MANUAL DE CALIDAD

CONFORME A LA NORMA NTC-ISO 9001:2000

INSTITUCIN EDUCATIVA FLIX DE BEDOUT MORENO

VERSIN 01

MEDELLN MARZO DE 2008

TABLA DE CONTENIDO Pgina INTRODUCCIN 1. OBJETIVOS DEL MANUAL 1.1 Objetivo general 1.2. Objetivos especficos 2. ALCANCE Y APLICACIN 3. EXCLUSIONES Y JUSTIFICACION 4. ACERCA DE ESTE MANUAL 5. DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD 6. PRESENTACIN DE LA ORGANIZACIN 6.1 Resea Histrica 6.2 Compromisos institucionales 6.2.1 Poltica de calidad 6.2.2 Objetivos de calidad 6.2.3 Misin y Visin 6.2.4 Valores institucionales 6.3 Responsabilidades y Autoridades y comunicacin 6.3.1 Estructura institucional 6.3.2 Responsabilidades 6.3.2.1 Rectora 6.3.2.2 Comit de calidad 6.3.2.3 Alta Direccin 6.3.2.4 Responsable de proceso 6.3.2.5 Coordinador de calidad 6.3.2.6 Auditores internos de calidad 6.3.2.7 Docentes y personal de apoyo 6.3.3 Comunicacin 6.3.4 Enfoque al cliente 6 7 7 8 8 8 9 9 10 10 11 11 11 11 12 12 13 13 13 13 4 5 5 5 5 5 6

6.4 Compromiso y responsabilidades de la direccin 6.4.1 Compromiso de la direccin 6.4.2 Revisin e informes por la alta direccin 6.4.3 Gestin del talento 6.4.4 Infraestructura 6.4.5 Ambiente de trabajo 6.4.6 Identificacin y trazabilidad 6.4.7 Propiedad del cliente 6.4.8 Preservacin del producto 7. MAPA DE PROCESOS 7.1 Procesos visionales 7.2 Procesos misionales 7.3 Procesos de apoyo 8. ANEXOS No.1 Organigrama No.2 Mapa de procesos No.3 Caracterizacin de procesos No.4 Procedimientos No.5 Matriz de correlacin procesos Vs norma ISO 9001:2000

14 14 15 15 15 16 16 17 17 17 18 18 18 19

INTRODUCCIN La Institucin Educativa Flix de Bedout Moreno, consciente de las necesidades del medio y el mundo actual, ha implementado un sistema de gestin de la calidad por procesos, que busca optimizar su oferta educativa a travs del mejoramiento continuo para cumplir con las expectativas y requerimientos de la comunidad educativa.

1. OBJETIVOS DEL MANUAL 1.1. OBJETIVO GENERAL

Establecer la Poltica de calidad y describir de forma general el conjunto de compromisos, responsabilidades, procesos y recursos que constituyen el sistema de gestin de calidad de la Institucin Educativa Flix de Bedout Moreno.

1.2. OBJETIVOS ESPECFICOS

1.2.1 Permitir a todo el personal docente, discente y de apoyo comprender globalmente el sistema de gestin de calidad implementado y su compromiso en el desarrollo del mismo. 1.2.2 Permitir a las familias y otras partes interesadas conocer la estructura del sistema de gestin de calidad implementado en la institucin para satisfacer sus requerimientos.

2. ALCANCE Y APLICACIN
Marco de la norma NTC ISO 9001: 2000 que aplica a los procesos y actividades del servicio de educacin formal en los niveles preescolar, bsica, media acadmica y tcnica, incluidos dentro del Sistema Gestin de Calidad de la Institucin educativa Flix de Bedout Moreno.

3. EXCLUSIONES
La Institucin educativa Flix de Bedout Moreno basa su sistema de gestin de calidad en la norma NTC ISO 9001: 2000, de la cual se debe excluir el numeral 7.6, Control de los dispositivos de seguimiento y de medicin, porque para la prestacin del servicio educativo en nuestra institucin no se maneja ningn tipo de equipo de medicin que requiera de calibracin especial. 5

4. ACERCA DE ESTE MANUAL

Es responsabilidad del proceso de MEJORAMIENTO CONTINUO controlar la distribucin y actualizacin del manual de calidad, cualquier sugerencia de modificacin debe hacerse por escrito. Los cambios del contenido de este manual sern hechos de acuerdo al procedimiento PR-MC-02 Elaboracin y Control de Documentos. Este manual rige a partir de la fecha de su aprobacin, abril 1 de 2008.

5. DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

La Misin, la Visin y los Valores que se expresan en la Poltica de Calidad dan forma y contenido a este Manual de Calidad y a los documentos que de ste se derivan. La jerarqua de la documentacin y de los procesos del sistema de gestin de calidad est estructurada de la siguiente manera:

MANUAL DE CALIDAD

MAPA DE PROCESOS

CARACTERIZACIN DE PROCESOS

PROCEDIMIENTOS

FORMATOS

INSTRUCTIVOS

6. PRESENTACIN DE LA INSTITUCIN 6.1 Resea Histrica

En el ao 1969, en predios donados por el empresario antioqueo Flix de Bedout Moreno, se cre la Escuela que llevaba su nombre. La Institucin educativa Flix de Bedout Moreno se inici en el ao 1981 como seccin del IDEM Diego Echavarra Misas, con 8 grupos de sexto grado y 12 docentes, compartiendo el local con la escuela Flix de Bedout Moreno. Esta creacin en respuesta a la necesidad de aumentar la cobertura educativa, ante el crecimiento demogrfico del sector. En 1982 logra independizarse por Decreto Departamental No.0103 de febrero 15 del mismo ao, tomando el nombre de IDEM Flix de Bedout Moreno, con 820 estudiantes. Gracias al esfuerzo de la comunidad educativa, fue aprobada por Resolucin No.27-147 de 12 de diciembre de 1982, hasta nueva visita. Ampar legal y administrativamente al Liceo El Pedregal y las secciones Jernimo Luis Tejelo y Sor Juana Ins de la Cruz. En 1988 le fueron creadas las medias vocacionales en Educacin fsica, recreacin y deportes y Matemticas. En 1996 se crea, adems, la media vocacional en Salud y nutricin. Recibi el nombre de Concentracin Educativa Flix de Bedout Moreno mediante Resolucin 0072 de 1995. Por acuerdo municipal No.31 de 1995, se le cambia el nombre de Concentracin Educativa Flix de Bedout Moreno a Colegio Flix de Bedout Moreno, por la fusin de la escuela y el colegio con una nica administracin, vigente a partir del 31 de marzo de 1996; su primer rector fue la Licenciada Amparo Vargas. Mediante la Resolucin No.16220 de 27 de noviembre de 2002, se cambia el nombre a Institucin Educativa Flix de Bedout Moreno. y el l 17 de noviembre de 2005, se legalizan los estudios de Media Tcnica con especialidad en Informtica, en convenio con el Politcnico Colombiano Jaime Isaza Cadavid.

6.2 Compromisos Institucionales

6.2.1 Poltica de Calidad

La Institucin Educativa Flix de Bedout Moreno tiene como poltica planificar, ejecutar, evaluar y ajustar sus procesos para mejorar continuamente su servicio y cumplir la funcin social de formar en el ser y el conocer para la vida. Cuenta con: Un currculo pertinente, flexible, contextualizado basado en competencias Un personal docente idneo, competente en continua actualizacin para el Adecuados procesos de comunicacin, reconocimiento y motivacin para los tecnolgicas y liderazgo empresarial. desempeo de su funcin pedaggica. integrantes de la comunidad educativa.

6.2.2 Objetivos de Calidad

Establecer el mejoramiento en cada uno de los procesos institucionales mediante el ciclo PHVA. Desarrollar competencias cognitivas, ciudadanas y laborales a travs de un currculo ajustado a las necesidades del estudiante y su entorno. Permitir el desempeo efectivo del personal, ubicndolo en su rea de formacin y posibilitando su capacitacin continua. Implementar procesos de comunicacin, reconocimiento y motivacin para estimular el compromiso, la participacin y la democracia de toda la comunidad educativa.

6.2.3 Misin y Visin Misin

La Institucin Educativa Flix de Bedout Moreno forma nias, nios y jvenes en el ser y el conocer, implementando un aprendizaje-significativo-problmico, enmarcado en avances tecnolgicos, que posibilitan la reflexin, la investigacin, la participacin y la convivencia pacfica, contribuyendo a un eficiente desempeo personal, social y laboral.

Visin
Para el ao 2012 la Institucin Educativa Flix de Bedout Moreno ser reconocida por su calidad en el servicio, caracterizada porque sus estudiante y egresados poseen competencias ciudadanas, cientficas y tecnolgicas, una actitud investigativa y un proyecto de vida claro, contribuyendo a su desarrollo personal, social, cultural y empresarial, acorde con las necesidades del medio y del mundo globalizado.

6.2.4 Valores institucionales COMPROMISO:

Cumplir con agrado, conviccin y efectividad las tareas

asignadas o adquiridas.

RESPETO: Reconocer y aceptar las diferencias individuales. Buen trato a s

mismo, a los dems y a su entorno.

SOLIDARIDAD: Estar dispuesto y actuar en funcin de servir a los dems de

manera desinteresada.

PERTENENCIA: Valorar, proteger y sentir como propios los bienes privados y

pblicos.

PARTICIPACIN: Intervenir en forma activa en los procesos que ayudan en la

toma democrtica de decisiones a nivel institucional.

CALIDAD: Es un proceso de mejoramiento continuo que busca satisfacer las

necesidades y expectativas de la comunidad educativa

6.3 Responsabilidades, Autoridades y Comunicacin 6.3.1 Estructura Institucional

La Direccin consciente de la necesidad de tener una proyeccin orientada al servicio y la satisfaccin del Cliente y en el empeo por un mejoramiento continuo presenta el modelo de organizacin, en el cual se definen los niveles jerrquicos y la interrelacin entre las diferentes unidades de la Institucin (Anexo 1)

10

6.3.2 Responsabilidades
6.3.2.1 Rectora: Es el estamento encargado de la direccin general de la institucin. Entre sus responsabilidades estn: 1. Definir y documentar la poltica y los objetivos de calidad. 2. Velar por el cumplimiento de la poltica y objetivos de calidad, en todos los niveles de la institucin. 3. Proporcionar los medios y recursos necesarios para la efectiva implementacin del sistema de calidad. 4. Participar y comunicar a la comunidad educativa la importancia de cumplir con los requisitos legales, institucionales y del cliente. 5. Revisar peridicamente el sistema de calidad para evaluar su conveniencia, adecuacin, efectividad, eficacia y grado de cumplimiento.

6.3.2.2 Comit de Calidad: Es el encargado de promover y mejorar la calidad en la Institucin educativa Flix de Bedout Moreno y de coordinar la ejecucin de los procesos que se establezcan con esta finalidad. Entre sus responsabilidades estn: 1. Planear y ajustar el sistema de gestin de la calidad 2. Coordinar, administrar y apoyar la implementacin del sistema de gestin de calidad. 3. Establecer acciones preventivas y correctivas para el mejoramiento de la calidad de la institucin. 4. Realizar el seguimiento de los procesos de calidad y sus resultados. 6.3.2.3 Alta Direccin: Tiene la autoridad necesaria para asumir responsabilidades frente al sistema de gestin de calidad. Entre sus responsabilidades estn: 1. Establecer y mantener los procesos necesarios para el sistema de gestin de la calidad. 2. Informar al rector y al comit de calidad, sobre la efectividad del sistema de gestin de calidad. 11

3. Promover el cumplimento de todos los requisitos para la satisfaccin del cliente en todos los niveles de la organizacin. 4. Identificar dentro de los procesos los canales de comunicacin. 5. Solicitar las auditoras internas y externas. 6.3.2.4 Responsable de Proceso: Es el encargado de planear, implementar, mantener y mejorar el proceso a su cargo. Entre sus funciones estn: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. conformidades. 6.3.2.5 Coordinador de Calidad: Es el encargado de definir y coordinar los lineamientos relacionados con las actividades de implementacin y mantenimiento del sistema de gestin de calidad de la institucin. Entre sus funciones estn: 1. Definir y coordinar los lineamientos relacionados con las actividades de Conocer, entender, transmitir y cumplir la poltica de calidad. Influenciar positivamente en el proceso a su cargo. Implementar y revisar los procedimientos del sistema de calidad Designar responsables en las actividades de los procesos. Iniciar acciones de prevencin para evitar cualquier no

y garantizar su cumplimiento en los procesos de su responsabilidad.

conformidad en el Sistema de Gestin de la Calidad. Comunicar y dar soluciones a las no conformidades. Verificar la implementacin de los planes de mejora a las no

normalizacin. 2. Documentar el Sistema de Calidad para lograr que se implemente, audite y

mantenga en cada uno de los procesos de la institucin. 3. Velar para que la poltica de calidad sea transmitida en todos los niveles de la

institucin. 4. Conocer lo establecido en el manual de calidad y en los procedimientos del sistema

de calidad y garantizar su cumplimiento en los procesos de su responsabilidad.

12 6.3.2.6 Auditores Internos de Calidad: Estn encargados de verificar el cumplimiento de los criterios de auditora. Entre sus responsabilidades estn: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Cumplir los requisitos aplicables de auditora. Comunicar y aclarar los requisitos de la auditora. Planificar y llevar a cabo las responsabilidades asignadas, en forma eficaz y Documentar las observaciones de la auditora. Informar los resultados de la auditora. Garantizar que los documentos de auditora se conserven en forma confidencial. Tratar la informacin de la auditora con discrecin.

eficiente.

6.3.2.7 Docentes y personal de apoyo: Entre sus responsabilidades estn: 1. Conocer el sistema de gestin de calidad. 2. Participar en el logro de los objetivos de calidad. 3. Identificar, registrar y evaluar las no conformidades que afecten la calidad en su tarea para implementar acciones correctivas y/o preventivas. 6.3.3 Comunicacin El proceso de Direccionamiento estratgico tiene definidos canales adecuados para asegurar que la informacin relativa a la operacin y eficacia de los procesos fluya a travs de toda la institucin. Cada proceso tiene definidos los criterios para asegurar que la informacin necesaria (documentos, criterios, responsabilidades, registros, incidencias, etc.) est a disposicin del personal apropiado para la toma de decisiones. Los canales de comunicacin involucran: actas, circulares, memorandos, cartas comerciales, plegables, folletos, webgrafas, correo electrnico y dems instrumentos de informacin y comunicacin. 6.3.4 Enfoque al cliente

El enfoque al cliente es una parte fundamental de nuestro sistema de gestin de calidad, el cual est orientado a la satisfaccin de las necesidades de la comunidad educativa. 13 La Alta Direccin promueve la oportuna y adecuada atencin a los clientes y partes interesadas mediante el tratamiento adecuado de las quejas y reclamos que se presenten y con el cumplimento de sus necesidades y expectativas medidas por medio de la evaluacin de satisfaccin, donde en forma oportuna se toman los correctivos del caso y se planean las acciones de mejora que se originen como resultado de la percepcin de nuestros Clientes.

6.4 Compromisos y responsabilidades de la alta direccin

6.4.1 Compromiso de la alta direccin La Alta Direccin de la Institucin Educativa Flix de Bedout Moreno demuestra su compromiso en la implementacin y mejora continua de la eficacia del sistema de gestin de calidad mediante las siguientes acciones: 1. Definir una poltica de calidad acorde con el direccionamiento estratgico. 2. Establecer los objetivos de calidad y las metas para la prestacin de su servicio educativo. 3. Comunicar continuamente al personal de la institucin la importancia de satisfacer los requisitos del cliente, requisitos legales y reglamentarios. circulares, documentos, entre otros. 4. Asegurar la disponibilidad de recursos para implementar y mantener el sistema de gestin de calidad y mejorar continuamente la eficacia de los servicios educativos. Dicha comunicacin se realiza a travs de reuniones, procedimientos del sistema de gestin de calidad,

5. Llevar a cabo revisiones para evaluar el desempeo del sistema de gestin de calidad y definir acciones de mejora.

14 6.4.2 Revisin e informes por la alta direccin El sistema de calidad es revisado anualmente por la direccin para asegurarse de su continua efectividad y evaluar la necesidad de implementar cambios al sistema incluyendo la poltica y objetivos de calidad, con el fin de mejorar el servicio educativo y aumentar la satisfaccin de los clientes. El proceso de mejoramiento continuo emite un informe a la alta direccin, antes de la revisin con el consolidado del sistema de gestin de la calidad (datos de entrada de acuerdo con el numeral 5.6.2 informacin para la revisin), resultados de auditoras, retroalimentacin del cliente, desempeo de los procesos, estado de las acciones correctivas y preventivas, resultados de la evaluacin institucional, revisiones previas de la alta direccin, cambios al sistema, recomendaciones y acciones de mejora, con el fin de orientar la evaluacin de la eficacia del sistema de calidad de la institucin. Realizada la revisin, se elabora un acta con los resultados que arroja oportunidades de mejora del sistema de calidad (datos de salida). 6.4.3 Gestin del talento humano La institucin, a travs del proceso de talento humano, cuenta con personal calificado y competente, capaz de llevar a cabo las actividades y las tareas necesarias para garantizar el cumplimiento de los requisitos de los procesos. Las necesidades de formacin se determinan en evaluaciones de desempeo, en la asesora y seguimiento a docentes, en las revisiones por la direccin, en la toma de acciones correctivas y/o preventivas y en los resultados de las auditoras internas. 6.4.4 Infraestructura

La realizacin de los procesos necesarios para la gestin de la calidad requiere de la asignacin de recursos adecuados que permitan el cumplimiento de los requisitos

15 establecidos y la consecucin de los objetivos propuestos, con el fin de garantizar la satisfaccin de los clientes.

La alta direccin procura que en la Institucin Educativa Flix de Bedout Moreno se disponga de una infraestructura adecuada a la naturaleza de los procesos que se desarrollan en su interior. De forma especfica la infraestructura esencial la constituye: 17 aulas de clase, 2 aulas de informtica, un laboratorio de qumica, biblioteca, aula mltiple-restaurante escolar , aula de apoyo y psicologa , cancha polideportiva, sala de ajedrez, servicios sanitarios, patio de descanso, patio infantil y tienda escolar. La institucin cuenta con oficinas suficientes para el desarrollo de las labores administrativas y una sala de profesores. 6.4.5 Ambiente de trabajo

La Institucin educativa se encuentra en zona urbana a condiciones normales de temperatura y presin. Dentro de la institucin se procura la proteccin de la integridad fsica; psquica y moral del estudiante. La alta direccin promueve y mantiene un ambiente de trabajo adecuado para la realizacin de sus actividades: 1. 2. 3. Se respeta la normatividad vigente aplicable a la Institucin. Se difunde el uso de reglamentos y medidas de seguridad. Se identifica e interviene el clima organizacional de la institucin para mejorarlo.

6.4.6 Identificacin y trazabilidad

La trazabilidad se confirma mediante el archivo de los registros del proyecto educativo institucional, de la planeacin estratgica, el rendimiento acadmico de los estudiantes y otros datos que permiten realizar un seguimiento de la informacin, los ajustes y actualizaciones, se realizan en reunin de los comits y estamentos institucionales. 16 Toda la documentacin relacionada con los estudiantes se identifica por orden alfabtico y por grado, segn las pautas establecidas por la institucin. La identificacin del plan de estudio se establece con los lineamientos de la poltica educativa vigente. 6.4.7 Propiedad del Cliente La institucin educativa brinda a las familias y a sus estudiantes la proteccin y preservacin de aquellos registros, requisitos de ingreso e informes de calificaciones, que son de su propiedad y que estn directamente relacionados con el proceso de admisiones y registro. Ser responsabilidad de la institucin educativa la identificacin de los documentos que registra y archiva, segn criterios definidos en el procedimiento admisiones y registro PRAR-01. La Institucin educativa comunica formalmente a las partes interesadas las novedades, en caso de eventuales daos o extravos. 6.4.8 Preservacin del Producto La Institucin educativa considera parte fundamental la preservacin de documentos como: informes acadmicos, planes de estudio, proyectos institucionales, manual de convivencia, libros reglamentarios, entre otros archivos, en medio impreso y magntico. Estos documentos son preservados y almacenados en lugares adecuados y protegidos para evitar su dao o deterioro. Estas actividades son monitoreadas para asegurar el cumplimiento de las necesidades de la comunidad educativa.

7. MAPA DE PROCESOS

Un proceso engloba el conjunto de operaciones necesarias para alcanzar un resultado deseado y necesario para cumplir los requisitos de los clientes y los requisitos legales aplicables. Promover calidad requiere la identificacin y aplicacin de los procesos; de este modo, el sistema de gestin de calidad es el medio por el cual: 17 1. Se identifican los procesos necesarios para lograr la calidad en la Institucin educativa Flix de Bedout Moreno 2. Se determina la secuencia e interaccin de los procesos. 3. Se determinan criterios y mtodos para su operacin y control eficaz. 4. Se asegura la disponibilidad de recursos e informacin necesarios para apoyar esta operacin y control. 5. Se realiza el seguimiento y anlisis de los procesos implementando las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua.

La Institucin educativa Flix de Bedout Moreno ha definido tres categoras de procesos:

7.1 Procesos Visionales

Procesos necesarios para la direccin y planificacin a corto, medio y largo plazo de las actividades de la Institucin educativa.

7.2 Procesos Misionales

Procesos de operacin y control necesarios para cumplir con la razn de ser de la institucin educativa, de acuerdo a los requerimientos de la comunidad educativa y la legislacin vigente.

7.3 Procesos de Apoyo

Procesos auxiliares necesarios para el mantenimiento del sistema de gestin de la calidad y el funcionamiento de la institucin. El modelo de nuestro sistema de gestin de la calidad basado en procesos se muestra en el anexo en la pgina siguiente, adems del listado de procesos.

18

10.

ANEXOS 1. Organigrama 2. Mapa de procesos 3. Caracterizaciones de los Procesos 4. Procedimientos 5. Matriz de correlacin procesos Vs norma ISO 9001:2000

Elabor________________ Revis__________________

Aprob_________________

19

Anexo 1

INSTITUCION EDUCATIVA FELIX DE BEDOUT MORENO ESTRUCUTRA ORGANIZACIONAL

ALTA DIRECCIN
PERSONERO ESTUDIANTIL

PROCESO VISIONALES
DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO MEJORAMIENTO CONTINUO

PROCESOS MISIONALES

PROCESOS DE APOYO
GESTION FINANCIERA Y DE RECURSOS

ADMISIONES Y REGISTRO Secretaria

ESTRATEGICO
Coordinacin de calidad

DISEO CURRICULAR

ESTRATEGICO
Coordinaciones Jefatura de reas Aula de Apoyo

TALENTOHUMANO Docentes

Servicios Administrativos

GESTION COMUNIDAD

Proyectos Pedaggicos

Tienda escolar PRCTICA Y SEGUIMIENTO PEDAGGICO Restaurante Psicologa Servicio Social Escuela de padres

CONSEJO ACADMICO

Comisiones de Evaluacin y promocin

ESTUDIANTES

Tesorera

CONSEJO DIRECTIVO

CONSEJO DE ESTUDIANTES

ASOCIACION DE PADRES

CONSEJO DE PADRES

RECTORIA

Biblioteca

Anexo 2

P
DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO GESTIN MEJORAMIENTO

V A

ESTUDIANTES ESTUDIANTES PADRES DE FAMILIA DISEO CURRICULAR PRCTICA Y SEGUIMIENTO PEDAGGICO

ADMISIONES Y REGISTRO

PADRES DE FAMILIA

NECESIDADES DEL CLIENTE

SATISFACCIN DEL CLIENTE

TALENTO HUMANO

GESTIN COMUNIDAD

GESTIN FINANCIERA Y RECURSOS

SEGUIMIENTO A QUEJAS Y RECLAMOS