(Ultimo borrador)

REGLAMENTO ORGNICO FUNCIONAL FUNDACIN CASA DE REFUGIO MATILDE

La Fundacin Casa de Refugio Matilde, es una persona jurdica de derecho privado y sin fines de lucro. Se rige por lo dispuesto en la Ley, especialmente por lo previsto en el Ttulo XXIX, del Libro Primero del Cdigo Civil. El domicilio principal de la Fundacin est en la ciudad de Quito, cantn Quito, provincia de Pichincha, sin embargo, podr establecer oficinas, sucursales y agencias o representaciones, en cualquier parte del territorio nacional o del exterior, de conformidad con la ley. OBJETIVOS.- Es objetivo de la Fundacin Casa de Refugio Matilde, apoyar procesos de toma de conciencia individual y colectiva sobre la importancia de construir, desde la vida cotidiana, una vida libre de violencia y relaciones de equidad social y de gnero, para la plena vigencia y ejercicio de los Derechos Humanos. FINES Y MEDIOS.- Son fines de la Fundacin los que se detallan a continuacin, aplicados a la defensa de los derechos humanos, la equidad social, y el gnero: 1. Emprender en programas, proyectos y prestar servicios de consultora, capacitacin, asistencia tcnica, asesora, investigacin aplicada, desarrollo, edicin, publicacin, difusin, etc. 2. Organizar, realizar y dirigir cursos, foros, seminarios, encuentros, prcticas y otros medios afines 3. Realizar y/o celebrar, todo tipo de actos y/o contratos permitidos por leyes ecuatorianas, sea con personas naturales o jurdicas, pblicas, semipblicas o privadas, nacionales o extranjeras, dentro o fuera del pas. 4. Propender ala consecucin de los recursos econmicos y no econmicos. 5. Realizar cualquier clase de acto o contrato que le permita manejar, captar, generar, mantener, recuperar, producir y administrar, directa o indirectamente, recursos y bienes, econmicos y/o financieros 6. Gozar de todas las ventajas, condiciones, exoneraciones tributarias y aduaneras, etc., que otorga la ley a las personas jurdicas sin fines de lucro. 7. Conceder a los usuarios/as y participantes de sus proyectos la capacitacin, el apoyo y la asistencia tcnica requerida.

ESTRUCTURA ORGANICA FUNCIONAL DE LA FUNDACION CASA DE REFUGIO MATILDE

Son rganos de la Institucin los siguientes: 1. De gobierno: La Junta General de Socias; y, El Directorio 2. De gobierno y administracin La Presidenta; y, 3. De administracin La Directora Ejecutiva 4. De control La Veedora

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NOMBRE DE LA UNIDAD: Junta General de Socias

OBJETIVO: Organismo mximo de gobierno de la Institucin y est conformada por todas sus socias. Estar presidida por la Presidenta o la Vicepresidenta a falta de aquella. En caso de ausencia de stas, designar una Presidenta ad-hoc. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: Cumplir fielmente con las disposiciones contenidas en los estatutos y sus reglamentos. Aprobar los informes tcnico-econmicos presentados por el Directorio. Conocer y aprobar el informe anual de actividades que le sea presentado por la Veedora y la Directora Ejecutiva. Aprobar la venta, hipoteca, arrendamiento o prenda de los bienes muebles de propiedad de la Fundacin. Reformar el estatuto de la Fundacin Determinar las polticas generales de la entidad. Designar, posesionar y remover de ser el caso a las vocales principales y suplentes del Directorio; las cuales sern socias de la Institucin Elegir y remover a los miembros del directorio Elegir al Directorio de la Asamblea General de Miembros Establecer los objetivos generales de la Fundacin Conocer y resolver sobre la disolucin y liquidacin de la Fundacin Aprobar el ingreso y la salida de los miembros de la Asamblea General Concurrir y participar en las reuniones de Junta General de Socias Aplicar y controlar el cumplimiento de los estatutos En general, velar por la buena marcha de la Institucin y por la consecucin de los fines y objetivos para los que ha sido creada. Conocer y resolver sobre la ampliacin o disminucin del plazo de duracin de la Fundacin

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NOMBRE DE LA UNIDAD: DEPENDE DE: Directorio

Junta General de Socias

OBJETIVO: El Directorio es un rgano de gobierno encargado de supervisar y coadyuvar en la administracin de la Institucin, es decir, cumplir y hacer cumplir el estatuto de la Fundacin y polticas fijadas por la Junta General de Socias; emitir normas, reglamentos y disposiciones para la buena marcha de la entidad FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: Cumplir y hacer cumplir las disposiciones emanadas de la Junta General Elaborar reglamentos y dems disposiciones para orientar y organizar la filosofa y poltica de la Fundacin. Aprobar convenios de colaboracin y cooperacin que beneficien a los fines de la Fundacin. Aprobar los informes tcnico-econmicos presentados por la Directora Ejecutiva. Designar, posesionar y remover a la Directora Ejecutiva Designar y posesionar a la Veedora. Las causas y procedimientos de remocin estarn determinadas en el respectivo reglamento Dictar normas de control que fueren necesarias para el cumplimiento de las funciones especificas de la Fundacin Autorizar los gastos y compromisos que comprometan a la Fundacin, cuando excedan de la suma fijada en el Reglamento de Gastos e inversiones. Conocer y aprobar la ejecucin de nuevos proyectos para los cuales se requiera ampliar la estructura orgnica actual. Las dems funciones encomendadas por la Asamblea General y que sean de su competencia Conocer y resolver sobre los asuntos contemplados en los numerales 7,8 y 9 del Art. 15 de los Estatutos. Las resoluciones adoptadas debern ser puestas a conocimiento y revisin de la Junta General de Socias en su primera reunin.

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NOMBRE DE LA UNIDAD: Directora Ejecutiva

DEPENDE DEL DIRECTORIO: Directorio OBJETIVO: La Direccin Ejecutiva es el rgano de administracin de la Institucin, su funcin es representar legal, judicial y extrajudicialmente a la Fundacin. Responsable del desenvolvimiento administrativo, tcnico, econmico y financiero de la entidad. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: Ejercer la representacin legal, judicial y extrajudicial de la Fundacin. Organizar, orientar y dirigir todas las actividades de la Fundacin en orden a conseguir las finalidades legales y los objetivos sealados por el Directorio. Aceptar herencias, legados o donaciones que se otorguen a favor de la Fundacin Cumplir y hacer cumplir las resoluciones del Directorio Nombrar, contratar, promover y remover al personal administrativo y tcnico de la Fundacin. Presentar al directorio los informes econmicos y de actividades anualmente. Suscribir contratos y autorizar inversiones o gastos en las cuantas y segn el procedimiento que seale el reglamento vigente. Establecer vnculos institucionales con organismos nacionales e internacionales relacionados o interesados en programas y proyectos que ejecuta la Fundacin. Vigilar la marcha administrativa de la Fundacin, solicitando informes mensuales a los responsables de la gestin contable y tcnica de la Fundacin. Elaborar in formes ejecutivos mensuales de las actividades de la Fundacin y sus proyectos para remitirlos al Directorio. Autorizar las inversiones financieras de la Fundacin Delegar las funciones y responsabilidades que considere conveniente y que permitan imprimir mayor agilidad a la gestin administrativa, siendo responsable de dicho acto. Las dems funciones encargadas por el Directorio y que sean de su competencia.

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NOMBRE DE LA UNIDAD: rea Administrativa Financiera

DEPENDE DEL DIRECTORIO: Directora Ejecutiva OBJETIVO: Apoyar en las actividades de registro, control contable y administrativas del proyecto. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: Mantener actualizado el libro Bancos, saldos de cuentas bancarias, control de gastos y reposicin de caja chica. Custodiar cheques y documentos valores. Llenar cheques y elaborar comprobantes de egreso. Elaborar comprobantes de ingresos varios del proyecto y comprobantes de depsito Mantener actualizado el archivo de documentacin contable, tcnica y administrativamente del proyecto. Mantener actualizados los inventarios de muebles y enseres, equipo de oficina, herramientas, suministros, alimentos Elaborar oficios, informes, cartas, reportes y dems documentacin; registrar y controlar el ingreso y egreso de la documentacin del proyecto. Realizar pagos a terceros y al personal de la Fundacin Realizar compras menores de materiales, suministros, limpieza Dems funciones asignadas por la Direccin de la Fundacin y que sean de su competencia.

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NOMBRE DE LA UNIDAD: Veedura

OBJETIVO: Es el rgano de control de la Institucin. Ser elegida y posesionada por la Junta General de socias. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: Vigilar a todos/as y cada uno de los rganos de la Institucin en el cumplimiento de la ley, de los Estatuto de las resoluciones que legalmente se tomaren y de los planes, objetivos y presupuestos, respectivamente, Vigilar, sin restriccin o limitacin alguna, las principales operaciones que se realice en la Institucin. Exigir por escrito toda la documentacin contable y financiera que se requiera Examinar en cualquier tiempo los libros y documentos de la Institucin Solicitar al Directorio la contratacin de una auditoria externa cuando lo creyere conveniente Informar oportunamente a la Junta General de Socias y al Directorio sobre cualquier irregularidad que fuere encontrada Guardar absoluta reserva sobre las operaciones, documentos e informaciones de que tenga conocimiento, Presentar un informe anual de actividades a la Junta General de Socias, para su conocimiento y resolucin, conjuntamente con la Directora Ejecutiva. En general, velar por la buena marcha de la Institucin y por la consecucin de los fines y objetivos para los que ha sido creada.

MANUAL DE POLTICAS DE ADMINISTRACIN REGLAMENTO DE EVALUACION AL DESEMPEO CAPITULO I GENERALIDADES Art. 1 La evaluacin al desempeo, es la calificacin peridica de las cualidades, capacidad y rendimiento operacional y profesional de los empleados, la misma que ser de ayuda en la toma decisiones al desarrollo profesional de los empleados de la Fundacin. Art. 2 Los objetivos de la evaluacin al desempeo son los siguientes: Conocer en un momento determinado, la manera en que un empleado ha desempeado las tareas encomendadas l o ella, durante el perodo de tiempo que se est evaluando. Proporcionar al empleado informacin respecto a la forma cmo est conduciendo su trabajo y los elementos que se esperan de su desempeo. Estos elementos son: cambios de conducta esperados, actitudes, aplicacin de conocimientos, etc. Poner en evidencia las cualidades del empleado para optimizar el recurso humano existente. Poner en evidencia las debilidades del empleado para capacitarlos o sugerir cambios de puestos. Asignar puntos a los empleados de ptimo desempeo, con fines de ascensos, promociones, entre otros. Art.3 La evaluacin al Desempeo se efectuar mediante la aplicacin de un formulario diseado para el caso. El formulario ser llenado por el Jefe inmediato superior en presencia del empleado. Art. 4 En caso de que el empleado no est de acuerdo con la evaluacin, no firmar el formulario en seal de no aceptacin del contenido. Art.5 De presentarse el caso descrito en el artculo 4 de este reglamento, el empleado solicitar una nueva evaluacin, que ser realizada por la Directora Ejecutiva.

FUNDACION CASA DE REFUGIO MATILDE

REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO

FUNDACION CASA DE REFUGIO MATILDE REGLAMENTO INTERNO

CAPITULO PRIMERO mbito de Aplicacin Art. 1 La Fundacin Casa de Refugio Matilde reconocida como persona jurdica, de derecho privado, con finalidad social, sin fines de lucro, con domicilio principal en la ciudad de Quito, regulas las relaciones de trabajo con sus empleados/as y trabajadores, de acuerdo a lo estipulado en el Cdigo de Trabajo, el presente Reglamento Interno, disposiciones administrativas internas y dems Leyes y Normas que fueran aplicables. Art.2 El presente Reglamento Interno de Trabajo, cuyas disposiciones sE consideran incorporadas en todos los contratos de trabajo existentes con sus empleados, se dicta en cumplimiento de los dispuestos en el Art. 63 del Cdigo de Trabajo. Art. 3 El personal de la Fundacin, comprende a todos los empleados que prestan sus servicios en la Institucin, que realizan labores permanentes o temporales. Art.4 En todo cuanto no estuviera establecido en el presente Reglamento Interno de Trabajo se estar a las disposiciones del Cdigo de Trabajo.

CAPITULO SEGUNDO De la Admisin al Trabajo Art.5 Para ser admitido como empleado de la Fundacin se cumplir con los siguientes requisitos: a) Estar en ejercicio de los derechos de ciudadana b) Reunir los requisitos de: instruccin, experiencia y capacitacin que el cargo o vacante lo requieran o que sean establecidos por el Contrato de Trabajo respectivo. c) Presentar todos los documentos exigidos por los Reglamentos de la Fundacin d) Presentar ttulos y certificados, cumplir con los dems requisitos que se le exijan para calificarlo como idneo. e) Presentar la fianza o cauciones pertinentes establecidas por la Directora Ejecutiva, para el caso que impliquen manejo de valores. f) Cualquier dato, documento o certificado que adolezca de falsedad o adulterio dar lugar al rechazo de la solicitud o a la separacin inmediata del empleado/a, si ya hubiera ingresado a prestar sus servicios en la Fundacin. 10

CAPITULO TERCERO Del Contrato de Trabajo Art. 6 Todos los contratos de trabajo sern firmados por la empleada/o, personalmente y por la Directora Ejecutiva de la Fundacin o quien lo reemplace. Art. 7 Toda persona que fuere admitida para trabajar en la Fundacin, lo har mediante un contrato escrito. La Fundacin se reserva el derecho de admitir al personal por un perodo de prueba de 90 das de duracin, durante el cual percibir la remuneracin bsica para el cargo que va a ocupar. Durante este plazo cualquiera de las dos partes pueden dar por terminada la relacin contractual por simple aviso, sin necesidad de notificacin legal ni obligacin de pagar indemnizacin alguna. Art. 8 Terminado el perodo de prueba y luego de realizar la evaluacin al desempeo respectiva, se proceder a la suscripcin de un contrato a tiempo fijo, por el tiempo que falte para completar un ao o hasta la finalizacin del proyecto para el cual fue contratado el empleado. Art.9 En el caso de que la remuneracin de un empleado se cubriera con fondos contemplados en Convenios de Cooperacin Internacionales y Nacionales, se suscribir un contrato a plazo fijo que tenga como lmite el tiempo que dure el convenio o la fecha fijada de renovacin del mismo. En el caso de renovarse dicha cooperacin y luego de establecidos los convenios respectivos, podrn suscribirse nuevos contratos, con las limitaciones antes establecidas. Art.10 Por las condiciones especficas de las actividades de la Fundacin, se podr disponer de los servicios de los empleaos de la misma, en cualquier dependencia o proyecto, sin que tal circunstancia implique cambio de ocupacin, ni despido intempestivo. Art.12 Por su parte la Fundacin podr dar por terminado el Contrato de Trabajo antes del plazo estipulado tanto por las causales sealadas en el presente Reglamento, as como tambin por las enumeradas en el Cdigo de Trabajo. Art.13 Las creaciones de nuevos cargos solicitados por las diferentes unidades administrativas y tcnicas de la Fundacin, sern estudiadas y aprobadas por la Directora Ejecutiva en base al informe tcnico del Departamento Administrativo Financiero. Art.14 La contratacin para llenar vacantes o creaciones de cargos se efectuar siempre que exista el correspondiente financiamiento aprobado. Art.15 Toda creacin o vacante se llenar mediante el proceso de seleccin interna o externa y de acuerdo al reglamento vigente.

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Art.16 La contratacin de personal en cualquiera de las modalidades establecidas en el Cdigo del Trabajo se realizar por escrito con la intervencin de la Gerencia Administrativa Financiera y un Abogado representante de la Fundacin. CAPITULO CUARTO De la Jornada de Trabajo Art.17 Los empleados/as y trabajadores/as de la Fundacin laborarn en jornada nica, durante ocho horas diarias, de lunes a viernes, totalizando cuarenta horas. En el caso de personal que desempee cargos directivos, de jefatura, o cuyo contrato sea de prestacin de servicios, laborarn sin sujetarse aun horario de trabajo y por el tiempo que las tareas bajo su responsabilidad as lo impongan. Segn lo establecen las leyes respectivas, este personal no percibir horas extras. Art.18 El horario normal de trabajo ser de 09:00 a 17:00, dentro de este horario habr 30 minutos al medio da para el almuerzo. La Fundacin se reserva el derecho de variar los horarios de trabajo, por necesidad institucional o por conveniencia de sus empleados, estableciendo turnos rotativos, compensacin de horas de trabajo o cualquier otro sistema, siempre que no exceda del tiempo legal. Art.19 Las trabajadora/es de la Fundacin, estn obligaos a registrar personalmente su asistencia al trabajo. El registro no exime la responsabilidad que tiene los jefes inmediatos de controlar la puntualidad y permanencia del personal a su cargo y de reportar oportunamente las novedades de inasistencia al rea Administrativa, Art.20 La Fundacin, podr requerir, eventualmente, que se labore ininterrumpidamente todos los das de la semana, incluyendo das de descanso obligatorio, debiendo en tales casos compensarse las horas o das de descanso obligatorio con otros das laborables, previo acuerdo con los empleados, en concordancia con los dispuesto en los Art. 49 y 50 del Cdigo de Trabajo. Art.21 Al empleado/a que faltare injustificadamente a media jornada de trabajo, se le descontar el valor de un da de remuneracin y el trabajador que faltara injustificadamente a una jornada completa de trabajo se le descontar el valor de dos das de remuneracin, sin perjuicio de solicitar visto bueno, en caso de reiteradas faltas de asistencia, en concordancia con el Art. 171 del Cdigo de Trabajo. CAPITULO QUINTO Del Desarrollo y Capacitacin Art.22 Con el fin de lograr eficiencia y eficacia en el trabajo de las empleadas/os, la Fundacin mantendr un sistema de capacitacin permanente. Art.23 Las Coordinadoras y tcnicas debern presentar anualmente el plan de de capacitacin de sus respectivos equipos para la aprobacin del Directorio.

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Art.24 Para elaborar el plan de capacitacin, deber hacerse una evaluacin de las necesidades de capacitacin. Art.25 Todo empleado que se beneficie de la capacitacin proporcionada o auspiciada por la Fundacin, deber suscribir el contrato establecido por la institucin para este fin. De la Evaluacin al Rendimiento Art.26 El diseo y ejecucin del programa de evaluacin al rendimiento ser responsabilidad del Departamento Administrativo Financiero. Art.27 Para el personal contratado a prueba, el/la Coordinador/a del rea respectiva, entregar a la Directora Ejecutiva y Coordinadora Administrativa, un informe de la evaluacin de desempeo del empleado, diez das antes de la terminacin del contrato. Art.28 En el transcurso de los meses de junio y diciembre de cada ao, se efectuar la evaluacin del desempeo de todos los empleados de la Fundacin. Art.29 La evaluacin del desempeo lo realizar el jefe inmediato bajo el asesoramiento de la Coordinacin Administrativa en forma objetiva e imparcial, utilizando para el efecto formularios prediseados y observando los correspondientes Procedimientos establecidos en el reglamento vigente. Art.30 La informacin de la evaluacin del desempeo servir para la revisin de sueldos, medidas disciplinarias, promociones, transferencias, etc. De las remuneraciones Art.31 Las Remuneraciones se establecen bajo el principio de equidad, justicia e igualdad de tratamiento de empleados en similares condiciones y de acuerdo a la poltica salarial de la Fundacin. Art.32 En los presupuestos deber establecerse un rubro para sueldos y salarios. Art.33 Las remuneraciones se establecern basndose en la responsabilidad, complejidad del trabajo a ejecutarse, el nivel de preparacin y estudios acadmicos de los empleados. Art.34 La escala de sueldos observar el sistema de clasificacin y valoracin Art.35 La escala de sueldos ser conocida y aprobada por la Directora Ejecutiva de acuerdo con las polticas vigentes. Art.36 Toda persona que ingrese a la Fundacin en calidad de empleado/a, recibir el sueldo bsico inicial del puesto para el cual se lo ha contratado.

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CAPITULO SEXTO De las vacaciones Art.37 De conformidad a lo que establece el Ar t. 68 del Cdigo del Trabajo, todos/as los/as empleados/as que hayan cumplido un ao de trabajo, ininterrumpido, tendrn derecho a quince das de vacaciones, quienes trabajen ms de cinco aos en la Institucin, gozarn de un da adicional de vacacin por cada ao de labores, sin que los das adicionales excedan de quince das. Art.38 La Directora Ejecutiva, previo informe del Jefe inmediato superior, autorizar la compensacin en dinero por los das adicionales de vacaciones a los que se refiere el cdigo del trabajo, a los empleados, cuyos servicios sean indispensables y que no puedan ser reemplazados en determinado momento. Art.39 Cada ao la Fundacin , elaborar y aprobar el Calendario de vacaciones para el perodo siguiente, el mismo que ser difundido entre los beneficiarios con la suficiente anticipacin. Para formular este calendario, la Fundacin buscar conjuntamente con los empleados, el mejor acuerdo para que stos gocen de su derecho con el menor inconveniente para la Entidad. Art.40 En concordancia con el ARt.73 del Cdigo del Trabajo, la Fundacin, se reserva la facultad, en caso de ser necesario de diferir la fecha en que el trabajador debe hacer uso de sus vacaciones o acumularlas para el ao siguiente, particular que se comunicar por escrito al empleado. Art.41 El empleado podr no hacer uso de las vacaciones hasta por tres aos consecutivos, a fin de acumularlas en el cuarto ao. Particular que deber comunicarse por escrito a la Fundacin. En caso de que el empleado no haga uso de sus vacaciones hasta el cuarto ao, en el quinto ao podr hacerlo perdiendo las vacaciones correspondientes al primer ao acumulado. Art.42 Antes de hacer uso de las vacaciones, el empleado deber dejar constancia ante su respectivo superior jerrquico del trabajo realizado, demostrando que se han despachado los asuntos de diario trmite y urgencia. Art.43 El empleado que maneja fondos o valores, para uso de su vacacin, podr dejar reemplazo bajo su responsabilidad solidaria y previa aceptacin de la Fundacin. Si la Entidad no aceptar el reemplazo y llamar a otra persona, cesar la responsabilidad del trabajador en goce de sus vacaciones. De las Licencias y Permisos Art.44 La Fundacin conceder permisos por los siguientes motivos: Art.45 Los permisos ocasionales que hayan sido concedidos a empleados por motivos personales sern descontados de las vacaciones, siempre y cuando tengan derecho a ellas, en la forma que se seala en el presente Reglamento. Existirn las siguientes excepciones:

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a) Por fallecimiento del cnyuge o de sus parientes dentro del segundo grado de consanguinidad o afinidad se conceder una licencia de tres das. En caso de fallecimiento de un pariente fuera de los grados aqu mencionados, la Fundacin podr conceder licencias considerando las afinidades del familiar fallecido, en cuyo caso, el nmero de das nunca podr ser superior a tres. b) Por contraer matrimonio el permiso ser de tres das c) Por enfermedad no profesional del trabajador, siempre y cuando presente el certificado mdico correspondiente. d) Por calamidad domstica debidamente comprobada, se conceder permiso hasta por un mximo de tres das, dependiendo del tipo d calamidad que se trate. Art.46 Todo empleado que por cualquier motivo no pudiera concurrir al trabajo, est obligado a dar aviso a su jefe Inmediato, a la Coordinadora Administrativa, dentro de las 24 horas hbiles siguientes a la fecha en la que se inici la inasistencia. Art.47 La licencia por maternidad, ser justificada mediante la presentacin del certificado mdico otorgado por un facultativo, en el que deber constar la probable fecha de parto o la fecha en que tal hecho se ha producido. CAPITULO SEPTIMO Del Uso de los Computadores Art.48 La operacin de equipos de computacin se realizar dentro del horario normal de actividades de la Fundacin, en el caso de requerirse su operacin en das feriados y de descanso obligatorio, se deber notificar al Jefe del rea de Sistemas para recibir las instrucciones del caso. Art.50 Para el desarrollo de cualquier sistema o aplicacin (programa de computacin) se debern seguir estrictamente las normas definidas por el rea AdministrativaFinanciera bajo el asesoramiento de un tcnico Sistemas y aprobado por la Directora Ejecutiva de la Fundacin. Art.51 Ninguna persona podr utilizar equipos, sistemas, programas o datos que no sean los asignados, tampoco se podrn mover los equipos de computacin sin la autorizacin del rea Administrativa y Directora Ejecutiva. Art.52 El mantenimiento de equipos de computacin se realizar nicamente por personas autorizadas. Estn autorizadas para el efecto, tcnicos de las empresas que tienen contratos de mantenimiento de equipos. CAPITULO OCTAVO De las Obligaciones de los Empleados

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Art.53 Adems de las obligaciones constantes en el Art.44 del Cdigo del Trabajo, los trabajadores de la Fundacin, deben cumplir y observar las siguientes: a) Acatar las Leyes, reglamentos, instructivos, disposiciones administrativas internas y dems disposiciones legales vigentes. b) Respetar en forma debida a sus compaeros/as de trabajo, superiores y subalternos c) Asistir puntualmente a las jornadas y horarios de trabajo establecidos y cumplir las rdenes legtimas, verbales o escritas, relativas a su trabajo, impartidas por sus superiores jerrquicos. d) Observar las normas y reglas establecidas para todo tipo de riesgos o accidentes de trabajo. e) Tratar al pblico en forma educada, oportuna y comedida. f) Guardar escrupulosamente los secretos tcnicos y todo asunto reservado del que tenga conocimiento por razones de trabajo encomendado. g) Presentar en forma oportuna y completa los documentos necesarios para que se efectivicen subsidios, bonificaciones y rebajas y deducciones de Ley. A este respecto, se fija un plazo mximo de sesenta das a partir de la fecha de ingreso, caso contrario no podr efectuar ningn reclamo a la Fundacin. h) Trasladarse a realizar trabajos (investigaciones sociales, seguimientos de casos, actividades que estn contempladas en los proyectos aprobados) i) Todo empleado que sufriere un accidente de trabajo, estar en la obligacin, siempre que est en la posibilidad de hacerlo, de dar aviso inmediato a sus superiores. Los compaeros de trabajo que conocieran el hecho, estarn en la obligacin de dar aviso. Prohibiciones a los Trabajadores Art.54 Adems de lo establecido en el Cdigo del Trabajo y Leyes pertinentes, est prohibido a los empleados y trabajadores de la Fundacin, lo siguiente: a) Difundir o propagar rumores o mantener una actividad descatara comprobada que afecte al prestigio de la Institucin, al buen nombre de funcionarios y dignatarios. b) Injuriar, difamar o faltar de palabra u obra a los superiores jerrquicos, subalternos, compaeros de trabajo y pblico en general dentro de las dependencias de la Fundacin o fuera de ellas. c) Retardar o negar injustificadamente el despacho de asuntos o la prestacin de servicios a que est obligado, de acuerdo a las funciones del puesto que desempea. d) Desatender sus obligaciones dentro del horario de trabajo para dedicarse a actividades particulares. e) Abandonar injustificadamente el lugar de trabajo. f) Ingerir bebidas alcohlicas en las dependencias de trabajo o presentarse a trabajar bajo los efectos de bebidas o substancias psicotrpicas. g) Protagonizar en los lugares de trabajo escndalos, incidentes, usar palabras indecorosas o realizar cualquier acto que se encuentre reido con la moral o las buenas costumbres.

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h) Mantener relaciones comerciales o financieras directas con los proveedores de bienes o servicios, en los casos en los que el trabajador/a, en razn de sus funciones deba atender los asuntos de ellos. i) Portar armas en los sitios de trabajo, a no ser con permiso de la autoridad competente. j) Hacer competencia a la Fundacin en la prestacin de servicios que presta o pueda prestar. Se entiende incluido en esta prohibicin los trabajos de sta ndole que se hagan an fuera de las horas laborables. k) Negarse a efectuar labores que le hayan sido encomendadas dentro del desempeo de su trabajo. Todos los trabajadores estn obligados a colaborar en trabajos eventuales, cuando por cualquier motivo, no causado por el empleado o por el empleador no pudiera desempaar sus labores especficas. l) Usar o aprovecharse de equipos, vehculos, materiales e instalaciones de la Fundacin, para beneficio propio o de terceras personas. m) Realizar actividades polticas o religiosas dentro de las dependencias y horario de trabajo. n) Descuidar el mantenimiento del mobiliario, maquinaria, vehculos o equipos a su cargo. o) Revelar o entregar a terceras personas documentos o informacin reservada sin la previa autorizacin del superior inmediato. p) Daar equipos, maquinarias y vehculos o desperdiciar materiales por impericia o negligencia. q) Incumplir continua e injustificadamente con los horarios de trabajo establecidos. CAPITULO NOVENO De las obligaciones de la Fundacin Art.56 A ms de lo establecido en el Cdigo del Trabajo y Leyes pertinentes, son obligaciones de la Fundacin, las siguientes: a) Determinar los horarios de trabajo y exhibirlos en lugares apropiados b) Hacer conocer a los empleados los reglamentos o instructivos que regulan la relacin laboral. c) Entregar al empleado copia fiel del reglamento interno aprobado. d) Mantener las instalaciones en adecuado estado y funcionamiento, tanto en el aspecto tcnico, como en el higinico y de seguridad. e) Llevar un registro actualizado en el que consten los nombres, edad, sexo, estado civil, cargas familiares, fecha de ingreso, cargos desempaados, remuneraciones percibidas y en general sobre todos los actos derivados de las relaciones laborales en cada uno de los empleados. f) Proporcionar a todos los empleados los implementos y los instrumentos necesarios, para el desempeo de sus funciones, as como un vestido adecuado para el trabajo a quienes presten sus servicios g) Proporcionar todos los tiles, enseres de oficina, equipos e implementos de escritorio, necesarios para el trabajo. h) Tratar a los empleados con el respeto y consideracin que se merecen. i) Atender, en conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias, los reclamos de los empleados.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS REGLAMENTO DE CONTROL INTERNO

Manejo y Reposicin del Fondo de Caja Chica Art. 1 Caja Chica es una cuenta de activo corriente destinada al registro del monto fijo de dinero en efectivo para atender gastos operativos menores y urgentes que por sus caractersticas no pueden ser previsibles y no ameritan la emisin de un cheque. Art.2 El monto del fondo ser establecido anualmente por la Direccin Ejecutiva segn las necesidades de la Fundacin. En caso de requerirse aumento del monto de dicho fondo, ser necesaria una solicitud dirigida a la Directora Ejecutiva y suscrita por el/la empleado/a encargada del Fondo de Caja Chica. Art.3 Los responsables de la aplicacin del presente Reglamento son: Coordinadora Administrativa, Contador y la persona encargada del Fondo de Caja Chica. Art.4 Los responsables del manejo del Fondo de Caja Chica sern designados por la Directora Ejecutiva y se regirn a lo siguiente: a) El Coordinador de cada proyecto puede solicitar Fondos de Caja Chica, para la atencin de pagos urgentes de valor reducido, durante el tiempo de duracin del proyecto, siempre y cuando se cuente con presupuesto. b) Los empleados de la Fundacin encargados del manejo del fondo de caja chica, estn obligados a presentar caucin de acuerdo con las normas internas. c) No se efectuarn desembolsos en efectivo sino para las necesidades urgentes de valor reducido y sobre el Fondo de Caja Chica previamente establecido. d) El responsable del manejo del Fondo de Caja Chica ser empleado independiente del contador. Art.5 Los custodios del Fondo de Caja Chica, a ms de lo sealado en el artculo anterior se ajustarn a lo dispuesto en el presente Reglamento. Art.6 Cualquier cambio que se produzca en el personal que maneja el fondo en referencia deber ser comunicado a la Direccin Ejecutiva con el fin de proceder en forma inmediata a caucionar al empleado entrante, previa justificacin de los desembolsos realizados por el empleado saliente. Art.7 La Directora Ejecutiva y la Contadora tiene la obligacin de realizar ARQUEOS SORPRESIVOS de los valores entregados de cuya diligencia se dejar constancia en Actas, en las que se anotarn las novedades.

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APERTURA Art.8 El proyecto o rea que requiera del Fondo de Caja Chica, pudiendo ser sta temporal o permanente, deber mediante el formulario de Solicitud de Apertura del Fondo de Caja Chica dirigida a la Directora Ejecutiva, pedir la creacin y apertura del fondo, quien, luego de evaluar la necesidad determinar el monto y proceder a la creacin del mismo. Art.9 El monto del Fondo de Caja Chica no exceder del valor correspondiente a quinientos dlares ($200,00 dlares) y su aumento se determinar la Directora Ejecutiva con base a las necesidades. Los desembolsos del Fondo de Caja Chica no sern mayores que el valor equivalente al 20% del monto total, es decir que sern pagados en efectivo; valores superiores a este monto se pagarn con cheque. Art.10 El encargado del Fondo de Caja Chica, ser responsable de la recepcin, control, custodia y reposicin de los recursos destinados a dicho propsito. FORMULARIOS Art.11 Para efectos de justificacin del gasto y reposicin del fondo se establecen los siguientes documentos: a) Formulario Resumen de Caja Chica b) Formularios Liquidacin de Compras c) Formularios de casas comerciales o empresas proveedores de bienes o servicios, tales como facturas, notas de venta y otros comprobantes que prueben el gasto efectuado Art.12 Los formularios sealados en el presente reglamento debern llenar en forma total. Art.13 La omisin de cualquier dato constante en los formularios implicar una suspensin de los trmites por parte del Departamento de Contabilidad. Art.14 La Contadora se encargar del control, distribucin de los formularios y de mantener una existencia suficiente que permita un normal desenvolvimiento de las actividades. Art.15 Los formularios que sirvan para reflejar operaciones o que implique manejo o utilizacin de recursos materiales o financieros sern prenumerados y preimpresos para facilitar el control. UTILIZACION Art.16 El Fondo de Caja Chica servir para pagar las obligaciones derivadas de las transacciones indicadas a continuacin, siempre que no superen el 10% del fondo.

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a) Adquisiciones y reparaciones pequeas de las instalaciones de agua, energa elctrica, telfono, plomera y albailera en los locales de la Fundacin b) Adquisicin de materiales y suministros de menor cuanta, que por su naturaleza no sean susceptibles de mantener una pequea existencia en la bodega c) Elaboracin de llaves d) Arreglo de muebles, enseres y equipos de oficina e) Envo de correspondencia y pago de fletes f) Reduccin, ampliacin y fotocopia de documentos g) Pago de transporte para movilizacin del personal a realizar diferentes gestiones h) Otros que no excedan el lmite establecido en el Art. 9 de este reglamento. i) El fondo no ser utilizado para la adquisicin de muebles y enseres de oficina que por su naturaleza constituyen activos fijos tales como: escritorios, mquinas, equipos de oficina, ventiladores, cafeteras, engrapadoras, perforadoras, etc. DESEMBOLSOS Art.18 El custodio del Fondo Fijo de Caja Chica, cada vez que realice un desembolso autorizado mediante el respectivo Comprobante de Caja Chica har firmar a la persona que recibe dinero en la casilla provisional, siempre que no conozca la cantidad a desembolsar, posteriormente reclamar un recibo o comprobante a nombre de la Fundacin. Art.19 El Comprobante de Caja Chica conservar el custodio del fondo hasta poder determinar el gasto efectivo. De existir diferencia en ms o en menos de los originalmente puestos, consignar los valores en casilla correspondiente; llenar la casilla definitiva y har firmar a la persona que recibi el dinero. Art.20 El custodio del fondo, est en la obligacin de requerir y adjuntar comprobante, facturas o recibos de gastos, dichos documentos servirn de respaldo al resumen de caja Chica y deben contener los siguientes datos: a) Los valores de las compras debern sujetarse a los precios vigentes en el mercado local y su comprobacin la efectuarn empleados de la Unidad de Contabilidad. b) Nombres completos, firma de responsabilidad del proveedor y nmero del RUC, en el caso de persona natural se exigir el nmero de cdula de identidad. c) Nitidez en las cifras relativas a los valores de los comprobantes, no se aceptarn enmendaduras, tachones y borrones por cuanto dicha accin invalida el documento. d) Uniformidad de valores en cantidades y letras. e) En caso contrario se devolvern los comprobantes que no renan los requisitos arriba sealados y sern de exclusiva responsabilidad del empleado encargado del fondo. Art.21 El Departamento de Contabilidad verificar analizar, liquidar y contabilizar los valores correspondientes del Fondo de Caja Chica.

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Art.22 El custodio del fondo, solicitar la reposicin, una vez que los gastos alcancen aproximadamente el 80% de la cantidad establecida. Para lo cual tendr que utilizar los formularios de Resumen de Caja Chica y Solicitud de Reposicin de Fondo de Caja Chica con el respectivo visto bueno de la Direccin Ejecutiva y Departamento de Contabilidad. MANEJO Y CONTROL DE ACTIVOS Art.1 En el caso de cualquier anomala, hurto, robo, dao, etc. El personal responsable del activo deber reportar inmediatamente a su superior para realizar el trmite correspondiente. Art.2 Cuando un bien o bienes hubieran desparecido (perdido), la persona encargada del bien notificar de la novedad a la Direccin Ejecutiva y a la Coordinacin Administrativa ARt.3 La Coordinacin Administrativa supervisar la realizacin de las siguientes acciones: a) Informe interno completo con la determinacin de los activos desaparecidos, relacin de hechos, responsables y ms elementos relacionados. b) Notificacin a la Compaa de Seguros para que se inicie el trmite de reclamacin respectivo, en caso de que el bien est asegurado c) Inicio de acciones legales a travs de la autoridad competente. Art.4 El contador de la Fundacin con base a la factura o documento de adquisicin contabilizar los bienes de la institucin y realizar al 31 de diciembre de cada ao los procesos de depreciacin y reexpresin monetaria de activos, segn los ndices proporcionados por la Superintendencia de Compaas. Art.5 Al final de cada ao se realizar una toma fsica de los inventarios y activos fijos para controlar la existencia real y estado de los bienes. Art.6 La necesidad de cambio, reposicin, adquisicin de activos ser solicitada al jefe inmediato superior justificando la necesidad y las caractersticas tcnicas que debe reunir el bien. Art.7 Deber existir aprobacin expresa por parte de la Direccin Ejecutiva, para adquirir activos, dependiendo del monto de los mismos y segn presupuesto existente. Art.8 Para el caso de gravar, destruir, prestar o vender activos se requerir la aprobacin de la Direccin Ejecutiva. Art. 9 El Departamento de Contabilidad, realizar la comparacin peridica de la suma de los auxiliares contra el saldo de la cuenta mayor la cuenta mayor correspondiente

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Art.10 El rea Administrativa Financiera, por disposicin de la Direccin Ejecutiva, deber propender a una adecuada proteccin de los bienes de la Fundacin incluyendo su aseguramiento y el manejo de las plizas respectivas. Art.11 Los/as Coordinadores/as de cada proyecto son responsables solidarios/as con el rea Administrativa Financiera de la Fundacin o el empleado Caucionado, del manejo econmico de los bienes. Art.12 Los activos fijos que se adquieran, se vendan o se den de baja; as como sus adiciones se debern registrar, controlar y verificar en la respectiva contabilidad del proyecto al cual pertenezcan, para comparar los fondos presupuestados con los gastos reales. Art.13 En el caso de terminacin y liquidacin de un proyecto, los activos fijos pasarn a formar parte del activo total de la Fundacin, valorado al costo real del momento. Art.14 Las funciones del rea Administrativa Financiera, respecto a los bienes de la Fundacin son las siguientes: a) Controlar el correcto empleo y destino de los bienes de la Fundacin bajo responsabilidad de las diferentes Unidades o Proyectos b) Controlar que se mantenga actualizado el inventario con el registro de todos y cada uno de los bienes de la Fundacin. c) Presentar a la Direccin Ejecutiva los informes de control de inventarios, cuando le fueran solicitados. d) Emitir disposiciones tendientes a preservar y mantener en ptimas condiciones de utilizacin los bienes. Art.15 La Direccin Ejecutiva controlar que se cumpla el procedimiento previsto en caso de baja o venta de bienes por la Contadora. DEL CONTROL DE SUMINISTROS, MATERIALES, HERRAMIENTAS Art. 1 Dentro de este rubro se incluirn los bienes, artculos y suministros destinados al uso y consumo para cumplir con los objetivos de cada proyecto. Art.2 Los bienes a que hace referencia este reglamento se clasifican segn la siguiente tabla: a) Cobijas, juegos de sbanas, almohadas, cubrecamas b) Ollas, vajillas y otros utencillos de cocina c) Azadones, palas, rastrillos, martillos, desarmadores Art.3 Para el control de esto artculo se mantendrn registros en cada una de las reas a cargo de estos materiales. Estos registros se anotarn: Nombre del artculo, fechas de ingresos, egresos, nombre del responsable y observaciones

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Art.4 Estos artculos permanecern en un lugar seguro o bodega a cargo de una persona responsable nombrada por la Coordinadora Administrativa Art.5 Para el trabajo diario, el responsable de los materiales, entregar los artculos al personal que requiera anotando la fecha de egreso, nombre de la persona que recibe, el artculo y firma de que se recibi conforme. Art.6 Cuando la labor haya sido concluida se entregarn los artculos siguiendo el mismo procedimiento descrito en el prrafo anterior. Art.7 En el caso de prdida o destruccin por mal uso de los artculos o insumos se descontarn los valores respectivos al personal Art.8 En el caso de que la prdida o destruccin hay sido realizado por un visitante, se le cobrar los valores correspondientes. Estos valores junto con el objeto destruido, si es el caso, se entregarn a la Directora Ejecutiva, quien a su vez remitir los mismos al rea Administrativa Financiera de la Fundacin para el ingreso de los valores a la contabilidad del proyecto. Art.9 Cuando los artculos e insumos se encuentren en mal estado debido al uso o paso del tiempo se har el requerimiento respectivo por intermedio del Area Administrativa Financiera, quien determinar si es posible su reparacin, reconstruccin o baja definitiva del registro de bodega. La Directora Ejecutiva, dispondr si es el caso, autorizar su reparacin o reponer el bien. SUBSISTENCIAS VIATICOS Y MOVILIZACIONES Art.1 El presente reglamento regula los valores asignados por concepto de viticos subsistencias y movilizaciones para el personal de la Fundacin que labora en la oficina central y en los proyectos fuera de la provincia de Pichincha. Se excepta el personal cuyo contrato estipule valores por estos conceptos. En los casos en los cuales la Fundacin corra con los gastos de alojamiento, alimentacin y transporte, no se pagar al personal ningn valor por concepto de subsistencias, viticos y movilizaciones.. Art.2 Se considera viticos, los valores diarios en dinero destinados a sufragar los gastos de alojamiento, alimentacin y movilizacin interna, los cuales la Fundacin entrega a sus ejecutivos y empleados en razn del cumplimiento de trabajos debidamente autorizados, realizados en zonas distintas a la de su trabajo habitual, siempre y cuando el empleado deba pernoctar, en razn de sus actividades. Art.3 Se consideran subsistencias a los valores diarios en dinero destinados a sufragar los gastos de alimentacin y movilizacin interna, los cuales la Fundacin

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entrega a sus empleados en cumplimiento d sus actividades debidamente autorizadas, realizadas en zonas distintas a la de su trabajo habitual, siempre y cuando el empleado debe pernoctar en dicho lugar y el trabajo tenga una duracin mnima de 8 horas. Art.4 Los valores por concepto de subsistencias que se entregue a los empleados y funcionarios ser el 40% del valor correspondiente a viticos. El ltimo da de trabajo, se reconocer el 20% del valor del vitico diario, si el trabajador retorna al lugar de origen en la maana, si el retorno ocurre en la tarde se pagar el 40% del dicho valor Art.5 Para toda movilizacin de los funcionarios y empleados de la Fundacin se debe tomar en cuenta la disponibilidad presupuestaria y de recursos econmicos. Art.6 Cuando por motivo de las tareas encomendadas en el trabajo, el funcionario o empleado debe desplazarse de una localidad a otra, la Fundacin entregar los valores que demande tal desplazamiento, de acuerdo a las tarifas vigentes. Similar regla se aplicar para los casos en los cuales exista movilizacin entre aeropuertos y destinos. Art.7 Para efectos de gastos de traslado de una ciudad a otra la Fundacin otorgar pasajes areos o terrestres de ida y vuelta. La Fundacin tambin podr entregar el valor monetario equivalente al costo del pasaje por va terrestre, el cual ser liquidado al trmino del trabajo. Art.8 La Direccin Ejecutiva y los Coordinadores de cada Proyecto, son responsables del control de las actividades en lo concerniente a lo siguiente: a) Mantener actualizado el registro de trabajos efectuados y los correspondientes cronogramas de trabajo de los planes y programas de la Fundacin. b) Mantener actualizados los registros de tarifas de transporte entre localidades y entre aeropuertos y ciudades. c) Verificar que los empleados entreguen los informes detallados de la comisin en el plazo previsto d) Realizar controles y supervisiones peridicas del trabajo que realice el personal. DEL TRANSPORTE Art.9 Los Gastos de transporte comprenden el valor de los pasajes areos y/o terrestres de ida y retorno al lugar habitual de trabajo, as mismo el valor de los fletes de materiales y/o equipos que debe llevar el empleado para el cumplimiento de su trabajo. Art.10 Para la adquisicin de pasajes areos, las unidades respectivas solicitarn al rea Administrativa-Financiera para que por lo menos con 48 horas de anticipacin se tramite la compra de pasajes con el cupo respectivo.

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Art.11 En caso de que por alguna razn no se ocupar el pasaje areo, el empleado est en al obligacin de remitir el boleto al rea Administrativa Financiera, dentro de los i8 das laborales siguientes al retorno a su lugar de trabajo. Art. 12 En el caso de que el empleado no diera cumplimiento a lo estipulado en el presente reglamento, el rea Administrativa Financiera proceder a descontar el sueldo del mes siguiente al de la Comisin, el valor recibido por el empleado como anticipo de viticos hasta tanto cumpla con dicha obligacin. DISPOSICIN GENERAL Art.13 Todo cuanto no est previsto en estas disposiciones y cualquier duda en la aplicacin de las mismas sern resueltas por la Direccin Ejecutiva.

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