CORPORACIN SCOUTS DE ANTIOQUIA DISTRITO BOGOT GRUPO 42 GUERREROS DE ASGARD

Como preparar un reunin de consejo

Nuestro movimiento entero funciona bajo un sistema participativo, desde las unidades hasta la instancia ms alta. Tanto los jvenes como los adultos estn invitados a formar equipos y a cooperar con el fin de evaluar situaciones, tomar decisiones, organizar acciones futuras, entregar informes de progreso, etc. Nuestro sistema ms comn de trabajo es a travs de reuniones, denominados ms generalmente como Consejos. Las reuniones de consejo son una parte indispensable de la vida y funcionamiento de toda organizacin. Sin embargo, una reunin ineficiente socava la moral del grupo, as como su cohesin. La calidad del lder de un grupo puede ser medida, en gran parte, en trminos de la calidad de sus reuniones.

1. ANTES DE CONVOCAR UNA REUNIN

Antes de convocar una reunin de consejo de cualquier clase, usted debe hacerse 4 preguntas:
Fuente : World Scout Bureau - Switzerland - www.scout.org . Traduccin : Clan Odn, Grupo 42 GdeA

participantes y enfocarse en ello. Si se invita a las personas a una reunin es porque usted espera algo de ellos y porque los va a tomar en cuenta. Es peligroso consultar a otros si la decisin ya fue tomada o preguntarles sobre decisiones a tomar si no est seguro de que podrn ser implementadas.

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Es realmente necesaria esta reunin?

Alguno problemas pueden ser resueltos mediante otro tipo de contacto: telefnico, correo electrnico o va chat. Debemos reservar las reuniones de consejo para aquellos momentos cuando las discusiones como grupo son realmente necesarias.

2. CONVOCANDO LA REUNIN
El acto de convocar una reunin representa un mini-acuerdo que vincula al organizador con los participantes. Es de vital importancia seguir las siguientes reglas: La invitacin debe ser enviada con suficiente antelacin De preferencia de 1 a 2 semanas, siempre que su asunto sea de prioridad normal. En los casos de alta prioridad, con al menos dos das de anticipacin. La invitacin debe contener informacin clara Debe ser concisa, legible y atractiva. Debe contener: de envo Fecha Propsito de realizacin, hora y duracin. Fecha (direccin exacta, un mapa y una explicacin de Lugar cmo llegar si es necesario- e incluir el nmero telefnico del organizador en caso de una eventualidad). Un listado de los participantes. La agenda u orden del da y los resultados esperados. Responsables de cada tema (as stos podrn preparar su intervencin). Especificar quien es el organizador. Nombre, cargo, etc., de la persona que enva la invitacin (obviamente no debe ser annima).

Est invitando a las personas correctas a la reunin?

Involucrar personas que tienen una pequea influencia en el asunto de la reunin agrega peso a las discusiones y las hace ms difciles. Por el contrario, no invitar a aquellos que tienen injerencia directa en el problema conlleva a minar la credibilidad de las conclusiones y decisiones de la reunin.

Cules son los resultados esperados de la reunin?

Todos los convocados deben tener una idea clara de la asunto y de los objetivos de la reunin. La pregunta que usted debe hacerse es: Cul es el asunto de la reunin? Qu resultados debemos alcanzar al finalizar la misma?

Qu grado de libertad van a tener los participantes?

No hay nada peor que decepcionar o frustrar a los integrantes del grupo. Cuando un lder convoca una reunin, l/ella deben tener una idea clara de qu es lo que se espera de los

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acceder a la informacin adicional (en el caso que Dnde

Conferencia Magistral (Yo se todo)

existan documentos que deban ser consultados antes de la reunin). (apndices como informacin prctica sobre Otros alimentacin, hospedaje, transporte, etc., si aplica). para confirmar participacin (de modo que implique Datos que la citacin no es opcional y que haga necesaria una explicacin vlida en caso de no asistencia).

3. PREPARANDO LA REUNIN
Una reunin bien organizada significa la mitad del xito. El organizador debe hacerse las siguientes preguntas: 1) Cul es la meta de la reunin? 2) Quines deben participar? 3) Dnde se llevar a cabo y cunto durar? 4) Cundo tendr lugar? 5) Cules son los resultados esperados? 6) Qu mtodo de trabajo se usar con el fin de lograr estos resultados?
Reunin Controlada (Permite cooperacin bajo mi liderazgo)

3.1. Cul es la meta?

En trminos generales, las reuniones pueden tener cinco clases diferentes de metas:
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a. Informacin: Los participantes son reunidos para aportar informacin sobre ciertos temas o informar sobre un asunto en particular. b. Consulta: Existe un problema a resolver. Tenemos una solucin posible. Queremos compartir esta solucin con el grupo para evidenciar qu objeciones pueden presentarse y ver si es posible llegar a un acuerdo. c. Anlisis del problema: Existe un problema pero no tenemos an una solucin. Organizamos una reunin para examinarlo y resolverlo. d. Negociacin: Tenemos conciencia que los integrantes del grupo estn divididos sobre un asunto importante. Decidimos reunir el grupo y tratar de encontrar una posicin en comn. e. Organizacin o planeacin: El grupo ha acordado un curso de accin. Por ello se rene para organizar y desarrollar un plan de accin. Es normal combinar varias metas en una sola reunin.

Libre Discusin (Todos por igual)

Fig.1
conocimientos o habilidades directamente Tener

3.2. Quines deben participar?

Los participantes en la reunin no deben ser seleccionados al azar. Por ello deben:

relacionadas con el asunto o problema tratado en la reunin, o les debe concernir directamente; Conocerse mutuamente y tener un punto de vista comn; con una actitud propositiva (por ejemplo, traer ideas y Venir escuchar las ideas de los otros). Si se requiere, para apoyar a los participantes, se puede invitar una o ms personas de fuera del grupo solamente si tienen un conocimiento particular o habilidades relacionadas

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con el asunto problema materia de la reunin. La interaccin eficiente durante la misma depende del nmero de participantes (ver Fig. 2).
Nmero Menos de 4 De 4 a 6 De 6 a 8 De 8 a 10 De 10 a 15 Ms de 15 Eficiencia Muy pobre Dbil Buena Excelente Dbil Muy pobre

3.3. Fecha y duracin

Es importante no olvidar generar compromiso y disponibilidad cuando se est escogiendo la fecha y duracin de la reunin. La duracin ptima de este tipo de reuniones es entre una hora y media, y dos horas. Las reuniones con personas jvenes deben ser mucho ms cortas. Asegrese que se planeen descansos o intermedios si es necesario que la reunin contine por ms tiempo.

Fig, 2

3.4. Lugar
El lugar debe ser un sitio de fcil acceso (cerca al transporte pblico y con reas de parqueo, si as se requiere). Un mapa podra acompaar la invitacin, donde se puede indicar con una flecha el sitio puntualmente. El saln de la reunin debe ser apropiado de acuerdo con el nmero de participantes. Si la reunin va a contar con 12 personas pero se cuenta con un saln para 100, por ejemplo, se puede organizar el rea para el evento hacia una esquina, para que as las personas se sientan ms cmodas. Revise si existe mucho ruido ambiente o algn tipo de distraccin, para as tomar las medidas del caso.
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3.5. Resultados esperados

Preste atencin al entorno: luces, temperatura, circulacin de aire, etc. La organizacin de las mesas es muy importante (ver Fig. 1). Una disposicin en cuadrado o rectngulo no se aplica a un grupo de ms de diez personas. En crculo o en forma de V permite que todos se puedan ver y facilita la comunicacin entre los participantes. Una organizacin abierta permite mayor interaccin. De cualquier manera, los recursos que se requieren son: y sillas suficientes. Mesas Un tablero, en un sitio donde todos lo puedan observar. La ventaja del papelgrafo es que las hojas escritas se pueden conservar como registro. Tanto el tablero como la persona que lidera la discusin deben estar frente a un fondo slido y nunca de espaldas a una ventana (la luz entrante dificulta su visualizacin). Marcadores (borrables para tablero). Soporte audiovisual si se requiere (proyector de diapositivas o acetatos, video beam, DVD, etc.). Un reloj. adhesiva o chinches para sostener las hojas de papel. Cinta Recuerde probar todo el equipo antes de la reunin.

La cualidad ms importante de la persona que est liderando la reunin es que debe ser realista. Nadie hace milagros en una o dos horas de reunin. Es necesario escalar los resultados esperados hacia lo que el grupo es capaz de alcanzar en el tiempo disponible. Por ejemplo, si la cuestin es resolver un problema en particular muy delicado, lo ms probable es que se requerirn varias reuniones para hacerlo: resultados esperados de la primera reunin deben ser Los compartir toda la informacin disponible sobre el tema, as el problema puede ser analizado con mayor claridad; segunda reunin debe contemplar todas las soluciones Una previsibles y los conceptos requeridos para implementar cada una de ellas; tercera reunin debe orientarse a decidirse por una Una solucin en particular, basados en el mejor estimado de costo/beneficio. Evidentemente, este proceso slo es viable con adolescentes mayores o jvenes adultos. Para personitas ms jvenes, este proceso debe ser escalado hacia abajo. Significa que los adultos debern desempear una funcin ms influyente en la preparacin de las decisiones.

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3.6. Mtodo
Una vez los resultados esperados han sido identificados, se debe considerar cul es el mtodo ms eficiente para conseguirlos. Esto es lo que se denomina lineamientos de la sesin. Los lineamientos de la sesin deben ser presentados al inicio de la reunin. Existen distintos tipos de lineamientos y se deben adaptar a la clase de reunin y a los resultados esperados. Aqu se exponen algunos ejemplos:

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1) Hechos y reacciones Es el tipo ms comn (ver Fig. 3). Involucra: el asunto (tema u objetivo): Por ejemplo: De Definir cunto debe ser la cuota para el prximo ao? Hechos: compartir informacin concerniente al asunto. Hay que rechazar opiniones o comentarios, solo contemplar los hechos (Qu? Dnde? Cundo..?) Anlisis: Qu significa la informacin recogida? Qu piensa cada participante? Cmo interpretan ellos la informacin? Conclusiones orientadas a la accin: Qu debemos hacer? Quin va a hacer qu? Cundo? Dnde? Cmo? 2) A favor y en contra Tenemos un problema X. Una solucin posible podr ser . Les pido que examinen las ventajas y desventajas de esta solucin y que las sopesen. Si sus conclusiones son a favor, aceptaremos esa solucin. Si sus conclusiones son en contra, entonces la rechazaremos (ver el diagrama). Una variacin de este mtodo implica adicionar una tercera columna Mejoras, con el fin de encontrar formas de aumentar las ventajas y disminuir las desventajas (Fig. 3). 3) Causas y efectos Este es el mtodo utilizado por los mecnicos para identificar lo que est daado. Podemos ver el problema, encontremos qu es lo que no est funcionando (efectos observables), entonces podremos buscar la causa de cada efecto que hemos observado: por qu no est trabajando (por algo o alguien). Finalmente, trataremos de encontrar cul solucin reduce ests causas (Fig. 3). 4) Estudio de divergencia Tenemos un problema. Compartamos la informacin y las opiniones alrededor de este asunto. Entonces, trataremos de identificar en qu punto nuestras opiniones se apartan y por qu existen. Esto nos ayudar a encontrar una solucin ms fcilmente (Fig. 3).
Escoger unos lineamientos acordes con la meta de la

Hechos y Reacciones
Asunto: Hechos Anlisis

Conclusion

A Favor y en contra
Asunto: A Favor En Contra

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Estimacin - Decisin

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Estudio de Divergencia
Asunto: Efectos Causas

Soluciones

Fig. 3

reunin: Compartir informacin: Mtodo Hechos / Reacciones. Generar consenso hacia un curso de accin: Mtodo A favor y en contra Estudiar un problema que no tiene una solucin identificada: Mtodo Causas y efectos. Reconciliar opiniones diferentes: Mtodo Estudio de divergencia.

Si existen opiniones fuertemente opuestas en un grupo, no es aconsejable usar el mtodo A favor y en contra porque puede profundizarlas. En este caso es mejor usar el mtodo de Estudio de divergencia para animar a los participantes a entender los otros puntos de vista.

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