SAP Product Brief SAP Business One

ADMINISTRACIN DE FINANZAS CON SAP BUSINESS ONE

Herramientas para administrar eficazmente la contabilidad, el controlling y las transacciones bancarias

Las finanzas se ven afectadas por casi todas las transacciones que ocurren en su empresa. No solo resulta esencial tener un sistema confiable y estable para administrar su contabilidad, el controlling y las transacciones bancarias, sino que ese sistema tambin debe integrar otras funciones clave de su empresa, tales como compras, almacenes y ventas. Conozca de qu manera la aplicacin SAP Business One le ayuda a llevar una administracin de finanzas integrada y completa, lo cual le ayudar a optimizar y racionalizar los procesos financieros de su empresa.

La aplicacin SAP Business One le ofrece un conjunto de herramientas completas e integradas para administrar con eficacia todos los procesos financieros de su organizacin. Como funcionalidad central de SAP Business One, la administracin de finanzas incorpora todos los procesos contables clave, como entradas en el libro diario, cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Las funciones contables en tiempo real activan automticamente los registros contables cuando ocurren eventos de negocio relevantes. SAP Business One facilita clculos automticos de impuestos y transacciones en mltiples divisas. Tanto las plantillas de introducciones como las entradas recurrentes simplifican y racionalizan an ms sus procesos contables. El software de controlling (contabilidad de costos) le permite definir y administrar presupuestos, adems de comparar cifras reales y previstas en cualquier momento, cuestin que le brinda la oportunidad de obtener un panorama preciso y actualizado de su empresa. Es fcil crear centros de ganancias o de costo, asignar ingresos y gastos segn reglas de distribucin, los cuales puede personalizar segn las necesidades especficas de su empresa. El software para transacciones bancarias de SAP Busisness One le ofrece todas las herramientas y funcionalidades inherentes a la administracin de todos sus procesamientos de pagos, incluyendo cheques, efectivo, tarjetas de crdito y transferencias bancarias. La herramienta de conciliacin le permite integrar fcilmente pagos entrantes y salientes con facturas de distribuidores y clientes. SAP Business One le entrega poderosas herramientas de reportes financieros tales como hojas de balances, declaraciones de ganancias y prdidas, declaraciones de flujo de efectivo y reportes de antigedad. La herramienta XL Reporter en SAP Business One habilita la integracin sin fisuras de reportes financieros en plantillas de Microsoft Excel.

Administracin de finanzas con SAP Business One Contabilidad

Implemente y adapte plantillas predefinidas de planes de cuentas Administre transacciones contables tales como entradas en el libro diario, envos recurrentes y plantillas para envos Administre mltiples divisas para cuentas por pagar y cuentas por cobrar Cree hojas de balance, ganancias y prdidas y otros reportes financieros en SAP Business One

Controlling
Defina y administre presupuestos

Transacciones bancarias
Administre pagos entrantes y salientes

Administre ingresos y gastos para mltiples centros de ganancias y costos Mantenga reglas de distribucin para la asignacin automatizada de ingresos y gastos Cree reportes de controlling

Integre efectivo, cheques, transferencia electrnica de fondos, tarjetas de crdito y otras formas de pago Concilie pagos de distribuidores y clientes Imprima lotes de cheques y genere reportes de pagos y cheques

eficacia, SAP Business One le permite componer mltiples entradas en el libro diario y guardarlas en un voucher del diario. El voucher del diario puede ser procesado en modo de lote, es decir, introduciendo todas las entradas automticamente. La funcin de voucher del diario tambin le permite reunir y verificar registros antes de ser ingresados en el libro mayor general.

Figura 1: Funciones de administracin de finanzas de SAP Business One Contabilidad

Las cuentas en la plantilla de planes de cuentas pueden ser administradas por tipo de cuenta

SAP Business One administra eficaz y completamente todas sus transacciones de contabilidad financiera. Se proporcionan plantillas completas de planes de cuentas que pueden ser usadas inmediatamente en el registro de acciones contables y como marco para integrar cuentas personalizadas o detalladas segn sus requisitos individuales.
Figura 2: Plantilla de planes de cuentas

SAP Business One tambin soporta la creacin de planes individuales de cuentas de hasta diez segmentos. Las plantillas de planes de cuentas pueden conformarse segn los requisitos legales especficos de cada pas, como la segmentacin o numeracin especfica, de esta forma, se garantiza el cumplimiento de leyes y reglamentaciones locales. SAP Business One a su vez integra completamente la creacin de nuevas entradas en el libro diario. Las entradas en el libro diario pueden ser creadas en forma individual por usuarios autorizados. Sin embargo, las entradas en el libro diario tambin son introducidas automticamente cuando se crean transacciones relevantes de negocio en otras reas funcionales de SAP Business One. Por ejemplo, la introduccin de un recibo de mercancas crea automticamente la entrada correspondiente en el libro diario para as ajustar los niveles de inventario y la valoracin. De ser necesario, por esta va tambin pueden actualizarse las cuentas de gastos correspondientes. Como tales, la mayora de las entradas en el libro diario son creadas automticamente desde el software de compras, ventas y transacciones bancarias. Para una mayor

Las transacciones contables tambin pueden ser simplificadas usando plantillas de introducciones o registro. Las transacciones que ocurren con frecuencia y con informacin similar como, por ejemplo, en la distribucin contable, pueden guardarse cual plantillas y ser reutilizadas ms tarde, evitando as la introduccin redundante de los mismos datos. Los registros que ocurren de la misma manera con el mismo o similar conjunto de cuentas o montos tambin pueden ser configurados como entradas recurrentes. Las entradas recurrentes activan recordatorios a intervalos predefinidos para crear la transaccin contable relevante. Las introducciones recurrentes mltiples que necesitan ser aplicadas el mismo da pueden ser procesadas a travs de una sola pantalla de seleccin.

Las transacciones en mltiples divisas son completamente soportadas por SAP Business One. Las diferencias de tasas pueden ser administradas fcilmente por canal individual o por distribuidor y grupo de clientes. Las introducciones de diferencias de tasas de cambio sern asignadas a las correspondientes cuentas de ganancias o prdidas cuando la tasa de cambio o diferencias de conversin ocurran en una transaccin de mltiples divisas. Los motores de impuestos en SAP Business One administran con comodidad las transacciones relevantes en esta rea. Los impuestos sobre las ventas y retencin tributaria se calculan automticamente para cada artculo de la lnea en cada transaccin, teniendo en cuenta la asignacin de cuenta especfica del pas y los requisitos de reportes. Las funcionalidades de cierre acelerado le ayudan a administrar los procesos de cierre de fin de mes. SAP Business One identifica cuentas de control que pueden ser asignadas como cuentas de registro por defecto para calcular la diferencia en los saldos de clientes o proveedores. El resultado: la sincronizacin perfecta entre los libros mayor general y los libros subsidiarios. Por otro lado, los valores devengados a fin de mes pueden ser revertidos automticamente en SAP Business One. Por defecto, ocurre una reversin de registros definidos el primer da del siguiente perodo financiero, sin embargo, dado el caso, se puede especificar una fecha de reversin diferente para cada registro.

Es posible definir y administrar eficazmente presupuestos estableciendo mtodos de asignacin y montos de presupuestos en cualquier divisa. As, usted puede crear un reporte resumido de presupuesto que compare nmeros reales y previstos. Los mtodos de distribucin de presupuestos le permiten asignarlos no slo por el centro de ganancias sino, tambin, segn el perodo financiero. Usted puede seguir el rastro constantemente de los flujos de presupuestos definiendo alertas que notifiquen a los usuarios responsables cuando una transaccin excede el lmite mensual o anual presupuestado.

Cree presupuestos basndose en centros de ganancias y en planes de cuentas

Defina mtodos de distribucin de presupuestos para asignar presupuestos por perodos financieros

Figura 3: Definicin de presupuestos

Controlling

La funcionalidad de controlling (contabilidad de costos) en SAP Business One proporciona una variedad de funciones que le permiten ir ms all de la contabilidad financiera al administrar su empresa.

Usted puede integrar el controlling con la contabilidad financiera definiendo centros de ganancias (o costos) y asignndolos a cuentas de ingresos y egresos. Establezca reglas que permitan la distribucin automtica de montos para centros de ganancias segn factores predefinidos. Para obtener un panorama general en el sistema utilice la tabla de centros de ganancias y reglas de distribucin, con el cual puede ver y editar factores de distribucin.

Caribe: Colombia: Ecuador: Per: Venezuela: Rep. Dominicana:

1 866 978 6727 01800 5545272 1800 600300 0800 51300 0800 727 4636 1 800 777 0535

www.sap.com/andeancarib/contactsap

Cree una declaracin detallada de ganancias y prdidas basndose en los ingresos y egresos directos e indirectos segn se definen en las reglas de asignacin. Elija entre formatos de visualizacin anual o mensual, para comparar los resultados de mltiples perodos.
Transacciones bancarias

Todos los pagos entrantes y salientes son susceptibles de ser administrados a travs del software de transacciones bancarias de SAP Business One. Usted puede introducir pagos entrantes y salientes en forma manual y elegir entre mtodos de pago por va de cheque, transferencia bancaria, tarjeta de crdito o efectivo. Los cheques son administrados con el registro de cheques, los cheques entrantes y salientes son registrados por nmero junto con la informacin relevante de los pagos y las de cuentas bancarias.

Figura 5: Ejemplos de reportes financieros de XL Reporter

Potentes reportes financieros con XL Reporter

La conciliacin de pagos en SAP Busisness One facilita asignar el pago a la factura abierta

Figura 4: Reporte de conciliacin de pagos

SAP Business One ofrece una gran cantidad de potentes reportes financieros, tales como hojas de balance, declaraciones de ganancias y prdidas, anlisis de flujos de efectivo, reportes de transacciones, comparaciones entre distintos perodos y reportes de presupuesto. Adems, el XL Reporter de SAP Business One le permite crear poderosos reportes financieros que integran sus datos en plantillas de Microsoft Excel. Aunque SAP Business One proporciona innumerables plantillas para ayudarlo a comenzar, usted puede utilizar el diseador y redactor de reportes para componer otros tipos de reportes. El organizador de reportes en SAP Business One le ayuda tanto a administrar como a ejecutar sus reportes, permitindole su fcil distribucin a auditores y gerentes financieros. Para saber ms sobre cmo SAP Business One puede ayudarle en su organizacin de contabilidad y finanzas, promoviendo el crecimiento de su empresa y mejorando el servicio a sus clientes, llame a un representante de SAP hoy mismo o visite nuestro sitio Web: www.sap.com/andeancarib/smb

El asistente para pagos le permite administrar mltiples facturas de cuentas por cobrar y cuentas por pagar en modo de lote, creando as una secuencia que genera los pagos y automticamente introduce las transacciones en el libro diario. Los pagos que no son conciliados automticamente, tales como aquellos realizados a cuenta, pueden ser asignados a artculos abiertos utilizando la conciliacin automtica o manual, esta puede ser filtrada segn el libro mayor general o un canal de SAP. Tambin puede crear una declaracin bancaria para conciliar la informacin de su pago en SAP Business One con la informacin de su banco.

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