LIMITACIONES DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO Ningn sistema de control interno puede garantizar sus cumplimiento de sus objetivos ampliamente,

de acuerdo a esto, el control interno brinda unaseguridad razonable en funcin de :

y

Costo beneficio

El control no puede superar el valor de lo que se quiere controlar.

y

La mayora de los controles hacia transacciones o tareas ordinarias.

Debe establecerse bajo las operaciones repetitivas y en cuanto a las extraordinarias , existe la posibilidad q ue el sistema no sepa responder
y y

El factor de error humano Posibilidad de conclusiones que pueda evadir los controles.

Polucin de fraude por acuerdo entre dos o mas personas . No hay sistema de control no vulnerable a estas circunstancias.

Limitaciones del control interno

El control interno no es la panacea, no soluciona todos los problemas y deficiencias de una organizacin, es decir que no representa la "garanta total" sobre la consecucin de los objetivos. El sistema de control interno slo proporciona una grado de seguridad razonable, dado que el sistema se encuentra afectado por una serie de limitaciones inherentes a ste, como por ejemplo la realizacin de juicios errneos en las toma de decisiones, errores o fallos humanos, etc. Adems, si encontramos colusin en 2 o ms personas, es muy probable que puedan eludir el sistema de control interno. Muchas personas creen que estableciendo un sistema de control interno, se acaban los riesgos y males que asechan a la empresa, y esto no es tan as, el control interno no es el remedio o solucin final a todos los males. Debemos distinguir 2 conceptos a la hora de considerar las limitaciones del control interno:

El control interno funciona a diferentes niveles con respecto a los diferentes objetivos. En el caso de los objetivos operacionales el control interno no puede proporcionar ni siquiera una seguridad razonable de que se conseguirs los objetivos. El control interno no puede proporcionar una seguridad "absoluta" con respecto a cualquiera de las categoras de objetivos (Operacionales, Informacin Financiera y Cumplimiento).

Existen determinados hechos o circunstancias que son ajenos al control interno, y por otra parte ningn sistema har lo que se quiera que haga, a lo sumo se podr esperar la obtencin de una seguridad razonable. No obstante, existen varios factores que influyen colectivamente en reforzar el concepto de seguridad razonable, como ser el efecto acumulativo de los controles.
Juicios

La eficiencia de los controles se ver limitada por el riesgo de errores humanos en la toma de decisiones, siendo stas tomadas dentro de lmites temporales, de acuerdo a la informacin disponible y usualmente bajo presin. Dentro de la naturaleza de las decisiones que afectan al control, basadas en el juicio humano, podemos describir la siguientes:
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Disfunciones del sistema: Los control internos a pesar de estar bien diseados pueden fallar. Pueden cometerse errores originados en interpretaciones incorrectas, o por dejadez, despistes, olvidos o fatigas. Es probable tambin que ante un cambio de sistemas el personal an no se encuentre bien capacitado o informado sobre el mismo, lo que originar la consecucin de errores de control. Elusin de los controles por la direccin: El sistema de control interno no puede ser ms eficaz que las personas responsables de su funcionamiento. Siempre existe la posibilidad que el personal directivo eluda el

sistema de control interno con fines particulares. En este caso siempre existe el intento de encubrir hechos no legtimos.
y

Confabulacin: Cuando dos o mas personas actan colectivamente para cometer y encubrir un acto cuyo objetivo es el de eludir el sistema de control interno. Relacin costes/beneficios: A la hora de establecer un control siempre se evalan los costos y beneficios de su implementacin. El costo del control no debe ser mayor a lo controlado.

Limitaciones del control interno:

- El concepto razonable est relacionado con el reconocimiento explicito de la existencia de limitaciones inherentes del control interno. - La actividad de control dependiente de la separacin de funciones, puede n ser burladas por colusin entre empleados, es decir ponerse de acuerdo para daar a terceros. - En el desempeo de los controles pueden cometerse errores como resultados de las interpretaciones errneas de instrucciones, errores de juicio, descuido, dis traccin y fatiga. - La extensin de los controles adoptados en una organizacin tambin est limitada por consideracin de costo, por lo tanto no es factible establecer controles que proporcionen proteccin absoluta del fraude y el despilfarro, sino establecer los controles que garanticen una seguridad razonable desde el punto de vista de los costos.

El objeto de este manual es servir de gua y referencia en las actividades y actuaciones que en materia de evaluacin y asesora debe realizar la Oficina de Coordinacin de Control Interno, para el mejoramiento continuo de la gestin organizacional que debe cumplir las Empresas Pblicas de Neiva en la prestacin de los servicios Pblico de Acueducto, Alcantarillado y Aseo. Es importante aclarar que la Unidad u Oficina de Control Interno es uno de los elementos o componentes del sistema, es un rgano asesor a nivel gerencial de la entidad, por consiguiente el compromiso para con el sistema de Control Interno es de cada uno de los funcionarios que presta sus servicios a la Empresa mediante el denominado autocontrol, razn que fundamenta la Ley al establecer que el ejercicio del control es intrnseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la Entidad. En trminos generales esta gua bsica de la oficina de Control Interno lo que pretende es unificar criterios con respecto a las funciones que debe cumplir y que se pueden definir en cuatros tpicos as: 1. ACOMPAAR y ASESORAR: Es una de las funciones bsicas de la oficina de Control Interno, con base en la cual desarrolla su capacidad de gestin con el fin de mejorar la efectividad de las Empresas Pblica de Neiva. 2. REALIZAR EVALUACIONES: Como herramienta de medicin y seguimiento en la cual se desarrollan auditoras especf icas y de procesos, as como la evaluacin del sistema de Control Interno. 3. FOMENTAR LA CUL TURA DE CONTROL: En este concepto se incluyen la capacitacin y divulgacin, la sensibilizacin en el ambiente de Control, el diseo de valores ticos Organizacionales y el logro del compromiso de los Niveles Directivos con el tema de Control Interno. 4. RELACION CON ENTES EXTERNOS: Teniendo en cuenta que la oficina de Coordinacin de Control Interno de la Empresa es un componente bsico del sistema, deben ser quienes faciliten las visitas de control externo y coordinen la elaboracin de los informes de la Entidad. Estos cuatro pasos son la esencia a desarrollar dentro del contexto del presente manual el cual es un medio para contribuir mediante la direccin de la oficina de Control Interno brindar apoyo y asesora a la gerencia as como a todas las dems dependencias de la Empresa.

OFICINA DE CONTROL INTERNO

MISIN. Liderar, organizar y coordinar la aplicacin y ejecucin de principios, mtodos, procedimientos y controles requeridos para garantizar de los servidores pblicos eficacia, eficiencia y economa al interior de cada dependencia de la Administracin Municipal y la optimizacin y racionalidad de los recursos, todo ello enmarcado en una cultura de autocontrol y retroalimentacin que genere progresivamente un mejoramiento continuo de la accin municipal.

OBJETIVO GENERAL. Asesorar y evaluar la oportunidad, eficiencia y transparencia de las actividades de la Administracin Central Municipal, con el fin de asegurar la ejecucin de los planes, proyectos y objetivos institucionales y fomentar la cultura de autocontrol en todos los niveles. FUNCIONES GENERALES. Son funciones de la Oficina de Control Interno, las siguientes:

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Planear, dirigir y organizar la verificacin y la evaluacin del Sistema de Control Interno en la Administracin Central Municipal de acuerdo con las polticas y disposiciones vigentes sobre la mater ia y vigilar el cumplimiento de las mismas por parte de los funcionarios a su cargo, para proyectar el desarrollo y los intereses del municipio; Adems de las establecidas en el Artculo 12 de la Ley 87 de 1993 y en otras normas relacionadas, evaluar la aplicacin del sistema contable para determinar su calidad tcnica, nivel de credibilidad, eficiencia y oportunidad en la produccin de la informacin financiera; Aportar elementos de juicio para la toma de decisiones relacionados con la adopcin, la ejecuci n y el control de los Programas propios del organismo; Verificar que el Sistema de Control Interno est formalmente establecido dentro de la Administracin Central y que su ejercicio sea intrnseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos, en pa rticular de aquellos que tengan responsabilidad de mando; Asesorar a las instancias directivas de la entidad territorial en la organizacin y gestin, fomentando la formacin de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno para el cumplimiento de la misin institucional; Verificar que se implementen las medidas respectivas recomendadas a travs de planes de mejoramiento; Armonizar el Informe de Control Interno Contable, con las normas referidas a la creacin del Sistema de Control Interno y el Informe Ejecutivo Anual relacionado con la evaluacin del Sistema de Control Interno Institucional; Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la Administracin Central, se cumplan por los responsables de su ejecucin en todas las dependencias; Verificar que en la Oficina de Control Interno Disciplinario se ejerza adecuadamente la aplicacin de la funcin disciplinaria, se agoten los procedimientos, se respeten los derechos de los disciplinad os consagrados en la Constitucin y en la Ley y se de cumplimiento a los trminos establecidos en las normas; Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la Administracin estn adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente de acuerdo con la evolucin de la entidad territorial; Velar porque la Administracin Municipal defina estrategias para desarrollar procesos por etapas de planeacin, ejecucin, evaluacin; Objetivar hallazgos y comunicar los r esultados y recomendaciones que faciliten la toma de decisiones por parte del nivel Directivo; Acompaar y asesorar a los funcionarios en el desarrollo de sus gestin, a fin de obtener los resultados esperados; Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos y bienes, de los sistemas de informacin de la Alcalda Municipal y recomendar los correctivos necesarios; Evaluar y verificar la aplicacin de los mecanismos de participacin ciudadana, que en desarrollo del mandato constitucional y legal disee la entidad; Mantener permanentemente informados a los directivos acerca del estado del control interno dentro de la entidad, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento; Efectuar seguimiento y verificacin al cumplimiento de las medidas recomendadas para el mejoramiento del control interno y de su aplicacin y solicitar de todas las dependencias y entes descentralizados la colaboracin, informes, datos y documentos necesarios para el cumplimiento de su labor; Revisar, verificar y evaluar los informes que le sean remitidos y elaborar los que le sean solicitados, para su consolidacin y posterior respuesta al Ente de Control solicitante; Realizar el acompaamiento y asesorar a los funcionarios de la administraci n central en el desarrollo de sus gestiones, con la finalidad de optimizar la efectividad de las mismas; Presentar informes de accin de las distintas dependencias de la Administracin Central Municipal, a la instancia o autoridad correspondiente y a los organismos de control con la oportunidad y periodicidad requerida; Contribuir con el diseo e implementacin del Sistema Integrado MECI -CALIDAD, aplicarlo como herramienta de gestin sistemtica y transparente, dirigir y evaluar el desempeo en trminos de calidad y satisfaccin

social en la prestacin de los servicios, enfocados en la optimizacin, celeridad de los procesos y en las expectativas de los usuarios que se benefician de la Administracin Central Municipal; Las dems que le asignen la Ley, las Ordenanzas, los Acuerdos y los Reglamentos.

Pregunta 5
La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones, se ha incrementado en los ltimos aos, esto debido a lo prctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en especial si se centra en las actividades bsicas que ellas realizan, pues de ello dependen para mantenerse en el mercado. Es bueno resaltar, que la empresa que aplique controles internos en sus operaciones, conducir a conocer la situacin real de las mismas, es por eso, la importancia de tener una planificacin que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visin sobre su gestin. Por consiguiente, el control interno comprende el plan de organizacin en todos los procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del negocio, para proteger y resguardar sus activos, verificar su exactitud y confiabilidad de los datos contables, as como tambin llevar la eficiencia, productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesin a las exigencias ordenadas por la gerencia. De lo anterior se desprende, que todos los departamentos que conforman una empresa son importantes, pero, existen dependencias que siempre van a estar en constantes cambios, con la finalidad de afinar su funcionabilidad dentro de l a organizacin. Siendo las cosas as, resulta claro, que dichos cambios se pueden lograr implementando y adecuando controles internos, los cuales sean capaces de salvaguardar y preservar los bienes de un departamento o de la empresa. Dentro de este orden de ideas, (Catcora, 1996:238), expresa que el control interno: "Es la base sobre el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable, el grado de fortaleza determinar si existe una seguridad razonable de las operaciones reflejadas en los estados financieros. Una debilidad importante del control interno, o un sistema de control interno poco confiable, representa un aspecto negativo dentro del sistema contable". En la perspectiva que aqu adoptamos, podemos afirmar que un departamento que no aplique controles internos adecuados, puede correr el riesgo de tener desviaciones en sus operaciones, y por supuesto las decisiones tomadas no sern las ms adecuadas para su gestin e incluso podra llevar al mismo a una crisis operativa, por lo que, se debe asumir una serie de consecuencias que perjudican los resultados de sus actividades. Despus de revisar y analizar algunos conceptos con relacin al control, se puede decir que estos controles nos permite definir la forma sistemtica de como las empresas han visto la necesidad de implementar controles administrativos en todos y cada uno de sus operaciones diarias. Dichos controles se deben establecer con el objeto de reducir el riesgo de prdidas y en sus defectos prever las mismas. Sea cual sea la aplicacin del control que se quiere implementar para la mejora

organizativa, existe la posibilidad del surgimiento de situaciones inesperadas. Para esto es necesario aplicar un control preventivo, siendo estos los que se encargaran de ejecutar los controles antes del inicio de unproceso o gestin administrativa. Adicionalmente, se cuentan con controles de deteccin de los cuales se ejecutan durante o despus de un proceso, laeficacia de este tipo de control depender principalmente del intervalo de tiempo transcurrido entre la ejecucin del proceso y la ejecucin del control. Para evaluar la eficiencia de cualquier serie de procedimiento de control, es necesario definir los objetivos a cumplir. Unido a esto, (Poch, 1992:17), expresa "el control aplicado de la gestin tiene por meta la mejora de los resultados ligados a los objetivos." Esto deduce la importancia que tienen los controles y en tal sentido, (Leonard, 1990:33), asegura "los controles es en realidad una tarea de comprobacin para estarseguro que todo se encuentra en orden.". Es bueno resaltar que si los controles se aplican de una forma ordenada y organizada, entonces existir una interrelacin positiva entre ellos, la cual vendra a constituir un sistema de control sumamente ms efectivo. Cabe destacar que el sistema de control tiende a dar seguridad a las funciones que cumplan de acuerdo con las expectativas planeadas. Igualmente seala las fallas que pudiesen existir con el fin de tomar medidas y as su reiteracin. Una vez que el sistema est operando, se requiere de una previsin sobre una base de pruebas para ver si los controles previstos estn operando como se plane. Por esto el control interno no puede funcionar paralelamente al sistema, por estar estos ntimamente relacionados, es decir, funcionan como un todo, para lograr el objetivo establecido por la organizacin. Entrando ms de lleno en el tema central, el control interno es todo un sistema de controles financieros utilizados por las empresas, y adems, lo establece la direccin o gerencia para que los negocios puedan realizar sus procesos administrativos de manera secuencial y ordenada, con el fin de proteger sus activos, salvaguardarlos y asegurarlos en la medida posible, la exactitud y la veracidad de sus registros contables; sirviendo a su vez de marco de referencia o patrn de comportamiento para que las operaciones y actividades en los diferentes departamentos de la organizacin fluyan con mayor facilidad. Tomando en cuenta que el control interno va a servir como base o instrumento de control administrativo, y que igualmente abarca el plan de organizacin, de procedimientos y anotaciones dirigidas con la nica finalidad de custodiar los activos y a la confiabilidad contable, la (Federacin de Colegios de Contadores Pblicos de Venezuela 1994:310), la define como: "El plan de organizacin, de todos los mtodos y medidas coordinadas adoptadas al negocio, para proteger y salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de los datos contables y sus operaciones, promover la eficiencia y la productividad en las operaciones y estimular la adhesin a las prcticas ordenadas para cada empresa". Una vez establecido y dejado claro el significado del control interno es bueno verlo tambin desde un punto de vista financiero donde (Holmes, 1994:3), lo define como: "Una funcin de la gerencia que tiene por objeto salvaguardar, y preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraern obligaciones sin autorizacin". Asimismo, el concepto de control interno emitido por (Redondo, 1993:267), es: "se debe hacer un estudio y una evaluacin adecuada de control interno existente, como base para determinar la amplitud de las pruebas a las cuales se limitarn los procedimientos de auditoras".

Tomando en cuenta los distintos conceptos de control interno pueden dividirse en dos grandes grupos: Administrativos y Contables. En cuanto al administrativo, es el plan de organizacin, y todos los mtodos que facilitan la planeacin y control de la empresa (planes y presupuestos). Con relacin al contable, se puede decir que comprende de mtodos y procedimientos relacionados con la autorizacin de transacciones, tal es el caso de los registros financieros y contables. Dentro de esta perspectiva (Catcora, 1996:238), seala que: "un sistema de control interno se establece bajo la premisa del concepto decosto/beneficio. El postulado principal al establecer el control interno disea pautas de control cuyo beneficio supere el costo para implementar los mismos". Es notorio manifestar, que el control interno tiene como misin ayudar en la consecucin de los objetivos generales trazados por la empresa, y esto a su vez a las metas especficas planteadas que sin duda alguna mejorar la conduccin de la organizacin, con el fin de optimizar la gestin administrativa. Sin embargo sobre este punto, es importante sealar que, para que un control interno rinda su cometido, debe ser: oportuno, claro, sencillo, gil, flexible, adaptable, eficaz, objetivo y realista. Todo esto tomando en cuenta que la clasificacin del mismo puede ser preventiva o de deteccin para que sea originaria. El control interno contable representa el soporte bajo el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable. Un sistema de control interno es importante por cuanto no se limita nicamente a la confiabilidad en la manifestacin de las cifras que son reflejadas en los estados financieros, sino tambin evala el nivel de eficiencia operacional en los procesos contables y administrativos. El control interno en una entidad est orientado a prevenir o detectar errores e irregularidades, las diferencias entre estos dos es la intencionalidad del hecho; el trmino error se refiere a omisiones no intencionales, y el trmino irregular se refiere a errores intencionales. Lo cierto es que los controles internos deben brindar una confianza razonable de que los estados financieros han sido elaborados bajo un esquema de controles que disminuyan laprobabilidad de tener errores sustanciales en los mismos. Con respecto a las irregularidades, el sistema de control interno debe estar preparado para descubrir o evitar cualquier irregularidad que se relacione con falsificacin, fraude o colusin, y aunque posiblemente los montos no sean significativos o relevantes con respecto a los estados financieros, es importante que estos sean descubiertos oportunamente, debido a que tienen implicaciones sobre la correcta conduccin del negocio. Segn (Meigs, W; Larsen, G. 1994:49), el propsito del control interno es: "Promover la operacin, utilizar dicho control en la manera de impulsarse hacia la eficaz y eficiencia de la organizacin". Esto se puede interpretar que el cumplimiento de los objetivos de la empresa, los cuales se pueden ver perturbados por errores y omisiones, presentndose en cada una de las actividades cotidianas de la empresa, vindose afectado por el cumplimiento de los objetivos establecidos por la gerencia. El enfoque de este concepto consiste, en resguardar los activos contra la situacin que se considere en peligro de prdida, es decir, si a menudo se presenta esta situacin tratar de eliminar o reducirlas al mximo, su idea es tratar de fomentar la eficiencia en el manejo de las operaciones que eldesempeo realizado por las polticas fijadas de la organizacin y por ltimo procurar que el control interno establecido d como resultado, mantener a la administracin informada del manejo operativo y financiero y que dicha informacin sea confiable y llegue en el momento ms oportuno, para as, permitir a la gerencia tomar decisiones adecuados a la situacin real que est atravesando la empresa. Las deficiencias o debilidades del sistema de control interno detectadas a travs de l os diferentes procedimientos de supervisin deben ser comunicadas a efectos de que se adopten las medidas de ajuste correspondientes. Segn el impacto de las deficiencias, los

destinatarios de la informacin pueden ser tanto las personas responsables de la funcin o actividad implicada como las autoridades superiores. La autoridad superior del organismo debe procurar suscitar, difundir, internalizar y vigilar la observancia de valores ticos aceptados, que constituyan un slido fundamentomoral para su conduccin y operacin. Tales valores deben enmarcar la conducta de funcionarios y empleados, orientando su integridad y compromiso personal. En conclusin podemos decir, que la importancia que est adquiriendo el control interno en los ltimos tiempos, a causa de numerosos problemasproducidos por su ineficiencia, ha hecho necesario que los miembros de los consejos de administracin asumieran de forma efectiva, unas responsabilidades que hasta ahora se haban dejado en manos de las propias organizaciones de las empresas. Por eso es necesario que la administracin tenga claro en qu consiste el control interno para que pueda actuar al momento de su implantacin. El control interno no tiene el mismo significado para todas las personas, lo cual causa confusin entre empresarios y profesionales, legisladores, etc. En consecuencia, se originan problemas decomunicacin y diversidad de expectativas, lo cual da origen a problemas dentro de las empresas.

Pregunta 6
CMO IMPLANTAR UN CONTROL INTERNO?

La eficacia de la determinacin, implantacin y ejecucin del control interno, depende del desarrollo de un plan bien estructurado y participativo. Para el efecto, se da las siguientes pautas de un proceso de implantacin del control interno:
1. Comprender la urgencia y necesidad de implantar el control interno

Lo fundamental es que la mxima autoridad ejecutiva de la entidad y sus funcionarios de nivel superior, estn concientes de cun importante es contar con un control interno adecuado. Para el efecto, podrn tomar mayor conocimiento sobre el control interno, sus ventajas, la obligacin de implantarlo, las consecuencias de su no implantacin y otros; participando de los seminarios que dicta la CGR sobre control interno Generalidades del Control Interno y Ambiente de Control, y disponiendo de lectura adicional sobre el tema, emitida por la CGR Principios, Normas Generales y Bsicas de Control Interno y Gua para la aplicacin de los Principios, Normas Generales y Bsicas de Control Interno Gubernamental.
2. Formar un grupo que pueda orientar al personal e influir en su comportamiento

Una vez que el nivel superior est conciente de emprender un plan de implantacin del control interno en beneficio de la entidad que est a su cargo, se sugiere que la mxima autoridad ejecutiva conforme un grupo de funcionarios denominado Grupo orientador, que ser el responsable de prepararse tcnicamente para emprender dicho plan. Es recomendable que dicho grupo sea conformado por funcionarios de diferentes niveles de la organizacin (al menos nivel superior, mando medio y tcnico operativo) cuyo nmero flucte entre 4 y 10 funcionarios, segn el tamao y complejidad de las operaciones de la entidad. Asimismo, en caso de existir funcionarios que se oponen a este plan y podran influenciar en los dems servidores

pblicos hacia el no emprendimiento del mismo, se sugiere invitarlos a formar parte del Grupo orientador, arraigndolos hacia este logro. La denominacin Grupo orientador se refiere a que dicho grupo tendr la importante labor de orientar tcnicamente e influenciar conciencialmente en la efectiva implantacin del control interno. Dicho grupo, recibir capacitacin a travs de los cursos y seminarios dictados por el CENCAP y en el marco de las posibilidades de la CGR recibir orientacin para la efectiva aplicacin de la normativa existente relativa a la implantacin del control interno.
3. Desarrollar una visin realista sobre el control interno que debe implantar

El grupo orientador deber elaborar un plan de implantacin del control interno en el marco de las normas emitidas por la CGR para la implantacin del control interno. Dicho plan deber dar prioridad a la actividad de concientizacin y socializacin de la implantacin del control interno. Para la elaboracin del plan, deber considerarse al menos: La estructura de la entidad (cantidad de funcionarios, tipo de actividades, tipo de organizacin: centralizada, descentralizada o desconcentrada, ubicacin geogrfica y otros). Resultados de la evaluacin de riesgos (si la entidad no efectu formalmente una evaluacin de riesgos de la misma, deber considerar su experiencia respecto al conocimiento informal que tiene o percibe que existe de reas u operaciones de riesgo; por ejemplo, inestabilidad laboral, desmotivacin del personal, falta de normatividad, carencia de un cdigo de tica, etc). Relacin costo beneficio. El plan no deber implicar mayores costos a la entidad, por lo que el Grupo orientador deber determinar estrategias de comunicacin y socializacin del plan, como de su ejecucin, que no implique mayores costos a la entidad. Por ejemplo; se podr utilizar paneles de comunicacin, correo electrnico, seminarios, cuestionarios, entrevistas, etc. Presupuesto de la entidad. En el marco de la disponibilidad presupuestaria, el grupo orientador deber ejecutar el plan en el marco del mismo. Disponibilidad de tecnologa. Servirse de la tecnologa que dispone la entidad, para facilitar la comunicacin del plan, como su ejecucin.

4.

Disminuir la resistencia al cambio

El grupo orientador deber considerar en su plan la estrategia para disminuir la resistencia al cambio. El cambio es positivo pero temeroso, por lo que es aconsejable ser prudente, avanzar poco a poco, impartir la mayor cantidad de informacin posible, tener contacto con el personal, explicando las ventajas y beneficios que generar el implantar el control interno, no solo para la entidad, sino para el personal en s. Estar prestos a atender consultas, recibir sugerencias, ser participativo y transparente.
5. Comunicar, difundir y determinar agentes participantes

El grupo orientador debe hacer conocer al personal, los servidores pblicos que estn participando en la ejecucin del plan, que estn aportando y apoyando en la viabilidad del mismo, e informar permanentemente las actividades que se estn desarrollando, como tambin, el anlisis de cualquier documento o actividad a desarrollar, es bueno difundirlo a todo el personal y pedirle su opinin al respecto.

Esta actividad, llevar a involucrar al personal en esta labor y por ende en un futuro ser un logro institucional.
6. Generar capacidad y confianza de los funcionarios para agilizar la implantacin

Como parte del plan se debe tomar en cuenta la Capacitacin permanente sobre la implantacin del control interno, logrando que su alcance sea a todo el personal. Para el efecto, la entidad podr analizar la posibilidad de coordinar con la CGR para que el personal acceda a las actividades de capacitacin de los cursos: Fundamentos del Control Gubernamental, Control Interno: Ambiente de Control, Control Interno: Evaluacin de Riesgos, y Control Interno: Actividades de control.
7. Reconocer y difundir las metas alcanzadas durante el desarrollo de la implantacin

Si se quiere generar motivacin y participacin del personal en la efectiva implantacin del control interno, es necesario hacerle conocer las metas alcanzadas, y agradecerles por su aporte importante, como tambin, insinuarles su compromiso para su continuidad. Las metas alcanzadas no solo se refieren al cumplimiento de las actividades peridicas programadas, sino a los resultados alcanzados con dichas actividades. Por ejemplo; el personal ahora muestra compromiso con la entidad, aporta con ideas, replica la filosofa de la direccin de implantar un efectivo control interno, la imagen de la entidad es mejorada, por el cambio de actitud del personal, ahora es mas atento y oportuno en su atencin, etc.
8. Arraigar el control interno implantado en la cultura organizacional

La concienciacin y los pasos mencionados anteriormente no es una actividad temporal, deber ser recurrente para generar un cambio de actitud en el personal, de manera que se arraigue el control interno institucional.

Pregunta 7
El objetivo principal es ayudar a la direccin en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades, proporcionndole anlisis objetivos, evaluaciones, recomendaciones y todo tipo de comentarios pertinentes sobre las operaciones examinadas. Este objetivo se cumple a travs de otros ms especficos: Dirigir las investigaciones siguiendo un programa redactado de acuerdo con las polticas y los procedimientos establecidos y encaminado al cumplimiento de los siguientes puntos: - Averiguar el grado en que se estn cumplimiento las instrucciones, planes y procedimientos emanados de la direccin. - Revisar y evaluar la estabilidad, suficiencia y aplicacin de los controles operativos, contables y financieros. - Determinar y todos los bienes del activo estn registrados y protegidos. - Verificar y evaluar la veracidad de la informacin contable y otros datos producidos en la organizacin. - Realizar investigaciones especiales solicitadas por la direccin.

- Preparar informes de auditora acerca de las irregularidades que pudiesen encontrarse como resultados de las investigaciones, expresando igualmente las recomendaciones que se juzguen adecuadas. - Vigilar el cumplimiento de las recomendaciones contenidas en los informes emitidos con anterioridad.

Pregunta 8
UNIDAD DE CAJA EN LA TESORERA Cada entidad debe centralizar la totalidad de sus recursos financieros para su manejo a travs de Tesorera, con el objeto de optimizar la liquidez y racionalizar la utilizacin de los fondos disponibles. UTILIZACIN DEL FLUJO DE CAJA EN LA PROGRAMACIN FINANCIERA Cada entidad debe elaborar el flujo de caja con el objeto de op timizar el uso de sus recursos. CONCILIACIONES BANCARIAS Los saldos contables de la cuenta Bancos deben ser conciliados con los extractos bancarios. En el caso de las subcuentas del Tesoro los movimientos contables deben conciliarse adems con el rgano r ector del sistema de Tesorera. GARANTA DE RESPONSABLES DEL MANEJO O CUSTODIA DE FONDOS O VALORES El personal a cargo del manejo o custodia de fondos o valores debe estar respaldado por una garanta razonable y suficiente de acuerdo a su grado de responsabilidad. MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA CHEQUES, EFECTIVO Y VALORES Las entidades deben implementar medidas de seguridad adecuadas para el giro de cheques, custodia de fondos, valores, cartas-fianza y otros, as como respecto de la seguridad fsica de fondos y otros valores bajo custodia. CONTROL Y CUSTODIA DE CARTAS -FIANZA Los adelantos u otras operaciones financieras por prestacin de servicios o compra de bienes sujetos a entrega posterior, deben requerir de los proveedores la presentacin de una carta-fianza emitida por una entidad bancaria, no pudiendo efectuar la Tesorera ningn pago sin el previo cumplimiento de este requisito. USO DE FORMULARIOS PARA EL MOVIMIENTO DE FONDOS

Los formularios establecidos para las operaciones de ingresos y egresos de fondos, deben estar membretados y prenumerados por cada entidad para su uso en la Tesorera. USO DE SELLO RESTRICTIVO PARA DOCUMENTOS PAGADOS POR LA TESORERA Los comprobantes que sustentan gastos deben llevar el sello restrictivo pagado con el objeto de evitar errores o duplicidades en su utilizacin. TRANSFERENCIA DE FONDOS POR MEDIOS ELECTRNICOS Toda transferencia de fondos por medios electrnicos debe ser sustentada en documentos que aseguren su validez y confiabilidad. USO DEL FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO Y FONDO FIJO Las entidades que por razones de necesidad y eficiencia hayan establecido el uso del fondo para pagos en efectivo y fondo fijo, deben implementar procedimientos para su manejo y control. DEPSITO OPORTUNO EN CUENTAS BANCARIAS Los ingresos que por todo concepto perciban las entidades pblicas deben ser depositados en cuentas bancarias nominativas en forma inmediata e intacta. ARQUEOS DE FONDOS Y VALORES Debe practicarse arqueos sorpresivos y frecuentes sobre la totalidad de fondos y valores bajo custodia para garantizar su integridad y disponibilidad efectiva. EQUISITOS DE LOS COMPROBANTES DE PAGO RECIBIDOS POR ENTIDADES PBLICAS Las Tesoreras antes de tramitar y efectuar el pago por obligaciones contradas con proveedores, deben exigir la presentacin de comprobantes de pago establecidos por ley.