que pode ser criado entre os presentes no evento e os produtos da empresa que se est solicitando o a poio ou patrocnio. Esta relao deve ser puramente comercial, mostrando como a empres a poderia se beneficiar no seu evento, investindo algum capital no projeto ou ap oiando de alguma forma. Existem ainda, algumas leis e iniciativas que promovem i ncentivos fiscais a projetos culturais, mas falarei disso em outra oportunidade.

Cronograma de atividades: um cronograma de atividades uma espcie de agenda que ir definir o horrio de incio e trmino de cada atividade aberta ao pblico. muito importa nte que este cronograma seja programado com cautela para no existirem remanejamen tos de atividades de ltima hora. Faz-se necessrio tambm divulgao prvia do cronogram ara o pblico-alvo. Uma dica: quando montar este item, sempre deixe uns dez minuto s entre uma atrao e outra. Este pode ser o tempo crucial para atrasar ou adiantar uma atividade. Compondo a Programao Visual: engloba faixas, painis, banners, outdoors, busdoors, f lyers, folders, panfletos e tudo aquilo que possui apelo de imagem. Voc deve se r eunir com algum profissional do ramo de design grfico e debater como ser a program

ao visual (a arte) do material do seu evento. importante sempre trabalhar focado e m uma identidade visual, isso, com o tempo, ajuda a fortalecer a credibilidade d o seu trabalho perante o pblico.

Definindo Material Grfico: aps a definio da programao visual, chega o momento de pass r os projetos para o papel. Configura a definio de material grfico, a escolha de pa pel utilizado para materiais impressos, a gramatura, acabamentos, formatos, quan tidades e etc. Na hora de decidir este tipo de coisa, voc pode conversar com algu m profissional da grfica que ir lhe prestar servio de impresso e pedir orientao quant a isso. indicado tambm que voc procure o auxlio de um profissional do ramo da publ icidade, que ir lhe orientar quanto a nmeros e formas que a distribuio de circulares (flyers, folders e etc) do seu evento deve ser realizada, alm de possibilitar um direcionamento do plano publicitrio, gastando menos e atingindo o pblico de forma mais efetiva. Circulares? Circulares so informativos publicitrios impressos e distribudos ao pblico, nas r uas ou em pontos de interesse social para o evento. Os tipos mais comuns de circ ulares utilizados para divulgao direta de eventos so: Flyers: um flyer um pequeno folheto publicitrio que visa promover eventos. Ge ralmente impresso dos dois lados (4X4) e possui informaes como atraes, local, ingres so, convidados, horrios, datas e tudo mais que for imprescindvel. Flyers tambm pode m ser produzidos em formatos digitais. Estudos apontam que um flyer impresso pos sui um retorno mdio de 0,3 % . Ou seja: a cada mil flyers, voc tem um retorno de 3 0 pessoas visitando seu evento. Destas 30 pessoas, 15 configuram pblico de retorn o direto (aqueles que iro participar e consumir) e 15 pblico de retorno indireto ( curiosos). Folders: possui a mesma funo de um flyer, porm um folder possui dobras. utiliza do para incluir cronogramas, materiais direcionados a imprensa e etc. Folhetos ou panfletos: so aqueles circulares de brochura solta, ou seja, folh as dobradas e agrupadas que podem ser grampeadas. So indicados para sntese de cont edo de seminrios, simpsios e circuito de palestras, pois otimizam o registro de inf ormao daquela parcela do pblico mais dependente de recursos visuais. Assessoria de Imprensa: assessoria de imprensa o setor que deve cuidar do relaci onamento da sua empresa, grupo ou produtora com a imprensa. A assessoria responsv el pelo envio de fotos, convites, cadastramento de reprteres, e criao do press rele ase. Os press releases sobre eventos devem antecipar todos os dados relevantes ( como convidados, local, data, atraes e etc.), alm de facilitar o acesso dos profiss ionais de imprensa (caso exija credenciamento prvio, por exemplo).

Programao Social: a programao social so shows e atividades culturais contratadas em u m panorama geral. Voc pode optar por inclu-los ou no, analisando a viabilidade de v erba que voc dispe e o apelo comercial que a atrao ter sobre o seu pblico-alvo. Geral ente a programao social envolve bandas de cultura pop, apresentaes de artes marciais , teatro e dana. Formulao de Contratos: este o ltimo item de um check-list de pr-evento e deve ser cu idadosamente trabalhado. Para formular contratos de vendas de espao, contratao de a tividades, empresas de fotografia, filmagem, iluminao, e etc. voc deve procurar um advogado e explicar os termos e exigncias que seus contratos precisam atender. Alm disso, voc pode trabalhar com termos de compromisso, para associaes que trabalhem, sem intuito comercial, dentro do seu evento. Lembre-se: sempre bom estar precav ido em uma produo. Feito isso, o planejamento prvio do seu evento estar concludo. Checklist de ps-evento

Chegamos na parte mais simples da coisa, depois que o seu evento acaba e o pblico vai embora satisfeito (assim espero), chega hora de prestar contas e realizar r elatrios, ofcios e etc.

Relatrio Final: logo que seu evento acaba, o seu trabalho ainda continua. Voc deve fazer um levantamento de tudo que foi investido, estimar o retorno fiscal e de imagem obtido, nmero de visitantes, reunir todas as notas fiscais, gerenciar paga mento de impostos e contas (caso existam) e manter tudo registrado em uma memria de clculo do seu evento. O motivo simples: qualquer problema ou dvida, voc poder san ar com o registro de prestao de contas que ter disponvel. Alm disso, poder ter um mai r controle de capital, tendo uma noo de valores gastos em edies anteriores. Material para Imprensa: sempre de bom tom enviar ofcios de agradecimento aos vecul os de imprensa que se fizeram presentes, fotos, vdeos e materiais que comprovem a dimenso de realizao do evento. lbum de foto e vdeo: novamente se mostra necessrio um registro do seu evento por me io de lbum de fotos e vdeos editados, que podem ser de grande valia para trabalhar a publicidade e propagando de edies posteriores. Se voc chegou at aqui Se voc, leitor, chegou at o fim deste guia, com certeza possui algum interesse em produzir e movimentar o mercado de eventos de RPG, ento mos a obra! Vale ressaltar que cada evento possui particularidades e esse artigo foi escrito de forma plural sendo direcionado a pessoas leigas nos termos de produo, portanto , muita informao foi condensada com linguagem menos tcnica e mais didtica. Eu procur ei abordar as etapas mais fundamentais para que voc possa comear a ter uma viso do que envolve a produo de um evento. Aconselho, geralmente, o uso de um checklist, no entanto, em pequenas produes ele nem sempre se faz necessrio, podendo, inclusive, atrapalhar a sua vida. Em uma ou tra oportunidade eu pretendo criar um guia de formulao de projetos para captao de pa trocnios e talvez at um tutorial sobre estrutura bsica de um press release. A inteno deste artigo propiciar um ponto de partida para todos aqueles jogadores que so prativos no mercado e sentem-se tentados a ingressar nesse mundo dos bastidores de eventos. Tiago Lobo Produtor executivo e assessor de imprensa.