A Gesto, os Sistemas de Informao e a Informao nas Organizaes

Introduo: Os Sistemas de Informao (SI) enquanto assunto de gesto tm cerca de 30 anos de idade e a sua evoluo ao longo destes ltimos anos tem sido to dramtica como irregular. A importncia dos SI, dentro de mercados com caractersticas de mudana acelerada, de tal forma que dever suportar devidamente as suas necessidades de informao a todos os nveis de deciso, constituindo um elemento central no desenvolvimento da sua capacidade competitiva.

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Dados: So factos isolados, representaes no estruturadas que podero ou no ser pertinentes ou teis numa determinada situao, ou seja so apenas elementos ou valores discretos que isoladamente no tm qualquer utilidade e cuja simples posse no assegura a obteno de quaisquer benefcios [Varajo 1998]. Informao: um conjunto de dados, colocados num contexto til e de grande significado que, quando fornecido atempadamente e de forma adequada a um determinado propsito, proporciona orientao, instruo e conhecimento ao seu receptor, ficando este mais habilitado para desenvolver determinada actividade ou decidir [Varajo 1998].

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Conhecimento: a combinao de instintos, ideias, regras e procedimentos que guiam as aces e as decises [Rasco 2001].

Sistema: um conjunto de componentes interrelacionados que trabalham juntos para atingir objectivos comuns, aceitando dados de entrada (inputs) e produzindo resultados (outputs) numa organizada transformao de processos [Rasco 2001].

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A Importncia da Informao

A informao para as organizaes hoje, se no o mais importante, pelo menos um dos recursos cuja gesto e aproveitamento mais influencia o seu sucesso. tambm considerada e utilizada em muitas organizaes como um factor estruturante e um instrumento de gesto, bem como uma arma estratgica indispensvel para a obteno de vantagens competitivas, podendo ser o agente crtico que determina o seu sucesso ou decadncia.

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O valor da informao variar conforme esta for: Acessvel Compreensiva Precisa Apropriada Actual Clara

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Flexvel Verificvel Influencivel Quantificvel Posse Muitas organizaes no se apercebem de alguns excessos na procura de informao, armazenando grandes quantidades de dados que sabem partida que dificilmente lhes sero teis no futuro. Pensa-se por vezes que, se ter alguma informao bom, ento mais informao ser ainda melhor, o que no corresponde verdade.

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Sistemas de Informao: uma entidade sociotcnica que rene, guarda, processa e faculta informao relevante para uma organizao (ou para a sociedade), de modo a torn-la acessvel e til para aqueles que a desejam (e possam) utilizar [Buckingham et al. 1987]. um conjunto de meios e procedimentos cuja finalidade assegurar a informao til necessria s diversas funes e nveis das organizaes, bem como sua envolvente externa. Um SI no algo que algumas organizaes tm e outras no, uma forma de as perceber [Ribas 1998].

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A principal funo dos SI nas Organizaes (SIO) o fornecimento de informaes para a respectiva gesto. Considerando os diferentes nveis organizacionais, poderamos referir que a principal funo dos SIO a execuo e controlo das actividades organizacionais realizadas diariamente tendo em considerao o nvel operacional, a atribuio e controlo dos recursos, no nvel intermdio; a definio, implementao e avaliao das estratgias, na gesto de topo [Rasco 2001].

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Tendo em considerao que os SI para a Gesto no so apenas tecnologia, apesar de todas as inovaes e solues que apareceram nesta rea, e que os SI englobam, para alm da parte tecnolgica, a informao, as pessoas e os procedimentos organizacionais, importante sabermos que os gestores podero sempre criar e desenvolver SI manuais para apoio s suas actividades, apesar de ser pouco prtico devido ao crescente desenvolvimento da actividade econmica e da quantidade de informao associada.

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Devido a factores como a necessidade, a oportunidade, o potencial, a imitao, a liderana, a diferenciao, etc., e tambm s presses da concorrncia, do mercado, dos clientes ou dos prprios gestores, justifica-se a aquisio de solues no mbito dos SI com recurso s TIC, que sejam flexveis para se adaptarem s frequentes mudanas do mundo exterior que podem condicionar o desenvolvimento da organizao.

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Gerir decidir e fazer decidir, garantir a flexibilidade e simultaneamente a coeso da organizao ou negcio. Num cenrio em que tende a aumentar a quantidade de problemas no estruturados, que exigem decises com suporte probabilstico, a qualidade da gesto resulta duma combinao de sorte, intuio e razo, alimentada por informao fivel e oportuna [Zorrinho 1991].

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A GSI consiste no conjunto de actividades que numa organizao so necessrias para gerir a informao, o SI e a adopo de TI para a suportar. Por outras palavras, a gesto do recurso informao e de todos os recursos envolvidos no planeamento, desenvolvimento e explorao do SI [Amaral 1994]. Assim, o sucesso de um SI depender intrinsecamente da qualidade do seu planeamento, desenvolvimento e explorao, por outras palavras, da qualidade da sua gesto.

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PSI

GSI ESI
Figura 1: Actividades da GSI

DSI

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PSI (Planeamento de Sistemas de Informao) essencialmente entendido como uma tarefa de gesto que trata da integrao dos aspectos relacionados com o SI no processo de planeamento da organizao, fornecendo uma ligao directa entre este processo e a gesto operacional do DSI, nomeadamente atravs da aquisio de TI e do desenvolvimento, explorao e manuteno de aplicaes, entre outros. No deve, assim, ser visionado apenas como um processo de suporte implementao das estratgias organizacionais, mas sim como um processo integrante e interveniente na sua formulao.

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Todas as actividades envolvidas no PSI esto relacionadas, so interdependentes e podem ocorrer simultaneamente. Este um processo analtico, criativo e contnuo, onde os planos e polticas dele resultantes devero evoluir com o tempo. O PSI pode ser analisado luz de trs grandes actividades: a Anlise, Definio e Implementao Estratgicas as quais vo procurar responder, respectivamente e segundo uma sequncia lgica, a trs questes: Qual a situao actual? O que pretendemos para o futuro? O que fazer para o conseguir?

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DSI (Desenvolvimento de Sistemas de Informao) caracteriza-se, fundamentalmente, como sendo um processo de mudana que visa melhorar o desempenho de um (sub) sistema de informao [Carvalho e Amaral 1993], referindose a todas as actividades envolvidas na produo de SI que suportem adequadamente a organizao, no s no apoio aos seus processos, mas tambm na criao de vantagens competitivas, deste modo o sucesso dos SI depender intrinsecamente do sucesso da actividade de DSI.

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ESI (Explorao de Sistemas de Informao) a actividade responsvel pelo bom funcionamento dos SI/TI. Esta actividade no s dever ser responsvel pela operao dos sistemas existentes, como tambm ser preponderante para a definio de estratgias futuras, restringindo ou facilitando as outras actividades da GSI, o PSI e o DSI. De notar que, independentemente da qualidade do planeamento ou do desenvolvimento dos sistemas, o sucesso destes ltimos estar sempre condicionado qualidade da sua explorao. De modo a ser bem sucedida, a GSI ter de ser capaz de compreender os diversos aspectos envolvidos na ESI, de forma a assegurar que os recursos so devidamente atribudos, organizados e utilizados no melhor interesse da organizao.

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Concluso: A importncia da informao para as organizaes hoje universalmente aceite, constituindo se no o mais importante, pelo menos um dos recursos cuja gesto e aproveitamento mais influencia o seu sucesso [Amaral 1994]. Como tal, de modo a triunfar em ambientes caracterizados por uma mudana acelerada, necessitam de dispor de SI que devidamente suportem as suas necessidades de informao a todos os nveis de deciso, constituindo estes um elemento central no seu desenvolvimento e evoluo. Se forem pensados e utilizados correctamente, os SI podem abrir caminho a novas oportunidades, auxiliando no s a racionalizao dos procedimentos e fluxos de informao, como tambm reorganizando o negcio ou at mesmo alterando a sua prpria natureza. Assim, o sucesso de um SI depender intrinsecamente da qualidade da sua gesto.