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Boletn IIE, octubre-diciembre del 2007

Arquitectura de un portal corporativo

Isa Rojas Gonzlez y Martn Santos D.
En este artculo se describen los elementos que integran un portal corporativo, los distintos modelos utilizados por las empresas para organizar su informacin, as como los servicios y capacidades que ofrece un portal corporativo, para que sea una herramienta amigable y cmoda para el usuario. Se concluye con una descripcin general de las capacidades de una herramienta de portal, que el Instituto de Investigaciones Elctricas (IIE) ha desarrollado para la Comisin Federal de Electricidad (CFE) y que actualmente se tiene instalada en varias reas de la misma.

Figura 1. Universo de informacin de una organizacin.

Introduccin

ctualmente, las empresas cuentan con un gran nmero de sistemas que les permiten llevar a cabo sus actividades y funciones que tienen definidas, algunas de las ms importantes se muestran en la Fig. 1: El sistema empresarial o ERP, que lleva la gestin de la informacin administrativa y contable de la empresa y que normalmente cuenta con los sistemas: Contabilidad Finanzas Administracin de ventas Administracin de compras

Administrador de cuentas bancarias e inversiones Administracin de almacenes Control de entregas y transporte Puntos de venta Administracin de la produccin Administracin de activos Administracin de mantenimiento operativo Nmina Recursos humanos El sistema de administracin de procesos El sistema de gestin de proyectos Los sistemas de control operativo y supervisorio El sistema de capacitacin El sistema de gestin normativa que incluye principalmente: Calidad Seguridad en el trabajo y salud laboral Entorno ambiental El sistema de administracin del conocimiento El sistema de administracin de contenidos El sistema de gestin empresarial El sistema de control de la gestin Herramientas de inteligencia de negocios Herramientas de administracin de la infraestructura informtica y de comunicaciones

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Herramientas de seguridad de la informacin Herramientas de colaboracin tales como: Mensajera instantnea Correo electrnico Foros de discusin Administrador de encuestas Todos estos sistemas generan informacin que debe compararse, analizarse con prontitud e integrarse. La mayora de las acciones que se llevan a cabo dentro de las organizaciones diariamente, tienen que ver con realizar estas tareas. En la mayora de los casos, estos sistemas se desarrollaron o adquirieron separadamente y se encuentran en distintas plataformas y lenguajes, por lo que es necesario llevar a cabo tareas adicionales para integrar la informacin. El portal corporativo resulta ser un elemento integrador que permite reducir estas tareas al mnimo y orquestar la informacin, para conducir al usuario a que se enfoque en sus funciones dentro de la organizacin.

Elementos de un portal corporativo

La arquitectura de un portal corporativo debe de cumplir con la misin del portal, el cual debe ser (Garther Group, 1999): El nico punto de acceso de los usuarios a la informacin de la empresa Debe de actuar como un sistema reactivo, que avisa cuando algo est sucediendo dentro de ella Debe adaptar la informacin de salida a cualquier dispositivo Debe de integrar informacin de cualquier fuente de datos Debe de integrar informacin desde cualquier plataforma Debe de proveer el servicio de acceso a la informacin desde cualquier lugar (ubicuidad)
Figura 2. Arquitectura de un portal corporativo.

Los elementos que forman principalmente un portal, se representan en la Fig. 2. Un portal corporativo est constituido principalmente por los siguientes mdulos: Autentificacin nica de usuarios. Generador de pginas o paneles contenedores. Administrador de aplicaciones. Motor de bsqueda. Administrador de contenido. Colaboracin contextual. Administrador de contenido relacional. Administrador de contenido sindicado. Administrador de sistemas externos. Administrador de flujos de trabajo. Administrador de extractores de datos. Administrador de adaptadores de informacin. Asistente generador de espacios de trabajo. Administrador de objetos de inteligencia de negocios. Espacio de trabajo personal.

A continuacin se describen de modo general, cada uno de estos mdulos y se detallan algunas de sus caractersticas generales.

Autentificacin nica de usuarios

El mdulo de autentificacin de usuarios est conformado por todos los servicios del portal que permiten registrar a los usuarios, proveerles de privilegios para ingresar a los servicios que ste proporciona y reconocer a un usuario en las distintas aplicaciones enlazadas al mismo. Este mecanismo conocido como SSO

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(single sign on, firma de acceso nica) le permite acceso a cada uno de los servicios que el portal provee y a las aplicaciones que se encuentran enlazadas a ste, eliminando la necesidad de que el usuario tenga que autentificarse en cada una por separado. Esta opcin aumenta la seguridad, mejora la organizacin de los privilegios de acceso a los sistemas y reduce la complejidad de la administracin de los mismos (De Clercq, 2002).

Generador de pginas o paneles contenedores

En este mdulo se integran los servicios que generan el contenido que ve el usuario en la pantalla dentro de un navegador, cuando invoca al portal va una url. Cuenta con servicios que le permiten escoger menes, pginas y contenedores de informacin, as como el tema grfico con el que quiere verlas. Este mdulo es el encargado de generar el marco principal del portal, as como todas y cada una de las pginas con la informacin que el usuario requiere o solicita. Bsicamente, el generador construye 3 secciones de la pgina dependiendo de la posicin en la que el usuario se encuentra navegando (Fig. 3) y que son: 1) Seccin global o de identificacin 2) Seccin de navegacin 3) Seccin de informacin o contenido
Figura 3. Elementos de una pgina.

Administrador de aplicaciones
Es el mdulo encargado de administrar las aplicaciones que cumplen con estndares del portal y que se registran para poder administrar sus servicios y definir privilegios de los usuarios a los mismos. Este mdulo genera la biblioteca de objetos que el usuario puede visualizar y administra los privilegios de acceso por rol, grupo o usuario.

Motor de bsqueda
El motor de bsqueda cuenta con servicios para generar ndices o enlazar ndices existentes de la informacin y sistemas registrados en el portal. Proporciona los servicios para que el usuario pueda realizar bsquedas en la informacin estructurada y no estructurada de los sistemas (Brin, 2002). Dependiendo del portal instalado, el usuario puede definir distintos mecanismos de bsqueda: textual, por taxonomas, difusa, etc.

Administrador de contenido
Este mdulo se integra con los servicios para disear (a travs de un editor html en lnea), revisar, aprobar y publicar informacin en el portal a travs de pginas de contenido o enlace, a contenido expuesto en repositorios tales como documentos, sonidos, pelculas, etc. Es el mdulo orquestador de informacin no estructurada, que permite a todos los usuarios generar contenido para el portal. Actualmente es el mdulo ms utilizado en las empresas para publicar noticias, avisos, servicios internos, informacin de cada rea, etc. El motor de bsqueda puede localizar cualquier contenido almacenado por indexado de texto, categoras, autor o palabras clave. Permite indicar la caducidad del contenido, de tal forma que el portal puede reportar al responsable cuando el contenido ha caducado (Rasco, et al., 2001).

Colaboracin contextual
La colaboracin contextual ayuda a enfocar al usuario en la informacin relativa a la que busca, por ejemplo, permite acercar a los autores de documentos, cuando se localizan documentos de inters y entablar una conversacin con ellos instantneamente. Permite definir informacin relacionada con un determinado concepto, por ejemplo, cuando se busca informacin relativa a un proyecto, los mecanismos de colaboracin pueden contextualizar a los responsables de tareas, asignaciones, proveedores o autores de guas y procedimientos relacionados. Este mdulo proporciona los servicios de mensajera instantnea contextual, videoconferencia, pizarra compartida y sensor de presencia, para saber si un usuario se encuentra

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Figura 4. Administrador de contenido relacional.

disponible para iniciar una conversacin. Este servicio se puede extender a dispositivos mviles como celulares y PDAs (Rasmus, 2002).

Administrador de contenido relacional

El mdulo de contenido relacional proporciona servicios a los usuarios del portal, para enlazar bases de datos relacionales de sistemas de la empresa y realizar procesos de consulta, captura, migracin, borrado o actualizacin de datos (Fig. 4). Este mdulo permite que los usuarios puedan construir fragmentos web que muestren los datos enlazados en vistas o tablas, y enlazar los datos con los de otro sistema. Cuenta con servicios que le permiten al usuario construir una interfase para darle mantenimiento al sistema o migrarlo completamente al portal (Kazienko, et al., 2004).

Administrador de contenido sindicado

Con el crecimiento de la informacin tanto interna como externa, es difcil dar seguimiento a los cambios que ocurren en pginas de proveedores, clientes, competidores, sitios de inters, servicios internos, comunicados internos, etc. El portal cuenta con un mdulo que proporciona servicios para integrar informacin sindicada, a travs del uso del estndar RSS, XML o ATOM, permitiendo canalizar informacin nueva de todos estos sitios hacia los usuarios del portal que lo requieran. Adicionalmente, el portal puede almacenar los encabezados de las noticias y proporcionarlas an cuando los servicios no estn disponibles en su origen (Fig. 5) (De la Torre, 2006).

Figura 5. Administrador de contenido sindicado.

Administrador de sistemas externos

Estos servicios del portal permiten enlazar aplicaciones generales desarrolladas con scripts en ASP, PHP, JSP, Servlets, etc. y que estn protegidas mediante un esquema de seguridad basado en claves de acceso, utilizando el mtodo GET o POST, transferido a travs del url. Este servicio permite reducir el uso de numerosas claves de acceso para enlazar los distintos sistemas utilizados en la empresa, es decir, el portal acta como una bveda que almacena dichas cuentas y claves, de tal forma que el usuario slo necesita ingresar una vez al sistema e ingresar su cuenta y clave de acceso. El portal almacena el registro y la siguiente vez que el usuario ingresa lo hace directamente. Este servicio se puede utilizar para enlazar aplicaciones internas a la empresa y externas (proveedores, clientes, etc.).
Figura 6. Administrador de flujos de trabajo.

Administrador de flujos de trabajo

El mdulo de administracin de flujos de trabajo cuenta con servicios que permiten automatizar los procesos repetitivos en la empresa, tales como: trmites (solicitud de vacaciones, comisiones, tiempo extra, etc.) mediante el uso de agentes que empujan el estado de los documentos definidos electrnicamente (formas electrnicas) y que avanzan en el proceso mediante reglas de negocio que son analizadas. Este mdulo cuenta con editores para definir los flujos y las reglas de negocio, y construir los formatos de los documentos a utilizar en el mismo. Se puede utilizar aadido a esto, un mecanismo de seguridad para validar los estados del documento mediante firmas electrnicas, certificados digitales, firmas biomtricas, etc. (Fig. 6) (Hollingworth, 1995).

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Administrador de extractores de datos

El mdulo de extraccin de datos permite construir consultas a bases de datos relacionales o documentales y extraer informacin peridicamente, o cada vez que se cumple una regla establecida y configurada por el usuario. Este mdulo permite consolidar informacin que el usuario puede utilizar para tomar decisiones, por ejemplo, extraer datos del sistema ERP para conocer las ventas en un perodo y programar la regla para que se extraiga esta informacin cada mes, la cual posteiormente puede ser utilizada para compararla con estadsticas o pronsticos, mediante herramientas de inteligencia de negocios o gestin y tomar decisiones (Fig. 7).

Figura 7. Administrador de extractores de datos.

Administrador de adaptadores de informacin

El mdulo administrador de adaptadores de informacin cuenta con servicios que permiten la integracin de transformadores de informacin, basados en XML, que dan la posibilidad de adaptar la informacin a diversos dispositivos del usuario o canales de salida, tales como voz, mensajes sms, etc. (Merlino, 2006).

Asistente generador de espacios de trabajo

El portal cuenta con servicios de asistencia para crear sitios, conocidos tambin como espacios de trabajo, donde un grupo restringido de usuarios del portal, puede ingresar y compartir servicios que les apoyen en la conduccin de tareas en equipos de trabajo. Estos sitios cuentan con servicios de agenda grupal, foros de discusin, avisos, tareas y biblioteca documental. Se pueden configurar diversos espacios de trabajo para grupos especializados tales como: Espacio para administrar proyectos, comits de especialistas, planeacin estratgica, mejora continua, etc.

Administrador de objetos de inteligencia de negocios

Recientemente, los portales estn incorporando adicionalmente herramientas de inteligencia de negocios, para ampliar la capacidad de interconexin de datos, permitiendo integrar bases de datos multidimensionales y elementos de anlisis para la toma de decisiones. Estos servicios permiten construir tableros, indicadores y modelos de gestin para apoyar la toma de decisiones, y el control y seguimiento de acciones en la empresa, de acuerdo a su planeacin estratgica.

Espacio de trabajo personal

Una de las caractersticas principales del portal es llevar a la persona correcta, la informacin que requiere en el momento apropiado, por lo que uno de los mdulos ms importante del portal es el espacio de trabajo personal. El mdulo generador del marco principal del portal permite generar un espacio de trabajo para cada usuario, que puede ser personalizado con sus preferencias y que adicionalmente hereda todos los mdulos de informacin a los que el usuario tiene derecho de acceder, de acuerdo a su rol dentro de la organizacin. Este mdulo conduce la informacin de acuerdo con las funciones que cada usuario tiene para la organizacin y da la flexibilidad a ste de que lo modifique con sus gustos y preferencias, en cuanto a interfase grfica y disposicin de los servicios, por lo que cada usuario puede llegar a tener su propia versin del portal de la empresa, de tal forma que un director ve la informacin de su competencia, como pueden ser los tableros de control de gestin, la planeacin estratgica, sus acuerdos, minutas y seguimiento a iniciativas asociadas a su planeacin, mientras que un usuario de un rea relacionada con ventas, puede visualizar con el mismo url, sus metas de venta, sus ventas actuales, sus prospectos, etc. Por lo tanto, mediante esta caracterstica el portal permite enfocar las actividades de los usuarios de acuerdo a su posicin dentro de la empresa, dndole ms agilidad a sta para responder a las necesidades de clientes, proveedores, socios de negocio y empleados, y cumplir con sus expectativas oportunamente.

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Pginas de contenido adaptivas

Adicionalmente, los portales ofrecen a las pginas de contenido tradicionales, pginas que pueden hospedar fragmentos web de distintas aplicaciones. Estas pginas permiten a los usuarios configurar su portal con informacin necesaria para realizar sus tareas (Fig. 8). La integracin de dichas pginas permite adjuntar informacin de diversas fuentes, aunque stas se encuentren en distintos lugares geogrficos y distintas plataformas.

Figura 8. Fragmentos Web.

Adaptabilidad grfica
El portal tambin cuenta con servicios que permiten al usuario cambiar la apariencia fsica del mismo y adaptarla a sus gustos grficos. Esta caracterstica facilita la usabilidad del portal, ya que lo hace menos montono y ms amigable.

Modelos de arquitectura de informacin

Existen diversos modelos para estructurar la informacin dentro de un portal corporativo, para las diferentes audiencias que se tienen, entre los que se encuentran: Modelo orientado a servicios internos para empleados B2E - Business-to-Employee, (Empresa Empleado) Este modelo enfoca la principal funcin del portal, a distribuir los servicios que los empleados requieren para realizar sus funciones, conocer la organizacin y lo que cada rea hace, as como los servicios generales de las reas de apoyo para que los empleados conozcan sus obligaciones y derechos, por ejemplo: prestaciones, vacaciones, reglamentos, etc. Modelo orientado a servicios externos B2G - Business-to-General Public (Empresa-Pblico) B2B - Business-to-Business (Empresa Empresa) B2C - Business-to-Customer (Empresa Cliente) Normalmente, estos modelos estn orientados a proporcionar informacin de forma externa a la empresa, a travs de internet o extranets. En ellos, la funcin principal del portal consiste en proveer los servicios para que el pblico en general conozca lo que la empresa ofrece. Los proveedores, socios de negocios y los clientes puedan tener servicios con los cuales realizar operaciones ms cmodamente, por ejemplo: realizar pedidos, reclamos, facturar electrnicamente, comprar va un catlogo electrnico, dar seguimiento a compras, tener soporte tcnico, capacitarse, etc. (Tojib, et al., 2005).

Desarrollo sobre portales en el IIE

Atendiendo las necesidades que el sector elctrico demanda en sistemas informticos, el IIE ha desarrollado desde el 2003, una herramienta para portales corporativos, basndose en la infraestructura adquirida por la CFE para colaboracin (Lotus Domino), la cual tiene las siguientes caractersticas generales: Cuenta con un mecanismo nico de autentificacin. Puede instalarse en cualquier sistema operativo. Tiene una arquitectura distribuida. Permite construir y publicar contenido. Integra herramientas de colaboracin (correo, mensajera instantnea, sensor de presencia). Permite generar espacios de trabajo especializados. Permite su personalizacin por cada usuario. Enlaza aplicaciones externas. Adapta informacin para otros servicios. La Fig. 9 y la Fig. 10 muestran un esquema general del desarrollo, sus componentes y la imagen de la entrada general del portal, la cual puede ser personalizada por los usuarios de acuerdo a sus necesidades. El portal ha sido instalado y personalizado para distintas reas de la CFE.

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Figura 9. Esquema del portal desarrollado.

Figura 10. Portada principal del portal.

Conclusiones
La arquitectura de un portal corporativo ha evolucionado para dar mayor flexibilidad a las organizaciones y as puedan implementar sus sistemas sin necesidad de utilizar otros u otras herramientas. La gran visin de un portal consiste bsicamente en integrar toda la informacin de la empresa, para lograr 3 objetivos importantes: Contar con herramientas para apoyar la toma de decisiones. Administrar y preservar el conocimiento de la empresa. Adaptar la empresa a los cambios externos. La adopcin de un modelo de informacin para el portal es una decisin clave en la implantacin de estas herramientas y su aceptacin dentro de la organizacin, por lo que es necesario realizar un anlisis detallado de las necesidades de la misma, antes de decidir qu modelo utilizar.

Referencias
Garther Group. Enterprise Portal Trends Emerge Among Confusion. April 20, 1999. De Clercq, Jean. Single Sign-on Architectures (White paper). Hewlett-Packard 2002. Brin, Sergei and Lawrence Page. The Anatomy of Large-Scale Hypertextual Web Search Engine. Standford University. 2002. Rasco, Patrick and Jackson Justin. MSFC Content Management Research and Requirements Definition. MSFC Huntsville, Alabama 2001. Rasmus, Daniel W. The Next Big Thing: Contextual Collaboration. IDEABYTE March 2002. Kazienko, P. Kiewra, MIntegration of relational databases and Web site content for product and page recommendation Database Engineering and Applications Symposium, 2004. De la Torre, Anibal. La RSS navegar por ti. Gacetilla Bitacorera. Volumen 1 Dic. 2006. Hollingsworth, David. The Workflow Reference Model. Workflow Management Coalition Document Number TC00-1003. January 1995. Merlino, H. Patrn de Diseo de Vistas Adaptables. Centro de Ingeniera del Software e Ingeniera del Conocimiento. Facultad de Ingeniera. Universidad de Buenos Aires, RTIS ISSN 1667-5002, Vol. 8, 2006. Tojib, D.R., Surgianto L.F. and Rahim, M.M. A new framework for B2E portal development Proceedings. The 2005 IEEE International Conference. Isa Rojas Gonzlez Ingeniero en Sistemas Computacionales, egresado del Instituto Tecnolgico de Zacatepec en 2001. Becario AIT del IIE en la Gerencia de Sistemas Informticos en el 2003 y ese mismo ao ingres como investigador por honorarios. Desde entonces ha colaborado en el desarrollo de diversos proyectos para el sector elctrico, tales como el Portal de la Subdireccin Tcnica, la Subdireccin de Transmisin y la Subdireccin de Distribucin de la CFE. Actualmente desarrolla herramientas con tecnologa web en la plataforma Lotus Domino, para Portales Corporativos, Modelos de Colaboracin, Espacios de Trabajo y Herramientas de Gestin. irojas@iie.org.mx Martn Santos Domnguez Ver currculum en la pg. 126.