3.1.

1 CONCEPTO Y UTILIDAD DEL ANLISIS DE PUESTOS

Las organizaciones estn compuestas de puestos que deben ser ocupados por personas. El anlisis de puestos es el procedimiento para determinar las obligaciones correspondientes a stos y las caractersticas de las personas que se contratarn para ocuparlos. El anlisis produce informacin acerca de los requisitos para el puesto; esta informacin se usa para elaborar las descripciones de los puestos (una lista de las tareas del puesto) y las especificaciones del puesto (una lista de los requisitos humanos para el puesto o el tipo de personas que se habrn de contratar para el mismo. Al igual que los asesores de. The Boston Consulting Group, por lo general un supervisor o especialista en personal suele recabar informacin' de una o varias personas mediante el anlisis de puestos.' Actividades laborales. Por lo general, se rene informacin acerca de las actividades laborales desempeadas de hecho; por ejemplo, limpiar, vender, ensear o pintar. Esta lista tambin podra sealar cmo, por qu y cundo desempear el trabajador cada actividad. Conductas humanas. Tambin se recaba informacin acerca de las conductas humanas como pulsar, comunicar, decidir y redactar. En este caso se incluira informacin acerca de las exigencias del trabajo, como levantar cargas pesadas o recorrer distancias largas. Mquinas, herramientas, equipo y auxiliares usados para trabajar. Se rene informacin acerca de los productos fabricados, los materiales procesados, los conocimientos manejados o aplicados (como finanzas o derecho) y los servicios prestados (por ejemplo, asesoras o reparaciones). Estndares del desempeo. Adems, se rene informacin acerca de los estndares del desempeo (por ejemplo, en trminos de cantidad o los grados de calidad para cada tarea del puesto). Estos estndares sern el fundamento para evaluar al empleado. Contexto del puesto. En este caso se incluye informacin acerca de cuestiones como las condiciones materiales para trabajar, el horario laboral y el contexto de la organizacin y el social; por ejemplo, la cantidad de personas con las que el empleado interactuar normalmente. Aqu tambin se podra incluir informacin relativa a los incentivos por desempear el trabajo. Requisitos humanos. Por ltimo, se suele recabar informacin acerca de los requisitos humanos para el puesto, como los conocimientos o las habilidades relativos al trabajo (estudios, capacitacin, experiencia laboral) y los atributos

personales intereses).

requeridos

(aptitudes,

caractersticas

fsicas,

personalidad,

USOS DE LA INFORMACIN DEL ANLISIS DE PUESTOS

La informacin del anlisis de puestos es el fundamento para varias actividades de la administracin de personal, a saber: RECLUTAMIENTO y SELECCIN Por ejemplo, el anlisis de puestos produce informacin acerca de lo que entraa el puesto y las caractersticas humanas que se requieren para realizar estas actividades. A continuacin, esta informacin de la descripcin y la. Especificacin del puesto se usa para decidir el tipo de personas que se habrn de reclutar y contratar. COMPENSACION La informacin del anlisis de los puestos tambin es esencial para estimar el valor de cada puesto y la compensacin correspondiente. Esto se debe a que la remuneracin (como salario y bonos) suele depender de aspectos como el grado de estudios y de habilidades requeridos para el puesto, los peligros para la seguridad y el grado de responsabilidad y todos estos factores se evalan por medio del anlisis de puestos. Tambin veremos que muchos empleadores agrupan los puestos en categoras (por ejemplo, secretaria III y IV). El anlisis de puestos produce informacin para determinar el valor relativo de cada puesto, de manera que se pueda clasificar con precisin cada puesto. EVALUACIN DEL DESEMPEO La evaluacin del desempeo compara el desempeo real de cada empleado con los estndares para su desempeo. Los expertos muchas veces determinan los estndares que se deben alcanzar y las actividades concretas que se deben desempear por medio del anlisis de puestos. CAPACITACIN La informacin del anlisis de puestos tambin se utiliza para disear los programas de capacitacin y desarrollo, porque el anlisis y la resultante descripcin del trabajo muestran las habilidades que se requieren y, por tanto, la capacitacin. ASEGURAR LA ASIGNACIN COMPLETA DE LAS OBLIGACIONES. El anlisis de puestos tambin sirve para descubrir obligaciones que no se han asignado. Por ejemplo, al analizar el puesto de la gerente (reproduccin de su compaa, tal vez encuentre que dice que es responsable de dos docenas de obligaciones, entre otras, planificar los programas semanales de produccin y compra de materias primas. No obstante, falta la referencia a la administracin de

las materias primas o los inventarios de productos terminados. Al investigar un poco ms, tampoco encuentra referencia a persona alguna en produccin responsable de la administracin de inventarios. Su anlisis del puesto (basado no slo en las obligaciones que los empleados dicen que tienen, sino tambin en lo que sabe acerca de cules deben ser esas obligaciones) ha detectado una obligacin que se debe asignar. El anlisis de puestos muchas veces permite descubrir que faltan obligaciones como sta. Por consiguiente, el anlisis de puestos sirve para remediar el tipo de problemas que se presentaran si, por ejemplo, no hubiera nadie encargado de administrar inventarios. Como puede ver, el anlisis de puestos juega un papel fundamental en la administracin de personal. Las directrices uniformes para la seleccin de empleados de los organismos federales de Estados Unidos reconocen lo anterior cuando estipulan que el anlisis de puestos es un paso crucial para validar todas las actividades principales del personal.' Los empleado res deben ser capaces de demostrar que sus instrumentos y evaluaciones para la seleccin obedecen, de hecho, al desempeo del trabajo en cuestiono Claro est que para hacerlo se requiere saber qu entraa un puesto; lo cual requiere, a su vez, un anlisis competente del mismo. Administracin del personal, Gary Dessler, Prentice Hall

3 - Anlisis y Descripcin de los puestos de trabajo. Conceptos y

Antes de entrar en materia de conceptos, resulta conveniente realizar una serie de reflexiones relacionadas todas ellas con la figura del puesto de trabajo, a partir de la bibliografa consultada: Respecto a su procedencia podemos afirmar que el anlisis de los puestos de trabajo nace y se desarrolla en el mbito de la teora y de las tcnicas de la Organizacin Cientfica del Trabajo. Esta escuela del pensamiento organizativo propugna la racionalizacin del centro de trabajo como va principal para la maximizacin del

rendimiento de los trabajadores. El ncleo de esta corriente estaba constituido por el estudio organizado del trabajo, posterior anlisis hasta conseguir reducirlo a sus elementos ms

simples y la mejora sistemtica del rendimiento del trabajador con relacin a cada uno de estos elementos. El anlisis de los puestos de trabajo es un proceso objetivo, en la medida en que no tiene en consideracin a la persona que ocupa el puesto de trabajo, sino al puesto en s (7,32). Aparece entonces el peligro que acecha a todo analista de puestos: perder la orientacin y concentrarse en el titular del puesto de trabajo en lugar de hacerlo en el propio puesto. Esta circunstancia tambin est presente en el proceso de valoracin de los puestos de trabajo (28). Los puestos, curiosamente, son considerados como una posesin personal por parte de sus ocupantes y ello unido al inevitable egocentrismo presente en la interpretacin de las percepciones individuales induce a los empleados a considerar este proceso como una intromisin territorial molesta (34). El puesto de trabajo determina en gran medida el rol que las personas juegan en las organizaciones. Esto hace que se espere un determinado comportamiento en un individuo por el simple hecho de ocupar un determinado puesto de trabajo.(3) El puesto de trabajo es el principal nexo de unin entre los empleados y la organizacin. Efectivamente, este vnculo permite a los individuos realizar aportaciones para con su organizacin, al tiempo que les permite recibir las recompensas pertinentes. Estas recompensas pueden ser intrnsecas (satisfaccin respecto al trabajo realizado, sentimientos de logro, etc.) y extrnsecas (promociones y remuneraciones principalmente). Hgase constar en este momento que la remuneracin contina ocupando un lugar ciertamente privilegiado entre los instrumentos de motivacin de que disponen las organizaciones, y que es precisamente el puesto de trabajo ocupado uno de los principales determinantes del montante econmico recibido por tal concepto. Las organizaciones pueden ser entendidas como conjuntos de personas que desempean puestos de trabajo o como conjuntos de puestos de trabajo que son ocupados por personas. En consecuencia el tndem persona-puesto de trabajo es el que caracteriza a una organizacin de forma similar a como el tndem producto-mercado caracteriza la estrategia desplegada. Resulta oportuno aclarar en este momento que no siempre existe equivalencia entre el nmero de empleados de una organizacin y el nmero de puestos de trabajo distintos que dicha organizacin contempla. Con frecuencia suele ocurrir que diversas personas ocupan puestos de idntico contenido, luego, generalmente el nmero de puestos de trabajo es inferior al de miembros de la compaa. No obstante, tambin pueden observarse situaciones contrarias cuando una determinada firma convive con la figura del puesto vacante. En este caso existe el puesto, pero no la persona que ha de ocuparlo. Esta circunstancia normalmente tiene carcter coyuntural; no estructural. Las posibles combinaciones resultado

de cruzar la existencia/inexistencia de empleados y puestos de trabajo pueden ser observadas en el grfico 2.(6) Normalmente este proceso es acometido en tres tpicas ocasiones: una primera cuando la organizacin nace y se enfrenta a la necesidad de sistematizar su flujo de trabajo; en segundo lugar, cuando es creado un nuevo puesto de trabajo; y, en tercer lugar, cuando un puesto, a consecuencia de la implantacin de nuevos mtodos, procedimientos o tecnologa, es alterado en su contenido significativamente.(31) Como ltima de las reflexiones apuntadas debemos sealar que la figura del puesto de trabajo es el principal referente de la gestin de carreras. Por tanto, los individuos y las organizaciones evaluarn esta faceta a partir de la relacin de puestos de trabajo desempeados durante el historial profesional de los empleados.(31) Los trminos Anlisis de puestos de trabajo, Descripcin de puestos de trabajo y Especificaciones o requisitos del puesto de trabajo son habitualmente utilizados indistintamente; por lo que conviene establecer, al menos de forma terica, una diferenciacin conceptual (18): Anlisis de puestos de trabajo: procedimiento de obtencin de informacin acerca de los puestos: su contenido y los aspectos y condiciones que los rodean. Descripcin de puestos de trabajo: documento que recoge la informacin obtenida por medio del anlisis, quedando reflejada de este modo, el contenido del puesto as como las responsabilidades y deberes inherentes al mismo. Especificaciones del puesto de trabajo: esta relacionado con los requisitos y cualificaciones personales exigidos de cara a un cumplimiento satisfactorio de las tareas: nivel de estudios, experiencia, caractersticas personales, etc. Estos requisitos emanan de forma directa del anlisis y descripcin del puesto. Mediante esta informacin se elaborara el perfil profesiogrfico. Figura 1.

Figura 1: Elementos del diseo de los puestos de trabajo Es importante, tambin, aclarar la diferencia existente entre ciertos trminos comnmente utilizados en el Anlisis y descripcin de puestos de trabajo: Elemento: Es la unidad mnima indivisible del trabajo. Tarea: Actividad individualizada e identificable como diferente del resto. Funcin: conjunto de tareas, realizadas por una persona, que forman un rea definida de trabajo. Suelen mantener entre s una relacin de proximidad fsica o tcnica. Obligacin: se le denomina as a los diversos compromisos que puede desarrollar una persona en una organizacin. Puesto: Se trata de una o mas funciones que se organizan constituyendo una nueva unidad de orden superior y adoptan una posicin jerrquica en la organizacin. Tambin puede definirse como "una unidad de organizacin que conlleva un grupo de deberes y responsabilidades que lo vuelven separado y distinto de los otros" (8). Ocupacin: clases de puestos que pueden ser hallados en diferentes organizaciones y que presentan una gran similitud entre s. Este trmino est relacionado con la calificacin profesional de los individuos, que le capacita para el desempeo de determinados puestos de trabajo.

Por las caractersticas del tema objeto de estudio se hace necesario adentrarnos un poco en los aspectos relacionados con puesto de trabajo a partir del anlisis e interpretacin de las definiciones encontradas en la literatura consultada. PERETTI (1987), en este sentido, afirma que este proceso debe responder a dos preocupaciones: conocer la utilidad del trabajo y describir los componentes (materiales, organizacionales, ambientales) del mismo(29). PEA BAZTAN (1990) lo define como "la fijacin del contenido de un puesto de trabajo, con las funciones o actividades que en el mismo se desarrollan, as como los niveles de formacin, habilidad, experiencia, esfuerzo que son precisos y la responsabilidad que se exige a su ocupante en el marco de unas determinadas condiciones ambientales. (...) Dada la importancia, de esta actividad, es preciso aplicar a su realizacin el mximo inters y esfuerzo, utilizando analistas capacitados, a los que se hayan sealado normas claras y concretas a fin de que, si se utilizan varios, puedan aplicar idnticos criterios de observacin y anlisis."(28). Segn LOUART(1994) puesto de trabajo no es mas que: "punto de encuentro entre una posicin, que es a la vez geogrfica, jerrquica y funcional, y un nivel profesional, que se refiere a competencia, formacin y remuneracin. Comporta un conjunto de actividades relacionadas con ciertos objetivos y supone en su titular ciertas aptitudes generales, ciertas capacidades concretas y ciertos conocimientos prcticos relacionados con las maneras internas de funcionar y con los modos externos de relacionarse"(20). Insistiendo un poco ms en el puesto de trabajo, sealaremos que NOE, HOLLEMBECK, GERHART y WRIGHT (1994) presentan esta figura desde una perspectiva de proceso; es decir, inputs concurren en un puesto de trabajo para dar lugar a una serie de outputs.(24)

Figura 2. Proceso que ocurre en los puestos de trabajo Efectivamente, en una estructura organizativa correctamente diseada todo puesto de trabajo responde a una necesidad de la organizacin, por consiguiente ha de esperarse una aportacin de dicho puesto para con la organizacin; adems debe superar ciertos criterios

de productividad y calidad. Para lograr estos outputs, los puestos de trabajo estn diseados a partir de tareas, obligaciones y ocupaciones que han de ser desempeadas mediante los procedimientos instaurados por la organizacin, los cuales han de responder a criterios de eficacia y eficiencia. Finalmente sealar que en el desempeo de estas actividades estn presentes una serie de factores mediticos: la persona que ocupa el puesto de trabajo (conocimientos, habilidades, potencial, etc.), los medios necesarios para ejecutar las actividades (tecnologa usada, herramientas disponibles, etc.) las condiciones organizacionales (relaciones humanas, clima laboral, etc.) y ambientales (lugar fsico, iluminacin, ruido, etc.). De acuerdo a lo anteriormente comentado, el Anlisis y Descripcin de los puestos de trabajo puede ser definido como el proceso de determinacin, mediante la observacin y el estudio, de los elementos componentes de un puesto especfico, establecindose las responsabilidades, capacidades, requisitos fsicos y mentales que exige, los riesgos que comporta y las condiciones ambientales en las que se desenvuelve. Los autores consultados lo definen como: DESSLER (1994) define el anlisis de puestos de trabajo como el "procedimiento para determinar las obligaciones y habilidades requeridas por un puesto de trabajo as como el tipo de individuo idneo para ocuparlo"(10). CARREL, ELBERT y HATFIELD (1995) sealan que es el "proceso por el cual la direccin investiga sistemticamente las tareas, obligaciones y responsabilidades de los puestos dentro de una organizacin. El proceso incluye la investigacin del nivel de toma de decisiones de los empleados pertenecientes a una determinada categora profesional, las habilidades que los empleados necesitan para ejercer su puesto adecuadamente, la autonoma del trabajo en cuestin y los esfuerzos mentales requeridos para desempear el puesto"(5). Similar resulta la definicin ofrecida por DUCCESCHI (PUCHOL, 1993): "proceso de determinar, mediante observacin y estudio, los elementos componentes de un trabajo especfico, la responsabilidad, capacidad y los requisitos fsicos y mentales que el mismo requiere, los esfuerzos y riesgos que comporta y las condiciones ambientales en las que se desenvuelve".(30) El anlisis y descripcin de puestos de trabajo es una herramienta bsica para toda la Gestin de Recursos Humanos. Permite aclarar los cometidos de los individuos y sus aspectos colectivos, permite controlar la carga laboral y su evolucin de manera que se pueda actuar sobre los calificadores, las decisiones tcnicas y los equilibrios de la organizacin. En la descripcin se detallan: "Que hacen" los trabajadores: Tareas, funciones o actividades que ejecutan en el desempeo del puesto.

"Como lo hacen": Recursos que utilizan, mtodos que emplean, manera como ejecutan cada tarea. "Para qu lo hacen": Objetivos que pretenden conseguir, propsito de cada tarea. Junto a esto se han de especificar los requisitos y cualificaciones necesarias para que el trabajador realice las tareas con una cierta garanta de xito.