Definies de GED

A sigla GED significa Gerenciamento Eletrnico de Documentos ou Gesto Eletrnica de Documentos. Em linhas gerais, podemos descrever GED como um conjunto de tecnologias que permite a uma empresa gerenciar seus documentos em forma digital. Esses documentos podem ser das mais diversas origens, tais como papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrnicas, arquivos de texto etc. As principais tecnologias relacionadas a GED so: >> Capture - Acelera processos de negcio atravs da captao de documentos e formulrios, transformando em informaes confiveis e recuperveis, passveis de serem integradas a todas as aplicaes de negcios. >>DocumentImaging (DI) a tecnologia de GED que propicia a converso de documentos do meio fsico para o digital. Trata-se da tecnologia mais difundida do GED, muito utilizada para converso de papel em imagem, atravs de processo de digitalizao com aparelhos scanners. >>Document Management (DM) (Gerenciamento de Documentos) - a tecnologia que permite gerenciar com mais eficcia a criao, reviso, aprovao e descarte de documentos eletrnicos. Dentre as suas principais funcionalidades esto o controle de informaes (autoria, reviso, verso, datas etc.), segurana, busca, check-in / check-out e versionamento. >> Workflow / BPM Controla e gerencia processos dentro de uma organizao, garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas no tempo previamente definido. Organiza tarefas, prazos, trmites, documentos e sincroniza a ao das pessoas. >> COLD/ERM Tecnologia que trata pginas de relatrios, incluindo a captura, indexao, armazenamento, gerenciamento e recuperao de dados. Esta tecnologia permite que relatrios sejam armazenados de forma otimizada, em meios de baixo custo, mantendo-se sua forma original. >>FormsProcessing (processamento de formulrios) - tecnologia que possibilita reconhecer as informaes e relacion-las com campos em bancos de dados, automatizando o processo de digitao. Neste sistema so utilizados o ICR (IntelligentCharacterRecognition) e OCR (OpticalCharacterRecognition) para o reconhecimento automtico de caracteres. >> Records andInformation Management (RIM) - o gerenciamento do ciclo de vida de um documento, independente da mdia em que se encontre. Atravs de um sistema RIM gerencia-se a criao, armazenamento, processamento, manuteno, disponibilizao e descarte dos documentos, sob controle de categorizao e tabelas de temporalidade.

Benefcios GED

Um bom projeto de GED leva benefcios significativos a uma empresa, que so perceptveis em praticamente todos os seus departamentos. Relacionamos aqui alguns benefcios genricos, embora seja nas particularidades de um negcio que o GED se mostre mais vantajoso. >> Extrema velocidade e preciso na localizao de documentos. >> Total controle no processo de negcio. >> Ilimitadas possibilidades de indexao e localizao de documentos. >> Melhor qualidade no atendimento ao cliente. O GED proporciona respostas rpidas e precisas. >> Mais agilidade em transaes entre empresas. >> Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e aumentando a produtividade. >> Melhoria no processo de tomada de decises. >> Maior velocidade na implementao de mudanas em processos. >> Obteno de vantagem competitiva sustentvel. >> Possibilidade de implementao de trabalho virtual, com reduo de despesas. >> Reduo de custos com cpias, j que h disponibilizao de documentos em rede. >> Melhor aproveitamento de espao fsico. >> Disponibilizao instantnea de documentos (sem limitaes fsicas). >> Evita extravio ou falsificao de documentos. >> Agilidade em processos legais, nos quais fundamental o cumprimento de prazos. >> Aproveitamento da base de informtica j instalada na empresa. >> Integrao com outros sistemas e tecnologias. >> Tecnologia viabilizadora de outras, como ERP, SCM, CRM e BI. >> Continuidade de negcios: o GED de grande auxlio para polticas de recuperao de documentos e manuteno das atividades da empresa em casos de acidentes. >> Facilitao s atividades que envolvem colaborao entre pessoas e equipes.

Aplicaes GED

Relacionamos aqui algumas aplicaes GED disponveis. Existem diversas outras, para as mais variadas finalidades. E o mais importante que GED , antes de tudo, um conceito que pode ser aplicado em todos os segmentos de negcios. Clique aqui para conhecer empresas especializadas em solues GED. >> Aes de Apoio ao gerenciamento do conhecimento, ERP, CRM, comrcio eletrnico e outras tecnologias >> Aes de apoio aos processos de fiscalizao >> Apoio documental a sistemas de GIS >> Atendimento a clientes de bancos: extratos de conta corrente, aplicaes etc. >> Atendimento a clientes de servios utilitrios: telefonia, energia eltrica e outros >> Automao de cartrios >> Bibliotecas digitais >> Cartes de assinatura >> Catlogos de produtos >> Clipping - Arquivos de recortes de jornais e revistas >> Contratos de cmbio >> Contratos de financiamento e leasing >> Controle de bilhetes de companhias areas >> Controle de depsitos e pagamentos em retaguarda de agncias bancrias >> Controle de documentos arrecadatrios de tributos, impostos, taxas e multas em organismos governamentais >> Controle do processo de compras >> Converso de acervo histrico >> Converso de bibliotecas fsicas para digitais >> Converso de sistema microgrfico >> Desenho de engenharia e relatrio tcnico >> Disponibilizao de documentos oficiais, tais como dirio oficial >> Documentao cadastral e societria de empresas >> Documentao de administrao hospitalar

>> Documentao de auditoria (fiscal, contbil, operacional etc.) >> Documentao de contratao de consrcios >> Documentao de logstica de transportes >> Documentao dos sistemas de qualidade - ISO 9001, Excelncia em Servios, Inmetro etc. >> Documentao e acompanhamento de ciclo de vida de produtos >> Documentao e processos jurdicos >> Documentao e relatrios diversos, incluindo contbeis e financeiros >> Documentao eletrnica de escritrios (exemplo: arquivos Word, Excel, Power Point etc.) >> Documentao em instituies de ensino >> Documentos das polcias civis, militares, detrans e outros >>FormsProcessing - Processamento de Formulrios >> Gerenciamento de documentao em benefcios, incluindo reas de Recursos Humanos e fundos de Penso >> Gerenciamento de ordens de servio >> Gerenciamento de processos de concesso >> Gesto de contratos em geral >> Gesto de correspondncias em geral (fax, e-mail e outros veculos) >> Gesto e processamento de pagamentos por cheques e carto de crdito, da consulta ao recebimento >> Processamento de importao e exportao >> Processamento de pronturio das reas de recursos humanos, incluindo recrutamento e seleo >> Processamento de Pronturio de pacientes em hospitais >> Processamento de resultados de exames laboratoriais, incluindo servio de mensageria >> Processos de crdito imobilirio >> Servios de Seguradoras: aplice, sinistro, indenizao etc.

Legislao GED

Relacionamos aqui parte da legislao que trata de gesto de documentos, tanto em mbito pblico quanto privado. Cabe ressaltar que a legislao sobre o tema bastante ampla, pois engloba leis federais, estaduais e municipais, alm da normatizao especfica por setor. Para maiores informaes, sugerimos que estabelea contato com empresas especializadas em solues GED em sua regio. >>Legislao Federal MINISTRIO DA JUSTIA SECRETARIA NACIONAL DE JUSTIA PORTARIA N 12, DE 8 DE JUNHO DE 2009 Dispe sobre o registro e fiscalizao do exerccio da atividade de microfilmagem de documentos e revoga a Portaria n 29, de 10 de setembro de 2008. MINISTRIO DA JUSTIA SECRETARIA NACIONAL DE JUSTIA PORTARIA n 29 , DE 10 DE SETEMBRO DE 2008 Portaria N 29 do Ministrio da Justia, de 10 de setembro de 2008 [Registro e fiscalizao de empresas que exeram atividade de microfilmagem de documentos, de detentores dos documentos a serem microfilmados e os rgos pblicos que microfilmem documentos para terceiros. Ficam revogadas as Portarias n 73, de 13 de setembro de 2005 e, n 17, de 30 de maro de 2001 e n 58, de 20 de junho de 1996]. [Revogada pela Portaria n 12, de 8 de junho de 2009] MINISTRIO DA JUSTIA PORTARIA N 73, DE 13 DE SETEMBRO DE 2005 DO MINIST RIO DA JUSTIA [Altera a Portaria n 17, de 30 de maro de 2001, que regulamenta o registro e a fiscalizao do exerccio da atividade de microfilmagem de documentos] [REVOGADA PELA PORTARIA N 29, DE 10 DE SETEMBRO DE 2008] DECRETO N 4.915 , DE 12 DE DEZEMBRO DE 2003 Dispe sobre o Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo - SIGA, da administrao pblica federal, e d outras providncias. DECRETO N 4.553, DE 27 DE DEZEMBRO DE 2002 Dispe sobre a salvaguarda de dados, informaes, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurana da sociedade e do Estado, no mbito da Administrao Pblica Federal, e d outras providncias. DECRETO N 4.497 , DE 4 DE DEZEMBRO DE 2002. (Revogado pelo Decreto n 4.553, de 27 de dezembro 2002) Altera o art. 17 do Decreto no 2.134, de 24 de janeiro de 1997, que dispe sobre a categoria dos documentos pblicos si gilosos e o acesso a eles, e d outras providncias. DECRETO N 4.344 , DE 26 DE AGOSTO DE 2002 Regulamenta a Lei no 8.394, de 30 de dezembro de 1991, que dispe sobre a preservao, organizao e proteo dos acervos documentais privados dos presidentes da Repblica, e d outras providncias. PORTARIA N 5, DE 7 DE FEVEREIRO DE 2002 - CASA CIVIL Aprova o Regimento Interno do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ.

DECRETO N 4.073 , DE 3 DE JANEIRO DE 2002 Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados. DECRETO N 3.996 , DE 31 DE OUTUBRO DE 2001 Dispe sobre a prestao de servios de certificao digital no mbito da Administrao Pblica Federal. MEDIDA PROVISRIA N 2.200-2, DE 24 DE AGOSTO DE 2001 Institui a Infra-Estrutura de Chaves Pblicas Brasileira - ICP-Brasil, transforma o Instituto Nacional de Tecnologia da Informao em autarquia, e d outras providncias. DECRETO N 3.872 , DE 18 DE JULHO DE 2001 Dispe sobre o Comit Gestor da Infra-Estrutura de Chaves Pblicas Brasileira - CG ICP-Brasil, sua Secretaria-Executiva, sua Comisso Tcnica Executiva e d outras providncias. DECRETO N 3.865 , DE 13 DE JULHO DE 2001 Estabelece requisito para contratao de servios de certificao digital pelos rgos pblicos federais, e d outras providncias. MINISTRIO DA JUSTIA PORTARIA N 17, DE 30 DE MARO DE 2001 DO MINISTRIO DA JUSTIA [Regulamenta o registro e a fiscalizao do exerccio da atividade de microfilmagem de documentos, em conformidade com o pargrafo nico do art. 15 do Decreto n 1.799, de 30/01/1996] REVOGADA PELA PORTARIA N 29, DE 10 DE SETEMBRO DE 2008 DECRETO N 3.779 , DE 23 DE MARO DE 2001 Acresce dispositivo ao art. 1o do Decreto n 3.714, de 3 de janeiro de 2001, que dispe sobre a remessa por meio eletrnico de documentos. DECRETO N 3.714 , DE 3 DE JANEIRO DE 2001 Dispe sobre a remessa por meio eletrnico de documentos a que se refere o art. 57-A do Decreto n 2.954, de 29 de janeiro de 1999, e d outras providncias. DECRETO DE 18 DE OUTUBRO DE 2000 Cria, no mbito do Conselho de Governo, o Comit Executivo do Governo Eletrni co, e d outras providncias. DECRETO N 3.587 , DE 5 DE SETEMBRO DE 2000 Estabelece normas para a Infra-Estrutura de Chaves Pblicas do Poder Executivo Federal - ICP-Gov, e d outras providncias. [Revogado pelo Decreto n 3.996, de 31de outubro de 2001] DECRETO N 3.505 , DE 13 DE JUNHO DE 2000 Institui a Poltica de Segurana da Informao nos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal. DECRETO N 3.294 , DE 15 DE DEZEMBRO DE 1999 Institui o Programa Sociedade da Informao e d outras providncias. LEI N 9.800, DE 26 DE MAIO DE 1999 Permite s partes a utilizao de sistemas de transmisso de dados para a prtica de atos processuais. DECRETO N 2.942 , DE 18 DE JANEIRO DE 1999 Regulamenta os arts. 7, 11 a 16 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. [Revogado pelo Decreto n 4.073, de 03 de janeiro de 2002] DECRETO N 2.910 , DE 29 DE DEZEMBRO DE 1998 Estabelece normas para a salvaguarda de documentos, materiais, reas, comunicaes e sistemas de

informao de natureza sigilosa, e d outras providncias. [Revogado pelo Decreto n 4.553, de 27 de dezembro de 2002] DECRETO N 2.182 , DE 20 DE MARO DE 1997 Estabelece normas para a transferncia e o recolhimento de acervos arquivsticos pblicos federais para o Arquivo Nacional. [Revogado pelo Decreto n 4.073 de 03 de janeiro de 2002] DECRETO N 2.134 , DE 24 DE JANEIRO DE 1997 Regulamenta o art. 23 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a categoria dos documentos pblicos sigilosos e o acesso a eles, e d outras provi dncias. [Revogado pelo Decreto n 4.553 de 27 de dezembro de 2002] MINISTRIO DA JUSTIA PORTARIA N 58, DE 20 DE JUNHO DE 1996 DO MINISTRIO DA JUSTIA [REVOGADA PELA PORTARIA N 17, DO MINISTRIO DA JUSTIA, DE 30 MARO DE 2001] [REVOGADA PELA PORTARIA N 29, DE 10 DE SETEMBRO DE 2008] [Regulamenta o registro e a fiscalizao do exerccio da atividade de microfilmagem de documentos, em conformidade com o pargrafo nico do art. 15 do Decreto n 1.799 , de 30/01/1996]. DECRETO N 1.799 , DE 30 DE JANEIRO DE 1996 Regulamenta a Lei n 5433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e d outras providncias. DECRETO N 1.461 , DE 25 DE ABRIL DE 1995 Altera os arts. 3 e 7 do Decreto n 1.173, de 29 de junho de 1994, que dispe sobre a competncia, organizao e funcionamento do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e do Si stema Nacional de Arquivos (SINAR). [Revogado pelo Decreto n 4.073 de 03 de janeiro de 2002] DECRETO N 1.173 , DE 29 DE JUNHO DE 1994 Dispe sobre a competncia, organizao e funcionamento do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) e d outras providncias. [Revogado pelo Decreto n 4.073 de 03 de janeiro de 2002] LEI N 8.394, DE 30 DE DEZEMBRO DE 1991 Dispe sobre a preservao, organizao e proteo dos acervos documentais privados dos presidentes da Repblica, e d outras providncias. LEI N 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991 Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. LEI N 7.627, DE 10 DE NOVEMBRO DE 1987 Dispe sobre a eliminao de autos findos nos rgos da Justia do Trabalho, e d outras providncias. LEI N 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968 Regula a microfilmagem de documentos oficiais e d outras providncias. >>Resolues (Conselhos de Classe) CONSELHO FEDERAL DE MEDICINA Resoluo CFM n 1.821, de 11 de julho de 2007 Aprova as normas tcnicas concernentes digitalizao e uso dos sistemas informatizados para a guarda e manuseio dos documentos dos pronturios dos paci entes, autorizando a eliminao do papel e a troca de informao identificada em sade. >>Poder Judicirio SUPERIOR TRIBUNAL DE JUSTIA CONSELHO FEDERAL DA JUSTIA FEDERAL Resoluo CJF n 23, de 19 de setembro de 2008

Estabelece a Consolidao Normativa do Programa de Gesto Documental da Justia Federal de 1 e 2 graus. >>Casa Civil - Secretaria Executiva RESOLUO N 30, DE 23 DE DEZEMBRO DE 2009 Altera a Resoluo n 26 de 6 de maio de 2008, que estabelece diretrizes bsicas de gesto de documentos a serem adotadas nos arquivos do Poder Judicirio RESOLUO N 29, DE 29 DE MAIO DE 2009 D nova redao ao Art. 2 e ao inciso I da Resoluo n 27, de 16 de junho de 2008. RESOLUO N 28, DE 17 DE FEVEREIRO DE 2009 Dispe sobre a adoo da Norma Brasileira de Descrio Arquivstica - NOBRADE pelos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, institui o Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivsticos e estabelece a obrigatoriedade da adoo do Cdigo de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivsticos CODEARQ. RESOLUO N 27, DE 16 DE JUNHO DE 2008 Dispe sobre o dever do Poder Pblico, no mbito dos estados, do Distrito Federal e dos municpios, de criar e manter Arquivos Pblicos, na sua especfica esfera de competncia, para promover a gesto, a guarda e a preservao de documentos arquivsticos e a disseminao das informaes neles contidas. RESOLUO N 26, DE 06 DE MAIO DE 2008 Estabelece diretrizes bsicas de gesto de documentos a serem adotadas nos arquivos do Poder Judicirio RESOLUO N 25, DE 27 DE ABRIL DE 2007 Dispe sobre a adoo do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos - e-ARQ Brasil pelos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos SINAR. RESOLUO N 24, DE 3 DE AGOSTO DE 2006 Estabelece diretrizes para a transferncia e recolhimento de documentos arquivsticos digitais para instituies arquivsticas pblicas. RESOLUO N 23, DE 16 DE JUNHO DE 2006 Dispe sobre a adoo do Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica pelos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos-SINAR. RESOLUO N 22, DE 30 DE JUNHO DE 2005 Dispe sobre as diretrizes para a avaliao de documentos em instituies de sade. RESOLUO N 21, DE 4 DE AGOSTO DE 2004 Dispe sobre o uso da subclasse 080 Pessoal Militar do Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-Meio e da Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao Pblica, aprovados pela Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001, Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ. RESOLUO N 20, DE 16 DE JULHO DE 2004 Dispe sobre a insero dos documentos digitais em programas de gesto arquivstica de documentos dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos. RESOLUO N 19, DE 28 DE OUTUBRO DE 2003 Dispe sobre os documentos pblicos que integram o acervo das empresas em processo de desestatizao e das pessoas jurdicas de direito privado sucessoras de empresas pblicas. RESOLUO N 18, DE 28 DE JULHO DE 2003 Dispe sobre os arquivos pblicos que integram o acervo das agncias reguladoras, das empresas em processo de desestatizao, das empresas desestatizadas, das concessionrias, permissionrias e

autorizatrias de servios pblicos, e das pessoas jurdicas de direito privado. [Revogada pela Resoluo n 19, de 28 de outubro de 2003] RESOLUO N 17, DE 25 DE JULHO DE 2003 Dispe sobre os procedimentos relativos declarao de interesse pblico e social de arquivos privados de pessoas fsicas ou jurdicas que contenham documentos relevantes para a histria, a cultura e o desenvolvimento nacional. RESOLUO N 16, DE 24 DE JUNHO DE 2003 Dispe sobre as diretrizes a serem adotadas para criao do Boletim Interno do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ. RESOLUO N 15, DE 15 DE FEVEREIRO DE 2002 [Revoga a Resoluo n 09, de 1 de julho de 1997, do CONARQ, substituda pela Portaria n 05, da Casa Civil da Presidncia da Repblica, de 7 de fevereiro de 2002, que dispe sobre o regimento interno do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ)]. RESOLUO N 14, DE 24 DE OUTUBRO DE 2001 Aprova a verso revisada e ampliada da Resoluo n 4, de 28 de maro de 1996, que dispe sobre o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades -Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinao de documentos estabelecidos na Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da Administrao Pblica. RESOLUO N 13, DE 9 DE FEVEREIRO DE 2001 Dispe sobre a implantao de uma poltica municipal de arquivos, sobre a construo de arquivos e de websites de instituies arquivsticas. RESOLUO N 12, DE 7 DE DEZEMBRO DE 1999 Dispe sobre os procedimentos relativos declarao de interesse pblico e social de arquivos privados de pessoas fsicas ou jurdi cas que contenham documentos relevantes para a histria, a cultura e o desenvolvimento nacional. [Revogada pela Resoluo n 17, de 25 de julho de 2003] RESOLUO N 11, DE 7 DE DEZEMBRO DE 1999 Dispe sobre os arquivos pblicos que integram o acervo das agncias reguladoras, das empresas em processo de desestatizao, das empresas desestatizadas, das concessionrias, permissionrias e autorizatrias de servios pblicos, e das pessoas jurdicas de direito privado. [Revogada pela Resoluo n 18, de 30 de julho de 2003] RESOLUO N 10, DE 6 DE DEZEMBRO DE 1999 Dispe sobre a adoo de smbolos ISO nas sinalticas a serem utilizadas no processo de microfilmagem de documentos arquivsticos. RESOLUO N 9, DE 1 DE JULHO DE 1997 [Substituda pela Portaria n 05, da Casa Civil da Presidncia da Repblica, de 7 de fevereiro de 2002] Dispe sobre o regimento interno do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). RESOLUO N 8, DE 20 DE MAIO DE 1997 [Revogada pela resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001] Atualiza o Cdigo de Classificao de Documentos de Arqui vo para a Administrao Pblica: AtividadesMeio e a Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao Pblica, aprovados pela Resoluo n 4 do CONARQ. RESOLUO N 7, DE 20 DE MAIO DE 1997 Dispe sobre os procedimentos para a eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes do Poder Pblico. RESOLUO N 6, DE 15 DE MAIO DE 1997 Dispe sobre diretrizes quanto terceirizao de servios arquivsticos pblicos.

RESOLUO N 5, DE 30 DE SETEMBRO DE 1996 Dispe sobre a publicao de editais para eliminao de documentos nos Dirios Oficiais da Unio, Distrito Federal, Estados e Municpios. RESOLUO N 4, DE 28 DE MARO DE 1996 [Revogada pela Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001] Dispe sobre o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e aprova os prazos de guarda e a destinao de documentos estabelecidos na Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao Pblica. RESOLUO N 3, DE 26 DE DEZEMBRO DE 1995 Dispe sobre o Programa de Assistncia Tcnica do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). RESOLUO N 2, DE 18 DE OUTUBRO DE 1995 Dispe sobre as medidas a serem observadas na transferncia ou no recolhimento de acervos documentais para instituies arquivsticas pblicas. RESOLUO N 1, DE 18 DE OUTUBRO DE 1995 Dispe sobre a necessidade da adoo de planos e/ou cdigos de classificao de documentos nos arquivos correntes, que considerem a natureza dos assuntos resultantes de suas atividades e funes. Carta para a preservao do patrimnio arquivstico digital, de 6 de julho de 2004 - CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ.

GED / ECM / BPM / Workflow - Perguntas frequentes

Relacionamos aqui as perguntas frequentes da seo "Pergunte aqui".

>> Pretendo implantar solues GED em algumas reas da minha empresa. O que devo levar em considerao na hora de decidir quais documentos devo digitalizar? Vrios aspectos devem ser levados em considerao. Destacamos aqui alguns deles. 1 - Volume de pesquisa de tais documentos. 2 - Distribuio geogrfica das pessoas que iro realizar pesquisa desses documentos. 3 - Ganhos que podem ser alcanados pela agilidade na consulta dos documentos (produtividade, qualidade no atendimento ao cliente etc.). 3 - Riscos no caso de perda desses documentos. 4 - Espao fsico que a armazenagem dos documentos demanda. 5 - Custos de cpias. 6 - Tempo despendido pelos profissionais da empresa para localizar e recuperar os documentos. 7 - Possibilidade de descarte dos documentos fsicos aps a digitalizao (possvel em alguns casos).

>> Qual o melhor software GED atualmente existente no mercado? impossvel respondermos adequadamente a esta pergunta. Primeiro porque a expresso software GED um tanto imprecisa. GED um conjunto de tecnologias que permite a gesto eficiente de documentos de uma organizao. Se a sua inteno apenas digitalizar pequena quantidade de documentos, com um sistema simples de indexao e pesquisa, voc at pode encontrar um software de prateleira que atenda a esta necessidade. Mas se sua expectativa um pouco mais abrangente, o ideal pensar em desenvolver um projeto GED, pois assim poder se beneficiar de diversas tecnologias para tornar sua empresa mais produtiva e eficiente (alm de reduzir custos). Evite o erro que muitas empresas cometem: digitalizam grande quantidade de documentos e depois descobrem que a arquitetura do processo no atinge s expectativas originais.

>> Existe alguma legislao geral que trate de temas relacionado s a GED, explicitando quais documentos podem ser descartados aps a digitalizao? No. Existem diversas leis que tratam isoladamente a possibilidade de descarte de documentos fiscais / contbeis e relacionados rea de recursos humanos. Algumas leis possuem abrangncia nacional e outras estadual ou municipal. Existem tambm diferenas com relao ao processo que deve preceder o descarte, que pode ser com ou sem certificao digital, pode envolver microfilmagem e/ou digitalizao, entre outras especificidades. O ideal que voc busque uma empresa especializada em solues GED, pois ela poder assessor-lo.

>> possvel estimar a reduo de espao fsico destinado armazenagem de documentos aps a adoo de uma soluo GED? Depende muito do tipo de documento que ser objeto de gesto eletrnica. No caso de documentos fiscais / trabalhistas a reduo de espao pode chegar a algo prximo de 40%. J no caso de documentos relacionados operao da organizao esse percentual cresce consideravelmente, podendo atingir at 90% (em alguns segmentos possvel chegar a 100%).

>> Qual a diferena entre GED e digitalizao? O GED um processo como um todo, que trata os documentos originalmente eletrnicos e aqueles transformados em forma eletrnica. E para este ltimo caso que se utiliza a digitalizao, que realiza a transformao a partir de documentos dos mais variados meios fsicos, tais como papel, microficha, filmes, udio etc. A digitalizao , portanto, uma das etapas de um processo de GED. Essa confuso de terminologia muito comum e ocorre porque muitas empresas de digitalizao se apresentam como empresas de GED, o que contribui para confundir aqueles que no esto familiarizados com esse tipo de tecnologia.

>> Tendo em vista que o proces so de digitalizao de documentos muito menos oneroso que o de microfilmagem, porque algumas empresas ainda utilizam microfilmagem? Isto ocorre principalmente nos casos em que a legislao ainda no permite o descarte de documentos aps a digitalizao.

>> GED quer dizer gerenciamento eletrnico de documentos ou gesto eletrnica de documentos? Na verdade, trata-se de expresses diferentes para o mesmo contedo. Originalmente a sigla GED significava "gerenciamento eletrnico de documentos", mas atualmente o termo "gesto eletrnica de documentos" vem sendo muito utilizado.

>> O correto escrever "a GED" ou "o GED"? Na prtica, tanto faz. Como respondido anteriormente, atualmente a sigla GED vem sendo utilizada tanto para definir Gerenciamento Eletrnico de Documentos quanto Gesto Eletrnica de Documentos. Alm disto, a sigla GED vem sendo utilizada em diversas expresses (algumas das quais tecnicamente imprecisas), tais como: - software GED - aplicao GED - soluo GED - sistema GED - programa GED - projeto GED - aplicativo GED

>> A justia federal est adotando GED? O Conselho da Justia Federal aprovou o plano de ao de tribunais regionais federais que objetiva a virtualizao dos processos judiciais. De acordo com o projeto, coordenado pelo CJF, os novos processos de 1 e 2 graus da Justia Federal devero tramitar apenas com peas digitais (em fase de implantao).

>> Existe normatizao por parte do Conselho Federal de Medicina com relao a aes de GED para descarte de document os de pronturio mdico? Que norma trata deste assunto? a Resoluo 1.821/07 do CFM, datada de 11 de Novembro de 2007.

>> Qual a lei que criou a infra -estrutura de chaves pblicas ICP Brasil? Foi a medida provisria n 2.200-2 de 24 de agosto de 2001 .

>> Quais equipamentos eu preciso comprar para digitalizar os documentos da minha empresa? Com relao a equipamentos, basta adquirir um ou mais escaners. O modelo de escaner a ser adquirido vai depender da quantidade de documentos que voc pretende escanear. Existem modelos simples que custam em torno de R$ 300,00 e outros para uso profissional, que podem custar at alguns milhares de reais. Sugiro que voc procure uma empresa especializada em GED para orient-lo.

>> O que captura distribuda e centralizada? A captura centralizada necessita que os documentos sejam enviados para os locais onde o trabalho realizado. J a captura distribuda possibilita que o trabalho seja efetivado nas pontas, onde o documento criado. Como exemplo, citamos os correspondentes bancrios, que podem fechar operaes de emprstimo na residncia do cliente.

>> O que tabela de temporalidade? Tabela de temporalidade o instrumento com o qual se determina o prazo de guarda de um documento e sua destinao aps este prazo. Normalmente a tabela de temporalidade leva em considerao a legislao (exemplo: reas contbil, fiscal e financeira) e polticas prprias de cada empresa.

>> Todo escaner tem OCR? No. E mesmo os que so acompanhados de software de OCR, por vezes possuem poucos recursos. Se voc ter muita utilizao de OCR o ideal adquirir um software especfico.

>> Software de OCR tambm reconhece textos manuscritos? Tem o mesmo ndice de acerto? A tecnologia que permite o reconhecimento de textos manuscritos ICR (IntelligentCharacterRecognition) e o ndice de acerto seguramente menor do que o obtido por OCR.

>> Para que serve OMR? Destina-se a detectar presena (ou ausncia) de marcas em reas definidas de um documento. Costuma ser usado para processar questionrios, testes padronizados etc.

>> No mbito de GED, o que "controle de verso"?

So os procedimentos que permitem identificar o(s) autor(es) e a sequncia de diferentes verses de um documento.

>> O que Kofax Capture? um software para a captura de informaes em documentos eletrnicos e em papel.

>> O que CheckIn-Check Out? Procedimento que garante que apenas uma pessoa possa realizar alteraes em um documento em determinado momento.

Concluso
Ter um sistema de GED, Gerenciamento Eletrnico de Documentos, em sua empresa no significa somente guardar arquivos eletrnicos. Ter um sistema de GED significa ter nas mos a capacidade de gerenciar todo o capital intelectual da empresa. a tecnologia do GED que torna o eBusiness uma realidade, pois alicera todas as informaes referentes a qualquer etapa de qualquer processo de negcio. O conceito de GED uma espcie de leque em constante abertura. Isso devido s muitas tecnologias a ele relacionadas que dele fazem parte. A evoluo do GED confirma sua importncia. No princpio, a tecnologia de GED enfatizava basicamente a digitalizao de um documento gerado em papel atravs de um escaner. Assim, ele poderia ser visualizado na tela do computador, inclusive em rede. Mas, atualmente, a maioria das empresas tem uma imensa quantidade de documentos que j nascem eletrnicos: so documentos em word, excel, desenhos de engenharia, e-mails. Esse novo mundo de documentos digitais, sem gerenciamento, implica em muitas cpias de diversas verses, duplicao de arquivos, provocando a m utilizao de espao em discos, e custos desnecessrios com armazenamento. Para controlar esse mundo de informaes digitais, quer sejam ou no originalmente eletrnicas, o conceito sobre o que GED ampliou -se como que automaticamente. Gerenciar documentos cuidar de toda a vida informacional da empresa. Os sistemas de Gerenciamento Eletrnico de Documentos no so simplesmente sistemas de gerenciamento de arquivos. O GED mais, pois ele implementa categorizao de documentos, tabelas de temporalidade, aes de disposio e controla nveis de segurana. vital para a manuteno das bases de informao e conhecimento das empresas.