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Roncalli Maranho
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Voc respira fundo e procura organizar as idias. Mateus acaba de despejar sobre voc uma saraivada de informaes. Alguns pensamentos atravessam sua cabea enquanto voc pega seu notebook. Voc trabalha em uma organizao funcional, com um departamento parte, orientado por projetos, que responsvel pela execuo de projetos dessa natureza. Voc j est ali h tempo suficiente para saber que Mateus um alto executivo, com autoridade e poder de sobra para fazer as coisas acontecerem o que faz dele um candidato ideal a patrocinador do projeto. Voc abre o notebook e comea a anotar alguns dos pontos mencionados, esclarecendo certas informaes medida que digita: O objetivo do projeto abrir uma nova loja em Fortaleza, daqui a seis meses. A loja deve ser localizada em uma rea abastada. A loja vai vender a linha completa de produtos, desde utenslios at itens alimentcios para gourmets. A grande inaugurao ser bem espalhafatosa, j que estamos falando da qinquagsima loja.
Voc tem uma ou duas perguntas a fazer. Existe algum motivo especial para abrirmos exatamente daqui a seis meses? Sim. Queremos que a loja seja inaugurada na primeira semana de fevereiro, que quando a Feira da Culinria chega Fortaleza. Vamos ter um estande l e, pela nossa experincia em outras reas, sabemos que as lojas experimentam uma exploso nas vendas nesse ms como resultado da exposio. uma tima maneira de fazer propaganda e informar onde estamos localizados. E j foi estipulado um oramento para o projeto? Ainda no fixamos um valor, mas sabemos, tambm por experincia anterior, que ser necessrio algo em torno de R$ 1,5 milho a R$ 2 milhes. E no podemos esquecer a grande festa da inaugurao. Obrigado, Mateus. Vou comear a redigir o termo de abertura agora mesmo e vou colocar o seu nome no documento, j que o patrocinador do projeto. Fique vontade para me trazer suas dvidas ou preocupaes a qualquer momento ele lhe assegura. Uma semana mais tarde... Voc rel suas anotaes e o termo de abertura preparado para a nova loja da Kitchen Heaven uma ltima vez antes de procurar o Mateus. Voc finalmente encontra Mateus num corredor perto da copa da Diretoria. Mateus, que bom que te encontrei. Gostaria de discutir o termo de abertura antes da reunio de amanh. Voc tem alguns minutos? Claro, vamos l. O termo de abertura define a meta do projeto, que, evidentemente, abrir a qinquagsima loja da Kitchen Heaven, em Fortaleza. Tambm documentei alguns
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Com base nos documentos escritos para a abertura da ltima loja, inclu uma descrio atualizada dos produtos e servios que a nova loja vai oferecer. Para que no houvesse dvidas, Geane revisou as atualizaes. A loja vai incluir algumas linhas novas que decidimos aceitar utenslios de cozinha de chefes famosos, e coisas do gnero. Airton j fez contacto com um fornecedor geral em So Paulo e ele est pronto para comear assim que assinarmos o contrato. Mais uma coisa, Mateus. Como estamos incluindo o sucesso da inaugurao como uma das entregas, falei com um pessoal do departamento de marketing para pegar algumas idias. Eles acham que deveramos dispor de bons prmios para sorteio e tambm deveramos servir comida. Eles pensaram que demonstraes ao vivo do preparo de receitas com alguns chefes locais tambm seria um bom atrativo. Parece que esse o caminho certo. Algo mais? Depois que voc aprovar a declarao de escopo, gostaria de enviar uma cpia para os stakeholders. O meu prximo passo decompor as entregas e os requisitos que documentei em atividades para que possamos continuar o trabalho do projeto. Lista de Verificao do Estudo de Caso Anlise dos stakeholders: Airton Silva e Geane Souza foram entrevistados. Necessidades, anseios e expectativas foram registrados e priorizados. Estrutura organizacional: Organizao funcional com um departamento parte orientado por projetos. Restries: 12 de fevereiro para coincidir com a Feira da Culinria. Premissas: A construo de uma loja costuma levar 120 dias. Geane Souza ir ajudar no estoque inicial. Airton Silva ir fornecer os suprimentos que no sejam produtos de varejo, tais como a moblia da loja, e tambm pode auxiliar na construo. O oramento para o projeto estar entre R$ 1,5 milho e R$ 2 milhes. Criada a declarao de escopo do projeto, que inclui os seguintes elementos: Objetivos do projeto: Inaugurar a 50 loja em 12 de fevereiro, em Fortaleza. Entregas do projeto: Construir a fachada e as estantes. Comercializar a linha de produtos entregue duas semanas antes inaugurao. Grande festa de inaugurao com demonstraes culinrias. Requisitos do projeto: Assinar o contrato de aluguel dentro de 14 dias. Nova linha de produtos gastronmicos. Saia de aula no fundo da loja para demonstraes e aulas de culinria. Restries: 12 de fevereiro para coincidir com a Feira de Culinria. Limitaes de fundos: Somente R$ 2 milhes para o projeto. Premissas: (As mesmas listadas anteriormente).
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Voc est finalizando sua conversa ao telefone com Geane quando v Mateus se encaminhando para a sua sala. O corretor de imveis descobriu um timo local, e voc e Geane combinaram uma visita mais para o fim da semana.
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timo. S mais duas coisas, Mateus. Depois de me encontrar com Airton, Ricardo e Geane, rascunhei um plano de comunicaes e um plano de gerenciamento da qualidade. O plano de comunicaes descreve o tipo de informao que eles devem receber, quando e como. O plano de gerenciamento da qualidade... bom, voc conhece o velho ditado: Faa certo da primeira vez. Ele descreve o plano para implementao da nossa poltica de qualidade. Tambm aproveitei para redigir as mtricas de qualidade especficas que estamos buscando, incluindo a data de assinatura do contrato (que deve ser iniciada e concluda no prazo) e as especificaes do equipamento de TI. Geane documentou os produtos para gourmet e a linha de utenslios para cozinha. Entregas decompostas em uma EAP. A EAP abrange: O nvel 1 contm os subprojetos ou entregas. O nvel 2 contm entregas ou atividades. Os nveis restantes so atividades. O ltimo nvel da EAP o de pacotes de trabalho, onde se podem definir estimativas de tempo e custo no processo seguinte. Documentado o plano de gerenciamento das comunicaes, que inclui: Necessidades de comunicao dos stakeholders Tipos e formatos de comunicaes do projeto Freqncia e mtodos de comunicao Pessoa responsvel por produzir as comunicaes Documentados o plano de gerenciamento de qualidade e as mtricas de qualidade, que incluem: Datas de incio e trmino da assinatura do contrato Especificaes do equipamento de TI Produtos para gourmet taxas de disponibilidade e defeitos Linha de utenslios para cozinha taxas de disponibilidade
Ricardo bate sua porta: Voc tem uns minutinhos para conversarmos? Claro voc responde, e ele se senta em uma das confortveis cadeiras da mesa de reunio. Voc tem um pressentimento de que essa conversa vai demorar. Queria dizer que estou preocupado com a disponibilidade da linha T1. J liguei para fazer uma reserva porque, como disse na semana passada, existe um perodo de espera de 30 a 45 dias para esses pedidos. Estamos apenas na metade do processo de Planejamento. realmente necessrio solicitar a T1 to cedo? Nem sabemos ainda onde ser a loja. Embora digam que o perodo de espera de 30 a 45 dias explica Ricardo j cheguei a esperar 5 ou 6 meses para conseguir uma instalao. Sei que importante manter a data da inaugurao no incio de fevereiro, ento achei melhor me adiantar. Preciso ter esse endereo em mos o mais rpido possvel. J afunilamos as opes e estamos entre alguns imveis, de modo que terei essa informao para voc nas prximas semanas. suficiente para voc?
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Quanto mais cedo, melhor. timo. Foi bom voc vir aqui, Ricardo. Eu queria mesmo conversar com voc sobre riscos, e voc entrou direto no assunto. Gostaria de saber que probabilidade voc atribui instalao da linha T1 s daqui a 6 meses? Eu diria que a probabilidade para 6 meses baixa. mais provvel que, se houver atraso, seja de 3 a 4 meses ele avalia. Se no instalarem em 6 meses, teramos uma paralisao? Em outras palavras, existe alguma outra maneira de transferir os dados de Geane at a T1 ser instalada? Claro, existem outros mtodos. Geane no vai querer us-los por muito tempo, mas existem alternativas viveis. Muito bom. Agora, o que voc acha dos riscos relacionados aos prazos e disponibilidade de fornecedores e hardware? Vocs se pem a discutir os riscos associados s tarefas de TI. Mais tarde, voc faz esse mesmo tipo de perguntas para Geane e Airton, e compila uma lista de riscos. Alm disso, analisa as informaes do projeto da inaugurao da loja de Natal, de tamanho e escopo muito prximos aos desta loja, e acrescenta mais alguns riscos lista. Alguns riscos so divididos em categorias: TI, Instalaes e Varejo. Veja a seguir uma amostra dessa lista, com as avaliaes gerais baseadas numa Anlise Qualitativa de Riscos e numa matriz de Probabilidade e Impacto (PI). Categoria/Risco: TI Disponibilidade e instalao da linha Ti. Classificao do risco: Baixo Disponibilidade de fornecedor para instalao da linha Ethernet. Classificao do risco: Mdio Disponibilidade do PDV e do hardware do servidor. Classificao do risco: Mdio Categoria/Risco: Instalaes Local desejado na faixa de preo adequada. Classificao do risco: Alto Disponibilidade do fornecedor para as obras. Classificao do risco: Baixo Disponibilidade dos acessrios e prateleiras. Classificao do risco: Baixo Categoria/Risco: Varejo Disponibilidade de produtos. Classificao do risco: Mdio Datas de envio dos produtos. Classificao do risco: Mdio Aps examinar os riscos, voc decide desenvolver planos de resposta para os dois ltimos itens listados na parte de TI, para o primeiro item das Instalaes e para os dois riscos de Varejo. Ricardo mitigou o risco da instalao e conexo da T1, cadastrando-se vrios meses antes da necessidade de instalao. A disponibilidade dos fornecedores pode ser solucionada com um plano de contingncia, especificando um fornecedor de reserva caso a primeira opo no esteja disponvel. Para os terminais e hardware do ponto-de-venda, voc opta pela estratgia de transferncia, e insere no contrato uma clusula estipulando que, caso os fornecedores no cumpram o prazo de entrega, sero obrigados a fornecer e pagar pela locao do material at seus equipamentos serem entregues.
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Plano de respostas aos riscos documentados Trabalho final a ser apresentado em equipe (Mx. 4 alunos) ser o resultado do relatrio composto de: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) Termo de abertura do projeto Lista de premissas ou tarefas (ver Amaru, pg. 78) Declarao de escopo (ver PMBOK pg. 86) Estrutura analtica (ver Amaru pg. 69 e PMBOK pg. 112) Tabela de precedncias (ver Amaru pg. 81) Cronograma preliminar dos marcos ou grfico de marcos (ver Amaru pg. 83) Plano de comunicao Plano de gerenciamento da qualidade (ver Amaru pg. 68 e PMBOK pg. 179) Anlise qualitativa de riscos (ver PMBOK pg. 249) Plano de contingncia para problemas na instalao e conexo da T1. Quadro de avaliao de proposta de projeto (ver Amaru pg. 99)
Fonte: Elaborao prpria adaptado do Estudo de caso do Prof. Jos Eduardo em http://www.vqv.com.br.
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