MICROSOFT OUTLOOK 2003

Microsoft Outlook es una aplicacin creada para el uso del correo electrnico, pero adems; cuenta con herramientas adicionales como el registro de contactos, el uso de una agenda electrnica y el registro de tareas. Dichas herramientas se van a abarcar en los siguientes temas.

Iniciar una sesin en Microsoft Outlook

Para empezar a trabajar con la aplicacin puedes hacerlo de varias maneras: a) Abre el acceso directo en el men Inicio.

b) Abriendo el icono desde el escritorio.

c) En el men inicio en la seccin de Todos los programas:

Ambiente de Microsoft Outlook

Despus de activar la aplicacin visualizars la siguiente ventana:
Barra de ttulo Barra de mens Barra de herramientas dinmica Botones de control de la ventana

Panel de exploracin rea de contenido Panel de lectura

Barra de estado

Barra de ttulo
La barra de ttulo es donde se visualiza el nombre de la aplicacin activa que en este caso es Microsoft Outlook y Bandeja de entrada es el elemento activo en la aplicacin.

Barra de mens
Contienen las opciones para trabajar en la aplicacin.

Barra de herramientas dinmica

Las barras de herramientas contienen generalmente los botones que ejecutan las acciones ms comunes en una aplicacin. En este caso, la barra de herramientas es dinmica porque cambia su apariencia de acuerdo al elemento que se tenga seleccionado.

Botones de control de la ventana

Permiten manipular el tamao y/o apariencia de la ventana.

Panel de exploracin
Muestra los elementos de Outlook, adems; de acuerdo al elemento seleccionado muestra en la parte superior la informacin correspondiente.

rea de contenido
Muestra informacin del elemento seleccionado.

Panel de lectura
Esta seccin no est disponible para todos los elementos de Outlook, luego se describir su uso y en cules secciones se aplica.

Barra de estado
Muestra informacin de las tareas que se pueden realizar o informacin de los elementos seleccionados.

Elementos de Microsoft Outlook

Como habrs observado, en la parte inferior del panel de exploracin se localizan los elementos de Outlook. Cuando inicias una sesin, usualmente est el correo como elemento inicial. A continuacin se desglosarn cada uno de los elementos.

Contactos
Los contactos son los datos de las personas con las cuales se sostiene una comunicacin a travs del correo electrnico, aunque tambin se puede utilizar como una agenda telefnica personal. Para trabajar con contactos, primero activa la seccin Contactos en el panel de exploracin y visualizars la ventana de la siguiente manera:

Lista de contactos existente Vista actual para visualizar contactos

Cuando no se ha trabajado con la aplicacin, la lista de contactos aparece vaca como en este caso.

Aadir contactos Para agregar contactos al Outlook puedes hacerlo de las siguientes maneras: a) Da doble clic en el rea de contenido (recuerda activar primero el elemento Contactos). b) Da clic en el botn de Nuevo.

c) En el men Archivo, opcin Nuevo y enseguida selecciona Contacto.

d) Presiona la combinacin de teclas Ctrl+U. Con cualquiera de las opciones que hayas seleccionado, visualizars la siguiente caja de dilogo:

Como puedes observar, esta caja de dilogo contiene varias secciones, de manera predeterminada se muestra la ficha General, que es donde vas a teclear la informacin general del contacto como son el Nombre completo, el Puesto, la Organizacin, etc. Si activas la seccin Detalles puedes almacenar otros datos del contacto que no son tan relevantes pero que en momento dado pueden ser de utilidad.

Las otras secciones no se contemplarn en este curso. Llena la informacin del contacto. Al terminar; si deseas guardar la informacin nicamente de dicho contacto utiliza el botn Guardar y cerrar. Si deseas seguir capturando informacin de otros contactos, entonces utiliza el botn de Guardar y nuevo para que se almacenen los datos del contacto que acabas de teclear y te muestre una nueva ficha para que contines aadiendo informacin de ms contactos. Al terminar de capturar los contactos los visualizars de la siguiente manera:

Vistas de contactos Las vistas son las diferentes formas de visualizar la informacin de los contactos, enfocndose a la informacin que de momento sea relevante. Para activar las diferentes vistas utiliza el panel de exploracin: Puedes agrupar a los contactos de acuerdo al concepto que te interese: en forma de lista telefnica, por categora de contacto, por la organizacin donde laboran, por la ciudad de origen del contacto, etc.

Crear listas de distribucin Cuando envas constantemente correspondencia electrnica a un grupo de contactos es conveniente crear una lista de distribucin, la cual permitir distinguir a un grupo de personas con un nombre nico. Al enviar el mensaje basta con referirse al nombre del grupo y se enviar a todos y cada uno de los contactos que lo conforman. Para crear una lista de distribucin realiza los siguientes pasos: 1. Selecciona el elemento Contactos. 2. Activa la opcin de Nuevo contacto, puede ser de las siguientes maneras: a. En el botn Nuevo, selecciona la opcin Listas de distribucin.

b. Con la combinacin de teclas Ctrl+Mays+L. c. En el men Archivo, opcin Nuevo, elige Lista de distribucin. 3. Enseguida visualizars la siguiente ventana:
Aqu debes teclear el nombre que identificar a la lista, puede ser Amigos, Parientes, etc.

4. Teclea el nombre de la Lista de distribucin y luego da clic en el botn: 5. Enseguida visualizars la siguiente ventana donde debes elegir los contactos que pertenecern al grupo:
Puedes teclear aqu el nombre del contacto que vas a aadir a la lista

Tambin puedes elegir de la lista el contacto que quieras aadir Despus de elegir el contacto da clic en este botn para que lo aadas como integrante de la lista, o bien; da doble clic en el contacto

Al terminar de aadir los contactos da clic en el botn Aceptar para que la lista quede creada.

6. Despus de elegir los contactos visualizars nuevamente la ventana de la Lista de distribucin, ya con su nombre asignado y la lista de contactos que forman parte de ella:

7. Si necesitas agregar un elemento a la lista que no est en la lista de contactos da clic en el botn
Teclea el contacto nombre del

, enseguida visualizars la ficha para anexar contactos:

Escribe la direccin de correo electrnico del contacto

Da clic en el botn Aceptar y el contacto quedar agregado a la lista

8. Si al verificar la lista te das cuenta que alguno de los contactos no va en la lista lo puedes borrar de ella dando clic en el botn 9. Al definir realmente cules sern los elementos de la Lista y su nombre debes guardar la lista dando clic en el botn

10. Al guardar la lista la visualizars como un elemento de contactos pero la puedes distinguir por el icono que representa a las listas.

Eliminar contactos y/o listas de distribucin Si alguno de los contactos o de las listas ya no es til puedes eliminarlos. Para borrarlos de tu lista de contactos puedes hacerlo con los siguientes pasos: 1. Selecciona el elemento que vas a eliminar. 2. Elige cualquiera de los mtodos que se describen a continuacin: a. Da clic en el botn Eliminar en la barra de herramientas. b. Presiona la tecla Supr. c. Da clic derecho en el contacto y elige la opcin Eliminar.

Correo
El correo electrnico es el elemento ms importante de la aplicacin Microsoft Outlook y uno de los enfoques principales de este curso. Para trabajar con este elemento debes entrar al elemento Correo y visualizars la ventana de la siguiente manera:
En el panel de exploracin visualizas las carpetas de correo

En esta seccin visualizas el contenido de la carpeta seleccionada, de manera predeterminada aparece la Bandeja de entrada

Panel de vista previa, para visualizar el contenido del mensaje seleccionado

Carpetas de correo Son las carpetas que almacenan los diferentes mensajes de correo, de acuerdo a su estatus. A continuacin se describen. Bandeja de entrada: Es la carpeta que almacena los mensajes que llegan a tu cuenta de correo. Bandeja de salida: Es el lugar temporal donde se guardan los mensajes que envas, estos permanecern ah hasta que el servidor los tome y los enve.

Borrador: Es la carpeta que almacena los mensajes incompletos pendientes por enviar. Correo electrnico no deseado: Aqu puedes almacenar los mensajes de los contactos que desconozcas o a los cuales desees bloquear. Elementos eliminados: Almacena los elementos que has eliminado. Elementos enviados: Conserva una copia de los mensajes que envas. Quarantine: Son mensajes que estn infectados con virus y se colocan en Cuarentena en tanto exista la manera de vacunarlos. Carpeta de bsqueda: Es la opcin para localizar correos de acuerdo a los criterios de: Correo grande, correo sin leer y correo de seguimiento. Hotmail: Si tienes una cuenta de Hotmail configurada en la aplicacin puedes accesar a los mensajes de ella a travs de esta carpeta. Ya que conoces la ubicacin de los mensajes, a continuacin se explican las tareas comunes en la seccin de Correo electrnico.

Enviar un mensaje
1. Para crear un mensaje de correo puedes elegir cualquiera de los siguientes mtodos: a. Estando en el elemento Correo da clic en botn Nuevo. b. En el men Archivo elige la opcin Nuevo y enseguida selecciona Mensaje.

c. Con la combinacin de teclas Ctrl+U. 2. Enseguida visualizars la siguiente ventana:

Barra de ttulo Barra de mens Barra de correo electrnico

3. En esta ventana es donde debes establecer las caractersticas del nuevo mensaje. Primero debes ingresar las direcciones a las cuales se va a dirigir el mensaje. Campo Para: En esta seccin debes ingresar las direcciones de los contactos a los cuales va dirigido el mensaje. Campo CC: Aqu puedes ingresar direcciones a las cuales llegar el mensaje como copia.

Campo CCO: Este campo se utiliza bsicamente para proteger las direcciones que ingreses en esta seccin; no sern visibles para los contactos que hayas incluido en Para y en CC. Para capturar las direcciones de los campos anteriores puedes teclear las primeras letras del contacto o de su direccin y se sugerirn, de manera que si es la direccin que deseas ingresar solo presionas la tecla Enter y quedar registrada. Otra manera de ingresar las direcciones es dar clic en cualquiera de los botones de los campos y visualizars la siguiente caja de dilogo.
Lista de contactos y listas de distribucin existentes. Selecciona el contacto que vas a aadir.

Despus de seleccionar el contacto da clic en el campo donde deseas que se ubique la direccin.

Al terminar de ingresar todos los contactos da clic en Aceptar.

4. Ahora teclea el Asunto del mensaje, ste debe ser breve; puede decirse que es el ttulo del mensaje. Por ejemplo: Bitcora semanal, Reporte mensual, Un saludo, etc.

5. Despus escribe el contenido del mensaje. Aqu es donde vas a teclear todo lo que desees escribir en tu mensaje.

Puedes hacer uso de la barra de herramientas de Formato para cambiar la apariencia del texto: Fuente, Tamao, Color, Alineacin, etc. 6. Bsicamente estos son los elementos fundamentales para el envo de un mensaje. Ahora da clic en el botn Enviar. 7. El mensaje se guardar temporalmente en la Bandeja de salida, si deseas agilizar el envo da clic en el botn Enviar y recibir o presiona la tecla F5 para hacer la conexin inmediata al servidor.

Adjuntar archivos Es comn que quieras aadir algn archivo al mensaje de correo, por lo que puedes utilizar esta herramienta. Puedes anexar cualquier tipo de archivo: imgenes, documentos, sonidos, etc. Lo nico que debes tomar en cuenta es que el servidor en que tengas la cuenta de correo restringe el tamao de los archivos que puedes incluir. Para adjuntar archivos debes cumplir con los pasos del tema anterior y adems realizar los siguientes: 1. Elige en la barra de herramientas de correo el botn para adjuntar archivos, o en el men Insertar elige la opcin Archivo.

2. Enseguida visualizars la caja de dilogo para que especifiques cul archivo es el que deseas anexar.
Elige la carpeta o unidad de almacenamiento donde est guardado el archivo Selecciona el archivo que vas a anexar Da clic en el botn Insertar

3. Enseguida visualizars el nombre del archivo y el espacio que ocupa.

4. Puedes repetir los pasos anteriores por cada archivo que necesites agregar. 5. Al terminar de anexar los archivos puedes enviar el mensaje.

Opciones de mensajes En esta seccin puedes agregar especificaciones de cmo se va a enviar el mensaje. Para establecer las opciones da clic en el botn correspondiente en la barra de herramientas de correo teniendo activa la ventana de Nuevo mensaje. Enseguida visualizars la siguiente caja de dilogo:

A continuacin se detallan las opciones contenidas en esta caja de dilogo. Establece la importancia con que debe tratar e mensaje el destinatario, puedes establecer los valores de Alta, Normal y Baja. Define el tratamiento que le debe dar el destinatario al mensaje, Normal, Personal, Privado o Confidencial. Si deseas recibir una confirmacin cuando el destinatario haya recibido el mensaje activa esta opcin. Cuando el destinatario reciba el mensaje tendr la posibilidad de enviarte una confirmacin de lectura del mensaje, pero toma en cuenta que est en manos del destinatario el enviarte o no la confirmacin, no es automtica.

Puedes establecer a qu direcciones quieres que se enven las respuestas que den al mensaje que enviaste. Puedes dar clic en el botn Seleccionar nombres para que elijas direcciones de los contactos o teclearlas.

De manera predeterminada cuando envas un mensaje se guarda una copia en la carpeta Elementos enviados. Aqu puedes desactivar esta opcin o dar clic en Examinar para que elijas otra carpeta de destino de la copia del mensaje. Activa esta opcin si deseas establecer una fecha y hora especfica a partir de la cual deseas que se realice la entrega del mensaje. Establece una fecha y hora de caducidad para el mensaje, el destinatario podr visualizar un mensaje caducado al estar tachado; esto le indica al destinatario que ya no tiene vigencia el mensaje. Puedes emplear las opciones que desees para enviar tu mensaje. Todas son opcionales.

Guardar un mensaje en el borrador Si ests formulando un mensaje y queda inconcluso por algn motivo, por ejemplo; ests esperando que te pasen informacin que anexars en el mensaje o de pronto tienes que ausentarte, puedes almacenar la parte del mensaje que ya tienes. Este mensaje se guardar en la carpeta Borrador. Para realizar esta funcin lleva a cabo los siguientes pasos: 1. Una vez iniciado el mensaje da clic en el botn Guardar o en el men Archivo elige la opcin Guardar. 2. Luego puedes cerrar la ventana del mensaje. 3. Puedes consultar la carpeta Borrador para que visualices el mensaje pendiente por enviar.

Marcas de mensaje Puedes aadir marcas de seguimiento para el mensaje, esto te permite indicarle al destinatario cmo debe proceder despus de recibir el mensaje; qu seguimiento le va a dar a la informacin contenida en l o qu acciones debe tomar. Para establecer una marca de mensaje haz lo siguiente: 1. Activa la ventana de nuevo mensaje. 2. Llena la informacin del mensaje. 3. Da clic en el botn de Marcas de seguimiento. 4. Enseguida visualizars el siguiente cuadro de dilogo:
Elige la marca que vas a activar para el mensaje. Si es aplicable, de acuerdo a la marca que elijas puedes establecer una fecha de vencimiento En caso de que desees eliminar la marca del mensaje da clic en este botn

Responder un mensaje
En muchas ocasiones, los mensajes que recibes debes contestarlos al remitente. Podras generar un mensaje nuevo dirigido al remitente pero tambin puedes responderlo para que en la respuesta que reciba se incluya el mensaje original; esto permitir que el remitente sepa a cul informacin es a la que ests respondiendo. Existen dos formas de responder el mensaje: Responder al destinatario: Esto es cuando deseas que nicamente la persona que te envi el mensaje reciba la respuesta. Responder a todos: Esta opcin se utiliza cuando deseas que la respuesta sea leda por todos los contactos involucrados en el mensaje. Para responder al mensaje efecta los siguientes pasos:

1. Activa en la bandeja de entrada el mensaje que deseas responder.

2. Elige la opcin Responder o Responder a todos, segn sea el caso, dando clic en los botones correspondientes en la barra de herramientas dinmica. 3. Enseguida visualizars la ventana con el mensaje original y listo para que puedas crear tu respuesta, en el campo Para observars las direcciones a quien va dirigido el mensaje.

4. Teclea tu respuesta y enseguida envalo.

Reenviar un mensaje Cuando te envan informacin importante o informacin que simplemente te agrad puedes reenviarla para compartirla con otros contactos. Para hacer esto, realiza los siguientes pasos: 1. Selecciona el mensaje que deseas reenviar.

2. Da clic en el botn Reenviar ubicado en la barra de herramientas dinmica.

3. Enseguida visualizars el mensaje original y los espacios vacos para que introduzcas las direcciones de los contactos a los cuales deseas reenviar el mensaje.

4. Lo nico que tienes que hacer es introducir los contactos necesarios, luego da clic en el botn Enviar.

Crear una firma

Cuando envas mensajes es comn que en la parte inferior anexes tus datos, en cuestiones laborales adems agregars tu telfono o extensin, etc. La firma consiste en almacenar estos datos y activarlos en los mensajes de manera automtica, adems; puedes crear diferentes firmas de acuerdo a los tipos de mensajes o a las personas con las que te dirijas. Para crear una firma realiza lo siguiente: 1. En el men Herramientas selecciona Opciones 2. Selecciona la pestaa Formato de correo.

3. Da clic en el botn Firmas 4. Enseguida visualizars el siguiente cuadro de dilogo:

5. Aqu puedes consultar las firmas ya creadas, en este caso ninguna. Da clic en el botn Nuevo 6. Enseguida se activar el asistente para la creacin de la firma, visualizars el siguiente cuadro de dilogo:
Escribe el nombre que le dars a la nueva Firma, por ejemplo Amigos, Trabajo, etc.

Selecciona esta opcin para iniciar desde una firma en blanco

Activa esta opcin si ya cuentas con un archivo que contenga datos que puedas emplear en la nueva firma

En este caso vamos a elegir la opcin de Iniciar con una firma en blanco.

7. Da clic en el botn Siguiente>. Visualizars el siguiente cuadro de dilogo:

Escribe el texto que deseas utilizar como firma. Puedes modificar las caractersticas de la firma con los siguientes botones: Utiliza este botn para modificar el tipo de letra, estilo, tamao y color de la firma. Activa esta opcin para establecer la alineacin del texto y si deseas emplear vietas. Utiliza esta opcin para borrar la firma. Utiliza este botn si deseas utilizar un procesador de texto para crear la firma, como es el Microsoft Word. 8. Al terminar de escribir la firma y establecer sus caractersticas da clic en el botn Finalizar. 9. Enseguida visualizars la firma creada.

10. Da clic en Aceptar y visualizars nuevamente el cuadro de dilogo de Opciones.

11. Ahora selecciona la firma que desees que se incluya para los nuevos mensajes. 12. Da clic en Aceptar.

Calendario
Esta herramienta te permite registrar las citas de tu agenda en la computadora. Puedes agregar citas, eventos o convocatorias a reunin, las cuales puedes agregar al calendario y a la vez enviar la invitacin a travs del correo electrnico. Para utilizar este elemento actvalo y visualizars la siguiente ventana:
rea de calendario, para elegir la fecha de programacin

rea para reservar las citas del da seleccionado

Vistas del calendario

A travs de las vistas puedes observar de diferente manera la distribucin del calendario. Para que las actives puedes utilizar los botones correspondientes ubicados en la barra de herramientas Estndar. Con esta vista observars el calendario por da. Generalmente esta es la opcin predeterminada al activar el elemento calendario.

Con esta vista visualizars la agenda distribuida por semana laboral. Muestra la agenda distribuida por semana completa de siete das.

Al activar esta vista visualizars la agenda por mes completo.

Puedes utilizar cualquiera de las vistas en el calendario, de acuerdo al procedimiento que vayas a efectuar con l o el fin para el cual lo vayas a utilizar.

Crear una nueva cita

Para agregar una cita al calendario realiza los siguientes pasos: 1. Selecciona en el Panel de Exploracin la fecha para la cita.

2. Ejecuta la orden de nueva cita con alguno de los siguientes mtodos: a. Da clic en el botn Nuevo.

b. En el men Archivo, elige Nuevo y selecciona Cita.

c. Con clic derecho sobre el rea de la agenda diaria.

d. Con la combinacin de teclas Ctrl + U.

3. Despus de ejecutar la orden visualizars el siguiente cuadro de dilogo:

Escribe asunto de cita el la

Escribe el lugar donde se realizar la cita Seala las fechas y horas del comienzo y fin de la cita Activa el aviso si deseas que se programe un recordatorio antes de la cita

Elige esta opcin si la cita tiene duracin de un da completo

Establece el tiempo antes en que se activar el recordatorio de la cita

Activa este botn si deseas escuchar un sonido al aparecer el recordatorio

4. Al terminar de llenar la informacin correspondiente a la cita da clic en el botn Guardar y Cerrar.

5. Enseguida visualizars la cita reservada en la agenda.

Modificar una cita

Si existe un error en la programacin de la cita o surgieron cambios de ltima hora puedes efectuar los cambios necesarios. Para efectuar cualquier cambio solo tienes que realizar cualquiera de los siguientes mtodos: a) Da doble clic en la cita. b) Con clic derecho sobre la cita y elige la opcin Abrir. Despus de ejecutar cualquiera de estas dos rdenes visualizars la ventana de la cita, realiza los cambios necesarios y vuelve a dar clic en el botn Guardar y cerrar.

Crear una cita peridica

Una cita peridica es aquella que se repetir con cierto patrn: semanal, cada 3 semanas, anual, mensual, etc. Por ejemplo, una reunin mensual con los amigos, un evento con duracin de 3 viernes, etc. Para darle periodicidad a una cita realiza lo siguiente: 1. Crea la cita del primer da que se efectuar; por ejemplo, suponiendo que se va a programar un curso que durar 3 lunes. Tienes que programar la cita del primer lunes. 2. Despus de establecer todos los detalles de la cita da clic en el botn Periodicidad.

3. Enseguida visualizars la siguiente ventana para que indiques los patrones de periodicidad:
Estos datos los toma de la primera cita que acabas de programar.

Aqu debes establecer la frecuencia con que se va a repetir el evento De acuerdo a la frecuencia que seleccionaste visualizars aqu las diferentes opciones

Establece fecha comienzo ciclo repeticiones

la de del de Indica los trminos para finalizar el ciclo de repeticiones

4. Despus de establecer los patrones de repeticin da clic en Aceptar y visualizars nuevamente la ventana de la cita.

Visualizars los datos de la periodicidad de la cita de esta manera.

5. Despus, guarda y cierra.

Crear una convocatoria de reunin

Puedes reservar una cita en tu calendario en la cul estn involucrados contactos que tienes capturados. A la vez que reservas la cita puedes enviar la invitacin al evento a los contactos. Para reservar en tu agenda la convocatoria de reunin efecta los siguientes pasos: 1. Escribe los datos generales de la cita. 2. Cuando termines con dichos datos da clic en el botn 3. Enseguida visualizars el campo Para, donde debes capturar o elegir a los contactos involucrados con la reunin.

4. Al terminar de capturar los datos de la reunin y establecer cules contactos son los involucrados da clic en el botn Enviar.

5. Al mismo tiempo que se reserva la cita en tu agenda tambin se enviar la invitacin a los contactos.

Eliminar un elemento del calendario

Si alguno de los eventos que reservaste ya no es vlido o ya pas y no deseas conservarlo puedes eliminarlo del calendario de las siguientes maneras: a) Selecciona el elemento en el lado izquierdo y enseguida da clic en el botn eliminar o presiona la tecla Supr.
Botn para eliminar

Apuntador para seleccionar el elemento

b) Da clic derecho en el elemento y da clic en la opcin Eliminar.

Tareas
Las tareas son actividades pendientes por realizar, pero a diferencia del calendario, estas actividades no tienen una fecha especfica para llevarlas a cabo; pueden tener una fecha lmite nicamente y es opcional. Por ejemplo: efectuar pagos de servicios, enviar un reporte mensual, etc. Para utilizar este elemento actvalo y visualizars la siguiente ventana:

Vistas de las tareas

rea de contenido, aqu visualizas las tareas asignadas.

Vistas de las tareas

Describen la manera en que puedes visualizar la informacin de las tareas, indica cul es el criterio para agruparlas.

Crear una nueva tarea

Para agregar una tarea a tus actividades realiza lo siguiente: 1. Selecciona el elemento tarea. 2. Ejecuta la orden de nueva tarea con cualquiera de los siguientes mtodos:

a. Da clic en el botn Nuevo.

b. En el men Archivo, elige Nuevo y selecciona Tarea.

c. En el rea de contenido da clic en la seccin para Nueva tarea.

d. Con la combinacin de teclas Ctrl + U. 3. Despus de ejecutar la orden visualizars el siguiente cuadro de dilogo (a excepcin del inciso c que ah mismo tecleas la informacin de la nueva tarea):
Escribe en qu consiste la tarea

Establece fecha vencimiento Establece la fecha de inicio de la tarea

la de

Puedes configurar un aviso antes de la fecha de vencimiento

Porcentaje de avance de la tarea Prioridad de la ejecucin de la tarea Indica el estado actual de la tarea

4. Como puedes observar, la ventana es muy similar a la de nueva cita, solamente hay que llenar la informacin y al final das clic en Guardar y cerrar.

Modificar una tarea

Cuando te das cuenta que la informacin de la tarea es incorrecta puedes modificar cualquiera de los datos dando doble clic en la tarea y visualizars la ventana de la tarea para que realices los cambios. No olvides guardar al terminar de hacer los cambios.

Establecer periodicidad en una tarea

Al igual que con las citas del calendario puedes establecer un criterio de periodicidad para las tareas. Solamente escribe los datos generales de la primera tarea y enseguida activa la opcin con el botn Los criterios para la periodicidad son los mismos que en las citas del calendario.

Asignar una tarea a otra persona

Cuando ya tienes creada una tarea pero por algn motivo no la vas a poder realizar la puedes asignar a otra persona. Obviamente, es importante que la otra persona est enterada y de acuerdo. Para asignar la tarea realiza los siguientes pasos: 1. Abre la tarea que deseas asignar. 2. Da clic en el botn Asignar tarea. 3. Enseguida observars el campo Para, donde debes capturar o elegir la direccin de correo de la persona a la cual vas a asignar la tarea.

Tambin se activarn estas opciones que puedes establecer al asignar la tarea a otra persona

4. Al terminar de establecer los criterios de la tarea asignada da clic en el botn Enviar.

Marcar una tarea como terminada

Cuando ejecutas la tarea puedes indicar que ya est realizada nicamente dando clic en la casilla de verificacin ubicada al lado izquierdo de la tarea.

Eliminar una tarea

Cuando ya ejecutaste la tarea y no deseas tener registro de ella la puedes eliminar. Al eliminarla se almacenar en la carpeta de Elementos eliminados. Para eliminar una tarea realiza los siguientes pasos: 1. Activa el elemento Tareas. 2. Selecciona la tarea que vas a eliminar. 3. Ejecuta la orden eliminar con cualquiera de los siguientes mtodos: a. Da clic en el botn Eliminar.

b. Da clic derecho en la tarea y elige la opcin Eliminar c. En el men Edicin selecciona la opcin Eliminar. d. Presiona las teclas Ctrl+D.