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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

PR-07

Nombre Preparado por Revisado por Aprobado por

RAUL HERRERA P. IVAN ZURITA Aitor San Vicente

Cargo
JEFE RR.HH. Coordinador SG Gerente General

Fecha
03/06/201 1 03/06/201 1 03/06/201 1

Firma
RH IZ ASV

FECHA DE VIGENCIA

Desde el 03 de Junio de 2011

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INDICE
1 OBJETIVO...........................................................................................................................4 2 ALCANCE...........................................................................................................................4 3 REFERENCIAS...................................................................................................................4 4 DEFINICIONES..................................................................................................................4 5 RESPONSABILIDADES....................................................................................................4 6 METODOLOGA DE TRABAJO.......................................................................................6 6.1 Evaluacin Y Re-Evaluacin De Proveedores..............................................................6 6.1.1 Listado de Proveedores..........................................................................................6 6.1.2 Mantencin del listado de proveedores..................................................................7 6.2 Pedido De Materiales Y Productos...............................................................................8 6.3 Cotizacin.....................................................................................................................9 6.4 Datos Sobre Las Compras.............................................................................................9 6.4.1 Contrato de Compra...............................................................................................9 6.4.2 Orden de Compra.................................................................................................10 6.5 Verificacin De Las Compras.....................................................................................10 7 REGISTROS......................................................................................................................11 8 ANEXOS............................................................................................................................11

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CONTROL DE CAMBIOS
VERSI N
01

FECHA
03.06.11

TIPO CAMBIO
Creacin

MODIFICACIONES
N/A

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1 OBJETIVO.
El presente procedimiento tiene como objetivo describir los requisitos para el proceso de compras y evaluacin de proveedores con el objeto de que los materiales y productos comprados por GRUPO HERCE, cumplan con los requisitos especificados.

2 ALCANCE
Este procedimiento es de aplicacin para los materiales y productos comprados en obra o por oficina central que afecten la calidad del producto y sus proveedores.

3 REFERENCIAS
Manual de Calidad de GRUPO HERCE. Norma ISO 9001:2008, requisito 7.4

4 DEFINICIONES
Listado de Proveedores: Relacin nominal de proveedores que han evidenciado su capacidad para proporcionar un determinado material o producto en condiciones aceptables para GRUPO HERCE. Proveedor: Organizacin o persona que proporciona un producto.

5 RESPONSABILIDADES
Gerente Tcnico. Autorizar las ofertas de proveedores no incluidos en el Listado de Proveedores.
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Dar el VB de las rdenes de Compra, cuando corresponda, o quien ste designe. Revisar listado general de proveedores, antes de su envo a obras. Profesional a cargo: Revisar y autorizar los pedidos de material o quin el designe. Autorizar las ofertas de proveedores no incluidos en el listado. Elaborar rdenes de compra cuando corresponda o quin el designe. Coordinador Sistema de Gestin: Actualizar Listado de Proveedores General. Archivar Listado de Proveedores y la evaluacin. Enviar listado de proveedores general a obras y bodega cuando sea actualizado. Elaborar un contrato con proveedores. Encargado de Calidad en Obra: Mantener Listado de Proveedores especfico. Llenar Calificacin de Proveedores cuando corresponda. Encargado de Adquisiciones: Elaborar y mantener el listado de proveedores especfico. Llenar la Calificacin de Proveedores cuando corresponda. Recepcionar materiales solicitados cuando corresponda. Bodeguero en obra: Elaborar rdenes de compra cuando corresponda Realizar la recepcin de los materiales y productos en la obra. Jefe de Obra: Realiza la requisicin de los materiales y productos en la obra cuando corresponda. Realizar la recepcin de los materiales y productos en la obra cuando corresponda.

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6 METODOLOGA DE TRABAJO
6.1 Evaluacin Y Re-Evaluacin De Proveedores
La compra de materiales que afectan la calidad del producto, se realiza a proveedores en los que se tiene una confianza razonable en la calidad del producto que suministran y sus condiciones de entrega. Estos se encuentran identificados en el listado de proveedores de GRUPO HERCE (Listado de Proveedores). Se mantiene un Listado de Proveedores general en oficina central por el Encargado de Adquisiciones oficina central, y en cada obra se tiene un listado especfico. Excepcionalmente se pueden pedir cotizaciones a proveedores no incluidos en las listas, por solicitudes de urgencia, recomendacin y/o solicitud del cliente y por exigencias del mercado. Para este ltimo supuesto se debe contar con la autorizacin del Gerente Tcnico.

6.1.1 Listado de Proveedores

En el Listado de Proveedores general se incluye a aquellos proveedores de confianza de GRUPO HERCE y se clasifican como proveedores homologados (H: Calificacin Buenos). El Listado de Proveedores general es actualizado y archivado por el Coordinador Sistema de Gestin, es revisado por el Gerente Tcnico, para luego ser enviado como referencia antes del inicio de las faenas. Cada vez que sea actualizado debe ser enviado al Encargado de Adquisiciones y a los Encargados de Calidad de cada obra. Cada obra toma como base este listado para generar el listado especfico, el que debe considerar al menos la informacin que se describe a continuacin. Sin embargo, el Encargado de Adquisiciones, o quien sea responsable en obra, puede incorporar datos que estime necesarios para su trabajo, por ejemplo: Nombre o Razn Social del proveedor. Materiales o Producto que suministra. Persona y/o telfono de contacto. Estado y resultado de la calificacin del proveedor. Para incorporar nuevos proveedores al listado general o al listado de obra, GRUPO HERCE, el proveedor debe cumplir con al menos uno de los siguientes requisitos:
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a) Que el proveedor disponga de un Sistema de Calidad certificado por un organismo competente. b) Que el proveedor cuente con referencias de clientes u otras empresas, c) Que el proveedor tenga certificacin de producto por una entidad competente, d) Que sean expresamente autorizados por el Gerente Tcnico, Profesionales a cargo. En cualquiera de los casos citados, el Encargado de Adquisiciones y/o los Encargados de Calidad de obra, ingresan a los proveedores como Proveedores Calificacin Regular (R) al respectivo Listado de proveedores y se evalan teniendo en cuenta los conceptos indicados ms adelante en el punto 6.1.2.

6.1.2 Mantencin del listado de proveedores

El mantenimiento o no de proveedores en el listado depende del resultado de sus trabajos con GRUPO HERCE. Se realiza una evaluacin para los proveedores que Regulares (R) porque han sido recin ingresados para incorporarlos como homologados o eliminarlos. Para los proveedores ya homologados (H) se realiza una reevaluacin para mantenerlos o eliminarlos del listado. La evaluacin o reevaluacin de los proveedores, segn sea el caso, se realiza mediante registro de Calificacin de Proveedores, la que es generada para cada proveedor que suministre uno o ms productos y se completa para los siguientes casos: En Obra: En Diciembre de cada ao se evala y/o reevala a los proveedores, para obras que lleven transcurrido ms de 3 meses desde el inicio de los trabajos, antecedentes que deben ser enviados al Coordinador de Sistema de Gestin. Al finalizar la obra se evala y/o reevala a los proveedores, antecedentes que deben ser enviados al Coordinador de Sistema de Gestin. En Bodega Central: En Diciembre de cada ao se evala o reevala a los proveedores con los que han trabajado durante ese ao, antecedentes que deben ser enviados al Encargado de Calidad de Oficina Central. En todo caso, se podr eliminar inmediatamente del listado que corresponda aquel proveedor que no cumpla con los requisitos estipulados en el registro de Calificacin de Proveedores, en el momento de detectar la deficiencia o por razones que pudiera establecer el Gerente Tcnico, Profesional de Obra, o quien designe cualquiera de stos. En situaciones de esta naturaleza, se detalla en la calificacin, las razones especficas de eliminacin, con la firma del responsable de dicha accin. La calificacin debe ser efectuada llenada por el Profesional a cargo o por quien ste designe, para el caso de las obras, por el Encargado de Adquisiciones para el
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caso de Oficina central. Los conceptos a evaluar se encuentran descritos en las fichas de calificacin de proveedores. Los conceptos a evaluar llevan asociado una puntuacin con nota en escala de 0 a 100% , donde 0 es la peor calificacin y 100% la mejor. Se determina la siguiente escala de calificacin: Bueno : 70% a 100%. Regular : 40% a 70%. Deficiente : menor a 40%. Si el proveedor no alcanza el nivel mnimo fijado (entre 40% y 70%), se propone a ste, de ser de inters para ambos, que implante las medidas que puedan suplir las carencias detectadas. Para mantener o excluir al proveedor del listado se tiene en cuenta lo siguiente: El promedio superior a 70%, lo ingresa o mantiene en proveedor homologado (H). Para aquellos proveedores en estado de observacin, un promedio inferior a 70%, pero habiendo adoptado el proveedor las medidas de mejora acordadas, lo mantiene en estado de Proveedor Regular (R). El promedio inferior a 70%, pero no habiendo adoptado el proveedor las medidas de mejora acordadas, lo excluye (D) del listado de proveedores. El estado de cada proveedor en los listados de proveedores, se define a partir del valor promedio obtenido de sus ltimas tres (3) evaluaciones, o de las que se disponga si son menos.

6.2 Pedido De Materiales Y Productos

El pedido de materiales se realiza por indicacin explcita del Profesional a cargo, o a quin l designe. Tambin se realizan pedidos de materiales desde oficina central por solicitud y con el visto bueno del Gerente Tcnico, o por quien ellos designen. En obra se realizan pedidos de materiales o productos de acuerdo a sus necesidades, ya sea debido al avance de sta o a la programacin establecida, o cuando se realizan actividades o partidas que necesiten de dichos productos antes de su ejecucin. Asimismo, se pueden realizar pedidos de materiales a Oficina central para proveer a una obra determinada o desde oficina central cuando se requieran diferentes insumos para abastecer internamente a sta. El Profesional a cargo definir el tipo, cantidad, calidad, especificaciones del producto y calificacin del personal, si corresponde, o servicio de acuerdo a lo
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estipulado en las especificaciones tcnicas para ste, segn la obra. Todo esto con el fin de que el proveedor conozca qu es lo que tiene que suministrar. En todos los casos, los pedidos de materiales y productos a Oficina Central se realizan por escrito, fax o correo electrnico, por cuenta de la obra.

6.3 Cotizacin
Definidos los requisitos del material o producto, se procede a su cotizacin. Esta actividad consiste en pedir oferta o solicitar un precio por un cierto producto, al o (los) proveedor(es) cuando corresponda. Se pone nfasis en los requisitos que tiene que cumplir el producto al momento de realizar la cotizacin a cada proveedor, estableciendo las condiciones de aprobacin del producto, procedimientos, procesos y equipos, si fuera necesario. Posteriormente se elige al proveedor que rena las mejores condiciones principalmente respecto a costo, plazo de entrega, requisitos tcnicos, etc. En el caso de que el proveedor seleccionado no pertenezca al listado de proveedores, se procede segn 6.1.1.

6.4 Datos Sobre Las Compras

Una vez definido el proveedor, se realiza un estudio por parte del Profesional a cargo, Gerente Tcnico, cuando corresponda, para definir la modalidad de compra: Contrato de Compra u Orden de Compra.

6.4.1 Contrato de Compra

La decisin de elaborar un Contrato, en lugar de una Orden de Compra, est en funcin de las siguientes condiciones referentes a las exigencias para el material o producto: Programa de suministros o plazos de entrega, Especificaciones tcnicas especiales, Establecimiento de multas, Inclusin de mano de obra. O cualquier otra caracterstica que implique la necesidad de realizar un Contrato de Compra para asegurar a GRUPO HERCE, cumplir con los requisitos o especificaciones tcnicas que se exigen por parte de su mandante. La elaboracin y redaccin de un Contrato de Compra, ser responsabilidad del Profesional a cargo en colaboracin con la Oficina Tcnica de la obra o por el Gerente Tcnico en oficina central.
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La elaboracin y redaccin de un Contrato de Compra, ser responsabilidad del Profesional a cargo en colaboracin con la Oficina Tcnica de la obra o por el Gerente Tcnico o Encargado de Adquisiciones en oficina central, segn corresponda.

6.4.2 Orden de Compra

Las compras de materiales y productos que se documentan mediante una Orden de Compra, debern ser firmadas slo por el Profesional a cargo o por el personal que ste designe. Asimismo para el caso de compras a travs de Oficina Central, se deber firmar por parte del Gerente Tcnico, Encargado de Adquisiciones o por el personal que ellos estimen conveniente. La informacin que se registra en una Orden de Compra, debe incluir al menos lo siguiente: descripcin del producto, cantidad y unidad de medida, identificacin del proveedor, fecha de emisin de la orden de compra, indicacin del lugar de entrega, rea relacionada con el destino del producto (identificacin de la obra, o departamento de la oficina central).

6.5 Verificacin De Las Compras

Con el fin de asegurar que la compra que llegue a su destino siga manteniendo sus propiedades intrnsecas, cada obra o bien el departamento de Adquisiciones de Oficina Central cuando corresponda, debern establecer pautas de control de recepcin de los materiales o productos en funcin de su importancia para la seguridad de la obra y de los daos y costos asociados que su fallo pudiera ocasionar en el futuro. Se entiende que aquel que da visto bueno (VB) a una Gua de Despacho, est conforme con lo descrito en sta. No solamente est recibiendo lo descrito en dicha gua, si no que comprueba adems que lo que se pidi es lo que recibi, contrastando con la orden de compra o con el pedido de material si la primera no est disponible. En casos en que se realice una Orden de Compra para materiales que pueden llegar en distintos despachos y que puedan originar varias guas
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de despacho, se deber realizar un seguimiento adecuado por parte del Jefe de Bodega, u otro designado por el Profesional a cargo o Gerente Tcnico y que tenga la confianza de ste para realizar dicha tarea.

7 REGISTROS
Identificacin Listado Proveedores Evaluacin Proveedores Orden de Compra Guas de Despacho Contratos de Compra Cdigo N/A RE-10 N/A N/A N/A Almacenamiento Lugar Navision / Gestin de compras Oficina Central Obra Obra Obra

Responsable Encargado Adquisiciones Encargado Adquisiciones Profesional a cargo Bodeguero Profesional a cargo

Formato Digital Digital Fsico Fsico Fsico

Retencin Permanente Permanente 1 ao despus de terminada la obra 1 ao despus de terminada la obra 3 ao despus de terminada la obra

Disposicin N/A Permanente Eliminar Eliminar Bodega documentos

8 ANEXOS
No Aplica.

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