Comunicao Interna nas Maiores Empresas Portuguesas

Paula do Esprito Santo Universidade Tcnica de Lisboa

ndice
1 Notas metodolgicas . . . 2 Os resultados . . . . . . . 3 Comunicao interna, uma to estratgica . . . . . . . . . . . . . . . ques. . . . 1 2 3

Tambm os gestores portugueses tm em considerao a importncia de comunicar e partilhar o que se passa na organizao entre (ou para) os funcionrios. Esta a concluso geral que se pode tirar de um estudo realizado s quinhentas maiores empresas em Portugal. Por outras palavras, a comunicao interna considerada um mecanismo basilar ao bom funcionamento da organizao. Corresponde a uma necessidade bsica que sendo um referente para os indivduos que compem a organizao, promove a dinamizao das estruturas e a melhoria de resultados. A mudana deve fundamentar-se e consolidar-se com base na experincia e nos resultados rmados. neste sentido que se deve ter em considerao os resultados
Revista de Comunicao Empresarial, Associao Portuguesa de Comunicao na Empresa, Lisboa, Maio/ Agosto de 1996

de um inqurito por correspondncia feito s 500 maiores empresas. A boa taxa de resposta (30%), permitiu que os seus resultados fossem apresentados no 5o Encontro Nacional da APCE (Novembro de 1994). Este o ltimo estudo feito nesta rea comunicao interna nas maiores empresas - com extenso nacional dos resultados e usando a tcnica da sondagem (inqurito por correspondncia).

Notas metodolgicas

Sendo usual falar de sondagens e comparlas at (!), alm da referncia aos resultados, conveniente ter em considerao os pressupostos metodolgicos gerais da sondagem em causa. De outra forma podemos estar a falar, por exemplo, de tcnicas de recolha de dados, universo ou mbitos de pesquisa e amostras diferentes e pretender que os seus resultados so comparveis. Neste sentido, cumpre dizer que o referido inqurito s 500 maiores empresas, foi realizado por equipa de investigadores do Instituto Superior de Cincias Sociais e Polticas (sob a direco tcnica do Professor Fausto Amaro e da Dra Paula do Esprito Santo) com o apoio da APCE. A tcnica de reco-

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lha de dados utilizada foi o inqurito por correspondncia. O questionrio (com um total de 22 perguntas), acompanhado de carta de apresentao, inclua perguntas simples e de resposta directa, facilitando, assim, a resposta. Relativamente amostra do nosso estudo, rera-se do tipo no probabilstico. Isto , no existe forma de estimar a probabilidade de cada elemento ser includo na amostra e no existe segurana de que todos os elementos tenham alguma probabilidade de serem includos. A amostra do estudo foi constituda pelo conjunto de empresas que responderam ao inqurito, amostra essa que no teve nenhuma forma de seleco alm daquela que a disponibilidade das empresas contactadas pelo correio, responderem. Esta a caracterstica que ajuda a denir o carcter no probabilstico da amostra. A taxa de resposta conseguida com uma nica remessa de questionrios foi de 30%, como referido, considerada muito boa neste tipo de pesquisa. Devido ao carcter no probabilstico da amostra no foi denido nenhum erro de amostragem (o qual costuma vir aliado a determinado grau de conana). Aps a recolha de dados foi feito o seu tratamento. Da sua anlise permitiu avaliar o estado da comunicao interna aplicada ao universo das 500 maiores empresas implantadas em Portugal. As ilaes que se retiram do estudo aplicando-se apenas conjunturalmente permitem vislumbrar acerca da forma como os empresrios do nosso universo encaram a comunicao interna. Comparativamente, observamos o estabelecimento de prioridades e inferimos sobre os caminhos que so escolhidos em matria de comunicao, sendo este um ponto importante na operacionalizao do progresso da empresa.

Os resultados

Este estudo permite identicar tendncias nos mais diversos assuntos da comunicao interna. Tm interesse como ponto de partida para reexo que os responsveis daquela rea necessitam para incrementar estratgias funcionais e ecazes. Reram-se alguns resultados que se podem destacar de entre muitos que este estudo permitiu (seriam possveis 72 quadros de concluses, cada um com vrios aspectos importantes!). Tendo em considerao que das 500 maiores empresas 15% responderam no possuir qualquer meio de comunicao interna, podemos esperar que esta percentagem aumente nas organizaes mais pequenas, dados os custos que a comunicao interna implica. De entre os diversos meios de comunicao interna, o mais utilizado a circular (50%). Comparando sectores, dentro do sector privado a circular o meio mais usado (35%), seguindo-se o jornal (19%) e a revista (17%), que se salientam de entre outros meios. No sector pblico alm das circulares (26%), o meio mais utilizado a revista (23%). A circular mais utilizada nas empresas com um nmero inferior a 400 empregados. A revista uma publicao mais utilizada nas empresas com mais de 400 empregados. O uso dos meios audiovisuais revelase, por enquanto, pouco signicativo no universo das 500 maiores empresas, em comparao com os meios escritos de comunicao. As tiragens mais baixas (abaixo dos 1000 exemplares) encon-tram-se sobretudo no sector privado (55%). O sector pblico tem preferencialmente tiragens acima dos 2000 exemplares (86%). Em muitos casos,
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a tiragem de exemplares acima do nmero de empregados, o que pode revelar a inteno de ofertar outros pblicos -externos empresa- com publicaes sobre a mesma. Verica-se ainda que a publicao considerada como principal pelas empresas tem na maioria dos casos uma periodicidade trimestral (31%). So as empresas do sector pblico, bem como aquelas com maior nmero de empregados, que investem mais na comunicao interna. Desta forma, os dados apontam para a existncia de maiores tiragens de exemplares bem como maior recurso revista interna no sector pblico de actividade. Em termos gerais, a maioria das empresas que utiliza meios de comunicao interna referidos (72%), tem uma rea responsvel pela Comunicao Interna. No sector pblico h 87% das empresas nesta situao. De entre as empresas do sector privado, 70% tm uma rea responsvel pela comunicao interna. Por outro lado,a maior parte das empresas no tem empregados a trabalhar em regime de exclusividade na comunicao interna. No sector pblico 47% das empresas tm empregados nesse regime e no sector privado apenas 19% das empresas tm empregados em regime de exclusividade. Por outro lado, a paginao (49%), seguida da redaco (33%), so as reas mais desenvolvidas por agncias especializadas e por free lancers. ligeiramente maior o nmero de empresas que no recorre a estes servios do que as que o fazem. Relativamente ao orgo a que est subordinada a Comunicao Interna, verica-se que para a maioria das empresas, aquela est subordinada ou ao departamento de Relaes Humanas ou Administrao, (nomewww.bocc.ubi.pt

adamente, atravs do departamento do Controlo de Qualidade). Em menor nmero so as empresas que fazem depender a Comunicaco Interna do departamento de Relaes Pblicas. O nmero de empregados no parece ser factor relevante nesta subordinao de competncias. Nas empresas do sector pblico h maior nmero que subordinam a comunicao interna ao departamento de Relaes Humanas. Nas empresas do sector privado, a tendncia no sentido daquela relao depender mais da Administrao. pequena a diferena percentual entre o nmero empresas que possuem oramento prprio para a comunicao interna e as que no o possuem. Do grupo de empresas que possuem oramento prprio, a maioria tem mais de 4000 contos de oramento mdio anual (42%). Nas empresas do sector privado a gastar aquele montante temos 34%. No grupo de empresas do sector pblico, a maioria (80%) gasta mais de 4000 contos por ano com a comunicao interna. Os dados indicam a tendncia para ser a rea dos servios a que mais investe em comunicao interna, tendo os oramentos mais altos (64%). A indstria apresenta em 50% dos casos oramentos inferiores a 2000c./ano, havendo assim, um comportamento parecido com o do sector privado, onde o investimento em comunicao interna menos signicativo, comparativamente.

Comunicao interna, uma questo estratgica

Um dado seguro, a comunicao interna existe no tecido empresarial portugus. H vontade de alargar os caminhos da comunicao, sadas para o entendimento mtuo,

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para a partilha de objectivos. Mas, pode-se e deve-se conseguir mais. Isto , no se deve esperar pelo sucesso da concorrncia para, seguindo o seu caminho, posicionar-se em segundo lugar. Urge consolidar as infraestruturas, elevar a qualidade do desempenho e crescer com a segurana de quem aprende continuamente a melhorar a comunicao. A vontade de desenvolver este tipo de comunicao implica reconhecer que a preocupao em comunicar com o pblico interno pode assegurar coeso, sentimento de partilha organizao, vontade de oferecer mais qualidade no desempenho. A uidez da comunicao fundamental para a transparncia, a segurana, a estabilidade, em suma, para ter vantagem competitiva. Do estudo podemos retirar pistas de orientao quanto ao rumo a aplicar ao caso concreto de cada organizao. O caminho a seguir em matria de melhorar a comunicao interna deve ser sugerido pelas caractersticas da empresa. De entre estas h que ter em considerao o perl do pblico ou pblicos internos. O ajuste meio/pblico interno/custos constitui-se como um trinmio volta do qual gravitam problemas. Quantos empregados so, que informaes procuram, que meios so mais ajustados para fazer circular informaes, qual a melhor relao custo/qualidade do meio, so questes que podem resumir-se pela opo de valo-rizarse a cultura da organizao e tudo o que esta pressupe de melhoria estratgica. O desao da conquista do pblico interno tanto mais aliciante quanto da sua correcta gesto depende, em certa medida, o uir saudvel da relao de aceitao da empresa por parte do pblico externo. Tendo em considerao a comunicao como um processo, pretendeuse com este estudo tambm, ajudar a formu-

lar perguntas ajustadas, demolindo as solues prefabricadas, muitas vezes inconciliveis com a realidade.

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