IEFP INSTITUTO DE EMPREGO E FORMAO PROFISSIONAL INTRODUO GESTO DE STOCKS TCNICOS DE APOIO GESTO

Tnia Rodrigues
taniarodrigues.formadora@gmail.com

CONTEDO Introduo Enquadramento Conceito de Aprovisionamento Objectivos Importncia Gesto racional do aprovisionamento Posio / estrutura do aprovisionamento na empresa

Conceito de Logstica Actividades Pontos principais Componentes

Conceito de Stocks Importncia Vantagens e Desvantagens Objectivos Tipos de stocks Classificao (em relao ao processo produtivo)

Gesto de Stocks Principais atribuies Factores a considerar: procura, custos e prazos

INTRODUO

PARTE I - ENQUADRAMENTO

APROVISIONAMENTO

Recepo

Compras

Gesto de Stocks

Fsica ou Material Administrativa Econmica

Aprovisionamento Conceito uma funo da Empresa; O estudo da funo Aprovisionamentos como funo da empresa relativamente recente e surge devido a, essencialmente quatro factores: - Escassez de bens econmicos - Crescimento dos custos financeiros - Concorrncia nos abastecimentos - Custo financeiro do imobilizado em stock

Objectivos A funo Aprovisionamento existe com vista a abastecer a empresa atempadamente e nas quantidades determinadas necessrias para o seu eficaz funcionamento, adquirindo a quantidade e qualidade desejada, ao menor custo possvel. (Tempo Qualidade - Quantidade)

Importncia do Aprovisionamento - Gerar diferenciao face concorrncia, atravs de uma seleco criteriosa de fornecedores qualificados que assegurem a qualidade dos fornecimentos dos servios prestados;

- Reduzir os custos e os prazos de entrega dos produtos (bens e servios) fornecidos atravs de contratao adequada, de gesto econmica dos stocks, de armazenagem e expedio convenientes;

Uma Gesto Racional do Aprovisionamento evita: Investimentos desnecessrios em stocks; Rupturas de stocks; Elevados custos de encomenda; Grandes reas para armazenagem; Excesso de meios humanos e materiais para controlo do armazm.

Posio e Estruturao da Funo Aprovisionamento na Empresa A localizao do Departamento de Aprovisionamento(s) no organograma da empresa e a sua organizao dependem das caractersticas da empresa, como a actividade desenvolvida (industrial, comercial, ...), a dimenso (volume de negcios, nmero de trabalhadores, ...), a importncia relativa da rubrica Existncias no Activo e no Capital Circulante.

Muitas vezes esta funo aparece enquadrada no departamento de logstica da empresa.

Logstica - Conceito o processo estratgico (porque gera valor reconhecido pelos clientes, criando vantagem competitiva sustentada, na medida em que acrescenta diferenciao, aumenta a produtividade e a rendibilidade) de planeamento, organizao e controlo, eficaz e eficiente, dos fluxos e armazenagem de materiais (matrias primas, componentes, produo em curso, produtos semi-acabados e acabados) e de informao relacionada, desde a origem (fornecedores) at

ao destino final (consumidores) visando maximizar a satisfao das necessidad dos clientes, dores) ssidades externos e internos.

esto entos A Logstica a rea da gesto responsvel por prover recursos, equipamento e informaes para a execuo de todas as ac actividades de uma empresa.

logstica esto o transporte, movimentao de materiais, tao Entre as actividades da lo armazenagem, processamento de pedidos e gesto de informaes. ento

gstica a parte da Pela definio do Council of Supply Chain Management Professionals, "Logs Gesto da Cadeia de Aba bastecimento que planeia, implementa e cont ontrola o fluxo e armazenamento eficiente e econmico de matrias-primas, materiais se semi-acabados e produtos acabados, bem como as informaes a eles relativas, desde o ponto de origem at o mo nto ponto de consumo, com o prop ropsito de atender s exigncias dos clientes"

A logstica dividida em dois tip de actividades - as principais e as secundri tipos ndrias: Principais: Transportes Manuteno de Stocks, Processamento de Ped portes, e Pedidos. Secundrias: Armazen azenagem, Manuseamento de materiais, Embalagem Suprimentos, alagem, Planeamento e Sistema de informao. istema

Logstica Pontos Principais

Logstica Componentes Estas representam a maior fatia no que diz respeito custos no sistema logstico e so essenciais na coordenao do sistema: Componentes Inter-dependentes: Transportes Gesto de Stocks Comunicao

Stocks - Definio - Todo o bem que se encontra armazenado com vista a utilizao futura; - O conjunto de todos os artigos em stock constitui o stock global; - As quantidades em stock devem ser adequadas s necessidades e, medida que se vai gastando deve repor-se;

Importncia - Sem eles no seria possvel: utilizar racionalmente a capacidade produtiva; produzir de forma econmica os artigos vendidos; satisfazer as encomendas nos prazos aceitveis para os clientes; - Por outro lado, no podem ser excesso porque custam dinheiro; podem estragar-se ou perder a validade; podem passar de moda; etc.

Vantagens - Evitam a ruptura; - Asseguram o consumo irregular de um produto, apesar da sua produo ser regular; - Aproveitam-se oportunidades; - Fazem face a imprevistos de consumo e entrega;

Desvantagens: Todo o stock que exceda as necessidades, torna-se intil ocasionando custos desnecessrios. - Fragilidade e validade de certos produtos - Improdutividade do material no vendido - Capital imobilizado (dinheiro parado) e custos com armazenagem

Objectivos dos Stocks - Anular ou minimizar as variaes imprevisveis da procura, do consumo, dos prazos de entrega e da qualidade dos materiais recebidos; - Conseguir uma certa autonomia entre a produo, as vendas e as compras, no fazendo reflectir na produo, e consequentemente nas vendas, as variaes sazonais; - Permitir compras a custos mais favorveis e, consequentemente, a produo de bens a custos inferiores;

Tipos de Stocks De uma maneira geral, nos armazns existe uma variedade de artigos, que pela sua natureza, rotao ou importncia para os utilizadores, se caracterizam da seguinte forma:

1 Stock Normal Agrupa todos os artigos consumidos de modo mais ou menos regular. Divide-se em Stock Activo e Stock de Reserva. Stock activo = artigos que ocupam no armazm o espao dos equipamentos de rotao (estantes, caixas, etc) de onde so retirados para satisfao imediata das necessidades correntes dos utilizadores; Stock de Reserva = constitui as existncias do stock normal que no tm espao no local destinado ao stock activo;

2 Stock de Segurana ou de Proteco Parte do stock global destinado a tentar prevenir rupturas de material, provenientes, por exemplo de eventuais excessos de consumo em relao ao previsto; de aumentos de prazo de

entrega em relao ao que tinha sido acordado; de rejeio de material na sua recepo; roubos; etc So os activos que faro face a imprevistos de consumo e/ou entrega 3 Stock Afectado Parte do stock global que se encontra destinado a fins especficos. Tem normalmente uma existncia curta 4 Stock Global Toda a existncia fsica de determinado artigo num dado momento, que igual soma dos stocks normal, de segurana e afectado.

Outras Definies de Stocks: 5 Stock Mximo Valor mximo atingido pelo stock num certo perodo de tempo. 6 Stock Mnimo Valor mnimo atingido pelo stock num certo perodo de tempo. 7 Stock Mdio Valor mdio das existncias num certo perodo de tempo. 8 Stock em Trnsito Aquele que entra no armazm por um perodo de tempo muito limitado. 9 Stock de Recuperados Constitudo por artigos que foram devolvidos ao armazm, por no se encontrarem em boas condies, e entretanto, tornados aptos para aquela utilizao.

Classificao dos Stocks (em relao ao processo produtivo)

1 Produtos de Comercializao Adquiridos aos fornecedores e destinados venda; 2 Produtos de Consumo Produtos adquiridos aos fornecedores para consumo interno da organizao; 3 Matrias-Primas e Componentes Artigos que se incorporam fisicamente no produto final;

4 Materiais Auxiliares Materiais que se destinam fabricao mas que no se incorporam na fabricao; 5 Materiais de Conservao, Peas e Acessrios 6 Ferramentas 7 Produtos Finais (produtos fabricados)

PARTE II - GESTO DE STOCKS

Gesto de Stocks

Fsica ou Material Administrativa Econmica

A funo gesto de stocks tem como principais atribuies: A determinao das quantidades ptimas a encomendar para a constituio ou para a renovao dos stocks; Estabelecimento das datas e da cadncia segundo a qual convm efectuar essa determinao; A organizao administrativa e fsica dos stocks.

A gesto de stocks dever manter o volume dos stocks no nvel mais baixo possvel, sem deixar de assegurar o fornecimento regular aos utilizadores, isto , sem roturas. Alm disso, devem ser tomadas todas as medidas para evitar que os stocks se deteriorem e para reduzir ao mnimo os encargos relativos sua conservao. Estes so atributos da sub-funo armazenagem.

A gesto de stocks ter de ponderar as desvantagens e as vantagens de constituir stocks e tomar as decises econmicas.

Exemplos Um maior volume de stocks representa, na perspectiva financeira, as desvantagens seguintes: Maior custo de posse; Maior necessidade de fundo de maneio; Maior risco de perda por obsolescncia (monos);

Mas, representa as vantagens seguintes: Melhores condies de compra (descontos de quantidade); Menor risco de ruptura (stocks de segurana);

Na gesto de stocks h trs importantes factores a considerar: A procura Os custos Os prazos

A Procura As necessidades logsticas na empresa so desencadeadas pela procura dos seus produtos no mercado. A procura dos produtos activa os fluxos de informao e de materiais em toda a cadeia logstica. Uma previso do crescimento das vendas incentiva um aumento da actividade da funo aprovisionamento que deve responder em conformidade com a expectativa de crescimento das necessidades de materiais.

Conceito de Procura Do ponto de vista econmico, a procura de um produto definida pela inteno de compra desse produto no mercado, ou Procura a expresso dinmica de um mercado que corresponde a medidas qualitativas e quantitativas dos consumidores, que desejam e podem adquirir um produto.

A procura uma percentagem do mercado total, podendo associar-se a um grupo homogneo de clientes. Exemplo 1. O mercado portugus de iogurtes e a procura de iogurtes magros com sabor a morango.

A procura foi referida como a origem das necessidades logsticas, activando os fluxos de informao e de material na cadeia logstica. Esta origem das necessidades de materiais est estritamente ligada ao ciclo de vida do produto acabado, na medida em que este ciclo quantifica o comportamento da procura do produto durante a sua vida.

Ciclo de Vida dos Produtos Todos os produtos nascem, desenvolvem-se, atingem a maturidade e morrem, isto , deixam de ser procurados pelos consumidores ou clientes no fim do seu ciclo de vida. Assim, Ciclo de vida de um produto o perodo caracterizado por vrias fases (concepo e lanamento, crescimento ou desenvolvimento, maturidade e declnio), desde a pesquisa inicial at ao fim da produo.

Representa-se graficamente o ciclo de vida do produto atravs da evoluo das vendas nas diferentes fases.

Os custos

Associado gesto de stocks consideram-se vrios tipos de custos:

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Tipos de custo O custo de posse (Cp) que o custo associado manuteno do stock; O custo de efectivao das encomendas (Ce) que o custo administrativo do processamento das encomendas de um artigo; O custo de aquisio do material (Cm) que o custo do material, encomendado ao exterior, entrada da empresa (custo de fornecimento, de transportes, de seguros, ...); O custo de fabricao (Cf) que o custo do material encomendado internamente, atravs de ordem de fabrico; O custo de rotura de stock (Cr) que o custo associado a uma solicitao ou requisio de material de stock, no atendida totalmente pelo armazm

O custo de posse pode incluir vrias parcelas:

Os custos de armazenagem onde se considera - Os custos de amortizao do edifcio/armazm(s), do equipamento fixo (exemplo: estantes) e do equipamento mvel (exemplo: empilhadores), - Os encargos com o pessoal do(s) armazm(s), - Os custos energticos (iluminao, climatizao, ...) do armazm(s),

Os custos dos seguros (prmios das aplices de incndio, roubo, ...);

Os custos de obsolescncia (monos) e deteriorao do material;

O custo do capital imobilizado que um custo de oportunidade, isto , o custo inerente aplicao do capital em stock em lugar de aplicaes alternativas rentveis.

Este custo , normalmente, importante e calcula-se segundo um critrio definido que pode ser o da taxa de rendibilidade dos capitais prprios ou da melhor taxa de mercado para aplicao de risco correspondente (risco baixo, pois o stock tem elevado grau de liquidez).

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Os prazos Na gesto de stocks um dos prazos a considerar o prazo de aprovisionamento ou prazo de disponibilizao do material.

Parcelas do prazo de aprovisionamento No prazo de aprovisionamento (pa) pode considerar-se quatro parcelas: O prazo administrativo de preparao e lanamento da encomenda (circulao e tratamento de informao na empresa); O prazo de recepo pelo fornecedor, que pode desprezar-se se for usado fax ou EDI (Electronic Data Interchange); O prazo de entrega do fornecedor que inclui o prazo de transporte ou trnsito; O prazo de recepo e armazenagem na empresa.

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