DIAGNOSTICO A PEQUEAS Y MEDIANAS EMPRESAS DEL MEDIO

Diagnstico a pequeas y medianas empresas del medio

OBJETIVO

Aportar con conocimientos, recomendaciones, para una mejor gestin empresarial.

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ndice:
1. Diagnostico a una empresa del medio
1.1. Cuestionario

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2. Planificacin de la empresa
2.1. Objetivos 2.2. Metas 2.3. Visin 2.4. Misin 2.5. Actividades 2.6. Proyectos 2.7. Programas 2.8. Presupuestos

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3. Estructura organizacional de la empresa.

3.1. Organizacin formal de la empresa 3.2. Organizacin informal de la empresa

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4. Sistema de direccin
4.1. Motivacin 4.2. Liderazgo 4.3. Comunicacin

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5. Sistemas de control 6. Conclusin 7. Propuestas de solucin

7.1. Propuesta para la planeacin. 7.2. Propuesta para la organizacin 7.2.1. Manual de funciones, reclutamiento y seleccin 7.2.2. Manual de polticas para el manejo de almacenes 7.2.3. Disposiciones generales para la optimizacin del sector de inventario 7.2.4. Cdigo de conducta entre empleados 7.3. Propuesta para la direccin 7.3.1. Motivacin 7.3.2. Comunicacin 7.3.3. Liderazgo 7.4. Control

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1. Diagnostico a una empresa del medio

Realizaremos el diagnostico a una empresa del medio para ver sus fortalezas y debilidades.

Nombre de la empresa: Ferretera T&E Rubro: Empresa comercial Direccin: Calle Florida No 362 Antigedad: Funciona hace 11 aos, siendo establecida el 10 de febrero del ao 2000.

1.1. Cuestionario: a) Cul es el nombre de su empresa? La empresa est registrada como ferretera T&E a nombre del seor Simn Terrazas Escobar. b) Hace cuanto que funciona su empresa en nuestro medio? La empresa funciona hace casi 11 aos, empezamos el 10 de febrero del 2000. c) Cul es la misin y visin de su empresa? Bueno, la visin de la empresa, es llegar a ser una de las ferreteras ms grandes de la ciudad. Y la misin, el de comerciar los mejores productos de calidad al mercado cruceo al mejor precio. d) Cmo est organizada su empresa? La empresa est organizada de la siguiente forma: Yo soy el gerente general (Simn Terrazas E.), tengo una cajera, cuatro personas encargadas de recibir los productos y almacenarlos, y tres personas encargadas de la venta y atencin a los clientes, la parte contable la lleva un contador externo, adems se encargan de la distribucin de productos 3 personas que trabajan en el vehculo de la empresa. e) Cul cree usted que es el punto dbil de su empresa? Definitivamente la parte de inventario, siempre las cosas se pierden o se arruinan.

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f) Cmo lleva el inventario su empresa? Llevo los registros de los productos en libros, y al final de cada semana se hace el respectivo conteo de las cosas, para realizar un nuevo pedido y ver si esta todo lo que queda en el stock. El principal problema es que siempre pasa algo con los libros, se pierden las hojas, se arruinan algunas, cosas as. g) En cuanto a la caja, Cmo es administrada? Bueno, toda venta es registrada en la computadora y se emite la respectiva factura, el arqueo se lo realiza todos los das supervisado por mi persona. h) Cree usted que la atencin al pblico est bien organizada? Bueno, en realidad, los jvenes son muy atentos y muy capaces en su trabajo, pero algunas veces, y otra vez nos topamos con el problema del inventario, no hay las cosas y se pierde mucho tiempo en ver si estn o no los productos. i) Tiene su empresa un manual de funciones para los empleados? La verdad que no, no los tiene. j) Quin realiza el control en su empresa? El nico encargado del control soy yo (Simn Terrazas E.)

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2. Planificacin de la empresa
Ahora, realizamos a travs del anlisis una planificacin con los principios y conceptos aprendidos en la materia de Administracin II para esta empresa.

2.1. Objetivos Aunque los objetivos de la empresa no fueron definidos por el propietario, que acta de gerente general, pudimos sintetizar estos: Objetivo principal: y y Mejorar el rendimiento de la empresa en cuanto a administracin, ventas y atencin al cliente. Expansin de la empresa.

Objetivos secundarios: y y y Tener un buen rendimiento al finalizar la gestin. Atencin al cliente ms eficiente. Mejorar el sistema de control.

2.2. Metas Las metas de la empresa no han sido establecidas, pero segn el propietario, para esta gestin, la meta inmediata es mejoramiento del sistema administrativo.

2.3. Visin La empresa si tiene una visin a futuro y est en el acta de fundacin de la empresa. La visin es esta: Llegar a ser una de las ferreteras ms grandes de la ciudad .

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2.4. Misin La misin tambin est definida y tambin registrada en el acta de fundacin. Esta es: Comerciar los mejores productos de calidad al mercado cruceo al mejor precio.

2.5. Actividades y y La actividad principal es la venta de material de ferretera al pblico en general. No existen actividades extras definidas.

2.6. Proyectos Entre sus proyectos se encuentran el de ser proveedores de cemento para empresas constructoras, ya que hay algunas contratos que pueden ser sellados en el futuro prximo. Por el momento se realiza el aprovisionamiento pero sin un contrato.

2.7. Programas La empresa no contempla ningn tipo programas.

2.8. Presupuestos El presupuesto de la empresa est destinado principalmente a lo siguiente, de acuerdo a lo obtenido por el propietario. y y y Salarios: Bs. 22.500 (Mensualmente). Compras: Bs. 75.000 (Mensualmente). Mantenimiento a los activos: Bs. 3000 (Mensualmente).

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3. Estructura organizacional de la empresa.

Aunque no hay una estructura organizacional de la empresa, pudimos descifrar lo siguiente:

3.1. Organizacin formal de la empresa Deducimos el siguiente organigrama:

La empresa estara organizada en base al gerente general, que es el propietario, aplicndose una organizacin lineal o militar, de donde se desprenden las reas de inventario, ventas y la contabilidad, todo es controlado por una sola persona, el gerente general. En el sector de inventarios existe un sub-jefe que controla a los empleados encargados del orden de los productos y de las salidas al rea de ventas. En el rea de ventas podemos ver que existen dos salidas de productos, aquellas que van directo a las distribuciones por preventas y las realizadas en la tienda. La contabilidad es realizada por un contador externo.

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3.2. Organizacin informal de la empresa Como sabemos, los grupos informales en la empresa se forman naturalmente por afeccin entre los empleados, como en toda empresa, esta tiene una organizacin informal en todos los niveles, especialmente en el rea de inventarios, ya que el encargado tiene una relacin estrecha con los empleados de esa rea. Ese tambin puede significar un problema, ya que los empleados lo ven ms como un amigo que como un jefe, dando lugar a la desobediencia y falta de disciplina.

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4. Sistema de direccin
La direccin es ejercida por el gerente general a los empleados de manera directa. La nica rea con un subjefe es inventario.

4.1. Motivacin A pesar de que existen excelentes salarios en los empleados y se cumple con todos los beneficios de ley, no existe ningn tipo de motivacin extra.

4.2. Liderazgo Al existir una organizacin lineal o militar bien definida, no hay lugar a liderazgo en la empresa, todo es ejercido tal como lo ordena el gerente general. Los empleados no se esfuerzan en aportar ideas al gerente.

4.3. Comunicacin Las lneas de comunicacin son directas, de gerente a empleados, de manera verbal. No hay comunicacin por escrito ni memorndums.

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5. Sistemas de control
En lneas generales, el sistema de control no es muy apropiado, ya que el gerente general es el encargado de todo. Al ser una empresa en expansin, y de incremento del manejo de activos, especialmente de inventarios, tiene un sistema de registro muy antiguo basado en libros. El rea con ms problemas de control es inventario. El control en caja se realiza de una manera ordenada y minuciosa. Los empleados no realizan ningn tipo de control. El jefe de inventario realiza control al rea de inventarios. No es eficiente.

6. Conclusin
y y y y La empresa tiene grandes deficiencias en el rea organizacional, no hay manual de funciones para los empleados, ni un cdigo de conducta para los mismos. Lleva un sistema de registro ineficiente para los inventarios. El sistema administrativo de la caja es correcto y bien controlado. La empresa tiene entre sus objetivos la expansin, por lo que necesita un mejoramiento al sistema de organizacin y control. Adems necesita plantearse objetivos ms concretos en la planeacin. El sector de ventas se ve afectado en su rendimiento y atencin al cliente por falta de equipos de manejo de inventario.

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7. Propuestas de solucin

7.1. Propuesta para la planeacin. Fijar las metas y objetivos de la empresa de forma especfica para saber exactamente a donde llegar y como llegar hasta ese punto. Es necesario realizarlo de forma escrita para realizar el respectivo control durante la gestin; y el anlisis de los resultados al final de esta. En cuanto a programas y proyectos, la empresa debe incluir programas en los que participen los empleados para que estos estn capacitados para las tareas que realizan.

Como el proyecto principal en que se trabaja en la empresa es expansin mediante la firma de contratos de aprovisionamiento a empresas constructoras, realizar la capacitacin a los empleados de ventas en oratoria, ventas, atencin al cliente.

7.2. Propuesta para la organizacin En la organizacin vimos la imponente necesidad de manuales de funciones para los empleados; adems, un cdigo de conducta para evitar los problemas entre empleados y sigan la tica y moral que se quiere en la empresa. Un manual de poltica de manejo de almacn para el rea de inventario.

7.2.1. Manual de funciones, reclutamiento y seleccin El manual de funciones, es un documento oficial cuyo propsito es decidir la estructura organizativa, as como las tareas especficas y la autoridad asignadas a cada miembro de la organizacin. El manual se constituye en un valioso documento de consulta y orientacin al personal.

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Jefe de Almacn

DEPENDENCIA: Gerente General

AUTORIDAD: Auxiliar de Lnea

OBJETIVOS DEL CARGO: Llevar adelante los ingresos y saldos de las diferentes mercaderas, debiendo elaborar los respectivos informes en forma peridica sobre el movimiento de la mercadera.

FUNCIONES PRINCIPALES: y Mantener los kardex de los productos en forma actualizada, a efecto de realizar cruzamiento de informacin. y Comunicar al Gerente General las bajas de mercadera que se encuentren inservibles. y y y Rechazar las salidas que no estn debidamente autorizadas. Elaborar los formularios de control interno para la realizacin del inventario. Verificar el ingreso y salida autorizado de cada artculo. Controlar el manejo de almacn de acuerdo a los parmetros establecidos. y y Controlar que todos los artculos estn debidamente registrados. Supervisar el informe de entradas y salidas de productos por lneas presentados por el auxiliar de lnea. y y Definir el cronograma de actividades para la realizacin del inventario. Especificar los recursos y tiempo que ser empleado en la realizacin del inventario.

RESPONSABILIDAD: y y Sobre el correcto manejo del almacn de la empresa. Presentar informes de almacn oportunamente y respaldados.

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REQUISITOS PARA OCUPAR EL CARGO: y y y Nivel de formacin: Poseer titulo de auxiliar contable. Conocimiento: En manejo y control de almacn. Experiencia: De aos en cargos similares

Auxiliar de lnea DEPENDENCIA: Encargado de Almacenes AUTORIDAD: Ninguna OBJETIVOS DEL CARGO: Realizar la preparacin y posterior despacho de la mercadera segn orden previa con la descripcin completa de la mercadera a despachar. Por lo tanto, la distribucin deber cumplir con los compromisos preestablecidos en trminos de: prontitud, oportunidad, esmero y correccin principalmente.

FUNCIONES PRINCIPALES: y y Realizar un informe mensual de las entradas y salidas de mercaderas. Verificar con la documentacin respectiva y con el encargado de almacenes, la forma y quien entregara la mercadera. y De existir diferencia entre la nota de entrega y la mercadera entregada por el despachador, se debe hacer notar al encargado de almacn. y y Llevar un control peridico de las notas de entregas. Realizar las dems funciones que le puedan ser encomendadas por el encargado de almacenes.

RESPONSABILIDAD: La responsabilidad del despachador es realizar la entrega del producto al cliente en las condiciones estipuladas en la nota de entrega de mercadera y remisin de compras en forma oportuna.

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REQUISITOS PARA OCUPAR EL CARGO: y y y Nivel de formacin: Bachiller. Conocimiento: En sistemas de despacho de mercadera y manejo de kardex. Experiencia: Tener una experiencia mnima de un ao.

Cajera OBJETIVO: Realizar el registro de todas las transacciones realizadas durante el da. Haciendo el correcto uso de la caja y registro de facturas. ALCANCE: Este manual de funciones tiene un cubrimiento para todas las actividades que Realiza la Cajera. DEPENDENCIA: El cargo de Cajera de acuerdo al organigrama de la empresa, depende de manera directa del gerente. CONDICIONES GENERALES: PERFIL: La persona a desempear el cargo de Secretaria-Cajera debe llenar Los siguientes requisitos: y Edad: 18-35 Aos. y Sexo: Femenino y Estado Civil: No aplica. y Grado de escolaridad: Bachiller. y Conocimientos bsicos: sistema, contabilidad, y secretariado ejecutivo. y Cursos tcnicos: en el manejo de maquinas registradoras y sobre software bajo y Windows. y Conocimientos especiales: y Disponibilidad de tiempo: El requerido por el cargo. y Paquetes contables y Manejo de maquinas elctricas y sumadores y Tener experiencia mnima de 2 meses. y Condiciones fsicas: Buen estado de salud fsico y mental. y Habilidad: en el manejo de dinero, computadoras, sumadoras y maquinas y Electrnicas

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CONDICIONES ESPECIALES: y Optimizar el tiempo de respuesta al cliente, manteniendo actualizada toda la y informacin que est bajo su responsabilidad, prestando de esta forma un y servicio oportuno y organizado. y Recomendaciones especiales: debe ser una persona honesta, responsable, y y cumplir con las labores asignadas. y Su cargo amerita guardar la informacin confidencial. DESCRIPCIN DE LAS FUNCIONES: y Arqueo de caja y Reembolso de caja menor... y Elaboracin de cheques de gastos: Servicios bsicos y Entrega de cheques de prstamos por cualquier lnea. y Elaboracin de cheque y entrega a Proveedores y Emitir factura a todos los clientes sin excepcin

Ventas y atencin al cliente

DEPENDENCIA: Gerente General

OBJETIVOS DEL CARGO: Realizar la atencin respectiva a los clientes y ventas.

FUNCIONES PRINCIPALES: y y y y y y y Recibo y archivo de correspondencia. Orientacin al cliente. Elaboracin de la orden de pago del cliente Elaboracin de la orden de retiro de mercadera Elaboracin y envo de correspondencia Atencin del telfono y registro de llamadas Entrega de los productos al comprador

RESPONSABILIDAD: y Sobre la correcta atencin a la clientela y pblico en general, tanto personal como por telfono. y Presentar informes de ventas.

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REQUISITOS PARA OCUPAR EL CARGO: y y y Nivel de formacin: Bachiller Conocimiento: En atencin al cliente y manejo de mercaderas. Experiencia: De aos en cargos similares

7.2.2. Manual de polticas para el manejo de almacenes Con el objetivo de Apoyo en el funcionamiento de la administracin de los almacenes de la entidad, mediante la optimizacin de la operacin de estos, a travs del adecuado registro y control de la mercadera, observando lineamientos que les son aplicables, para su aprovechamiento.

Es responsabilidad del encargado del almacn: y Que toda recepcin de mercancas deber estar amparada por una orden de compra en la cual se verificaran las especificaciones de la misma. y Firmar de recibido la factura original que presenta el proveedor una vez que la mercanca ha sido entregada y revisada. y Cualquier variacin debe reportarse inmediatamente al gerente general. y Que toda mercanca que salga este amparada por una nota de salida de almacn. y Mantener los stocks de mercanca actualizada.

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7.2.3. Disposiciones generales para la optimizacin del sector de inventario y Para el adecuado control de las mercaderas de los almacenes, la entidad deber contar con sistemas informticos que permitan la consulta en tiempo real de las entradas, salidas y existencias en los almacenes. El sistema deber permitir la consulta de los almacenes con que cuenta la entidad. y Los responsables de los almacenes, efectuaran las consultas necesarias para efectos de administracin de almacenes, con el gerente general de la empresa. y El encargado de cada almacn de la entidad, ser responsable directo ante su jefe inmediato, del orden, registro, control, recepcin, suministros y exactitud de la mercadera. y Las mercaderas, que se reciban en los almacenes de la entidad, debern reunir las caractersticas descriptivas de calidad, contenido, precios, y dems especificados en el pedido que fue formulado considerando la requisicin de compras. y La salida de la mercadera deber estar amparada con el formato correspondiente debidamente requizitado y firmado de conformidad por el responsable del rea de almacn. Para el control de la mercadera se establecer un registro global. y Sera exclusiva responsabilidad de los encargados de los almacenes, por la entrega de mercadera sin el documento correspondiente requizitado y autorizado. y Los responsable del buen funcionamiento de los almacenes, tienen el deber de mantener una eficaz supervisin sobre el manejo de los materiales en sus almacenes. y En caso de extravi de mercaderas, el responsable se apegara a la normatividad correspondiente. y Se deber realizar al menos una vez al ao el inventario fsico total a cada uno de los almacenes de la entidad. y Los responsables de cada almacn, debern reportar a su jefe inmediato, de forma mensual la rotacin de inventarios a efecto de detectar aquellas mercaderas de lento movimiento y determinar las acciones correctivas necesarias.

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La entrada de la mercadera a los almacenes ser con facturas o remisin del proveedor.

Toda la mercadera deber ser registrada en el sistema informtico del almacn correspondiente.

Los almacenes, solo recibirn materiales amparados con facturas o remisin, las cuales debern presentarse debidamente requizitadas y se cotejara con la nota de compra.

Toda persona designadas por el rea de venta para retirar de los almacenes mercadera, deber anotar su nombre y firma.

Para la realizacin de la nota de entrada de la mercadera recibida en almacenes, cada encargado deber contar con copia de la factura o remisin del proveedor y copia del pedido debidamente requizitado.

7.2.4. Cdigo de conducta entre empleados y Lealtad y buena fe: El trabajador deber ajustar en todo momento su actuacin a los principios de lealtad y buena fe para con la Empresa, los superiores jerrquicos, pares y colaboradores, as como respecto de terceros con los que profesionalmente se relacione. y Conflicto de intereses: El trabajador deber actuar dando prioridad a los intereses de la Compaa frente a intereses personales o de terceros que pudieran influir en sus decisiones, actuaciones, servicios o asesoramientos realizados en nombre de la empresa. Asimismo, deber abstenerse de influir, en beneficio propio o de terceros, en aquellas decisiones que pudieran estar relacionadas con negocios, empresas y/o actividades profesionales de cualquier ndole en que, directa o indirectamente, participe o tenga inters personal. y Integridad de la informacin: La informacin manejada bajo su mbito de responsabilidad deber ser tratada y reflejada de forma oportuna, ntegra, precisa y veraz.

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Informacin privilegiada: El uso o divulgacin de informacin privilegiada obtenida por razn de sus funciones no se efectuar en beneficio propio o de terceros.

Profesionalidad. El trabajador debe caracterizarse por su elevado grado de profesionalidad, basando su comportamiento en los siguientes principios.

Formacin: Atender a su propia formacin y a la de sus colaboradores, con el fin alcanzar el mayor rendimiento en la realizacin de sus funciones.

Eficiencia: Aspirar a la consecucin de los resultados de forma ptima y lo ms productiva posible en el desempeo de sus funciones.

Cooperacin: Cooperar personal y activamente con otras reas, unidades y departamentos, as como con sus colaboradores u otros empleados.

7.3. Propuesta para la direccin Las propuestas de la direccin que presentamos estn enfocadas bsicamente en despertar la motivacin, liderazgo y comunicacin entre las distintas reas de la empresa.

7.3.1. Motivacin Motivar a los empleados a realizar un trabajo ms eficiente mediante premios ya sea en efectivo o al desempeo general. Puede recompensarlos con una cena a fin de mes si se cumplen los estndares de ventas propuestos, o dar premios al mejor vendedor. Todo de acuerdo a lo que el anlisis econmico y operacional de la empresa pueda brindar. 7.3.2. Comunicacin Realizar la comunicacin de manera escrita y verbal, para que los empleados puedan entender con claridad el mensaje que se les da, haciendo nfasis en la retroalimentacin de la informacin y vindola reflejada en los resultados. Se aconseja el uso de memorndums.

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7.3.3. Liderazgo Los jefes que se asignen a cada rea deben incentivar el liderazgo en sus empleados, que brinden ideas, que aporten al mejoramiento de la empresa. Tomar las decisiones en conjunto con los jefes, pedir opinin a los empleados para hacerlos sentir parte de la empresa, ya que ellos son los que saben realmente las deficiencias y virtudes que tienen la empresa en la parte operacional.

7.4. Control En lneas generales, mejorar el control de cada rea mediante la aplicacin del manual de funciones. Inspirar a los empleados al autocontrol. El gerente general realiza un control general de la empresa, pero el jefe de cada rea debe llevar un control riguroso sobre sus empleados, debiendo reportarlo al gerente general.

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