Obtendo Vantagem Competitiva por Meio de Planejamento Empresarial

Um artigo tcnico da Oracle Atualizado em agosto de 2007

Obtendo Vantagem Competitiva Por Meio de Planejamento Empresarial

SUMRIO EXECUTIVO

As organizaes podem obter as seguintes vantagens ao empregarem melhores prticas de planejamento: Ciclos de planejamento mais curtos (que se traduzem em melhores respostas) Operaes e estratgias mais alinhadas Desempenho financeiro mais previsvel (apesar das condies em constante mudana) Acesso instantneo a informaes de todos os departamentos e a qualquer nvel de granularidade Mais preciso Envolvimento de funcionrios que no so de finanas no planejamento e na definio de oramentos Melhor tomada de deciso em situaes hipotticas Idias mais claras sobre como os planos de negcios afetaro o balano e o fluxo de caixa

Independentemente se os produtos so bons ou se os servios so inovadores, nenhuma organizao pode trabalhar com todo seu potencial sem uma estrutura de planejamento adequada. Permitindo que as empresas aloquem seus melhores (e finitos) recursos dinheiro e pessoas em resposta a condies e objetivos em constante mudana, as solues atuais de planejamento empresarial facilitam um processo de planejamento dinmico que promove as melhores prticas comerciais e produz novas. Essas solues fornecem as ferramentas de planejamento empresarial que as organizaes precisam para maximizarem seus recursos e executarem suas estratgias de negcios.
INTRODUO

No ambiente comercial acelerado de hoje em dia, o planejamento deve resultar em mais do que uma atividade anual. Se os gerentes forem executar anlises minuciosas e projees hipotticas essenciais a uma melhor tomada de deciso, o planejamento ter de ser uma atividade dinmica em andamento que promova a colaborao entre departamentos e camadas organizacionais, e conecte as alocaes de oramento aos controladores do mundo real. No entanto, para obter o maior espectro das vantagens comerciais proporcionadas por este tipo de planejamento empresarial como operaes e estratgias mais alinhadas, ciclos de planejamento mais curtos e desempenho financeiro mais previsvel as empresas devem implementar novas tecnologias. Ferramentas de planejamento desatualizadas no conseguem conectar processos e dados de planejamento por toda a empresa, facilitar a colaborao entre todos os participantes do processo ou fornecer recursos crticos (como drill-down e gerenciamento de situaes hipotticas) na forma em que a tecnologia sofisticada atual de planejamento empresarial permite. Aproveitando os avanos na tecnologia de planejamento empresarial, as organizaes podem transformar um exerccio anual que adiciona pouco valor aos negcios em um que garanta a otimizao contnua de alocaes de recursos e a execuo consistente e efetiva da estratgia de negcios em toda a empresa.

Figura 1: A maioria das empresas usa planilhas como uma ferramenta de planejamento independente ou em conjunto com outras solues.

UM BREVE HISTRICO DE PLANEJAMENTO

Antes do surgimento dos computadores, as empresas executavam tarefas de planejamento com planilhas de papel e calculadoras uma tecnologia que exigia que os documentos fossem enviados fisicamente entre locais e que no fornecia meios para conectar automaticamente valores entre os documentos. O planejamento, em outras palavras, significava um processo completamente manual lento, passvel de erros e extremamente inflexvel. No entanto, o surgimento de PCs e planilhas eletrnicas possibilitou uma revoluo na forma como as organizaes planejavam e gerenciavam seus oramentos. Pela primeira vez, os usurios podiam produzir documentos de planejamento que podiam ser facilmente compartilhados e atualizados. Alm disso, esses documentos podiam conter muito mais informaes, imagens e detalhes do que anteriormente.
Aplicaes de Oramento para Finalidades Especiais

Com usurios adotando entusiasmadamente o software de planilhas, os fornecedores de tecnologia logo comearam a aperfeio-lo com aplicaes de oramento especializadas que podiam tratar de taxas de crescimento compostas, variveis de moeda corrente e outros fatores alm do alcance de planilhas tradicionais. De repente, as organizaes podiam criar com rapidez e confiabilidade documentos de planejamento baseados em modelos mais sofisticados (e mais precisos). E pela primeira vez, elas puderam planejar em vrias dimenses de uma empresa entre linhas de produtos, por exemplo, e entre vrios nveis salariais dentro de um departamento. No entanto, esses aperfeioamentos relacionados a clculos no tratavam de questes de planejamento fundamentais, como gerenciamento de processos, auditoria e a conexo entre documentos de planejamento e origens de dados empresarias como aplicaes de recursos empresariais e recursos humanos. Eles confiavam tambm na distribuio e coleta de arquivos de oramento entre os planejadores financeiros e de negcios.

Aplicaes Ativadas pela Web

O surgimento da Internet trouxe outra onda de mudanas tecnolgicas para o planejamento empresarial. Agora, em vez de ter uma grande aplicao cliente distribuda na empresa, uma organizao podia fornecer acesso por meio de browser a bancos de dados e documentos de planejamento. E os documentos podiam ser mantidos em um servidor da Web central em vez de ficarem espalhados nos desktops de vrios usurios. Esta arquitetura ativada pela Web forneceu vantagens de processo significativos sobre os antecessores de desktop. Com documentos mantidos em um local central, o controle de verso e a auditoria puderam ser introduzidos no processo de planejamento. E como esses documentos agora estavam estagnados, os valores do oramento puderam ser preenchidos automaticamente com dados de outros documentos e sistemas, e os triggers puderam ser definidos automaticamente para notificar os gerentes sobre limites e variaes. No entanto, os recursos de gerenciamento e integrao eram limitados, e o planejamento permaneceu um exerccio esttico e completo em vez de um processo dinmico conectado s principais aplicaes e processos comerciais.
O Que Ainda Est Faltando?

Apesar dos avanos na tecnologia de planejamento, as organizaes ainda enfrentam problemas que as impedem de alocar recursos adequadamente. Esses problemas incluem Processos de atualizao peridicos que fazem com que os planos de alocao no acompanhem as condies dos negcios e imperativos corporativos em constante mudana Ferramentas limitadas para agregar documentos de planejamento de nvel inferior e fazer drill-down a partir de documentos de nvel superior Potencial para erro humano Conexo inadequada de documentos de planejamento e dados empresariais Uso exclusivo de valores monetrios versus o nmero de pessoas ou unidades de fabricao Suporte limitado para a criao de situaes hipotticas

Como evidenciado nesta viso geral do histrico de planejamento, os avanos nas prticas de planejamento corporativo so largamente dependentes dos avanos na tecnologia de planejamento: Cada estgio do avano tecnolgico produziu importantes melhorias na forma como os usurios colaboram para otimizar a alocao de recursos corporativos. Apesar desses avanos, no entanto, o planejamento corporativo ainda deve atingir seu ponto mais alto. Muitos problemas permanecem, e somente adotando a prxima gerao de tecnologia de planejamento empresarial que as empresas conseguiro melhorar ainda mais os processos de planejamento e obter vantagens considerveis no desempenho como resultado.

Figura 2: Muitas empresas, principalmente as grandes, no esto satisfeitas com seus processos de definio de oramento.

Figura 3: Quase todas as empresas levam mais de dois meses para desenvolver um oramento.

UMA VISO PARA O FUTURO DO PLANEJAMENTO

Como a tecnologia de planejamento empresarial da prxima gerao? O que a diferencia de geraes anteriores de ferramentas de planejamento? E como ela permite que as organizaes implementem prticas comprovadas de planejamento? Embora cada organizao aplique as melhores prticas sua prpria maneira para atender s necessidades e culturas exclusivas da empresa, qualquer empresa que opere no atual ambiente comercial altamente competitivo e que esteja ciente da compatibilidade deve exigir a seguinte funcionalidade de suas tecnologias de planejamento da prxima gerao: Atualizaes dinmicas em tempo real. Os negcios se movem muito rapidamente para que a gerncia confie apenas nos nmeros anuais ou trimestrais; as decises de alocao e previses devem ser baseadas em eventos e condies que podem mudar a qualquer momento. Os ambientes de planejamento da prxima gerao facilita o ajuste s condies que mudam com freqncia (ou at continuamente) fornecendo links automatizados baseados na Web para controladores de planejamento em toda empresa. Conseqentemente, os eventos ou iniciativas de uma parte da organizao podem direcionar rpida e precisamente as respostas apropriadas de outras partes da organizao. Esse mtodo dinmico elimina os tempos de atraso e desconexes associados a ferramentas de planejamento convencionais e planejamento tradicional anual e trimestral. Agregao e granularidade de vrias camadas. Desde a diretoria at a equipe de projeto, o planejamento ocorre em muitos nveis, o que significa que a agregao pode se tornar um pesadelo se cada equipe de cada nvel usar um sistema de planejamento separado. Pior ainda, praticamente impossvel para a gerncia fazer drill-down de um documento agregado para descobrir questes subjacentes. E finalmente, agregar vrias planilhas manualmente possibilita a ocorrncia de erro humano grave. Por isso, a prxima gerao de solues de planejamento unifica o planejamento em um nico ambiente, ligando dados em todos os nveis organizacionais, departamentos e funes.

Integrao com aplicaes e origens de dados da empresa. Tudo, desde canais de vendas at taxas de trabalho, custos com materiais, taxas de cmbio de moedas e mais, pode afetar o planejamento e a definio de oramento da organizao. Com dados dessa natureza normalmente disponveis em sistemas de planejamento de recursos da empresa, aplicaes de recursos humanos, servios externos de informaes e outras fontes, as empresas precisam acessar essas fontes dinamicamente para ajustar variveis de planejamento para refletir condies em mudana e elas querem usar ferramentas familiares, como o Microsoft Office, para fazer isso. Uma boa soluo de planejamento empresarial da prxima gerao fornecer as interfaces de integrao e funes de ajuste varivel necessrias para atender a essas necessidades. Traduo entre mtricas financeiras e no-financeiras. A contabilidade das melhores prticas depende da colaborao dos usurios em toda a organizao. Os clientes baseados na Web desenvolvem isso distribuindo a funcionalidade da aplicao onde for necessrio. igualmente importante, no entanto, envolver gerentes e membros da equipe que pensam em termos de operaes em vez de planilhas de oramento quantificadas na moeda corrente. Uma boa soluo de planejamento empresarial da prxima gerao far ento a traduo entre mtricas financeiras e no-financeiras (como nmero de pessoas, materiais e unidades de produtos). Criao e gerenciamento aperfeioados de modelos hipotticos. E se abrirmos instalaes regionais adicionais? E se as taxas de juros aumentarem consideravelmente? E se o departamento de vendas no atingir a meta trimestral em 10 por cento? A modelagem e avaliao de situaes de negcios divergentes representam uma grande parte do planejamento das melhores prticas. Os sistemas baseados em planilhas, no entanto, tornaram difcil trabalhar com vrias situaes tericas: Eles simplesmente no tm as ferramentas necessrias para relacionar as situaes hipotticas de forma significativa. Por outro lado, as solues de planejamento da prxima gerao torna possvel gerenciar vrias situaes alternativas de maneira comum, permitindo que os tomadores de deciso em toda a empresa faam experincias livremente com vrias condies hipotticas sem criar caos de documentos nem diminuir a integridade de documentos de planejamento principais.

As solues atuais de planejamento empresarial da prxima gerao diferem de suas antecessoras das seguintes maneiras:

Elas fornecem links dinmicos para dados de toda a organizao. Elas fornecem um ambiente de planejamento unificado em toda a organizao. Elas podem acessar dados de variadas origens e us-los com ferramentas familiares, como o Microsoft Office. Elas vinculam (e traduzem) mtricas financeiras e no-financeiras. Elas podem modelar e avaliar vrias situaes hipotticas.

Somente 5% das empresas substituram seus processos tradicionais de oramento

Figura 4: Muito poucas empresas substituram seus processos de definio de oramento.

AS VANTAGENS DE SOLUES DE PLANEJAMENTO DA PRXIMA GERAO

A tecnologia de planejamento da prxima gerao deriva seu valor comercial das melhores prticas que ela facilita. As sub-sees a seguir descrevem algumas das principais vantagens das quais as empresas desfrutam com essas melhores prticas de planejamento tecnolgicas.
Resposta Rpida a Alteraes

Ao reduzir tempos de ciclo de planejamento, voc melhora consideravelmente a habilidade da organizao em responder alterao seja nos hbitos de compra dos clientes ou no estado da economia como um todo. Em vez de ser um problema, a alterao se torna uma oportunidade que suas organizaes podem usar para atingir vantagem competitiva sobre concorrentes menos geis.
Idia Comercial Acessvel e Acionvel

Quando todos os dados de planejamento na empresa esto disponveis em uma nica aplicao de fcil navegao, os gerentes podem aumentar o zoom e fazer drill-down facilmente na busca por dados. Isso leva a melhores decises sendo tomadas com mais rapidez, com mais confiana e com maior consistncia.
Desempenho Previsvel

Os mercados capitais premiam as empresas que consistentemente atingem seus nmeros; no entanto, difcil atingir essa consistncia quando os ciclos de planejamento se atrasam em relao s condies do mercado e seu processo de planejamento inclui possibilidade considervel para o erro. A tecnologia de planejamento empresarial da prxima gerao resolve esses problemas permitindo que voc avalie continuamente o desempenho real versus os resultados projetados, mantendo rigorosamente o alinhamento entre as previses e a execuo de situaes hipotticas.

Alocao de Recursos Otimizada

Se o marketing estiver planejando um grande aumento do Produto A, a ltima coisa a fazer investir no aumento da capacidade de fabricao do Produto B. No entanto, a alocao de recursos otimizada s pode ocorrer se o planejamento estiver vinculado em todas as reas da sua organizao com base em dependncias lgicas. Com um ambiente de planejamento empresarial unificado, voc pode usar esses vnculos para garantir que cada centavo gasto em infra-estrutura, folha de pagamento, materiais e servios externos seja perfeitamente alocado.
Participao Total de Todas as Equipes e Departamentos

Os negcios so um esporte coletivo, o que significa que o bom desempenho do balano s pode ocorrer quando todos de cada nvel e em todas as reas funcionais esto trabalhando juntos para atingir metas comuns claramente compreendidas. Um ambiente de planejamento empresarial compartilhado que usa dados financeiros e no-financeiros garante a concesso total a todos os participantes do processo apropriado e a aplicao consistente de prioridades comerciais em cada equipe, departamento e unidade comercial.

Figura 5: O planejamento empresarial exige melhor colaborao em toda a empresa horizontalmente em toda a organizao e verticalmente entre as camadas de gerenciamento.

Viso e Liderana Otimizadas

Nenhum software de planejamento pode fornecer uma bola de cristal para os gerentes; no entanto, a tecnologia de planejamento da prxima gerao pode facilitar a anlise e desenvolvimento de estratgias para lidar com o que o futuro reservar. A possibilidade de considerar e tentar uma grande variedade de situaes hipotticas fortalece os gerentes em todos os nveis. Ao fornecer a eles uma viso mais clara do futuro, permitimos que exercitem a criatividade no planejamento para perseguir com mais agressividade as oportunidades futuras. Esses so apenas alguns motivos pelos quais necessrio que as empresas no permaneam complacentes em seus mtodos de planejamento. As empresas que no conseguem direcionar prticas e ferramentas de planejamento permanecero com processos de planejamento lentos e separados, achando difcil competir com organizaes mais geis e unificadas, que so muito melhores em alavancar seus recursos.

TRANSFORMANDO O AMBIENTE DE PLANEJAMENTO

Mesmo que voc esteja relativamente certo de que sua organizao ter vantagens significantes com a implementao de uma soluo de planejamento empresarial da prxima gerao, voc precisa ter certeza de que consegue atingir essas metas com um mnimo de dificuldade (em termos de esforo, contratempo e custo). Lembre-se no entanto, que centenas de organizaes em uma faixa de mercado vertical j fizeram a transio, o que significa que voc est frente da concorrncia, mas longe da tecnologia de ponta: muitos pioneiros e usurios anteriores j se prepararam, implementando e provando a viabilidade dessas tecnologias.

Figura 6: Muitas empresas reconhecem a necessidade de alterar seus processos de definio de oramento.

Se voc estiver considerando liderar a iniciativa de planejamento empresarial da sua organizao, voc deve: Concentrar-se primeiro nos maiores problemas de planejamento da sua empresa. Embora o planejamento de melhores prticas fornea uma direo inestimvel, nem toda empresa deve implementar todas as prticas nem faz-lo de uma s vez. Normalmente, melhor se concentrar em amenizar primeiro as questes de planejamento mais urgentes. Se voc quiser atingir tempos menores de ciclo ou melhor alinhamento entre o marketing e as vendas, atacando primeiro os problemas de alta prioridade, voc pode ter bons resultados que ajudaro a obter o suporte e credibilidade necessrios para continuar a transio. Criar amplo consenso para a mudana. Adquirir a tecnologia certa essencial para o planejamento empresarial aprimorado, mas para aproveitar ao mximo essa tecnologia, toda a organizao precisa ter uma idia clara (e comprometimento) das metas da iniciativa de planejamento. Alm disso, os lderes dessa iniciativa precisaro receber fortes incentivos para suportar o processo pois ele afeta as reas da organizao. Facilitar o mximo possvel a vida dos usurios. Como o planejamento empresarial da prxima gerao visa promover o amplo envolvimento em uma organizao, a aceitao do usurio final essencial, e todo esforo deve ser feito para acomodar suas necessidades. Isso significa selecionar uma ferramenta de planejamento intuitiva, fornecer todo o treinamento necessrio e at mesmo permitir que mais pessoas avessas a mudanas continuem a usar planilhas como a ferramenta principal de desktop. Escolher o parceiro de tecnologia correto. O parceiro correto pode fornecer trs ingredientes essenciais em qualquer iniciativa de planejamento empresarial bem-sucedida: tecnologia superior, uma compreenso madura dos objetivos de planejamento corporativo e experincia em ajudar outras organizaes a fazer a transio.

Duas questes tcnicas adicionais que voc precisar considerar so: como migrar dados pertencentes a sistemas empresariais e como integrar a soluo com sistemas existentes. Voc deve procurar tambm por escalonabilidade, regras de workflow de planejamento altamente personalizveis e ferramentas de clculo flexveis. Embora os desafios associados anlise de um ambiente de planejamento empresarial possam parecer assustadores, eles desaparecem em comparao com os desafios associados tentativa de sucesso no mundo comercial super competitivo de hoje em dia sem esse ambiente. As empresas devem tomar decises mais rapidamente e com mais inteligncia e preciso do que nunca e a nica forma de fazer isso adotando a tecnologia de planejamento empresarial da prxima gerao.
ESCOLHENDO UMA SOLUO DE PLANEJAMENTO EMPRESARIAL

Uma soluo de planejamento empresarial completa deve Traduzir objetivos estratgicos em metas e alvos operacionais Classificar planos operacionais com alvos estratgicos Atualizar planos estratgicos usando os planos e previses operacionais mais recentes Atualizar planos estratgicos e operacionais facilmente e com freqncia Realizar anlises hipotticas e ad hoc Integrar todos os processos de planejamento em um nico ambiente centralizado

Combinando software de pacotes pr-definidos com recursos de inteligncia de negcios e prticas comprovadas de planejamento, as solues de planejamento empresarial da prxima gerao otimiza o planejamento comercial em toda a empresa. Com a tecnologia de planejamento empresarial certa implantada, voc poder direcionar o planejamento colaborativo, integrado e baseado em eventos em todos os nveis da sua organizao e com todos os participantes apropriados. Ao escolher uma soluo de planejamento empresarial, voc deve verificar se ela inclui as seguintes reas funcionais: Modelo estratgico. Sua soluo de planejamento empresarial deve permitir analisar, avaliar e escolher modelos financeiros estratgicos, balancetes de modelos, declaraes de renda e fluxos de caixa; e executar diferentes situaes em requisitos de margens e investimentos. Planejamento e previso financeira. O ambiente de planejamento deve permitir criar, rastrear e monitorar planos e previses de negcios em tempo real, e consolidar previses por geografia e produto. Planejamento operacional. Sua soluo de planejamento empresarial deve acelerar a fora de trabalho, o capital e o planejamento de projetos em toda a empresa, fornecendo cincia em tempo real sobre os impactos das suas decises de alocao de recursos.

Figura 7: O planejamento empresarial integra o modelo financeiro estratgico com o planejamento e a previso operacionais.

CONCLUSO

Uma soluo de planejamento empresarial de ltima gerao representa um componente principal de qualquer sistema de gerenciamento de desempenho da empresa, trazendo disciplina para o modelo financeiro estratgico, facilitando o planejamento e previso operacionais em toda a empresa e associando estratgias com operaes. Permitindo que as equipes de gerenciamento, finanas e operaes se concentrem em analisar informaes em vez de reuni-las e process-las, essas solues fornecem s organizaes a agilidade necessria para capitalizarem com oportunidades de negcios, otimizarem recursos e associarem metas estratgicas a planos operacionais.

Obtendo Vantagem Competitiva Por Meio de Planejamento Empresarial Atualizado em agosto de 2007 Oracle do Brasil Sistemas Ltda Sede no Brasil Av. Alfredo Egydio de Souza Aranha, 100 So Paulo SP - CEP 04726-170 Brasil CNPJ: 59.456.277/0001-76 Perguntas ou dvidas: Tel.: 0800 8914433 www.oracle.com.br

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