10 DICAS PARA UTILIZAR SUA AGENDA Administrar o tempo no sculo XXI um desafio, se voc no tiver a ajuda de uma agenda

a fica quase impossvel viver em um mundo to acelerado. Abaixo voc tem 10 dicas para os usurios das agendas convencionais de papel. Se voc utiliza planners (agendas com furao e formulrios especiais) algumas dicas tambm so vlidas. 1 Tenha apenas 1 agenda. Voc no tem duas vidas, logo no precisa ter duas agendas. Uma agenda bem utilizada o suficiente para voc, qualquer quantidade que exceda isso desperdiar tempo alm de distribuir suas atividades. 2 Centralize suas informaes. Se voc tem uma agenda para usar! Guardar tudo na memria pode ser muito perigoso e um gerador de urgncias desnecessrias. Literalmente descarregue tudo que tiver para fazer em sua agenda. Centralize todas as suas atividades na agenda. Se algum te pedir algo, anote! Se lembrar de algo, anote! Sua agenda deve ser o local central de tudo que voc precisa fazer. 3 Divida seu dia entre tarefas e compromissos. Infelizmente as agendas convencionais so divididas apenas por horrios e isso no muito produtivo. O ideal dividir seu dia entre os compromissos que tem hora de incio e trmino e tarefas (que so quaisquer atividades que voc deve fazer no dia especfico). Divida a sua agenda ao meio. O lado esquerdo utilize para os compromissos. O lado direito utilize para anotar qualquer atividade que deve ser feita no dia que est agendando. 4 Utilize um caderno para anotaes Se sua agenda no tiver um espao adequado para anotaes a recomendao que voc utilize um caderno, para fazer suas anotaes. Utilize um padro para suas anotaes, como data, assunto e participantes. Voc pode colocar em sua agenda uma referncia a cada anotao feita, dessa forma caso precise localizar ir direto ao ponto sem precisar ficar vasculhando seu caderno. 5 Utilize marcadores para buscar informaes. Uma dica oriunda dos planners a utilizao de marcadores para localizar informaes. Vamos supor que voc foi a uma reunio hoje e fez diversas anotaes e criou uma srie de tarefas para voc fazer para o prximo ms. Depois de alguns dias voc nem lembra mais o que almoou, imagine as anotaes da reunio. O que voc pode fazer colocar um marcador do lado da tarefa que ter que fazer, com o dia de hoje (ex.: Checar relatrio de despesas [02-10-07]). Assim toda vez que olhar para uma tarefa poder voltar no dia marcado e checar ao que se refere. 6 Mantenha seus contatos no computador e na agenda. Uma das coisas que mais tomam tempo no comeo do ano a migrao da sua lista de contatos para a nova agenda. muito provvel que voc tenha um programa em seu computador que j tenha esse cadastro, por isso recomendo que voc mantenha a mesma em seu computador e imprima mensalmente ou na periodicidade de suas atualizaes e anexe em sua agenda. Dessa forma voc no perde tempo atualizando e mantm aonde mais fcil manter e atualizar, inclusive podendo sincronizar com a Internet e com seu celular. 7 Agrupe atividades semelhantes. Sempre que possvel agrupe atividades do mesmo tipo para serem feitas no mesmo perodo de tempo.

8 Priorize seu dia. Para que voc tenha uma lista de atividades eficientes e focadas necessrio prioriz-las em uma ordem. Numere as tarefas de acordo com a ordem que devem ser executadas e siga essa prioridade ao longo do dia. 9 Planeje no mnimo 3 dias frente. Administrao de tempo basicamente planejamento e antecipao. Se voc olhar para sua agenda com essas duas palavras em mente, far grande diferena. Olhe sempre para 3 dias ou mais frente e veja o que pode gerar problemas ou urgncias e antecipe tarefas. Quanto mais planejado voc for, mais tempo ter. Se sua agenda est centralizando todas as suas atividades, isso ser fcil de acontecer. 10 Use imagens do que importante. O que importante em sua vida precisa ficar sempre perto de voc. Voc pode construir um quadro com fotos de sua famlia, filhos, das suas metas e projetos importantes. Esse quadro pode ficar anexado nos primeiros dias de sua agenda. Sempre que for planejar seus dias, reveja o quadro e lembre-se de reservar um tempo para aquilo que verdadeiramente faz a vida valer a pena.

Andr Lisandro Saouda Grupo Saouda Consultoria, Treinamentos e Solues.