Em se tratando de uma estrutura do porte de um consultrio ou escritrio, o melhor caminho para administrar chama-se organizar.

Especificamente para a secretria, a quem caber boa parte das tarefas administrativas, o segredo e palavra chave organizar. Considerando-se que na maioria das vezes os profissionais liberais optam sempre pela parte ligada a profisso deles, importante que a secretria seja organizada para ter todos os documentos e informaes disponveis rapidamente, sempre que solicitados. COMO,QUANDO/E/PORQU Organize o seu dia a dia, em tudo o que estiver sob sua responsabilidade, principalmente sua agenda, seu armrio, sua mesa, suas gavetas, seu arquivo, seu computador ou o que poderia estar nele, como fichrio de clientes, cartas a enviar, controle de dbitos, crditos e pagamentos. Isto deve acontecer desde o momento em que assumir a funo, passando dias e at uma semana inteira totalmente dedicados organizao, separao de papis e documentos, confeco de pastas de identficao, alm de escolher e i codificar o lugar em que tudo ser guardado. Depois disso, fazer diariamente a manuteno da organizao, no permitindo que a ordem adotada seja alterada, perdendo seu trabalho. Assim procedendo, a secretrias estar evitando o estresse que viver o tempo todo correndo atrs das coisas a serem feitas no dia-a-dia. Tendo tudo bem organizado, sempre que algo lhe for solicitado a resposta ser imediata e o profissional perceber a diferena entre voc e a secretria anterior, com certeza lhe dando mais valor e se mostrando mais satisfeito com o seu trabalho. E voc poder ir para casa ou para a aula sem levar a preocupao de ter deixado coisas por resolver. DEFININDO/OBJETIVOS Nunca comece uma tarefa sem saber exatamente o que vai fazer, para que serve, e qual a melhor, mais rpida e mais segura maneira de faz-la. Pense sempre antes de fazer, ainda que seja por um minuto ou segundos, mas pense. Para comear, pense por que voc trabalha. Por que voc mereceria um aumento, no somente em sua opinio, mas na opinio da pessoa para quem voc trabalha. Voc no precisa ser a melhor secretria do mundo, na verdade nem precisa ser muito melhor do que a que lhe antecedeu. Basta ser, hoje, melhor do que voc foi ontem e que isto seja notrio, sem que voc precise ficar falando. Basta que vejam o interesse que voc tem e as mudanas que voc consegue impor a cada dia.De incio, eleja uma meta por dia e certifique-se de que foi atingida. Coisas simples. Por exemplo: hoje vou trocar as letras de identificao do fichrio para uma cor mais chamativa; amanh vou pr etiquetas novas em todas as pastas, depois vou riscar de vermelho todos os horrios perto do meio dia, para no marcar clientes que costumam se atrasar, evitando que o profissional se atrase para pegar as crianas no colgio. Depois de organizadas as tarefas dirias e estas entrarem na rotina, comece a programar objetivos semanais que podero ser executados nas horas de folga como, por exemplo, fazer uma relao de todos os clientes que tm dbitos h

mais de 30 dias e tentar receb-los ou preparar a relao dos bons clientes (em funo dos valores de tratamentos realizados) para envio de cartes de aniversrio. O ARMRIO/E/A/MESA Dois pontos importantes, no tocante organizao. O armrio, por ser o local em que a maioria das coisas devem estar, bem organizadas e a sua mesa, pois por ela que se pode perceber se uma pessoa mais ou menos organizada. Para permitir bom aproveitame nto, o armrio deve ter prateleiras mais e menos espaadas entre si, sendo as de cima menos espaadas, para coisas menores e as de baixo mais espaadas, para coisas maiores ou mais pesadas, tais como pastas AZ ou caixas de arquivo morto. No armrio devem ser colocadas as coisas que voc no precisa todo o dia. Nas gavetas devem estar as coisas de uso cotidiano, inclusive aquelas que durante o dia ficam sobre a mesa. Para as gavetas terem mais aproveitamento e organizao bom usar separadores. So encontra dos em papelarias, baratos, bastando lembrar de levar as medidas de suas gavetas para comprar o tamanho adequado para melhor aproveitamento. Em cima da mesa devem permanecer o computador ou a agenda, lpis e o que estiver sendo usado no momento.Fora do horrio de trabalho, s a agenda, para a eventualidade de o profissional precisar consult fora do expediente da -la atendente. ARQUIVANDO Se o consultrio ou escritrio onde voc trabalha tiver muita documentao de clientes e outros controles, opte por arquivos de ao, do tipo quatro gavetas grandes para colocao de pastas suspensas. Se no for muita, ou se a documentao dos clientes que no esto mais em tratamento e dos controles de anos anteriores for para arquivo morto em caixas, opte por uma prateleira para pastas suspensas dentro do prprio armrio. Depois disto, o mais importante o sistema de identificao de pastas, suspensas ou no.Se possvel, consiga pastas de cores diferentes para coisas a serem organizadas por datas, assuntos e n omes, de forma que sua identificao visual seja mais fcil e rpida. Se possvel, padronize as cores das etiquetas de forma a lhe facilitar a busca. Por exemplo, pastas de clientes em tratamento, com etiqueta amarela, pastas de clientes j tratados, azul, lembrando de trocar as etiquetas quando terminar o tratamento, deixando a amarela por baixo, pois algum dia ele voltar a tratamento. Verifique se dentro de cada pasta est somente o que necessrio; ponha em cima o que for mais usado deixando o que de menos uso por baixo. GERENCIANDO/SEU/DIA Habitue-se a ter grades de tarefas. Na verdade, so trs grades, uma para as tarefas dirias, outra para as semanais e outra para as tarefas que voc precisa fazer e verificar mensalmente. As coisas de rotina no devem ir para a agenda, basta adquirir o hbito de checar diariamente, de preferncia uma vez pela manh para se programar e uma vez ao incio

da tarde para ver o que no foi executado pela manh e providenciar.Alm das consultas ou entrevistas, somente coisas importantes, que no sejam feitas todos os dias, devem ser anotadas na agenda, coisas do tipo curso noite. Procure se guiar pelo quadro de tarefas, deixando-o sempre visvel, de forma que voc adquira o hbito de consult-lo todos os dias ou sempre que estiver buscando alguma coisa a mais para fazer.Neste caso, lembre-se de consultar e adiantar as tarefas semanais ou mensais, que muitas vezes envolvem coisas mais demoradas. No confie em demasia na sua memria, porque no dia em que ela lhe trair, com certeza ser quando sua falha no poderia acontecer. No tenha vergonha de se guiar por uma grade de funes, porque at o profissional lana mo de uma agenda para gerenciar o atendimento aos seus clientes. CORRESPONDNCIA No prtica comum na maioria dos consultrios ou escritrios, mas obrigatrio nos mais organizados e de profissionais bem sucedidos. Lembre-se sempre de que boas empresas se comunicam muito com seus clientes, no permitindo que eles se esqueam delas.Pense em fazer o mesmo e argumente com o profissional que este um dos atalhos para o sucesso, j sabendo que neste item sua participao ser fundamental. No comece pelas coisas comuns, tipo mandar carto de aniversrio. Proponha mandar cartas para os clientes que terminaram tratamento ou atendimento h mais de um ano e no voltaram mais.Estas so vistas pelo profissional como despesas com retorno que pode ser medido. O importante se conscientizar de que esta uma das atribuies que far diferena entre o s trabalho e o da eu outra que no se preocupava com isto, ou de voc mesma, antes e depois de ler este artigo. AGENDAS Como foi visto antes, alm da agenda de clientes, outras duas so importantes: a social e a particular. Estas duas no precisam permanecer em cima da sua mesa o tempo todo, basta que voc tenha um comando para consult -las diariamente, de preferncia no perodo da manh, para ter tempo para os procedimentos necessrios. Outras que lhe facilitam muito a organizao a de telefones, tambm preenchida a lpis para facilitar eventuais correes e a de cartes, tambm conhecida como porta-cartes, do qual devero ser retirados de tempos em tempos os cartes que no esto mais sendo solicitados costumeiramente. Para finalizar, outro tipo de agenda estratgica para fazer de voc mais que uma secretria, uma quase secretria particular, no caso de o profissional no a ter, a agenda de pagamentos. LISTA/DE/PROJETOS Afora seu importante trabalho de agendamentos ou outros compr missos, que na o medida em que virar rotina s ser percebido quando voc tirar frias (no pensar em quando voc faltar, porque s vezes, quando voc falta, o que se pode pensar que voc no faz falta), marque mais ainda sua diferena, elaborando gradati amente uma lista de projetos v

futuros, em folha de papel prpria na qual voc ir anotando toda a idia que julgar oportuna para modernizao da escritrio ou consultrio. Ao invs de falar no momento em que pensou, quando a idia no est suficientemente madura e suas justificativas ainda no esto todas na cabea, anote e de quando em quando, ao anotar outra idia, pense nela e faa algumas anotaes complementares, em uma outra folha que ficar anexa a esta com detalhamento do projeto. Por exemplo: atendimento grtis para clientes entre seis meses e um ano do trmino do servio ou tratamento, com 50% de desconto se a entrevista ou consulta for feita nos meses de janeiro, fevereiro e julho, como forma de incrementar os meses mais parados, com sua ativao na forma de envio de cartas e telefonemas para marcao das entrevistas ou consultas. GERANDO/ECONOMIAS Como atividade extra, pense sempre que possvel, em prticas que possam gerar economia de dinheiro ou de tempo para o consultrio ou escrit rio, anotando-as e quando algum cliente faltar, pea licena para debater algumas destas idias, visando melhorar o resultado financeiro. No se espante com a cara de espanto que o profissional vai fazer nas primeiras vezes e para deix-lo mais vontade, diga que so s idias e que ele s deve aceitar aquelas que ele realmente achar interessantes. Se possvel tenha mais de uma idia a apresentar de cada vez, para o caso de ele descartar de pronto a primeira que voc apresentar. Sugira sempre coisas concretas, como fazer compras de materiais uma vez ao ms, fazendo a cotao por fax em trs ou cinco lugares, buscando melhores preos para uma compra maior. Caso aceito, lembre-se de anotar na grade das tarefas mensais, conferir se estas tarefas foram cumpridas. Anote todas as idias, pois estas acabaro por chamar outras que iro amadurecendo com o tempo. GERANDO/RECEITAS No pense que s voc precisa de mais dinheiro. Lembre-se de que se voc conseguir aumentar visivelmente a receita do escritrio ou consultrio, o lucro deste ser maior e neste caso mais provvel um aumento em seu salrio. Os sindicatos no fazem greves ou reivindicaes grandes para aumentos de salrios quando as vendas esto em baixa. Procure aumentar a receita e de quando em quando comentar: Consegui receber o cheque daquela cliente que o senhor disse que difcil de pagar. Idias: pedir autorizao para lembrar aos clientes o dia do pagamento, pessoalmente, por ocasio da consulta ou entrevista no telefonema de lembrana da prxima. Ou ainda, o que ele acha de fazer um levantamento de todos os atrasados que o escritrio ou consultrio tem a receber, enviar uma carta aprovada por ele, mencionando o dbito e um ou vrios telefonemas amistosos, mas objetivos, para receb-lo.

GERANDO/CONHECIMENTOS Aproveite esta leitura para tomar embalo e ler outros que sirvam para motiv-la a uma nova fase profissional, principalmente buscando aprender mais sobre a profisso de seu chefe como um todo. Havendo curso de formao de secretrias em sua cidade e se voc ainda no o fez, faa-o. Profissionalize-se e dispute este mercado com conhecimento e

competncia. Tendo dificuldade de conseguir leitura especfica, consiga livros sobre secretariado e leia tambm livros de auto-ajuda para incrementar sua motivao. Gostando, pegue com o profissional algum livro da especialidade a que ele se dedica, assim como revistas especializadas que ele assina e veja que conhecendo um pouco mais, fica mais fcil entender, acompanhar e desempenhar sua funo. GERENCIANDO/O/ESCRITRIO Boa parte dos bons clientes decidiro fazer o servio ou tratamento no

escritrio. Participe e colabore, deixando-o sempre em condies de motivar os clientes. Lembre-se de que hoje mais clientes procuram tratamentos ou servios por causa da esttica ou apresentao. Por este motivo, um escritrio com uma aparncia no muito agradvel ir desmotivar o candidato a cliente. Alm de procurar deix-lo mais apresentvel, verifique sempre que for acontecer uma consulta ou entrevista de motivao e negociao no escritrio, se ele est em ordem e principalmente se esto disponveis elementos de apoio, tais como modelos, folhetos, livros, fotos ou aberto o programa de computador que o profissional costuma usar nessas ocasies, para motivar pacientes. GERENCIANDO/PAGAMENTOS Esta tarefa ficar mais simples e segura se voc adotar uma sanfona (pasta com espaos, lembrando uma sanfona) marcada de 1 a 31, em que sero colocadas as duplicatas a vencer no decorrer do ms. Sempre que receber uma nota fiscal que no esteja acompanhada do correspondente bloqueto, coloque esta nota na sanfona para lembrar do seu pagamento at que o bloqueto chegue. No chegando, ligue para a empresa dois dias antes, solicitando-o. Do ponto de vista jurdico, a obrigao de pagar de quem compra e esta organizao, alm de deix-lo bem perante o fornecedor, eliminar o risco de aborrecimentos futuros. Ponha na sanfona tambm os carns de pagamentos tipo IPTU e outros que no venham na forma de bloqueto. Combine com o profissional quais so a formas e o horrio mais apropriados para fazer os pagamentos e depsitos. Oferea-se para faz-los no horrio do almoo e caso o banco utilizado seja muito distante ou tenha constantemente muito movimento, combine uma dilatao de seu horrio de almoo por conta disso. Lembre-se sempre de que a maioria das duplicatas pagas no dia podem ser pagas no banco em que o profissional tem conta e que duplicatas ou similares em atraso s podem ser pagos no banco que os emitiu.Isto reduz o desperdcio de tempo.

RELACIONAMENTOS Na medida em que voc se identificar cada vez mais com sua profisso, lembre -se de que outras pessoas que trabalham no seu meio podem e devem se transformar em aliados. Para tanto, procure estreitar relacionamentos com o pessoal dos fornecedore de forma que s, quando voc precisar deles, lembrem-se de voc pela simpatia, pela ateno que deu a eles e assim lhe dem um atendimento especial. fcil, basta no s conversar com eles o estritamente necessrio. Pergunte como vo as coisas, se os negc esto melhorando, d ios bom dia ao menino de entregas do mesmo jeito que voc cumprimenta um bom cliente.Ele logo espalhar na empresa onde trabalha que at que enfim apareceu uma secretria educada e seu conceito melhorar. Certamente todos eles, quando falarem com o chefe, iro falar bem do seu trabalho, de sua educao, por um simples bom dia bem dado e uma ou outra pergunta feita. AMIZADES/PESSOAIS Sendo mais atenciosa com as pessoas, logo seu crculo de amizades aumentar.E muito. Todos gostam de conversar com pessoas agradveis. Cuidado para que este aumento significativo de seu crculo de amizades no acabe interferindo negativamente no seu trabalho, na forma de telefonemas demais a serem atendidos ou telefonemas longos demais sendo recebidos. Acontecendo esta procura, lembre-se de que o dia tem 24 horas, das quais oito so para trabalho, oito para dedicar aos amigos ou afazeres particulares e oito para descanso. No subtraia horas de seu lazer, pois um dia ou durante o mesmo dia seu corpo ir reclamar, assim como no deve suprimir horas de seu dia de trabalho, pessoalmente ou ao telefone, pois um dia seu profissional ir reclamar. Dose bem suas atividades e assim lhe sobrar mais tempo para tudo. E voc viver melhor, desfrutando proporcionalmente de tudo na vida. SUA/IMPORTNCIA Quanto mais voc fizer, mais seu trabalho aparecer, principalmente se alm do cotidiano, voc buscar diferenciar seu trabalho com inovaes.Busque cada vez mais se capacitar e ser criativa. Regularize no seu sindicato sua condio de secretria, se ainda no o fez, pleiteie registro em carteira, se ainda no o tem. Profissionalize-se fazendo um curso especial para secretrias. Complete-o com um curso de computao, se j no os fez. Sua qualificao profissional o melhor caminho para a valorizao e o reconhecimento. Lembre se de que a maior parte das pessoas que ganham bons aumentos de salrio, os recebem por merecimento e que uma boa parte das que o pedem sob a forma de presso acabam perdendo o emprego. Por fim, lembre-se de que uma boa maneira de negociar melhores ganhos atravs de aumento da receita do consultrio ou escritrio e que uma comisso de 1% no movimento geral pode ser um salrio a mais na medida em que voc mudar sua vida e conseguir dobrar o movimento financeiro do escritrio ou consultrio, o que no to difcil

assim, desde que voc leve seu trabalho a srio e veja nele uma maneira de melhorar de vida e no s um jeito de voc levar a vida.