Metodologa bsica de gestin de proyectos

Octubre de 2003

Metodologa de Gestin de Proyectos

Dentro de la metodologa utilizada en la gestin de proyectos el desarrollo de stos se estructura en tres fases diferenciadas:

Fase de Inicio y Planificacin Project Management

Inicio y Planificacin

Tiene como objetivo fundamental establecer y concretar el mbito, calendario, presupuesto, recursos, etc. del proyecto hasta el nivel que permita al Responsable de Proyecto gestionar eficazmente y articular las actividades que conducen al xito del proyecto.

jecucin y control

Fase de Ejecucin y Control

Fase que comprende la gestin del cambio, el seguimiento y control del proyecto, el anlisis y el reporting. Se lleva a cabo el seguimiento de la planificacin asegurando el cumplimiento de todos los hitos y gestionando los cambios mediante la actualizacin de la Planificacin de Proyectos y la comunicacin a todos los implicados.

Cierre de proyecto

Fase de Cierre de Proyecto

El objetivo fundamental es formalizar la aceptacin final del proyecto, asegurndose una correcta transmisin del conocimiento a los usuarios recopilando la documentacin final, as como la organizacin de la salida del equipo de trabajo de una manera ordenada y secuencial.

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Metodologa de Gestin de Proyectos

Inicio y Planificacin

Inicio y Planificacin Project Management

Inicio y Planificacin

Fase de Planificacin
Aceptacin del Plan de Programa Aceptacin del Plan de Programa
Punto de Acuerdo Punto de Punto de Acuerdo Acuerdo

Ejecucin y Control

Cierre de proyecto

Programa
Planificacin

Se trata de un programa o proyecto?

Diseo del Equipo de Gestin de Proyecto

Creacin del Plan de Proyecto

Orientacin del Equipo de Proyecto

Establecimiento de las bases del Plan de Proyecto

Establecimiento de las bases del Plan de Proyecto

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Inicio y Planificacin

Inicio y Planificacin Project Management

Inicio y Planificacin

Diseo del Equipo de Gestin de Proyecto Creacin del Plan de Proyecto Orientacin y Preparacin de Recursos Aprobacin del Plan de Proyecto

Ejecucin y Control

Cierre de proyecto

En este momento se determinar el alcance del proyecto, cronogramas, recursos, etc. a un nivel en el que se gestione el esfuerzo necesario para poder llevar a cabo el proyecto con xito. Los diferentes aspectos a tratar sern: Definicin de etapas, actividades y tareas a realizar Dependencias y prioridades entre tareas Fechas de inicio y fin de cada tarea Perfiles asociados a la realizacin de las tareas Estimacin del tiempo necesario por tarea Agregacin y clculo de fechas y el esfuerzo total del proyecto Definicin de los productos a obtener en las tareas
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Inicio y Planificacin
Project Management

Diseo del Equipo de Gestin de Proyecto

Este conjunto de actividades implica el diseo y configuracin de la estructura organizativa y de comunicacin del equipo de Gestin de Proyecto. La estructura de comunicacin deber estar reflejada tanto en el organigrama como en el propio plan de comunicacin. Una vez se establezca la estructura organizacional, se podr seleccionar e involucrar en el proyecto al personal necesario para cubrir las necesidades detectadas. Una organizacin y gestin efectiva de los recursos humanos es crucial para el xito del proyecto, por lo que se deber prestar especial atencin a estas tareas para asegurar que la organizacin del proyecto cubre todas las necesidades del mismo.

Actividades

Objetivos Disear detalladamente la organizacin del proyecto.

Diseo Detallado de la Organizacin del Proyecto

Obtencin Recursos

Identificacin y documentacin de los roles y responsabilidades as como las relaciones de reporting incluidas en el modelo organizativo. Una vez que el diseo organizativo se complete, los esfuerzos debern dirigirse a la seleccin de los recursos humanos necesarios para formar parte del equipo directivo del proyecto.

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Inicio y Planificacin
Project Management

Creacin del Plan de Proyecto

. Los Planes de Proyecto detallados describirn qu actividades han sido completadas durante el transcurso del proyecto (objetivos, etc) y definir cmo deber llevarse a cabo el trabajo restante (acercamiento, calendario, recursos necesarios, objetivos de calidad, planes de reduccin de riesgos, responsabilidades y canales de comunicacin). Es importante asegurar que los componentes de los planes de proyecto detallados estn alineados en cuanto a su estrategia y que obtengan la aprobacin de los responsables. Durante toda la vida del proyecto se deber llevar a cabo un contnuo refinamiento de los componentes del propio Plan de Proyecto

Actividades
Desarrollo Detallado de los Planes de Gestin

Objetivos Creacin de un Plan de Proyecto completo y detallado, consolidando los resultados de planes de proyecto anteriores con las actividades desarrolladas en la etapa inicial de creacin del Plan de Proyecto.
Desarrollo Detallado de los Costes y Pricing de Proyecto Desarrollo Detallado del Presupuesto del Proyecto

Definicin Detallada de los Recursos de Proyecto

Definicin detallada del alcance del proyecto

Desarrollo Detallado del WBS

Desarrollo Detallado del Calendario

Estas actividades debern llevarse a cabo en los inicios de la fase de planificacin.

Conclusin del RMAP

Hasta que se complete el Plan de Proyecto de Forma Detallada

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Inicio y Planificacin
Project Management

Orientacin y Preparacin de Recursos

. Esta actividad se centra en introducir y formar a los miembros del equipo de proyecto as como en la asignacin de los recursos fsicos necesarios. Se trata de un proceso tpico de preparacin de los miembros del equipo para disponer de ellos de forma efectiva una vez se distribuyan las autorizaciones de trabajo oportunas. El proceso se divide en dos actividades principales. La primera de ellas se centra en el desarrollo de una Carpeta Orientativa que se deber distribuir a los miembros del equipo del proyecto, as como en la creacin de polticas, procedimientos y material de formacin. La segunda actividad asegurar que los materiales sean distribuidos a los miembros del equipo adecuados y asegurar que los miembros que se vayan incorporando al equipo obtengan una introduccin al proyecto adecuada Actividades Objetivos Los miembros del equipo necesitan una orientacin acerca del proyecto de forma tanto general como especfica (roles y responsabilidades), as como su relacin con los dems miembros de la compaa, tanto dentro como fuera del entorno del proyecto. Este proceso de orientacin puede incluir infomacin del proyecto as como formacin complementaria (metodologas empleadas, entorno de trabajo utilizado en el proyecto) La orientacin debe involucrar activamente a los miembros del equipo para que puedan hacerse cargo del trabajo a realizar.
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Desarrollo de la Carpeta de Orientacin

Preparacin de Recursos

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Inicio y Planificacin
Project Management

Establecimiento del Documento de Control de Proyecto

. El Documento de Control de Proyecto se trata de un marco comn que deber se utilizado en cada proyecto. La estructura de este documento se conforma en base a cuatro listados de puntos a tener en cuenta. Cada lista corresponde a una fase del proyecto (planificacin, ejecucin, control y cierre). La documentacin a incluir en esta apartado es: listas de procesos, documentos clave, entregables, correspondencia clave y otra informacin que deba ser archivada y conservada. Los beneficios clave de este documento son: correcta definicin de los procedimientos y documentacin de calidad, documentos conformes y variaciones aceptadas, localizacin unificada donde se encuentran los documentos clave de todos los proyectos.

Actividades

Objetivos Creacin del Documento de Control de Proyecto

Actualizacin del Fichero de Control de Proyecto

Creacin de la Documentacin Base del Proyecto.

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Inicio y Planificacin
Project Management

Aprobacin del Plan de Proyecto

Como resultado se obtiene la aprobacin formal del Plan de Proyecto por parte de los agentes apropiados Esta actividad consta de dos tareas 1) Involucracin del equipo de proyecto 2) Obtencin de la aprobacin. Estas tareas sern repetidas hasta la aprobacin y aceptacin completa del Plan de Proyecto. Durante el proceso de aprobacin pueden surgir modificaciones a realizar en algn componente del Plan de Proyecto. Una vez estas modificaciones son confirmadas y reflejadas en los planes de proyecto, se deber llevar a cabo un nuevo proceso de aprobacin del plan revisado. Al final de la fase de planificacin, es importante revisar los planes definidos para asegurar que stos cubren los objetivos fijados y satisface el alcance definido.

Actividades

Objetivos Obtener la Aprobacin Formal del Plan de Proyecto y por consiguiente, la involucracin del equipo para la entrega de los productos del proyecto.

Aprobacin del Plan de Proyecto

Finalizacin de las Actividades de la Fase de Planificacin

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Ejecucin y Control

Ejecucin y Control Project Management

Inicio y Planificacin
Aceptacin del Plan de Programa Aceptacin de los Entregables Punto de Acuerdo Ejecucin y Control

Fase de Ejecucin y Control

Punto de Acuerdo

Ejecucin y Control

Cierre de Proyecto Control de Cambios Ejecucin del Plan de Proyecto Seguimiento de Proyecto Reporting Modificacin de Proyecto

Aceptacin

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Ejecucin y Control

Ejecucin y Control Project Management

Inicio y Planificacin

Ejecucin del Plan de Proyecto

Seguimiento de Proyecto
Control de Cambios Reporting Modificacin del Proyecto Aceptacin

Ejecucin y Control

Cierre de Proyecto

El objetivo de esta actividad ser completar las tareas de acuerdo a la planificacin realizada, obtener la aprobacin del usuario a los productos intermedios realizados y controlar el desarrollo del proyecto desde el punto de vista de horas de dedicacin y fechas. Esta actividad comenzar con una reunin con todos los responsables del proyecto, en la que se asignarn las tareas definidas en la planificacin a los miembros del equipo de trabajo. En este momento se analizar y reportar la situacin del proyecto a todos los responsables. Si existen modificaciones a la planificacin se realizarn las modificaciones oportunas y la comunicacin a los responsables implicados.

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Ejecucin y Control
Project Management

Ejecucin del Plan de Proyecto

Consiste en dos actividades principales: 1) Lanzamiento del proyecto; 2) Asignar paquetes de trabajo a los miembros del equipo. La segunda actividad incluye la comunicacin efectiva del alcance del proyecto, presupuesto, calidad, esfuerzos, riesgos y requerimientos de tiempo a los miembros del equipo. Para mantener el enfoque, el Plan de Proyecto y sus componente deber actualizarse de forma continua. Finalmente, el equipo de proyecto deber realizar el trabajo necesario para el desarrollo de los entregables requeridos.

Actividades

Objetivos El objetivo de este punto es el uso de las lneas establecidas por el Plan de Proyecto para dirigir de forma correcta a los miembros del equipo, agentes externos y proveedores y as mantener el enfoque deseado durante la ejecucin del proyecto. Asegurar que cada miembro del equipo, agente externo y proveedor conoce los procedimientos establecidos y qu responsabilidades y trabajo ha sido asignado a cada uno.

Lanzamiento de Proyecto

Versiones de Trabajo

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Ejecucin y Control
Project Management

Seguimiento de Proyecto
Gestiona el funcionamiento del proyecto en relacin a las estimaciones realizadas inicialmente de esfuerzo, tiempo, calidad y riesgos. Despus de la asignacin de los paquetes de trabajo a los miembros del equipo, el Gerente del proyecto deber identificar los problemas potenciales o actuales mediante la medida y monitorizacin del progreso y comportamiento en relacin a las lneas establecidas en el Plan de Proyecto. El gerente de proyecto ser el responsable de comunicar el estado del proyecto. En esta etapa, el gerente de proyecto obtendr la aprobacin formal de los entregables internos por parte de todos los agentes designados a tal efecto.

Actividades

Objetivos Recoger, por parte del gerente, los datos cualitativos necesarios para establecer si el proyecto est siendo llevado a cabo de acuerdo con el plan definido. Evaluar todos los paquetes de trabajo del proyecto segn esfuerzo, puntualidad en la entrega, calidad, riesgo y cualquier problema identificado. Asegurar la aceptacin formal de los entregables una vez completados.

Evaluacin del Estado del Proyecto

Aceptacin Interna de Entregables

Reporte del Estado del Proyecto

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Ejecucin y Control
Project Management

Control de cambios
El control de los cambios, comprende el anlisis del impacto de los mismos en el proyecto y la seleccin/recomendacin de la mejor forma de actuacin. Al presentar las acciones correctivas, la informacin se describe en cada punto donde se produzca un impacto, personal, coste y tiempo. La provisin de distintas opciones de una manera organizada puede ayudar a los gerentes del proyecto y al usuario a un mejor entendimiento de los resultados de su decisin. En el mbito del control de cambios se incluyen las modificaciones del alcance, calendario y coste del proyecto. El mtodo o tcnica utilizada en el seguimiento y documentacin de cualquier cambio en el proyecto deber ser descrito. Adicionalmente, se incluyen los niveles de responsabilidad y aprobacin que debern estar incluidos en el documento de control.

Actividades
Determinacin de las necesidades de cambio Investigacin y Propuesta de Solucin Negociacin y Obtencin de Aprobacin

Objetivos Facilitar al equipo de gestin del proyecto el anlisis del impacto de los cambios en un proyecto y el modo de gestionar los cambios a travs de un proceso disciplinado de control de cambios

Durante el ciclo de vida del proyecto

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Ejecucin y Control
Project Management

Reporting
El Reporting medir la salud del proyecto de forma regular y asegurar que la informacin del funcionamiento del proyecto sea distribuida a los agentes interesados. El gerente de proyecto recoge de forma regular informacin acerca de la situacin del proyecto a lo largo de toda la duracin del mismo y revisa la informacin mediante un anlisis que se incorpora en los reports distribuidos de acuerdo al plan de comunicaciones del proyecto.

Actividades

Objetivos Facilitar de forma regular, a los agentes oportunos, la informacin cualitativa, cuantitativa y de anlisis necesaria. De esta forma se informa de cul es la situacin del proyecto y de cmo resultar a su finalizacin.

Medicin del Rendimiento

Informes de Redimiento

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Ejecucin y Control
Project Management

Modificacin del Proyecto

Las modificaciones del proyecto consisten principalmente en dos actividades: Actualizacin del Plan de Proyecto y Nuevas Versiones de Trabajo. La actualizacin del Plan de Proyecto incluye la revisin y actualizacin del Plan basndose en los cambios aprobados desde el Control de Cambios. Esto incluye una comunicacin efectiva a los miembros del equipo acerca de los cambios a realizar en el alcance, presupuesto, calidad, esfuerzos, riesgo y requerimientos de tiempo. Las versiones del nuevo trabajo aportan la informacin necesaria para comunicar los requerimientos necesarios a los miembros asignados del equipo a tal efecto.

Actividades

Objetivos Actualizar las lneas base del Plan de Proyecto para aportar una renovada direccin a todos los miembros del equipo, agentes externos y proveedores y para renovar el enfoque basado en las modificaciones del Plan de Proyecto. Asegurar que cada miembro del equipo de trabajo tiene conocimiento de los procedimientos para realizar modificaciones al proyecto y qu responsabilidades y nuevos trabajos han sido asignados a cada uno basndose en los cambios determinados por el Control de Cambios.

Actualizacin del Plan de Proyecto

Nuevas Versiones de Trabajo

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Ejecucin y Control
Project Management

Aceptacin
La aceptacin formal de todos los entregables finales se realiza mediante la firma por parte de los responsables. Esta firma de documentos implica que los entregables cubren o exceden las expectativas planteadas y definidas con anterioridad. La realizacin un procedimiento de transicin formal asegura que los recursos son transferidos al usuario de forma apropiada. Para asegurar que todos los pasos requeridos de la fase de ejecucin y control del proyecto han sido completados y que el equipo puede proceder a la fase de cierre, se documentan todos los puntos a tener en cuenta.

Actividades

Objetivos Asegurar que los entregables son aceptados y firmados por los agentes relevantes especialmente de los puntos clave del ciclo de vida del proyecto. Asegurar que la documentacin de finalizacin de la fase de ejecucin y control ha sido completada. Completar la transmisin de los entregables y los recursos.

Finalizacin de Entregables y Aceptacin

Transicin de los Recursos de Proyecto

Finalizacin de las Actividades de la Fase de Ejecucin y Control

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Metodologa de Gestin de Proyectos

Cierre de Proyecto

Cierre de Proyecto Project Management

Inicio y Planificacin

Fase de Cierre
Ejecucin y Control Aceptacin de los Entregables
Punto de Punto de Acuerdo Acuerdo

Aceptacin de los Documentos de Cierre

Punto de Acuerdo

Cierre de Proyecto

Cierre

Evaluacin del Proyecto

Cierre del Plan de Proyecto

A realizar para cada Proyecto

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Metodologa de Gestin de Proyectos

Cierre de Proyecto

Cierre de Proyecto Project Management

Inicio y Planificacin

Evaluacin del Proyecto Cierre y Transferencia del Conocimiento

Ejecucin y Control

Cierre de Proyecto

El objetivo de la fase final de Cierre del Proyecto es formalizar la aceptacin del final del proyecto, asegurndose de una correcta transmisin del conocimiento al usuario, as como organizar la salida del equipo de trabajo de una manera ordenada y secuencial. Durante este periodo se recopilar toda la documentacin final del proyecto, realizando un anlisis final y reunindose con el usuario cuando haya transcurrido un cierto periodo de tiempo desde la salida del equipo de trabajo.

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Metodologa de Gestin de Proyectos

Cierre de Proyecto
Project Management

Evaluacin del Proyecto

El feedback interno se recoge a travs de un proceso de autoevaluacin de la prctica. El gerente del proyecto completar una encuesta parecida que en este caso incluir preguntas relacionadas con la conformidad con nuestros procedimiento internos de calidad. El feedback del usuario es recogido a travs de uso de la encuesta de satisfaccin del usuario o a travs de entrevistas personales. En los contratos de duracin superior a un ao, la evaluacin de la satisfaccin del usuario se realiza cada seis meses. Una vez se recibido el feedback, se establecen sesiones con los miembros del equipo de cara a la discusin de los resultados y la identificacin de reas de mejora.

Actividades

Objetivos Obtener feedback relacionado con la aplicacin por parte de los miembros del equipo acerca de la gestin de procesos que calidad/riesgos

Realizacin de la Revisin Completa

Obtencin del Nivel de Satisfaccin del usuario

Solicitar feedback a los usuarios en relacin al nivel de satisfaccin con nuestros servicios.

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Metodologa de Gestin de Proyectos

Cierre de Proyecto
Project Management

Cierre y Transferencia del Conocimiento

El Cierre del Proyecto implica la celebracin de una reunin de cierre con el equipo de proyecto y el anlisis del cumplimiento de las expectativas. As mismo se elabora un anlisis Final del Proyecto.

Actividades
Comparticin de Conocimiento Cierre del Proyecto con el Equipo de Proyecto del usuario Finalizacin de la Documentacin de Proyecto Finalizacin de la Tareas Administrativas Conclusin de las Actividades de la Fase de Finalizacin y Cierre

Objetivos Establecer el fin de proyecto de forma efectiva y la evaluacin de los resultados obtenidos. Establecer una reunin con el usuario despus de un periodo de tiempo para determinar si se han cumplido los beneficios y el xito del proyecto.

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